PRESUPUESTOPor Áreas y Niveles

De Responsabilidad

Administración Por Objetivos

• Se basa en la participación directa de los funcionarios para fijar las metas del puesto, sin romper el principio de: “la persona se debe adaptar al puesto y no el puesto a la persona”.

• Logró que tuvieran éxito en el control, abatimiento de gastos, y superación de las actividades en forma racional.

• La participación directa, es una motivación para el personal y esto es primordial en el Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad

• A través de su participación en la elaboración, se interesa a la gente a observar lo realizado.

Contabilidad Por Áreas De Responsabilidad

• Es cuando se busca identificar los ingresos y los costos con los niveles y las áreas funcionales, para medir la actuación de los funcionarios responsables.

• Y cuando se hace referencia a los aspectos comunes de procedimientos, se conoce como contabilidad tradicional.

Exposición Teórica: Introducción

• Los funcionarios constituyen los rubros cuantificables que habrá que predeterminar, por lo tanto esta contabilidad no es solo por áreas si no también por niveles.

• Por lo anterior entendemos que esto se aplicará a empresas donde los niveles, áreas y jerarquías se encuentran claramente determinadas y los ocupantes de estos cargos tienen conocimiento de todas sus obligaciones y responsabilidades.

Presupuestos

Tradicional Por áreas y niveles de responsabilidad

ContabilidadTradicional Por áreas y niveles de

responsabilidad

AdministraciónTradicional Por áreas y niveles de

responsabilidad

Concepto• Es una técnica básicamente de

planeación, dirección y control, sin faltar la previsión, coordinación y organización, que tiene la finalidad de cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y los niveles en que se divide una entidad.

• Expresa el costo pronosticado de las funciones del empleado, evidencia los méritos de su acción, su contribución por incrementar los ingresos, reducir los costos, aumentar la eficiencia, alcanzar o lograr los objetivos institucionales, departamentales o específicos.

Clasificación

Presupuesto

Por las finalidades que pretenden

Por áreas y niveles de responsabilidad

Finalidad• Su finalidad es la de ejercer control sobre los costos, las

operaciones, y la eficiencia imputable a los funcionarios, en términos individuales.

Características Motiva. Ejerce control positivo, así como comunicación. Identifica los ingresos y las erogaciones. Elabora los presupuestos con ayuda de quienes los ejecutan. Evita que los objetivos funcionales sean manipulados por los

encargados. Consolida la estructura organizacional. Anticipa la información de actuación Mide y controla:

1. La efectividad de las utilidades

2. La eficiencia de las ventas

3. La productividad

4. La eficiencia de cada departamento y su personal

Objetivos Generales1. Pronosticar cifras,

condiciones de operación y resultado, solo en términos de responsabilidad

2. Medir y promover la eficiencia

3. Motivar al personal al mejor desempeño

4. Hacer ver méritos y fallas

5. Ayudar a lograr los objetivos organizacionales

6. Guiar la función a los responsables de las áreas

7. Coordinar funciones, niveles y áreas

8. Controlar ingresos y costos

Objetivos y Funciones Como Herramienta Del Control Interno

Este tipo de presupuesto se implanta para controlar:

A).-A los individuos responsables de

B).-Los costos, las operaciones, la eficiencia que generan y desempeñan.

C).- los objetivos institucionales

D).- La coordinación e interacción de las actividades de los responsables de los niveles y las áreas.

E).- Los déficits para que sean mínimos, o no existan.

F).- Los problemas que pueden surgir en las funciones.

G).- Que el capital de trabajo sea el adecuado.

H).- Que el rendimiento sea el mejor

I).- Que la productiva sea la optima.

J).- Que haya información veraz, suficiente, y a tiempo

Requisitos Organizacionales

División funcional

La división funcional, deberá seccionar en tantas partes el presupuesto, como responsable en función haya, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y el cumplimiento del presupuesto; de tal forma que cada área y nivel de responsabilidad sean controlados por un presupuesto especifico.

