Procedimiento Código IAMIB-900-PR-006/12 Elaboración de ...

Procedimiento Código

IAMIB-900-PR-006/12

Elaboración de Informe de Gestión para Memoria y Cuenta

Fecha de Vigencia

03/04/2017 Actualización

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CONTENIDO

1.- OBJETIVO: ................................................................................................................. 2

2.- ALCANCE: .................................................................................................................. 3

3.- DOCUMENTOS RELACIONADOS: ....................................................................... 3

4. - NORMAS: ................................................................................................................... 3

5.- DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: .................................................................... 12

6.- FORMULARIOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO: .................................. 13

7.- GLOSARIO: .............................................................................................................. 14

8.- ANEXOS: ................................................................................................................... 15

1.- OBJETIVO: Definir los lineamientos para la elaboración del Informe de Gestión de la Memoria y Cuenta del Instituto Autónomo Minas Bolívar.


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2.- ALCANCE: Dirigido a todas las Unidades Organizativas adscritas al Instituto Autónomo Minas Bolívar. 3.- DOCUMENTOS RELACIONADOS:

3.1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Artículo Número 161. 3.2.- Constitución del estado Bolívar, Artículo Número 165, Numerales 5 y 7. 3.3.- Lineamientos de la Contraloría General del Estado. 3.4.- Procedimiento de elaboración y control de documentos IAMIB-900-PR-001/12.

4. - NORMAS: 4.1.- Normas Generales.

4.1.1.- Garantizar el cumplimiento de este procedimiento, sin menoscabo del ordenamiento jurídico vigente.

4.1.2.- Realizar el Informe de Gestión para la Memoria y Cuenta, en estrecha relación con la Coordinación de Planificación y Control de Gestión adscrita a la Presidencia del Instituto Autónomo Minas Bolívar y en concordancia con los lineamientos de la Gobernación del estado Bolívar.

4.1.3.- De los lapsos de entrega: La Gerencia de Fiscalización dispondrá de cinco (05) días hábiles para la entrega del informe de Memoria y Cuenta, una vez culminado cada periodo fiscal a rendir; la Gerencia de Administración dispondrá de dos (02) días adicionales una vez culminada la Gerencia de fiscalización. Las demás Unidades Organizativas deberán consignar la información los primeros tres (03) días hábiles sin excepción.

4.1.4.- La Coordinación de Planificación y Control de Gestión será la responsable de coordinar la compilación de la información recibida de cada Unidad Organizativa, y dispondrá de dos (02) días hábiles una vez entregada toda la información, para compilar, revisar y analizar dicha información.

4.1.5.- La información deberá ser entregada a la Coordinación de Planificación y Control de forma impresa y digital con sus respectivos soportes firmados.

4.1.6.- La impresión de la Memoria y Cuenta se realizará de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Dirección de Planificación Estratégica de la Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del estado Bolívar.

4.1.7.- El análisis de los indicadores para el periodo en estudio, deberá ser comparado con lo programado para el año y respecto al año(s) anterior(es).

4.2.- Normas Específicas.


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4.2.1.- De la Estructura: Las Gerencias y Coordinaciones responsables de las Acciones Específicas del Proyecto o Acción Centralizada deben suministrar la siguiente información:

Hoja de Presentación.

Información sobre objetivos, programas y actividades del Plan Operativo

Anual (POA) con sus respectivos indicadores.

Actividades no programadas pero ejecutadas.

Cuadro demostrativo de Acciones Específicas o bienes y/o Servicios.

Cualquier información que se considere de relevancia en la gestión del período en estudio.

Anexos.

4.2.2- De la Información Específica. Suministrar información específica por parte de las Unidades Organizativas siguientes:

4.2.2.1.- Gerencia de Administración:

Señalamiento Cronológico en Gaceta Oficial, Mediante la cual se aprobaron los Presupuestos de Recursos y Egresos del Instituto Autónomo Minas Bolívar.

Modificación del Presupuesto inicialmente aprobado (Relación de Créditos Adicionales o de Insuficiencias).

