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Pretérminos de Referencia Invitación Pública No 16 de 2013

Vicepresidencia Financiera y Administrativa, Vicepresidencia de Riesgos y Vicepresidencia de Inversiones Positiva Compañía de Seguros S.A

Bogotá D.C. – Colombia

PRETÉRMINOS DE REFERENCIA

INVITACIÓN PÚBLICA No 16. DE 2013

CONTRATACIÓN APLICATIVO PARA LA ADMINISTRACION Y VALORACION DE INVERSIONES

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS

NOVIEMBRE DE 2013

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 5

CAPITULO 1. INFORMACIÓN GENERAL ............................................................................................... 6

1.1 Objeto ................................................................................................................................... 6

1.2 Normatividad aplicable ........................................................................................................ 6

1.3 Perfil del contratista ............................................................................................................ 6

1.4 Fuente de financiación ......................................................................................................... 6

1.5 Formas de pago .................................................................................................................... 7

1.6. Plazo de ejecución del contrato ........................................................................................... 7

1.7 Convocatoria veedurías ciudadanas .................................................................................... 8

1.8 Inhabilidades e incompatibilidades ..................................................................................... 8

1.9 Publicidad, consulta, retiro y observaciones a los términos de referencia ........................ 8

1.10 Apertura y cierre de la invitación ........................................................................................ 9

1.11 Plazo para la entrega de las propuestas .............................................................................. 9

1.12 Responsabilidad del Proponente ....................................................................................... 10

1.13 Elaboración y presentación de propuestas ....................................................................... 10

1.14 Propuestas parciales y alternativas ................................................................................... 11

1.15 Prueba y efectos de la presentación de la propuesta ....................................................... 11

1.16 Aclaraciones a las propuestas presentadas ...................................................................... 12

1.17 Cronograma ........................................................................................................................ 12

1.18 Interpretación de los términos de referencia ................................................................... 13

1.19 No selección ....................................................................................................................... 13

1.20 Causales de rechazo de la propuesta ................................................................................ 14

CAPITULO 2. REQUISITOS MÍNIMOS DE CONTRATACIÓN ................................................................. 16

2.1 Aspectos jurídicos .............................................................................................................. 16

2.1.1 Carta de Presentación de la Propuesta ............................................................................. 16

2.1.2 Certificado de Existencia y Representación Legal ............................................................. 16

2.1.3 Copia de cédula de ciudadanía del representante legal ................................................... 17

2.1.4 Formato único de Hoja de Vida ......................................................................................... 17

2.1.5 Lista restrictiva de lavado de activos ................................................................................. 17

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2.1.6 Paz y Salvo por Concepto de Aportes Salud, Pensiones, Riesgos Profesionales y aportes Parafiscales ......................................................................................................................... 17

2.1.7 Certificación de no estar incurso en investigación penal ................................................. 17

2.1.8 Certificación de responsabilidad fiscal .............................................................................. 17

2.1.9 Garantía de seriedad de la propuesta ............................................................................... 18

2.1.10 Recibo de pago de la póliza de seriedad de la propuesta o constancia ........................... 18

2.1.11 Registro Único Tributario ................................................................................................... 18

2.1.12 Formulario de Vinculación de Proveedores y Empleados, Superintendencia Financiera de Colombia SARLAFT ............................................................................................................. 19

2.1.13 Certificado de Inscripción, clasificación y calificación – Registro Único de proponentes 19

2.1.14 Lucha contra la corrupción ................................................................................................ 19

2.1.15 Certificación Bancaria. ....................................................................................................... 19

2.1.16 Información Superintendencia de Sociedades y otros organismos de control ................ 20

2.2 Aspectos Financieros ......................................................................................................... 20

2.2.1 Documentos Financieros ................................................................................................... 20

2.2.2 Indicadores Financieros ............................................................................................................ 21

2.3 Aspectos Técnicos .............................................................................................................. 22

2.3.1 Infraestructura tecnológica. .............................................................................................. 22

2.3.2 Experiencia del proponente ............................................................................................... 29

2.3.3 Funcionalidad ..................................................................................................................... 29

2.4 Propuesta económica ........................................................................................................ 32

CAPITULO 3. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN, EVALUACIÓN, CALIFICACIÓN Y ADJUDICACIÓN ........ 33

3.1 Evaluación de las propuestas y criterios de adjudicación. ................................................ 33

3.1.1 Verificación jurídica. Factor habilitador. Sin puntaje ....................................................... 33

3.1.2 Verificación Financiera. Factor habilitador. Sin puntaje ................................................... 33

3.1.3 Verificación Técnica. Factor Habilitador. Sin puntaje ....................................................... 33

3.2 Evaluación, calificación y adjudicación .............................................................................. 34

3.2.1 Evaluación propuesta técnica (700 puntos) ..................................................................... 34

3.2.2 Calificación económica (300 puntos) ................................................................................. 36

ANEXO 1. MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ................................................ 37

ANEXO 2. CERTIFICACIÓN DE EXPERIENCIA ...................................................................................... 39

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ANEXO 3. CUMPLIMIENTO DE FUNCIONALIDADES MÍNIMAS .......................................................... 40

ANEXO 4. CUMPLIMIENTO DE FUNCIONALIDADES ADICIONALES .................................................... 41

ANEXO 5. FORMATO SARLAFT .......................................................................................................... 43

ANEXO 6. MATRIZ DE RIESGOS PREVISIBLES ...................................................................................... 45

ANEXO 7. PROYECTO DE MINUTA ...................................................................................................... 46

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INTRODUCCIÓN

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. (en adelante la Compañía) es una entidad aseguradora, organizada como Sociedad Anónima que como consecuencia de la participación mayoritaria del Estado, tiene el carácter de entidad descentralizada indirecta a nivel nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y capital dependiente, sujeta al Régimen de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado de conformidad con el artículo 97 de la Ley 489 de 1998, integrante del Sistema General de Riesgos Profesionales, según lo prevé el Numeral 2, del literal b. del artículo 68 del decreto 1295 de 1.994, sujeta al régimen de compañías de seguros Decreto 2953 de 2010, sometida al control y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.

El objetivo de la presente Invitación Pública es la contratación para el arrendamiento y puesta en producción de un SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y VALORACION DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES DE POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. el cual sirva como herramienta para el correcto desarrollo de las actividades del Front, Middle y Back Office de la Compañía, de acuerdo a los términos señalados en el presente documento.

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CAPITULO 1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Objeto

Positiva Compañía de Seguros S.A, está interesada en recibir propuestas para la implementación (la cual comprende las fases de preparación y adecuación de los equipos necesarios para el funcionamiento de la aplicación), el arrendamiento y puesta en producción de un SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y VALORACION DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES, de acuerdo con lo que se describe dentro del presente documento.

1.2 Normatividad aplicable

El régimen jurídico aplicable a la presente Invitación Pública y al contrato que de ella se derive será el previsto en la Constitución Política, en lo pertinente en las normas civiles y comerciales y en especial lo establecido en el Manual de Contratación de la Compañía, artículo 17 que establece el procedimiento a desarrollarse cuando se trata de la modalidad de contratación denominada Invitación Pública.

1.3 Perfil del contratista

Podrán participar en el presente proceso todas las Sociedades legalmente establecidas en Colombia o en el exterior que desarrollen las actividades del objeto de la presente invitación, tengan experiencia comprobable en el sector financiero, cumplan los requisitos adelante señalados y que en cualquiera de los casos se encuentren hábiles para contratar.

Las calidades y demás requisitos exigidos a los proponentes en estos términos de referencia deberán acreditarse mediante los documentos certificados expedidos por la entidad y/o autoridad que fuere competente, conforme a la ley colombiana.

Los proponentes no deben encontrarse incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibiciones previstas en la constitución y la ley.

La manifestación sobre ausencia de inhabilidades e incompatibilidades, se entenderá hecha con la sola presentación de la propuesta, sin perjuicio de la manifestación expresa que debe contener la carta de presentación de la propuesta.

Teniendo en cuenta lo anterior y de acuerdo a los términos de la presente Invitación Pública, Positiva Compañía de Seguros S.A. seleccionará la entidad que mediante un contrato de arrendamiento provea el SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y VALORACION DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES.

1.4 Fuente de financiación

La fuente de financiación para la ejecución del proyecto se hará con recursos propios de Positiva Compañía de Seguros S.A., producto del giro ordinario del negocio.

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El presupuesto asignado para esta contratación es de cuatrocientos cinco millones de pesos ($405.000.000), según Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) No. 2013000657 expedido el 22 de noviembre de 2013, el cual se afectará en la suma de ciento cinco millones de pesos ($105.000.000,oo) y el CDP No. 2014000090 expedido el 26 de Noviembre de 2013, el cual se afectará en la suma de trescientos millones de pesos ($300.000.000,oo).

1.5 Formas de pago

El precio y forma de pago que deberán presentar los proponentes por la prestación de los servicios señalados en los presentes términos será el siguiente:

a) Implementación Un monto único el cual será pagado por Positiva Compañía de Seguros S.A. de acuerdo con la siguiente forma de pago:

Hito

10% A la firma del contrato para el proyecto de implantación.

20% Finalización de la instalación del ambiente de proyecto.

20% Finalización de las pruebas de producto. Es decir, una vez el sistema esté listo para iniciar el paralelo de la operación del CONTRATANTE.

50% Firma del acta de finalización de la implementación del proyecto.

La remuneración señalada deberá incluir todos los costos y gastos asociados al servicio objeto de la presente contratación, incluyendo IVA.

b) Arrendamiento

Un monto mensual por el arrendamiento del aplicativo objeto de la presente contratación.

El proponente deberá presentar junto con la factura mensual, un informe detallado de las horas hombre utilizadas de las actividades técnicas realizadas, cuando aplique.

1.6. Plazo de ejecución del contrato

Para la prestación de los servicios que se contratarán como resultado de esta Invitación Pública se ha establecido un plazo de un (1) año, contado a partir de la suscripción del acta de inicio por las partes, previa legalización del contrato. No obstante lo anterior, el proponente acepta la condición de perfeccionamiento que la Compañía podrá dar por terminado de manera anticipada el contrato, mediante notificación escrita con treinta (30) días de anterioridad a la fecha en que pretenda darlo por terminado.

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1.7 Convocatoria veedurías ciudadanas

Positiva Compañía de Seguros S.A invita a todos los interesados y a las veedurías ciudadanas para que participen con las recomendaciones escritas y oportunas, en las etapas precontractual, contractual y post-‐contractual que la Entidad adelanta.

1.8 Inhabilidades e incompatibilidades

Los Proponentes no podrán encontrarse incursos dentro de ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar a que se refieren la Constitución Política, las mencionadas en la Ley 1150 de 2007, la Ley 80 de 1993, la Ley 734 de 2002 y demás normas concordantes. Igualmente no debe estar inscrito en el boletín de Responsables Fiscales vigentes, publicado por la Contraloría General de la Nación de conformidad con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, ni estar sancionado por la Procuraduría General de la Nación; de igual manera no puede estar incurso en investigaciones penales.

1.9 Publicidad, consulta, retiro y observaciones a los términos de referencia

Positiva Compañía de Seguros S.A realizará la publicidad de la invitación en su página Web www.positiva.gov.co

Los interesados en hacer observaciones a los presentes términos, podrán hacerlo durante las fechas previstas en el cronograma y a través de cualquiera de las siguientes opciones:

Correo electrónico

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Comunicación Física Documento radicado únicamente en la Vicepresidencia Financiera y Administrativa, en la avenida carrera 45 No. 94-‐72 piso 6, Bogotá D.C.

Los escritos deberán indicar en el asunto “Observación No. xx a los términos de referencia SISTEMA ADMINISTRACIÓN Y VALORACION DE INVERSIONES.”

Las respuestas a la solicitud de aclaraciones serán publicadas a través de la página Web de la entidad para que sean conocidas por todos los interesados y en ningún caso suspenderán los plazos establecidos en los presentes términos de referencia ni constituirán por sí solas modificación de éstos.

Positiva Compañía de Seguros S.A se reserva la discrecionalidad de responder o publicar las observaciones recibidas después de la fecha señalada en el cronograma.

Se entiende para todos los efectos del presente proceso que la única correspondencia oficial y susceptible de controversia será la que se dirija a la Vicepresidencia Financiera y Administrativa de Positiva Compañía de Seguros S.A

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En el evento de considerarse la modificación a los términos de referencia, ésta se hará mediante adendas, numeradas en forma consecutiva que formarán parte integral de los términos de referencia y serán publicados en la página Web de Positiva Compañía de Seguros S.A.

