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Estimado miembro de la Junta Directiva de Certicámara S.A., a continuación podrá consultar el estado y/o el avance de las actividades derivadas de las últimas reuniones: Dra. Mónica de Greiff Dr. Martín Fernando Salcedo Vargas Dr. Jorge Hugo Muriel Rojas Dr. Rodrigo Puyo Vasco Dr. Carlos Eduardo Rodríguez Dr. Juan Manuel Díaz Actividades Generales Junta
Transcript of Presentación de PowerPoint · 2018-08-23 · Dra. Mónica de Greiff proceso SIGUIENTE > La doctora...
Estimado miembro de la Junta Directiva de Certicámara S.A., a continuación podrá consultar el estado y/o el avance de las actividades derivadas de las últimas reuniones:
Dra. Mónica de Greiff Dr. Martín Fernando Salcedo Vargas
Dr. Jorge Hugo Muriel Rojas Dr. Rodrigo Puyo Vasco Dr. Carlos Eduardo Rodríguez
Dr. Juan Manuel Díaz
Actividades Generales Junta
La Doctora Mónica, señala la
importancia de contar con
protocolos de seguridad más
fuerte, así como auditorías
permanentes.
Se realizó el análisis de la arquitectura empresarial para poder asignar los roles correspondiente. Se aprobó en Junta Directiva de Marzo.
En procesoDra. Mónica de Greiff
SIGUIENTE >
La doctora de Greiff recomienda
revisar toda la normativa de
seguridad y salud ocupacional en
el trabajo con el fin de que los
puestos de trabajo cumplan con
la reglamentación establecida,
ya que las ARL son muy estrictas
con el tema.
Se adelentó gestión, soporte en el drive.
En procesoDra. Mónica de Greiff
La doctora Mónica en línea con la
pregunta hecha por el doctor Díaz
propuso dedicar una fuerza de venta
exclusiva especializada para el servicio
de factura electrónica, con el fin de
que puedan visitar las tres mil
empresas señaladas anteriormente, y
que de esas tres mil se puedan visitar
al menos mil en el año.
Se realizó análisis se lleva
presentación febrero. Aprobado
en Junta.
En procesoDra. Mónica de Greiff
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En procesoDra. Mónica de GreiffLa doctora Mónica de Greiff
recomendó realizar una revisión de toda la contratación de la compañía, y en especial la revisión del estado de las pólizas en los contratos.
En proceso de revisión por el área Jurídica.
Es importante que Certicámara tenga un
doble indicador, un indicador externo que
mida el cumplimiento de los ANS con los
clientes, y un segundo indicador interno
que mida el nivel crítico del servicio
durante las caídas, independientemente
que con las caídas se genere o no
incumplimiento de los ANS, esto va a servir
para que la compañía pueda monitorear
constantemente la calidad en la prestación
del servicio.
Se actualizaron todos los
indicadores de las áreas de cara a
la nueva realidad de la compañía.
En proceso de revisión y ajuste de
los mismos.
En procesoDr. Martín Salcedo
SIGUIENTE >
El doctor Salcedo preguntó que si dentro del plan de acción que se tiene están presupuestadas todas las necesidades tecnológicas dentro del presupuesto que la administración va a presentar, deberá incluirse para presupuesto 2018.
Se llevó a cabo la inclusión se presenta en Junta marzo. Se aprobó en Junta Directiva.
En procesoDr. Martín Salcedo
Es importante que la administración
cuantificará cuanto le costaría a la
compañía aplicar los descuentos de
manera retroactiva a los clientes
afectados con el incidente que no
presentaron reclamación y que
tengan pactados ANS en el contrato.
Se verificó el impacto. Se aplicó
ANS a los clientes por el incidente
IBM.
En procesoDr. Martín Salcedo
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Por su parte el doctor Salcedo agregó
que también se debe contemplar un
presupuesto adicional para el tema
de la publicidad de esta línea de
negocio, y de esta manera poder
tener una cobertura más grande en
todo el país.
En ejecución. Se aprobó
presupuesto por la Junta
Directiva.