• Deberá agrupar las actividades en áreas y niveles de responsabilidad, delineando la autoridad y estableciendo las relaciones de trabajo que ayuden a lograr los objetivos institucionales; tomando en cuenta los objetivos personales.

Para el mejor control y el establecimiento de relaciones de trabajo, se presenta el organigrama, como una sugerencia de estructura.

En el organigrama tipo, se observan los niveles jerárquicos y áreas de funciones precisadas.

El universo organizacional, son las áreas y los niveles relacionados entre si, para lograr objetivos institucionales.

Los presupuestos se elaboran del primero al cuarto nivel de responsabilidad, para toda una área funcional, que incluye la departamental y la de trabajo.

Existen los siguientes niveles jerárquicos:

1er. Nivel Gerencia general.

2º. Nivel Gerencias funcionales.

3er. Nivel Jefes de departamento.

4º. Nivel Supervisores.

• Área de utilidad: aquella en la que se generan ingresos y costos.

• Área de costos: la que sólo genera costos.• No es posible establecer tal presupuesto sin una

adecuada organización que lo respalde, para lograr dicha organización la división funcional que se hace, involucra un grado de dificultad para determinar la autoridad y la responsabilidad.

Autoridad:• A los encargados de actividades se les debe delegar autoridad

suficiente para actuar.• Cuando se delega autoridad, se debe contraer igual grado de

responsabilidad y de confianza.• La autoridad debe delegarse hasta la toma de decisiones, en las

funciones que se desempeñen, para no abrumar a la alta gerencia.

Responsabilidad• Ésta se comparte, para el funcionario del presupuesto, es necesario

que se hayan designado responsabilidades perfectamente.

• Las discrepancias entre lo presupuestado y lo realizado darán el parámetro que indica en que grado se ha cumplido con las responsabilidades ya que los presupuestos marcan un ideal para alcanzar.

Responsabilidad Por Costos Controlables y No controlables.

Los primeros son los que el encargado puede controlar, pero hay otros inherentes a su área que no dependen de su actuación: por ejemplo la amortización o las rentas

Otros en los que aparentemente el encargado no ejerce control directo, pero su actuación en diferentes renglones, puede directamente y contratarlos influir, como: Impuestos, Luz y fuerza o Perdidas por mermas en almacén.

Responsabilidad Por Niveles Estructurales

En el primer nivel: el gerente general es responsable de todas las operaciones de los demás niveles y áreas.

En el segundo nivel: los gerentes funcionales, asumen la responsabilidad de todas las actividades que encierra su área.

En el tercer nivel: los jefes de departamento se encargaran de cumplir con los objetivos departamentales y de su actividad coordinadora.

En el cuarto nivel: los supervisores se responsabilizan de que cada actividad especifica, sea desarrollada con la mayor eficiencia posible.

Obligaciones De Los Responsables.

Elaborar su presupuesto. Registrar lo presupuestado y lo realizado para

obtener desviaciones y variaciones inmediatamente.

Diseñar los documentos informativos (contraloría).

1. Informes ingreso o costo- responsabilidad.

2. Organigrama por cifras de responsabilidad.

3. Conciliación entre los ingresos, los costos y los resultados.

Responsabilidad por área.

Los niveles funcionales tienen responsabilidad global (resultados objetivos), las áreas funcionales la tienen por los costos que autoricen.

Operacionales Los presupuestos por Áreas y niveles de responsabilidad deben operar dentro de un mecanismo contable, para que sean fácilmente comprobables, con el fin de cotejarlos con lo esperado, determinar, analizar las variaciones o desviaciones, y corregirlas en su caso.

Entonces es indispensable:a) Que en la entidad funcione el sistema de responsabilidad, y desde luego

se tenga un catalogo de cuentas que identifique los ingresos y los costos con las unidades de responsabilidad.

b) Dar a entender el plan presupuestal.

c) Que exista un manual e instructivo del control presupuestal.d) Que se tenga una metodología de información, para realizar estadísticas.

e) Que se cuente con la experiencia de presupuesto tradicional.

f) Que se elaboren los presupuestos parciales, por tantas áreas y niveles de responsabilidad.

g) Que los informes sean los necesarios, con los datos indispensables, que se realicen con periodicidad oportuna.

h) Que haya flexibilidad en la formulación y la ejecución de los presupuestos por áreas y niveles de responsabilidad.