Igualmente, mediante adendas, la Compañía podrá prorrogar el plazo de la presentación de las propuestas. Por lo tanto carecerán de validez las informaciones, modificaciones o aclaraciones suministradas en forma verbal por cualquier servidor de Positiva Compañía de Seguros S.A.

Los términos de referencia y las adendas deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada.

1.10 Apertura y cierre de la invitación

Al respecto, por favor remitirse al cronograma señalado en el numeral 1.17 del presente documento.

Del acto de apertura se levantará un acta, en la cual se dejará constancia que se abrió el proceso.

Los sobres que contienen las propuestas serán abiertos en el lugar, fecha y hora señalados para el cierre, en presencia de los Proponentes que asistan al acto de cierre.

Del acto de cierre se levantará un acta en la cual se registrará: nombre de los proponentes, valores totales de las propuestas, identificación de las pólizas de seriedad de las propuestas y número de folios de cada una de las propuestas. Dicha acta será suscrita por los funcionarios designados por la Compañía y las personas asistentes que deseen hacerlo. Las propuestas originales serán abiertas y rubricadas por funcionarios de Positiva Compañía de Seguros S.A

Cuando Positiva Compañía de Seguros S.A. lo estime conveniente, el plazo del cierre de la convocatoria se podrá prorrogar.

1.11 Plazo para la entrega de las propuestas

Fecha Lugar y registro de entrega de propuestas – Cierre de la invitación

06/12/2013

Hora: 11:00 horas. Positiva Compañía de Seguros S.A utilizará como hora legal para Colombia la suministrada por la Superintendencia de Industria y Comerció a través de su página WEB.

Lugar: Depositar la propuesta en la urna dispuesta para esta invitación pública en la Vicepresidencia Financiera y Administrativa piso 6 ala Sur de Positiva Compañía de Seguros S.A., en la Avenida Carrera 45 No. 94-‐72 piso 6.

Las propuestas deben ser depositadas en la urna dispuesta por Positiva Compañía de Seguros S.A. para los efectos de este proceso y de manera personal. La urna se ubicará en la Vicepresidencia Financiera y Administrativa piso 6 ala Sur de Positiva Compañía de Seguros S.A, en la Avenida carrera 45 No. 94-‐72 piso 6.

No se recibirán propuestas que lleguen a Positiva Compañía de Seguros S.A.:

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1. Por correo postal, fax o correo electrónico.

2. Después de la hora señalada del día de cierre en los presentes términos.

En estos eventos los sobres respectivos serán devueltos.

Los funcionarios de Positiva Compañía de Seguros S.A, en el día y a la hora señalada para el cierre de la contratación, declararán el cierre de manera pública, de tal forma que los asistentes, oferentes y funcionarios presentes en la diligencia de cierre sean testigos del cierre oficial. Así mismo, queda claro que para la aplicación de la fecha y hora señaladas, se tendrá como lugar de presentación de las ofertas exclusivamente el lugar indicado en el cronograma de este documento, por tal motivo las ofertas presentadas en una hora después de la aquí señalada, o en un lugar distinto se devolverán en el estado en que fueron presentadas por los oferentes.

Para evitar discrepancias respecto a la puntualidad de la hora de cierre de la invitación, Positiva Compañía de Seguros S.A utilizará como hora legal para Colombia la suministrada por la Superintendencia de Industria y Comercio a través de su página WEB.

No se recibirán propuestas con posterioridad a la fecha y hora de cierre. Se recomienda a los participantes verificar con anterioridad esta referencia horaria para evitar cualquier incongruencia con las convencionales.

1.12 Responsabilidad del Proponente

El Proponente debe examinar cuidadosamente los documentos de la invitación e informarse sobre todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar de alguna manera el cumplimiento del objeto de la misma. Con la presentación de la propuesta se entenderá que el Proponente ha aceptado que los documentos son adecuados, suficientes y están completos para definir el objeto de la futura contratación.

1.13 Elaboración y presentación de propuestas

El Proponente presentará su oferta ajustada en todos los aspectos a los presentes términos de referencia y anexará la documentación e información exigida.

Si existiere discrepancia entre cifras y textos, se dará prelación a lo consignado en los textos. En las discrepancias entre textos, que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado.

Los documentos de la propuesta no deben presentar tachaduras, borrones o enmendaduras que den lugar a diferentes interpretaciones o inducir a error, a menos que se haga la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del Proponente o en su defecto, validada(s) en la carta de presentación de la oferta. Sin este requisito las enmiendas no se considerarán válidas.

Las propuestas deberán ser presentadas impresas y foliadas consecutivamente en orden ascendente. En la carta de presentación deberá indicarse el número total de folios, el valor de su propuesta y un índice donde se relacione el contenido total de la propuesta.

La propuesta debe presentarse en cuatro (4) capítulos que detallen los siguientes temas y en el orden que a continuación se establece:

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• Información Jurídica

• Información Financiera

• Propuesta Técnica

• Propuesta Económica

La propuesta deberá ser presentada en original y en medio magnético en formato PDF con seguridad de edición y copia así:

Un sobre cerrado con la propuesta original, con todos los documentos y anexos relacionados y la propuesta en medio magnético.

El sobre deberá estar cerrado y rotulado de manera que se identifique el nombre y número de la invitación, el nombre del Proponente, su dirección y teléfono. En caso de que haya discrepancias entre el original y el medio magnético, prevalecerá lo que diga el documento original.

Las propuestas deberán referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en los Términos de Referencia y debidamente identificados con separadores para facilitar su identificación.

Las fotocopias que se anexen a las propuestas deberán ser completamente legibles.

Si existieran discrepancias entre la información de los medios magnéticos y la impresa, primará la segunda.

La propuesta debe contener el nombre o razón social, residencia, domicilio comercial, teléfonos, correo electrónico y fax del Proponente.

La propuesta, tanto en original como en medio magnético, deberá llevar el nombre del Proponente, la firma y antefirma del Representante Legal o de la persona autorizada por éste a través de poder o la persona que de acuerdo con el Certificado de Existencia y Representación Legal tenga dicha facultad para presentarla.

La propuesta deberá ser presentada en idioma español.

Los presentes términos de referencia incluyen los anexos que deberán diligenciar completamente los proponentes, a efectos de suministrar la información necesaria para la evaluación de la propuesta. Los anexos también deben ser entregados en medios magnéticos, preferiblemente en la aplicación utilizada para su publicación y sin restricción para impresión y/o copia de textos.

1.14 Propuestas parciales y alternativas

Positiva Compañía de Seguros S.A no aceptará propuestas parciales al objeto de la contratación para el arriendo del SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y VALORACION DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES DE POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

1.15 Prueba y efectos de la presentación de la propuesta

Al presentar propuesta, el proponente acepta la totalidad de los términos de referencia y exigencias previstas en los documentos de la presente invitación; las salvedades, y/o condicionamientos darán lugar a que la propuesta no sea elegible.

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Por la sola presentación de la propuesta se considera que el proponente ha estudiado en forma completa las especificaciones, anexos y demás documentos del proceso; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de Positiva Compañía de Seguros S.A, sobre inquietudes o dudas previamente consultadas y aceptan que estos términos de referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los trabajos que se contratarán, que están enterados a satisfacción en cuanto al alcance del servicio y que han tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su propuesta, necesarios para la debida ejecución.

El proponente entiende y acepta que, en el evento de resultar favorecido con la adjudicación y suscriba el contrato correspondiente, en su calidad de Contratista asume todas las obligaciones necesarias para el debido cumplimiento del objeto de este encargo, y en especial debe actuar con toda la diligencia y cuidado que le son propias a la naturaleza del contrato, de conformidad con el artículo 1603 del Código Civil y normas concordantes.

La circunstancia que el proponente con el que se celebre el contrato objeto del presente proceso, no haya estudiado o verificado toda la información que pueda influir en la determinación de su propuesta, no lo eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que le correspondan, ni le dará derecho a reclamaciones, reembolsos o ajustes de ninguna naturaleza.

Si se comprobare el incumplimiento de dichos compromisos, ello será suficiente para dar por terminado el contrato, y se harán exigibles las sanciones previstas en el contrato.

1.16 Aclaraciones a las propuestas presentadas

Dentro del más estricto respeto por el tratamiento igualitario a los proponentes, Positiva Compañía de Seguros S.A podrá solicitar a todos o a cualquiera de ellos las aclaraciones o informaciones que estime pertinente, con el fin de despejar cualquier punto dudoso o equívoco de las propuestas.

Positiva Compañía de Seguros S.A se reserva el derecho de analizar las respuestas de los Proponentes en estos casos y de evaluar si ellas aclaran o explican lo solicitado. Estas aclaraciones o explicaciones no servirán para adicionar o modificar la propuesta. Positiva Compañía de Seguros S.A tomará de las aclaraciones y explicaciones únicamente los aspectos que satisfagan su interés de aclaración.

1.17 Cronograma

Lugar y Registro de entrega de

propuestas / Actividades Fecha

Publicación de Pretérminos de referencia 26-‐nov-‐13

Observaciones a Pretérminos 28-‐nov-‐13

Apertura del proceso y publicación de términos definitivos de referencia

02-‐dic-‐13

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Audiencia de aclaración de términos y validación de matriz de riesgos previsibles.

04-‐dic-‐13

Cierre de la invitación 09-‐dic-‐13

Publicación de resultados de habilitación jurídica, financiera, técnica y económica

11-‐dic-‐13

Observaciones a las habilitaciones jurídica, financiera y técnica.

12-‐dic-‐13

Respuesta a las Observaciones de las habilitaciones

16-‐dic-‐13

Evaluación técnica y económica 18-‐dic-‐13

Publicación resultado evaluación 19-‐dic-‐13

Observaciones a la evaluación técnica y económica

23-‐dic-‐13

Adjudicación 24-‐dic-‐13

Firma y legalización del contrato 26-‐dic-‐13

1.18 Interpretación de los términos de referencia

Los presentes términos de referencia deben ser interpretados como un todo, por lo que sus disposiciones no pueden ser entendidas ni interpretadas de manera separada al que indique su contexto general. Los plazos establecidos en estos términos de referencia y en sus anexos se entenderán como días hábiles y los meses como calendario, salvo que de manera expresa se indique lo contrario; cuando el vencimiento de un plazo no corresponda a un día hábil o laboral, el vencimiento del plazo se trasladará al día hábil siguiente; el día sábado no se considera como día hábil. Los presentes términos de referencia harán parte del contrato que se celebre.

1.19 No selección

Durante el transcurso del presente proceso de contratación, Positiva Compañía de Seguros S.A, se abstendrá de seleccionar cuando existan causas que impidan la selección objetiva de las propuestas presentadas.

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Positiva Compañía de Seguros S.A, podrá abstenerse de seleccionar y de contratar, sin que ello genere derecho a presentar reclamaciones por parte de los proponentes, caso en el cual así se comunicará a los proponentes, mediante publicación en la página Web.

1.20 Causales de rechazo de la propuesta

Se rechazarán aquellas propuestas que se hayan catalogado expresamente en los presentes términos de invitación como CAUSAL DE RECHAZO, así como en cualquiera de los siguientes eventos:

1. La comprobación de que el proponente se halla incurso en alguna o algunas de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar, establecidas en la legislación colombiana vigente sobre la materia.

2. La comprobación de que al proponente le declararon caducidad o incumplimiento de contratos o se le hicieron efectivas pólizas de garantía de cumplimiento y/o calidad en su contra por entidades contratantes en los últimos dos (2) años en la ejecución de contratos con igual o similar objeto. El anterior término se contará a partir de la fecha de entrega de la presente invitación.

3. Las propuestas que contengan enmendaduras graves o presenten alteraciones e irregularidades no convalidadas o certificadas por la firma de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta.

4. Cuando el proponente ejecute cualquier acción tendiente a influir o presionar a los funcionarios encargados de la evaluación de las propuestas o la adjudicación del contrato.

5. La inclusión dentro de la propuesta de textos cuyo contenido contradiga o modifique la invitación a cotizar.

6. La no observancia de alguno de los requisitos contenidos en el acápite PERFIL DEL CONTRATISTA de los presentes términos de referencia, los cuales Positiva Compañía de Seguros S.A considera necesarios para la comparación objetiva de las propuestas.

