Presentación Trabajo Equipo y Herramientas - Hasiera · TRABAJO EN EQUIPO Y HERRAMIENTAS DE MEJORA...

TRABAJO EN EQUIPO Y HERRAMIENTAS DE MEJORA

Bi OnConsultoría y formación

7, 9 y 11 de Noviembre 2011 Nerea Laburu Hernández [email protected]

Nerea [email protected]

BIENVENIDOS/AS

ONGI ETORRI

Objetivos

Sensibilizar a las personas participantes sobre lo que es trabajar en equipo, qué supone, qué implica y cuáles

son las claves y herramientas para hacerlo eficazmente.

Comprender las ventajas y dificultades que entraña el trabajar en equipo. Tomar conciencia de los compromisos que conlleva el formar parte de un equipo y comprender la complejidad del trabajo con personas. Conocer las variales de contexto y proceso que afectan al trabajo en equipo y trabajar sobre algunas de ellas Darse cuenta de la importancia de la comunicación para el desarrollo de la interdependencia en el equipo. Reflexionar sobre la dinamización de equipos y en torno a las claves fundamentales para la optimización de la gestión de reuniones. Identificar los diferentes pasos a seguir en un proceso de resolución de problemas/mejora y manejar algunas herramientas para la construcción de soluciones de equipo.

• El concepto de grupo/ equipo.• Qué implica trabajar en equipo: sentar las bases para trabajaren equipo.• Ventajas e Inconvenientes.• Eficiencia del equipo: variables de contexto y de proceso.• Fases del equipo.• Principales disfunciones en los equipos.• Guías de actuación.• La Interacción y la comunicación en el equipo. Las necesidades del equipo.• Reuniones eficaces. La reunión como herramienta clave para mejorar la comunicación interna y el desarrollo del equipo.• Herramientas de mejora para el funcionamiento del equipo:

- Análisis y recogida de ideas- Valoración y selección

•Evaluación y cierre.

Programa de contenidos

Metodología

ACCIÓN

EXPERIENCIA

REFLEXIÓNII

CI

CC

IC

TOMAR CONCIENCIA: PROCESO DE APRENDIZAJE

Lo que se oye se olvida,

lo que se ve se recuerda,

lo que se HACE se APRENDE.

Metodología

Ejercicio presentación

Metodología

CALIDAD TOTAL / EXCELENCIA

LIDERAZGO

SATISFACCIÓNCLIENTE

MEJORACONTINUA PARTICIPACIÓN

CLIENTE PROCESOSTRABAJO

EN EQUIPO

EL EQUIPOCOMO UNIDAD ORGANIZATIVA BÁSICA EN LA CULTURA DE

EXCELENCIA Y EL LIDERAZGO

COMO LA “BASE” Y

CLAVE NECESARIA

PARA EL DESARROLLO Y DINAMIZACIÓN

DE ESTOS EQUIPOS.

Contexto de cambio

GESTIONAR:

• PODER DE PUESTO• PODER DESCENDENTE,

DELEGADO• MOTIVACIÓN

TRANSACCIONAL: PREMIO -CASTIGO

• CENTRO DE ATENCIÓN: RESULTADOS

• INTERÉS POR LA ESTABILIDAD

LIDERAR:

• PODER PERSONAL• PODER ASCENDENTE,

MERECIDO• MOTIVACIÓN ILUSIONANTE• CENTRO DE ATENCIÓN:

PERSONAS• INTERÉS POR EL CAMBIO

Contexto de cambio

Baja tarea, Alta tarea,alta relación alta relación

D3 D2

D4 D1

Baja tarea, Alta tarea,baja relación baja relación

(Baja) Conducta de tarea (Alta)

(Alta)

Conducta

de

relación

DELEGACION CONTROL

ASESORAMIENTO SUPERVISION

LID

ERA

ZGO

SIT

UA

CIO

NA

L

Contexto de cambio

Práctica “La fila india”

Grupo y equipo

EntoncesEntonces……

¿¿QuQuéé es un equipo?es un equipo?

Grupo y equipo

Individuos interrelacionadosinterrelacionados; con un cierto grado de interdependenciainterdependencia, implicaciimplicacióónn y colaboracicolaboracióónn, que dirigen sus esfuerzo a la consecución de un objetivo comobjetivo comúúnn, con la convicción de que juntosjuntos pueden alcanzar este objetivo mejor que individualmente.mejor que individualmente.

¿¿QuQuéé es un equipo?es un equipo?

Grupo y equipo

Diferencia entre “grupo” y “equipo” de trabajo

• GRUPO: es un conjunto de personas que trabajan juntas pero, en principio, no tienen por qué compartir una meta ni objetivos comunes.

• EQUIPO: es un conjunto de personas (normalmente pocas) con habilidades y experiencias complementarias, comprometidas con una meta y objetivos comunes de los cuales, se consideran conjuntamente responsables.

GRUPO INFORMALGRUPO GRUPO

INFORMALINFORMALEQUIPO

EFICIENTEEQUIPO EQUIPO

EFICIENTEEFICIENTE

FACILITADORFACILITADORFACILITADOR

E T A P A SE T A P A S

Grupo y equipo

¿Cómo era o es el MEJOR equipo en el que has

estado?

¿Cómo era o es el PEORequipo en el que has

estado?

500 100

Qué implica trabajar en equipo

CONDICIONES PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO

o CLARIDAD de objetivos y tareas, roles, comprendidos por todos (la tarea a realizar-el que-, la distribución de tareas - el quien-, las técnicas y métodos a emplear- el como y el con qué-, los controles a efectuar – el cuándo y el cuanto)o Regidos por normas claras de funcionamiento y asumidas por todos.o Procedimientos adecuados de toma de decisiones y solución de problemas (método para tomar decisiones)o Aprovechamiento de las capacidades, experiencia, conocimientos y habilidades de los miembros. o Distribucion de la participacióno Comunicacion abierta, precisa y eficaz de ideas y sentimientos. Gestión constructiva de los conflictos. o Compromiso de los miembros del equipo con los objetivos, normas, o Existe interdependencia (confianza, aceptacion y apoyo).

