Procedimiento de Control de Cambios y Versiones de Aplicativos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCESO GESTION DE NIVELES DE SERVICIO

“PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES DE APLICATIVOS”

CODIGO

ELABORACIÓN

COMFAMILIAR PAGINA VERSIÓN

1. OBJETIVO

Definir e informar las actividades necesarias para controlar los cambios realizados a los sistemas de información de la Caja así como el paso de versiones de los ambientes de desarrollo, pruebas y producción.

2. ALCANCE

El presente procedimiento cubre todas las actividades de planeación, coordinación, monitoreo y comunicación de los cambios realizados a los sistemas de información y es de obligatorio cumplimiento para todos los Ingenieros de desarrollo de COMFAMILIAR HUILA.

3. DEFINICIONES

AMBIENTE DE DESARROLLO: Hace referencia a los equipos y software que son utilizados para realizar la funciones de diseñar y codificar los programas que conforman un aplicativo o sistema de información. El acceso de usuarios a este ambiente esta controlado y debe ser restringido exclusivamente a los analistas de desarrollo y programadores.

AMBIENTE DE PRUEBAS: Hace referencia a los equipos y software que son utilizados para realizar la prueba de funcionalidad y operatividad de los aplicativos desarrollados. Este sistema debe ser similar (en datos y configuración) al ambiente de producción con el fin de que las pruebas arrojen resultados según lo esperado y lo requerido. El acceso a este ambiente es exclusivo para los usuarios líderes encargados de probar los aplicativos desarrollados.

AMBIETE DE PRODUCCION: Hace referencia a los equipos y software en donde se ejecutan los aplicativos que soportan los procesos de la Caja. El acceso físico y lógico a estos sistemas es altamente controlado.

PRUEBAS PILOTO: Set de pruebas que se deben realizar a los aplicativos en los ambientes de prueba con el fin de verificar que la funcionalidad, operatividad y cumplimiento de requisitos del aplicativo desarrollado o cambio realizado cumplen con las especificaciones dadas. Estas pruebas se deben realizar antes de hacer el paso de versión a los ambientes de producción y deben ser ejecutadas por los usuarios lideres que solicitaron el cambio o nuevo desarrollo.

RFC (Request for change): Requerimiento de cambio. Es la solicitud que hace un usuario para realizar una modificación a un sistema de información existente o la solicitud de un nuevo aplicativo que apoye los procesos organizacionales. El origen de un RFC puede ser:



“PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO”

CODIGO

ELABORACIÓN


Gestión de problemas: cambio solicitado para solución a errores conocidos. Nuevos servicios: desarrollo de nuevas funcionalidades de un sistema de

información. Actualización de software de terceros: implementar versiones recientes de

aplicativos desarrollados por terceros. Cumplimiento de normatividad legal

De acuerdo a la dificultad, importancia, prioridad e impacto que tiene el RFC se puede clasificar en:

Normal: los cambios solicitados pueden ser realizados siguiendo las actividades de acuerdo al procedimiento establecido. La demora en la implementación del cambio no afecta la operación normal de la Caja ni el cumplimiento normativo.

Urgente: Los cambios solicitados resuelven problemas graves que afectan la operación de la Caja o son imperativos para el cumplimiento de normatividad legal.

4. RESPONSABLES

CARGO PRINCIPALES RESPONSABILIDADESDueño o responsable de la información

Realizar las pruebas y aprobar los pasos de versión entre los ambientes de pruebas y producción.

Ingeniero de desarrollo Realiza los cambios de software en el ambiente de desarrollo.

Administrador del sistema Actualización del código fuente en producción.Coordinador de TI Seguimiento y control de procedimiento.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NORMA ISO/IEC 27001:2005ITIL

6. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento está alineado con la política de control de cambios de COMFAMILIAR HUILA.




