PERDIKSI FAKTOR PENGHAMBAT PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT

PADA INSTANSI PEMERINTAH YANG TELAH MENERAPKAN ISO 9001:2008

STUDI KASUS: BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN RI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelarMagister Manajemen

Ali Yudhi HartantoMagister ManajemenKonsentrasi OperasiFakultas Ekonomi, Universitas Indonesia

BADAN POM RI

Badan POM RI terlahir tanggal 31 Desember 2001 berdasarkan keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang kedudukan, tugas, fungsi, kewenangan, susunan organisasi dan tata lembaga pemerintah non departemen

Badan POM mempunyai visi menjadi institusi pengawas obat dan makanan yang inovatif. kredibel dan diakui secara internasional untuk melindungi masyarakat.

Berupaya memperkuat Sistem Pengawasan Obat dan Makanan yang komprehensif dan menyeluruh.

LATAR BELAKANG

Badan POM juga mendukung perkuatan ekonomi nasional melalui peningkatan pemenuhan standard dan ketentuan yang berlaku secara internasional bagi produk obat dan makanan yang dihasilkan oleh industri obat dan makanan dalam negeri. Bimbingan teknis bagi pelaku usaha bidang Obat dan Makanan merupakan kontribusi yang diberikan.

Pengawasan obat dan makanan harus dilakukan secara komprehensif dan sistematik, mulai dari kualitas bahan yang digunakan, cara-cara produksi, distribusi, penyimpanan, sampai produk tersebut siap dikonsumsi oleh masyarakat. Pada seluruh mata rantai tersebut harus ada sistem yang memiliki mekanisme yang dapat mendeteksi kualitas produk sehingga secara dini dapat dilakukan pengamanan jika terjadi degradasi mutu, produk substandard, kontaminasi dan hal-hal lain yang dapat membahayakan kesehatan masyarakat.

  Badan POM juga menyelenggarakan tugas kepemerintahan di bidang pengawasan Obat dan Makanan yang merupakan kegiatan internal berupa kegiatan tata hubungan kerja (tahubja), komunikasi, informasi, edukasi, penataan Sumber Daya Manusia aparatur, pelaksanaan reformasi birokrasi pemerintahan, dan lain-lain.

ISO 9001:2008 Untuk mendukung konsistensi pelaksanaan kegiatan pengawasan obat dan makanan, maka sejak tahun 2012 Badan POM telah mengajukan dan mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008 yang diterbitkan oleh United Registrar of Sistem (URS) UK. Seluruh unit Badan POM baik di pusat maupun daerah telah mendapatkan serifikat ISO 9001:2008.

Business Process Map BPOM

Pelaku Usaha

Masyarakat

Pelaku Usaha

Masyarakat

Pemerintah Pemerintah

POM-01Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard

POM-02Pengawasan Pre-Market

POM-03Pengawasan Post-Market

POM-04Pengelolaan Laboratorium

POM-05Riset dan

Pengembangan

POM-06Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi

POM-07Teknologi Informasi

POM-09Legal Management

POM-08Human

Resource Dev.

POM-11Komunikasi Kemitraan Dalam & Luar Negeri

POM-12General Affair

POM-13Pengadaan Barang & Jasa

POM-10Perencanaan & Keuangan

POM-14Organization Management

POM-15Management System

Improvement

Regulasi LaporanRegulasi/Standar

Nomor Registrasi

Komunikasi/Informasi/Edukasi

Komunikasi/Informasi/Edukasi

Hasil Riset

Regulasi/Standar

Metode Analisis

Regulasi/Standar Regulasi/Standar

PermintaanPengujianPermintaan PengujianApproved Information

Proses Kerja Utama (CORE PROCESS)

Proses Pendukung Utama (DIRECT SUPPORT)

Proses Kerja Perencanaan (PLANNING SUPPORT)

Proses Kerja Perbaikan (IMPROVEMENT SUPPORT)

PERUMUSAN MASALAH Permasalahan dirumuskan sebagai berikut: Sertifikasi ISO 9001:2008 lebih menitikberatkan pada pembuktian kepatuhan terhadap standar dan belum mengakomodasi kebutuhan Badan POM akan pemenuhan ekspektasi pelanggan serta peningkatan kinerja organisasi secara berkelanjutan.

