Presupuesto de Caja
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presupuesto de caja Autor: Giovanny E. Gómez PRESUPUESTOS 12 / 2000 El presupuesto de caja le ofrece a los encargados de la dependencia financiera de la empresa, una perspectiva muy amplia sobre la ocurrencia de entradas y salidas de efectivo en un período determinado, permitiéndole tomar las decisiones adecuadas sobre su utilización y manejo. El presupuesto de caja o pronostico de caja, permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, el departamento financiero de la empresa en casi todas las ocasiones presta atención a la planeación de excedentes de caja como a la planeación de sus déficits, ya que al obtener remanentes estos pueden ser invertidos, pero por el contrario si hay faltante planear la forma de buscar financiamiento a corto plazo. Los factores fundamentales en el análisis del presupuesto de caja se encuentran en los pronósticos que se hacen sobre las ventas, los que se hacen con terceros y los propios de la organización, todos los inputs y outputs de efectivo y el flujo neto de efectivo se explicarán a continuación sus planteamientos básicos. Normalización: El presupuesto de caja se proyecta para cubrir el período de un año, aunque cualquier período futuro es aceptable. El Pronóstico de ventas
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presupuesto de caja
Autor: Giovanny E. Gómez
PRESUPUESTOS
12 / 2000
El presupuesto de caja le ofrece a los encargados de la dependencia financiera de la
empresa, una perspectiva muy amplia sobre la ocurrencia de entradas y salidas de efectivo en
un período determinado, permitiéndole tomar las decisiones adecuadas sobre su utilización y
manejo.
El presupuesto de caja o pronostico de caja, permite que la empresa programe sus
necesidades de corto plazo, el departamento financiero de la empresa en casi todas las
ocasiones presta atención a la planeación de excedentes de caja como a la planeación de sus
déficits, ya que al obtener remanentes estos pueden ser invertidos, pero por el contrario si hay
faltante planear la forma de buscar financiamiento a corto plazo.
Los factores fundamentales en el análisis del presupuesto de caja se encuentran en los
pronósticos que se hacen sobre las ventas, los que se hacen con terceros y los propios de la
organización, todos los inputs y outputs de efectivo y el flujo neto de efectivo se explicarán a
continuación sus planteamientos básicos.
Normalización:
El presupuesto de caja se proyecta para cubrir el período de un año, aunque cualquier período
futuro es aceptable.
El Pronóstico de ventas
El insumo fundamental en cualquier presupuesto de caja es el pronóstico de ventas, este es
suministrado por el departamento de comercialización, con base en este pronostico se
calculan los flujos de caja mensuales que vayan a resultar de entradas por ventas proyectadas
y por los desembolsos relacionados con la producción, así mismo por el monto del
financiamiento que se requiera para sostener el nivel del pronostico de producción y ventas.
Este pronóstico puede basarse en un análisis de los datos de pronósticos internos como
externos.
Pronósticos internos: Estos se basan fundamentalmente en una estructuración de los
pronósticos de ventas por medio de los canales de distribución de la empresa. Los datos que
arroja este análisis dan una idea clara de las expectativas de ventas.
Pronósticos externos: Estos están sujetos a la relación que se pueda observar entre las
ventas de la empresa y determinados indicadores económicos como el Producto Interno Bruto
y el Ingreso Privado Disponible, estos dan un lineamiento de como se pueden comportar las
ventas en un futuro.
Los datos que suministra este pronóstico ofrecen la manera de ajustar las expectativas de
ventas teniendo en cuenta los factores económicos generales.
Entradas de caja:
Las entradas de caja incluyen la totalidad de entradas de efectivo en un período de tiempo
cualquiera, entre los más usuales se encuentran las ventas al contado, el recaudo de las
cuentas por cobrar o a crédito y todas aquellas que en el corto plazo sean susceptibles de
representar una entrada de efectivo.
EL PRESUPUESTO DE CAJA SUMINISTRA CIFRAS QUE INDICAN EL SALDO FINAL EN
CAJA, ESTE PUEDE ANALIZARSE PARA DETERMINAR SI SE ESPERA UN DÉFICIT O UN
EXCEDENTE.
Desembolsos de efectivo:
Los desembolsos de efectivo comprenden todas aquellas erogaciones de efectivo que se
presentan por el funcionamiento total de la empresa, en cualquier período de tiempo, entre los
más comunes están las compras en efectivo, cancelación de cuentas por pagar, el pago de
dividendos, los arrendamientos, los sueldos y los salarios, pago de impuestos, compra de
activos fijos, pago de intereses sobre los pasivos, el pago de prestamos y abonos a fondos de
amortización y la readquisición o retiro de acciones.
El flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento:
El flujo neto de efectivo de una empresa se encuentra deduciendo de cada mes los
desembolsos de las entradas durante el mes.
Agregando el saldo inicial en caja al flujo neto de efectivo de la empresa, puede encontrarse el
saldo final de caja en cada mes y por último cualquier financiamiento necesario para mantener
un saldo mínimo predeterminado de caja debe agregarse al saldo final en caja para hallar un
saldo final de caja con financiamiento.
Interpretación del Presupuesto de caja:
El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que
puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante
cada período que abarca el pronóstico.
El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias
para solicitar financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a
causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronósticos de
ventas.
Componentes fundamentales:
Pronósticos de ventas
Entradas de caja
Desembolsos en efectivo
Flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento.