CODIGO

ELABORACIÓN


7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

A continuación se enuncian los pasos que se ejecutan durante el procedimiento de control de cambios:

N° FLUJOGRAMADESCRIPCION DE

ACTIVIDADESRESPONSABLE REGISTRO

1 Generar el requerimiento del cambio por medio del aplicativo SANTI

Usuarios SANTI

2 Recibir y evaluar el cambio solicitado.

Dueño de la información

3 Documentar la causa del rechazo e informar al solicitante


4 Si la solicitud de cambio es aprobada, clasificar de acuerdo a la prioridad, dificultad e impacto


5 Continuar en el procedimiento de cambios de emergencia.

6 Aprobar la solicitud de cambio por el aplicativo SANTI.

Dueño de la Información

SANTI

Solicitar el cambio

Aprobación del cambio?

Evaluar el cambio

NO

SI

Clasificar el cambio

El cambio es de emergencia?

SI

NO

Aprobar la solicitud vía

SANTI




CODIGO

ELABORACIÓN


7 Evaluar el requerimiento y definir la mejor alternativa para solucionarlo. Las alternativas pueden ser: Desarrollo de nueva

funcionalidad Compra de nuevo

aplicativo Parametrización de

aplicativo existente.

Coordinador de TI

8 Solicitar al Dueño de la información la elaboración de un caso de negocio en donde especifique claramente: Objetivo de la solicitud Beneficio operacional Beneficio económico Beneficio comercial Beneficio estratégico Presupuesto asignado

Coordinador de TI

9 Evaluar la solicitud de cambio y definir el impacto que puede causar sobre la aplicación objeto del cambio o sobre aplicaciones con que interactúe. Definir: Identificación de riesgos

del cambio Análisis del impacto que

genera el cambio en la aplicación desde el punto de vista técnico y de seguridad.

Análisis del impacto que general el cambio en otras aplicaciones con las que se interactúe directa o indirectamente.

Recursos necesarios para el cambio

Tiempo estimado Costo estimado (si se

requiere la intervención de un externo).

Una vez se tenga la documentación completa (incluyendo el caso de negocio), se remite al comité de tecnología para su evaluación y aprobación.

Coordinador de TI

Evaluar la solicitud de cambio y

seleccionar la mejor

alternativa

Compra de nuevo aplicativo

SI

NO

Evaluación del impacto del

cambio




CODIGO

ELABORACIÓN


10 Con base en la documentación recibida realizar la evaluación del cambio solicitado.

Comité de tecnología

11 Informar al Dueño de la información indicando el motivo del rechazo.

Coordinador de TI

12 Definir y documentar el diseño técnico y el caso de uso del cambio solicitado y entregarlo al Ingeniero de desarrollo.


13 Si el cambio requiere compra de software, seguir el procedimiento de adquisición de software

Coordinador de TI

14 Desarrollar los cambios o realizar la configuración adecuada de acuerdo a las especificaciones técnicas y al caso de uso definido por el Dueño de la información. El desarrollo se debe realizar en al ambiente de desarrollo exclusivamente.

Ingeniero de desarrollo

15 Una vez el producto sea desarrollado, configurado o adquirido, se procede a pasar la versión del aplicativo al ambiente de pruebas

Coordinador de TI

16 Informar al desarrollador o proveedor para que realice los ajustes necesarios. Los ajustes se deben realizar en el ambiente de desarrollo. Una vez realizados retornamos a la actividad No. 15

Coordinador de TI

Evaluación del Cambio

Solicitud de cambio aprobada?

NO

SI

Documentar el diseño técnico

del cambio

Adquirir el software

Desarrollar o parametrizar el

(los) aplicativo(s)

Aprobar el paso de

versión al ambiente de

pruebas

Paso de versión aprobada?

NO

SI




CODIGO

ELABORACIÓN


17 Realizar la instalación del nuevo aplicativo o el cambio del código fuente en el ambiente de pruebas e informar al Dueño de la información para la programación de pruebas.

Administrador del sistema

18 Realizar o coordinar las pruebas operativas, funcionales y de seguridad de acuerdo a las especificaciones realizadas. Las pruebas deben abarcar la totalidad del aplicativo y las funcionalidades en aplicativos externos con que se tenga relación directa e indirecta.


19 El Administrador del sistema devuelve el código fuente al ambiente de desarrollo para que el ingeniero de desarrollo haga los ajustes necesarios. Una vez realizados los ajustes vuelve el procedimiento a la actividad No. 17


Realizar el paso de

versión

Realizar pruebas

funcionales

El resultado de las pruebas es satisfactorio?

