PRIMEROS AUXILIOS EN ARCHIVOS HISTÓRICOS

REST. JENNIFER L. BRINGAS BOTELLOSECCIÓN DE CONSERVACIÓ Y RESTAURACIÓN

AHUNAM - IISUE

Son cientos los archivos y bibliotecas mexicanos que se encuentran amenazados por un problema masivo de deterioro y falta de recursos.

La mayoría de estos archivos, están en constante crecimiento, por tal motivo la Preservación se vuelve un elemento integral en la misión de la

institución y la obliga a formar planes estratégicos.

Resguardar Organizar Describir Conservar

Poner al servicio

BibliotecasArchivosMuseos

¿Qué es preservar ?Acciones

POLÍTICO - ADMINISTRATIVAS

que tienen como fin proteger de manera anticipada nuestro patrimonio

a nivel de ARCHIVO.Manuales

Reglamentos

Capacitación y actualización del

personal

Planes de emergencia

Recursos económicos

PLAN:

1. Establecer prioridades.

2. Determinar qué tipo de protección requieren nuestros acervos.

3. Y, crear planes para el respaldo y reprografía que permitan evitar la consulta de originales.

Conservación

ACCIONES TÉCNICASa nivel de

FONDOS Y ACERVOS

• Determinar áreas de almacenaje o resguardo.

• Adecuación de las condiciones ambientales.

• Implementar sistemas de seguridad.• Consulta, manipulación y exhibición.

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

1. Condiciones medioambientales2. Iluminación

3. Limpieza

4. Guardas de primer nivel

5. Manipulación 6. Fumigación

7. Plan de emergencia

RECOMENDACIONES ELEMENTALES DE CONSERVACIÓN

CONDICIONES AMBIENTALES

BAJA HUMEDAD (Menos de 35%)Papel rígidoPerdida de resistencia mecánica

HUMEDAD EXTREMA (Hasta 70%)Proliferación de microorganismosHidratación excesivaSolubilidad de mediosPerdida de planoDisgregaciónAumento de peso

HR entre 35 y 50 % T entre 18 y 20 °C

1. EQUIPO DE MEDICIÓN

2. BUENA VENTILACIÓN

ANTES DESPUÉS

INTENSIDAD Y CALIDAD LUMÍNICA

Toda luz visible es nociva y su efecto es acumulativo e irreversible.

Sus efectos se pueden reducir controlandotanto la intensidad como el tiempode exposición.

Lámparas deben estar sobre pasillos y no sobre la estantería

1. FILTROS UV

Hay que evitar el incremento de la temperatura en el interior de las salas de resguardo.

El polvo genera cambio de apariencia, abrasión,

manchas, etc.

LIMPIEZAElabora un plan y

estrategia de limpieza en salas de resguardo que

contemple pisos, estantería y contenedores

periódicamenter.

Antes del proceso de limpieza

¿Cómo limpio mi acervo?

Ventajas de la limpieza periódica

• Se minimiza la acumulación de polvo.

• Facilita la jornada laboral.

• Se evita la presencia de otros factores de deterioro.

Cuando el material presenta deterioro requiere tratamientos de

RESTAURACIÓN

Primeros auxilios

Alertar SocorrerProteger

¡El polvo es uno de lospeores enemigos del Patrimonio Documental!.

Brochas

Aspiradora

Gomas

Elaboración de guardas y contenedores

Se usan para documentos sueltos, cuadernillos

desprendidos, libros con costura rota, papel quebradizo, ataque de microorganismos e

insectos

Antes de proceso

Después de proceso

El agente de peligro más común para los documentos son los seres humanos

Lo ideal, es que si son materiales muy consultados estén en otros soportes que faciliten su acceso.

¿QUÉ ES UNA PLAGA?

Un animal o planta cuya densidad de población excede un nivel no aceptable que provoca daños.

BAJO QUÉ CONDICIONES SE GENERAN LAS PLAGAS:•Altas temperaturas (28 – 50º)•Elevada Humedad Relativa (55 – 70%)•Falta de circulación de aire.•Acumulación de polvo y mugre.