Qué implica trabajar en equipo

17

¿Podemos construir una

torre en equipo?

Sentir la fuerza del equipo

• ¿Cuál es el nivel de satisfacción del equipo con el resultado obtenido?

• ¿He escuchado las necesidades de las personas de mi equipo? ¿he escuchado sus ideas? ¿se las he reconocido?

• ¿He participado de forma activa? ¿me siento responsable del trabajo realizado? ¿Comparto los aciertos? ¿Me responsabilizo también de los fallos?

• ¿Hemos mejorado nuestro trabajo en las diferentes oportunidades? ¿Ha habido aportaciones? ¿Qué hemos aprendido? ¿Qué he aprendido de las personas de mi equipo? ¿Hemos aprendido algo de los demás equipos?

• ¿Podemos considerarnos personas creativas e innovadoras?

• ¿Hemos mostrado flexibilidad para adaptarnos a los cambios?

• ¿Cómo ha influido el contexto en el resultado obtenido?

• …


19

COMETIDO DEL EQUIPO / META COMÚN¿Qué hace el equipo? ¿Por qué existe?¿Para quién lo hace?, ¿quién es el cliente interno o externo?¿Cómo lo hace?


¿Cómo nos comportamos?1 ó 2 comportamientos que me gustan1 ó 2 comportamientos que no me gustan

Si “nombre del equipo ” fuera un animal... ¿cuál sería?

¿De qué comportamientos me gustaría enorgullecerme?1 ó 2 comportamientos

Imaginamos el futuro: ¿Qué animal sería?

¿Qué puedo aprender de otra persona del equipo?(aprender 2 cosas de otra persona del equipo y enseñar 2 cosas)

VENTAJAS IMPLICACIÓN Y MOTIVACIÓN DE LAS PERSONAS.

REPRESENTATIVIDAD Y LEGITIMIDAD DE LAS DECISIONES.

HABILIDADES Y EXPERIENCIAS SE COMPLEMENTAN. GESTIÓN DIVERSIDAD.

SINERGIA GRUPAL. 1 + 1 > 2

MEJORA DE LA COMUNICACIÓN INTERNA.

DESARROLLO DE LA CREATIVIDAD.

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO. SE COMPARTEN BUENAS PRÁCTICAS.

CAMBIO DE ACTITUDES. CONTAGIO Y CONVENCIMIENTO.

Realizar tareas que no podrían realizarse individualmenteMayor cantidad de conocimientos, experiencias, información y nuevos

enfoquesUtilizar la contraposición y el debate para explorar el propio punto de

vista.

Ventajas e Inconvenientes

Aprovechar HABILIDADES y Aprovechar HABILIDADES y FORTALEZASFORTALEZAS


Aprovechar CONOCIMIENTOS Aprovechar CONOCIMIENTOS y EXPERIENCIASy EXPERIENCIAS

““De muchas ideas nuestras no nos habrDe muchas ideas nuestras no nos habrííamos enterado jamamos enterado jamáás, s, si no hubisi no hubiééramos sostenido largas conversaciones con otrosramos sostenido largas conversaciones con otros””

Noel Noel ClarasClarasóó


SINERGIA1+1 > 2

En un equipo la sinergia se gana aportando y cediendo cada uno lo que tenga que aportar / ceder

¡ojo” Y se pierde cuando alguno de sus miembros no aporta o no cede.


• ¿Cotamos con personas con buenas ideas?

• ¿Quién decide qué idea funcionará mejor?

• Quién distribuye los roles (funciones) y coordina el esfuerzo del equipo?

• ¿Contamos con personas prácticas capaces de implementar estas sugerencias?

• ¿Cuento con personas que van a trabajar a un alto nivel?

• ¿Quién va hacer contactos externos y encontrar recursos fuera del equipo?

• ¿Tenemos a alguien capaz de empujar al equipo a la acción?

• ¿Contamos con alguien capaz de detener las discusiones, crear espíritu de equipo y mejorar el ambiente de trabajo?

• ¿Cuento con especialistas?

COMPLEMENTARIEDAD DE MI EQUIPO

Fuente: Belbin Asociates


ACTIVIDAD


PeroPero…… ¿¿Existen Existen inconvenientes inconvenientes en el trabajo en en el trabajo en

equipo?equipo?


Inconvenientes del trabajo en Inconvenientes del trabajo en equipoequipo

En los periodos glaciales los erizos sentEn los periodos glaciales los erizos sentíían un an un enorme frenorme fríío en sus cuerpos y se juntaban para o en sus cuerpos y se juntaban para darse calor, pero se clavaban sus pdarse calor, pero se clavaban sus púúas, lo as, lo que les hacque les hacíía volver a separarse.a volver a separarse.

Cuando volvCuando volvíían a notar fran a notar fríío se volvo se volvíían a an a acercar hasta pincharse de nuevo con sus acercar hasta pincharse de nuevo con sus ppúúas.as.

Hasta que poco a poco fueron encontrando Hasta que poco a poco fueron encontrando la distancia idla distancia idóónea para solventar el nea para solventar el problema, darse calor y no herirse unos a problema, darse calor y no herirse unos a otros con las potros con las púúas.as.


DEL MISMO MODO, A LAS PERSONAS NOS CUESTA ADAPTARNOS UNAS A OTRAS

““ El que busca un amigo sin defectos se queda sin amigosEl que busca un amigo sin defectos se queda sin amigos””Proverbio Turco

DIFICULTADES

¿¿QuQuéé es mes máás fs fáácil cil DISCUTIR o DIALOGAR?DISCUTIR o DIALOGAR?


El trabajo en equipo no es un tarea sencilla

El RESPETOEl RESPETO a las diferencias interpersonales y el APROVECHAMIENTOAPROVECHAMIENTO de las mismas permite obtener un alto

rendimiento del mismo.