7. La omisión de alguno de los documentos exigidos en el Capítulo 2. REQUISITOS MÍNIMOS DE CONTRATACIÓN, los cuales Positiva Compañía de Seguros S.A considera necesarios para la comparación objetiva de las propuestas.

8. Cuando la propuesta se hubiere presentado después de la fecha y hora exacta señalada para el cierre de la presente invitación.

9. Cuando se compruebe inexactitud en la información suministrada por el Proponente o en la contenida en los documentos y certificados anexos a la propuesta.

10. Cuando se compruebe confabulación entre los proponentes.

11. Cuando el proponente o alguno de sus integrantes tengan sanciones vigentes por responsabilidad fiscal.

12. Cuando la propuesta sea condicionada.

13. Cuando la propuesta no ofrezca las especificaciones técnicas obligatorias requeridas en el numeral 2.3 Aspectos técnicos de los términos de referencia.

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14. Cuando se encuentren inconsistencias en la información financiera, ya sea por la verificación que haga Positiva Compañía de Seguros S.A de la información suministrada o que aquella se derive de la posibilidad que tiene la Compañía de corroborar con las entidades que ejercen la supervisión y vigilancia.

15. Las demás causales de rechazo señaladas en los presentes términos de referencia.

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CAPITULO 2. REQUISITOS MÍNIMOS DE CONTRATACIÓN

2.1 Aspectos jurídicos

Participantes

En el presente proceso de selección podrán participar todas las Sociedades legalmente establecidas en Colombia o en el exterior, que no infrinjan las normas constitucionales y legales colombianas y que cumplan con los requisitos establecidos de la manera que se exige en estos Términos.

Es requisito de obligatorio cumplimiento para participar en el presente proceso, la inscripción de los Proponentes en el Sistema de Contratación de la Compañía “GESCONT”. Para cumplir con este requerimiento, el proponente deberá ingresar a la página Web de la Compañía www.positiva.gov.co, opción Contratación, pestaña proveedor, link registro de proveedores, y realizar exitosamente la inscripción. Será indispensable presentar como anexo a la carta de presentación de la propuesta la impresión del correo electrónico que envía el sistema confirmando el ingreso exitoso a GesCont.

Los documentos de la propuesta deben presentarse en el siguiente orden y serán de obligatorio cumplimiento:

2.1.1 Carta de Presentación de la Propuesta

Aportar la Carta de Presentación de la Propuesta (Anexo 1), firmada por el Representante Legal del Proponente indicando todos los datos requeridos.

Se debe tener en cuenta:

• La omisión de este documento, la omisión de las firmas, la omisión o modificación de alguno de los compromisos relacionados en el Anexo, no será subsanable y generará el rechazo de la propuesta.

• En caso de que la información y soportes suministrados en la propuesta no coincidan con la condición o naturaleza (Persona Jurídica) con que fue suscrito el anexo 1, éste se tendrá como no presentado y generará el rechazo de la propuesta.

• Cuando la carta de presentación de la propuesta no guarde concordancia con lo manifestado en la propuesta económica, predominará la información contenida en la carta de presentación de la propuesta. Para estos efectos, la entidad se reserva el derecho de solicitar aclaración.

2.1.2 Certificado de Existencia y Representación Legal

Las personas Jurídicas deben anexar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con los siguientes requisitos:

• Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha de cierre de esta Invitación. Cuando se prorrogue la fecha de cierre esta certificación tendrá validez con la primera fecha de cierre.

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• El término de duración de la sociedad no podrá ser inferior al del plazo de ejecución y liquidación del contrato y cinco (5) años más. La sociedad deberá haberse constituido con dos (2) o más años de anterioridad, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación.

2.1.3 Copia de cédula de ciudadanía del representante legal

El proponente deberá aportar copia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

2.1.4 Formato único de Hoja de Vida

Cada proponente deberá diligenciar el formato único de Hoja de Vida para Personas Jurídicas del Departamento Administrativo de la Función Pública (Ley 190 de 1995 y Ley 443 de 1998-‐ Resolución 580 del 19 de agosto de 1999).

Dicho formato podrá ser descargado de la página Web del Departamento Administrativo de la función pública: http://www.dafp.gov.co/dmdocuments/hvidapersonajuridica.pdf

2.1.5 Lista restrictiva de lavado de activos

El representante legal del proponente deberá aportar certificación la cual se hará bajo la gravedad de juramento, donde manifieste que ni él ni la persona jurídica que representa, se encuentran incluidos en ninguna de las listas restrictivas de lavado de activos.

2.1.6 Paz y Salvo por Concepto de Aportes Salud, Pensiones, Riesgos Profesionales y aportes Parafiscales

En cumplimiento del Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el Proponente deberá encontrarse a paz y a salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados, a la fecha de presentación de su propuesta.

Por aportes parafiscales se entienden los aportes o giros a cargo de un empleador a: Sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Para acreditar el cumplimiento de este requisito, el Proponente aportará certificación expedida por su Revisor Fiscal. En la certificación debe constar que se encuentran a paz y a salvo por concepto de pagos de seguridad social y aportes parafiscales de sus empleados, a la fecha de la presentación de su propuesta.

2.1.7 Certificación de no estar incurso en investigación penal

El representante legal del proponente deberá aportar certificación bajo la gravedad del juramento en la cual indique que no se encuentra investigado penalmente.

2.1.8 Certificación de responsabilidad fiscal

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Los proponentes deberán anexar la certificación que expide la Contraloría General de La República, en la que conste que no se encuentran reportados en el Boletín Fiscal de dicha entidad.

En caso de no presentarse, Positiva Compañía de Seguros S.A verificará que los oferentes no se encuentran incluidos dentro del Boletín de Responsables Fiscales de La Contraloría General de La República. En caso que un proponente se encuentre relacionado en dicho boletín, se le hará la advertencia que deberá acreditar la cancelación de las obligaciones contraídas o la vigencia de un acuerdo de pagos, hasta el penúltimo día hábil antes de la adjudicación, so pena de rechazo de la propuesta.

2.1.9 Garantía de seriedad de la propuesta

El Proponente presentará con la propuesta, una garantía de seriedad de la misma a favor de Positiva Compañía de Seguros S.A (Entidades Oficiales), expedida por una Compañía de Seguros, legalmente establecida en Colombia.

Dicha garantía debe ser constituida por un monto de ochenta millones de pesos moneda corriente ($80’000.000) y con una vigencia de seis (6) meses, contados a partir del cierre de los presentes Términos.

Si se llegare a prorrogar el plazo de la Invitación, los proponentes deben ampliar la vigencia de la póliza a solicitud de Positiva Compañía de Seguros S.A

Cuando la póliza no sea expedida de acuerdo con los requerimientos de los presentes términos, el proponente debe modificarla dentro del día hábil siguiente al requerimiento que le efectúe Positiva Compañía de Seguros S.A; de lo contrario incurrirá en causal de rechazo de la propuesta.

Positiva Compañía de Seguros S.A hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta en los siguientes casos:

Cuando un proponente solicite el retiro de su oferta después de la fecha de cierre de la presente Invitación.

Cuando el proponente favorecido con la adjudicación no concurra a expedir o a constituir las garantías solicitadas, dentro del plazo señalado por la Entidad.

Cuando el proponente favorecido no suscriba el contrato adjudicado.

2.1.10 Recibo de pago de la póliza de seriedad de la propuesta o constancia

El proponente debe presentar con su propuesta el recibo de pago de la póliza de seriedad de la propuesta o constancia de pago de la prima, o una constancia de la Compañía Aseguradora en la cual se exprese que la póliza no expirará por falta de su pago o por revocación unilateral. En caso contrario incurrirá en causal de rechazo de la propuesta.

2.1.11 Registro Único Tributario

El proponente debe allegar el Registro Único Tributario.

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2.1.12 Formulario de Vinculación de Proveedores y Empleados, Superintendencia Financiera de Colombia SARLAFT

El representante legal del proponente deberá aportar debidamente diligenciado en su totalidad el formulario que se anexa a los presentes términos, identificado como ANEXO 5 el cual debe ser leído con detenimiento para su total diligenciamiento, deberá ser firmado y deberá tener impresa la huella legible del dedo índice derecho.

La omisión de estos documentos no será subsanable y generará el rechazo de la propuesta. Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 583 del estatuto tributario, la Declaración de Renta del proponente deberá ser presentada en sobre cerrado con la respectiva propuesta.

En caso de no ser declarante, el proponente debe adjuntar una certificación expedida por el ente competente en la que conste dicha condición.

2.1.13 Certificado de Inscripción, clasificación y calificación – Registro Único de proponentes

En cumplimiento con lo establecido en el Decreto 734 de 2012, Titulo VI, Capítulo I, Articulo 6.1.1.2, 6.2.3.3 y demás artículos aplicables y la Resolución 35695 del 2012 emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio. Teniendo en cuenta que el CIIU es de carácter internacional no requieren de ningún tipo de homologación, por lo tanto en los presente términos de referencia, se hace la exigibilidad que se clasifiquen y califiquen según dicho Sistema de Clasificación.

Así mismo, el proponente indicará, para efectos de su clasificación, los códigos CIIU, hasta 4 dígitos, en los cuales se clasificó ante el Registro Único Tributario -‐RUT-‐de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -‐DIAN-‐o quien haga sus veces. El Código CIIU presentado para el RUP debe coincidir con el reportado en el Registro Mercantil o inscrito en el registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro si el proponente está matriculado.

De esta forma, el proponente deberá aportar con el formulario para la inscripción, actualización o renovación del Registro Único de Proponentes, como soporte documental de su auto-‐clasificación copia del respectivo formulario del Registro Único Tributario –RUT, los cuales estarán en consonancia con lo establecido en el documento de la Cámara de Comercio, dado el alcance que le compete en verificar documentalmente de esa forma la clasificación con el respectivo RUT del proponente y lo corroborarán con el Registro Mercantil, según sea el caso.

2.1.14 Lucha contra la corrupción

En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado se debe reportar el hecho al Programa Presidencial "Lucha Contra la Corrupción" a través de alguno de los siguientes medios: los números telefónicos (57 1) 5629300 (57 1) 3341507; Fax (57 1) 5658671; línea gratis de atención desde cualquier lugar del país 018000-‐913040; E-‐mail:[email protected]; al sitio de denuncias del Programa, en la página web www.anticorrupción.gov.co; correspondencia o personalmente, en la dirección Carrera 8 No. 7-‐27, Edificio Galán Bogotá D.C., horario de atención: Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 5:45 p.m. [email protected]

2.1.15 Certificación Bancaria.

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El proponente deberá aportar certificación bancaria en la cual conste el número de cuenta en la cual se le consignarán los saldos que resulten a su favor de la ejecución del contrato, si llegare a ser adjudicatario de la presente invitación.

2.1.16 Información Superintendencia de Sociedades y otros organismos de control

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., se reserva la facultad de verificar la información suministrada por el proponente en su oferta y la reportada ante la Superintendencia de Sociedades o cualquier otro organismo de control. En caso de existir discrepancias en la información suministrada, se requerirán las aclaraciones del caso y en caso de no ser justificadas de manera objetiva, podrá generar el rechazo de la propuesta.

2.2 Aspectos Financieros

2.2.1 Documentos Financieros

• Estados financieros

Se deberá adjuntar fotocopia legible de los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2012 firmados por Representante Legal y Contador con corte a 30 de junio de 2013, aunque no estén auditados.

• Notas a los estados financieros

El oferente debe presentar con su propuesta las Notas a los Estados Financieros correspondientes al 31 de diciembre de 2012. Para este efecto Positiva Compañía de Seguros S.A podrá realizar los cruces de información con las Entidades encargadas del control jurídico y/o financiero de los proponentes. Si existieren inconsistencias entre los documentos que soportan la propuesta y las verificaciones realizadas, la propuesta será rechazada.

Cuando la Compañía lo requiera, le solicitará al Proponente las aclaraciones que considere pertinentes sobre los Estados Financieros anteriormente mencionados. El oferente contará con un (1) día hábil para hacer las aclaraciones que se le soliciten y remitirlas. De no hacerlo, no sean satisfactorias o no cumplan con la totalidad de lo requerido, se rechazará el ofrecimiento.