ORGANISMOS QUE GENERAN PLAGAS:

Hongos Pececillo de plata Escarabajos

Cucarachas

Termitas

Piojo de los libros

PRESENCIA DE PLAGAS

Ataque de cucaracha Ataque de escarabajo Ataque de termita

Daño por hongos Daño por hongos Ataque de pececillo de plata

PRESENCIA DE PLAGAS EFECTOS DE DETERIORO

Tratamientos químicos Atmósferas bajas en oxígeno

Nebulización de Piretrinas(origen orgánico)

Se provoca la asfixia del insecto

PRESENCIA DE PLAGAS

Artificiales Naturales

Corto circuito, incendio, fugas de agua o gas, amenaza de bomba, etc.

Huracán, terremoto, erupciones volcánicas, tornados, etc.

DESASTRES

PLAN DE MERGENCIA

1. Formar una comisión.

2. Elaborar un listado con los números de teléfono de las personas que deben ser avisadas.

3. Elaborar un listado con los teléfonos de los servicios públicos.

4. Realizar copias de los planos arquitectónicos del edificio para ubicar las salidas de emergencia, teléfonos, interfonos, etc.

5. Elaborar un manual con instrucciones claras y precisas sobre cómo deben usarse las alarmas y los extintores,

6. Elaborar un listado de aquellas piezas consideradas únicas y cuyo salvamento es prioritario.

7. Redactar las instrucciones claramente sobre cómo debe actuar el personal

PLAN DE MERGENCIA

La prioridad de cualquier plan de este tipo es salvar la vida de las personas que trabajan en los centros; lo demás es secundario.

Jennifer Libertad Bringas BotelloRestauradora de Bienes Muebles

Sección de Conservación y RestauraciónAHUNAM - IISUE

jbringasb@yahoo.com.mxTel. 56226995 ext. 2029

GRACIAS

Diapo 1PRIMEROS AUXILIOS EN LOS ARCHIVOS HISTÓRICOSDiapo 2Cuando hablamos de primeros auxilios en archivos, puede sonar un tanto alarmante, nos imaginamos un expediente con las hojas fuera de orden,con las puntas dobladas y rotas, con faltantes y dentro de un folder poco apropiado; y como ese expediente, filas y filas de documentos malacomodados en estantería repleta de ellos.En algunos contextos se puede evitar llegar a estas situaciones, en otras lamentablemente nuestro patrimonio documental y bibliográfico ya estáen riesgo.Diapo 3Son cientos los archivos y bibliotecas en nuestro país que se encuentran amenazados por problemas masivos de deterioro y por si fuera poco seenfrentan también a la indiferencia y a la permanente falta de recursos económicos. En otros casos, el principal obstáculo para la conservación deun acervo es la cantidad y diversidad de materiales que lo componen, y el nivel de deterioro que los afectan.Diapo 4Las bibliotecas, archivos, museos y la sociedad en general somos responsables, no sólo de resguardar, organizar, describir, conservar y poner alservicio los materiales que documentan nuestra historia. Todo esto no resulta suficiente, estamos obligados a asumir la PRESERVACIÓN como ejerector de nuestra dinámica de trabajo, sólo así podremos garantizar este legado a las próximas generaciones.Diapo 5Entendemos como PRESERVACIÓN a todas aquellas acciones político administrativas que tienen como fin proteger de manera anticipadanuestro patrimonio a nivel de archivo.Por tal motivo, la “preservación” nos da pauta a elaborar, desarrollar y poner en práctica, planes y estrategias integrales.Para lograrlo, los responsables de las instituciones deberán contemplar la realización de manuales de procedimientos y de consulta, reglamentos,capacitación y actualización del personal, planes de emergencia; y sobre todo, determinar los recursos económicos para satisfacer y darcumplimiento a estas actividades.Diapo 6Dentro de la Preservación, la Conservación asume las acciones de carácter técnico sobre fondos y colecciones, como son la determinación de lasáreas de almacenaje o resguardo, la adecuación de las condiciones ambientales; principalmente temperatura, humedad relativa e iluminación, laimplementación de sistemas de seguridad, sin menospreciar otras funciones como la consulta, manipulación y exhibición.Un plan de conservación debe comprender tres aspectos fundamentales:• Establecer un orden de prioridades sobre las acciones que se deben implementar.• Determinar qué tipo de protección requieren nuestros acervos, lo cual dependerá de la naturaleza del mismo• Y, crear planes para el respaldo y reprografía (microfilmación y digitalización) que permitan evitar la consulta de originales, además de acceder

a la información de manera más expedita.