Oleh karena itu kebutuhan akan penerapan TQM sektor publik di Badan POM menjadi penting.

TUJUAN PENELITIAN Melakukan prediksi atas pemahaman konsep TQM setelah organisasi

menerapkan ISO 9001:2008.

Memprediksi faktor-faktor yang menjadi hambatan dalam melakukan migrasi dari sistem ISO 9001:2008 menuju ke konsep TQM.

Mempertimbangkan Strategy Improvement yang dapat dilakukan.

MANFAAT PENELITIAN

METODE PENELITIAN

Data primer diperoleh dari hasil penyebaran kuisioner dan wawancara. Responden yang dipilih

dalam pengumpulan data ditentukan dengan menggunakan teknik Purposive Sampling, yaitu pemilihan dan penentuan sampel berdasarkan

kriteria dan tujuan tertentu.

Data sekunder diperoleh dari studi pustaka dengan mengumpulkan informasi dari buku, dokumen pemerintah, jurnal, media cetak, internet dan

penelitian terdahulu. Data sekunder akan memperkaya pembahasan penelitian.

Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan kuesioner yang dikirimkan kepada

responden secara langsung.

1

METODE PENELITIAN

Sumber: Anderson et al (1995) dan Rungtusanathan et al (1998) dalam Douglas (2004)

BAGIAN SATUIDENTITAS RESPONDENJenis kelamin : 1. Pria

2. Wanita

Umur : …………. Tahun

Pendidikan : 1. S -2/S - 3

2. S - 1/Profesi3. D1/D2/D34. SLTA

Jabatan : 1. Eselon II2. Eselon III3. Eselon IV4. Fungsional PFM/Auditor/dll5. Fungsional Umum

Keterlibatan dalam QMS Badan POM :(Lingkari kode angka sesuai persepsi jawaban anda, jawaban boleh lebih dari satu tanda)

1. Managemen Representatif2. Auditor Internal3. Tim PMP RB Badan POM

BAGIAN DUA

NO. DAFTAR PERTANYAAN

SKALA JAWABANSangat Tidak Setuju

Tidak Setuju Netral Setuju Sangat

Setuju1 2 3 4 5

1 Manajemen puncak badan POM memiliki kepemimpinan yang visioner (visionary leadership).

1 2 3 4 5

2 Badan POM memiliki kerjasama internal dan eksternal (Internal and external cooperation). 1 2 3 4 5

3 badan POM menerapkan proses pembelajaran yang berkelanjutan (learning). 1 2 3 4 5

4 Badan POM menerapkan manajemen proses (process management). 1 2 3 4 5

5 Badan POM menerapkan perbaikan secara terus menerus (continous improvement). 1 2 3 4 5

6 manajemen Badan POM berusaha memenuhi kebuthan pegawai (employee fulfilment). 1 2 3 4 5

7 Badan POM berusaha memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). 1 2 3 4 5

2

METODE PENELITIAN

Ngai dan Cheng (1995) dalam Wijaya (2009)

  Faktor Budaya dan Pekerja          1 Manajemen Badan POM tidak mengalami kesulitan

untuk mengubah nilai-nilai, aturan, norma dan tradisi dalam menjalankan pekerjaan.

1 2 3 4 5

2 Di Badan POM, Pegawai tidak ada yang menolak mengubah cara berkerja yang biasa mereka lakukan. 1 2 3 4 5

3 Seluruh pegawai melaksanakan prinsip-prinsip TQM secara konsisten. 1 2 3 4 5

4 Seluruh pegawai meyakini dan menyadari bahwa program kualitas ditujukan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen.

1 2 3 4 5

  Faktor Infrastruktur          5 Badan POM memiliki sistem untuk mendapatkan

informasi dan penilaian konsumen yang berkaitan dengan produk, pelayanan, keinginan dan kebutuhan konsumen.

1 2 3 4 5

6 Badan POM melakukan monitoring kinerja dan hasil produk yang berkaitan dengan keinginan dan kebutuhan serta kepuasan konsumen.