• Tarjeta Profesional del Contador y del Revisor Fiscal

Se debe presentar fotocopia legible de la Tarjeta Profesional del Contador y Revisor Fiscal expedida por la Junta Central de Contadores. Estos documentos son subsanables. En caso de no ser adjuntado, el Proponente debe presentarlo dentro del día hábil siguiente al requerimiento que le efectúe POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A; de lo contrario, incurrirá en causal de rechazo de la propuesta.

• Certificado de Vigencia de la Inscripción del Contador y del Revisor Fiscal

Se debe presentar fotocopia legible del Certificado de Vigencia de la Inscripción del Contador y el Revisor Fiscal, expedido por la Junta Central de Contadores, el cual debe estar vigente al cierre del presente proceso. En caso de no ser adjuntado o no estar vigente, el Proponente debe presentarlo

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dentro del día hábil siguiente al requerimiento que le efectúe Positiva Compañía de Seguros S.A; de lo contrario, incurrirá en causal de rechazo de la propuesta.

• Dictámenes sobre los estados financieros

Los Proponentes que legalmente estén obligados a tener Revisor fiscal, deberán presentar fotocopia legible del dictamen sobre los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2012.

Se tendrá en cuenta que el dictamen que presente el proponente tendrá los siguientes efectos, dependiendo de la calidad del pronunciamiento:

• Dictamen limpio: Se acepta la propuesta

• Dictamen con salvedades: La Empresa podrá aceptar o rechazar la propuesta

• Abstención de dictamen: No se acepta la propuesta y generará rechazo

• Declaración de Renta Año Gravable 2012

En caso de estar obligado a presentar este documento, el proponente debe adjuntar fotocopia legible de la Declaración de Renta Año Gravable correspondiente al año 2012.

2.2.2 Indicadores Financieros

De acuerdo con la información suministrada por el(los) Proponente(s) y tomando como base el Balance General, Estados de Resultados, se establecerán como propuestas hábiles, las ofertas que cumplan financieramente con los siguientes parámetros definidos como valores aceptables.

• Liquidez

Razón corriente: Se define como razón corriente la relación existente entre el activo corriente y el pasivo corriente:

IL = ACTIVO CORRIENTE / PASIVO CORRIENTE

El requerido por la entidad es: IL = > 1.0

La razón corriente de cada Proponente debe ser mayor que 1.0 (IL >1.0).

• Endeudamiento

Se define el endeudamiento como la proporción que existe entre el valor total de los pasivos y el valor de los activos totales.

NE = PASIVO TOTAL / ACTIVO TOTAL

El requerido por la entidad es: NE = < 70 %

Nivel de Endeudamiento deberá ser menor o igual al setenta por ciento 70%

• ROE (Return on Equity)

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El proponente deberá soportar con sus Estados Financieros con corte al 30 de junio de 2013 (aunque no estén auditados), un ROE Mayor a cero (0)

2.3 Aspectos Técnicos

2.3.1 Infraestructura tecnológica.

A continuación se especifican las obligaciones básicas del servicio que POSITIVA requiere de parte del CONTRATISTA, para el proceso de contratación.

ESPECIFICACIONES GENERALES

La solución para el sistema de información debe ser un servicio en la nube desarrollado a la medida de las necesidades de POSITIVA Compañía de Seguros S.A.

La solución deberá cumplir con las siguientes variables:

La modalidad de contratación del servicio será bajo el modelo SaaS-‐ Software como un servicio.

El proveedor debe proveer un CANAL DE DATOS DEDICADO con una capacidad de Ancho de Banda, mínimo de 4 MB el cual deberá contar con un canal de contingencia con un Ancho de Banda mínimo también de 4 MB. El nivel de disponibilidad requerido para estos dos canales será de 99,9%. El nivel de encriptación de la información que viajará a través del canal deberá cumplir con los más altos estándares de seguridad y con lo estipulado por la Superfinanciera en su Circular 052.

El Proveedor deberá asegurar una DISPONIBILIDAD DEL APLICATIVO del 99.6% y deberá especificar muy bien el plan funcional y tecnológico a seguir, para cuando exista un fallo que –aún teniendo un respaldo a través de lo exigido por POSITIVA en cuanto a infraestructura-‐, pueda ocurrir. El proveedor deberá efectuar en conjunto con el equipo de POSITIVA, las pruebas de latencia pertinentes y que aseguren la disponibilidad del aplicativo. Estas pruebas deberán continuar efectuándose periódicamente (cada mes) luego de que el aplicativo entre en producción.

El sistema de información debe mantener la información actualizada y en tiempo real.La propiedad de la información del proceso que se maneje en el sistema de información, será de POSITIVA S.A.

El proveedor debe asegurar la consistencia, integridad y disponibilidad de la información procesada en el Sistema de Información.

El proveedor debe liberar las versiones del software que se requieran con el fin de mantener la funcionalidad necesaria y suficiente para el cumplimiento del marco normativo propio del proceso a contratar.

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El proveedor debe liberar las versiones del software que se requieran con el fin de mantener la disponibilidad del sistema de información mínimo del 99.9%.

El proveedor debe liberar las versiones del software que se requieran con el fin de mantener el desempeño del sistema de información con tiempos de respuesta aceptables.

El software debe ser complementario, compatible e interoperable con las diferentes plataformas tecnológicas con que cuenta la entidad para el soporte de los procesos contables. La Entidad cuenta con el Sistema SAP y el sistema SISE.

El software debe estar soportado en un motor de base de datos RDBMS, el cual debe estar gestionado y configurado para asegurar el nivel de disponibilidad, desempeño y seguridad requeridos.

El idioma del Sistema de Información debe ser el Español (adaptado a la terminología colombiana).

Garantizar la integridad de la información generando las herramientas, procesos y procedimientos pertinentes para asegurar que la información permanezca inalterable en sus repositorios de datos.

El sistema de información debe tener la capacidad de dejar rastros de auditoría para realizar procesos de monitoreo, seguimiento y auditoria de la información procesada como del desempeño de los componentes del software, hardware y comunicaciones.

El sistema de información debe contener ayudas en línea, en donde se implementen los manuales de usuario y de procedimientos que competen al manejo de esta información.

El sistema de Información debe estar adecuadamente configurado y con la capacidad suficiente y necesaria para atender un mínimo de 20 usuarios finales.

El proveedor debe demostrar que cuenta con un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información documentado, implantado y guiado por las mejores prácticas y estándares en la materia.

El proveedor debe poner a la disposición de POSITIVA la infraestructura y recursos tecnológicos necesarios para el alojamiento de la aplicación, contenidos, información y los sistemas de TI que respaldan la operación.

El proveedor debe contar un una mesa de servicio que atienda tanto requerimientos funcionales y tecnológicos en la modalidad 7x24 y de acuerdo con los ANS establecidos. La mesa de servicio debe estar soportado en un software específicamente diseñado para tal fin y certificado por la mejor práctica ITIL-‐ .

El DATACENTER PRINCIPAL y ALTERNO del Proveedor deberá cumplir como mínimo con: permitir la implementación de la solución de software sobre plataformas y tecnologías de alta disponibilidad y desempeño; deberá tener Oficiales de seguridad informática altamente calificados y certificados;

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servicio de firewall implementado sobre una plataforma flexible; niveles de disponibilidad soportados por diseños a la medida; redundancia y alta disponibilidad en la red de comunicaciones; óptimas condiciones eléctricas, físicas, ambientales, de seguridad lógica, para los equipos donde será instalado el aplicativo que usará POSITIVA; deberá contar con políticas de backup integradas para los servicios contratados, asegurando un primer nivel de continuidad de negocio; escalabilidad en ancho de banda hacia Internet o en enlaces privados; arquitectura distribuida, con Data Centers de contingencia, lo que garantiza la máxima disponibilidad y respaldo; se deberá permitir el acceso de personal de POSITIVA en forma periódica, con el propósito de realizar auditoría y aseguramiento de calidad de los servicios contratados; el proveedor deberá garantizar las operaciones de administración y mantenimiento periódico sobre la infraestructura en el Data Center; disponer de recursos de almacenamiento ilimitado por demanda para alojar la data de la aplicación; realizar copias de respaldo de la información histórica del negocio; acceder de manera segura y controlada a la data almacenada con mecanismos de seguridad lógica que garantizan la integridad y confidencialidad de la información; copias de respaldo en línea hacia el Data Center alterno que disponga el cliente, con el propósito de asegurar que la información estará disponible 100% del tiempo; el proveedor deberá garantizar a POSITIVA la adecuada separación de los servicios de cada cliente que administre en su infraestructura, a partir del uso de contenedores de red, así como también deberá existir una segregación de los tipos de servicio por clientes y un aislamiento total de cada cliente de entidades externas; La información que viaje entre el Data Center del PROVEEDOR y POSITIVA, debe obedecer a altos protocolos de cifrado.

RECUPERACIÓN DE DESASTRES Y CONTINUIDAD DE NEGOCIO. El proveedor deberá: establecer soluciones de contingencia para mantener la operación de los aplicativos objeto de la contratación ante cualquier eventualidad que se presente; la solución de software deberá estar protegida mediante técnicas de replicación entre un Centro de Procesamiento Principal (CPP) y un Centro de Procesamiento Alterno (CPA); deberá existir un respaldo de la red de Data Centers y la conectividad deberá ser redundante.

MONITOREO DE APLICACIONES. El proveedor debe contar con un monitoreo permanente de la solución y reportar de forma mensual a POSITIVA un informe de desempeño del mismo. Dicho informe debe contener como mínimo: Estadística de uso de la aplicación discriminado por transacciones de cada usuario final o administrador, procesos o transacciones de mayor uso, incidentes de seguridad de la información, disponibilidad del sistema de información discriminado por cada día del mes.

REGULACIÓN. El Proveedor deberá cumplir con la regulación que frente a la protección de datos tiene la República de Colombia, dentro las cuales se encuentran: Ley 1273 de 2009, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012.

FASES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO:

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A continuación se describe la forma en que se ejecutará el proyecto mediante fases que sustentan el plan de desarrollo del proyecto, así como sus respectivas actividades y entregables. Este desarrollo deberá tener como referencia la implementación de mejores prácticas basadas en PMI -‐Project Management Institute-‐.

Fase de Inicio: Gerencia y Gestión del Proyecto

Objetivo El objetivo de este proceso es adelantar toda la preparación del modelo operativo, procedimientos, instrumentos y herramientas que facilitaran la gestión de ejecución del contrato y la apropiación sobre las mismas, así como adelantar la planeación general de la ejecución del contrato.

Es importante tener en cuenta que todos los instrumentos y herramientas deberán ser desarrollados bajo un modelo electrónico de gestión documental y flujos de trabajo, excepto en aquellos casos donde sea absolutamente necesario.

Entradas La fase de planeación deberá realizarse con al menos la siguiente información:

·∙ Contrato.

·∙ Propuesta presentada en proceso de contratación.

·∙ Inventario de requerimientos iniciales de la entidad.

Producto de la etapa

Se deben genera los siguientes entregables:

·∙ Planeación global del proceso de construcción de software.

·∙ Definición de los productos de entrada y salida del proceso y formatos a utilizar para su documentación y entrega.

·∙ Definición de la estructura de gestión documental del proyecto, ya que todos

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los documentos y entregables del proyecto se deben manejar en medio electrónico.

·∙ Cronograma de trabajo, Asignación de recursos, Matriz de riesgos.

·∙ Formato de Actas de Reunión

·∙ Definición de estándares de programación.

·∙ Plan de Comunicación

·∙ Aprobación Metodología de Estimación de Esfuerzo

·∙ Definición Acuerdos de Acceso a la plataforma tecnológica de POSITIVA S.A y Seguridad de la Información, de acuerdo con el Sistema de Gestión de Seguridad dela Información de la Entidad.

Fase de Producción

Objetivo Esta Fase consiste en ejecutar los servicios requeridos de acuerdo a las especificaciones funcionales y el servicio contratado.

Entradas Esta Fase consiste en ejecutar los servicios requeridos de acuerdo a las especificaciones funcionales y el servicio contratado.


Esta Fase consiste en ejecutar los servicios requeridos de acuerdo a las especificaciones funcionales y el servicio contratado.

Fase de Control

Objetivo El objetivo de esta etapa es realizar control permanente a lo largo de la ejecución del proyecto, facilitando el seguimiento del mismo.

Entradas La documentación y formatos definidos en la Fase de Inicio y Producción.