NO

SI




CODIGO

ELABORACIÓN


20 Solicitar el paso a producción. La documentación que se debe anexar a la solicitud es: Manuales técnicos y de

usuario actualizados Resultado de las pruebas

funcionales Plan de paso de versión a

producción (definir fecha y hora de acuerdo al impacto del cambio)

Informar a los usuarios el plan de cambio de versión (si el cambio afecta la operación normal)

Plan de contingencia en caso de que el cambio no sea exitoso en el ambiente de producción.

Plan de capacitación a usuarios finales (si es necesario)

VoBo del Coordinador de TI

Dueño de la información en coordinación con el Ingeniero de desarrollo

21 Verificar que la solicitud de paso de versión cuente con la documentación y aprobaciones requeridas.


22 Devolver la solicitud indicando la causal de rechazo. Volver a la actividad No. 20


23 En la fecha y hora programada para el cambio, realizar el backup de los aplicativos en producción que se ven afectados por el cambio


24 Realizar el paso de versión al ambiente de producción o la instalación del nuevo aplicativo y base de datos de acuerdo a la documentación entregada.


Solicitar el paso a

producción

Verificar la documentación de la solicitud

NO

Realizar backup de producción

SI

Realizar el paso de versión a

producción

La documentación y aprobaciones están OK?




CODIGO

ELABORACIÓN


25 Evaluar el resultado del paso de versión o la instalación del aplicativo de acuerdo a la documentación entregada


26 Ejecutar el plan de contingencia para reversar el cambio y devolver la última versión del aplicativo en funcionamiento. Ir a la actividad No. 31


27 Actualizar la base de datos de versiones, entregar los medios magnéticos para custodia e informar al Dueño de la información el resultado del paso de versión


28 Realizar pruebas que garanticen la operatividad, funcionalidad y seguridad de la nueva versión de software o del nuevo aplicativo.


29 Retornar a la actividad 26

30 Cerrar el caso en SANTI Dueño de la información

31 Evaluar las fallas que causaron el error en el paso de versión y realizar los ajustes correspondientes. Una vez realizados, retornar a la actividad No. 15

Paso de versión o instalación satisfactoria?

Evaluar el resultado del

paso de versión

NO

SI

Actualizar la base de datos de versiones e

Informar el resultado del

paso de versión

Realizar pruebas en ambiente de producción

Pruebas en producción satisfactorias?

NO

SI

Cerrar el caso en SANTI

Evaluar las fallas

presentadas




CODIGO

ELABORACIÓN


PROCEDIMIENTO DE CAMBIOS DE EMERGENCIA

1 Verificar la situación de emergencia y el cambio solicitado.


2 Informar vía mail o telefónica al Coordinador de TI el cambio que se debe realizar la justificación el impacto del mismo.


3 Aprobar el cambio y hacer la solicitud del mismo vía mail o telefónica al Ingeniero de desarrollo

Coordinador de TI

4 Realizar los ajustes en el ambiente de desarrollo.


5 Hacer la solicitud del cambio de versión adicionando el plan de contingencia en caso de que el cambio no sea satisfactorio.


6 Implementar el cambio en el ambiente de producción y realizar la verificación del mismo.


7 Ejecutar el plan de contingencia, devolver el cambio y notificar al ingeniero de desarrollo para que realice los ajustes y solicite el nuevo paso de versión.


Verificar el cambio de

emergencia

Informar al Coordinador de

TI

Aprobar el cambio

Realizar el desarrollo del

cambio

Solicitar el cambio de versión

Realizar el cambio de versión

Cambio satisfactorio?

NO

SI




CODIGO

ELABORACIÓN


8 Informar al dueño de la información el resultado del cambio y solicitarlo la entrega de la documentación del cambio debidamente diligenciada. La documentación que se debe entregar es: Manuales actualizados Formatos de aprobación

del cambio

Administrador del Sistema

9 Una vez entregada la documentación del cambio, cerrar el caso en SANTI


8. CONTROL DE CAMBIOS

Elaboró Revisó AprobóFirma: Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo:Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha: Fecha:

Informar el cambio

Cerrar el caso en SANTI

Procedimiento de Control de Cambios y Versiones de Aplicativos

Documents

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