Resumen de la Ejecución Presupuestaria Anual (Presupuesto de Recursos y Presupuesto de Egresos), variaciones significativas con su respectiva aclaratoria.

Estados Financieros (Balance General, Estados de Resultados y Origen de la Aplicación de los Fondos), comparativos del año de la cuenta y del año Anterior.

Flujos de Efectivo Comparativo Año Anterior y Año de la Cuenta.

Reportes de las Colocaciones, indicando período y rendimiento.

Información de Créditos Aprobados Liquidados y Pendientes por Liquidar.

Cuadro Demostrativo de los Bienes y/o Servicios del IAMIB.

Relación de Compromisos Válidamente Adquiridos.

Solvencia laboral.

Relación de Fuerza laboral discriminados y totales (Fijos, Contratados, Jubilados, Pensionados, entre otros).

Relación de Pasantes y Tesistas de las diferentes Universidades.


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Relación del Plan de Capacitación y Adiestramiento ejecutado (Indicando total de funcionarios beneficiados y total de cursos realizados).

Cualquier otra información que considere relevante para su Gestión.

4.2.2.2.-Gerencia de Operaciones:

Relación de solicitudes de Derechos Mineros programadas y recibidas, durante el período en estudio (Desglosando títulos mineros y permisos temporales) por mineral y por municipio.

Relación de Derechos Mineros otorgados, durante el período en estudio (Desglosando títulos mineros y permisos temporales) por mineral y por municipio.

Relación de levantamientos topográficos programados y efectuados, tanto contratados como en apoyo a las comunidades (Especificando municipio, sector, beneficiario / contratante, ha., población beneficiada y/o comunidad, entre otros).

Relación de hectáreas evaluadas y levantadas (Especificando municipio, sector, superficie (ha), tipo de mineral, reservas probadas y/o probables, entre otros).

Relación de Estudios Ambientales elaborados y remitidos al Ministerio del Poder Popular para el Ambiente.

Relación de proyectos evaluados desde el punto de vista técnico, económicos y financieros.

Inversión y Empleos Inducidos durante el periodo en estudio y su comparativo con respecto al año anterior, producto de los nuevos títulos, permisos eventuales y/o temporales emitidos.

Avances de la actualización y actividades realizadas en base al Catastro Minero.

Cualquier otra información que considere relevante para su Gestión. 4.2.2.3.-Gerencia de Fiscalización y Recaudación.

Relación de Ingresos Totales (Tributos y Propios) programados y recaudados del periodo en estudio y el comparativo con respecto al mismo periodo del año anterior.

Relación de ingresos totales (Tributos y Propios) cobrados y por cobrar del periodo en estudio.

Multas liquidadas y por liquidar al cierre de cada ejercicio fiscal.

Relación de ingresos por tributos mineros programados y recaudados del periodo en estudio y el comparativo con respecto al mismo periodo del año anterior.

Relación de tributos autoliquidados facturados durante el lapso a rendir.

Distribución de los tributos autoliquidados por mineral durante el período en estudio.


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Distribución de los tributos autoliquidados por municipio, durante el período en estudio.

Relación de ingresos propios programados y recaudados del periodo en estudio y el comparativo con respecto al mismo periodo del año anterior.

Relación de ingresos propios recaudados, especificando total cobrado y por cobrar.

Cuadro demostrativo con el desglose de los ingresos propios correspondientes al periodo en estudio del año actual y el año anterior.

Relación de ingresos extraordinarios recibidos durante el periodo.

Relación de ingresos correspondientes a años anteriores cobrados durante el periodo.

Cuadro demostrativo con el monto transferido a la Gobernación del estado Bolívar, programado y ejecutado.

Cuadro demostrativo con la distribución de los ingresos por tributos (Total, %Gobernación, %IAMIB), para el periodo en estudio.

Cantidad de guías de circulación y transporte emitidas: programadas Vs ejecutadas, total por mineral y por municipio, para el periodo en estudio y su comparativo con respecto al año anterior para el mismo periodo.

Cantidad de guías a Casas Comerciales emitidas: programadas Vs ejecutadas, total por mineral y por municipio, para el periodo en estudio y su comparativo con respecto al año anterior para el mismo periodo.

