Presentación

5/18/2018 Presentaci n

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DISEOYELABORACINDEMANUALESDENORMASYPROCEDIMIENTOS

Dandole orden al crecimiento


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INTRODUCCIN

Uno de los propsitosfundamentales de la estrategiasealada por las organizacionespara el mejoramiento de suactividad empresarial y/oinstitucional, es la revisin yconstante actualizacin de lossistemas, estructuras yprocedimientos de trabajo de suscomponentes operativos yadministrativos.


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INTRODUCCIN

La presentacin de unprocedimiento aislado, no permiteconocer la operacin de unadependencia o unidad

administrativa, por lo que surge lanecesidad de que todos losprocedimientos se agrupen, enforma ordenada, en un solodocumento, denominado Manualde Procedimientos.


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CONCEPTO

El Manual es un documento quecontiene, en forma ordenada ysistemtica, la informacin y/o lasinstrucciones sobre su marco jurdico -administrativo, atribuciones, historia,organizacin, objetivo y funciones de

la dependencia o entidad,departamento o procedimientoconstituyndose adems en uninstrumento de apoyo administrativo,que describe las relaciones orgnicasque se dan entre las unidadesadministrativas, siendo ello, un

elemento de apoyo a sufuncionamiento.


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LOSMANUALES

Son medios valiosos para lacomunicacin, y sirven para registrary transmitir la informacin,

Contienen, en forma ordenada y

sistemtica, la informacin y/o lasinstrucciones sobre historia,organizacin, poltica y/oprocedimientos de una institucin,que se consideren necesarios para lamejor ejecucin del trabajo.


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TareaActividadProcedimi

entoProceso

Seleccinde Personal

Captacinde

Candidatos

Definircaractersticas de

candidatos

Definir junto a unidad solicitantecaractersticas personales y profesionales

deseadas

Publicar enmedios

Enviar correo a empresa de colocacin(ejemplo: empleate.com

Colocar anuncio en prensa impresa

Concertarentrevistas

Una vez recibidos C.V. llamar acandidatos y definir lugar y hora de

entrevistas

Seleccinde

Candidatos

Realizar

entrevistas

Entrevista Psiclogo, jefe del rea, etc.

Hacerpruebas

Pruebas o exmenes mdicos, assesment

Seleccionarcandidato

Notificar acandidato

seleccionado

rea oGerencia:

RecursosHumanos

QUELLEVAMOSALOSMANUALES?


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QUELLEVAMOSALOS

MANUALES?


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Realidad : DiagnosticoActualidad

Actores:

Dueos de los Procedimientos

Clientes : Internos y ExternosReguladores


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QUELLEVAMOSA

LOSMANUALES?

A la mejor

manera

Recomendaciones

Realidad


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Recomendaciones

De modificacin:cambios en los

procedimientos olas operaciones,

reubicacin fsicade personal,

equipo oinstalaciones,

redistribucin decargas de trabajo,modificacin de

formas, registros,informes y

programas, etc.

De simplificacin:

reduccin de pasosde un

procedimiento,introduccin demejoras en los

mtodos detrabajo,

simplificacin deformas, reportes,

registros,programas, etc.

De intercambio:redireccionamiento

de funciones,procedimientos,

recursos, personalo flujo del trabajo

entre reas uorganizaciones del

mismo grupo osector.

De mantenimiento:preservacingeneral de la

misma estructuraorgnica,

funciones,sistemas,

procedimientos,personal y formas.

De eliminacin:supresin de

sistemas,reemplazo de

formas, registros einformes,

eliminacin total oparcial de

procedimientos,bajas de personal,

desaparicin dereas o unidadesadministrativas,

etc.

De adicin:introduccin de unnuevo sistema,incremento del

nmero deoperaciones en

determinadoprocedimiento,

aumento depersonal o

programas, etc.

De combinacin:

intercalar el ordende aplicacin deprogramas de

trabajo, combinarel orden de las

operaciones de unprocedimiento,compaginar lautilizacin de

formas de usogeneralizado con

nuevas formas, etc.

De fusin:agrupacin de

reas, unidadesadministrativas personas bajo u

mismo mando,unificacin de

formas, registrosinformes, etc.


