Administracin de la Informacin en las Organizaciones Pblicas

Doris A. Graber

I. El Pasado como prolongacin del futuro: Teorasy Aplicaciones

II. Construyendo las bases de la Informacin:Recursos y obstculos

III. Canalizando los flujos de informacinburocrticos

IV. Construyendo Redes

V. Diseando Climas y Acomodando Culturas

Conceptos bsicos

Porqu la informacin y comunicacin es crucial?

Estudios acerca de las bases de la comunicacinorganizacional

Datos Aislados

Informacin

Conjunto organizado de datosprocesados, que constituyen un mensajesobre un determinado ente o fenmeno

Procompetencia

Medio Ambiente

Recolecta

Comunica exitosamente

Administracin de la Informacin

Efectos

Proceso de la Comunicacin

Qu es una organizacin?Grupo estable de personas que se comunican para

coordinar su trabajo con el fin de alcanzar metas colectivas.

Porqu la administracin de la comunicacin y la informacin es bsica en una Institucin del

Estado?

La vida de cada una de las personas del pas esdirectamente afectada por la manera en que cadainstitucin maneja los flujos de informacin.

Existen presiones polticas : presupuesto, recursohumano y polticas son dictadas por los partidos de turnoporque son parte de ellos.

Democracia = Transparencia (Efecto de la pecera)

Leyes: sigilo y privacidad

Seguridad nacional

Imagen

Estudios de las bases de la comunicacin organizacional

EL SISTEMA

Karl Deutsch (Los Nervios del Gobierno: Modelos de lacomunicacin y control polticos): Las funciones delcuerpo poltico son iguales a las del cuerpo humano ,necesitan informacin de lo que sucede externa einternamente para poder funcionar bien.

Teora del caos: Se enfoca en el sistema inherentedinmico e inestable cuyo comportamiento es irregular yconfuso. Por ello utilizan tcnicas narrativas para el anlisisde los eventos de influencia y comportamiento a travs deltiempo.

...la comunicacin organizacional demanda ser abordada a travs de diferentes

perspectivas, an as estas, sern inadecuadas para entender enteramente

sus misterios

Katlheen J. Krone

Informacin Requerida

Estrategias de recoleccin de informacin

Lideando con informacin Sensitiva

Juzgando la calidad y cantidad de informacin

Informacin Requerida Informacin del ambiente:

Expertos (qu informacin y cmo necesita ser evaluada) Aislamiento y duplicacin de esfuerzos

Sitios de Internet

Agencias ejecutivas

Datos simblicos y tcticos

Difcilmente es utilizada la informacin de los administradores predecesores .

Estudios informativos para hacer creer que el gobierno se preocupa de la gente.

Utilizados para soportar posiciones frente a un tema Ej: aborto teraputico

Unificacin de fuentes de informacin

NivelAdministrativo

Tipo de informacin necesaria

Recursos Primarios Soportes de decisiones

Metas

Nivel estratgico Institucional de

la agencia

Estatutos, Autoridad Legal, Recursos econmicos y presupuestarios a LP, Pronsticos polticos,sociales y tendencias

tecnolgicas

Controladores ejecutivos, legislativos y judiciales.

Leyes/EstatutosPronsticos econmicos

y tecnolgicos, medio ambiente poltico,

Electorado

Objetivos globales, Asignaciones

presupuestarias, Asignacin autoritaria

Estructura Global organizacional

Nivel de diferenciacin e integracin

Coordinacin externaRelaciones

intergubernamentales

Adquirir autoridad legalAdquirir presupuesto

Alcanzar metasSostener estabilidad

organizacional y sobrevivencia

Asegurar independencia organizacional

Administracin,Nivel Medio

(coordinacin)

Control de objetivos, recursos disponibles,

necesidades a LP, capacidad operacional, recurso

potencial

Recursos internosAdministracin de alto

nivelAmbiente operativo

Datos HistricosRecursos Financieros

Asignar recursos humanos y financieros Asegurar alineacin a

la estrategia y operaciones,

Reasignacin de tareas

Solucionar conflictos organizacionales

Alcanzar los objetivos organizacionales

Alinear metas y establecer estndares

Tareas Operativas

(supervisin)

Tecnologa para la realizacin de la tarea,

requerimientos de proceso, disponibilidad de recursos, datos de comportamiento,

soporte financiero, estndares de

comportamiento, impacto de servicio

Requerimientos tecnolgicos, Datos Histricos, recurso

humano, Pronsticos presupuestarios,

Clientes/Beneficiario, Informacin del alto

nivel

Evaluar y monitorearlas operaciones

Diseo de TareasProcedimientos

Mediciones necesarias para la evaluacin

Determinacin de la eficiencia

Reduccin de costos

Soporte de objetivos, operaciones eficientes, bajo costo, cumplir las normas,Alinear los objetivos de los

niveles altos, medios y operacionales

Jhon M. Stevens and Robert P. McGowan, Sistemas de Informacin y Adm. Pblica

Informacin necesaria del Sistema para Administradores Pblicos

Estrategias de recoleccin de la informacin

Encontrar y escoger la informacin: Herbert Kaufman, estudio de 1 ao a 6 oficinas federales.