Relación de bloqueras, casas comerciales, marmolerías, concreteras, entre otras, registradas durante el período a rendir.

Relación de producción programada Vs ejecutada, por m3 y Kg., durante el periodo en estudio y el comparativo con respecto al mismo periodo del año anterior.

Relación de producción ejecutada (m3 y Kg.) por minerales y por municipios durante el periodo y el comparativo con respecto al mismo periodo del año anterior.

Relación de Fianzas de Fiel Cumplimiento ejecutadas, de ser el caso.

Relación de Concesiones caducadas o en proceso de caducidad, de ser el caso.

Inversión y Empleos Inducidos por los concesionarios mineros activos durante el periodo en estudio y su comparativo con respecto al año anterior.

Relación de inspecciones programadas Vs ejecutadas durante el periodo en estudio y su comparativo con respecto al mismo periodo del año anterior.

Relación de permisos de combustibles otorgados durante el periodo en estudio.


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Relación de aportes otorgados por los concesionarios mineros no metálicos a las comunidades, en el marco de las ventajas especiales establecidas en los Derechos Mineros.


4.2.2.4.- Consultoría Jurídica:

Relación de Convenios o Contratos firmados con terceros, especificando el objeto, monto y cumplimiento o avance del mismo.

Relación de Decretos, Resoluciones y Providencias.

Relación de Contratos de Comodatos.

Relación de Convenios y Aportes Interinstitucionales.

Relación de Contratos de Prestación de Servicios.

Relación de Contratos de Servicios Temporales.

Relación de Contratos de Honorarios Profesionales.

Relación de Juntas Directivas efectuadas durante el período en estudio y copia de las Actas.

Decisiones acordadas en Junta Directiva con incidencias en los presupuestos de recursos y egresos que no correspondan a las actividades normales.


4.2.2.5.- Coordinación de Promoción y Desarrollo Social:

Relación de asesorías efectuadas, con copia de las actas, minutas y/o informes.

Relación de eventos promocionales organizados y/o donde se ha participado, con su respectiva memoria fotográfica.

Relación de charlas efectuadas, especificando lugar, n° participantes, motivo, etc., con su respectiva memoria fotográfica y lista de asistencia.

Listados de Proyectos elaborados con sus fuentes de financiamiento, colocar status (aprobados, recursos, ejecutados, entre otros).

Relación de actividades ejecutadas y no planificadas.

Relación de material informativo generado y publicado (externos e internos).


4.2.2.6.- Coordinación de Planificación y Control de Gestión:

Avances en el mantenimiento de la certificación bajo las Normas ISO 9001:2008.

Coordinaciones interinstitucionales.


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Relación de juguetes entregados y cantidad de niños y sectores beneficiados.

Cuadro demostrativo de Acciones Específicas.


4.2.2.7.- Oficina de Informática:

Relación de actividades efectuadas durante el periodo a rendir.


4.2.2.8.- Oficina de Atención al Ciudadano:

Presentar registro de las denuncias, quejas, reclamos, sugerencias y peticiones recibidas.

Relación de las denuncias, quejas, reclamos, sugerencias y peticiones gestionadas.

Cualquier otra información que se considere relevante.

4.2.3.- Lineamientos para la Elaboración: seguir estrictamente los siguientes

lineamientos, en cuanto a la forma del informe de gestión para la Memoria y

Cuenta:

Forma de Presentación:

Colocar el organigrama Funcional, que ocupa aproximadamente media página,

seguido del Personal Directivo, Decreto de Creación, Objetivo Funcional, las

Funciones y la Asignación y Ejecución del Presupuesto, Logros de Gestión,

Cuadro Demostrativo de Acciones Específicas o Bienes y/o Servicios y Anexos.

Redacción:

Los verbos deben ser utilizados en tercera (3ª) persona, es decir, impersonales,

igual que los pronombres personales. Cuidar el uso de acentos, la ortografía y

las normas de la sintaxis y redacción. No usar en el desarrollo abreviaturas.