Se deben genera los siguientes entregables:

·∙ Informe de evaluación y análisis de ANS

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·∙ Documento Avance de Proyecto Liquidación de Servicio

·∙ Informe de Actividades, Documento Seguimiento y Control de Riesgos Informe de prestación del Servicio de soporte y mantenimiento en donde se detalle el avance en los productos de software que se encuentran en ejecución o que fueron cerrados durante el ciclo y deberá contener como mínimo:

-‐ El estado de cada requerimiento

·∙ Acciones Correctivas recomendadas.

·∙ Gestión de defectos de productos entregados.

Fase de Cierre

Objetivo El objetivo de esta etapa es el cierre del contrato, una vez finalizado la ejecución de todos los planes de proyecto de solución.

Entradas ·∙ Plan de trabajo de ejecución del contrato.

·∙ Herramientas para la gestión y seguimiento.


Se deben generar los siguientes entregables:

·∙ Informe de cierre de proyecto

·∙ Informe de cierre contractual, en el formato establecido por la entidad contratante para tal fin.

·∙ Entrega del archivo del contrato, de acuerdo con las tablas de retención documental del Plan de Gestión Documental.

Información relevante para los requerimientos técnicos:

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Los acuerdos de niveles de servicio deberán contemplar lo siguiente:

Atender a satisfacción del CONTRATANTE con personal idóneo y conocedor de la aplicación, las solicitudes relacionadas con el funcionamiento del aplicativo y asistir en aislamiento y corrección de errores presentados por el producto, que sean notificados al CONTRATISTA bien sea telefónicamente o mediante correo electrónico. Lo anterior, atendiendo a los siguientes niveles de criticidad de los ANS:

I. NIVEL 1: Atender a satisfacción del CONTRATANTE, a más tardar dentro de las tres (3) horas siguientes a la notificación al CONTRATISTA, los problemas presentados en la aplicación que eviten que se efectúe la continua operación del día a día o la generación correcta de información para transmisión normativa a los organismos de control.

II. NIVEL 2: Atender a satisfacción del CONTRATANTE, a más tardar dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación al CONTRATISTA, los problemas presentados en la aplicación que, aunque no interrumpan la operación del día a día, tengan algún impacto sobre la continuidad de los procesos de registro y/o valoración y/o control del portafolio de inversiones del CONTRATANTE, aunque se cuente con procedimientos alternos para superar el problema.

III. NIVEL 3: Atender a satisfacción del CONTRATANTE a más tardar dentro de los veinte (20) días siguientes a la notificación al CONTRATISTA, los problemas presentados en la aplicación que no interrumpan la operación del día a día, ni tengan un impacto representativo sobre la continuidad de los procesos de registro y/o valoración y/o control del portafolio inversiones del CONTRATANTE y para los que existan procedimientos alternos para superar completamente el problema generado por la falla.

En caso de presentarse algún error o falla en los equipos o en el sistema, el CONTRATANTE notificará este particular al CONTRATISTA, quien realizará sin costo adicional todas las sustituciones o correcciones (de cualquier índole) que sean requeridas, de acuerdo a los tiempos señalados en los ANS. La calificación de los niveles de criticidad de los procesos asociados al registro y/o valoración del portafolio de inversiones del CONTRATANTE se señala a continuación:

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No obstante, los mismos se encuentran sujetos de modificación por parte de Positiva S.A. al momento de la adjudicación del contrato.

2.3.2 Experiencia del proponente

El proponente deberá anexar en original dos (2) certificaciones de experiencia suscritas por el Representante Legal de sus clientes o en su defecto por el Representante Legal del proponente, en contratos cuyo objeto sea igual o relacionado al objeto contractual antes señalado, celebrados en los últimos cuatro (4) años, contados a partir de la fecha límite para la presentación de las propuestas.

Se entiende por contrato relacionado, todo aquel que incluya la venta, arriendo o implementación de soluciones de software relacionados con la administración y valoración de inversiones.

Las certificaciones de experiencia deberán reunir mínimo los siguientes requisitos:

-‐ Nombre o razón social del contratante.

-‐ Nombre o razón social del contratista.

-‐ Fecha de iniciación del contrato.

-‐ Fecha de terminación del contrato.

-‐ Objeto del contrato.

-‐ Información de los módulos implementados en cada entidad

Nota: Se otorgará un puntaje adicional equivalente a 60 puntos al proponente que presente certificación de experiencia en al menos 1 compañía aseguradora en contratos cuyo objeto sea igual o relacionado al objeto contractual antes señalado.

Adicionalmente, para las certificaciones de experiencia, deberá diligenciarse el ANEXO No. 2 de los presentes términos de referencia.

2.3.3 Funcionalidad

El aplicativo deberá cumplir con los siguientes aspectos funcionales:

Proceso Nivel de CriticidadRegistro de Operaciones 1Valoración del Portafolio 1Cierre del Portafolio 1Procesos asociados al cumplimento de las operaciones 1Generación archivos para transmisión a los entes de control 1Cálculo de límites y cupos 2Generación de reportes y cálculos 2Otros procesos que no impacten el día a día de la operación 3

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a) Administración de Usuarios: Debe permitir la parametrización por perfiles de usuario conservando la segregación de funcionalidad (front, middle y back office).

• Capacidad de parametrizar, registrar, valorar y contabilizar los siguientes productos: Títulos de Deuda Pública Interna y Externa

• Títulos derivados de proceso de Titularización

• Títulos emitidos por el Banco de la República

• Títulos de deuda emitidos por entidades Vigiladas y no Vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y por emisores del exterior

• Participaciones en Fondos de Inversión Colectiva

• Divisas

• Acciones de alta, media y baja bursatilidad de emisores locales y del exterior

• Fondos de Capital Privado locales

• Participaciones en fondos representativos de índices de renta fija, commodities y acciones, incluidos los ETFs

• Forwards de tipo cambio

• Swaps

• Futuros sobre Renta Fija

• Futuros sobre Renta Variable

• Repos y Simultáneas activas y pasivas

• Depósitos a la vista

b) Posibilidad de parametrizar los siguientes cupos: Emisor (con posibilidad de diferenciar entre cupos de deuda y de acciones dentro de un mismo emisor) y Contraparte.

c) Posibilidad de parametrizar los siguientes Límites: Clasificación (Negociable, Disponible para la Venta, al vencimiento), Trader, Legales (Según Decreto 2953 de 2010 o modificaciones).

d) Cálculo del Valor en Riesgo según la metodología establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia (Circular Básica Contable 100, Capítulo XXI).

e) Generación de los siguientes formatos de la Superintendencia Financiera de Colombia:

• Defecto de la inversión de las reservas técnicas (Proforma F3000-‐77, Formato 481)

• Composición del Portafolio de Inversiones (Proforma F0000-‐110, Formato 351)

• Valoración de Instrumentos financieros derivados (Proforma F0000-‐146, Formato 468, 469, 470, 471, 472)

• Otros instrumentos computables para inversiones de las reservas (Proforma F3000-‐78, Formato 482)

• Interbancarios e Interasociados (Proforma F0000-‐131, Formato 396)

• Evaluación del riesgo de tasa de interés, DTF e IPC (Proforma F000-‐135, Formato 435)

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• Evaluación del riesgo de tipo cambio (Proforma F000-‐136, Formato 436)

• Evaluación del riesgo de precio de las acciones (Proforma F000-‐137, Formato 437)

• Evaluación del riesgo por factores (Proforma F000-‐138, Formato 438)

• Evaluación del riesgo de inversiones en carteras colectivas (Proforma F000-‐139, Formato 439)

• Evaluación del riesgo de tasa de interés, moneda legal, moneda extranjera y UVR (Proforma F000-‐140, Formato 440)

f) Capacidad para realizar los siguientes cálculos: Duración Macaulay, Duración Modificada.

g) Capacidad para administrar las garantías para las operaciones que lo requieran.

h) Capacidad para genera los siguientes reportes:

• Mapeo Flujos (Vencimientos de capital e intereses)

• Forwards

• VaR

• Cupos y Límites

• Duración

• Compras y Ventas

• TIR de Tenencia por moneda origen y moneda funcional

• Composición del portafolio entre dos fechas

• Plazo, moneda, calificación, indicador, emisor, tipo de título

• Valoración

• Log Auditoría

i) Capacidad para soportar los siguientes controles operativos:

• Control de dividendos, intereses y vencimiento de capital

• Administración de custodias

• Generación de Cartas y Contratos para el cumplimiento de las operaciones

j) Capacidad de valorar el portafolio bajo las siguientes metodologías:

• Precios de Mercado

• Lineal

k) Contar con una Base de pruebas y una base de producción

l) Permitir el cargue masivo de portafolio inicial conservando información de precios y fecha de compra por título

m) Actualizaciones normativas

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El proveedor debe diligenciar y remitir con la propuesta, el anexo No.3

n) El proveedor deberá suministrar los siguientes entregables: • El proveedor debe entregar el aplicativo debidamente parametrizado para su

funcionamiento. • La migración de la información estará a cargo del proveedor, con base en la información

que le sea entregada para ese fin por parte del administrador actual, en la estructura que se determine.

• Generación de archivos planos para alimentar la contabilidad en los sistemas SAP y SISE • Manuales actualizados del aplicativo • Capacitación de uso del aplicativo para todos los módulos contratados y temas relevantes

con una intensidad horaria mínima de 91 horas.

El proponente deberá diligenciar el anexo No. 3 de los presentes pre términos informando si cumplen con cada una de las funcionalidades relacionadas.

2.4 Propuesta económica

La valoración económica de la propuesta deberá presentarse incluyendo el IVA y contemplar todos los gastos relacionados con las etapas de inicio, producción, control y cierre del aplicativo hasta la salida a producción y durante el primer año de funcionamiento.

El tratamiento tributario que se dé a la operación contratada, corresponderá a la naturaleza de la misma. Significa esto que, todas las retenciones y descuentos a que haya lugar serán los contemplados en la legislación fiscal vigente.

El impuesto del IVA, si hay lugar, deberá estar claramente discriminado en las facturas de cobro por el servicio contratado. Positiva Compañía de Seguros S.A no efectuará pago alguno que no se encuentre soportado debidamente, de acuerdo con las normas fiscales vigentes en materia de facturación.

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CAPITULO 3. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN, EVALUACIÓN, CALIFICACIÓN Y ADJUDICACIÓN

3.1 Evaluación de las propuestas y criterios de adjudicación.

Durante el análisis de las propuestas -‐ que será estrictamente reservado -‐, no se permitirá intervención alguna por parte de los oferentes o de sus representantes. No se admitirán propuestas complementarias, observaciones o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad al cierre.

3.1.1 Verificación jurídica. Factor habilitador. Sin puntaje

Positiva Compañía de Seguros S.A, realizará una verificación del cumplimiento de los requisitos de orden legal y normativos estipulados en el numeral 2.1 Aspectos Jurídicos de los presentes términos, verificando el estricto cumplimiento de los requisitos exigidos. Para este efecto se emitirá concepto dando a conocer en forma explícita aquella(s) propuesta(s) que cumple(n) y la(s) que no cumple(n).

De conformidad con lo anterior, si una propuesta no cumple con los requisitos exigidos, determinará la causal de rechazo de la misma y su consecuente exclusión de ser considerada para la adjudicación, sin perjuicio de que la respectiva oferta sea estudiada en los demás factores previstos en este capítulo.

3.1.2 Verificación Financiera. Factor habilitador. Sin puntaje

Positiva Compañía de Seguros S.A, realizará una verificación del cumplimiento de los requisitos financieros exigidos en el numeral 2.2 Aspectos Financieros de los presentes términos, para este efecto, emitirá el resultado de la evaluación de cada una de las propuestas y el concepto sobre la(s) propuesta(s) que cumple(n) y la(s) que no cumple(n).

De conformidad con lo anterior, si una propuesta no cumple con los requisitos exigidos, determinará la causal de rechazo de la misma y su consecuente exclusión de ser considerada para la adjudicación, sin perjuicio de que la respectiva oferta sea estudiada en los demás factores previstos en este capítulo pero sin estar calificada.

3.1.3 Verificación Técnica. Factor Habilitador. Sin puntaje

Positiva Compañía de Seguros S.A, realizará una verificación del cumplimiento de los requisitos técnicos exigidos en el numeral 2.3 Aspectos Técnicos de los presentes términos. Para este efecto, emitirá el resultado de la verificación de cada una de las ofertas y el concepto sobre la(s) propuesta(s) que cumple(n) y la(s) que no cumple(n).

