Presentacion Elastic Projects - Cluster TIC Galicia ... · La gestión de proyectos es la...
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Inscripción Registro Mercantil de Pontevedra, Tomo 3116, Libro 3116, Folio 30, Hoja PO-38276 C.I.F.: B-36.499.960 � [email protected] � www.elastic-business.com
PROJECTS
elastic® PROJECTS
INFORMACIÓN COMERCIAL
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elastic® PROJECTS - Información comercial
www.elastic-business.com
1 INTRODUCCIÓN
Mediante este documento, Imatia presenta el producto elastic® PROJECTS que
permite gestionar y controlar de forma sencilla los principales elementos
involucrados en la gestión de proyectos: registro de proyectos, paquetes de trabajo
del proyecto, actividades, personas, costes, esfuerzos, gastos, documentos y gestión
de flujos de trabajo (Workflow).
2 ORIGEN
La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de
manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro
del alcance, el tiempo, y coste definidos. Un proyecto es un esfuerzo temporal,
único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único.
El objetivo es la implantación de una herramienta que cubra las necesidades
fundamentales para el control de la ejecución de los proyectos.
Esta herramienta permite un acceso universal y controlado a la información de los
proyectos a través de Internet que permite la supervisión remota de la evolución del
proyecto. Además permite implementar una gestión eficiente de los proyectos que
conlleva a una reducción drástica de costes y tiempo invertido en la consecución de
proyectos
3 DESCRIPCIÓN FUNCIONAL
Mediante esta herramienta, el cliente, podrá realizar un control de costes del
proyecto, un seguimiento de la evolución del proyecto, un control de las horas de
trabajo empleadas en cada proyecto, implementar procesos de trabajo, gestionar la
documentación empleada en los proyectos y controlar el acceso de múltiples usuarios
a la información del proyecto.
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En el período de implantación, Imatia se encargará del proceso de instalación de la
herramienta y realizar un curso de formación de la utilización de la herramienta a
usuarios de referencia asignados por el cliente además de la entrega de un manual
de referencia.
Las principales características del producto elastic® PROJECTS son:
• Control de acceso a la información a través de Internet
• Registro, planificación y seguimiento de proyectos
• Asignación y control de recursos
• Planificación y seguimiento de costes
• Análisis de la productividad de los proyectos a través de indicadores PMBOK
• Gestión de actividades y procesos de trabajo (WorkFlow)
• Gestión integral de la documentación de los proyectos
• Funcionalidades básicas de gestión
A continuación se detalla el alcance funcional que contiene la herramienta de
gestión de proyectos elastic® PROJECTS:
1. Control de acceso a la información a través de Internet
Esta herramienta utiliza la tecnología Java Web Start que permite un acceso
universal a la herramienta a través de Internet. Además implementa un control de
acceso y unas reglas de seguridad mediante la especificación de perfiles de usuario.
• Despliegue y actualización a través de Internet.
• Proporciona independencia respecto a proveedores. Al estar basado en
Java, proporciona independencia respecto a proveedores (sistemas
operativos, bases de datos, etc.)
• Control de acceso a la información a través de usuarios y perfiles de
usuarios
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• Software web de seguimiento de la productividad del trabajo de los
recursos
• Control de acceso a la información de los proyectos
• Permite realizar búsquedas avanzadas de la información de los proyectos
Se permite la posibilidad de dar de alta nuevos usuarios y establecer permisos de
acceso a partes de la aplicación así como controlar las acciones que podrán realizar
los usuarios. Además, se podrán asociar usuarios a centros para controlar el acceso
de los usuarios a los centros.
2. Registro, planificación y seguimiento de proyectos
En este módulo de la herramienta se pueden crear los proyectos y establecer la
planificación del mismo. Permite gestionar de forma sencilla los principales
elementos involucrados en la monitorización del ciclo de vida de un proyecto
(recursos asignados, paquetes de trabajos, fechas previstas y reales, costes previstos
y reales, esfuerzos, documentación del proyecto, actividades y procesos, etc.).