Organigrama:

Debe ser sencillo (líneas sencillas), y no deben ir en colores, solamente en

blanco y negro, no deben llevar dentro de los cuadros nombres de personas,

solo debe llevar el nombre de las unidades que lo conforman.

Títulos y Subtítulos:

Los títulos deben ir centrados (Organigrama Funcional, Personal o Consejo

Directivo y Anexos), en mayúsculas sostenidas y en negrita.


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Los subtítulos, en el desarrollo de la Gestión van al borde del margen izquierdo

sin sangría; con mayúscula la primera letra de cada palabra principal, resaltados

con negrita. Las palabras de un subtítulo no deben dividirse, tampoco deben

escribirse en las dos últimas líneas de la página.

Número de Pagina:

Todas las páginas deben llevar numeración en la parte inferior y centrada,

incluyendo los anexos.

Los Márgenes:

En todas las páginas el margen izquierdo debe ser de Dos punto Cinco

centímetros (2.5cm), el margen inferior y el margen derecho debe ser Dos

centímetros (2cm). El margen superior debe ser Tres centímetros (3cm).

Sangría:

En cada inicio de párrafo no debe dejarse sangría. Ya que se trabajará en

Bloque (corrido).

Espacios:

Los espacios del texto deben ir en espacio sencillo, excepto en la separación

entre párrafos y donde haya título, en el cual la separación deber ser de dos

espacios sencillos.

Los Números:

En el desarrollo del trabajo las cifras o números, se escribirán primero en letras

con la primera letra en mayúscula y luego dentro de un paréntesis en números;

Ejemplo: Setecientos Setenta y Siete Mil Doscientos Cuarenta (777.240).

Exceptuando los números de los artículos legales y los años. Cuando se trate de

personas las cifras no llevan punto; Ejemplo: Tres mil trescientas sesenta y

cuatro personas (3364 personas).

Herramienta de Trabajo:

El paquete de trabajo a utilizar es el programa Microsoft Word, con diagramación

a dos columnas por página, con medio centímetro de separación entre columnas

(Corondel de 0,5 cm).

Tipografía, Estilo, Tamaño y Color de Letra.


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El tipo de letra seleccionado es Arial, en tamaño 10, la tinta permitida debe ser

de color negro. Los títulos y subtítulos van en letra Arial, en tamaño 12, en estilo

“negrilla” y color gris al 60% de saturación.

Tipo de Papel:

Papel Bond blanco, tamaño carta, base veinte (20). De cada hoja se utilizarán

las dos caras.

Anexos:

Los Cuadros, Tablas y Gráficos deben ser ordenados alfabéticamente conforme

van siendo mencionados en el documento. Dentro del desarrollo, escribir el

llamado (ver anexo A, B, C), cada vez que estén vinculados con los contenidos.

Si un anexo tiene más de una página, se escribe en la parte superior izquierdo

su identificación y la palabra continuación. Ejemplo: Anexo A (Continuación).

Deben enviarse en los archivos de origen (Objetivo de facilitar el copiado al

documento final).

Descripción de las tablas:

Las tablas deben estar hechas bajo la tipografía arial 11 puntos normal y

mayúsculas con el color gris como se observa en la gráfica de color. (Ver Figura

Nº 1) Con el logo de la Institución en la parte superior izquierda sin ser

deformado, conjuntamente en la misma columna donde va el nombre de la tabla,

con la misma tipografía y puntaje ya descrito en el párrafo anterior, y cada ítem

de cada columna debe ir centrado.

Gráficos: Los gráficos deben ser estilo tridimensional (3D) con colores que contrasten entre sí. Debe incluir el número del gráfico (Arial 10), el título del gráfico en mayúscula (Arial 11 en “negrillas”) y en la esquina inferior derecha se debe identificar la fuente de origen de los datos allí reflejados (Arial 8) (Ver Figura Nº 2) Para los gráficos de tipo comparativo se utilizan gráficos de tortas o circulares, preferiblemente con los porcentajes de la distribución su leyenda. Se recomienda un ángulo de inclinación en “Y” de 30º (opción “Giro 3D” disponible en MS Excel). Los gráficos de barras se utilizarán para registros evolutivos e históricos, los valores deben aparecer sobre cada barra y su leyenda, de lo contrario se debe incluir la tabla origen del gráfico. También deben ser tridimensionales con ángulos de inclinación en “X” y “Y” de 20º y 30º respectivamente (opción “Giro 3D” disponible en MS Excel).