En procesoDr. Martín Salcedo
El Doctor Hugo Muriel señala la
importancia de revisar los contratos
suscritos con los clientes en aras de
tener claridad respecto a las posibles
consecuencias jurídicas por
incumplimiento de Acuerdos de Niveles
de Servicios (ANS), asimismo, indica
que se deben revisar los ANS que la
compañía tiene con sus sub
proveedores.
En proceso
Se generó proyecto interno para
revisión de ajustes de ANS con
clientes y proveedores.
Dr. Hugo Muriel
SIGUIENTE >
El doctor Muriel recomienda hacer una diapositiva donde se explique de manera detallada la metodología utilizada por la compañía sobre la probabilidad de éxito de que un negocio se cierre, ya que la misma es un supuesto presupuestal importante.
Se llevó a cabo y se presentó en junta, metodología del pipeline.
En procesoDr. Hugo Muriel
El doctor Muriel preguntó el motivo
por el cual se tienen diferentes bases
de datos, ya que le preocupa que
Certicámara esté en distintas bases de
datos, debido a que eso genera mayor
complejidad y aumenta los factores de
riesgo, por lo cual recomienda revisar
el tema.
En proceso
En estudio para ser gestionado en
2018. Hace parte de planes de
acción auditoría CCB.
Dr. Hugo Muriel
SIGUIENTE >
Dr. Hugo MurielEl doctor Muriel recomendó a la administración hacerle seguimiento a los proyectos de mercadeo digital que van a empezar a usar en grandes centros comerciales, los cuales están relacionados con biometría, en especial con el reconocimiento facial.
En estudio por parte del área Comercial.
En proceso
El doctor Muriel preguntó el motivo
por el cual se tienen diferentes bases
de datos, ya que le preocupa que
Certicámara esté en distintas bases de
datos, debido a que eso genera mayor
complejidad y aumenta los factores de
riesgo, por lo cual recomienda revisar
el tema.
En proceso
En estudio para ser gestionado en
2018. Hace parte de planes de
acción auditoría CCB.
Dr. Hugo Muriel
SIGUIENTE >
Dr. Hugo MurielEn proceso
El doctor Muriel preguntó si la compañía había ofrecido alguna especie de compensación a los clientes que no habían aplicado los descuentos por ANS.
Se procedió de conformidad con los clientes afectados, se traslada responsabilidad a IBM.
Se le debe solicitar a KPMG la revisión
de la operación y de los sistemas de
seguridad el cual debe ser parte
integral del informe que le presenten a
la Asamblea General de Accionistas, el
doctor García le informó que de
acuerdo con la recomendación, la
administración iba analizar si en el
marco del contrato que se tiene con
KPMG, si es viable solicitar informes
técnicos.
En proceso
Se revisó el contrato y no se
encuentra dentro del alcance del
contrato, se solicitó cotización
para llevarlo a la Junta del mes de
mayo.
Dr. Hugo Muriel
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Dr. Hugo MurielEn proceso
Se tiene previsto llenar la vacantedel Gerente de TI para el 2020 de acuerdo con el presupuesto, sin embargo es importante darle celeridad al tema de la contratación, ya que, porque la operación de la infraestructura tecnológica de la compañía, debe depender únicamente de una persona experta en el tema y con experiencia, el cual a su vez debe reportarle al Presidente.
En proceso de contratación.
De igual manera, el doctor Puyo,
recomendó que para analizar el
tema de riesgos contractuales,
se debe tener en cuenta el
Estatuto del Consumidor, sobre
todo lo relacionado con temas
de garantías y temas de retracto.
En ejecución continua, el área
jurídica observa con especial
cuidado el tema de garantías,
terminación de contrato, retracto
entre otras.
En proceso
Finalmente, el doctor Puyo
recomienda que semestralmente
se haga una presentación de todo
el tema técnico y que la comisión
de seguimiento la realice el
doctor Muriel, con el fin de
revisar y evaluar los avances del
plan de modernización y
actualización tecnológica.
En ejecución. Se realiza próxima sesión avances técnicos en el mes de Septiembre de 2018.
Dr. Rodrigo Puyo
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En procesoDr. Rodrigo Puyo
En oportunidades comerciales,
el Doctor Carlos Eduardo
Rodríguez señala que puede
coordinar una reunión con el
presidente del Banco de la
Mujer, para exponer el tema de
Biometría.