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Quin?

Cmo?

Dnde?

Cundo?

Para qu?


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OBJETIVO

Proporcionar, en forma ordenada, la informacinbsica de la organizacin y funcionamiento de launidad responsable como una referencia obligada

para lograr el aprovechamiento de los recursos y eldesarrollo de las funciones encomendadas.


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Aprovechamiento

de los recursos

A la mejormanera

Recomendaciones


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VENTAJAS

1. Presenta una visin de conjunto de la Dependencia oEntidad y de las unidades administrativas.

2. Precisa las funciones encomendadas a la UnidadAdministrativa para evitar duplicidad y detectar

omisiones.3. Segrega funciones y permite deslindar

responsabilidades.

4. Colabora en la ejecucin correcta de las actividadesencomendadas al personal y proporciona uniformidaden su desarrollo.


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VENTAJAS

5. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de lasfunciones, evitando la repeticin de instrucciones y directrices.

6. Proporciona informacin bsica para la planeacin einstrumentacin de medidas de modernizacin administrativa.

7. Sirve como medio de integracin al personal de nuevo ingreso,facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas.

8. Es instrumento til de orientacin e informacin sobre elquehacer de las unidades responsables.


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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS

Estructura del Manual:

A) IDENTIFICACINB) NDICE O CONTENIDOC) PRLOGO Y/O INTRODUCCIND) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOSE) AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

F) ANTECEDENTES HISTORICOSG) BASE LEGAL:H) RESPONSABLESI) ORGANIGRAMAJ) NORMAS DE OPERACINK) CONCEPTO (S)L) PROCEDIMIENTOM) FORMULARIOS IMPRESOS.N) DIAGRAMAS DE FLUJOO) GLOSARIO DE TRMINOS


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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


A) IDENTIFICACINo portada se refiere a la cartula del Manual de Organizacin la cul da aconocer los datos ms elementales como son:

Logotipo de la organizacin.

Nombre oficial de la organizacin.Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe contener elnombre de la misma.Lugar y fecha de elaboracin.Nmero de revisin (en su caso).Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.

Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar lassiglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de laforma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal.


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Estructura del Manual:B) NDICE O CONTENIDOEn este apartado se presentan, de manera sinttica y ordenada, los captulos que constituyenel manual o los ttulos que comprende y pginas correspondientes que forman parte deldocumento.

A efecto de uniformar la presentacin de estos documentos, es importante seguir el ordenque se describen a continuacin:IntroduccinObjetivosAlcance

Antecedentes HistricosMarco Jurdico AdministrativoResponsablesEstructura OrgnicaOrganigramasEtc.


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C) PRLOGO Y/O INTRODUCCIN

Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el panorama general

del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos que sepretenden cumplir a travs de l. Incluye informacin de cmo se usar,quin, cmo y cundo har las revisiones y actualizaciones, as como laautorizacin del titular de la Dependencia.

Es recomendable que, al formular la introduccin, se emplee un vocabulariosencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprendatotalmente los rubros mencionados en el prrafo anterior.


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D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

El objetivo deber contener una explicacin del propsito que se pretende

cumplir con el manual de procedimientos; su elaboracin se ajustara a loslineamientos que se describen a continuacin:

Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.La redaccin ser clara, concreta y directa.

La descripcin se iniciara con un verbo en infinitivo.Se describir en una extensin mxima de doce renglones.Se evitar el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.


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Estructura del Manual:E) AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS:Esfera de accin que cubren los procedimientos.

F) ANTECEDENTES HISTORICOS:Este apartado se refiere a una descripcin del origen, antecedentes ohechos pasados sobresalientes acerca de la existencia de la dependencia,entidad o unidad administrativa; se mencionan las leyes o decretos quecrearon y han modificado los aspectos de su organizacin; este apartado

puede suprimirse si la unidad es de creacin reciente, o si la informacin esconfusa o de difcil recopilacin o bien si lo citado lleva a imprecisiones.


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G) BASE LEGAL:En este capitulo se relacionan los principales ordenamientos jurdicosvigentes que regulan la operacin y funcionamiento de la dependencia,entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella.

