Procedimiento para la adquisición de bienes y/o productos

Código: P-CCBA-SAD-01 Revisión: 08 Página: 1 de 12Fecha de emisión: 14 de Septiembre de 2010 Fecha de modificación: 15 de diciembre de 2017

1. OBJETIVO

Establecer el Procedimiento para realizar las Compras de bienes y productos del CCBA.

2. ALCANCE

Aplica para toda solicitud realizada via SAU para la adquisición de Bienes y/o productos no licitados y que puedan realizarse por medio del Gasto Corriente, PROMEP y Techos Financieros etiquetados por la UADY así como compras directas que no se puedan realizar a través del SII.

3. POLÍTICAS

De las solicitudes de Bienes y productos

3.1. La recepción de las solicitudes del bien y/o producto será Lunes y Martes. 3.2 El responsable de compras entregará la solicitud al Secretario Administrativo para su revisión, en un tiempo máximo de tres días hábiles.3.3 El tiempo maximo para darle respuesta a las solicitudes de los usuarios es de 6 días hábiles.3.4 El tiempo máximo de envío de la orden de compra al usuario sera de 15 días hábiles.

De los montos de las cotizaciones

3.3. Las solicitudes de compra con montos menores a 19 VSMG vigente, no requieren de cotización 3.4. Las solicitudes de compra con montos entre 20 VSMG y 120 VSMG vigente, requieren de tres cotizaciones por lo menos vía telefónica.

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3.5 Las solicitudes de compra con monto superior a 120 VSMG vigente, requieren tres cotizaciones por escrito ya sea vía digital o física.

De las especificaciones de los bienes y productos para cotización.

3.6. Se deberán solicitar las cotizaciones a los proveedores de bienes y productos con las mismas especificaciones de modelo, marca, presentación etc. que solicitó el usuario.3.7. Cuando el proveedor no cuente con el bien o producto solicitado, deberá dar aviso al Responsable de Compra.3.8. Las cotizaciones que describan de manera diferente al producto solicitado, deberán ser validadas por el usuario, firmando la cotización, para poder proceder a la compra.3.9. El proveedor tendrá un tiempo máximo de cinco días para enviar su cotización.3.10. Solamente se tomarán en cuenta las cotizaciones enviadas en tiempo y forma de los proveedores que cumplieron en el tiempo establecido.

De los proveedores.

3.12. Cuando el proveedor sea único se solicitará una carta a dicho proveedor en donde indique que poseen la exclusividad sobre el producto solicitado, de acuerdo al documento con código M-DGF-CGDF-03 en el apartado de las políticas para la Administración de Egresos 7.1.8.3.13. Cuando el usuario solicite un producto y sugiera un proveedor en específico, deberá elaborar un oficio dirigido al secretario administrativo del CCBA justificando del porqué de este proveedor.3.14. Se evaluará a los proveedores de acuerdo al Lineamiento L-CCBA-SAD-01.

De los Documentos.

3.15. El responsable del departamento de compras es el encargado de respaldar los archivos.

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De la adquisición de Bienes y productos

3.16. La recepción del bien y/o producto será directamente con el usuario.3.17. La recepción del bien y/o producto será de Lunes a Viernes en horario de 8:00 a 14:00 horas.

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4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro

T1 Solicitar Compra de bienes o productos Usuario

1.1. Envía su solicitud de compra de bienes y/o productos a través del sistema de compras con las especificaciones del producto.Nota 1: Se utiliza la solicitud de compra impresa cuando el Sistema no esté disponible.

F-CCBA-SAD-01

T2 Verificar Solicitud Responsable del Departamento de

Compras

2.1 Imprime la solicitud de compra de bienes y/o productos del sistema.2.2. Verifica que la solicitud de compra de bienes y/o productos cuente con las especificaciones del producto solicitado.Nota 1: Si la solicitud está incompleta, se retrasará la compra y se da aviso al usuario.2.3. Entrega la solicitud de compra de bienes y/o productos al secretario administrativo para su revisión en el tiempo establecido en la política 3.2.

