Principales pasos para la formacin de empresas en MxicoA fin de estar en posibilidades de efectuar negocios a travs de una entidad o sociedad mercantil, deben seguirse diversos pasos en cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables en nuestro pasA continuacin presentamos un resumen de los principales pasos a seguir para formar una empresa:1.- Cualquier sociedad mercantil debe ser constituida ante un Notario Pblico o Fedatario Pblico, para esto se crea un instrumento notarial denominado Acta Constitutiva en donde se le da nombre y razn social a la entidad, se definen los estatutos sociales, se establecen quienes sern los socios y participaciones de los mismos, se define el rgano de administracin as como los apoderados y los poderes especficos que se les conferirn, duracin de la sociedad, as como otros elementos importantes que se acuerdan.El notario solicitar diversos requisitos para la protocolizacin de la citada acta constitutiva, entre los que se encuentran: Los accionistas deben presentar identificacin oficial y tenerRegistro Federal de Contribuyentes. En el caso de accionistas extranjeros se deben cumplir requisitos especiales. En funcin del tipo de sociedad mercantil que se desee constituir debern observarse los lmites mnimos tanto en el nmero de socios o accionistas as como del capital social inicial a ser aportado.Es recomendable seleccionar un notario que cuente con autorizacin de expedir "Cdula de Identificacin Fiscal Provisional", ya que esto implicar una menor inversin de tiempo en trmites subsecuentes y a los que nos referiremos ms adelante. En este caso se debe proporcionar al notario la direccin fiscal (lugar donde se encuentre la administracin principal del negocio) as como el formato de Hacienda R1 debidamente requisitado y firmado.Cualquier sociedad mercantil que se constituya debe inscribirse en el Registro Pblico de Comercio del lugar donde tenga su domicilio social, normalmente esta actividad es realizada por el notario.En caso de que la sociedad tenga accionistas extranjeros, la sociedad deber ser inscrita en el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras y cumplir con la presentacin del Cuestionario Econmico Anual as como los reportes trimestrales (en caso de estar obligada).Entre las obligaciones mencionadas en la Ley de Sociedades Mercantiles se encuentra que la empresa debe contar con libros donde se asienten las resoluciones de la asamblea de accionistas y se cubran otros aspectos, existen particularidades en cuanto a la obligacin especfica en funcin al tipo de sociedad mercantil constituida.2.- Inmediatamente despus de la constitucin se debe tramitar la inscripcin en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) a fin de obtener la cdula de identificacin fiscal con el RFC correspondiente.Si el notario seleccionado contaba con autorizacin de emitir cdula provisional, prcticamente desde el da de la firma del acta constitutiva la empresa podr contar con un RFC y con esto estar en posibilidad de abrir cuentas bancarias, imprimir facturas e iniciar operaciones. En prrafos anteriores mencionamos que la cdula de identificacin fiscal emitida por el notario es provisional, con una vigencia de 3 meses, por lo que la empresa debe estar atenta a obtener la cdula definitiva.En caso de que el notario no contase con el sistema de emisin de cdula de identificacin fiscal provisional, la empresa debe gestionar su inscripcin al RFC directamente en la Oficina de Hacienda que corresponda a su domicilio (fiscal). El trmite se realiza presentando el Formato R1 debidamente llenado y firmado adjuntando documentacin especfica que solicita la autoridad.(para mayor referencia verwww.sat.gob.mx).En todos los casos y a travs del formato R1 se informar a las autoridades de las obligaciones fiscales a las que la empresa estar sujeta, por lo que es importante desde un inicio efectuar un diagnstico adecuado de todas y cada una de las obligaciones fiscales a las que la empresa este obligada y deba cumplir.3.