Formalmente, los ordenamientos jurdico administrativos debernpresentarse en forma enunciativa, sin incluir textos explicativosadicionales.


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G) BASE LEGAL:ConveniosReglamentosAcuerdosActas ConstitutivasCircularesOtros

Se deber anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientosjurdicos y administrativos, indicando fecha de publicacin y nmero de Boletn

Oficial, en forma cronolgica en cuanto a su aparicin.

Cualquier ordenamiento que presente modificaciones posteriores se integrarcronolgicamente segn su ltima fecha de reforma.


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H) RESPONSABLESUnidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientosen cualquiera de sus fases

I) ORGANIGRAMAEs la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja enformaesquemtica, la posicin de los rganos que la conforman, nivelesjerrquicos,canales formales de comunicacin y lneas de autoridad y susrespectivasrelaciones.


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J) NORMAS DE OPERACINEn esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se

determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintasinstancias que participaban en los procedimientos.

K) CONCEPTO (S)Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, porsu significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su

significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual.


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L) PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones).Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una delas operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu

consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen,sealando los responsables de llevarlas a cabo.

Constituye la parte central o sustancial del Manual de Normas yProcedimientos, se integra por los siguientes apartados:

El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido. La descripcin del procedimiento debe redactarse en forma clara ysencilla. No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.


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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSEstructura del Manual:

M) FORMULARIOS IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, lascuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de lasoperaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleandopara ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se puedenadicionar instructivos para su llenado.

N) DIAGRAMAS DE FLUJO. Representacin grfica de la sucesin en que se realizan lasoperaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde semuestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen(procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin delequipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y

accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita sucomprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficossimplificados.


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Misin / Vision / Valores

Manuales de Polticas

Manual deNormas yProcedimientos

Manual deUsuario

Manual de

Organizacin

Manual de

Descripcin deFunciones y

Cargos


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MANUAL DE POLITICAS

En el se contienen las directrices bsicas que establecen loslmites dentro de los cuales va a funcionar la organizacin.

Su utilidad viene dada en que permite agilizar el proceso detoma de decisiones y establecer lineamientos al personal para

lograr los objetivos planteados

Aprobaciones y actualizaciones.Objetivo y alcanceMisin y Visin.

Antecedentes.Polticas.


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MANUAL DE ORGANIZACIN

Aprobaciones y actualizaciones.Objetivo y alcanceMisin y Visin.Base Legal.Organigrama.Descripcin de funciones.


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MANUAL DE DESCRIPCIN DEFUNCIONES Y CARGOS.

Aprobaciones y actualizaciones.Objetivo y alcanceMisin y Visin.Base Legal.Perfil del CargoCompetencias del CargoDescripcin de funciones.
http://e/Glisnelly/Cursos%20y%20Charlas/TPC%20MNYP%2016H/Actividades%20Taller%20MNyP/Practica%20Descripcion%20de%20Cargos.doc


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MANUAL DE USUARIOS

Es la gua escrita de utilizacin de programas o software conla cual la organizacin registra sus operaciones.

Aprobaciones y actualizaciones. Objetivo y alcance. Descripcin resumida del sistema

Normas.

Descripcin.Anexos.


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CONTROLINTERNO


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Control Interno:

Conjunto de planes, mtodos y procedimientosadoptados por una organizacin, con el fin de

asegurar que los activos estn debidamenteprotegidos, que los registros contables sonfidedignos y que la actividad de la entidad sedesarrolla eficazmente de acuerdo con las polticastrazadas por la alta direccin, en atencin a las

metas y objetivos previstos.


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Segn el Modelo COSO (Commitee of SponsoringOrganizations) el Control Interno es un proceso efectuado porla Junta Directiva de la entidad, gerencia y dems personal,diseado para proporcionar seguridad razonable, relacionadacon el logro de objetivos en las siguientes categoras:

1. Confiabilidad en la presentacin de Informes Financieros2. Efectividad y eficiencia de las Operaciones3. Cumplimiento de la leyes y regulaciones aplicables.