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Deben ser enunciados en los párrafos y en la medida que se presenten, deben ser enumerados: cuadro 1, 2, 3, …. Pueden ser presentados dependiendo del tamaño en una sola página o dentro del texto (sin perder las 2 columnas).

Memoria Fotográfica: Colocar memoria fotográfica o imágenes de mayor impacto, máximo 2 paginas por Unidad Organizativa, 6 imágenes por cada página. (Ver Figura Nº 3):

Figura N° 1

PROGRAMADO EJECUTADO % EJEC.

300 300 100

COMPARATIVO DE VERIFICACIONES

Y FISCALIZACIONES PROGRAMADAS

& EJECUTADAS DURANTE EL 2013IAMIB

Figura N° 2 Gráfico Nº1 Gráfico Nº1

TITULO TITULO

Leyenda

Fuente: Origen de los Datos Fuente: Origen de los Datos

Figura N° 3


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Foto Leyenda: descripción de la fotografía, con una tipografía (Arial de 8 puntos normal)

4.2.4.- De la Carátula. La impresión en la portada se hará conforme a las especificaciones que se presenta en el anexo Nro. 01. 4.2.5.- Del Contenido. Elaborar la hoja de contenido para el caso atendiendo a la misma forma y orden que se detalla en el anexo 02. 4.2.6.- De la Presentación Definitiva. Enviar el Informe de Memoria y Cuenta en físico y digital a la Coordinación de Planificación y Control de Gestión. 5.- DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:

Tamaño de la fotografía 6cm de alto por 8 de ancho sin ser deformada, cuadrada y sin ningún tipo de efectos (sombras rebordeo o cualquier otra que se pueda realizar en Word u otro programa)


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5.1.- Nombre de la Actividad: Elaboración de la Memoria y Cuenta, del Instituto Autónomo Minas Bolívar.

Responsable Acción

Coordinación de Planificación y

Control de Gestión

1.- Envía oficio quince (15) días antes del cierre del ejercicio fiscal a todas las unidades responsables, solicitando el informe de Gestión de la Memoria y Cuenta, de acuerdo al procedimiento del código IAMIB-900-PR-006/12, a través de medios escritos, informáticos y/o electrónicos.

Unidades Responsables

2.- Recibe oficio de solicitud de Informe de Gestión de la Memoria y Cuenta. 3.- Elabora el Informe de acuerdo al procedimiento de elaboración de Informe de Gestión para la Memoria y Cuenta, código IAMIB-900-PR-006/12. 4.- Remite el informe de gestión a la Coordinación de Planificación y Control de Gestión.


Control de Gestión

5.- Recibe el informe de Gestión. 6.- Revisa, corrige y remite a las unidades responsables, en caso de tener observaciones, para efectuar correcciones. 7.- Informa a las unidades responsables en caso de no tener observaciones, para que envíen el documento definitivo, en digital y copia impresa.

Unidades

Responsables

8.- Recibe la información con las observaciones. 9.- Corrige y modifican el Informe. 10.-. Envía a la Coordinación de Planificación y Control de Gestión.


Control de Gestión

11.- Recibe el Informe de Gestión corregido. 12.-. Compila la información de todas las Dependencias de una forma ordenada, según Organigrama vigente. 13.- Presenta el tomo de la Memoria y Cuenta a la Presidencia para su revisión y aprobación.

Presidencia

14.- Recibe y revisa, posteriormente envía a la Coordinación de Planificación y Control de Gestión para subsanar observaciones en caso de tenerlas.


Control de Gestión

15.-. Recibe y corrige, en caso de tener observaciones de la Presidencia. 16.- Envía los ejemplares para ser empastados. 17.- Remite los ejemplares a la Dirección de Planificación Estratégica de la Gobernación, para su entrega según Ley.

