8/12/2019 Procedimiento Control Registros

1/5

Procedimiento para el Control de Registros de

Calidad

Cdigo PR-GQ-02/V0

Pgina 1

Elabor Revis Aprob

Lady Diana Chaparro Martnez Vctor Manuel Ardila Soto Vctor Manuel Ardila Soto

Fecha 22 de Agosto de 2008 Fecha 20 de Octubre de 2008 Fecha 20 de Octubre 2008

1. ObjetivoEstablecer los parmetros y criterios a seguir para la identificacin,

almacenamiento, preservacin, tiempo de retencin y disposicin de todos losregistros del Sistema de Gestin de Calidad de la Universidad Francisco dePaula Santander.

2. AlcanceEste procedimiento aplica a todos los registros requeridos de la UniversidadFrancisco de Paula Santander, generados de los procesos del Sistema deGestin de Calidad, as como a todo el personal que le de manejo a estosregistros.

Inicia con la identificacin de las necesidades de elaboracin de nuevos

registros, hasta el control de su almacenamiento y disposicin.

3. ResponsableEl Coordinador de Calidad debe garantizar la correcta aplicacin yentrenamiento en este procedimiento por parte del responsable de cadaproceso.

4. Definiciones

4.1 Formato:

Documento donde se registraran los datos de una actividad para tomardecisiones, este documento se podr modificar de acuerdo a las necesidades.

4.2 Registro:Documento donde se evidencia los resultados obtenidos de las actividadesrealizadas en los Procesos y de los resultados obtenidos, este tipo dedocumento es inmodificable.

4.3 Identificacin:Especifica la manera de reconocer y relacionar de una manera nica einconfundible los registros que se deben controlar de acuerdo a lo siguientes

atributos: Nombre: Los registros deben incluir un nombre que se relacione con lainformacin que se debe suministrar (ej. Adopta el ttulo del formato que locontiene). Ej.: encuesta de satisfaccin del cliente, etc. Cdigo: Se deben aplicar las disposiciones establecidas en elprocedimiento control de documentos PR-GQ-O1

8/12/2019 Procedimiento Control Registros

2/5

Procedimiento para el Control de Registros de

Calidad

Cdigo PR-GQ-02/V0

Pgina 2

4.4Acceso:Conjunto de medidas establecidas para consultar los registros de calidadsolamente a las personas autorizadas. Aplica para los registros diligenciados

en papel y para los registros que se llevan en bases de datos.

4.5 Responsable :Determinar el cargo responsable por almacenar y conservar los registros.

4.6 Almacenamiento:Especifica el quin, dnde y cmo se deben almacenar los registros de talmanera que se garantice su integridad y proteccin. Est conformado por lossiguientes atributos: Lugar: Determinar el sitio de almacenamiento de tal manera que segarantice la conservacin del registro y de la informacin Ej.: se pueden

almacenar en archivador, gaveta, en el disco duro entre otros. Medio: Determinar el medio de almacenamiento dependiendo de cada caso:Ej.: En papel, en archivo magntico, microficha, cintas, CD, entre otros.

Clasificacin: Accin de organizar los registros de acuerdo a uncriterio definido. Especifica la manera como se deben organizar u ordenar losregistros para facilitar su almacenamiento y posterior recuperacin de unamanera gil, depende de cada caso. Se puede tener en cuenta la manera dearchivar por ej. Por carpeta, por orden cronolgico, por orden alfabtico, porproveedor, por fecha, por tipo de servicio/producto, etc.

4.7 Tiempo de retencin:

Especfica por cunto tiempo se deben conservar los registros, se debeconsiderar su almacenamiento tanto en archivo activo como en el archivoinactivo (si aplica). Igualmente se debe tener en cuenta lo estipulado en lastablas de retencin para aquellos registros que aplica, segn la ley de archivogeneral de la nacin ley 594 / 00, acuerdo 042 de 2002.

4.8 DisposicinAccin a tomar sobre los registros cuando se ha cumplido su tiempo deretencin establecido. Ej.: Eliminar (se puede destruir mediante picado oincineracin), reciclar, botar, regalar.