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Las funcionalidades que incluye este módulo son:
• Proyectos
En este módulo se permite la creación de proyectos y gestionar la evolución
del proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Las funcionalidades que contempla
este módulo son:
• Creación de nuevos proyectos.
• Consulta de la evolución de los costes de los proyectos
• Definición del EDT del proyecto
• Definición de los paquetes de trabajo del proyecto
• Asignación de costes por paquete de trabajo
• Asignación de recursos humanos por paquete de trabajo
• Almacenamiento de ficheros por paquete de trabajo
• Visualización de las fechas del proyecto mediante un diagrama de
Gantt
• Gestión de recursos humanos que participan en el proyecto
• Asignación de recursos al proyecto
• Asignación de la carga de trabajo por empleado
• Seguimiento del trabajo realizado y del coste de trabajo.
Además muestra las desviaciones entre los valores previstos y
los valores reales
• Gestión de costes del proyecto
• Permite trabajar con costes reales y costes certificados
• Asignación previa de costes
• Seguimiento de la imputación de gastos y desviaciones entre los
valores previstos y los reales
• Asignación de empresas que participan en el proyecto
• Gestionar y documentar los proyectos de la empresa
• Permite establecer clasificaciones de proyectos
• Permite asignar distintas fechas al proyecto
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• Gestión de los registros del proyecto:
• Requisitos
• Riesgos
• Entregas
• Incidencias
• Peticiones de cambio
• Análisis de indicadores PMBOK. Control de la ejecución de los
proyectos a través del método del valor ganado
• Listados de proyectos y paquetes de trabajo
Permite elaborar informes con los datos de los proyectos así como realizar
consultas generales de datos del proyecto.
• Control de la carga de trabajo de los empleados
Mediante la consulta de la carga de trabajo asignada a cada empleado por
proyecto y por paquete de trabajo, permite controlar el exceso de asignación
de horas de trabajo por empleado y por mes. Permite consultar el porcentaje
de asignación de varios empleados por mes en un período de tiempo
determinado. Con esta consulta se puede realizar un balanceo de carga entre
empleados para evitar el exceso de asignación de carga de trabajo a los
empleados y asegurar la correcta realización de las actividades del proyecto.
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• Gestión de la documentación del proyecto
Permite realizar búsquedas de documentos en el repositorio de la
documentación de los proyectos
En el apartado “Gestión integral de la documentación de los proyectos” se
indican las funcionalidades del gestor documental.
3. Asignación y control de recursos
En este módulo se gestionan los datos de los recursos humanos que participan en el
proyecto. Permite insertar toda la información del recurso necesaria en el proceso de
gestión de proyectos.
Las funcionalidades que incluye este módulo son:
• Empresas
Permite crear empresas para asociar los empleados a estas empresas
• Recursos
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Dentro de los datos de los recursos, las funcionalidades que contempla son:
• Inserción, eliminación, actualización y consulta de los datos de los
recursos
• Asignación de recursos a roles del proyecto
• Control de recursos confirmados
• Asignación del coste del recurso
• Consulta de los proyectos, paquetes de trabajo y actividades en las
que está incluido el recursos
• Asignación de recursos a empresas
• Asignación de recursos a usuarios
• Adjuntar documentación del recurso
• Gestión de avisos enviados y recibidos del recurso
• Roles del proyecto
Permite asignar roles del proyecto a los recursos. Esta asignación establece
los posibles roles que puede desempeñar el recurso en el proyecto.
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• Gestión del trabajo realizado
Dentro de la gestión del tiempo realizado por los recursos, las
funcionalidades que contempla son:
o Imputación de tiempos semanal. Permite realizar la imputación de
horas diarias que cada empleado a cada paquete de trabajo de cada
proyecto en los que esté previamente asignado.
o Consulta de las horas imputadas en cada proyecto
4. Planificación y seguimiento de costes
En este módulo de la aplicación se pueden insertar los gastos realizados en los
proyectos y realizar un control en función de los costes previstos de los proyectos.
Las funcionalidades que incluye este módulo son:
• Gestión de la imputación de costes del proyecto
Permite establecer la previsión de costes así como llevar el control de las
desviaciones entre las previsiones de costes y los costes realizados.