- Otro requisito administrativo que deben cumplir las empresas establecidas en Mxico (el cual varia en funcin al Estado de la Repblica en el cual tengan su domicilio fiscal), es el de gestionar y obtener diversas licencias ante autoridades de distintos niveles y tambin de acuerdo a la actividad de la empresa (licencias municipales, salubridad, de uso de suelo, funcionamiento, ecolgicas, etc.). Por otra parte la empresa debe registrarse ante alguna Cmara de Comercio, o por ejemplo en el Sistema de Informacin Empresarial mexicano (para mayor referencia verwww.siem.gob.mx).4.- De acuerdo con la Ley de Propiedad Industrial, el Instituto Mexicano de Propiedad Industrial (IMPI) es la dependencia gubernamental que tiene como principal atribucin el proteger y fomentar la propiedad industrial; Es decir, aquellos derechos exclusivos de explotacin que otorga el Estado durante un tiempo determinado a aquellas creaciones de aplicacin industrial, tales como un producto tcnicamente nuevo, una mejora a una maquina o aparato, un diseo original para hacer ms til o atractivo un producto, un proceso de fabricacin novedoso, una marca o aviso comercial, una denominacin identificadora de un establecimiento, o una aclaracin sobre el origen que distingue o hace especial un producto. Por lo tanto es importante estudiar y determinar dentro de la empresa que activos tangibles o intangibles son susceptibles de ser protegidos ante el IMPI y realizar los trmites y procedimientos que correspondan.5.-Si entre los planes de negocio de la empresa se encuentra el de importar y / o exportar bienes, la empresa debe ser inscrita ante el Padrn de Importadores y obtener el registro general, en funcin al tipo de producto ser o no necesario obtener padrones sectoriales as como Normas Oficiales Mexicanas. Es importante estar adecuadamente asesorado por un experto en comercio exterior, ya que el trmite es impersonal y puede durar un tiempo importante, afectando la operacin de la entidad.En el caso de importaciones / exportaciones de servicios deber cumplirse con regulaciones especficas aplicables.6.- Es importante definir el esquema de empleo a travs de un contrato de trabajo, as como los puestos y funciones a travs de un organigrama. De igual forma debe definirse si dicho contrato debe ser individual o colectivo, en funcin al nmero de empleados as como a las actividades que la empresa desarrollar.Conforme al marco regulatorio actual la empresa debe cumplir con leyes tanto Laborales como de Seguridad Social (tanto en el mbito local como federal). PRIMERA PARTEPara esto ltimo la empresa debe gestionar su incorporacin ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y obtener su nmero de identificacin patronal. Simultneamente la empresa debe registrar por lo menos a un trabajador. Existen requisitos especficos para la incorporacin, para mayor referencia ver www.imss.gob.mx.A partir de la incorporacin la empresa deber pagar las contribuciones sociales en forma mensual y en forma bimestral las contribuciones de INFONAVIT y Sistema de Ahorro para el Retiro.La empresa debe registrarse ante el padrn del 2% sobre Nminas en la Tesorera que corresponda a su entidad local. Algunos estados de nuestro pas no contemplan dentro de su legislacin local el pago de este impuesto as como en algunos otros estados el porcentaje vara y no en todos los casos es el 2%. As mismo en algunos estados existen impuestos locales especficos aplicables al pago de remuneraciones a empleados asi como a otros conceptos. Es recomendable acudir a la oficina de tesorera que corresponda al domicilio de la empresa y determinar en forma apropiada todas las cargas impositivas de la empresa.7.- En paralelo a los pasos anteriores la empresa deber imprimir facturas (y notas de crdito) con un impresor autorizado y aperturar cuentas bancarias. Si efecta operaciones de comercio internacional o por planeacin estratgica es recomendable contar con una cuenta de cheques denominada en dlares americanos.Es necesario que la cuenta bancaria cuente con servicio de acceso a Internet, ya que los impuestos se pagan a travs del portal bancario.Para el adecuado uso y destino de los fondos de la empresa deben elaborarse presupuestos que indiquen el origen de los recursos as como la aplicacin de los mismos. Como siguiente paso es imprescindible comparar