8/12/2019 Procedimiento Control Registros

3/5

Procedimiento para el Control de Registros de

Calidad

Cdigo PR-GQ-02/V0

Pgina 3

5 Contenido

5.1 Identificacin de Necesidades

de registros

Responsable: Cualquier funcionario

de la Universidad Francisco de PaulaSantander

Al momento de identificar la necesidad de dejar una evidencia, y si uno de susmedios o tipos de registro requiere hacerse a travs de un formato, estosnuevos formatos que se requieran para registrar evidencias del Sistema deGestin de la Calidad, son diseados tal como aparece en la gua deElaboracin de Documentos del Sistema de Gestin de la CalidadGI-GQ-01, previamente realizada y aprobada la solicitud de documentacin FO-GQ-01.

5.2 Diligenciamiento de Formatos

para registro

Responsable:Cualquier funcionario

de la Universidad Francisco de PaulaSantander

Todos los formatos se encuentran disponibles por proceso en el mdulo virtualdel Sistema de Gestin de la Calidad, los cuales pueden ser descargados paraser diligenciados en medio fsico o magntico.

Con el formato disponible el responsable de su diligenciamiento procede adiligenciarlo (en caso de ser diligenciado en medio fsico debe hacerse conletra legible y sin tachones ni enmendaduras).

Una vez diligenciado el formato, en caso de ser necesario enviarlo a otra

dependencia, se enva a travs del medio de comunicacin establecido(Memorando, oficio, correo electrnico, medio magntico, etc.), dejandoevidencia en el archivo del Proceso (flujo del registro).

5.3 Clasificacin de los registros Responsable:Responsable delProceso y Coordinador de Calidad.

De acuerdo a las disposiciones establecidas se deben organizar u ordenar losregistros para facilitar su almacenamiento y posterior recuperacin de unamanera gil, depende de cada caso. Se puede tener en cuenta la manera dearchivar por ej. Por carpeta, por orden cronolgico, por proveedor, por fecha,etc.

5.4 Almacenamiento de registrospara su proteccin

Responsable:Responsable delProceso y Coordinador de Calidad.

El almacenamiento de los documentos deber darse tanto en medio magnticocomo en Archivo Fsico de acuerdo a las tecnologas disponibles en laUniversidad Francisco de Paula Santander.

8/12/2019 Procedimiento Control Registros

4/5

Procedimiento para el Control de Registros de

Calidad

Cdigo PR-GQ-02/V0

Pgina 4

Los responsables del archivo de los registros generados por el Sistema deGestin de la Calidad en cada uno de los procesos deben asegurar el buenestado de los mismos, evitando el dao o deterioro por condiciones del medio

en el sitio de archivo para su conservacin, tal como evitarse estar cerca asitios hmedos, de plagas roedoras y voladoras, polvo, luz solar, lquidos quese puedan verter sobre ellos, cualquier otra suciedad y radiaciones ( esteltimo en caso de registros en medio magntico ).

Las carpetas, folderes, A-Z, CD, cintas o cualquier otro medio dealmacenamiento de los registros fsicos o magnticos se identifican mediante elnombre de la dependencia el asunto y el ao al que pertenecen segn al

Acuerdo 042 de Octubre 31 de 2002 Por el cual se establecen los criteriospara la organizacin de los Archivos de Gestion en las Entidades Publicas y lasPrivadas que cumplen funciones publicas, se regula el inventario unico

documental y se desarrolan los articulos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General deArchivos 594 de 2000.

5.5 Disposicin de los registros Responsable:Responsable delProceso y Coordinador de Calidad

Los registros generados en el Sistema Una vez cumplido su ciclo de vigenciade acuerdo con el tiempo de retencin, debern ser destruidos o almacenadosde acuerdo a lo establecido en las tablas de retencin documental (para losque aplique, de lo contrario se debe definir su disposicin final por parte delresponsable del registro).

6 Documentos de referenciaNTCGP 1000:2004 Norma tcnica de la calidad en la gestin publicaLey 594 de 2000 LeyGeneral de Archivos .

Acuerdo 042 de 2002.Gua de Elaboracin de documentos GI-GQ-01

8/12/2019 Procedimiento Control Registros

5/5

Procedimiento para el Control de Registros de

Calidad

Cdigo PR-GQ-02/V0

Pgina 5

7 Historial de modificaciones

CONTROL DE C MBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE

APROBACION

8 Administracin de registros

Cdigo Nombre Responsable Almacenamiento Acceso Retencin Disposicinfinal

9 Anexos

No aplica.