PR RF 01 MANTENIMIENTO PREVENTIVO CORRECTIVO … · 2020. 1. 2. ·...

PROCESO

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

CÓDIGO PROCEDIMIENTO VERSIÓN

PR-RF-01

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y

CORRECTIVO DE VEHICULOS

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Formato: FO-AC-04 Versión 04 Página 1 de 14 Pública

PR_RF_01_MANTENIMIENTO_PREVENTIVO_CORRECTIVO_VEHÍCULOS_IDU_V2

Control de Versiones

Versión Fecha Descripción Modificación Folios

2 2020-01-02 Se actualiza los campos de normatividad; y actualiza el flujograma, con las

actividades a desarrollar

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1 03/12/2014 Versión inicial del documento 18

El documento original ha sido aprobado mediante el SID (Sistema Información Documentada del IDU). La autenticidad puede ser

verificada a través del código

Participaron en la

elaboración1

Efren Garzon Bustos, STRF / Jhoan Estiven Matallana Torres, STRF / Nestor Fabian Gomez Carvajal, OAP /

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Formato: FO-AC-04 Versión 04 Página 2 de 14 Pública

Validado por Isauro Cabrera Vega, OAP Validado el 2019-12-27

Revisado por Martha Alvarez Escobar, STRF Revisado el 2020-01-02

Aprobado por Salvador Mendoza Suarez, DTAF Aprobado el 2020-01-02

1El alcance de participación en la elaboración de este documento corresponde a las funciones del área que representan

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Formato: FO-AC-04 Versión 04 Página 3 de 14 {DOC-CONFIDENCIALIDAD}

Tabla de Contenidos 1. OBJETIVO ................................................................................................................................................5 2. ALCANCE.................................................................................................................................................5 3. MARCO NORMATIVO ................................................................................................................................5 4. TERMINOS Y DEFINICIONES ......................................................................................................................6 5. POLÍTICA OPERACIONAL..........................................................................................................................7 6. ELEMENTOS DEL PROCESO ......................................................................................................................7

6.1.1. Inicio ..........................................................................................................................................7

6.1.2. Elaborar Plan de Mantenimiento ..............................................................................................7

6.1.3. Revisar el Plan presentado .......................................................................................................8

6.1.4. ¿La propuesta del Plan de Mantenimiento requiere ajustes?..................................................8

6.1.5. Realizar los ajustes ...................................................................................................................8

6.1.6. Aprobar el Plan..........................................................................................................................8

6.1.7. Realizar estudios previos ..........................................................................................................9

6.1.8. PR-GC-02 - LICITACION PUBLICA .........................................................................................9

6.1.9. VEHÍCULO CON O SIN FALLA................................................................................................9

6.1.10. Ejecutar el contrato .................................................................................................................9

6.1.11. Diagnosticar el vehículo..........................................................................................................9

6.1.12. Realizar gestión de entrega ..................................................................................................10

6.1.13. FOGC03_ESTUDIOS _Y_DOCUMENTOS_PREVIOS_PROCESOS_LICITACION_MERITOS_SELECCION_ABREVIADA 10

6.1.14. FORF11_ORDEN_DE_SERVICIO_PARA_LA_REVISION_DE_VEHICULOS ..................10

6.1.15. Entregar a servicio de reparación.........................................................................................10

6.1.16. ¿Se aceptan reparaciones adicionales? ..............................................................................11

6.1.17. Solicitar cotizaciones ............................................................................................................11

6.1.18. Revisar cotizaciones .............................................................................................................11

6.1.19. Seleccionar precio Promedio................................................................................................12

6.1.20. Autorizar reparación..............................................................................................................12

6.1.21. Recibir el vehículo.................................................................................................................12

6.1.22. ¿Enciende el Vehículo? ........................................................................................................12

6.1.23. Recibir trabajo a satisfacción................................................................................................13

6.1.24. ¿El vehículo pasa la revisión? ..............................................................................................13

6.1.25. Revisar Facturación ..............................................................................................................13

6.1.26. Autorizar ................................................................................................................................13

6.1.27. PRGF11_PAGO_A_TERCEROS .........................................................................................14

6.1.28. Autorizar reparación inicial ...................................................................................................14

6.1.29. FIN.........................................................................................................................................14

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FLUJOGRAMA

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Descripción

Participaron en la elaboración: Efren Garzón Bustos, Contratista STRF; Ángela Yamile Osorio Socha, Profesional Especializado 222-06 STRF; Néstor Fabián Gómez Carvajal, Contratista OAP

1.OBJETIVO

Prestar los servicios de diagnóstico, mantenimiento correctivo y preventivo, a los vehículos de propiedad de la Entidad.

