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Instrucciones Elaboración o Registro de nuevos documentos en el sistema
Usuarios: Coordinador de Calidad de sede o
Responsable de administración documental en sede
Vicerrectoría General
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1. Registre en su navegador la dirección: softexpert.unal.edu.co
Nota: Si lo requiere, en la ventana puede
revisar los tipos de usuario y las
instrucciones de uso.
2. De clic en “Ingresar”
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3. Ingrese su usuario y contraseña y de clic en “Entrar”
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4. Seleccione la opción “Componentes”
5. Seleccione el módulo “Solicitud”
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6. Seleccione el módulo “Emisión de solicitud”
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7. Clic en el icono “Incluir”
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8. Clic en el tipo de solicitud “Elaboración de documento”para abrir la ventana datos de la solicitud.
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10. Seleccione los atributos de la solicitud
9. Clic en la poción “Atributos”
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12. Registre el día e información sobre la recepción de la solicitud
11. Seleccione la opción “Sumario”
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14. Genere el identificador y nombre de la solicitud
13. Clic en la poción “Datos generales”
15. Seleccione el icono “Buscar” para seleccionar usuario que atenderá la solicitud
(registrará el documento en el software)
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16. Registre el correo o nombre del usuario que registrara el nuevo documento en el sistema
(administrador documental de sede)
17. Clic en el icono “Buscar”
18. Doble clic para seleccionar el usuario y cerrar la ventana
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19. Clic en el icono “Guardar”
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19. Seleccione el icono “Documentación” y opción “Adjunto”20. Seleccione el icono “Documentación” y opción “Adjunto”
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21. Adjunte la solicitud documental remitida por el proceso
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22. Clic en el icono “Guardar y salir”
23. Seleccione “Aceptar” para enviar a la siguiente fase
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24. El usuario responsable (administrador documental de sede) debe dar clic en la opción “Mis tareas”
25. Seleccione la opción “Atención de solicitud”
NOTA: si no aparece la tarea de clic en el
icono “Actualizar tareas”
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26. Doble clic en la tarea a ejecutar para abrir la ventana “Datos del documento”
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27. Clic en el icono “Buscar” para seleccionar la sede y categoría del documento a registrar
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28. Seleccione la sede y categoría según corresponda
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29. Seleccione la opción “Atributos”
30. Seleccione los atributos del documento
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32. Registre la Revisión (versión 00, 01, 02…) y Fecha de aprobación del documento, según corresponda
31. Seleccione la opción “Datos generales”
33. Puede registrar un resumen u objetivo del documento
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34. Clic en el icono “Guardar”
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35. Clic en el icono “Archivo electrónico”
36. Clic en el icono “Adjuntar” para cargar el nuevo documento
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Nota: Todas las carpetas tienen
prestablecido seguridad pública, sin embargo, si el documento requiere un tipo de seguridad especial seguir los
pasos 37 a 42
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37. Clic en el icono “Seguridad”
38. Clic en el icono y desmarcar la opción “Heredar la seguridad…”
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39. Clic en el icono “Incluir”
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40. Seleccione el tipo de acceso según corresponda (Grupo, Área, Función, Usuario Todos)
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41. Seleccione los controles de acuerdo al acceso seleccionado
Nota: Para futuros cambios del documento
en el software, el usuario administrador documental de la sede
debe tener como mínimo los controles: Modificar, excluir, revisar,
cancelar.
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42. De acuerdo al tipo de acceso, busque el área, función, usuario o grupo y selecciónelo dando doble clic (izquierdo)
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43. Seleccione el icono “Uso compartido externo”
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44. Seleccione la opción “Hacerlo público”Así, se podrá consultar el documento a través
de link, sin requerir ingreso al software
48. Cierre la ventana
45. Registre los correos de los usuarios a quien desea enviar el archivo
46. Si desea, puede registrar un mensaje que aparecerá en el correo electrónico que se enviará
47. Si realizó los pasos 45 y 46, de clic en enviar
Nota: Si la opción “Hacerlo público”
´queda desmarcada, y se desea compartir el archivo por correo
electrónico, solo podrán visualizarlo de acuerdo a la
configuración realizada en el icono “Seguridad” (ver instrucciones 37 a 42)
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49. Clic en el icono “Guardar y salir”