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T3 Revisar y Autorizar Solicitud

Secretario Administrativo

3.1 Revisa la solicitud de compra de bienes y/o productos.3.2. Firma autorizando y regresa la solicitud al responsable de compras en un tiempo máximo de dos días hábiles.Nota 1: En caso de que la solicitud no sea autorizada, se describe en la misma el motivo por el cual no se autoriza y se firma.

F-CCBA-SAD-01

T4 Avisar al usuario

Responsable delDepartamento de

Compras

4.1 Se le da aviso al usuario que la solicitud de compra no fue autorizada en un tiempo máximo de seis días hábiles. N/A

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T5 Solicitar CotizaciónResponsable del Departamento de

Compras

5.1 Llena el formato de solicitud de cotización. 5.2 Solicita la(s) cotización(es) según las políticas 3.3., 3.4 y 3.5 y en base al padrón de Proveedores del CCBA.5.3 Recibe la(s) cotización(es) solicitada(s) del proveedor5.4 Revisa, compara las cotizaciones e integra el cuadro comparativo de proveedores en un máximo de cinco días hábiles.Nota 1: Cuando exista duda en la definición de los requisitos y especificaciones del producto en la cotización se solicitará apoyo al usuario.Nota 2: En caso de que la cotización no cumpla con los requisitos y especificaciones del producto solicitado no será tomada en cuenta.5.5 Selecciona al proveedor que mejor cumpla con los criterios de selección basado en el Lineamiento para la Selección y Evaluación de Proveedores (L-CCBA-SAD-01)Nota 1: Se trabajará con las cotizaciones recibidas en ese tiempo.

F-CCBA-SAD-02F-CCBA-SAD-06F-CCBA-SAD-03

T6 Realizar Orden de Compra

Responsable del Departamento de

Compras

6.1. Elabora la orden de compra y recaba la firma del secretario administrativo en un máximo de tres días hábiles.6.2 Envía por correo electrónico al proveedor seleccionado la orden de compra autorizada.6.3 Envía a través del sistema de compras al usuario:I.- Copia de la orden de compraII.- La cotización del proveedor seleccionadoIII.- Se notifica si algún producto está pendiente de cotizarNota : La cotización es enviada para que el usuario pueda dar seguimiento con el proveedor del tiempo de entrega de su producto.

F-CCBA-SAD-04

T7 Dar seguimiento a 7.1. Evalúa el servicio recibido del departamento de F-CCBA-SAD-10

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la Orden de compra

Usuario compra con el formato Evaluación al servicio del departamento de compras.Nota: Se encuentra en la página del Campus en la ventana de Administración en Compras en el apartado de Documentos.7.2 Da seguimiento a la Orden de compra con el proveedor hasta la recepción del (los) producto(s).

F-CCBA-SAD-04

T8 Entregar el Producto Proveedor

8.1 Entrega el bien y/o producto al usuario.Nota: la tarea 8 se repite hasta que el proveedor entregue todos los bienes y/o productos solicitados8.2. Entrega la factura al usuario para firma..

N/A

T9 Recibir y Verificar el Producto

Usuario

9.1 Recibe el producto y revisa que coincida con los requisitos y especificaciones solicitadas.Nota 1: En caso de que el producto no sea el solicitado, no lo acepta e informa por mensaje en el sistema al departamento de compras para su cambio.9.2 Llena el formato de verificación Formato para Evaluación de Entrega/Recepción del bien y/o producto en un tiempo máximo de tres días hábiles.Nota: Se encuentra en la página del Campus en la ventana de Administración en Compras en el apartado de Documentos.9.3 Firma de conformidad la factura al momento de haber recibido a satisfacción todos los bienes y productos solicitados.

F-CCBA-SAD-11

T10 Entregar factura Proveedor

10.1 Lleva la factura firmada por el usuario al responsable del departamento de compras. Nota 1: una vez que firme la factura el usuario, el Responsable de Compras da por entendido que se cumple con lo establecido en la actividad 9.3 de la tarea 9.