1 2 3 4 5

7 Badan POM melakukan pendidikan dan latihan untuk memberikan pengetahuan mengapa, bagaimana melaksanakan dan mengembangkan keahlian atau ketrampilan dibidang kualitas.

1 2 3 4 5

8 Badan POM memberikan insentif bagi pegawai yang berpartisipasi dan berprestasi dalam mengembangkan kualitas.

1 2 3 4 5

9 Manajemen Badan POM selalu mencari, mengembangkan dan bekerja sama dengan suplier (pihak ketiga) dalam mengembangkan kualitas secara terus menerus unuk kepuasan konsumen.

1 2 3 4 5

10 Manajemen Badan POM memiliki pengetahuan, pemahaman dan pengalaman dalam menerapkan prinsip-prinsip Total Quality Manajemen.

1 2 3 4 5

  Faktor Manajerial          11 Manajemen puncak Badan POM kami memiliki

konsistensi dalam melaksanakan prinsip-prinsip Total Quality Manajemen.

1 2 3 4 5

12 Manajemen Badan POM memahami keinginan untuk menjadi instansi apa dalam melaksanakan bisnis dan bisnis apa yang sedang dijalankan.

1 2 3 4 5

13 Tingkat penggantian/pemutasian pejabat eksekutif kunci di Badan POM dilakukan secara periodik. 1 2 3 4 5

14 Para pimpinan (eselon I, II dan III) di Badan POM memiliki kecakapan dan pembawaan yang dapat memberikan inspirasi orang lain untuk mengikutinya.

1 2 3 4 5

  Faktor Organisasional          15 Di Badan POM secara efektif terdapat aliran informasi

dan pengetahuan, baik vertikal maupun horizontal antar fungsi-fungsi dalam organisasi.

1 2 3 4 5

16 Pegawai di Badan POM bersedia untuk menyumbangkan pikirannya pada pegawai lain. 1 2 3 4 5

17 Pejabat maupun pegawai di Badan POM tidak melakukan kegiatan untuk mendapatkan, meningkatkan dan menggunakan kekuasaan dan sumber-sumber lain untuk memperoleh hasil yang mereka inginkan dalam situasi ketidakpastian atau ketidak setujuan.

1 2 3 4 5

2

METODE PENELITIAN

Tingkat responden rate kuesioner adalah sejumlah 82,10 %

No. Unit Kerja

Jumlah Responden

Disebar Kembali

1. Direktorat Penilaian Obat dan Produk Biologi 12 3

2. Direktorat Standardisasi Produk Terapetik dan PKRT 12 11

3. Direktorat Pengawasan Produksi PT dan PKRT 12 7

4. Direktorat Pengawasan Distribusi Produk Terapetik dan PKRT 12 9

5. Direktorat Pengawasan NAPZA 12 11

6. Direktorat Penilaian OT, Suplemen Makanan dan Kosmetik 12 10

7. Direktorat Standardisasi OT, Kosmetik dan PK 12 12

8. Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, Kosmetik dan PK 12 11

9. Direktorat Obat Asli Indonesia 12 12

10. Direktorat Penilaian Keamanan Pangan 13 13

11. Direktorat Standardisasi Produk Pangan 12 12

12. Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi Pangan 20 20

13. Direktorat Pengawasan Produk dan Bahan Berbahaya 12 5

14. Direktorat Surveilan dan Penyuluhan Keamanan Pangan 12 8

15. Biro Umum 24 17

16. Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat 12 8

17. Biro Perencanaan dan Keuangan 24 20

18. Biro Kerja Sama Luar Negeri 12 9

19. Pusat Penyidikan Obat dan Makanan 12 8

20. Pusat Pengujian Obat dan Makanan Nasional 24 21

21. Pusat Informasi Obat dan Makanan 12 12

22. Pusat Riset Obat dan Makanan 12 12

23. Inspektorat 15 15

3

METODE PENELITIAN

Uji Korelasi, Uji Multikolinearitas, Uji Linearitas.