TIEMPO

RESPONSABILIDAD DILUIDA

CONFORMISMO

CONFLICTOS

...


Érase una vez un equipo de trabajo de cuatro personas que se llamaban Todo el Mundo, Alguien, Cualquiera y Nadie. Tenían un trabajo importante entre manos y Todo el Mundo estaba seguro de que lo haría Alguien, Cualquierapodría hacerlo, pero no lo hizo Nadie. Sin embargo, Alguien se enfadó porque era el trabajo de Todo el Mundo. Todo el Mundo pensó que Cualquiera podría hacerlo, pero Nadie se dio cuenta que Todo el Mundo no lo haría. Al final, Todo el Mundo culpó a Alguien cuando Nadieno hizo lo que Cualquiera podría haber hecho.

RESPONSABILIDAD DILUIDA


Sopa de números

Eficiencia del equipo

Lencioni 2003

PermisoProtección Potencia

Falta de Atención a los ResultadosEstatus y Ego

Evitación de ResponsabilidadesEstándares Bajos

Falta de CompromisoAmbiguedad

Temor al ConflictoArmonía Artificial

Ausencia de ConfianzaInvulnerabilidad

FortalezasÁreas de Mejora

Eficiencia del equipo: principales disfunciones

1. Ausencia de confianza entre los miembros del equipo. Falta de disposición para ser vulnerables en el grupo. Los miembros del equipo que no están dispuestos a abrirse ante los otros para aceptar errores y debilidades imposibilitan la construcción de los cimientos de la confianza.

2. El temor al conflicto. Los equipos que carecen de confianza son incapaces de entregarse a discusiones de ideas sin freno y apasionadamente.


3. La falta de compromiso. Sin airear sus opiniones en el curso de un debate abierto y apasionado…. No se aceptan verdaderamente las decisiones ni se comprometen con ellas (Aunque se finja estar de acuerdo durante las reuniones ).

4. Evitación de responsabilidades. Sin comprometerse con un claro plan de acción, hasta la gente más centrada y entusiasta suele vacilar antes de llamar la atención de sus compañeros sobre acciones y conductas que parecen contraproducentes para el bien del equipo.


5. La falta de atención a los resultados ocurre cuando los miembros del equipo sitúan sus necesidades individuales (como el ego, el desarrollo de la carrera personal, el reconocimiento) o incluso las necesidades de sus departamentos por encima de las metas colectivas del equipo.

Antes de entrar en cada una de las disfuncionesy explorar maneras de superarlas,

puede ser útil EVALUAR EL EQUIPO eidentificar dónde están las oportunidades

de mejoría en la organización.


Evaluación del Equipo

Instrucciones: Utilice la escala indicada a continuación para señalar cómo se aplica cada afirmación a su equipo. Es importante evaluar honestamente las afirmaciones y no pensar demasiado las respuestas.

3= habitualmente2= a veces1= casi nunca

Eficiencia del equipo: evaluación

___1.- Los miembros del equipo discuten los problemas apasionadamente y sin prevenciones.

___2.- Los miembros del equipo señalan las deficiencias y conductas improductivas de cada uno.

___3.- Los miembros del equipo saben en qué están trabajando los otros y cómo contribuyen al bien colectivo del equipo.

___4.- Los miembros del equipo se disculpan en el acto y con toda sinceridad cuando dicen o hacen algo inadecuado o posiblemente perjudicial para el equipo.

___5.- Los miembros del equipo están dispuestos a sacrificar (por ejemplo presupuesto, carrera y puestos de trabajo) en sus procesos o áreas especializadas por el bien del equipo.

___6.- Los miembros del equipo confiesan abiertamente sus debilidades y errores.


___7.- Las reuniones del equipo son apasionantes, no aburridas.

___8.- Los miembros del equipo se marchan de las reuniones confiados en que sus compañeros están por completo comprometidos con las decisiones que se acordaron, aunque hubiera desacuerdos inicialmente.

___9.- La moral se deteriora significativamente, cuando no se logran la metas del equipo.

___10.- Durante las reuniones del equipo, los asuntos más importantes y difíciles se ponen sobre la mesa para ser resueltos.

___11.- A los miembros del equipo les preocupa seriamente la perspectiva de defraudar a sus compañeros.

___12.- Los miembros del equipo conocen la vida personal de cada uno y se sienten cómodos conversando sobre ella.


___13.- Los miembros del equipo terminan sus debates con resoluciones claras y específicas y la decisión de actuar.

___14.- Los miembros del equipo se desafían unos a otros acerca de sus planes y planteamientos.

___15.- Los miembros del equipo no tienen prisa en destacar sus propias contribuciones pero señalan las de los demás sin pérdida de tiempo.


PuntuacionesCombine sus puntaciones de las afirmaciones anteriores como se indica a continuación.

Afirmación 5__Afirmación 9__Afirmación 15_Total_________

Afirmación 2__Afirmación 11_Afirmación 14_Total_________

Afirmación 3__Afirmación 8_Afirmación 13_Total_________



Disfunción 5Falta de atención

a los Rtdos.

Disfunción 4Evitación de responsabili-

dades

Disfunción 3Falta de

compromiso

Disfunción 2Temor al conflicto

Disfunción 1Ausencia de

confianza

• Una puntuación de 8 ó 9 indica probablemente que la disfunción no es un problema de su equipo.• Una puntuación de 6 ó 7 indica que la disfunción puede ser un problema.• Una puntuación de 3 a 5 indica probablemente que hay que afrontar la disfunción.


El equipo es un elemento vivo en continuo proceso de cambio.

Este cambio le hace pasar por distintas fases según el nivel de desarrollo del equipo.

A este cambio contribuye cada miembro del mismo.

Fases del trabajo en equipo

Descripción de las FASES según BLANCHARD Y LACOURSIERE


Fases del trabajo Fases del trabajo en equipoen equipo

1.- Fase de Orientación

Los miembros del equipo empiezan a conocerse.