los presupuestos contra las cifras reales de los estados financieros, analizando las diferencias que se obtengan en su caso implementando medidas preventivas o correctivas que procedan.Finalmente es importante desde la fundacin de la empresa establecer un manual de polticas y procedimientos asi como controles internos claros y suficientes, estos deben ser correctamente implementados, dndole el seguimiento adecuado y que permitan una eficiente ejecucin de las actividades del personal de la empresa, como por ejemplo, el contar con informacin financiera que se objetiva, veraz, consistente y comparable para la toma de decisioneTrmites y procedimientos legales para el establecimiento de una empresaEn este documento se encuentra una secuencia de pasos que sirve como gua para poder realizar los trmites necesarios para dar de alta una empresa nueva, as como los trmites que se tienen que efectuar en relacin a las diferentes prestaciones u obligaciones que el patrn tiene con sus trabajadores. Es importante aclarar que este esquema es una gua y no un procedimiento nico, ste procedimiento puede variar dependiendo del giro de la empresa.

Dar clic sobre los recuadros rojos del esquemaEn Mxico, al dar inicio a cualquiera de los tipos de sociedades mercantiles (en nombre colectivo, en comandita simple, en comandita por acciones, de responsabilidad limitada, annima o cooperativa), se debe dar cumplimiento a una serie de requisitos establecidos en a Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) y otros ordenamientos jurdicos, en el entendido de que la omisin de algn requerimiento puede desembocar en la irregularidad I inclusive en la nulidad de la empresa.En principio, fundamentndolos en el artculo 15 de la Ley de Inversin Extranjera, se requiere del permiso de la Secretara de Relaciones Exteriores (SRE) para la constitucin de sociedades, La solicitud pra el otorgamiento del referido permiso deber contener, en orden de preferencia, cinco posibles denominaciones o razones sociales, con el objeto de que la SRE designe el que se encuentra libre para su ocupacin. Posterior a la concesin del premiso, en el plazo que no deber exceder de noventa das hbiles, se deber tramitar ante fedatario pblico, llmese Notario o Corredor, la formalizacin del acta constitutiva de la sociedad la que deber contener:Nombres, nacionalidad y domicilio de las personas fsicas o morales que constituyan la sociedad;Objeto de la sociedad.Razn social o denominacinDuracin SEGUNDA PARTEImporte de capital socialExpresin de las aportaciones en dinero o en otros bienes; el valor de stos y el criterio seguido para su valoracin. Cuando el capital sea variable, as se expresar indicndose el mnimo que e fije;Domicilio de l a sociedadForma de administrarse la sociedad y las facultades de los administradoresEl nombramiento de los administradores y la designacin de los que han de llevar la firma socialForma de distribucin de utilidades y prdidas entre los socios )Importe del fondo de reservaCasos de disolucin anticipadaBase para liquidacin, yLas dems reglas que se establezcan en los estatutos sociales y que no contravengan las leyesAdems de los anteriores requisitos de forma, el fedatario pblico que conozca del acto de constitucin, atender los requerimientos que la LGSM exige para cada tipo de las ya mencionadas sociedades, cabiendo sealar que la sociedad annima o S.A. es la de mayor uso, motivo por el cual a continuacin haremos referencia a los requisitos adicionales de formacin, del mismo modo sealaremos las formas de otorgamiento.

Porque usar una oficina virtual?ste es el prototipo clsico de un negocio: el empresario que inicia un proyecto en un cuarto auxiliar de su casa y termina con una empresa de nivel mundial. Larry Page y Sergey Brin, por ejemplo, alcanzaron la fama empezando el desarrollo deGoogleen un garaje, con jacuzzi y puerta controlada a distancia.

Esas ancdotas lucen bien en restrospectiva, pero no todos los negocios de garaje resultan tan exitosos. La primera impresin es la que cuenta. Esto incluye ladireccin comercialde tu negocio, si el telfono es contestado y la forma en que se contesta, y el lugar en el que te renes con clientes e inversionistas potenciales.