Reducción de la incertidumbre en el Presupuesto de caja
Aparte del cuidado necesario en la preparación del pronostico de ventas y todos los
componentes del presupuesto de caja, hay dos maneras de reducir la incertidumbre
( Entendida como "la variabilidad de los resultados que realmente puede presentarse") del
presupuesto de caja en seguida se muestran estas opciones:
El primero consiste en preparar varios presupuestos de caja, uno inicial que se base en
pronósticos optimistas, otro en pronósticos probables y otro en pronósticos pesimistas, para
así ver el impacto que tendría en la empresa cada uno de los escenarios y hacer las
correcciones y los planteamientos más adecuados al presentarse una situación adversa.
El segundo es un poco más complicado, es por medio de la simulación por computador, esta
se basa en establecer una distribución de probabilidades acerca de los flujos de caja finales
en un período de tiempo teniendo así una mayor confiabilidad de las posibles desviaciones y
un análisis de riesgo más cercano a la realidad.
La preparación de un presupuesto de caja debe hacerse de forma muy cuidadosa ya que por
estar tan íntimamente ligado con los datos de pronóstico, son estos los que permitirán tomar
las decisiones adecuadas por los administradores financieros.
El presupuesto de caja: ejercicio práctico
Autor: Giovanny E. Gómez
PRESUPUESTOS
02 / 2001
La preparación del presupuesto de caja debe prepararse de manera cuidadosa ya que por
estar ligado con datos basados en pronósticos, no son totalmente confiables, por ello las
decisiones que tomen los administradores financieros estarán sujetas a la información que
este presupuesto arroje.
El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede
determinar si en el futuro la empresa enfrentará un déficit o un excedente de efectivo.
También permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, para obtener
flujos positivos de efectivo.
El departamento financiero de la empresa planea permanentemente los posibles excedentes
de caja como sus déficits, al contar con esta información, el administrador toma las decisiones
adecuadas en cuanto a situaciones de sobrantes para inversión o por el contrario si hay
faltante debe buscar los medios para obtener financiamiento en el corto plazo.
A continuación se presenta un ejemplo práctico de la preparación de un presupuesto de caja,
con todos sus componentes y suposiciones.
Comentario: Para mayor comprensión del ejercicio, se aconseja complementarlo con la
información contenida en el artículo "El presupuesto de caja".
Este puede darle bases para comprender el fundamento teórico de este pronostico.
INFORMACIÓN INICIAL
Para la realización del ejercicio, se asumirá una empresa cualquiera, que esta constituida
legalmente y puede tener como objeto la producción o la prestación de servicios.
Ejemplo:
La compañía ABC esta preparando un presupuesto de caja para los meses de octubre,
noviembre y diciembre. las ventas en agosto fueron de $100.000 y en septiembre $200.000.
Se pronostican ventas de $400.000 para octubre, $300.000 para noviembre y $200.000 para
diciembre.
El 20% de las ventas de la empresa se han hecho al contado, el 50% han generado cuentas
por cobrar que son cobradas después de 30 días y el restante 30% ha generado cuentas por
cobrar que se cobran después de dos meses. No se tiene estimación de cuentas incobrables.
En diciembre la empresa espera recibir un dividendo de $30.000, proveniente de las acciones
de una subsidiaria. A continuación se presentan los datos.
Programa de entradas de efectivo proyectado de la Compañía
ABC
AgostoSeptiemb
reOctubre
Noviembr
e
Diciemb
re
Ventas
pronosticada
s
$100.000 $ 200.000 $ 400.000 $ 300.000 $ 200.000
Ventas al
contado
(20%)
$ 20.000 $ 40.000 $ 80.000 $ 60.000 $ 40.000
Cuentas por
cobrar
Un mes
(50%) $ 50.000 $ 100.000 $ 200.000 $ 150.000
Dos meses
(30%) $ 30.000 $ 60.000 $ 120.000
Otras
entradas
efectivo
$ 30.000
Total
entradas
efectivo
$ 210.000 $ 320.000 $ 340.000
Ahora se relacionan todas las erogaciones hechas y proyectadas por la compañía ABC
durante los mismos meses.
Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de las compras se paga
al contado, el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el 20% restante se paga dos
meses después del mes de compra. En el mes de octubre se pagan $20.000 de dividendos.
Se paga arrendamiento de $500 mensuales.
Los sueldos y salarios de la empresa pueden calcularse agregando 10% de sus ventas
mensuales a la cifra del costo fijo de $8.000. En diciembre se pagan impuestos por $25.000.
Se compra una máquina nueva a un costo de $130.000 en el mes de noviembre.
Se pagan intereses de $10.000 en diciembre. También en diciembre se abona a un fondo de
amortización $20.000.
No se espera una readquisición o retiro de acciones durante este periodo. El programa de
desembolsos de efectivos es el que se presenta a continuación:
UNA EMPRESA QUE ESPERA TENER UN EXCEDENTE DE CAJA PUEDE PROGRAMAR
INVERSIONES, EN TANTO QUE UNA EMPRESA QUE ESPERE DÉFICITS DE CAJA, DEBE
PLANEAR LA FORMA DE OBTENER FINANCIAMIENTO A CORTO PLAZO.