Se muestran nerviosos, expectantes y confusos.

Necesitan recopilar información lo antes posible. Conocer objetivo, tareas y roles asignados.Fase de Orientación


Fase de Tensión

2.- Fase de Insatisfacción

Los miembros de equipo ya se conocen y empiezan a surgir tensiones entre ellos.

Se muestran competitivos, con resistencia a aceptar los enfoques de sus compañeros.

No comparten toda la información.

Fase de Insatisfacción


Fase de Resolución /

Estabilización

3.- Fase de Resolución

Los miembros del equipo asumen el conflicto.

Se siente aliviados y permiten la crítica.

Se asumen las normas que han establecido.

Comparten la información disponible.

Prima entre ellos la colaboración y la implicación.

Aparece el sentimiento de pertenencia al equipo.


Fase de Producción

4.- Fase de producción

Los miembros conocen las fortalezas y debilidades de sus compañeros.

Las tareas y roles se asignan en función de estas fortalezas.

Aparece el liderazgo compartido.

Aparece el sentido de cooperación.

Prima el objetivo común.


Fase de Constitución

Fase de Tensión

Fase de Estabilización

Fase de Dominio

¿?

¿Qué pasa cuando se va un compañero y viene otro?


Comportamientos útiles, favorecedores del trabajo en equipo y la cohesión del grupo

• Iniciar

•Buscar ideas: “alguien tiene alguna idea”

• Proponer: “yo propongo que”

• Sugerir:”¿qué os parece si?”

• Construir: “además, con lo que dices, también nos sirve para”

• Discrepar: “no estoy de acuerdo”

• Apoyar: “estoy de acuerdo”

• Dudar: “el problema con eso es que”

• Ofrecer y Pedir Información, aclaraciones:”¿quieres decir que?”

• Clarificar: “lo que quiero decir es”

• Otros

• Pedir y dar opiniones

• Sintetizar

• Controlar el tiempo

• Registrar

• Evaluar

• Centrar el tema

•Coordinar

• Animar

• Conciliar

• Facilitar la comunicación

• Disminuir la tensión

Comportamientos útiles

Comportamientos que dificultan

• Acaparar la palabra

• Rivalidad entre los miembros

•Saboteador, negativismo: “esto no va a funcionar”, “si pero”

• Desviar: “ah, otra cosa que pasa”

• Dominar

• Cómico/a

• Llamar la atención

ARROLLADOR

CRITICÓN

NEGATIVISTA

EVASIVO-INDECISO

SIEMPRE COMPLACIENTE

Comportamientos que dificultan

¿QUÉ SON LAS NECESIDADES RELACIONALES?

“Son las necesidades inherentes al contacto interpersonal y son partes fundamentales de un deseo humano y universal de relaciones íntimas”.

Estas necesidades están presentes a lo largo de todo el ciclo vital”. (R. Erskine)

Las necesidades del equipo

• Necesidad de seguridad en la relación.• Necesidad de validación y afirmación dentro de la relación• Necesidad de aceptación y apoyo por parte de alguien

estable y dependible• Necesidad de experiencia compartida.• Necesidad de Autodefinición.• Necesidad de hacer impacto en la otra persona.• Necesidad de que la otra persona tome la iniciativa.• Necesidad de expresar nuestro afecto

INCLUYEN:

Las necesidades del equipo

TÉCNICAS BÁSICAS

• DAR FEEDBACK

• ESTILOS DE COMUNICACIÓN: asertivo, pasivo, agresivo

• LA ESCUCHA ACTIVA y LA EMPATIA

• LA COMUNICACIÓN NO VERBAL

Interacción y comunicación en el equipo

PERSONAS PREDISPUESTAS A COLABORAR: sois las personas convocadas. Pero, además, conviene convocar también a aquellas personas que puedan contribuir al tema o temas que van a ser tratados y aquellas otras que se puedan ver afectadas por la decisión que se pueda tomar. Es decir las personas NECESARIAS, IMPLICADAS e INTERESADAS en el objetivo de la reunión.

LOGRO DE OBJETIVOS: los objetivos que perseguís en la reunión tienen que ser CLAROS, CONCRETOS y PRECISOS. Además, conviene que se consensúen al inicio de la reunión. No confundir el Objetivo de la reunión con el Tema de la misma.

INTERCAMBIO INTEGRAL: se refiere a la necesidad de que todas las personas PARTICIPÉIS y a la aportación de RECURSOS para el logro de los objetivos.

RELAJADO EN LAS FORMAS: eliminando las tensiones y creando EQUIPO.

ES EL ENCUENTRO DE VARIAS PERSONAS PREDISPUESTAS A COLABORAR EN EL LOGRO DE UNOS OBJETIVOS, EN UN CLIMA DE INTERCAMBIO INTEGRAL DE CONTENIDOS Y RELAJADO EN LAS

FORMAS.

Reuniones eficaces

Ejercicio: una reunión cualquiera

Reuniones eficaces

Obstáculos derivados de la dinámica

Discusión aparta del tema Falta de

participación

Discusión apasionada

No hay objetivos o agenda

Demasiado larga

Poca e inadecuada organización

Desorganización

No efectivas para tomar decisiones

No acciones de seguimiento

Reuniones canceladas o pospuestas

10

12

6789

543

2 13457 68910

Se critica y ataca la

eficacia de la reunión

Se habla demasiado

Liderazgo inefectivo/

ausencia de dirección y

coordinación

Se discute información

poco relevante

Se pierde mucho

tiempo en las mismas

Impuntualidad

Persona obstinada por

una idea propia

Persona que expone su problema personal

Persona que conversa con

otras personas

Persona que “incordia”con preguntas al

animador/a

Persona que guarda silencio

Persona que se duerme

Personas que dominan la discusión

12

6789

543

2 13457 68910

Obstáculos derivados de las personas

PERFIL DE OBSTÁCULOS

Reuniones eficaces

PROBLEMAS HABITUALES QUE SE DAN EN LAS DISTINTAS FASES DE LAS REUNIONESPROBLEMAS HABITUALES QUE SE DAN EN LAS DISTINTAS FASES DE LAS REUNIONESFASE DE PREPARACIÓN.• Reunionitis• Exceso o defecto en el número de participantes• Inadecuación de los participantes• Falta de información previa a la Reunión• Inadecuación de la convocatoria• Inadecuación del lugar de la Reunión y Recursos Necesarios