En la medida en que se precise la información de nuestras necesidades, se tendrán los elementos para solicitar a las administraciones los recursos materiales y económicos necesarios que nos permitan cumplir con nuestro trabajo.

Diapo 7Estarán de acuerdo conmigo que el principal recurso en nuestra instituciones son las personas que laboran en ellas, por ello se hace imprescindibleque los proyectos de preservación contemplen la actualización y capacitación como una prioridad, sólo de esta forma se puede garantizar laconservación y el servicio que se requiere para brinda la información sustentada en nuestros archivos.Otra de las formas de llevar a buen término la enorme carga de trabajo al interior de archivos y bibliotecas es atreves de programas de estadías ode servicio social donde indudablemente las instituciones son las más beneficiadas con estos esquemas de colaboración.Diapo 8Para poder establecer las prioridades de la colección, hablare de las recomendaciones más elementales para la conservación de los fondosdocumentales:1. Las condiciones medioambientales2. La iluminación3. La limpieza4. Las guardas de primer nivel5. La manipulación6. La fumigación7. Y la necesidad de contar con un plan de emergenciaDiapo 9Como ustedes saben, las condiciones ambientales juegan un papel muy importante en la preservación de nuestros fondos, por ejemplo, lahumedad relativa y temperatura cuando no se encuentran dentro de los parámetros indicados pueden ocasionar la aparición de otros daños.• Los rangos ideales indican que los materiales celulósicos se encuentran estables en una HR entre el 35 y 50 % y entre 18 y 20 °C. Lo importante

es que estos valores no fluctúen constantemente, o de manera extrema.Diapo 10Es por ello que es de suma importancia tener equipo de medición entre los que se encuentran los termohigrómetros y Datta Logger. (Ventajas,costos y accesibilidad). Con base en los registros se pueden implementar acciones específicas, tales como: incrementar la ventilación, colocarhumidificadores o deshumidificadores, según sea el caso.Diapo 11• También es indispensable contar con buena circulación de aire. Para facilitar los flujos de aire al interior de las salas se pueden abrir las puertas

de las salas en horas del día determinados, ampliar los pasillos entre la estantería, y en algunos casos se puede hacer uso de ventiladores.Diapo 12Con respecto a la intensidad y calidad lumínica se recomienda el uso de iluminación fría, preferentemente la fluorescente que no genera calor.Sin embargo para mantener niveles bajos de radiación ultravioleta se recomienda colocar difusores y películas plásticas anti UV, las cuales sepueden colocar sobre los propios difusores o directamente al tubo.Diapo 13• Todas las fuentes de iluminación deben colocarse sobre pasillos y no sobre la estantería para evitar el daño sobre los materiales documentales

como la decoloración y la deshidratación.

Diapo 14• En caso donde las salas o el archivo en general estén expuestos a la incidencia de la luz natural, se recomienda la instalación de barreras o

cortinas que eviten que esta variable física repercuta también en el incremento de la temperatura en el interior de las salas de resguardo.Diapo 15Durante mucho tiempo, se ha considerado la actividad de limpieza como una función destinada sólo al personal de servicios; no se hadimensionado, ni tampoco valorado su impacto en la preservación de nuestro patrimonio documental.La falta de la misma y sus efectos negativos, es por todos nosotros bien conocidos.Diapo 16