Programa de desembolsos de efectivo proyectado de la
compañía ABC
AgostoSeptiemb
reOctubre
Noviembr
eDiciembre
Compras (70%
ventas) $ 70.000 $ 140.000
$
280.000 $ 210.000 $ 140.000
Compras al
contado (10%) $ 7.000 $ 14.000 $ 28.000 $ 21.000 $ 14.000
Pagos
Un mes (70%) $ 4.900 $ 98.000 $ 196.000 $ 147.000
Dos meses (20%) $ 14.000 $ 28.000 $ 56.000
Dividendos $ 20.000
Sueldos y
salarios $ 48.000 $ 38.000 $ 28.000
Arrendamientos $ 5.000 $ 5.000 $ 5.000
Impuestos $ 25.000
Compra máquina $ 130.000
intereses $ 10.000
Fondo de
amortización $ 20.000
Readquisición
acciones $ -
Total
desembolsos
$
213.000 $ 418.000 $ 305.000
El flujo neto de efectivo, el saldo final de caja y financiamiento.
El flujo neto de efectivo se obtiene deduciendo cada mes los desembolsos hechos por la
empresa de las entradas obtenidas por la actividad económica.
Agregando el saldo inicial de caja en el periodo al flujo neto de efectivo obtenemos el saldo
final de caja para cada mes.
Por último cualquier financiamiento adicional para mantener un saldo mínimo de caja debe
agregársele al saldo final de caja, para conseguir un saldo final con financiamiento.
Entonces tenemos que para el mes de septiembre el saldo final de caja fue de $50.000 y se
desea tener durante los siguientes meses un saldo mínimo de caja de $25.000. Basándose en
los datos recogidos anteriormente podemos realizar el presupuesto de caja para la compañía
ABC, así:
Presupuesto de caja para la compañía ABC
OctubreNoviembr
eDiciembre
Total entradas de efectivo $ 210.000 $ 320.000 $ 340.000
(-) Total desembolsos $ 213.000 $ 418.000 $ 305.000
Flujo neto de efectivo $ -
3.000
$ -
98.000
$ 35.00
0
(+) Saldo inicial en caja $ 50.000 $ 47.000 $ -51.000
Saldo final en caja $ 47.00
0
$ -
51.000 $ -16.000
(+) financiamiento $ - $ 76.000 $ 41.000
Saldo final con
financiamiento
$ 47.00
0
$ 25.00
0
$ 25.00
0
Interpretación del Presupuesto de caja
El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que
puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante
cada período que abarca el pronóstico.
El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias
para solicitar financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a
causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronósticos de
ventas.
El desarrollo de este ejercicio permite la aplicación de los conceptos expuestos en la teoría
que en ocasiones no son lo suficientemente claros.
Comentario: El ejercicio del cual es objeto este artículo, fue tomado del libro "Fundamentos de
administración financiera" de Lawrence Gitman.
El presupuesto de efectivoPor Arturo K. Finanzas de empresa 104 comentarios
El presupuesto de efectivo, también conocido como flujo de caja proyectado, es un
presupuesto que muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de
efectivo (dinero en efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo
determinado.
La importancia del presupuesto de efectivo es que nos permite prever la futura
disponibilidad del efectivo (saber si vamos a tener un déficit o un excedente de
efectivo) y, en base a ello, poder tomar decisiones, por ejemplo:
Si prevemos que vamos a tener un déficit o va a ser necesario contar con un
mayor efectivo, podemos, por ejemplo:
solicitar oportunamente un financiamiento.
solicitar el refinanciamiento de una deuda.
solicitar un crédito comercial (pagar las compras al crédito en vez de al
contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crédito.
cobrar al contado y ya no al crédito o, en todo caso, otorgar uno menor
crédito.
Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo:
invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria o nuevos equipos.
invertirlo en la adquisición de mayor mercadería.
invertirlo en la expansión del negocio.
usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en acciones.
Por otro lado, el presupuesto de efectivo nos permite conocer el futuro escenario
de un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio será rentable
(cuando los futuros ingresos son mayores que los futuros egresos), o saber si
seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída.
Información que podemos presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar
la rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante potenciales inversionistas), o
al querer demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda
contraída (por ejemplo, al solicitar un préstamo a alguna entidad financiera).
Cómo elaborar un presupuesto de efectivo
Para elaborar un presupuesto de efectivo es necesario contar con los
demás presupuestos de la empresa; sin embargo, veamos a continuación un
ejemplo de cómo elaborar uno al contar con la siguiente información:
Supongamos que debemos elaborar el presupuesto de efectivo de una empresa
comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) para el
periodo de los cuatro primeros meses del año; los datos que tenemos son los
siguientes:
se pronostica ventas de 300 unidades para el mes enero y un aumento del
10% a partir de febrero.
el precio de venta es de US$20.
el cobro de las ventas se realiza el 60% al contado y el 40% al crédito a 30
días.
se pronostica compras de mercadería de 310 unidades para el mes de enero y
un aumento del 10% a partir de febrero.
el precio de compra es de US$15.
los proveedores permiten pagar la mercadería el 50% al contado y el 50%
restante a crédito a 30 días.
se estiman gastos por remuneraciones del personal administrativo, alquileres,
seguros y servicios por US$250 mensuales (gastos administrativos).
se estiman gastos por remuneraciones del personal de ventas, comisiones,
promoción y publicidad por US$230 mensuales (gastos de ventas).
el negocio cuenta con mobiliario y equipo que se deprecia en US$50 al mes.
se obtiene un préstamo por US$2 100 el cual debe ser pagado a partir de
febrero en amortizaciones constantes de US$700 e intereses de US$504 en
febrero, US$336 en mazo, y US$168 en abril.
el pago por impuestos por concepto de renta es del 2% de la utilidad
disponible.