Los propietarios de pequeas empresas lo saben, pero su dilema es qu hacer al respecto. Una oficina que impresione y un grupo de personas que contesten las llamadas telefnicas y sepan atender a los visitantes pueden consumir una porcin considerable de su presupuesto. Cmo garantizar que las primeras impresiones sean positivas sin verse agobiado por estos costos operativos?

Para muchas empresas, la respuesta est en losentornos virtuales, con los que se puede proyectar la presencia de una empresa ms estructurada a una fraccin de lo que le costara un espacio de oficina que le proporcione prestigio.Razones para usar entornos virtualesLasoficinas virtualespermiten que los negocios que se llevan desde el hogar, las empresas que se estn iniciando y los pequeos negocios ya establecidos puedan proyectar una excelente imagen sin incurrir en los gastos inherentes a un espacio de oficina fsico. Por un costo mensual establecido, es posible obtener una direccin comercial profesional, un nmero de telfono exclusivo contestado por una recepcionista local y la administracin de tu correo y llamadas.

El objetivo por el cual se usan determina la forma en que se usan, por lo que es una excelente idea considerar cules son las caractersticas que mejor se adaptan a tu tipo de negocio.

1. Direccin comercial que proporcione prestigio.Por ejemplo, algunas de las direcciones comerciales de oficina virtual ms populares se encuentran en el Chrysler Building de Nueva York, en el Berkeley Square de Londres y en el Citigroup Center de Sydney. Una de estas direcciones comerciales puede hacer maravillas con tu imagen; proyectar mayor profesionalismo que la direccin y es un sitio en el que se puedes causar una buena impresin cuando te renas con clientes e inversionistas.

2. Imagen ms profesional.Para negocios con sede en el hogar, resulta una pesadilla la posibilidad de que la llamada de uno de sus ms importantes inversionistas potenciales sea contestada por su hijo de 3 aos de edad. Y cuando recibas la llamada de un cliente importante, realmente deseas que tu conversacin tenga como trasfondo una discusin de tus hijos a todo pulmn?

3. Obtener flexibilidad.Muchos empresarios desean escapar de la sensacin de estar encadenados al escritorio. Desafortunadamente, esta sensacin se replica cuando te instalas en tu nuevo escritorio pero te sientes incapaz de ausentarte por temor a perder alguna llamada importante. Con una oficina virtual, puedes desplazarse e incluso tomar algn tiempo libre, con la seguridad de que nadie lo notar.

4. Eliminar las distracciones.Adems de ser costoso, operar una oficina consume tiempo. Es necesario administrar el personal de soporte, equipar y mantener la oficina, y esto es apenas una pequea porcin de una larga lista de actividades. Usar una oficina virtual hace posible que otros se encarguen de estas tareas, lo que permite concentrarse en las actividades que realmente le son importantes.

5. Expandirse a nuevos mercados.Muchas empresas usan una oficina virtual para establecerse en otras regiones. Es una excelente forma de proyectar presencia mientras se prepara para establecer sus instalaciones fsicas en la regin.

6. Como configuracin permanente o como estacin temporal.Si estableces tu oficina virtual en una ubicacin que ofrece oficinas de campus u oficinas con servicios incluidos, puedes crecer sin necesidad de cambiar su direccin comercial ni de buscar nuevas instalaciones.Un cambio que toma slo unos minutosConfigurar una oficina virtual puede tomar slo unos clics. Las ventajas son evidentes, pero vale la pena pensar acerca de las caractersticas que son de tu inters. Deseas que el correo postal se redireccione de tu direccin comercial hacia tu oficina real? Deseas tambin el servicio de contestacin de llamadas? Es importante tener una direccin comercial de prestigio en un centro internacional de negocios o prefieres algo ms cercano a tu hogar para que puedas usar de forma fcil las reas de trabajo, las salas de reuniones y los servicios de videoconferencia?

Las oficinas virtuales pueden satisfacer todas estas necesidades especficas; slo necesitas establecer cules son las suyas. La imagen y las perspectivas de tu negocio y la calidad de tu entorno de trabajo pueden ser transformadas en slo unos das.