1ero: Reuniones consultores, legistas, encuestadores, expertos (70% tiempo)

2do: reportes nuevos y antiguos

3ro: observacin directa

4to: depurar la informacin reflexionando en base a la propia experiencia escogiendo la esencial.

Qu tipo de informacin:

Decisiones pendientes importantes, valorar logro de metas y recursos, informacin necesaria para evitar ser avergonzado al momento de ser consultado.

Barreras de acceso:

Resistencia a la apertura (Procompetencia, probar un delito)

Falta de capacidad del personal o de facilidades adecuadas

Retencin de informacin entre las agencias o la comunidad cientfica

Lideando con informacin sensitiva

Privacidad: Dilema tico y cumplimiento de la ley. (Orden judicial)

Bases de datos: reportes mdicos, de los individuos, records obtenidos en los hospitales.

Problemas de Seguridad Nacional: Los burcratas coinciden en que es sano ser celoso en la clasificacin de los documentos confidenciales y los que no lo son.

Ignorancia Teraputica: Acceso excesivo + publicidad

efecto noscivo. Se debe de omitir informacin que pueda daar la imagen de una persona o de la Institucin.

Indicadores de la Calidad de la Informacin

Claridad(Codificacin)

Tiempo (Oportuna)

Confiabilidad (Correcta, inambigua, consistente)

Validez (Reflejo del mundo real)

Profundidad (Ayuda a la toma de decisiones)

Cantidad:

Grado de conflicto, competencia y contacto con el medio ambiente.

Grado de dependencia del soporte interno y la unidad

La necesidad de la informacin y asesora (datos cientficos)

Correlacin directa entre el tamao, estructura y heterogeneidad de la organizacin.

Interface de la estructura y la funcin

Estructurando los flujos de informacin

Desventajas de la estructura Burocrtica

Direccin de los Flujos de Comunicacin

Estructuras organizacionales (normadas en las leyes o regulaciones administrativas)

DivisionesGeogrficas

DivisionesFuncionales*

LinealesFunciones

del personalTipos de clientes

* La comunicacin fluye mejor cuando la divisin de las unidades esen base a la funcionabilidad (una tarea, proyecto o problema)

Estructura de los Flujos de Comunicacin

Designacin del personal: Director de Personal: aspectos relacionados con la comunicacin,

transmisin eficiente de la informacin y la expertise tcnica del dilogo interno.

Personal para relaciones pblicas, grupos de presin, soporte legal, investigadores, planeadores, analistas para monitoreo de los procedimientos internos, economistas, estadsticos, archivador y consultores gestores.

Redaccin de las normas de informacin: Organigrama: con quien hay que comunicarse, quien tiene la autoridad

sobre quien, acciones .

Ambiente fsico de la oficina (color, diseo, localizacin) Japonesa: cercana del personal, espritu de equipo, moral alta

Americana: Privacidad, alcances personales y competencia

Comunica mensajes del profesionalismo (no hostil, confortable, gratificante)

Desventajas de la estructura burocrtica

Jerarqua: Contacto con los empleados, equipos interdisciplinarios trabajando en un proyecto (Silencio)

Especializacin: Rotacin de tareas, conferencias diversas, estar en contacto directo con los clientes (Falta compartir informacin)

Centralizacin: Combinacin entre centralizacin y descentralizacin. (Sobrecarga inf.)

Jerarqua Especializacin CentralizacinFalla

comunicacin

Direccin de los flujos de la comunicacin

Los ejecutivos deben de ser receptivos y dispuestos a escuchar demandas legtimas del personal.

La comunicacin lateral entre agencias relacionadas puede generar duplicacin de esfuerzos de inteligencia- recoleccin de datos

Fcil Difcily

escasa

75-90% de la informacin

trasmitida en la comunicacin

informal es exacta

Limitada x la competencia

por los recursos

Generalidades

Anlisis de redes

Significancia de las Posiciones de las redes

Roles de las Redes

Red: Patrn estable de flujos de informacin de unaorganizacin que se desarrollan cuando las personas o grupos generan e intercambian informacinregularmente.