Para este ejemplo, antes de elaborar el presupuesto de efectivo, es necesario
elaborar los presupuestos de ventas y cobros, ya que las ventas no se cobran el
mismo mes en que se realizan, sino que se cobran un 60% en el mes que se
realizan y el 40% restante al mes siguiente, y el presupuesto de efectivo muestra
el efectivo que realmente ingresa o sale de la empresa.
Presupuesto de ventas
enero
febrero
marzo abril
Unidades 300 330 363 399
Precio de venta 20 20 20 20
TOTAL6000 6600
7260
7986
Nota: las ventas empiezan en 300 unidades en enero y luego tiene un aumento
constante del 10%.
Presupuesto de cobros
enero
febrero
marzo abril
Contado (60%)3600 3960
4356
4791.60
Crédito a 30 días (40%) 2400
2640 2904
TOTAL3600 6360
6996
7695.60
Nota: de las ventas de US$6 000 hechas en enero, cobramos el 60% (US$3 600) al
contado y el 40% (US$2 400) al crédito a 30 días; lo mismo para los demás meses.
Una vez elaborados los presupuestos de ventas y cobros, debemos elaborar los
presupuestos de compras y pagos, ya que, igualmente, las compras no se pagan el
mismo mes en que se realizan, sino que se pagan un 50% en el mes que se
realizan y el 50% restante al mes siguiente.
Presupuesto de compras
enero
febrero marzo abril
Unidades 310 341 375 413
Precio de compra 15 15 15 15
TOTAL4650 5115
5626.50
6189.15
Nota: las compras empiezan en 310 unidades en enero y luego tienen un aumento
constante del 10%.
Presupuesto de pagos
enero
febrero marzo abril
Contado (50%)2325
2557.50
2813.25
3094.58
Crédito a 30 días (50%) 2325
2557.50
2813.25
TOTAL2325
4882.50
5370.75
5907.83
Nota: de las compras de US$4 650 hechas en enero, pagamos el 50% (US$2 325)
al contado y el 50% restante (US$ 2 325) al crédito al crédito a 30 días; lo mismo
para los demás meses.
Una vez elaborados los presupuestos de compras y pagos, pasamos a elaborar el
presupuesto operativo (estado de resultados proyectado), ya que es necesario
determinar el monto que se debe pagar por concepto de impuestos.
Presupuesto operativo
enero
febrero marzo abril
Ventas 6000 6600 7260 7986
Costo de ventas 4650 51155626.50
6189.15
UTILIDAD BRUTA 1350 14851633.50
1796.85
Gastos administrativos 250 250 250 250
Gastos de ventas 230 230 230 230
Depreciación 50 50 50 50
UTILIDAD OPERATIVA 820 9551103.50
1266.85
Intereses 504 336 168
UTILIDAD ANTES DE IMP. 820 451
767.50
1098.85
Impuestos (2%)16.40 9.02 15.35 21.98
UTILIDAD NETA803.60
441.98
752.15
1076.87
Y, finalmente, asegurándonos de contar con toda la información necesaria,
pasamos a elaborar el presupuesto de efectivo.
Presupuesto de efectivo
enerofebrero marzo abril
INGRESOS
Cuentas por cobrar 3600 6360 69967695.60
Préstamos 2100
TOTAL INGRESOS 5700 6360 69967695.60
EGRESOS
Cuentas por pagar 23254882.50
5370.75
5907.83
Gastos administrativos 250 250 250 250
Gastos de ventas 230 230 230 230
Pago de impuestos 16.40 9.02 15.35 21.98
TOTAL EGRESOS2821.40
5371.52
5866.10
6409.80
FLUJO DE CAJA ECONÓMICO
2878.60
988.48
1129.90
1285.80
Amortización 700 700 700
Intereses 504 336 168
FLUJO DE CAJA FINANCIERO
2878.60
-215.52 93.90
417.80
IntroducciónNuestro tema de investigación ser refiere al "Presupuesto de Efectivo". Una de las principales responsabilidades de la administración es planificar, controlar y salvaguardar los recursos de la empresa. Son dos clases de recursos los que fluyen a través de muchos negocios: el efectivo y los activos distintos del efectivo. La planificación y el control de las entradas de efectivo, de las salidas de efectivo y el correspondientefinanciamiento, constituyen una importante función en todas las empresas. La presupuestación del efectivo es una forma eficaz de planificar y controlar las salidas de éste, de evaluar las necesidades del mismo y de hacer uso provechoso de su excedente.Además, La administración de las disponibilidades monetarias constituye un punto medular de la gestión financiera, de ella dependen la planificación y el control de la inversión, y que al momento que se requiera del efectivo este tenga una disponibilidad inmediata.Es por esto que hemos decido realizar esta investigación sobre el presupuesto de efectivo y su importancia en el proceso productivo.Con este trabajo de investigación nuestro grupo, ya establecida la importancia que tiene el presupuesto de efectivo en una empresa, dedicara su esfuerzo a explicar en que consiste el presupuesto de efectivo, como se puede delinear los conceptos y formas de establecer un presupuesto de efectivo que abarque la empresa en su totalidad.Hemos decidido dividir nuestro trabajo en breves temas que abarcan todos los aspectos que envuelven un presupuesto de efectivo y terminar con un ejemplo de un presupuesto de efectivo ya elaborado y que ilustra cuan fácil de hacer y provecho puede ser este presupuesto para una empresa.Esperamos que este trabajo ayude a los lectores a comprender y valorar un presupuesto de efectivo tanto como nos ayudo a nosotros.