La pregunta que hago a ustedes es: ¿Qué hemos hecho al respecto?La primera acción deberá ser la elaboración de un plan y estrategia de limpieza en salas de resguardo que contemple pisos, estantería ycontenedores periódicamente.Diapo 17La limpieza de pisos es la primera acción a desarrollar, esta debe iniciar trapeando los pisos con trapos húmedos, no mojados, esta acción tienecomo finalidad la de evitar que una cantidad importante de polvo se disipe y se deposite en la documentación. A continuación se realizaría lalimpieza de la estantería y de los contenedores. Cada archivo puede implementar la metodología más adecuada dependiendo de las condicionesde resguardo del material documental.Diapo 18Por ejemplo en el AHUNAM primero retiramos la documentación, limpiamos la estantería con trapo húmedo, colocamos los documentos en unasuperficie y los aspiramos, para después regresarlos a su lugar definitivo. La aspiradora que se utiliza contiene trampa de agua, la cual capta elpolvo y evita que se disperse.Diapo 19El personal que realice la actividad deberá estar capacitado y sensibilizado para esta tarea, no está por demás hacer un reconocimiento a laimportancia de esta labor que lamentablemente no es valorado en su justa dimensión. Tengan la certeza que estas acciones ayudan a generar unentorno favorable en todas las actividades al interior de nuestros archivos. Por otro lado, con esta labor se puede detecta la presencia de otrosvectores de deterioro de forma tal que nos permite implementas o instrumentar respuestas para su eliminación o atenuar sus daños.Diapo 20Pero, ¿Qué hacer cuando el material documental ya presenta deterioro?, inevitablemente tendremos que recurrir a las acciones directas sobre eldocumento. Pero existen intervenciones emergentes que podemos aplicar en caso de tener libros o documentos con daños que pongan en riesgola conservación de la información y su permanencia material.Diapo 21Algunos de los deterioros que deben ser atendidos de inmediato son:• Suciedad excesiva• Roturas• Pérdida o desprendimiento de elementos• Libro desnudo o estructura colapsada• Material atacado por insectos y microorganismos

Diapo 22En un plan emergente hay que evaluar la situación rápidamente, sin precipitarse. Lo primordial es identificar los daños y PROTEGER al resto de lacolección sana, para ello podemos aislar o retirar la documentación afectada y colocarla en un lugar estable, en donde no corra el riesgo depropagar o empeorar el daño.Posteriormente se debe ALERTAR al personal de conservación y a las autoridades pertinentes para que decidan cuál será el procedimiento aseguir de acuerdo a las posibilidades y recursos. Y por último se procede a SOCORRER o atender el material atacado.Antes de realizar cualquier tratamiento es indispensable identificar los materiales constitutivos y definir el criterio de intervención, es decir ellímite de nuestra acción.Si no se conoce el procedimiento es preferible detenerse, pedir ayuda y buscar información al respecto.Diapo 23Continuando con el tema de la limpieza, hay distintos factores en una obra que se pueden ver afectados por el polvo y la suciedad generandocambio de apariencia, pero son más peligrosas aún las partículas y esporas de los hongos. Cuando la HR es suficientemente alta, el hongo empiezaa crecer, alimentándose del encolante y la celulosa del papel, debilitándolo y manchándolo permanentemente.Diapo 24Por tal razón la limpieza puntual es muy importante, además de ser segura, ya que sólo se elabora de manera mecánica y superficial.Se pueden emplear distintas herramientas:a) Brochas.- Éstas deben ser suaves y planas, y se recomienda usar un tamaño acorde a las dimensiones de la obra. Y colocando un trapo

húmedo al frente de la obra para que capte el polvo.Diapo 25

b) Aspiradora.- Es de gran utilidad, ya que tiene un campo de acción más profundo y retira suciedad y esporas que pueden estar entre las fibras del papel. Sin embargo siempre deberá colocarse un bastidor con malla entre la boca de la aspiradora y la obra para evitar que se dañe. No es recomendable emplear este método directamente sobre el papel, ni en el anverso de la obra con tintas o medios pictóricos pulverulentos.Diapo 26

c) Gomas.- El mecanismo de limpieza superficial con gomas es la abrasión y de manera general todas las gomas existentes en el mercado contienen sustancias potencialmente dañinas para el papel. Pero se recomiendan las de PVC ya que contienen el 30% de PVC, 35% decarbonato de calcio como carga y neutralizante de los posibles ácidos que libere la goma. La goma se puede emplear en ralladura y en bloque dependiendo de lo que se quiera borrar.