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Análisis, seguimiento y control de las desviaciones de costes
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5. Análisis de la productividad de los proyectos a través de indicadores
PMBOK
Análisis de la productividad de los proyectos a través de indicadores de costes,
plazos, etc. Estos indicadores están establecidos a nivel de proyectos, director de
proyectos, unidad de negocio y empresa.
Para realizar un seguimiento de la productividad de los proyectos se establecen una
serie de indicadores (Indicadores PMBOK) para analizar cada uno de los proyectos.
• Control de los costes (gestión del valor ganado)
• Proyecciones
• Índice de desempeño del trabajo por completar
• Análisis de variaciones
6. Gestión de actividades y procesos de trabajo (Workflow)
En este módulo se pueden definir proceso de trabajo para la automatización de los
procesos productivos. Permite establecer procesos de coordinación de trabajos e
implantar procedimientos de cara al cumplimiento de las normas de calidad (p. ej.
ISO). También es probable la automatización de procesos comerciales y de preventa.
A la hora de establecer procesos de actividades (flujos de trabajo) dentro de los
paquetes de trabajo, la herramienta de gestión de proyectos Elastic Projects
contiene un módulo para definir gráficamente los procesos de trabajo. Partiendo de
un tipo de actividades predefinidas, se podrán crear flujos de trabajos que
establezcan políticas para la realización de las actividades.
Estos procesos de trabajo permiten definir estructuras predefinidas de realización de
actividades e implementar reglas para su ejecución. Esto permite establecer reglas
de ejecución de actividades y predefinir estructuras de actividades para su
utilización en los paquetes de trabajo de los proyectos.
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Estos procesos pueden ser asociados automáticamente en función del tipo de
paquete de trabajo.
Cada usuario puede gestionar el estado de las actividades que tiene asignadas,
gestionar las horas de trabajo realizadas de cada proyecto y consultar su buzón de
avisos.
Las funcionalidades que incluye este módulo son:
• Creación de tipos de actividades
Permite crear diferentes actividades en función de una serie de formularios y
entidades previamente cargados. La funcionalidad asociada a cada actividad
depende del formulario y la entidad asociada a la actividad.
Los formularios que contendrá la herramienta de gestión de proyectos
inicialmente serán:
• Básica
• Avanzada
• Avisos
• Consultar documentos
• Validar
• Validar documentos
• Adjuntar nuevos documentos
En cada actividad se puede asociar un responsable de la actividad. Este
responsable corresponde a un grupo de empleados que se asociarán
automáticamente (empleados marcados como automáticos en el grupo
correspondiente) a la actividad de este tipo cuando se asocie a un proyecto
(solo se asociará si el empleado está previamente asociado al proyecto).
• Creación de procesos de trabajo
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Permite la creación de flujos de actividades partiendo de los tipos de
actividades creados previamente. Estos flujos determinan como se van a
ejecutar las distintas actividades que lo componen. Una vez creadas las
estructuras de estos flujos (flujos de ejecución de actividades de trabajo) se
podrán asociar a los paquetes de trabajo que necesiten implementar la
estructura establecida para la realización de las actividades del paquete.
El diseño de estos flujos de trabajo se realiza mediante una herramienta
gráfica que ayuda a la definición del flujo.
Los flujos de trabajo pueden incluir los siguientes tipos de actividades:
• Actividades (actividades creadas en el apartado anterior)
• Subprocesos (procesos internos)
• Selección (permite establecer dos tipos de resultados en función de
una condición previa)
• Sincronización
• Etiquetas
• Actividades automáticas
La definición de las relaciones entre estas actividades definen la forma en la
que se van a ejecutar las actividades del flujo.
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• Buzón de actividades
En este apartado, el usuario puede consultar el estado de las actividades que
tiene asignadas por proyecto. Permite consultar las actividades por su estado
(Pendiente, Realizada y no disponible) y realizar las actividades pendientes.
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El usuario puede consultar los avisos recibidos así como enviar o consultar los
avisos enviados. Además de consultar el contenido del aviso, puede consultar
el estado de cada aviso.