N/A

T11 Entregar Documentos

11.1 Verifica y guarda en el servidor del CCBA la factura electrónica en formato XML

N/A

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Responsable del Departamento de

Compras

11.2 Sella y firma la factura impresa.11.3 Escanea la factura sellada y firmada y la archiva en la computadora del departamento de compras.11.4 Entrega al Proveedor:I.- La factura original sellada y firmadaII.- La orden de compraIII.- Las cotizaciones recibidas de los proveedoresIV.- El cuadro comparativo de proveedores

Nota 1: En caso de que sea único proveedor se entrega la carta de exclusividad en lugar de las cotizaciones y el cuadro comparativo.

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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento

M-DGF-CGDF-03 Política para la Administración de Egresos Documento en Línea

L-CCBA-SAD-01 Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores

Documento en Línea

7. CONTROL DE REGISTROS

Código Nombre del registro Lugar de almacenamiento

Responsable de su protección

Tiempo de retención

Disposición de los registros

F-CCBA-SAD-01Solicitud de Compra de

Bienes y ServiciosDepartamento de

ComprasResponsable del Departamento de

Compras

1 año Archivo Muerto

F-CCBA-SAD-03Cuadro Comparativo de

ProveedoresDepartamento de

ComprasResponsable del departamento de

Compras

1 año Archivo Muerto

F-CCBA-SAD-04 Orden de Compra Departamento de Compras

Responsable del Departamento de

Compras

1 año Archivo Muerto

F-CCBA-SAD-05Evaluación de Proveedores

de Bienes del CCBADepartamento de

ComprasResponsable del Departamento de

Compras

1 año Archivo Muerto

F-CCBA-SAD-06Padrón de Proveedores del

CCBADepartamento de

ComprasResponsable del Departamento de

Compras

1 año Archivo Muerto

F-CCBA-SAD-10Evaluación al Servicio del

Departamento de Compras Departamento de

ComprasResponsable del Departamento de

Compras

1 año Archivo Muerto

F-CCBA-SAD-11 Formato de Evaluación de Departamento de Responsable del 1 año Archivo Muerto

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Entrega/Recepción del bien y/o producto

Compras Departamento de compras

8. ENFOQUE A PROCESOS

Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas

Solicitud de Compra Autorizada.

Cotizaciones Resultados de las

evaluaciones de los proveedores

Usuarios del CCBAProveedores de bienes y serviciosResponsable del Departamento de Compras.Secretario Administrativo

Cuadro Comparativo Responsable del Departamento de Compras

Optimizar recursos y que el producto o servicio solicitado cumpla con las especificaciones requeridas por los usuarios.

Cuadro comparativo Orden de compra

autorizada.

Responsable del Departamento de ComprasSecretario Administrativo

Producto o servicio comprado

Personal del CCBA Satisfacer las necesidades del CCBA.

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9. GLOSARIO

9.1 .- SIGLAS

CCBA Campus de Ciencias Biológicas y AgropecuariasPROMEP Programa de Mejoramiento ProfesionalSAU Sistema de Atención a UsuariosSII Sistema de Información institucionalSAD Secretaria AdministrativaVSMG Veces Salario Mínimo General

9.2 .- DEFINICIONES

Techo Financiero.- Son apoyos presupuestales asignado por la Universidad Autónoma de Yucatán el cual solo puede ser utilizado para los gastos específicos de esta.Servicios No Licitados.- Son las compras directas que no fueron asignados en concurso de Licitación Gasto Corriente.- Son las asignaciones para gastos otorgadas por subsidio federal.

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10. CONTROL DE REVISIONES

Nivel de revisión Sección y/o página Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación

01Políticas

Descripción de la Actividad Detallada

Modificación de las políticas 3.3, 3.4 y 3.7Se modificó el responsable de las actividades en la tarea 8 16 de Junio de 2011

02Políticas

Descripción de la Actividad Detallada

Modificación de la redacción de la política 3.2,se le añadió una nota a la política 3.11,se añadieron las políticas 3.12 y 3.13.Modificación del Término Responsable del Departamento de Compras en las tareas 2,5,7,8,9,11 y 14.Se especificó en la tarea 4 del Procedimiento la Solicitud de Compra. Modificación en la tarea 5 del Procedimiento la palabra enviar.Se modificó en el Diagrama del procedimiento el encabezado de Departamento de Compras por Responsable del Departamento de Compras.Se unificaron los formatos en los encabezados y se modificaron en su contenido.Se modificó el alcance del procedimiento. Se incluyó una Guía de Selección de proveedores del CCBA.

