PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL: TRÁMITE

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA 953687

MARYURIS CASTRO CARREÑO ANA MARIA MORALES CONTRERAS

JAIRO EMMANUEL OTÁLORA ZAMBRANORICARDO FABIÁN ROJAS MORALES

MARIANA DAVILA ACOSTA

TRÁMITE• Es la serie de pasos a seguir para que una solicitud o información

llegue a su destinatario. También podría definirse como el diligenciamiento realizado para obtener un resultado. • Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a

un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de  su función administrativa.

MARCO NORMATIVO

Constitución Política de Colombia Art. 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. Ley 58 de 1982Reglamentación Trámite de Peticiones • Reglamentar la tramitación interna de las peticiones que le

corresponda resolver y la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a su cargo.• 15 días para resolver dicha solicitud, sino es así se informara al

solicitante el motivo de la demora.• Retardo injustificado puede llevar a sanciones disciplinarias.• Actuaciones administrativas son públicas, excepto las que establezca la

ley y la constitución.

DECRETO 01 DE 1984CODIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVODERECHO DE PETICIÒN

• Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio. • Pueden ser de interés particular o general. • Pueden ser quejas, reclamos, manifestaciones, peticiones de informacion y

consultas.• La falta de atención a estas solicitudes sanciones disciplinarias (Causal de mala

conducta).DECRETO 2150 DE 1995TRÁMITES INNECESARIOS EXISTENTES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Art. 16: Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando se requiera comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición ciudadana, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar oficialmente a la entidad el envío de dicha información.Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de colaboración.

Art.17: Antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios y profesionales.Previa autorización escrita del mismo, se solicita directamente a la entidad correspondiente. Para este efecto, el interesado deberá cancelar los derechos pertinentes si es del caso.

Art. 25: Utilización del correo para el envío de información. Modifíquese el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995

Recepción y envío de documentos por medio de correo certificado, Adpostal. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico.En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional.

ACUERDO 060 DE 2001ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONESOFICIALES DE LAS ENTIDADES PUBLICASY PRIVADAS Art. 3: • Establecer unidad de correspondencia.• Recepción, radicación y distribución.• Contribuyen al PGD.• Personal suficiente y capacitado.Art. 6: • Numeración de actos administrativos.• Consecutiva. Controles• No tachaduras ni enmendaduras• No numerar oficios que no se encuentren debidamente firmadosArt. 8: • Control comunicaciones oficiales.• Elaboración de planillas, formatos, controles manuales o automatizados.

CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE

Este control consiste en vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal sin demora ni extravío en toda la secuencia del trámite.

Una vez entregadas las comunicaciones recibidas a la dependencia u oficina que debe atender el asunto, es función de la oficina encargada del recibo y despacho de documento hacer el seguimiento de su tramitación, para ello se utiliza un formato recordatorio de correspondencia y en tramitación.

ACTIVIDADES

Cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, estos integran las SERIES DOCUMENTALES. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

En este proceso se señalan las actividades de: RECEPCIÓN DE SOLICITUD O TRÁMITE • Confrontación y diligenciamiento de planilla de

control y ruta del trámite.• Identificación del trámite.• Determinación de competencia, según funciones

de las dependencias.• Definición de los períodos de vigencia y tiempos de

respuesta.

RESPUESTA• Análisis de antecedentes y compilación de la

información.• Proyección y preparación de respuesta.• Trámite de la producción de documentos

(respuesta) hasta la culminación del asunto.

BENEFICIOS

• Disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos extraviados.• Al ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre

este en trámite o con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de búsquedas al no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento.• Se estandariza la documentación emitida.• Todo se realiza legal y organizadamente. 

ELEMENTOS DEL PROCESO DE TRÁMITE

• Implementar un sistema de distribución  de los documentos que ingresan a la Organización  de manera que sus destinarios puedan darle tramite.• Facilitar la distribución de los documentos  que deben fluir entre

las diferentes áreas de la entidad.• Manejar esquemas operativos que garanticen la ejecución de los

trámites y el control de tiempos de respuesta o de generación de acciones.• Contar con mecanismos que faciliten la consulta de los

documentos según se requiera• Contar con políticas que reglamenten el acceso a los documentos

de archivo.• Asegurar la capacidad de las herramientas usadas para localizar,

recuperar, y consultar cualquier documento o información en el menor tiempo posible, independientemente del medio en el cual haya sido creado o  la fecha de creación.

Acta de divorcioDocumento público en el que se registra la separación ante la ley de dos personas que estaban casadas. En ella se anota lo siguiente:Los nombres y apellidos, edad, ocupación y domicilio de quienes se divorcian.La fecha y lugar de su matrimonio.La fecha y lugar del divorcio.

Trámite:

El divorcio se clasifica en voluntario y necesario.Es voluntario cuando la pareja está de acuerdo en divorciarse, en este caso, se presenta una solicitud de divorcio.El divorcio necesario sólo puede ser demandado por el cónyuge que no haya dado causa a él y dentro los seis meses siguientes al día en que tenga conocimiento de los hechos en que se funde la demanda.

Contrato individual de trabajo

Es un documento en el que se establecen los derechos y obligaciones del patrón y del trabajador.Un contrato debe contener:Nombre del trabajador.Su nacionalidad, edad, sexo, estado civil y domicilio.Condiciones de trabajo:Periodo de contratación.Trabajo por realizar.Lugar de trabajo.Salario convenido.Días y horas de trabajo.Días de pago.Días de descanso.

Trámite:

El contrato lo elabora el patrón y deben firmarlo en todas sus hojas, el contratante y el contratado si está de acuerdo con las condiciones establecidas.