Se realizó visita al Banco de la
Mujer por parte del área
comercial, con el
acompañamiento de Asobancaria.
Se presentó propuesta comercial.
En procesoDr. Carlos Eduardo
Rodríguez
SIGUIENTE >
Frente a la preocupación del doctor Muriel, el doctor Rodríguez manifestó que se debía analizar si es mejor que la administración de las bases de datos sea contratada con una empresa reconocida en el mercado, especializada en administración de bases de datos a través de un outsourcing.
En estudio para ser gestionado en 2018.
En procesoDr. Carlos Eduardo
Rodríguez
La Junta aprobó de manera
unánime la recomendación
hecha por el doctor Rodríguez, y
le solicitó a la administración
analizar si es necesario reformar
los Estatutos Sociales de
Certicámara para dejar de
manera expresa que la
nominación y elección para el
desempeño del cargo como
miembro de la Junta Directiva de
Certicámara por parte de las
personas naturales que ostentan
dentro de una entidad cameral
cargos en los niveles directivo,
asesor o ejecutivo o pertenezcan
a su Junta Directiva, sea una
designación institucional y en
cumplimiento de la estipulación
estatutaria que sea realice en los
Estatutos de la compañía.
Se analizó en Asamblea. Se
aprobó honorarios para miembros
de Junta.
En procesoDr. Carlos Eduardo
Rodríguez
SIGUIENTE >
La administración no solo debe
presentar la política de cartera que
se tiene actualmente, sino, lo que
se debe presentar a la Junta
Directiva para aprobación, es una
propuesta de mejoras a la política,
donde se vean reflejadas las
correcciones y ajustes necesarios,
para que los casos que se han
expuesto no se vuelvan a presentar.
En proceso para llevar Politica a la
Junta del mes de Mayo 2018.
En procesoDr. Carlos Eduardo
Rodríguez
Frente al tema puntual de los leads, recomienda que Certicámara haga presencia en Expo Negocio, ya que es el evento empresarial más grande del Valle del Cauca, el cual es organizado por la Cámara de Comercio de Cali para el mes de mayo, puesto que escenarios como ese, son claves para la comercialización del servicio de factura electrónica.
En proceso.
En procesoDr. Carlos Eduardo
Rodríguez
SIGUIENTE >
Recomendó realizar un análisis de las
normas NIIF para poder encontrar la
mejor forma de amortización de los
costos del proyecto de venta de factura
electrónica, con el fin de no afectar
excesivamente el Estado de Resultados
en el primer año, para lo cual se solicitó
el apoyo del doctor Rodríguez en la
construcción del análisis señalado.
En procesoDr. Carlos Eduardo
Rodríguez
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De igual manera, le solicitó a la
administración analizar la forma
de trabajar con las áreas de
registro de las cámaras, para ver
de qué manera la compañía
puede ayudar en la divulgación
de futuras campañas o los temas
asociados al registro mercantil.
En proceso.
En procesoDr. Carlos Eduardo
Rodríguez
En proceso.
El Doctor Juan Manuel Díaz,
propone la necesidad de evaluar
en primera medida, bajo que
facultades el Banco de la
República señaló que únicamente
los Depósitos Centralizados de
Valores sean quienes pueden
emitir y gestionar títulos valores
electrónicos inmaterializados.
Se gestionó el acercamiento con
Deceval, en proceso de ejecución
primer cliente. Banco Finandina.
En procesoDr. Juan Manuel
Díaz
SIGUIENTE >
El doctor Díaz, expresó que para el análisis de riesgos contractuales sería importante analizar el esquema de los contratos marco que en este momento está implementando Colombia Compra Eficiente, con el fin de saber si este modelo de contrato como lo tiene diseñado esta entidad, permite mitigar riesgos contractuales que pueda utilizar Certicámara
En estudio e
implementación del Área
Jurídica.
Dr. Juan Manuel Díaz
En proceso
El doctor Díaz, pide revisar el
porcentaje que corresponde al 32
de clientes nuevos de un mercado
identificado de 3.000 potenciales
clientes, en este sentido el doctor
Rodríguez señaló que el alcance
para llegar a más clientes no
puede estar limitado por los
recursos que se tiene para vender
factura electrónica, y de ser esa la
limitante, recomendó analizar si la
compañía necesita más
presupuesto para vender y llegar a
la mayor cantidad de clientes
posibles, planteamiento con el
cual el doctor Díaz estuvo de
acuerdo.