Diapo 27Los libros, documentos sueltos y legajos con desprendimiento de cuadernillos, costura rota, papel quebradizo, pueden protegerse con las guardasporque tienen la función de evitar la pérdida de los fragmentos de información. Las guardas de primer nivel pueden ser sobres, camisas o contenedores diseñados a la medida, los cuales deben ajustarse al libro o documento con precisión. En caso contrario no se logra el soporte requerido y el libro se mueve en el interior, exponiéndose a la abrasión y daño por golpes al momento de su traslado y manipulación. En caso contrario, si está demasiado ajustada se pueden deteriorar los bordes del papel y la encuadernación. Diapo 28El uso de contenedores o guardas de primer nivel además de ser una alternativa de resguardo, evitan la deposición de polvo al interior de los expedientes disminuyen la incidencia de factores medio ambientales mejorando la conservación del material bibliográfico y documental.

Diapo 29Existen empresas que pueden elaborarlas de manera industrial, sin embargo dependiendo de las características de la obra y el número que se requiera, uno puede diseñarla y cubrir las necesidades para su conservación.Diapo 30Pero ustedes estarán de acuerdo conmigo: que el agente de deterioro más común para los documentos son las personas, que con acciones como la negligencia, indiferencia, descuido y la falta de información, llegan a dañar los documentos provocando su pérdida.Por tal motivo hay que promover la formación de los recursos humanos con los que se cuentan para que tengan conocimiento de cómo y de qué forma se toman, consultan y guardan los documentos. Con el objetivo de sensibilizarlo y que asuma un compromiso ético frente a los acervos. Diapo 31Es lamentable que expedientes de fondos documentales intervenidos anteriormente tengan que ser restaurados en diversas ocasiones, por falta de cuidado o conocimiento. Lo ideal, es que si son materiales muy consultados estén en otros soportes que faciliten su acceso.También hay que considerar el número de documentos que se colocan en cada contenedor, ya que al extraerlos, o volverlos a colocar, se lastiman. Para ello, es indispensable considerar la redistribución de los materiales; cambiar el formato del contenedor o en casos excepcionales diseñar y elaborar el contenedor específico.Diapo 32Algunas otras recomendaciones son:1. Siempre se deben usar guantes para la manipulación de documentos. 2. Al sacar un libro de un estante, los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atrás para que el lomo del libro quede expuesto

y así pueda ser sacado tomándolo de las tapas, y no de la parte superior o la cofia. 3. Los libros deben colocarse en posición vertical y no inclinada en los estantes. 4. Los estantes nunca deben estar directamente pegados a la pared.5. Los materiales de gran formato, como dibujos arquitectónicos, copias heliográficas y mapas se guardan mejor colocándolos horizontalmente

dentro de planeros. 6. Se recomienda la estantería metálica con un revestimiento de esmalte horneado a temperaturas altas, con lo cual no se oxidan y no dañan la

documentación.Diapo 33En lo referente al control y erradicación de plagas, la fumigación se vuelve una actividad preventiva que se recomienda hacer si y solo si se encuentra fauna nociva. La mayoría de las especies de insectos que pueden infestar las colecciones de papel son atraídos por la celulosa, los aprestos, adhesivos y engrudos. Algunos insectos también atacan las proteínas del pergamino y el cuero de las encuadernaciones. Diapo 34El daño causado por los insectos proviene por el hábito de comer, perforar y formar madrigueras. Es importante recordar que cuando se observan uno o dos insectos, esto no representa necesariamente una situación de crisis; en todo caso se debe llevar a cabo un control o monitoreo a través de trampas.

Diapo 35Si ocurre una infestación seria es indispensable llevar a cabo su erradicación, la cual puede realizarse preferentemente de dos maneras:• Por medio de tratamientos químicos: éste es el más usado para archivos y bibliotecas y emplean piretrinas, que son insecticidas orgánicos de

origen vegetal extraídos de los crisantemos y son aplicación por nebulización en frío. Generando una neblina húmeda, teniendo la ventaja deque el producto permanece más tiempo y penetra en todo el espacio.