Mecánica De Elaboración

• En el presupuesto tradicional, los ingresos y los costos, están identificados en general con el producto.

• En cambio, en este presupuesto, primero se suscriben en el área o en nivel de responsabilidad y por ende al funcionario encargado, sirviendo para medir su eficiencia, sus méritos y después con el producto.

Para ilustrar su integración se mencionan los siguientes pasos:

• A) Se hará un organigrama donde se codifiquen las áreas y los niveles de responsabilidad que han de presupuestarse.

• B) Se diseñarán los documentos necesarios

1. Catalogo de Subcuentas por Áreas y Niveles de responsabilidad.

2. Formatos de Informes-Responsabilidad que se van a presupuestar, ya sean de ingreso o de costo.

3. Formatos por Áreas y Niveles de Responsabilidad, para conciliarlos con los tradicionales.

4. Una guía o manual de elaboración de los presupuestos por Áreas y Niveles de responsabilidad

• C) Con la ayuda del manual, los responsables de las áreas funcionales, departamentales, y de trabajo, formularán su propio presupuesto, estará plasmado de los llamados Informes-Responsabilidad, por el periodo que más convenga (por la inflación, se recomienda, mensualmente y sumario, anual, cuando menos)

• D)Después de su revisión, corrección y aprobación, volverán a cada área y nivel, para iniciar el control presupuestal.

Ejecución

• Usar un registro auxiliar de gastos por áreas y por niveles, a cargo de un responsable, para control, llevando extra libros de contabilidad.

• Predeterminar semanal, mensual, o anualmente los informes-responsabilidad presupuestos, el importe de los ingresos o costos, para obtener las variaciones, sujetas a estudio y solución por el encargado del área y/o nivel.

Ejecución

• Al finalizar el periodo presupuestal se elaboran los informes por el costo de producción y costo de producción de lo vendido, el de resultados y si es posible la posición financiera por áreas, para medir el margen de contribución de los individuos participantes, responsables.

Director Del Presupuesto Por Área De Responsabilidad

Deberá poner en juego sus habilidades administrativas tales como:

• Dar a conocer a quienes intervienen los objetivos institucionales.

• Establecer, con ayuda de los responsables, los objetivos a alcanzar.

• Conocer el comportamiento organizacional para pode guiar y motivar.

• Diseñar las relaciones de autoridad, responsabilidad y comunicación que habrán de seguirse para la ejecución del presupuesto.

• Utilizar las finanzas, los métodos cuantitativos, y otras herramientas para analizar los datos esperados con los históricos.

• Ejercer un efectivo control interno a través de este tipo de presupuestos.

Informes De La Actuación• Los informes de costo-responsabilidad

deberán pronosticar datos:

1. Sólo del área y cargo.

2. Sencillos de entender.

3. Elaborados periódicamente y oportunamente.

4. Que contribuyan a la elaboración de estadísticas.

5. Comparables con los históricos.

6. Que faciliten la comparación en términos generales con otras áreas de la empresa.

• Estos informes de presupuestos por áreas y niveles de responsabilidad se tendrán que hacer en forma confiable y oportuna

Resultados• Los resultados del presupuesto

por áreas y niveles de responsabilidad deberán ser alcanzables, evitando que al hacer comparaciones entre lo realizado y lo presupuestado, aparezcan variaciones que podrían llevar a conclusiones irreales, que desanimaran incluso a los participantes de cada área.

• Si el resultado del presupuesto se encuentra bien hecho, arrojará información mas certera, que logrará detectar los verdaderos errores de la contraloría y la administración.

Equipo 7

• Hernández Martínez Luis Uriel• Olguín Hernández Luis Enrique • González Martínez José Carlos• Sandoval Ramírez Arely• Colmenares Figueiras Ruth Damaris• Bonola Ciruelo María Del Rayo