FASE DE INICIO• Hora de comienzo• Desconocimiento de los Participantes• Desconocimiento de los roles organizativos y funciones que desempeñan• Puesta al día de los temas a tratar• Metodología a utilizar

Reuniones eficaces

FASE DE DESARROLLO• Pobre Participación• El grupo desvía el tema• El grupo se muestra agresivo• Un participante domina la reunión.• Circunstancias ambientales dificultan el normal avance de la Reunión

FASE DE CIERRE• La duración de la Reunión no se ajusta a lo previsto• No está claro si se ha llegado a alguna conclusión• No hay responsables ni fechas de realización para las acciones

acordadas• Los participantes se van con sensación de fracaso.

FASE DE CONTROL Y SEGUIMIENTO• El Acta de la Reunión no se realiza o no se sabe quién es el

responsable• Cambios en las acciones previstas

Reuniones eficaces

Preparación de la convocatoria•acotar / definir temas•planificar reunión (anticipar preguntas, calcular tiempos, etc.)

•preparar reunión (intendencia, documentación, convocatoria escrita, etc.)

Preparación de la convocatoria•acotar / definir temas•planificar reunión (anticipar preguntas, calcular tiempos, etc.)

•preparar reunión (intendencia, documentación, convocatoria escrita, etc.)

Durante la reunión•apertura: puntualidad, secretario, horario, etc.•dirigir el debate: cumplir el orden del día•resumir y concluir: conclusiones, responsabilidades, agradecimientos, evaluación, avance, etc.

Durante la reunión•apertura: puntualidad, secretario, horario, etc.•dirigir el debate: cumplir el orden del día•resumir y concluir: conclusiones, responsabilidades, agradecimientos, evaluación, avance, etc.

Después de la reuniónactascortas

archivadasdifundidas

controlar calendario

Después de la reuniónactascortas

archivadasdifundidas

controlar calendario

Previo a la reunión

Durante la reunión

Posterior a la reunión

CLAVESÉXITO

Reuniones eficaces

Reuniones eficaces

IV Ser neutral.Dar protagonismo al grupo.Escuchar.Hacer preguntas.Clarificar aportaciones.Tomar notas.Buscar el consenso.Hacer resúmenes.Conducir hacia el objetivo.

IV Ser neutral.Dar protagonismo al grupo.Escuchar.Hacer preguntas.Clarificar aportaciones.Tomar notas.Buscar el consenso.Hacer resúmenes.Conducir hacia el objetivo.

III Clarificar el objetivo.Establecer el código de conducta.Proponer los pasos a seguir.Conectar con la reunión anterior.

III Clarificar el objetivo.Establecer el código de conducta.Proponer los pasos a seguir.Conectar con la reunión anterior.

II Cómo y cuándo convocar.Contenido de la convocatoria.

Tener en cuenta a quién convocar

II Cómo y cuándo convocar.Contenido de la convocatoria.

Tener en cuenta a quién convocar

I Análisis de necesidad.Definición de objetivos y prioridad de los temasRecogida de Datos

Preparación de los medios.Reflexionar sobre estrategias, posibles dificultades, etc…

I Análisis de necesidad.Definición de objetivos y prioridad de los temasRecogida de Datos

Preparación de los medios.Reflexionar sobre estrategias, posibles dificultades, etc…VI Confección del acta.

Seguimiento de compromisos.VI Confección del acta.

Seguimiento de compromisos.

V Síntesis final.Planes futuros.Encuesta de evaluación.

V Síntesis final.Planes futuros.Encuesta de evaluación.

LAS REUNIONESSU DINAMICA

LAS REUNIONESSU DINAMICA

IVIV

VV

VIVI II

IIII

IIIIII

Preparaciónde la reunión

Convocatoriade la reuniónConvocatoriade la reunión

Arranquede la reunión

Desarrollode la reunión

CierreEvaluación

Asuntos pendientes

Confecciónde resúmenes

y acuerdos

• SEA PUNTUAL• LLEVE LOS TEMAS PREPARADOS• NO INTERRUMPA CON ENTRADAS Y SALIDAS

INNECESARIAS• NO SE SALGA DEL TEMA TRATADO• NO FORME “GRUPILLOS “ AL MARGEN DE LA REUNIÓN• CUIDE SU TONO DE VOZ• RESPALDE AL MÁXIMO SUS IDEAS CON EVIDENCIAS Y

DATOS OBJETIVOS• SEPA ESCUCHAR ( NO SOLAMENTE OIR )• NO ASISTA A LA REUNIÓN PARA “SALIR ILESO” Y • “DEFENDER SU TERRENO SINO PARA PARTICIPAR

CONSTRUCTIVAMENTE EN EL ANÁLISIS DE LOS TEMAS Y EN LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS.

