Presentacion Guía de Autolevantamiento
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GUÍA DE AUTO LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
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LINEAMIENTOS GENERALES
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1. Registro de los participantes (5 min.)
2. Gestión del cambio (20 min.)
3. Introducción a la guía (5min.)
4. Lineamientos de la guía (10 min)
5. Marco conceptual (15 min)
6. Actividad de refuerzo (35 min)
7. Receso (10 min)
8. Metodología del auto levantamiento (115min)
9. Preguntas y Retroalimentación (10min)
10.Evaluación (15min)
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La Gestión por Procesos es fundamental para la mejora continuapermite obtener los siguientes beneficios:
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INTRODUCCIÓN A LA GUÍA
La Dirección Nacional de Gestión de Procesos al tener como una
de sus atribuciones “Brindar asesoría en gestión de procesos
Institucionales”, elabora la presente guía con el fin de proveer a
los funcionarios del Ministerio de Salud Pública una herramienta
de fácil conocimiento y entendimiento sobre los pasos
necesarios para realizar el auto levantamiento de los procesos de
manera eficiente.
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LINEAMIENTOS DE LA GUÍA
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MARCO CONCEPTUAL
MACROPROCESO
PROCESO
ACTIVIDAD
TAREA
Gestión Administrativa
- Enviar requerimiento- Generar la nota de pedido- Solicitar autorizaciones- Transmitir en ECUAPASS- Liquidar la importación, etc….
- Mantenimiento preventivo y correctivo
- Adecuación de espacios físicos
- Importaciones- Gestión de transportes
- Tomar una nota de pedido- Llenar la nota de pedido- Firmar la nota de pedido
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INDICADORES
Instrumentos de
medición que
permiten
evaluar el
desempeño de
los procesos
PROVEEDOR DEL PROCESOAquel que proporciona alguna entrada (insumo) al procesoInterno/Externo
CLIENTE DEL PROCESO
Receptor del producto o servicio
generado en el proceso
Interno/Externo
DISPARADOREvento o
condición que causa el inicio o activación del
proceso.
ATRIBUCIONES Responsabilidades
descritas en el Estatuto Legal
vigente.
COMPETENCIASResponsabilidades
descritas en la Constitución, la Ley Orgánica de Salud
Pública, Plan Nacional del Buen
Vivir y Decretos Presidenciales.
MARCO CONCEPTUAL
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METODOLOGÍA DEL AUTO LEVANTAMIENTO
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Paso 1: Alineación
Identificar la relación existente entre:
Ejemplo:COMPETENCIA ATRIBUCIÓN SERVICIO PROCESOS
Acceso y disponibilidad de medicamentos y
productos de consumo humano
de calidad y seguros
Formular la política de vigilancia y control sanitario
de instituciones, organismos y establecimientos que realizan
actividades de producción, importación, exportación,
distribución, almacenamiento, transporte, comercialización, dispensación y expendio de
alimentos procesados, medicamentos y otros
productos para uso y consumo humano.
Servicio de emisión de registro sanitario de medicamentos
Inscripción en el Registro Sanitario de Medicamentos
Modificación en el Registro Sanitario de Medicamentos
Reinscripción en el Registro Sanitario de Medicamentos.
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Paso 2: Definición del proceso
Los procesos se deben identificar de manera que la secuencia cumpla con la siguiente lógica:
Adicionalmente se deberá establecer lo siguiente:
1. Nombre del proceso2. Dueño o propietario del proceso3. El objetivo y/o finalidad del proceso4. Propuestas de mejoras (actualizaciones, cambios, redefiniciones, etc.) de los procesos en caso de existir.
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Paso 3: Identificación de elementos del proceso
En el siguiente gráfico se puede observar la interacción entre los elementos del proceso
PROCESOSALIDAS
(Productos o Servicios)
ENTRADAS
(Insumos)
CLIENTES
PROVEEDORES
CONTROLESProcedimientos
ObjetivosNormas
Requisitos
RECURSOSHumanos
TecnológicosFinancierosMateriales
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Paso 4: Desarrollo del auto levantamiento del proceso
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4.1 Ficha de Caracterización
Ejemplo
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4.2 Diagrama de flujoLos símbolos de la herramienta utilizados para el levantamiento de procesos son:
Ejemplo
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4.3 Procedimiento
Deberá ser llenada con letra Arial No. 10 en el siguiente formato
Ejemplo
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4.4 Definiciones
Definición de términos claves del proceso que permitan un mejor entendimiento del mismo.
Ejemplo:
- MAIS: Modelo de Atención Integral en Salud
- TAPS: Técnico de Atención Primaria en Salud
4.5 Aprobación de la documentaciónLa aprobación es competencia de la autoridad que haya sido designada para realizarla e irá al final de la ficha de caracterización.
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4.6 Control de Cambios
Sección a través de la cual se detalla el histórico de los cambios realizados en las diferentes versiones del documento, para lo cual se utilizará el presente formato.
4.7 Anexos
Formatos establecidos en la ejecución del proceso
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Paso 5 y 6: Aprobación / Socialización e implementación
UN
IDA
D R
EQ
UIR
EN
TELevantamiento
de ProcesosD
IR. N
AC
ION
AL
DE
G
ES
TIÓ
N D
E P
RO
CE
SO
S
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MEJORES PRÁCTICAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
Articular metas y objetivos
Planificación según capacidad del equipo
Definir factores de riesgo
Capacitación efectiva y eficiente:
Que/Quién/Cuando/Donde/Como
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MEJORES PRÁCTICAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
Conformación de recursos (Equipos de trabajo y
herramientas)
Determinar programa de implementación
Retribuir el esfuerzo y la iniciativa
Pos implementación, Identificar mejora continua
Medir la implementación mediante registros de resultados.
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