De conformidad con lo anterior, si una propuesta no cumple con los requisitos exigidos, determinará la causal de rechazo de la misma y su consecuente exclusión de ser considerada para la adjudicación, sin perjuicio de que la respectiva oferta sea estudiada en los demás factores previstos en este capítulo pero sin estar calificada.

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3.2 Evaluación, calificación y adjudicación

Las propuestas que cumplan con los criterios señalados en el numeral 3.1 de los presentes Términos, procederán a ser evaluadas y calificadas según los criterios que se describen en este numeral.

La evaluación y calificación de los aspectos técnicos y económicos de las propuestas lo realizarán las dependencias correspondientes de Positiva Compañía de Seguros S.A de acuerdo con las condiciones y factores de evaluación señalados.

Positiva Compañía de Seguros S.A, efectuará los estudios del caso y el análisis comparativo para adjudicar el contrato al oferente cuya propuesta, previo cumplimiento de los requisitos de experiencia, la capacidad jurídica, financiera y técnica, sea la más favorable para la entidad y se ajuste a los Términos de Referencia.

Las variables a calificar y su ponderación es la siguiente, sobre un total de 1.000 puntos.

Aspecto Puntaje

Propuesta técnica 700

Propuesta económica 300

Total 1000

3.2.1 Evaluación propuesta técnica (700 puntos)

El proponente deberá diligenciar el anexo No. 4 de los presentes pre términos informando si cumplen con cada una de las funcionalidades relacionadas.

El esquema de evaluación de la propuesta técnica se divide en 2 componentes que sumados dan 700 puntos, así:

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FUNCIONALIDADES ADICIONALES Cumple S/NCapacidad de parametrizar, registrar, valorar y contabilizar los siguientes productos

Fondos de Capital Privado del Exterior 10Operaciones sobre certificados de deposito de mercancias 10

Forwards de Tasa de Interés 25Opciones 20

Operaciones de Transferencia Temporal de Valores 10Notas Estructuradas 15

VaRCapacidad de calcular el VAR bajo metodologias diferentes a la regulatoria 20

Back Testing 20Stress Testing 20

CálculosConvexidad 10

Sensibilidades a factores riesgo 15Volatilidades 15Correlaciones 15

Simulaciones de cambios en el portafolio y de su impacto en el VaR 15Cálculo de eficiencia en la cobertura 10

ReportesCumplimiento 10

Optimizacion 25Controles Operativos

Verificación condiciones operativas 15Neteo de posiciones 10

Conciliación automática custodios uno a uno 25Valoración

Comparación entre dos proveedores de precios 15Cargue directo al aplicativo de operaciones cerradas en MEC 20Experiencia del proponente en compañías de seguros 50

400

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3.2.2 Calificación económica (300 puntos)

La calificación económica se realizará de la siguiente manera:

A la oferta más económica se le asignarán 300 puntos

A la segunda oferta más económica se le asignarán 200 puntos

A todas las demás ofertas se le asignarán 100 puntos

CRITERIOS DE CALIFICACIÓN300

PUNTOS

CANAL DE DATOS DEDICADO con una capacidad de Ancho de Banda, mínimo de 4 MB el cual deberá contar con un canal de contingencia con un Ancho de Banda mínimo también de 4 MB. El nivel de disponibilidad requerido para estos dos canales será de 99,9%. 50El Proveedor deberá asegurar una DISPONIBILIDAD DEL APLICATIVO del 99.6% y deberá especificar muy bien el plan funcional y tecnológico a seguir, para cuando exista un fallo que –aún teniendo un respaldo a través de lo exigido por POSITIVA en cuanto a infraestructura-, pueda ocurrir. El proveedor deberá efectuar en conjunto con el equipo de POSITIVA, las pruebas de latencia pertinentes y que aseguren la disponibilidad del aplicativo. Estas pruebas deberán continuar efectuándose periódicamente (cada mes) luego de que el aplicativo entre en producción. 80EXPERIENCIA de la compañía de mínimo 4 años en prestación de servicios bajo el MODELO SAAS 50DATA CENTER PRINCIPAL y ALTERNO con tecnología de operación con cumplimiento mínimo TIER III 50Certificaciones y Estándares de Calidad * 70

TOTAL 300

* Para los proveedores que aporten certificaciones y Estándares de Calidad, se asignarán puntosasí: - Cumplimiento Certificación ISO 27001 30 - Cumplimiento Certificación ISO 22301 20

- Cumplimiento Certificación ISO 9001 como empresa en procesos relacionados con el desarrollo omantenimiento de SOFTWARE 20

(*) Los puntajes serán proporcionales al cumplimiento de los ítems solicitados

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ANEXO 1. MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

SEÑORES: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Ciudad

REF. SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y VALORACION DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES

Yo, ________identificado con cédula de ciudadanía número __________ domiciliado en ______, actuando en nombre y representación de ___________________ tal y como consta en el certificado de constitución y representación legal, afirmo bajo la gravedad del juramento que conozco y acepto las siguientes condiciones:

1. Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse, sólo comprometen al Proponente.

2. Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato que de ella se derive.

3. Que no nos hallamos incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecida en la Ley y demás normas sobre la materia y que tampoco nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar.

4. Igualmente declaro que en caso de sobrevenir alguna inhabilidad, me haré responsable frente a la Compañía y ante terceros, por los perjuicios que se ocasionen y me comprometo a ceder el contrato, previa autorización escrita de Positiva Compañía de Seguros S.A Compañía de Seguros S.A Compañía de Seguros .S.A, o si ello no fuere posible, renunciaré a su ejecución.

5. Si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas y a suscribir éstas y el contrato, dentro de los términos señalados para ello, así como a asumir por nuestra cuenta los demás gastos de legalización del mismo.

6. Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente contratación.

7. Que los precios de la propuesta son válidos por un término mínimo de tres (3) meses contados a partir de la fecha y hora del cierre de la contratación. Si se amplían los plazos, la propuesta continuará vigente por dicha prórroga.

8. Que hemos tomado nota cuidadosa de las especificaciones y condiciones de la presente contratación y aceptamos todos los requisitos de la misma.

9. Que apoyaremos la acción del Estado Colombiano y de Positiva Compañía de Seguros S.A para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas y en este contexto asumiremos explícitamente los siguientes compromisos, sin perjuicio de su obligación de cumplir la ley colombiana:

• No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago o dádiva a ningún funcionario en relación con su Propuesta, con el proceso de Invitación Pùblica, ni con la ejecución del Contrato que pueda celebrarse como resultado de su Propuesta.

• No permitir que nadie, bien sea empleado suyo o un tercero independiente, lo haga en su nombre.

• Cumplir en todo momento de las leyes de la República de Colombia y especialmente de aquellas que rigen la presente Invitación y la relación contractual que podría derivarse de ella, y se obliga a no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los funcionarios de Positiva Compañía de Seguros S.A, ni a cualquier otro funcionario público que pueda influir en la adjudicación de la Invitación, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia sobre funcionarios públicos, puedan influir sobre la adjudicación, ni de ofrecer pagos o halagos a los funcionarios de Positiva Compañía de Seguros S.A, durante el desarrollo del contrato que se suscribiría de ser elegida su Propuesta.

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• No celebrar acuerdos o realizar actos o conductas que tengan por objeto la colusión en la Invitación.

9. Que la presente propuesta consta de ________________ folios debidamente numerados, todos los cuales se entienden rubricados con la firma de la presente carta.

10. Que las tarifas que contemplan nuestra propuesta económica son: ___________. Los datos de la empresa son: Denominación o razón social: _____________________________ Nit Número _____________________________ Matrícula Mercantil _____________________________ Domicilio: _____________________________ Ciudad y País: _____________________________ Teléfono: _____________________________ Fax Nº: _____________________________ Con la firma del presente documento manifiesto bajo mi responsabilidad que la información aquí consignada es veraz.

Atentamente,

Nombre del Representante Legal _____________Cédula de Ciudadanía No. _________________ de _________________Cargo___________________

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ANEXO 2. CERTIFICACIÓN DE EXPERIENCIA

Firma: _________________

Representante Legal

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ANEXO 3. CUMPLIMIENTO DE FUNCIONALIDADES MÍNIMAS

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ANEXO 4. CUMPLIMIENTO DE FUNCIONALIDADES ADICIONALES

FUNCIONALIDADES ADICIONALES Cumple S/NCapacidad de parametrizar, registrar, valorar y contabilizar los siguientes productos

Fondos de Capital Privado del ExteriorOperaciones sobre certificados de deposito de mercancias

Forwards de Tasa de InterésOpciones

Operaciones de Transferencia Temporal de ValoresNotas Estructuradas

VaRCapacidad de calcular el VAR bajo metodologias diferentes a la regulatoria

Back TestingStress Testing

CálculosConvexidad

Sensibilidades a factores riesgoVolatilidadesCorrelaciones

Simulaciones de cambios en el portafolio y de su impacto en el VaRCálculo de eficiencia en la cobertura

OptimizacionControles Operativos

Verificación condiciones operativasNeteo de posiciones

Conciliación automática custodios uno a unoValoración

Comparación entre dos proveedores de preciosCargue directo al aplicativo de operaciones cerradas en MEC

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ANEXO 5. FORMATO SARLAFT

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ANEXO 6. MATRIZ DE RIESGOS PREVISIBLES

Razón Social Contratista:

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO CAUSA CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO Porcentaje de Asignación RESPONSABLE

1º Errores , fa l las o retrasos en la logís tica del tercero y sus proveedores .

100% CONTRATISTA

2º Demoras en los procesos internos deficientes del proveedor del bien.

100% CONTRATISTA

3º Confl ictos entre el contratis ta y su proveedores , que afecten la ejecución contractual con Pos i tiva . Incumpl imiento de los ANS definidos en el contrato

100% CONTRATISTA

4º Retraso en la as is tencia técnica necesaria , por contingencias en el apl icativo en procesos de va loracion y cierres de portafol io, como en la transmis ión a entes de control

100% CONTRATISTA

5º Errores en el dimens ionamiento del proyecto

Retrasos frente a l cronograma establecido para la implementación del proyecto

100% CONTRATISTA

6º Deficiencia en la cantidad de recursos disponibles para la implementación del proyecto

Retrasos frente a l cronograma establecido para la implementación del proyecto

100% POSITIVA S.A

Sanciones a la compañía por perdida de la confidencia l idad en la informacion adminis trada por el contratis ta

Manipulacion indebida de la informacion en beneficio propio o de terceros

Sanciones a la compañía e imcumpl imiento de la normatividad

1-‐ RARO 4 -‐ MAYOR 100% CONTRATISTA

Fa l las en la funcional idad del software

4º Retrazo en la actual i zacion o a justes necesarios en cambios normativos de caracter lega l que emitan los entes de vigi lancia y control . (Por ejemplo, la entrada y actual i zación de Normas Internacioanles de Información Financiera -‐ NIIF, mas las que la ley disponga)

Presencia de Factores externos natura leso o de otra indole como normativa que pueden afectar el norma desarrol lo del contrato.

1. Cambios no contemplados en la normatividad fi sca l que afecte el contrato.

SobrecostosDisminución de ingresosAplazamiento, retrasos

1-‐ RARO 3 -‐ MODERADO 100%CONTRATISTA Y POSITIVA S.A

No disponibi l idad del apl icativo Fal las en la infraestructura tecnológica

Demoras en el cierre operativoImpos ibi l idad de negociar en la jornada s iguienteIncumpl imiento normativo

4 -‐ PROBABLE 4 -‐ MAYOR 100%CONTRATISTA Y POSITIVA S.A

FIRMA CONTRATISTA : ___________________________________________________________ VoBo. OFICINA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGO: ________________________

FIRMA CONTRATANTE: ___________________________________________________________

SobrecostosReprocesamiento de actividadesAplazamiento, atrasosDisminución de ingresos

Sanciones a la compañía por el incumpl imiento en la transmis ión de información a la Superintendencia Financiera de Colombia

Sanciones a la compañía e imcumpl imiento de la normatividad

1-‐ RARO 4 -‐ MAYOR 100% CONTRATISTA

Costos y gastos no previs tos durante la ejecución contractual ,

ocas ionados en retrasos o fa l las de los compromisos adquiridos por el proveedor que afecten la entrega de

los productos y/o servicios contratados con Pos i tiva .