COMO PARTICIPAR EN UNA REUNIÓN

Reuniones eficaces

COMIENCE A LA HORA PROGRAMADA

EXPONGA AL PRINCIPIO LOS OBJETIVOS DE LA MISMA

ASIGNE A UNA PERSONA COMO SECRETARIO

MANTENGA CENTRADA LA REUNIÓN EN EL ORDEN DEL DÍA

ASEGÚRESE DE QUE TODOS PARTICIPAN

TRATE DE EVITAR INTERRUPCIONES EN LA REUNIÓN

TRATE DE QUE SE MANEJEN EVIDENCIAS OBJETIVAS

ESTABLEZCA UN PLAN DE TAREAS CONCRETO PARA PRÓXIMAS REUNIONES

REALICE UN BREVE RESUMEN FINAL Y PROGRAME PRÓXIMA REUNIÓN

FINALICE LA REUNIÓN A LA HORA PREVISTA

COMO DIRIGIR UNA REUNIÓN

Reuniones eficaces

1. CLARIFICAR Y ACORDAR1. CLARIFICAR Y ACORDAR

2. GESTIONAR EL CLIMA2. GESTIONAR EL CLIMA

Objetivos

Métodos de trabajo en la reunión

Observar la dinámicaGestionar la Participación

‐Cortar debates y evitar saltos y atascos. ‐Evitar que hablen todos a la vez. ‐ Dar igualdad de oportunidades para opinar‐ Animar a los silenciosos a la participación‐ Impedir a los “habladores “ que monopolicen la discusión‐ No imponer una opinión propia.

Gestionar el Tiempo Distender y Tensar, Motivar y animar. Seguir las fases de las reuniones

‐

FUNCIONES DEL DIRECTOR/A DE REUNIÓN

• dar información y opinión

• buscar información y opinión

• elaborar información

• resumir

• recordar

• coordinar

• supervisar

• evaluar

•…

Reuniones eficaces

SESIÓN DE TRABAJO Nº:EQUIPO:

OBSERVACIONES:

TEMAS A TRATAR / ORDEN DEL DÍA:1.2.3.4.5.6.7.

PERSONAS CONVOCADAS:

OBJETIVO DE LA REUNIÓN:

TIPO DE REUNIÓN :

PERSONA QUE COORDINA LA REUNIÓN:

DURACIÓN ESTIMADA:

LUGAR:HORA:FECHA:

CONVOCATORIA

Reuniones eficaces

COMPROMISOS Y ACUERDOS

SESIÓN DE TRABAJO Nº: EQUIPO:

OBSERVACIONES:

PLAZOSRESPONSABLESACCIONES

TEMAS TRATADOS:

ASISTENTES:

Objetivo NO alcanzado Razones:

objetivo alcanzadoOBJETIVO DE LA REUNIÓN:••

TIPO DE REUNIÓN :

PERSONA QUE COORDINÓ LA REUNIÓN:

DURACIÓN:LUGAR:HORA:FECHA:

ACTA

Reuniones eficaces

OBSERVACIONES:•

8. ¿Se han respetado los tiempos?

7. ¿Se ha respetado a las personas?

6. ¿Han quedado claros los acuerdos, responsables y plazos?

5. ¿Han quedado claras las conclusiones?

4. ¿Se ha escuchado y tenido en cuenta las ideas de todas las personas?

3. ¿Se ha seguido el orden?

2. ¿Ha sido útil la reunión?

1. ¿Se ha entendido el objetivo?

5432 1¿CÓMO HA SIDO NUESTRA REUNIÓN?

Fecha:

Nº Reunión:EQUIPO:CUESTIONARIO DE SEGUIMIENTO

Reuniones eficaces

PROBLEMA

Tengo un problema, ¿qué quiere decir?

Herramientas de mejora

• Las organizaciones excelentes están construidas por personas que desafían constantemente el status quo y buscan oportunidades de innovación y mejora continuasque añadan valor.

PDC

ALA MEJORA CONTINUA ES LA ACTUACIÓN SISTEMÁTICA Y

ORGANIZADA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y RESOLUCIÓN

DE LOS PROBLEMAS EXISTENTES EN UNA

ORGANIZACIÓN.


LA MEJORA DEBE SER PARTE DEL TRABAJO DIARIO DE TODAS LAS ÁREAS Y DEPARTAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN, BUSCANDO ELIMINAR LOS PROBLEMAS EN SU ORIGEN E IDENTIFICANDO LAS OPORTUNIDADES PARA HACER LAS COSAS MEJOR

1. IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORA: identificación de fuentes de información de la organización y selección

2. ESTRUCTURAR LA MEJORA: SELECCIÓN DE EQUIPOS

3. RESOLUCIÓN DEL PROBLEMA U OPORTUNIDAD DE MEJORA. Metodología para la Resolución de Problemas:

1- DEFINIR EL PROBLEMA O SITUACIÓN (oportunidad de mejora).

2- IDENTIFICAR LA CAUSA/S RAÍZ que es aquella causa que tiene un efecto significativo sobre el problema y que podemos controlar

3- ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE MEJORA

4- INDICADORES DE MEJORA

5- GENERAR SOLUCIONES O ALTERNATIVAS A ESA CAUSA Y SELECCIÓN DE LAS MÁS ADECUADAS

6- ELECCIÓN DE UNA DE LAS SOLUCIONES DADAS O UNA DE LAS ALTERNATIVAS DE DECISIÓN.

7- PLANIFICAR E IMPLANTAR LAS SOLUCIONES O DECISIONES ADOPTADAS.

4- ESTABLECER UN PROCESO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS.

P

D

C y A

Herramientas de mejoraPROCESO DE MEJORA CONTINUA

IDENTIFICAR Y PRIORIZAR OPORTUNIDADES DE MEJORA:

-Clientes -Benchmatking -... -Procesos -Personas

ESTRUCTURA DE LA MEJORA: EQUIPOS- Responsabilidades, - Recursos

1. DEFINIR EL PROBLEMA

2. IDENTIFICAR Y PRIORIZAR CAUSA(S) RAÍZ

4. GENERAR SOLUCIONES

5. SELECCIÓN ALTERNATIVAS

PROCESO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO. Sistematizar y reproducir la solución

IMPLANTAR SOLUCIÓN Y CONFIRMAR RESULTADOS

1

2

3

4

PROCESO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMA:

3. ESTABLECER OBJETIVOS E INDICADORES DE MEJORA

6. PLANIFICAR LA IMPLANTACIÓN

P

DC y A


71

71

Un salto

1 año

Es un proceso de APRENDIZAJE EN EQUIPO: ofreceR un conjunto de actuaciones y dinámicas orientadas a la reflexión y la acción, para dar un salto en la gestión, con un enfoque participativo.