En la ejecución de las actividades del proyecto se puede establecer la
posibilidad de enviar avisos (avisos emergentes que se muestran en la
aplicación o mediante el envío de correos electrónicos) a los empleados que
participan en el proyecto.
Esta aplicación permite gestionar tanto los avisos recibos como los avisos
enviados por cada usuario así como su estado.
Para controlar el proceso de ejecución de las actividades del proyecto se
pueden crear actividades que impliquen el envío de avisos con un texto
determinado y a una serie de usuarios. Tanto el control de los avisos recibidos
y de los avisos enviados así como su estado se pueden consultar en la pantalla
de avisos de la aplicación.
Los avisos que se pueden enviar pueden ser mediante la aparición de una
ventana emergente en la aplicación como el envío de un mail.
Además de los avisos enviados por las actividades de los proyectos también se
pueden enviar avisos directamente desde la pantalla de avisos.
7. Gestión integral de la documentación de los proyectos
La gestión integral de la documentación de los proyectos permite almacenar y
gestionar los documentos de los proyectos.
Esta gestión de documentos implica:
• Gestión y almacenamiento centralizado de los documentos
• Acceso a los documentos a través de Internet
• Gestión y control del acceso de los usuarios a los documentos.
• Búsqueda de documentos
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• Control de versiones
• Multiidioma
• Gestión ágil de ficheros y carpetas
• Suministro de plantillas de documentos tipo
• Actas de constitución
• Informe de seguimiento
• Acta de cierre
• Informe desempeño
• Plan de gestión
• Solicitud de cambios
8. Funcionalidades básicas de gestión
En toda la aplicación están implementadas una serie de funcionalidades estándar
para el tratamiento de los datos que se pueden visualizar en la aplicación. Las
funcionalidades estándar son:
• Exportación de datos a documentos Excel
• Imprimir los datos visualizados. Esta impresión contiene una gestión de los
datos a imprimir
• Configuración de las columnas de las tablas por usuario
• Posibilidad de definir informes asociados a los datos de las tablas
• Realización de gráficas con los datos de las tablas
• Permite la definición de plantillas asociadas a los datos que se muestran en
los formularios. Estas plantillas se pueden guardar.
• Permite la realización de filtros y agrupaciones de los datos de las tablas.
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4 ARQUITECTURA Y DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL PRODUCTO
Esta herramienta está desarrollada mediante la tecnología Ontimize, un marco de
desarrollo de aplicaciones desarrollado por Imatia, y probado con éxito en múltiples
aplicaciones para distintos sectores. Este framework proporciona, entre otras, las
siguientes ventajas técnicas:
• Acceso universal a través de Internet
• Estructura de 3 capas (base de datos, servidor de aplicaciones, cliente
rico)
• Despliegue y actualización automática a través de Internet (tecnología
Java Web Start)
• Gestión optimizada de las comunicaciones
• Al estar basado en Java, proporciona independencia respecto a
proveedores (sistemas operativos, bases de datos, etc)
• Amplia gama de funcionalidades avanzadas disponibles de forma estándar
(por ejemplo gráficas a la carta a partir de los datos de cualquier tabla)
• Reglas de seguridad. Especificación de perfiles de usuario
• Capacidad de internacionalización.
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5 VENTAJAS
Este producto permitirá a su empresa la obtención de un mayor rendimiento, tanto
productivo como económico en todos sus centros de cultivo. Como ventajas
competitivas que proporciona el producto, cabe destacar las siguientes:
• Normalizar el trabajo
• Aumentar la productividad, calidad y rentabilidad del proceso.
• Facilitar la labor a los operarios en el trabajo diario y a los directivos en la
toma de decisiones.
• Seguimiento de los ciclos productivos y análisis de sus rendimientos.
• Permitir el acceso a la aplicación desde cualquier parte del mundo (Internet),
en cualquier idioma (configurable) y con la máxima seguridad.
• Disponer de un almacenamiento centralizado y consolidado de la información
de las diversas plantas y de un registro histórico de datos.
• Agilizar el crecimiento de las actividades productivas y de los recursos. Este
producto mejora la gestión integral de la producción, ayudando a la
expansión del negocio.
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