3 -‐ POSIBLE 3 -‐ MODERADO

ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN, ASIGNACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS en el proceso de ejecución del proyectoETAPA PRECONTRACTUAL. Código Registro SIG:-‐-‐-‐-‐-‐

Contrato Número:

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ANEXO 7. PROYECTO DE MINUTA

Entre los suscritos a saber: ALVARO HERNAN VELEZ MILLAN , mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía número 6.357.600 expedida en la Unión (Valle del Cauca)., quien en calidad de PRESIDENTE , nombrado mediante Decreto 2542 del 19 de noviembre de 2013, debidamente autorizado y posesionado ante la Superintendencia Financiera de Colombia, obrando en nombre y Representación Legal de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A, entidad estatal que para los efectos del presente contrato se denominará POSITIVA con Nit No. 860.011.153-‐6, , y por la otra, XXXXXXXXXXXX, también mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. XXXXXXXXXXXX expedida en XXXXXXXX, en su calidad de XXXXXX actúa como representante legal XXXXXXXXX, , con Nit No. XXXXXXXXXXX, quien para los efectos del presente contrato se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato, contenido en las cláusulas que a continuación se señalan, previas las siguientes consideraciones:

1) Que EL CONTRATANTE, como Entidad Aseguradora y organizada como Sociedad Anónima sujeta al Régimen de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, celebra el presente contrato acogiendo el procedimiento de invitación pública teniendo en cuenta la cuantía del contrato y de acuerdo a lo establecido en el Artículo 17 del Manual de Contratación de la compañía aprobado el 18 de febrero de 2009. Que establece:

“(…) ARTÍCULO 17. Procedimiento para la Invitación pública. Este proceso se utilizará para la Contratación de bienes y servicios que tengan una cuantía superior a los Quinientos salarios Mínimos legales mensuales vigentes (500 SLMV), el cual se sujetará a las siguientes reglas: (…)”

2) Que la Vicepresidencia de Inversiones, en el documento de estudios previos se argumentó lo siguiente: “DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD PARA LA CONTRATACIÓN:

POSITIVA COMPAÑA DE SEGUROS S.A requiere de un SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y VALORACION DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES DE POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. el cual sirva como herramienta para el correcto desarrollo de las actividades del Front, Middle y Back Office de la compañía”.

3) Que con base en el cumplimiento de requisitos exigidos al CONTRATISTA y cumplidos por éste con la presentación de la propuesta, se acredita la experiencia, idoneidad, capacidad, especialidad y conocimiento requerida para la ejecución del objeto contractual. 4) Que EL CONTRATISTA no se encuentra en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

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5) Que para amparar el presente contrato se cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No. xxxxxxxxxx expedido el xxxxx de xxxxxxx de xxxxx, expedidos por el área de presupuesto de POSITIVA. Como consecuencia de lo anteriormente expuesto las partes acuerdan: CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO EL CONTRATISTA, se compromete arrendamiento de un SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y VALORACION DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES.

PARAGRAFO PRIMERO: Para mayor ilustración y definición de los términos del presente Contrato, se entiende que los servicios y actividades a prestar y realizar están descritas en la invitación, justificación, la propuesta del contratista con sus anexos, documentos que hacen parte integral del presente contrato.

PARAGRAFO SEGUNDO: Las funcionalidades del sistema serán las siguientes:

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CLÁUSULA SEGUNDA.-‐ OBLIGACIONES GENRALES Y ESPECIALES DEL CONTRATISTA: GENERALES: EL CONTRATISTA en cumplimiento del contrato, estará obligado a:

1. Cumplir con el objeto contractual. 2. Guardar absoluta confidencialidad del “Know How” de los procesos y directrices de

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., que conozca con ocasión de la ejecución del presente contrato.

3. Obrar con lealtad y buena fe durante la ejecución del presente contrato, evitando dilaciones.

4. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúan por fuera de la ley con el fin de hacer u omitir algún hecho.

5. Radicar las facturas de cobro dentro de los plazos establecidos.

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6. Mantener vigentes todas las garantías que amparan el contrato, en los términos del mismo.

7. Cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias referentes a Higiene y Seguridad Industrial.

8. Cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral. 9. Las demás que por ley o contrato le correspondan.

ESPECIALES:

1. Atender en días hábiles en el horario comprendido entre las 8 am y 6 pm con personal idóneo y conocedor de la aplicación las solicitudes relacionadas con el funcionamiento del aplicativo y asistir telefónicamente en aislamiento y corrección de errores presentados por el producto e informados al contratista bien sea telefónicamente o mediante correo electrónico.

2. Atender a satisfacción de positiva a más tardar dentro de las 8 horas laborales siguientes a la notificación al contratista, los problemas presentados en la aplicación, que eviten que se siga la operación del día a día

3. Atender a satisfacción de positiva a más tardar dentro de los 10 días laborales siguientes a la notificación al contratista, los problemas presentados en la aplicación que permitan que se siga la operación del día a día pero que tienen algún impacto sobre la continuidad de los procesos, aunque se cuente con procedimientos alternos para superar el problema

4. Atender a satisfacción de positiva a más tardar dentro de los 20 días laborales siguientes a la notificación al contratista, los problemas presentados en la aplicación que no tienen impacto sobre la operación del día a día pero que para ellos existen procedimientos alternos para superar completamente el problema generado por la falla.

5. Guardar reserva total sobre la información de positiva obtenida en el desarrollo del contrato.

6. Capacitar o entrenar a los usuarios sobre el uso de las actualizaciones realizadas

7. Presentar junto con la factura mensual, un informe detallado de las horas hombre utilizadas de las actividades técnicas realizada, cuando aplique.

PARÁGRAFO PRIMERO: EL CONTRATISTA será responsable, ante las autoridades de los actos u omisiones, en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato, cuando con ellos cause perjuicio a la Entidad o a terceros. CLÁUSULA TERCERA.-‐ OBLIGACIONES DE POSITIVA POSITIVA, en cumplimiento del contrato, estará obligada a:

1. Pagar en la forma establecida, las facturas presentadas por EL CONTRATISTA. 2. Suministrar en forma adecuada, veraz y oportuna la información que requiera EL

CONTRATISTA. 3. Resolver las peticiones que le sean presentadas por EL CONTRATISTA en los términos

consagrados en la Ley.

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4. Poner a disposición del CONTRATISTA todos los medios que sean necesarios para la prestación del servicio, dentro de lo que se incluye la obligación de mantener la disponibilidad del equipo de trabajo del CONTRATANTE, para que atiendan a todos los requerimientos del CONTRATISTA que se deriven de la ejecución del presente contrato.

5. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de él forman parte.

6. Cuando del objeto contractual se desprenda la necesidad de hacer uso del manual de marca y de políticas de manejo de la información POSITIVA hará entrega a EL CONTRATISTA de dicha información, en medio magnético.

CLÁUSULA CUARTA.-‐ VALOR Y FORMA DE PAGO El valor del presente contrato asciende hasta la suma de XXXXXXXXXXXXXXXXX M/CTE. ($XXXXXXXXXX.oo), INCLUIDO IVA, suma que será cancelada sujeto al informe de avance en la ejecución, el cual debe ser certificado y autorizado por el supervisor del contrato y dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación de la respectiva factura. PARÁGRAFO PRIMERO.-‐ Para tramitar el pago, el contratista deberá aportar al área correspondiente los siguientes documentos: a) Factura y/o Cuenta de cobro en original; b) certificación expedida por el Revisor Fiscal y/o Representante Legal de encontrarse al día en los pagos a la Seguridad Social y Parafiscales, si se trata de una persona natural aportará las planillas del pago realizado a través del Pila, correspondiente al mes de presentación de la factura y/o cuenta de cobro y c) el certificado de recibo a satisfacción expedido por el supervisor del contrato.

El pago se efectuará con base en la expedición y suscripción del certificado de recibo a satisfacción junto con los documentos citados en el parágrafo anterior. CLÁUSULA SÉPTIMA.-‐ PLAZO: El plazo del presente contrato será de un (1) año, previo registro presupuestal, legalización de la aceptación de oferta y suscripción del acta de inicio. CLÁUSULA SEXTA-‐ LUGAR DE EJECUCION: El lugar de ejecución del presente contrato será la ciudad de Bogotá D.C. CLÁUSULA SEPTIMA.-‐ SUPERVISION La supervisión de este contrato estará a cargo del Vicepresidente de Inversiones de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., en propiedad o en encargo. CLÁUSULA OCTAVA.-‐ DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

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El presente contrato cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No. XXXXXXX expedido el XXXX de XXXXX de XXXX, expedido por el área de presupuesto de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., el cual se afectara en su totalidad. CLÁUSULA NOVENA.-‐ GARANTIAS EL CONTRATISTA se obliga a tomar en favor de POSITIVA, la Póliza Única de Seguro de Cumplimiento a favor de Entidades Estatales por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, con los siguientes amparos: a) Garantía de cumplimiento: El cumplimiento de las obligaciones y el pago de las sanciones que se le llegaren a imponer, en una cuantía igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, por el plazo de ejecución del mismo y seis (6) meses más. b) Garantía de la calidad del Servicio: La buena calidad del servicio, en una cuantía igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y con una vigencia igual a la del plazo del mismo y seis (6) meses más. c) Amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, al personal que emplee el contratista en la ejecución del contrato, por suma equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y por el plazo del mismo y tres (3) años más.

PARAGRAFO PRIMERO: La garantía estipulada en esta cláusula requerirá la aprobación por parte de POSITIVA. La póliza no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria de una de las partes que en este acto intervienen. PARAGRAFO SEGUNDO: El hecho de la constitución de estas garantías no exonera a EL CONTRATISTA, de sus responsabilidades legales con todos los riesgos asegurados. PARÁGRAFO TERCERO: Será de cargo de El CONTRATISTA el pago oportuno de las primas y erogaciones de constitución y mantenimiento de la garantía, para lo cual debe anexarla a cada póliza, anexo o modificación, el recibo de pago. Igualmente deberá reponer los valores asegurados cuando el valor de los mismos se vea afectado por razón de siniestro. PARÁGRAFO CUARTO: EL CONTRATISTA deberá entregar la póliza debidamente constituida y firmada. CLAUSULA DECIMA -‐ INDEMNIDAD: El CONTRATISTA con la aceptación del presente contrato, se obliga a mantener a POSITIVA libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA.-‐ RESPONSABILIDAD EL CONTRATISTA se obliga a efectuar su trabajo con el nivel adecuado de responsabilidad al dedicarse a la ejecución de las labores profesionales previstas en la cláusula primera, teniendo en cuenta las directrices generales que POSITIVA le imparta. Cuando se compruebe que hubo una negligencia o descuido por parte de algún profesional de EL CONTRATISTA y ello causara un perjuicio a POSITIVA ésta podrá repetir lo pagado contra EL CONTRATISTA.