ObjetivosObjetivo GeneralNuestro objetivo general, al realizar este trabajo consiste en analizar de una forma exhaustiva las teorías existentes en la literatura empresarial concerniente con el presupuesto de efectivo, ver la importancia que tiene para una empresa utilizar este presupuesto, indagar sobre sus componentes y ver como cada uno de ellos ayuda a formar el esqueleto del presupuesto y finalmente elaborar un presupuesto sencillo de una empresa hipotética.Objetivos Específicos
1) Exponer las generalidades sobre el presupuesto de efectivo que hasta ahora conocemos 2) Mencionar las teorías generalmente aceptadas que gobiernan un presupuesto de efectivo bien elaborado. 3) Ver como se planea la obtención y el manejo de efectivo 4) Analizar los componentes que forman un presupuesto de efectivo
5) Enumerar los pasos que se deben seguir para alcanzar la elaboración de un presupuesto de efectivo que será eficaz y productivo para la empresa.
Generalidades sobre la Planificación del EfectivoEl presupuesto de efectivo, también conocido como flujo de caja proyectado, es el presupuesto que muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de dinero (efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo determinado.El presupuesto de efectivo es un informe de las entradas y salidas de efectivo planeadas de la empresa que se utiliza para calcular sus requerimientos de efectivo a corto plazo, con particular atención a la planeación en vista de excedentes y faltantes de efectivo. Una empresa que espera un excedente de efectivo puede planear inversiones a corto plazo, en tanto que una empresa que espera faltantes de efectivo debe disponer del financiamiento a corto plazo.La mayor parte de las compañías deben desarrollar planes, tanto de largo plazo, como de mediano y corto plazo, sobre su flujo de efectivo, para esto, las empresas desarrollan, entre otras cosa, un presupuesto de efectivo (o caja) el cual muestra los flujos de entradas y de salidas de efectivo, así como la posición final, por sub-periodos, para un lapso especifico.El presupuesto de efectivo de corto plazo, forma parte del plan anual de utilidades. Este presupuesto de efectivo debe de constar básicamente de dos partes:
1) Los ingresos de efectivos (flujo de entradas) de efectivo planificados 2) Los desembolsos (flujo de salidas) de efectivo planificados
Los principales propósitos del presupuesto de efectivo son: 1) Determinar la probable posición de caja al fin de cada periodo, como resultado de
las operaciones planificadas 2) Identificar los excedentes o déficits de efectivo por periodos 3) Establecer la necesidad de financiamiento y/o la disponibilidad de efectivo ocioso para inversión 4) Coordinar el efectivo con:
a) el total del capital de trabajo,b) los ingresos por las ventas,c) los gastos,d) las inversiones ye) los pasivos
5) Establecer una base solida para la vigilancia continua de la posición de cajaLa preparación del presupuesto de caja se basa casi exclusivamente en los demás presupuestos; por lo tanto, el tesorero, quien es usualmente el encargado de la preparación del presupuesto de caja debe trabajar muy cerca con los demás gerentes, cuyas decisiones puedan afectar de manera directa a los flujos de efectivo. Un programa que abarca de una manera total la planificación y control de las utilidades, crea las bases para un presupuesto realista de efectivo (o caja).Es esencial, en la preparación de un presupuesto de efectivo, que halla un equilibrio entre el efectivo disponible y las actividades que requieren de efectivo (operaciones, desembolsos de capital y otros), ya que con demasiada frecuencia, no se percibe la necesidad de efectivo adicional sino hasta que la situación alcanza un grado de emergencia.
Periodos de Tiempo en la Planificación y control del EfectivoEl presupuesto o planificación de efectivo así como su control debe cubrir tres diferentes periodos de tiempo:
1. El de largo plazo 2. El de corto plazo 3. El de horizonte inmediato
Presupuesto de efectivo a largo plazo. El presupuesto de efectivo a largo plazo debe ser congruente con las dimensiones de tiempo de:
a) El plan estratégico de utilidades de largo plazo y b) Los proyectos de desembolsos de capital
Planificar los flujos de entradas de efectivo a largo plazo (principalmente por conceptos de ventas, servicios y financiamientos), así como los flujos de salidas de efectivo a largo plazo (principalmente por gastos, desembolsos de capital y pago de la deuda), es fundamental para las sanas decisiones financieras y para el uso optimo del efectivo se enfoca sobre los flujos de entradas de efectivo mas relevantes.Presupuesto de efectivo a corto plazo. El presupuesto de efectivo a corto plazo naturalmente debe ser congruente con el plan táctico de utilidades a corto plazo. La planificación del efectivo para este horizonte del tiempo exige planes detallados para los flujos de entradas y salidas de efectivo, que se relacionan de manera directa con el plan anual de utilidades (es decir, el efectivo derivado de las ventas y el efectivo requerido para pagar el nuevo equipo). El presupuesto de caja a corto plazo se desarrolla principalmente con base en las distintas partes del presupuesto que son incluidas en el plan anual de utilidades.Presupuesto de efectivo inmediato. El presupuesto de efectivo inmediato se emplea en muchas empresas, principalmente para estimar, controlar y administrar los flujos de entradas y salidas de efectivo, a menudo sobre una base diaria continua.