Variabel Penerapan TQMBudaya dan pegawai r 0.385  sig 0.000Infrastruktur r 0.647  sig 0.000Manajerial r 0.642  sig 0.000Organisasional r 0.552  sig 0.000

Tabel 5.7. Korelasi antara Variabel Hambatan dengan Penerapan TQM

Variabel Tolerance VIF KeteranganBudaya dan Pegawai 0,693 1,443 Bebas multikolinearitasInfrastruktur 0,427 2,342 Bebas multikolinearitasManajerial 0,410 2,436 Bebas multikolinearitasOrganisasional 0,549 1,822 Bebas multikolinearitas

Tabel 5.8. Uji Multikolinearitas Variabel Hambatan dengan Penerapan TQM

FaktorSignifikansi

untuk Linearity

Nilai Signifikansi Deviation from Linearity

Keterangan

TQM * Budaya Dan Pegawai 0,000 0,085 LinearTQM * Infrastruktur 0,000 0,231 LinearTQM * Manajerial 0,000 0,088 LinearTQM * Organisasional 0,000 0,140 Linear

Tabel 5.9. Uji Liniaritas Variabel Hambatan dengan Penerapan TQM

4

METODE PENELITIAN

Uji Regresi berganda

Model Sum of Square Df Mean Square F Sig

1 Regression 26,411 4 6,603 64,999 0,000

Residual 26,513 261 0,102

Total 52,924 265

Tabel 5.10. Hasil Anova Faktor Hambatan dengan Penerapan TQM

Model R R Square Adjusted R

Square

Std Error of The Estimate

1 0,706 0,499 0,491 0,31872

Tabel 5.11. Model Summary Faktor Hambatan dengan Penerapan TQM

Model

Unstandardized Coefficients

Standardized Coefficients t Sig.

B Std. Error Beta

(Constant) 1,311 0,159 8,250 0,000

Budaya dan Pegawai -0,001 0,038 -0,001 -0,027 0,978

Infrastruktur 0,321 0,066 0,326 4,864 0,000

Manajerial 0,238 0,055 0,298 4,357 0,000

Organisasional 0,143 0,048 0,176 2,979 0,003

Tabel 5.12. Koefisien Faktor Hambatan dengan Penerapan TQM

4

METODE PENELITIAN

5

PEMBAHASANPenelitian ini menggunakan konsep penelitian Anderson et al (1995) dan Rungtusanathan et al (1998) dalam Douglas (2004) dengan 7 (tujuh) variabel berupa visionary leadership, internal and external cooperation, learning, process management, continous improvement, employee fulfilment, dan customer satisfaction sebagai variabel dependennya. Nilai korelasi seluruh butir pernyataan bernilai positif dan kuat. Serta nilai reliabilitas (alpha) senilai 0,772 yang berarti bahwa faktor penerapan TQM di pelayanan publik adalah reliabel. Dari perhitungan diperoleh pula hasil nilai signifikansi untuk linearity < 0,05 dan nilai signifikansi deviation from Linearity > 0,05. Berarti variabel independen faktor hambatan penerapan TQM memiliki hubungan linear dengan variabel dependen penerapan TQM.

Koefisien korelasi hambatan budaya dan pegawai sebesar 0,385; infrastruktur sebesar 0,647; manajerial sebesar 0,642 dan organisasional sebesar 0,652. Keseluruhan koefisien korelasi faktor hambatan penerapan TQM bernilai positif mendekati + 1, yang dapat diartikan bahwa setiap kenaikan nilai pada faktor hambatan (independen) akan diikuti dengan kenaikan nilai faktor penerapan TQM di sektor publik.Analisis data mendapatkan hasil bahwa terdapat faktor yang secara bersama-sama mempengaruhi penerapan TQM dengan nilai signifikansi < 0,05.Nilai koefisien regresi untuk ketiga faktor tersebut bernilai positif dengan nilai infrastruktur sebesar 0,321; manajerial sebesar 0,238 dan organisasional sebesar 0,143.Koefisien dengan nilai positif tersebut berarti mempunyai hubungan yang positif dan searah dengan penerapan TQM. Kenaikan nilai dari ketiga faktor hambatan tersebut akan menaikkan pula nilai penerapan TQM. Sehingga, ketiga faktor hambatan tersebut bukan merupakan faktor yang dapat menghambat penerapan TQM di Badan POM.