• Y por último existen los métodos de atmósferas bajas en oxígeno (anoxia). El tratamiento se realiza colocando el objeto dentro de bolsasespeciales selladas con absorbedores de oxígeno provocando la asfixia del insecto sustituyendo el oxígeno por un gas inerte.

Diapo 36Si en todo archivo o biblioteca se contemplan todos los puntos antes mencionados y se solventan con rapidez todos los problemas que sepudieran presentar cotidianamente, sólo faltaría cubrir las eventualidades o catástrofes naturales que pueden acabar no sólo con el archivo sinotambién dañar al personal. Ante estos fenómenos poco podemos hacer, pero lo que sí está en nuestras manos es intentar que afecten lo menosposible a nuestra institución y esto sólo se consigue con un plan de emergencia.Diapo 37Un plan de emergencia deberá contemplar los siguientes puntos:1. Formar una comisión o equipo de respuesta, con funciones claras y con la dirección de un responsable que dirija todas las operaciones que se

realicen.2. Elaborar un listado con los números de teléfono de las personas que deben ser avisadas, siguiendo el orden de responsabilidad dentro del

plan.3. Elaborar un listado con los teléfonos de los servicios públicos de emergencia (bomberos, policía, ambulancia) y del personal o empresas

especializadas en el salvamento de libros y documentos (restauradores, empresas de desinfección, congelación, etc.).Diapo 38

4. Realizar copias de los planos arquitectónicos del edificio, de las instalaciones eléctricas, de los sistemas de alarmas, detectores de humo y lossistemas automáticos de extinción. Con estas copias se pueden ubicar las salidas de emergencia, teléfonos, interfonos, etc.

5. Se recomienda elaborar un manual con instrucciones claras y precisas sobre cómo deben usarse las alarmas y los extintores, cómo debeactivarse el sistema automático de extinción en caso de que éste falle y a quién debe avisarse.

6. Elaborar un listado de aquellas piezas consideradas únicas y cuyo salvamento es prioritario en el caso de que se produzca un desastre; estaspiezas deben estar claramente ubicadas en el plano arquitectónico por plantas o por depósitos.

7. Redactar las instrucciones claramente sobre cómo debe actuar el personal de nuestro archivo o biblioteca en el caso de que se produzca unaemergencia. La prioridad de cualquier plan de este tipo es salvar la vida de las personas que trabajan en los centros; lo demás es secundario.

Una vez elaborado este plan de emergencia, se le debe dar a conocer a todo el personal, dejando muy claro cómo se debe abordar cada problemaque se presente.En conclusión, sólo puedo decir que resulta evidente la necesidad de que los archivos y bibliotecas de nuestro país cuenten con planes integralesde preservación y conservación, así como un programa de capacitación y actualización del personal. Si cada uno de nosotros realizamos una detodas las acciones mencionadas, incrementaremos el índice de permanencia de nuestro patrimonio. Pero también, debemos poner todosnuestros esfuerzos para incrementar la accesibilidad de la información por diferentes medios (digital, exposiciones, investigaciones, etc); entremás se conozca, la gente se va a ir acercando y le dará vida a nuestros archivos y bibliotecas, logrando uno de sus grandes objetivos que escompartir su información.

Diapo 39BIBLIOGRAFÍA

Bello, Carmen, Ángeles Borrell. Los documentos de Archivo, Cómo se conservan. Colección Archivos Siglo XXI, Ediciones Trea, España, 2008, 140 pp.Bello, Carmen, Ángeles Borrell. El patrimonio bibliográfico y documental, Claves para su conservación preventiva. Colección Archivos Siglo XXI, Ediciones Trea, España, 2002, 158 pp.Díaz de Miranda, María de los Dolores y Ana María Herrero Montero. El papel en los archivos. Colección Archivos Siglo XXI, Ediciones Trea, España, 2009, 151 pp.Giannini, Cristina y Roberta Roani. Diccionario de restauración y diagnóstico. Editorial Nerea, España, 2008, 223 pp.