La pLaneacin

CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA PLANEACINLa planeacin consiste en fijar el curso de accin que se va a seguir, segn Goetz es hacer que ocurran cosas que de otra manera no hubieran ocurrido.Planear es tan importante como hacer- porque: La eficiencia no puede derivarse de la improvisacin. As como en la parte dinmica, lo central es dirigir, en la mecnica el centro es planear: si administrar es hacer a travs de otros, necesitamos primero hacer planes sobre la forma como esa accin habr de coordinarse. El objetivo no se conseguira si los planes no lo detallaran, lo que en la previsin se descubre como posible y conveniente, se afina y corrige en la planeacin. Todo plan tiende a ser econmico, pero no siempre lo parece, ya que consume tiempo. Sin planes se trabaja a ciegas.

LOS PRINCIPIOS DE LA PLANEACINEl principio de la precisin:Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar. Mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos sern ineficaces total o parcialmente.

El principio de la flexibilidad:Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este.Este principio podr parecer contradictorio al anterior. Pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; Flexible, es lo que tiene una direccin bsica, pero que permite pequeas adaptaciones momentneas, pudiendo despus volver a su direccin inicialEl principio de la unidad.Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada funcin, habr contradiccin, dudas, etc. Por eso los planes de cada departamento deben coordinarse de forma que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de accin aplicables.De ah surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formacin.REGLAS SOBRE LAS POLTICASLas polticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto orientar la accin. Sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas.La importancia de las polticas en administracin es decisiva. Suele confundirse a las polticas con los objetivos y con las reglas.Las polticas son el el objetivo en accin; El objetivo fija las metas, en tanto que las polticas imperan ya la orden para lanzarse a conseguirlas.Las polticas, por otra parte, difieren de las normas concretas, o sea de las reglas, por su mayor generalidad. Norma es todo sealamiento imperativo de algo que ha de realizarse, sea genrico o especfico, las normas genricas, son precisamente las polticas y las normas especficas son las reglas.La mayor confusin puede verse entre polticas y reglas: Sin embargo ambas son necesarias.La regla no deja campo de decisin o eleccin al jefe; la poltica, en cambio seala los criterios generales que ha de orientar la accin en el mismo sentido

SUELEN EXISTIR 3 PROBLEMAS EN LA FORMULACIN DE LAS POLTICAS.a) Se cree que para hacer una poltica basta con usar la expresin, es poltica de esta empresa queb) Aadir a la regla el trmino en lo posiblec) Hay reglas que fijan solo mrgenes o lmites.POR LAS FORMAS DE ORIGINARSE SE DIVIDEN EN:a) Externamente impuestas. Estas son por la ley, las que el contrato colectivo fija para admisin de personal, preferencia de trabajadores.b) Polticas de apelacin. Estas son las que se forman a travs de consultas que los jefes intermedios hacen a los superiores.c) Polticas expresamente formuladas. Se formulan con el fin de que sirvan para regir en trminos generales un campo. Pueden ser generales y particulares.

Las polticas son, uno de los medios bsicos para poder delegar autoridad, sin ellas es imposible que el delegado ejecute su funcin con el sentido que el delegante necesita para lograr los objetivos propuestos.1 Regla. De su fijacin. Debe cuidarse que todas las polticas queden claramente fijadas, de preferencia por escrito.2 Regla. De su difusin. Es indispensable que sean conocidas debidamente en los niveles donde han de ser aplicadas, y que este conocimiento se realice, de preferencia, por medios orales.3 Regla. De su coordinacin. Debe cuidarse de que exista alguien que coordine o interprete vlidamente la aplicacin de las polticas.4 Regla. De su revisin peridica. Debe fijarse un trmino en el cual toda poltica sea revisada, con el fin de evitar que se considere como vigente alguna que, en realidad ya no est.

REGLAS SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS.Procedimientos son aquellos planes que sealan la secuencia cronolgica ms eficiente para obtener los mejores resultados en cada funcin concreta de una empresa. Se dan en todos los niveles de una empresa, pero son ms numerosos en los niveles de operacin. Tienden a formar rutinas.

1 Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de preferencia, grficamente.2 Regla. Los procedimientos deben ser peridicamente revisados, a fin de evitar la rutina como la superespecializacin.3 Regla. Debe evitarse la duplicacin innecesaria de los procedimientos.

REGLAS SOBRE LOS PROGRAMAS Y PRESUPUESTOSLos programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes.1 Regla. Todo programa debe contar con la aprobacin de la suprema autoridad administrativa para aplicarse, y con su completo apoyo para lograr su pleno xito.Para obtener la aprobacin de la gerencia es necesario:a) Presentar los programas con todos sus detallesb) Presentarlos como una inversin, tratar de fijar su costo y los beneficios que llegar a producirc) Fijar un tiempo mnimo para que se produzcan resultados.

2 Regla. Debe hacerse siempre la venta o convencimiento a los jefes de lnea que habrn de aplicarlos3 Regla. Debe estudiarse el momento oportuno para iniciar la operacin de un programa nuevo.

Los presupuestos son una modalidad especial de los programas, cuya caracterstica esencial consiste en la determinacin cuantitativa de los elementos programados.Se llaman financieros si dichos elementos se estiman en unidades monetarias; no financieros si su cuantificacin no se lleva hasta unidades monetarias sino slo de cantidades de produccin.Los pronsticos establecen el nmero de unidades que se espera vender, gastar, producir, etc.

REGLAS DE LA PLANEACINLas tcnicas para formular planes suelen ser las ms abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administracin. Sin embargo, las ms usadas pueden ser las siguientes.a) Manualesb) Diagramas de proceso y de flujoc) Grficas de Gantt, que controla la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan coordinadamente.d) Sistemas conocidos con el nombre de PERT y RAMPS

CONCEPTO DE MANUALSignifica un folleto, libro, carpeta en los que de una manera fcil de manejar se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto; orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa.a) Manual de objetivos y polticasb) Manuales departamentalesc) Manuales del empleadod) Manuales de organizacin