3.1. Defina los siguientes términos: carta, certificación, constancia, memorando, circular

interna, circular externa.

3.2. Escriba al Frente que clase de documento realizaría de acuerdo al enunciado:

Una Felicitación CARTA

Una fiesta de fin de año de la empresa. MEMORANDO

Un cambio de dirección de la empresa. CIRCULAR EXTERNA

Un llamado de atención CARTA

Una solicitud de pedido de papelería. CARTA

Una reunión de socios. ACTA

Una visita a las diferentes sucursales de la empresa para mejorar el Clima

Organizacional CIRCULAR INTERNA

1. Cuáles son las características (de redacción y presentación), utilización, partes

y clases de carta?

2. Cuáles son las características, utilización y partes de un memorando?

3. Cuáles son las características, utilización y partes de una circula?

4. Cuáles son las características, utilización y partes de un acta?

5. Cuáles son las características, utilización y partes de un Informe?

DESARROLLO

Carta: medio de comunicación escrita para relaciones comerciales o personales donde

se registra un mensaje o información

Certificación: es un documento de carácter probatorio privado o público que asegura la

veracidad de un hecho

Constancia: un documento en el que se hace constar algún hecho.

Memorando: es un comunicado en el cual se encuentra información de la organización

y se utiliza para comunicación entre departamentos

Circular interna: tiene como finalidad trasmitir información concerniente a la

organización

Circular externa: al igual que la interna contiene información concerniente a la

organización se puede utilizar para dar a conocer nuevos productos

R/. 1. Las cartas deben tratar solo un tema por comunicado debe ser redactada en forma

clara, concreta y precisa el trato debe ser cordial y respetuoso se redacta en primera

persona del plural y se debe tratar de usted, se debe distribuir contenido de acuerdo con

la extensión

Se utiliza para informar de un hecho realizar solicitudes, dar respuesta, confirmar

eventos, solicitar información, ofrecer agradecimientos, excusas, las tenemos de tipo

organizacional, oficial, o personal

R/. 2. Es un comunicado para transmitir información de la organización, se utiliza el

formato diseñado por la organización para tal, su redacción debe ser clara, directa,

sencilla, breve, cortes y en primera persona del plural, se debe tratar un solo tema por

memorando, un memorando debe tener el encabezado el cual debe se memorando en

mayúscula sostenida y centrada, fecha, encabezamiento ( para (destinatario) de

(remitente)) y el asunto seguido de dos puntos (:). Y al final se puede omitir el nombre

del remitente mecanografiado puede ir solo la firma

R/. 3. Comunicación de interés común dirigido a un grupo especifico de personas

internas como externas, sirve para dar información de carácter general (interna son

normas lineamientos, políticas) (externa reglas de negocio, nuevos productos,

servicios), se inicia y finaliza con frases de cortesía redacción clara y utilizar el formato

diseñado por la organización, debe tener como encabezado la palabra circular en

mayúscula sostenida, lugar y fecha luego la palabra para en mayúscula sostenida

seguida del grupo de destinatarios y su ubicación asunto, saludo, texto , despedida ,

remitente y firma

R/. 4 las actas son para documentar lo tratado en una reunión son documentos con valor

administrativo, jurídico e histórico, se debe elaborar en papel con membrete, debe llevar

del nombre del grupo que se reúne y se aclara si es de carácter ordinario o

extraordinario y debe expresar lo tratado en la reunión in datos intranscendentes , y se

redactan en tiempo pasado a excepción de la de descargos que se hace en presente no se

debe iniciar párrafos con gerundios la presentación de los originales y copias no deben

tener errores ni tachones, sus partes son el titulo ( nombre de la organización o grupo

que se reúne, seguido de la palabra acta en mayúsculas, en el encabezamiento lleva la

fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados cada una en mayúscula sostenida, y la

cuidad donde se realiza la reunión, los asistentes son organizados por orden alfabético

de la empresa luego por dependencia y por ultimo por cargo jerárquico, cuando los

asistentes supera 15 se deben anexar en otra hoja , lego sigue la orden del día dos puntos

y se enumera los temas motivos de la reunión, luego le sigue el desarrollo en mayúscula

sostenida seguida de dos puntos y se comienza a enumerar la primera actividad debe ser

la verificación de quórum, la segunda la lectura, discusión y aprobación del acta anterior

se anota que fue aprobada y las y se anota las modificaciones que se presenten, seguido

de los compromisos, donde se recuerda las metas que se proponen con la reunión ,

convocatoria se escribe en mayúscula sostenida y se indica la fecha y lugar de la

próxima reunión, luego sigue los nombres, firma y cargos el nombre se escribe en

mayúscula sostenida y debajo el cargo con su respectivo espacio para la firma si son

varios los firmantes se organizan en orden alfabético con relación a su primer apellido y

si es impar la última firma se centra

R/. 5. Los informes se elaboran con el logo de la empresa y es realizado por el personal

a cargo y autorizados por la empresa, se debe tratar un solo tema por informe, redacción

clara y concisa, tratamiento respetuoso y cortes, se redacta en forma impersonal, se

desarrolla en los formatos desarrollados y autorizados por la organización, se elige el

lenguaje técnico que se va a utilizar, debe dar en cumplimiento a la norma numeral 5.1.3

de la NTC 1486, los informes pueden ser resumen ejecutivo de una a tres hojas, informe

corto que consta de una 10 paginas e informe extenso de 11 páginas en adelante, un

resumen puede o no tener portada si no la tiene se puede remplazar por encabezamiento

( razón social, dependencia, numero código, titulo, lugar de origen y fecha de

elaboración) autoría del resumen , objetivos, numerales o temas, conclusiones,

recomendaciones y firma.