Características de las herramientas de la mejora continua

Características de las herramientas de la mejora continua

• Recopiladas en los años 60 por Ishikawa.• Permiten resolver el 80% de los problemas de las

organizaciones.

• Ventajas: – Sencillez: todo el mundo puede usarlas– Aplicabilidad en todos los niveles de la organización– Utilización por su gran capacidad de análisis y mejora– No es necesario complejos conocimientos pero es

necesaria la experiencia en su uso– Se adecuan a organizaciones industriales, de servicios,

administración pública, etc..


ALGUNAS HERRAMIENTAS CLAVE EN LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

DIAGRAMA DE

FLUJO

Esquematiza actividades secuenciales de un proceso para un mejor conocimiento del mismo

TORMENTA DE

IDEAS

Proporciona ideas sobre un tema, con participación y creatividad, para identificar diferentes posiblidades

DE ORGANIZACIÓN

D. CAUSA-EFECTO

Permite organizar ideas mediante su relación causal, para facilitar su posterior tratamiento

HERRAMIENTAS TRATAMIENTO DE

“IDEAS” DE DECISIÓN SELECCIÓN Permite priorizar en base a criterios cualitativos. HOJA RECOGIDA DE

DATOS Permite la recolección planificada y ordenada de datos

HISTOGRAMA

Permite la organización de datos para el análisis de variabilidades de un proceso o un suceso

DE ORGANIZACIÓN

ESTRATIFICACIÓN Permite la ordenación de datos en grupos homogéneos respecto a una variable

DIAGRAMA DE PARETO

Permite la priorización en base a criterios cuantitativos

HERRAMIENTAS TRATAMIENTO DE

“DATOS”

DE DECISION DIAGRAMA DISPERSIÓN

Permite la detección de correlaciones entre dos variables


EXPOSICIÓNEXPOSICIÓN

Qué es

Para qué sirve

Cómo se aplica

Ejemplo


¿QUE ES?Es una técnica de trabajo en grupo que pretende la generación de

ideas a base de estimular la creatividad de los participantes.• - Fase de generación de ideas.• - Fase de clarificación• - Fase de evaluación

¿PARA QUÉ SIRVE?• Para definir las posibles causas que originan un problema.• Identificar acciones contenedoras y soluciones.• Generar alternativas• Motivar la participación y aprovechar el conocimiento de cada

individuo• Obtener ideas innovadoras y creativas• Reducir inhibiciones

"BRAIN" - CEREBRO. "STORMING" - TORMENTA


TORMENTA DE IDEASTORMENTA DE IDEAS

“FRECUENTEMENTE SE UTILIZA MÁS TIEMPO EN ACRIBILLAR UNA IDEA QUE EN DESARROLLARLA”

Sikora


CÓMO SE APLICA• Establecer claramente el objetivo del brainstorming.• Secuencialmente o espontáneamente cada persona

aporta una idea.• No se admiten críticas.• Decir lo primero que viene a la mente.• Lo importante es la cantidad no calidad.• Se pueden hacer combinaciones.

Ejercicio: Causas del problema de aparcamiento• Condiciones necesarias para el éxito en la implantación

de un sistema de mejora en la gestión del equipo (Bilgune)


Variante: método X-3-5Variante: método X-3-5

¿QUE ES?• Es una representación gráfica de las relaciones lógicas que existen

entre las causas y subcausas que producen un efecto determinado.• Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado

¿PARA QUE SIRVE?• Muestra de una manera ordenada las relaciones que existen entre

las causas y subcausas.• Como soporte didáctico y como guía en debates.• Como hoja de recogida de información y datos

M A N O D E O B R A M Á Q U IN A

M A N O S S U C IA S A J U S T E

N O U S O D E IN S T R U C C IO N E S G U A N T E S

M A N T E N IM IE N T O

E F E C T O

P LA N IT U D M E D ID A S

D E S C R IP C IÓ N D U R E Z A

M É T O D O M A T E R IA L

DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTODIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO


¿CÓMO SE APLICA?Precisar el efecto que se va a analizar.(concreto y consensuado)Generar una lista de las posibles causas del efecto (utilizando tormenta

de ideas o 5 porqués...) Subdividir las causas en familias.

– Método 4M– Método de clasificación por fases de proceso– Método de causas concatenadas

Representar el efectoRepresentar cada familia.Representar cada causa directa.Representar las causas indirectas.


DIAGRAMA DE GANTTDIAGRAMA DE GANTT

¿QUÉ ES?• Herramienta donde se representa gráficamente la

sucesión temporal de las etapas de un determinado proceso.

¿PARA QUE SIRVE?• Planificar, controlar y coordinar el inicio, desarrollo y

finalización de las etapas de un proceso.


¿CÓMO SE APLICA?• Determinar el proceso a controlar.• Descomponer el proceso en etapas.• Establecer el período de tiempo y la unidad de tiempo.• Desarrollo del cuadro y señalar con una barra el tiempo

de cada fase.


¿QUÉ ES?• Es analizar de forma ordenada y en grupo una situación desde

distintos puntos de vista, por medio del empleo hipotético de seis sombreros distintos (seis maneras de pensar)

• Es una herramienta diseñada por Edward de Bono.

¿PARA QUE SIRVE?• Para el análisis de problemas y situaciones que requieren la

participación y consenso de personas.• Para bloquear confrontaciones entre personas con diferentes estilos

de pensamiento y trabajar de forma constructiva.• Para la identificación nuevas oportunidades, generación de

alternativas y nuevas ideas.• Para fortalecer la cultura innovadora y participativa en los equipos.