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ESTRUCTURADECONTROLINTERNODiseo de la Estructura del Sistema de Control

Interno

Cumplimiento con Leyes y Reglamentos

Eficiencia y Eficacia de las Operaciones

Objetivos del Sistema


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jde

Control Interno1.- Proteger los recursos de la entidad ante riesgos potenciales.

2.- Garantizar eficacia y eficiencia en Todas las operaciones de la entidad,promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de la funciones y actividades

establecida.

3.- Aplicar medidas correctivas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones.

4.- Establecer y mantener instrumentos y mecanismos de planeacin de acuerdo con su

naturaleza, estructura, caractersticas y funciones.

Segn el Comit de Organismos Patrocinadores de la Comisin Treadway, COSO(1992


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Modelo COSO:El Control Interno Varia de una Organizacin a Otra, ya que depende detamao, la naturaleza de sus operaciones y los objetivos que persigue, per

en todo caso la estructura de control debe incluir los siguientes elementos:

RELACIN DEL CONTROL INTERNO CON LOS


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RELACINDELCONTROLINTERNOCONLOSMANUALESDENORMASYPROCEDIMIENTOS

Personas

Seguridad

Cumplimiento

de Metas

Estructura de

C.I.

Ejecucin de

lasactividades

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JUSTIFICACION:Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector

Pblico. (LOAFSP) Gaceta Oficial N 39.556 del 19 denoviembre de 2010

Art. 2: La administracin financiera del sector pblicocomprende el conjunto de sistemas, rganos, normas yprocedimientos que intervienen en la captacin de ingresospblicos y en su aplicacin para el cumplimiento de los finesdel Estado, y estar regida por los principios constitucionalesde legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia,responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinacinmacroeconmica.

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JUSTIFICACION:Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico.

(LOAFSP)Gaceta Oficial N 39.556 del 19 de noviembre de 2010

Art. 5: El sistema de control interno del sector pblico, cuyo rgano rector es laSuperintendencia Nacional de Auditora Interna, comprende el conjunto denormas, rganos y procedimientos de control, integrados a los procesos de laadministracin financiera as como la auditora interna. El sistema de control internoactuar coordinadamente con el Sistema de Control Externo a cargo de la ContraloraGeneral de la Repblica, tiene por objeto promover la eficiencia en la captacin y usode los recursos pblicos, el acatamiento de las normas legales en las operaciones delEstado, la confiabilidad de la informacin que se genere y divulgue sobre los mismos;

as como mejorar la capacidad administrativa para evaluar el manejo de los recursosdel Estado y garantizar razonablemente el cumplimiento de la obligacin de losfuncionarios de rendir cuenta de su gestin

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JUSTIFICACION:Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector

Pblico. (LOAFSP)Gaceta Oficial N 39.556 del 19 de noviembre de2010

Art. 121: El Sistema de Contabilidad Pblica comprende elconjunto de principios, rganos, normas yprocedimientos tcnicosque permiten valorar, procesar yexponer los hechos econmico financieros que afecten opuedan llegar a afectar el patrimonio de la Repblica o de susentes descentralizados.

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JUSTIFICACION:Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico.

(LOAFSP) Gaceta Oficial N 39.556 del 19 de noviembre de2010

De acuerdo al Art. 131: El sistema de control interno tiene porobjeto:

Asegurar el acatamiento de las normas legales, Salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio pblico, Asegurar la obtencin de informacin administrativa, financiera y operativa til,

confiable y oportuna para la toma de decisiones, Promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes,

programas y presupuestos, en concordancia con las polticas prescritas y con losobjetivos y metas propuestas, as como

Garantizar razonablemente la rendicin de cuentas.

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JUSTIFICACION:Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico.(LOAFSP) Gaceta Oficial N 39.556 del 19 de noviembre de 2010

Art. 138: La Superintendencia Nacional de Auditora Interna es el rgano acargo de la supervisin, orientacin y coordinacin del control interno, as

como de la direccin de la auditora interna en los organismos que integranla administracin central y descentralizada funcionalmente enumerados enel artculo 6 de esta Ley, excluido el Banco Central de Venezuela .