Caractersticas: o Son medidas por las tareas que efectan

oDesarrollan amenudo lazos personales, comparten valores y expectativas, estn

dictadas por necesidades funcionales y qumica interpersonal

oPueden crecer o disminuir en nmero de miembros

oRefleja la estructura de poder o formal de la organizacin

oPocas oportunidades de escuchar crticas independientes y diversidad de

pensamientos

Se enfoca en los patrones de relacionamiento entre individuos Escogencia de los niveles de anlisis: Deben determinar el nivel de

estructura de redes en la organizacin y sus lmites.

Mediciones sociomtrica: quienes interactan con quien, acerca deque y cuan amenudo (cuestionarios, observacin, grupos focales).

Anlisis de los datos: Sociomtricos, anlisis terico-grfico,anlisis matricial, etc.

Resultados: Coecin, multipilicidad, densidad del ego, centralidad,entre otros.

Logros: Determinar Quien tiene poder e influencia en laorganizacin, que tipo de informacin es deseable ser transmitida ycual no. Personas ajenas a las organizaciones que quieren establecerconvenios se interesan en esta informacin.

Anlisis de la Red

Flujos de informacin

A3

21

4B

C

11

7

58

10

6

129

11

4,10,8: Porteros, filtros

7: Aislado

9: Ligador, lder de

opinin

3,11: puentes,

cosmopolitas

Roles de las Redes Porteros: Admiten o no mensajes, editan los

mensajes, determinan cuan rpido deben de ser transmitidos, los rutean a receptores especficos o no.

Puentes : Reciben y transmiten informacin

Ligadores: Su posicin de manejo de la informacin de todas las redes le da poder y en algunos casos innovan.

Los traspasadores de lmites organizacionales son comunes entre unidades que interactan frecuentemente y son escenciales para la uniformidad del lenguaje, cooperan en la resolucin de problemas comunes y se coordinan asuntos que afectan ms de una agencia

Patrones de interaccin

A

B

CD

EA

C

D

E

B

A B C D E

B

C

DE

ACrculo

Rueda

Todos los

canales

Cadena

Climas Organizacionales

Culturas Organizacionales

Cmo las nuevas tecnologas transforman la democracia

Climas organizacionales Definicin: Atmsfera sicolgica que los miembros

de la organizacin perciben.

Democrtico (Comunicacin, Individuos)

Autoritario

Competitivo

Colaborativo (metas, compatibilidad)

Concertivo (Valores)

Conciliatorio (Dif. Obj. individuales y colaboran)

Cmo el clima interno retrata a la Organizacin Satisfaccin laboral y rendimiento:

Motivacin a los empleados para obener alto rendimiento

Evaluaciones de desempeo y de promocin son mal manejadas

Puede fomentar la moral o no: Si este lo hace porque yo no puedo?

Desarrolla lealtad y la moral:

A travs de entrenamiento

Desarrollo de relaciones personalizadas con los empleados

Compromiso ideolgico con las polticas de la institucin.

Fomento de la innovacin:

Un sistema abierto al ambiente externo produce un clima favorable a la innovacin.

Mantenimiento de un clima abierto a nuevas ideas, sin crticas ni burlas.

Culturas organizacionales

Son las reglas implcitas y explcitas de comportamiento de la

organizacin y los smbolos y mitos que guan el

comportamiento de los individuos dentro de la organizacin.

Diferentes culturas no implican totales desacuerdos.

Las culturas influencian las metas y comportamientos

A las organizaciones con la misin clara les es fcil el transmitir

su cultura organizacional

Los mitos, smbolos , valores y reglas deben de transmitirse

verbal y por medio del comportamiento

La cultura organizacional determina cmo debe flur la

informacin.

Estrategias y tcticas para resolver conflictos deben de

tener en cuenta las reglas culturales.

Rituales organizacionales son necesarios para mantener la

imagen deseada. (Ejecutivos siempre ocupados)

Las formalidades burocrticas escesivas causan retrasos ,

evitan la innovacin, frenan la discrecin necesaria en las

decisiones y elevan el gasto

Cmo la nueva tecnologa transforma la burocracia?

Ventajas:

Simplifican el envo y recibo de informacin, acortandistancia

Decisiones y acciones pueden realizarse con rapidez.

Existe la necesidad de desarrollar polticas y planes delmanejo de la informacin.

Disminuye la cantidad de archivos fsicos y espacio dealmacenamiento.

Permite a los ciudadanos: explorar los servicios ofrecidos,realizar sus transacciones en lnea, enviar comentarios acercade las polticas gubernamentales, monitorear el actuar de lasagecias.

Desventajas:

Despersonalizacin

Excesiva comunicacin reduce el tiempo laboral

Difcilmente se consigue una uniformidad en los sistemas utilizados en las agencias

En algunos casos agenos a la seguridad del pas, prefieren ocultar informacin con tal de mantener una buena imagen.

Escaces de recursos crea obstculos en el uso de nuevas tecnologas

Muchas gracias por su

atencin!!!