En ejecución.
En procesoDr. Juan Manuel
Díaz
Volver al menú
Hacer análisis tributario del
impacto de la reforma, Ley 819 de
2016.
Se realizaron dos reuniones con la
Dian, se emitió segundo concepto
aclaratorio, en actual análisis con
los consultores tributaristas, fecha
de finalización 31 de mayo.
En procesoJunta Directiva
SIGUIENTE >
Agencia de medios que estructure una campaña global en materia de factura electrónica
Se llevó a cabo se
presenta en Junta mes
febrero.
En procesoJunta Directiva
Participación en varios eventos
Andicom, Fenalco, Andi,
Asobancaria.
Asobancaria se cerró, participación
en dos eventos y publicaciones.
Fenalco en conversaciones, Andi con
dos citas realizadas. Adicom ya se
negoció.
En procesoJunta Directiva
SIGUIENTE >
Cerrar la negociación con los
nuevos dueños Symantec, y
presentar a la Junta Directiva.
Se realizó negociación se
expone en el drive.
En procesoJunta Directiva
Trabajar en una estructura de
costos que permita lograr la
adjudicación del proyecto de
factura electrónica de Claro,
siempre y cuando la diferencia de
precios respecto a nuestros
competidores esté dentro del
rango de un dígito.
Hubo cambio de directriz interna. El
proceso no se va a realizar, el proyecto
lo ven muy costoso. Claro lo hace
internamente. Claro pide a Certicámara
que el proyecto sea licenciado y no por
emisión. La última información es que
se está otorgando el mayor puntaje a
quien haya expedido el mayor número
de facturas electrónicas.
En procesoJunta Directiva
SIGUIENTE >
Realizar un análisis, para saber si
en caso de ser los adjudicatarios
del proceso y beneficiarios de la
operación de la DIAN para las
pymes, Certicámara podría
quedar inhabilitada para emitir
facturas en el mercado como
operador tecnológico.
Se realizó un proceso de
contratación directa.
Recursos Bancos Mundial. El
valor del proceso fue de 358
millones.
En procesoJunta Directiva
En la presentación del punto de
los contratos suscritos durante el
mes correspondiente, se debe
señalar el nombre del cliente, el
objeto, el plazo de ejecución y el
valor del contrato, con el fin de
que vaya quedando constancia en
las actas de Junta.
Se dispone de un drive para
consultar la información.
En procesoJunta Directiva
SIGUIENTE >
De acuerdo con lo anterior, para
el caso concreto de Laxton
Group Limited se debe tratar de
que esta empresa asuma los
mismos riesgos que están en el
contrato que Certicámara tiene
suscrito con la UCNC, es decir,
con este proveedor se debe
tener un contrato espejo.
Se realizaron diferentes
reuniones. A la fecha se el
proveedor responde por la
garantía.
En procesoJunta Directiva
En lo jurídico, se trabajó de
manera minuciosa en la revisión
del Manual de Contratación
aprobada por la Junta Directiva, al
cual se le hicieron unos ajustes, el
ajuste más importante está
relacionado con la facultad del
representante legal para contratar,
ya que la limitación en la cuantía
para contratar, no esta es acorde
con lo establecido en los Estatutos
Sociales, estos ajustes serán
presentados en una próxima
sesión de Junta.
Se solicita comisión aprobatoria.
En procesoJunta Directiva
SIGUIENTE >
La Junta Directiva recomendó
sistematizar los procesos para
posteriormente automatizarlos,
para lo cual le solicitó a la
administración contratar un
consultor externo experto en
estructuración de procesos.
Se procedió con la contratación del
consultor. Proyecto en ejecución.
En procesoJunta Directiva
De igual manera, recomendó
implementar una herramienta
tecnológica que permita
automatizar los procesos y
registrar toda la trazabilidad del
mismo, una vez se tengan
estructurados.
En estudio.
En procesoJunta Directiva
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