6 sombreros para pensar6 sombreros para pensar

COMO SE APLICA

1. Explicar con claridad el problema o situación a analizar.

2. Explicar la técnica y determinar el orden en que los participantes van a ponerse los sombreros con las repeticiones que estimen necesarias.

3. Por turnos todos los participantes nos ponemos un mismo sombrero al mismo tiempo.

4. Realizamos un proceso de tormenta de ideas para el análisis y discusión de la situación bajo el sombrero que llevamos durante el tiempo indicado.

5. Resúmen de aspectos más importantes del análisis realizado, las decisiones y acciones que le siguen.


· Blanco: información, lo objetivo, lo racional, la cabeza.

· Rojo: la emoción, la pasión.

· Amarillo: lo positivo (la botella medio llena.)

· Negro: lo negativo / crítico (la botella medio vacía.)

· Verde: la creatividad (múltiples ideas raras, distintas a los que se espera)

· Azul: control global


¿QUÉ ES?• Es un método de selección o priorización entre factores

cualitativos que intervienen en un suceso.

¿PARA QUE SIRVE?• Sirve para seleccionar un factor o un reducido conjunto

de factores como prioritarios entre una lista más amplia de los mismos, cuando los factores no admiten una clasificación cuantitativa debido a su carácter cualitativo.

SELECCIÓN PONDERADASELECCIÓN PONDERADA


COMO SE APLICA

1. Listar los factores o hechos entre los que se quiere encontrar un factor o conjunto de factores prioritarios.

2. Cada persona del grupo seleccionará del conjunto los 3, 4 ó 5factores que para ella sean más importantes.

3. Puntuar: 1 a 3, 1 a 4, 1 a 5 (A > importancia > puntuación).4. Se construye una tabla: en grupo

- FILAS: conjunto de factores a seleccionar.- COLUMNAS: personas que realizan la selección.

Añadir 3 columnas: - Suma: puntos logrados por cada factor.- Frecuencia: nº personas que han seleccionado el

elemento.- Orden: resultado final.


ELEMENTO

NOMBRE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

SUMA

FRECUENCIA

ORDEN PRIORIDAD

Si un hecho tiene la max. calificación y mas elevada frecuencia es seleccionado.Para calificaciones similares prioridad al de mas elevada frecuencia.


¿QUÉ ES?• También llamada matriz de decisión, es una herramienta de evaluación útil para distinguir el impacto, en este caso, de las mejoras y así priorizar.

• Es una matriz de doble entrada, por un lado se introducen los factores a evaluar (mejoras) y por otro los criterios que se quieren seguir en su evaluación.

¿PARA QUÉ SIRVE?• Cuando se usa para comparar soluciones u oportunidades de mejora -para priorizarlas-, proporciona puntos de vista sobre efectividad y sugiere áreas donde la información es insuficiente para realizar comparaciones.

MATRIZ DE CRITERIOSMATRIZ DE CRITERIOS


CÓMO SE APLICA

Se listan las soluciones u oportunidades de mejora.

Se hace un brainstorming para elegir los criterios de selección. Se pueden considerar el impacto en los grupos de interés, en los indicadores clave,...

Se escala cada alternativa en una escala de 1 (bajo) a 4 (alto), por ejemplo, para cada criterio.

Una vez escaladas con respecto a uno de los criterios, se multiplica por el peso dado a cada criterio. Se suman los totales para cadaalternativa con respecto a todos los criterios obteniendo una puntuación total. La solución u oportunidad de mejora prioritaria será la que alcance la puntuación más alta.


OBJETIVOS TOTAL

V T V T V T V T

CRITERIOS

Escala de 1 a 4, siendo 1 poco y 4 mucho.

P: peso dado a la variable.

V: valor otorgado.

T: P x V


DIAGRAMA DE FLUJODIAGRAMA DE FLUJO

QUÉ ESEs la representación gráfica de un proceso.

PROCESO: es todo conjunto de hechos que se van sucediendo unos a otros según un orden.

PARA QUE SIRVE

Para analizar procesos y buscar la manera de simplificarlos. Definir problemas de Calidad. Organizar los datos de un problema según se van recogiendo. Discutir los datos disponibles. Definir dónde y por qué es necesario recoger nuevos datos. Proponer e implantar soluciones.


COMO SE APLICA

1. Discutir lo que se pretende con el diagrama y decidir si la herramienta ayuda a este objetivo.2. Decidir el producto que se espera obtener de la sesión o sesiones de trabajo en las que se va a utilizar el diagrama.3. Poner claramente por escrito donde empezará y donde terminará el proceso que se va a representar.4. Empleando las fichas o las etiquetas autoadhesivas, escribir en cada una de ellas el nombre de cada una de las etapas o fases del proceso.5. Ordenar las fichas o etiquetas según su orden.6. Dejar anotadas aquellas fases del proceso que sean desconocidas en el momento en que el equipo de trabajo prepare el diagrama.7. Discutir el resultado del diagrama y revisarlo repasando los objetivos previstos para la sesión y dibujar el diagrama definitivo.


Para aplicar un diagrama de flujo es necesario utilizar los símbolosde representación.

Inicio o final de actividad

Flecha (flujo). Conectan pasos entre fases del proceso. La punta de la flecha inidica la dirección del flujo del proceso.

Descripción de una actividad

Decisión. El proceso se ramifica de acuerdo a las respuestas posibles (si/no).

Documentación (generación, consulta,etc.)

Bases de datos


1.¿Qué me llevo de la

experiencia de esta

formación?

2. ¿Qué quiero empezar a

implantar?

1. ¿Qué me llevo de la

experiencia de esta

formación?

2. ¿Qué quiero empezar a

implantar?

Eskerrik asko!

Presentación Trabajo Equipo y Herramientas - Hasiera · TRABAJO EN EQUIPO Y HERRAMIENTAS DE MEJORA...

Documents

Transcript of Presentación Trabajo Equipo y Herramientas - Hasiera · TRABAJO EN EQUIPO Y HERRAMIENTAS DE MEJORA...