6.- FORMULARIOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO:


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6.1 Registro de Fuentes de Ingresos. GOB-800-FM-077/07.

6.2 Registro del Resumen de la Ejecución Presupuestaria. GOB- 900-FM-

079/07.

6.3 Registro de Ingresos Recaudados. GOB-800-FM-080/07.

6.4 Registro de Cuadro demostrativo de Acciones Especificas o bienes y/o

Servicios.GOB-900-FM-049/10.

7.- GLOSARIO:

Decreto de Creación: Es el acto administrativo emitido por el ciudadano Gobernador y

refrendado por la Secretaría General de Gobierno mediante el cual fueron creadas las

Secretarías y Direcciones.

Estados Financieros: Es un resumen ordenado de la información contable de una

sociedad acumulada mediante los procesos de identificación de los hechos contables, su

valoración y registro. Estos Estados están destinados a informar a acreedores,

proveedores, clientes, socios y en definitiva, “a todos aquellos que posean algún interés

en la marcha de la organización”.

Flujo de Efectivo o de Caja: Se denomina a las entradas y salidas de dinero generadas

en el período de la cuenta. También es la diferencia entre los cobros y los pagos

realizados por una entidad en un período determinado.

Funciones: Son las acciones o tareas propias de cada dependencia, las cuales se

encuentran contenidas en el decreto de creación de la misma.

Gestión: Son las diferentes acciones, actividades, tareas que se han realizado en la

Gobernación, en este caso, expresado a través del desarrollo de obras, programas,

proyectos, convenios, desarrollo institucional, entre otros.

Indicador: Elemento de un ordenador que muestra la ocurrencia de un estado o

condición específica.

Indicadores: Cierta magnitudes que reflejan particularmente bien lo que ha ocurrido, lo

que ocurre, o lo que va ocurrir.


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Ingresos Extraordinarios: Son aquellos recursos de carácter excepcional que

provienen de la enajenación de bienes nacionales, de la concertación de créditos

externos e internos o de la emisión de moneda.

Logros de Gestión: Realizar descripción y cuantificación de los resultados globales

alcanzados, en el marco de las políticas ejecutadas por la dependencia.

Memoria y Cuenta: Es un Informe que recoge la Gestión de Gobierno durante un

Ejercicio Fiscal determinado, el cual contendrá el detalle de la situación administrativa,

presupuestaria y financiera para ese ejercicio fiscal.

Misión: Poder o facultad que se le otorga a una organización para lograr su razón de ser

(o cometido), expresada a través de sus objetivos fundamentales. Ella debe contener los

propósitos esenciales que en la actualidad haya definido la organización a manera de

situación deseada o posible.

Objetivo funcional. Es la razón de ser de la unidad organizativa para lo cual fue creada.

Responde a las preguntas: ¿Qué hace la organización?, ¿Cómo lo hace?, ¿Para que lo

hace?

Organigrama funcional: es la representación gráfica de la estructura organizativa, de

una empresa o de un organismo.

Personal Directivo: Es el personal que dirige la organización. En este caso se refiere al

personal que dirige la Secretaría y las Direcciones adscritas a ella.

Visión: Es una guía que indica el camino para todo aquel que necesita entender lo que

es la organización y a donde pretende ir. En otras palabras, es la aspiración futura de la

organización.

8.- ANEXOS:

Anexo 01: Modelo de la Carátula.

Anexo 02: Ejecución Presupuestaria. GOB- 900-FM-079/07.

Anexo Nro. 01.


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INSTITUTO AUTONOMO MINAS BOLÍVAR MEMORIA Y CUENTA – AÑO _____

(Letra Arial 16)

INFORME DE LA GESTIÓN DESARROLLADA POR LA

GERENCIA O COORDINACIÓN DE______________________

(Letra Arial 22)

Lic./Ing. ____________________________________ Gerente o Coordinador

(Letra Arial 14)

Ciudad Bolívar, ___________ de ____ (Letra Arial 14)


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Anexo Nro. 02.

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