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CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA.-‐ INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: Para la contratación de POSITIVA se aplicará el régimen jurídico de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la Constitución y en las leyes para la contratación estatal. En cuanto a las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes en el curso del proceso de selección, o una vez adjudicado el contrato y antes de su perfeccionamiento, el oferente deberá renunciar a su participación y a los derechos derivados de la misma. Si llegase a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, éste cederá el contrato previa autorización escrita de POSITIVA Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste cederá su participación a un tercero, previa autorización escrita de POSITIVA CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA.-‐ NO EXCLUSIVIDAD Por este contrato POSITIVA no se obliga a encomendar en forma exclusiva a EL CONTRATISTA todos los asuntos en los cuales requiera los servicios para los mismos efectos aquí contratados. Así mismo, no surge para EL CONTRATISTA, la obligación de prestar sus servicios en forma exclusiva a POSITIVA CLAUSULA DECIMA CUARTA.-‐ EXCLUSION DE LA RELACIÓN LABORAL El presente Contrato no genera relación laboral entre las partes, tampoco generará relación laboral alguna con el personal que las partes utilicen para la ejecución del presente Contrato. Los compromisos que se derivan del presente Contrato no afectan de ninguna manera la autonomía institucional de las partes, las partes manifiestan expresamente que ninguno de sus funcionarios, empleados, agentes, dependientes o contratistas adquirirán por la celebración del presente contrato relación laboral alguna con las otras partes. En la ejecución del presente Contrato las partes actuarán con autonomía, en consecuencia, el personal vinculado por las partes a las actividades de este Contrato, corresponde a la exclusiva autonomía, responsabilidad y competencia de cada una de ellas tal y como las normas legales y la ética profesional prescriben para esta clase de actuaciones de quienes intervienen en él y quienes tendrán una relación de carácter exclusivamente de colaboración en el desarrollo de las acciones, y por lo tanto, no genera, ningún tipo de vinculación laboral o contractual con la otra parte. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA.-‐ SOLUCION DE CONTROVERSIAS Los conflictos que surjan durante la ejecución del contrato se solucionarán en primera instancia mediante el diálogo directo entre las partes. Todas las diferencias que ocurran entre las partes con ocasión del presente contrato, que no puedan solucionarse mediante el arreglo directo en un plazo que no podrá exceder de dos (2) meses, contados a partir de la fecha en que una de las partes manifieste a la otra la existencia a su juicio de una diferencia, serán resueltas a través de los mecanismos alternativos de solución de conflictos autorizados por la legislación colombiana. CLAUSULA DECIMA SEXTA.-‐ CLAUSULA PENAL

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En caso de incumplimiento total y definitivo del presente contrato y sin que sea necesario requerimiento alguno o constitución en mora, EL CONTRATISTA pagará a POSITIVA, a título de cláusula penal pecuniaria, la suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presente contrato. Lo anterior sin perjuicio del derecho a reclamar la reparación integral del perjuicio causado en lo que exceda del valor de la cláusula penal. CLÁUSULA DÉCIMA SEPTIMA.-‐ MULTAS En caso de retraso en el cumplimiento de sus obligaciones y mediante acta que deberán firmar las partes, EL CONTRATISTA pagará a POSITIVA, el uno por mil (1x1000) del valor del contrato por cada día de retraso, hasta que cese el incumplimiento. Si el monto total de las sumas a cargo de EL CONTRATISTA por razón de la cláusula penal prevista fuere igual al diez por ciento (10%) del valor del presente contrato, POSITIVA, podrá proceder a darlo por terminado por incumplimiento. El cobro de dicha sanción podrá ser concurrente con la cláusula penal.

La presente cláusula no constituye una estimación de perjuicios por el incumplimiento o por la mora en el cumplimiento, razón por la cual POSITIVA, podrá solicitar adicionalmente la cláusula penal pecuniaria a que se refiere la cláusula anterior y, si es el caso, el pago de los demás perjuicios que se hubiesen causado de acuerdo con la ley. POSITIVA, podrá compensar de forma directa las sumas a favor de EL CONTRATISTA con el valor de la cláusula penal, incluida la de multas, que se han previsto en el presente contrato, o exigidas al garante. Igualmente, POSITIVA, podrá cobrarlas por vía ejecutiva con base en el presente contrato y la declaración de POSITIVA sobre el incumplimiento, lo cual es aceptado por EL CONTRATISTA.

CLAUSULA DECIMA OCTAVA.-‐ TERMINACION DEL CONTRATO: POSITIVA, podrá dar por terminado el presente contrato antes de su finalización, o no prorrogarlo, por las siguientes causas: a) Si se presenta un cambio de normatividad que afecte de cualquier manera el desarrollo del objeto del presente contrato; b) Si EL CONTRATISTA no cumple estrictamente con las políticas de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.; c) Si EL CONTRATISTA incumple alguna o algunas de las obligaciones emanadas de este contrato o las que de él se deriven. e) Por mutuo acuerdo entre las partes firmantes CLAUSULA DECIMA NOVENA.-‐ LIQUIDACION El presente Contrato será liquidado de común acuerdo por las partes dentro de los seis (6) meses siguientes a la terminación del Contrato. CLAUSULA VIGESIMA.-‐ PROHIBICION DE CEDER EL CONTRATO EL CONTRATISTA no podrá ceder el presente contrato a persona alguna natural o jurídica. La celebración de subcontratos no liberará a EL CONTRATISTA de las responsabilidades que asume en virtud del presente contrato. POSITIVA no adquirirá relación alguna con los subcontratistas

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CLAUSULA VIGÉSIMA PRIMERA.-‐ CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN: La información o los datos a los cuales tuviere acceso EL CONTRATISTA durante la ejecución del contrato, serán mantenidos en forma absolutamente confidencial. Esta confidencialidad continuará aún terminado y liquidado el contrato. Además EL CONTRATISTA se obliga a no utilizar, ni a divulgar a terceros parcial o totalmente cualquier información de clientes, política o procedimiento, que con ocasión del presente contrato le fuere dado a conocer por POSITIVA., con lo cual a partir de la fecha EL CONTRATISTA y/o sus funcionarios se entienden que han sido advertidos de tal clasificación de confidencialidad. La violación de esta Cláusula será causal inmediata para dar por terminado el contrato e iniciar acciones de indemnización civil y/o penal según el caso. De igual manera y para el efecto que EL CONTRATISTA pueda garantizar la reserva, confidencialidad y preservación de los conocimientos técnicos y secretos industriales, políticas organizacionales e información de clientes de POSITIVA, EL CONTRATISTA tomará todas las precauciones útiles y razonables tendientes a evitar la utilización o divulgación de información propia de POSITIVA. La obligación de reserva permanecerá mientras el contrato este vigente y aún con posterioridad a la terminación de la misma por dos (2) años. Esta cláusula y sus implicaciones, aplican de manera igual para toda aquella información o detalles técnicos o comerciales que sean entregados o se sean de conocimiento desde EL CONTRATISTA a POSITIVA. CLAUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA.-‐ IDENTIFICACIÓN DEL PERSONAL QUE DEPENDE DEL CONTRATISTA Con el objeto de identificar los terceros contratados de los funcionarios de POSITIVA, EL CONTRATISTA se obliga a carnetizar o asumir el mecanismo más idóneo que facilite la distinción, teniendo en cuenta las instrucciones dadas por la Compañía en el manejo de la imagen corporativa. En el evento de no hacerlo será causal de incumplimiento del contrato, por lo cual POSITIVA podrá exigir las garantías de que trata el presente documento. CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA.-‐ RESTRICCIONES SOBRE EL SOFTWARE EMPLEADO Para el manejo de la información y del software EL CONTRATISTA se obliga a acatar la norma legal existente y los reglamentos internos de POSITIVA so pena de las sanciones penales y administrativas a que haya lugar. CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA.-‐ NORMAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA Y FÍSICAS A SER APLICADAS EL CONTRATISTA se obliga a acatar los parámetros y exigencias establecidos en la reglamentación interna de POSITIVA en lo que corresponde a las normas de seguridad informática y físicas. Cualquier vulneración de dichas exigencias será causal de incumplimiento del contrato, por lo cual POSITIVA podrá darlo por terminado y en caso dado exigir las garantías de que trata el presente documento, si es del caso, dará lugar al trámite de las sanciones penales y/o administrativas del caso. CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA.-‐ PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES PARA LA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN MANEJADA Y LA DESTRUCCIÓN DE LA MISMA

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Además de la confidencialidad a que se compromete EL CONTRATISTA, en el evento que para la prestación del servicio POSITIVA deba entregar documentos o base de datos, será necesario que previo inicio de la ejecución del contrato, se levante acta de entrega en la cual se detalle la clase de información que contiene y la cantidad y calidad de los mismos. Esta acta deberá ser suscrita por quien ejerza la supervisión del contrato y el representante legal de EL CONTRATISTA. Al final del plazo de ejecución, EL CONTRATISTA deberá hacer devolución de los datos entregados y la base de los mismos, en las mismas condiciones que fueron entregados, so pena de incurrir EL CONTRATISTA en incumplimiento del contrato, salvo que durante la ejecución se haya hecho devolución previa de los mismos, o se haya ordenado la destrucción, caso en el cual deberá dejarse constancia en el acta de recibo que para tal efecto se suscriba. PARAGRAFO PRIMERO: En caso de extraviarse documentos o información de la base de datos que le hayan sido entregadas a EL CONTRATISTA, este deberá proceder a informar en forma inmediata a POSITIVA, a través de quien ejerce la SUPERVISIÓN del presente contrato, y en caso de ser necesario, formular la respectiva denuncia penal. PARÁGRAFO SEGUNDO: Es condición indispensable para poder liquidar el contrato y ordenar el último pago a EL CONTRATISTA, que se haya suscrito acta de devolución de documentos y base de datos en las condiciones establecidas en la presente cláusula. CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA.-‐ PLANES DE CONTINGENCIA Y CONTINUIDAD DEL SERVICIO EL CONTRATISTA se compromete a tener planes de contingencia y continuidad del servicio, ante la ocurrencia de cualquier imprevisto que pueda sucederse en la ejecución del presente contrato. Así mismo se obliga a:

1. Mostrar evidencia de la documentación actualizada de un plan de continuidad de negocio y recuperación de desastres que soporte los servicios prestados a Positiva Compañía de Seguros S.A.

2. Desarrollar, ejecutar y evidenciar un plan de pruebas anual que respalde la efectividad de los planes de continuidad documentados.

3. Atender las solicitudes relacionadas con contingencia y continuidad a petición de los supervisores del contrato en términos de evidencias, integración con la estrategia global de continuidad del negocio de Positiva Compañía de Seguros S.A., tiempos de recuperación requeridos por el negocio, certificaciones y demás aspectos que Positiva Compañía de Seguros S.A. requiera respecto a la Estrategia Global de Continuidad del Negocio del contratista.

4. Mantener debidamente actualizados y probados sus planes de continuidad y recuperación conforme a los cambios de su organización, que de alguna manera afecten los servicios prestados a Positiva Compañía de Seguros S.A.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SÉPTIMA.-‐ GASTOS E IMPUESTOS Son de cargo de EL CONTRATISTA los gastos que demande la formalización del presente contrato. CLAUSULA VIGÉSIMA OCTAVA.-‐ AUDITORÍAS:

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Teniendo en cuenta el objeto del presente contrato, EL CONTRATISTA en cualquier tiempo, podrá ser auditado por parte del CONTRATANTE o por parte de los organismos de control tanto internos como externos, con el fin de verificarse el cumplimiento de las obligaciones del presente contrato. CLÁUSULA VIGESIMA NOVENA.-‐ SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN: EL CONTRATISTA y el personal que utilice para el desarrollo de la presente aceptación, en todo momento tomarán las medidas necesarias para dar la suficiente seguridad a sus empleados y terceros.

Se recomienda establecer actividades orientadas a la conservación del medio ambiente y a la implementación de sistemas de calidad. La ejecución del contrato y sus entregables deberán ajustarse a las políticas, directrices establecidas en los procedimientos asociados con el Sistema Integrado de Gestión –SIG implementado en POSITIVA. CLÁUSULA TRIGESIMA.-‐ REQUISITOS Y OBLIGACIONES DEL PRESTADOR DE SERVICIOS EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE. EL PRESTADOR DE SERVICIOS se obliga al cumplimiento de los requisitos y obligaciones en materia de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente definidos por POSITIVA así:

Tipo de Proveedor: A Persona Jurídica; Prestación de servicios en instalaciones de Positiva.

1. Afiliación y pagos a Seguridad Social 2. Reglamento Higiene y Seguridad Industrial 3. Políticas de calidad, S&SOA y/o Ambiental 4. Políticas de Prevención del consumo de sustancias Programa de Gestión en Seguridad y

Salud Ocupacional 5. Matriz de Peligros y Riesgos (Panorama de Riesgos) 6. Matriz de identificación de Aspectos e Impactos Ambientales 7. Constancia de Capacitación en prevención y atención de emergencias (empresa) 8. Constancia de capacitación en Prevención de riesgos laborales (empresa) 9. Certificación de la ARL del comportamiento de accidentalidad de la empresa en los últimos

tres (3) años * (Periodicidad: ANUAL) *La Certificación de la ARL sobre accidentalidad, debe incluir número de accidentes totales, número de accidentes que generaron incapacidad; número de días de incapacidad generados; descripción de los accidentes fatales o que generan incapacidad permanente.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA PRIMERA.-‐ PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION: Este contrato se entenderá perfeccionado en la fecha en que sea firmado por las partes y elaboración del registro presupuestal y se la legaliza con la aprobación de la garantía. CLÁUSULA TRIGÉSIMA SEGUNDA.-‐ DOMICILIO CONTRACTUAL:

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Para todos los efectos legales las partes acuerdan como domicilio contractual la ciudad de Bogotá, D.C. En constancia se firma el presente contrato, a los

POSITIVA,

EL CONTRATISTA,

ALVARO HERNAN VELEZ MILLAN XXXXXXXXXXXXXX Presidente

NOTA: Esta minuta está sujeta a cambios y/o modificaciones.

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