El objetivo principal del presupuesto de efectivo inmediato es asegurar que no se creen déficits ni saldos excedentes de efectivo.
El presupuesto de efectivo inmediato minimiza el costo de los intereses mediante el aprovechamiento de todos los descuentos por pronto pago sobre la cuentas por pagar y el cumplimiento de todas las fechas de vencimiento de los desembolsos de efectivo
El presupuesto de efectivo minimiza, también, el costo de oportunidad de los saldos de excedentes de efectivo, al permitir las oportunas inversiones del efectivo a medida que este se vaya acumulando.
Importancia del Presupuesto de EfectivoLa importancia del presupuesto de efectivo, consiste en que éste nos permite prever la futura disponibilidad del efectivo: saber si vamos a tener un déficit o una falta de efectivo, o si vamos a tener un excedente; y, de acuerdo a ello, tomar decisiones, por ejemplo, si prevemos que vamos a tener un déficit o va a ser necesario contar con un mayor efectivo, podemos:
solicitar oportunamente un financiamiento. solicitar el refinanciamiento de una deuda. solicitar un crédito comercial (pagar las compras al crédito en vez de al contado) o, en todo caso, solicitar un
mayor crédito. cobrar al contado y ya no al crédito o, en todo caso, otorgar uno menor crédito.
Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo: invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria o equipos. invertirlo en adquirir mayor mercadería. invertirlo en la expansión del negocio. usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en acciones.
Por otro lado, el presupuesto de efectivo es importante porque nos permite conocer el futuro escenario de un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio será rentable (cuando los futuros ingresos sean mayores que los futuros egresos); o saber si seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída.Así también, el presupuesto de efectivo es importante porque nos proporciona información que podemos presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante potenciales inversionistas); o al querer demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída (por ejemplo, al solicitar un préstamo a alguna entidad financiera).
Planeación del efectivoLa información necesaria para el proceso de planeación financiera a corto plazo es él pronostico de ventas, este pronostico es la predicción de las ventas de la empresa correspondiente a un periodo especifico, que proporciona el departamento de mercadotecnia al gerente financiero. Con base en este pronostico, el gerente financiero calcula los flujos de efectivo mensuales que resultan de las ventas proyectadas y de la disposición de fondos relacionada con la producción, el inventario y las ventas.Tipos de Pronósticos. Los pronósticos de ventas se deben basar en un análisis de los datos externos o internos o en una combinación de ambos.
Pronósticos externos: Se basa en la relación que existe entre las ventas de la empresa y ciertos indicadores económicos externos importantes como el PIB entre otros.
Pronósticos internos: Se basan en una acumulación de pronósticos de ventas obtenidos de los propios canales de ventas de la empresa.
Pronósticos combinados: Por lo general, las empresas utilizan una combinación de datos sobre pronósticos externos e internos para realizar él pronóstico de ventas final. Datos internos proporcionan una idea de las expectativas de ventas y los datos externos ofrecen un medio para ajustar estas expectativas de acuerdo con los factores económicos generales.
Componentes del presupuesto de efectivoLos componentes del presupuesto de efectivo son:
Ingreso de efectivo: Son todas las entradas de efectivo de una empresa que ocurren en un periodo financiero determinado.
Desembolso de efectivo: Son todos los gastos de efectivo que realiza la empresa durante un periodo financiero específico, los más comunes son:
1) Compras en efectivo 2) Liquidación de cuentas por pagar 3) Pagos de renta 4) Sueldos y salarios 5) Pagos de impuestos 6) disposiciones de fondos para activos fijos 7) Pagos de intereses 8) Pagos de dividendos en efectivo 9) Pagos del principal 10) Recompras o retiros de acciones Flujo de efectivo neto: Es la diferencia matemática entre los ingresos de efectivo de la empresa y sus
desembolsos de efectivo en cada periodo Efectivo Final: Es la suma inicial de la empresa y su flujo de efectivo neto del periodo. Financiamiento total requerido: Es la cantidad de fondos que requiere la empresa si el efectivo final del
periodo es menor que el saldo de efectivo mínimo deseado; comúnmente, esta representada por documentos por pagar.
Saldo de efectivo excedente: Es la cantidad disponible que tiene la empresa para invertir si el efectivo final del periodo es mayor que el saldo de efectivo mínimo deseado.
Procedimiento para enfrentar la incertidumbre del presupuesto de efectivoAdemás de cuidar la preparación de los pronósticos de ventas y de otros cálculos incluidos en el presupuesto de efectivo, existen formas de enfrentar la incertidumbre del presupuesto de efectivo. Una consiste en preparar varios presupuestos de efectivo: uno basado en un pronóstico pesimista, otro basado en el pronóstico más probable y otro basado en un pronóstico optimista. A partir de esta gama de flujos de efectivo, el gerente de finanzas es capaz de determinar la cantidad de financiamiento necesario para afrontar la situación más adversa. El uso de varios presupuestos de efectivo, cada uno basado en suposiciones distintas, también debe proporcionar al gerente de finanzas una idea del riesgo de las alternativas, de tal manera que pueda tomar decisiones financieras a corto plazo más inteligentes. Este análisis de sensibilidad se utiliza a menudo para examinar los flujos de efectivo en diversas circunstancias posibles. Las computadoras y las hojas de cálculo electrónicas se usan con frecuencia para simplificar el análisis de sensibilidad.