Creacin del SIGECOF y del SUNACIC (1995) Simplificar y automatizar los procesos de administracin financiera Se inicia la elaboracin de los manuales de contabilidad, control interno y

auditora interna. Se dictan normas e instrucciones en materia de contabilidad y control.

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JUSTIFICACION:

NORMAS GENERALES DE CONTRO INTERNO:

ART. 20:

En los organismos y entidades deben estar claramente definidas mediantenormas e instrucciones escritas, las funciones de cada cargo, su nivel deautoridad y relaciones jerrquicas dentro de la estructura organizativa.

ART. 22:Los manuales tcnicos y de procedimiento deben incluir los diferentes pasos y

condiciones de las operaciones a ser autorizadas, aprobadas, revisadas yregistradas, as como lo relativo a la documentacin justificativa que le sirva desoporte.

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JUSTIFICACION:

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y SistemaNacional de Control Fiscal

Artculo 91Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otrasLeyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativalos actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuacin:

29. cualquier otro acto, hecho u omisin contrario a una norma legal o sublegalal plan de organizacin, las polticas, normativa interna, los manuales de

sistemas y procedimientos que comprenden el control interno.

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JUSTIFICACION:Manual de normas de Control Interno sobre unModelo Genrico de la Administracin Central yDescentralizada Funcionalmente(G.O. N 38.282 confecha 28/09/2005, vigente a partir del 1/01/2006)

Es un instrumento orientador a los efectos del diseo,implantacin y evaluacin del control interno en los masimportantes ciclos de actividades, por lo que no cubre todoslos ciclos ni prescribe soluciones para problemas particulares.

JUSTIFICACION:


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Ley Orgnica de laAdministracinFinanciera del SectorPblico. G.O. N 39.556del 19 de noviembre de

2010

Art. 2

Art. 5 Art. 121

Art. 131

Art. 138

NORMAS GENERALES DECONTRO INTERNO:

Art. 20

Art. 22

Ley Orgnica de laContralora General de laRepblica y SistemaNacional de ControlFiscal

Art. 91

Manual de normas deControl Interno. N38.282 con fecha28/09/2005

Es un instrumento

orientador a los efectos

del diseo,

implantacin yevaluacin del control

interno en los mas

importantes ciclos de

actividades, por lo que

no cubre todos los

ciclos ni prescribe

soluciones para

problemas particulares

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PRESENTACIN DEL MANUAL PARA SU APROBACIN

Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado delproyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobacin; convocara su grupo de trabajo para la ltima revisin de la documentacin que sepresentar.

1. A los Niveles Directivos2. Al rgano De Gobierno: De acuerdo con la normativa vigente y/o a las polticas

dictadas por el titular de la organizacin, una vez que el manual propuesto ha sidorevisado y analizado por los niveles superiores, debe presentarse ante el consejo deadministracin o su equivalente para su aprobacin definitiva.

3. A Otros Niveles Jerrquicos: La exposicin a los niveles departamentales, de

oficina o de rea tambin puede basarse en el documento sntesis, pero tratandosiempre de hacerlo en la forma ms accesible posible para facilitar su comprensin.Asimismo, servir para fortalecer el compromiso entre todas las partesinvolucradas, elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluacin delas actividades.

MANUAL DE NORMAS Y


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U OR SPROCEDIMIENTOS

REPRODUCCIN DEL MANUAL

Una vez que el grupo responsable de la elaboracin del manual haya recabado eintegrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisin, debecoordinarse con la unidad o rea que maneja los recursos econmicos para que stesea reproducido para su distribucin e implantacin.

Las unidades de medida ms aceptadas para este tipo de documento son:Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisin y actualizacin.Que los formatos sean de 28x21 cm (tamao carta).Las grficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamao carta, serndobladas hasta lograr esta dimensin.

MANUAL DE NORMAS Y


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PROCEDIMIENTOS

REPRODUCCIN DEL MANUAL

Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas.

Procurar que la divisin en apartados, captulos, reas y/o secciones quedenseparados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre.

Que todo el documento quede integrado por cartula, portada, ndice o contenido,introduccin y cuerpo.


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IMPLEMENTACIN


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0241-826.39520241-935.0117/0770/0427/5922

[email protected]

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B D Gestin Empresarial Integral C.A@bydgestion

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