Enero 2012

03Políticas

Descripción de la Actividad Detallada

Modificación de la política 3.3.Se creó la política 3.14 29 de junio de 2012

04Nombre del procedimiento,

Alcance, Políticas,

Descripción de la Actividad Detallada

Se modifica al nombre a Procedimiento para la Adquisición de Bienes y Servicios del CCBA. Se modifica la redacción del Alcance, Modificación de la política 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 3.7, 3.8, 3.9, 3.10, 3.11, 3.12, 3.13, 3.14Se modifica el diagrama de acuerdo a las tareas. Se modifica la redacción de la tarea 1.1, Se le anexa una nota a la tarea 2.1 y desaparece la tarea 2.2, Se modifica la redacción de la tarea 3.1 y desaparece la nota 1, 2 y 3, se modifica la redacción de la tarea 3.2 y se le anexa una nota, Se crea la tarea 3.3 con una nota, Se modifica la tarea 4.1 y se crean la tarea 4.2 se le anexa una nota y 4.3. Se modifica la tarea 5.1 y se anexan dos notas, desaparece la tarea 5.2, se modifica la tarea 6.1 y se le anexa una nota, se modifica la tarea 7.1, 7.2 y 7.3 desaparecen las notas 1, 2 y 3 , Se modifica la tarea 8.1Se modifica la tarea 9.1 y se le anexa una nota, se modifica la tarea 9.2 y se la anexa una nota, se modifica la tarea 10.1 y se crea la tarea 10.2, 10.3, 10.4 y 10.5Desaparecen las tareas 11.1, 12.1 y 12.2, 13.1, 13.2, 14.1, 14.2 y 14.3 con sus respectivas notas.Se crea el lineamiento para la selección y evaluación de proveedores y se elimina la Guía Criterios de Selección de Proveedores. Se modifica el enfoque a procesos

27 de junio de 2013

05 Descripción de la Actividad Detallada

Se agrega la tarea 7.4, se modifica la tarea 8.1, se crea la tarea 10.1, se crea la tarea 9.3 y 9.4, se modifica la tarea 10.1, eliminando la tarea. 10.2, 10.3, 10.4 y 10.5 y se crea la tarea 11.1, 11.2, 11.3, 11.4 y 11.5

27 de abril de 2015

Políticas,

Se modifican las políticas 3.6,3.7,3.8,3.9,3.10,3.11,3.12,3.13,3.14 y se crea la política 3.15, se modifica el diagrama de procedimiento, se

07Nombre del

procedimiento,Descripción

de la Actividad Detallada y El

Diagrama

Se modificó la redacción del objetivo y del alcanceSe modificó la redacción y el orden de todas las políticas y desparecieron la política 3.12,3.13,3.14.El diagrama tuvo cambios en la distribución de sus tareas.Se modificó la redacción del texto.

22 de abril del 2016

08Políticas,

Descripción de la Actividad

Detallada y Diagrama

Se modifican las políticas 3.1, 3.2, 3.3, 3.4., 3.5, 3.6, 3.7, 3.8, 3.9, 3.10, 3.11, 3.12.

Se crean las políticas 3.13, 3.14, 3.15, 3.16 y 3.17.El diagrama tuvo cambios en la distribución de sus tareasSe modificó la redacción de la actividad 1.1 de la tarea 1, la actividad 2.1,

2.2, de la tarea 2, la actividad 3.2 de la tarea 3, la tarea 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y se crea la tarea 11

15 de diciembre de 2017

Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco.

Elaboró

Karla Aguirre CabreraResponsable de Compras

Revisó

M.C. José Enrique Abreu SierraSecretario Administrativo

Aprobó

M.C. Marco A. Torres LeónDirector

Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.