Cuentas por CobrarSelección de Crédito. Por lo general, el gerente financiero controla las cuentas por cobrar mediante el mantenimiento y la administración de la política de crédito, que incluye la determinación de la selección, las normas y las condiciones de crédito, y la política de cobro.Las cuentas por cobrar representan la concesión de crédito de la empresa a sus clientes. La concesión de crédito a los clientes es un costo por hacer negocios. Al mantener su dinero inmóvil en cuentas por cobrar, la
empresa pierde el valor del dinero en el tiempo y corre el riesgo del incumplimiento por parte de los clientes. A cambio de incurrir en estos costos, la empresa puede ser competitiva, atraer y conservar clientes y además mantener y mejorar las ventas y las utilidades.Factores de créditos. Los análisis de créditos usan frecuentemente 5 factores de crédito para centrar su análisis en los aspectos principales de la solvencia del crédito del solicitante, estos son:
Reputación: Consta del historial de pagos anteriores así como cualquier juicio legal o pendiente, se utilizan para evaluar su reputación.
Capacidad: Es la posibilidad que tiene el solicitante para rembolsar el crédito requerido Capital: La solidez financiera del solicitante que se refleja por su posición de propietario Garantía colateral: La cantidad de activos que el solicitante tiene disponible para asegurar el crédito Condiciones: El ambiente de negocios y económico actual, así como cualquier circunstancia peculiar que
afecte a alguna de las partes de la transacción de crédito.Obtención de información de crédito. Cuando un cliente desea que una empresa le otorgue condiciones de crédito, el departamento de crédito comienza el proceso de evaluación pidiendo al solicitante que llene varias formas que requieren información y referencias de crédito y financieras. A partir de la solicitud, la empresa obtiene datos adicionales sobre otras fuentes. Si concedió un crédito anterior al mismo solicitante, la empresa contara con su propia información sobre el historial de pago de este. Las principales fuentes externas de información de crédito son las siguientes:
Estados Financieros: Con esto la empresa analiza las condiciones de liquidez, actividad, deuda y rentabilidad de la empresa solicitante.
Data Crédito: Es la agencia de información mercantil más importante, y provee a sus subscriptores la evaluación de crédito y la capacidad financiera general de miles de personas.
Oficinas de intercambio de información de crédito: Es una red de oficinas de créditos que intercambian información sustentada en hechos y no en análisis.Una vez obtenida toda la información necesaria se procede a realizar un análisis de crédito con el fin de establecer una línea de crédito para el cliente que no es más que la cantidad máxima de crédito que el cliente puede adeudar a la empresa vendedora en cualquier momento
Política de cobroLa política de cobro de la empresa consiste en su procedimiento para recuperar las cuentas por cobrar, cuando estas se vencen. La eficiencia de esta política se evalúa, en parte, observando el nivel de gastos por deudas de cobro dudoso. Este nivel depende no solo de la política de cobro, sino también de la política de crédito de la empresa. Si uno supone que el nivel de deudas de cobro dudoso, atribuible a la política de crédito, es relativamente constante, se espera que el aumento de los gastos de cobranza reduzcan las deudas de cobro dudoso.Entre los procedimientos que se utilizan con mayor frecuencia para evaluar las políticas de crédito y cobro está la razón del periodo promedio de cobro y la antigüedad de las cuentas por cobrar.Antigüedad de las cuentas por cobrar: Es una técnica que indica la proporción del saldo de las cuentas por cobrar que ha estado pendiente durante un periodo de tiempo específico. Esta técnica requiere que las cuentas por cobrar de la empresa se dividan en grupos basados en el momento de su origen. Esta división se realiza en periodos de un mes, retrocediendo tres o cuatro meses.
Elaboración de un Presupuesto de EfectivoPara elaborar un presupuesto de efectivo es necesario contar con los demás presupuestos de la empresa; sin embargo, veamos a continuación un ejemplo de cómo elaborar uno al contar con la siguiente información:Supongamos que debemos elaborar el presupuesto de efectivo de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) para el periodo de los cuatro primeros meses del año; los datos que tenemos son los siguientes:
se pronostica ventas de 300 unidades para el mes enero, y aumento del 10% a partir de febrero. el precio de venta es de $20. el cobro de las ventas se realiza el 60% al contado y el 40% al crédito a 30 días. se pronostica compras de mercadería de 310 unidades para el mes de enero, y un aumento del 10% a partir
de febrero.
el precio de compra es de $15. los proveedores permiten pagar la mercadería el 50% al contado y el 50% restante a crédito a 30 días. se estiman gastos por remuneraciones del personal administrativo, alquileres, seguros y servicios por $250
mensuales (gastos administrativos). se estiman gastos por remuneraciones del personal de ventas, comisiones, promoción y publicidad por $230
mensuales (gastos de ventas). el negocio cuenta con mobiliario y equipo que se deprecia en $50 al mes. se obtiene un préstamo por $2 100 el cual debe ser pagado a partir de febrero en amortizaciones constantes
de $700 e intereses de $504 en febrero, $336 en marzo, y $168 en abril. el pago por impuestos por concepto de renta es del 2% de la utilidad disponible.
