PRESENTACIÓN INSTRUCTIVO DE USO DEL SISTEMA DEGESTIÓN DOCUMENTAL (GDOC).ppt
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Instructivo de Uso del Sistema de Gestin Documental (DDOC)EMPRESA PBLICA METROPOLITANA DE PASAJEROS DE QUITOMunicipio del Distrito Metropolitano de Quito
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NDICE
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Establecer un procedimiento sistemtico que permita el uso del Sistema de Gestin Documental (GDOC) para el manejo de documentacin interna y externa de la EPMTPQ.
OBJETIVO
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PRINCIPALES VENTAJAS
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ACTIVIDADES DOCUMENTACIN INTERNA.
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ACTIVIDAD 1.Acceder al Sistema de Gestin Documental colocando el nombre de usuario y clave.
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ACTIVIDAD 2.Escanear memorando inicial, crear el nuevo ticket y enviar al Responsable del rea Receptora .
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ACTIVIDAD 3.Recibir el ticket, sumillar directrices y enviar mediante el Sistema de Gestin Documental al Ejecutor de la Informacin para la respuesta.
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ACTIVIDAD 4.Recibir el ticket y dar cumplimiento a la sumilla.
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DECISIN.
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ACTIVIDAD 5.Recibir, revisar y enviar el ticket de respuesta al Responsable del rea Remitente.
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ACTIVIDAD 6Revisar el ticket de respuesta y cerrar el ticket.
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ACTIVIDADES DOCUMENTACIN EXTERNA.
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ACTIVIDAD 1.El Recepcionista recibe la documentacin externa, coloca el sello de recibido en el cual consta: nombre, fecha, registro y hora de recepcin.
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ACTIVIDAD 2.El Recepcionista escanea el oficio, ingresa el documento al Sistema de Gestin Documental y se genera el nmero de ticket en el Sistema.
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ACTIVIDAD 3.El Recepcionista verifica el documento y segn su asunto enva el ticket mediante el Sistema de Gestin Documental directamente a la Gerencia General o al rea pertinente.
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ACTIVIDAD 4.El Recepcionista imprime el ticket generado por el Sistema de Gestin Documental.
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ACTIVIDAD 5.El Responsable de rea accede al Sistema de Gestin Documental y verifica el nuevo ticket.
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ACTIVIDAD 7.El Ejecutor de la informacin a travs del Sistema de Gestin Documental recibe el ticket con la sumilla del Responsable de rea y elabora la informacin solicitada.
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ACTIVIDAD 8.La Asistente o quien hace sus veces, recopila la informacin y elabora el oficio de respuesta.
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ACTIVIDAD 9.El Responsable de rea revisa la informacin, sumilla el oficio y enva a la Gerencia General.
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ACTIVIDAD 10.El Gerente General revisa la informacin y firma el oficio de respuesta.
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ACTIVIDAD 11.La Responsable del despacho de la documentacin de la Gerencia General enumera, fecha el oficio de respuesta y lo despacha.
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ACTIVIDAD 12.El Mensajero entrega el oficio de respuesta al solicitante.
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ACTIVIDAD 13.El Mensajero entrega el oficio con el recibido a la Responsable de Despacho de la Gerencia.
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ACTIVIDAD 14.El Responsable de rea cierra el ticket en el Sistema de Gestin documental colocando el nmero de oficio de respuesta, fecha y una breve nota explicativa para el cierre.
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DUDAS O INQUIETUDES ? .Cualquier duda o inquietud puede ser remitida a los siguientes correos electrnicos:
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GRACIAS
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