PEMBAHASAN

PENELITIAN FAKTOR HAMBATAN BUDAYA DAN PEGAWAI, FAKTOR INFRASTRUKTUR ORGANISASI, FAKTOR MANAJERIAL DAN FAKTOR ORGANISASIONAL TIDAK DAPAT MEMPREDIKSI ADANYA POTENSI FAKTOR HAMBATAN DALAM PENERAPAN TQM DI BADAN POM. FAKTA INI DIDUGA SEBAGAI AKIBAT DARI: Badan POM memiliki sertifikasi sistem manajemen mutu antara lain :Standar ISO/IEC 17025:2005. Sistem NRA Assessment BPOM merujuk pada standar WHO Quality System Requirement for National GMP Inspectorates (TRS 902 Annex 8, 2002). Sistem PIC/S BPOM. KNAPPP 02:2007.

AUDIT SURVAILAN DAN AUDIT INTERNAL

SELAMA 3 (TIGA) TAHUN

Sertifikasi ISO mempunyai elemen-elemen yang setara dengan prinsip-prinsip TQM. Terdapat manajemen arus proses berupa daftar peraturan tentang bagaimana mengelola proses, Informasi dan pengumpulan data, Perbaikan berkelanjutan, Fokus pelanggan, dan Pengembangan sumber daya manusia.

Belum tercapai sepenuhnya kepuasan pelanggan diduga karena adanya kesenjangan (gap) akan persepsi kualitas dalam pelayanan publik yang disediakan oleh Badan POM dengan kualitas yang dipersepsikan oleh pelanggan.

Hal lain yang perlu diperhatikan dari hasil pengolahan data, model regresi linier faktor hambatan penerapan TQM pelayanan publik di Badan POM hanya memiliki nilai R square senilai 0,499 (dibulatkan 50%).

Sehingga pengaruh keempat faktor hambatan dapat menjelaskan variasi penerapan TQM hanya sebesar 50%, sedangkan sisanya sebesar 50% lainnya dijelaskan oleh faktor lain yang tidak termasuk dalam lingkup model konstruksi penelitian ini.

Pengujian faktor hambatan Ngai dan Cheng (1995) di Badan POM tidak dapat menjelaskan adanya faktor hambatan dalam penerapan TQM. Faktor hambatan infrastruktur, manajerial, dan organisasional memiliki koefisien korelasi positif dan koefisien regresi positif. Kenaikan nilai dari ketiga faktor hambatan tersebut akan menaikkan pula nilai penerapan TQM.

Pengaruh keempat faktor hambatan dalam menjelaskan variasi penerapan TQM hanya sebesar 50%, sedangkan sisanya sebesar 50% lainnya dijelaskan oleh faktor lain yang tidak termasuk dalam lingkup model konstruksi penelitian ini. Masih terdapat faktor hambatan lain yang tidak termasuk dalam lingkup konstruksi model penelitian ini.

Responden di Badan POM memahami variabel dalam faktor penerapan TQM di sektor publik seperti yang dirumuskan oleh Anderson et al (1995) dan Rungtusanathan et al (1998) dalam Douglas (2004), berupa Visionary leadership, Internal and external cooperation, Learning, process management, continous improvement, employee fulfilment, dan customer satisfaction

Memperhatikan faktor dan variabel yang berpengaruh positif pada penerapan TQM di instansi pelayanan publik berupa faktor infrastruktur, manajerial dan organisasional. Tindakan yang dapat dilakukan untuk pemenuhan ekspektasi pelanggan dan peningkatan kinerja organisasi secara berkelanjutan dapat memperhatikan ketiga variabel tersebut.

Pengambilan keputusan akan kualitas harus mendefinisikan kebutuhan yang berbeda dari berbagai pemangku kepentingan dan mendiskusikannya dengan pelanggan, pemerintah (pusat dan daerah), dan organisasi lembaga swadaya masyarakat (LSM). Karena stakeholder adalah penentu akhir dari kualitas.

Melanjutkan penelitian sejenis dengan menambahkan faktor lain berupa: perencanaan kualitas, sumber daya, informasi, struktur organisasi, identifikasi masalah dan

teknik pemecahan masalah, dan tidak melibatkan suplier.

Peneliti memberikan saran untuk strategy Improvement berupa:

TERIMA KASIH