Para este ejemplo, antes de elaborar el presupuesto de efectivo, es necesario elaborar los presupuestos de ventas y cobros, ya que las ventas no se cobran el mismo mes en que se realizan, sino que se cobran un 60% en el mes que se realizan, y el 40% restante al mes siguiente; y el presupuesto de efectivo muestra el efectivo que realmente ingresa o sale de la empresa.Presupuesto de ventas
Enero Febrero Marzo Abril
Unidades 300 330 363 399
Precio de venta 20 20 20 20
TOTAL 6000 6600 7260 7980
Nota: las ventas empiezan en 300 unidades en enero, y luego tiene un aumento constante del 10%.Presupuesto de cobros
Enero Febrero Marzo Abril
Contado (60%) 3600 3960 4356 4788
Crédito a 30 días (40%) 2400 2640 2904
TOTAL 3600 6360 6996 7692
Nota: de las ventas de $6 000 hechas en enero, cobramos el 60% ($3 600) al contado, y el 40% ($2 400) al crédito a 30 días; lo mismo para los demás meses.Una vez elaborados los presupuestos de ventas y cobros, debemos elaborar los presupuestos de compras y pagos, ya que, igualmente, las compras no se pagan el mismo mes en que se realizan, sino que se pagan un 50% en el mes que se realizan, y el 50% restante al mes siguiente.Presupuesto de compras
Enero Febrero Marzo Abril
Unidades 310 341 375 413
Precio de compra 15 15 15 15
TOTAL 4650 5115 5625 6195
Nota: las compras empiezan en 310 unidades en enero, y luego tienen un aumento constante del 10%.Presupuesto de pagos
Enero Febrero Marzo Abril
Contado (50%) 2325 2558 2813 3098
Crédito a 30 días (50%) 2325 2558 2813
TOTAL 2325 4883 5371 5911
Nota: de las compras de $4 650 hechas en enero, pagamos el 50% ($2 325) al contado, y el 50% restante ($ 2 325) al crédito al crédito a 30 días; lo mismo para los demás meses.Una vez elaborados los presupuestos de compras y pagos, pasamos a elaborar el presupuesto operativo (estado de resultados proyectado), ya que es necesario determinar el monto que se debe pagar por concepto de impuestos.Presupuesto operativo (estado de resultado proyectado)
Enero Febrero Marzo Abril
Ventas 6000 6600 7260 7980
Costo de ventas 4650 5115 5625 6195
UTILIDAD BRUTA 1350 1485 1635 1785
Gastos administrativos 250 250 250 250
Gastos de ventas 230 230 230 230
Depreciación 50 50 50 50
UTILIDAD OPERATIVA 820 955 1105 1255
Intereses 504 336 168
UTILIDAD ANTES DE IMP. 820 451 769 1087
Impuestos (2%) 16.4 9.02 15.38 21.74
Utilidad NETA 803.6 441.98 753.62 1065.26
Presupuesto de efectivoY, finalmente, asegurándonos de que ya contamos con toda la información necesaria, pasamos a elaborar el presupuesto de efectivo.
Enero Febrero Marzo Abril
INGRESOS
Cuentas por cobrar 3600 6360 6996 7692
Préstamos 2100
TOTAL INGRESOS 5700 6360 6996 7692
EGRESOS
Cuentas por pagar 2325 4883 5371 5911
Gastos administrativos 250 250 250 250
Gastos de ventas 230 230 230 230
Pago de impuestos 16.4 9.02 15.38 21.74
TOTAL EGRESOS 2821.4 5372.02 5866.38 6412.74
FLUJO DE CAJA ECONÓMICO 2878.6 987.98 1129.62 1279.26
Amortización 700 700 700
Intereses 504 336 168
FLUJO DE CAJA FINANCIERO 2878.6 -216.02 93.62 411.26
ConclusiónAl finalizar este trabajo, podemos concluir diciendo que, el presupuesto de efectivo, como parte de un presupuesto general de una empresa, es de vital importancia para la empresa, sin el manejo bien planeado y efectivo de un presupuesto de efectivo, la empresa puede caer en el error de no contar con suficiente recursos económicos para realizar sus operaciones o por el contrario, aunque no sea tan grave como no contar con suficientes recursos económicos para operar, la empresa puede no darse cuenta de que tiene demasiado efectivo ocioso que podría ser utilizado para generar mas rica a la empresa. Ambas situaciones no son aconsejables dentro de un buen desempeño empresarial y se pueden evitar con el manejo adecuado del presupuesto de efectivo.
RecomendaciónDespués de haber investigado sobre el presupuesto de efectivo, nuestro grupo recomienda a todos aquellos envuelto en el manejo de una empresa, ya sea esta una pequeña empresa, no importa que esta esté compuesta por uno o varios miembros, o una empresa compuesta por cientos de personas, elaborar un presupuesto general, el cual incluya un presupuesto de efectivo. Creemos que un presupuesto bien elaborado es la espina dorsal de todo negocio, sin un presupuesto, la empresa, como un ser humano sin espina dorsal, se arrastraría sin fuerza ni control por el suelo.
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