2.ALCANCE

El procedimiento inicia desde la formulación del Plan de mantenimiento de vehículos propiedad de la Entidad; pasando por la ejecución de las acciones necesarias según el tipo de mantenimiento requerido, y finalizando en el registro de hojas de vida de los vehículos.

3.MARCO NORMATIVO

Ley 80 octubre 28 de 1993, expedida por el Congreso de la República “Por la cual se

expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”.

Ley 734 febrero 5 de 2002, expedida por el Congreso de la República, “Por la cual se

expide el Código Disciplinario Único”.

Ley 1150 julio 16 de 2007, expedida por el Congreso de la República, “Por medio de la

cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.

Ley 1383 marzo 16 de 2010, expedida por el Congreso de la República, “Por la cual se reforma la Ley 769 de 2002 - Código Nacional de Tránsito y se dictan otras disposiciones”.

Ley 1503 de 2011, "Por la cual se promueve la formación de hábitos, comportamientos y conductas seguros en la vía y se dictan otras disposiciones".

Ley 1801 de 2016, “Por el cual se expide el Código Nacional de Policía”

Decreto 3366 de 2003 "Por el cual se establece el régimen de sanciones por infracciones

a las normas de Transporte Público Terrestre Automotor y se determinan unos procedimientos".

¿Decreto Distrital? 4741 de 2005 “Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y

el manejo de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral."

Decreto Distrital 381 de 2006 “Por el cual se asigna la función de autorizar la salida fuera del perímetro urbano del Distrito Capital de vehículos de las entidades distritales”.

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Decreto Distrital 492 de 2019 “Por el cual se expiden lineamientos generales sobre

austeridad y transparencia del gasto público en las entidades y organismos del orden distrital y se dictan otras disposiciones”

Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional"

Acuerdo 002 febrero 3 de 2009, expedido por el Consejo Directivo del Instituto de Desarrollo Urbano - IDU, “Por el cual se establece la Estructura Organizacional del Instituto de Desarrollo Urbano, las funciones de sus dependencias y se dictan otras

disposiciones”.

Resolución 556 abril 7 de 2003, expedida por la Directora del Departamento Técnico

Administrativo del Medio Ambiente y el Secretario de Tránsito y Transporte de Bogotá D.C, “Por la cual se expiden normas para el control de emisiones en fuentes móviles”.

Resolución Nacional 910 de 2008 MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL “Por la cual se reglamentan los niveles permisibles de emisión de contaminantes que deberán cumplir las fuentes móviles terrestres, se

reglamenta el artículo 91 del Decreto 948 de 1995 y se adoptan otras disposiciones”:

Resolución 4053 octubre 9 de 2009, expedida por la Directora General del Instituto de

Desarrollo Urbano de Bogotá D.C, “Por el cual se adopta el Código de Buen Gobierno del Instituto de Desarrollo Urbano-IDU”.

Resolución 4227 diciembre 22 de 2010, expedida por el Director General del Instituto de Desarrollo Urbano – IDU, “Por la cual se ajustan las medidas de austeridad en el IDU”.

Resolución Nacional 1565 de 2014 MINISTERIRO DE TRANSPORES “Por la cual se

expide la Guía metodológica para la elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial”

Resolución 103703 de 2014 “Por la cual se adopta el Manual del Parque Automotor del

IDU”.

4.TERMINOS Y DEFINICIONES

Los términos y definiciones aplicables al procedimiento pueden ser consultados en el micro sitio Diccionario de términos IDU (https://www.idu.gov.co/page/transparencia/información-de-interés/glosario)

Coordinador del Parque Automotor del IDU. Diagnóstico. Estudios previos. Hoja de Vida del Vehículo. Mantenimiento preventivo. Mantenimiento correctivo. STRF.

file:///D:/Users/plrugeco1/Downloads/Diccionario%20de%20términos%20IDUhttps://www.idu.gov.co/page/transparencia/información-de-interés/glosario

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5. POLÍTICA OPERACIONAL

Los controles a los riesgos de seguridad de la información se documentarán en la matriz de riesgos del proceso.

Los controles a los riesgos de gestión se documentarán en la matriz de riesgos del proceso.

Los controles a los aspectos e impactos ambientales se documentarán en la matriz de aspectos ambientales del IDU.

Los controles a los riesgos laborales se describen en la matriz de peligros y el plan de emergencias del IDU.

Las disposiciones de almacenamiento y archivo para los documentos referidos en los procedimientos se definirán en las tablas de retención documental.

La duración de las actividades esta expresada en horas y corresponden a tiempos efectivos de ejecución.

Este plan hace parte integral del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

El Plan de mantenimiento a vehículos propiedad de la Entidad, deberá ser parte de los documentos previos contractuales.

El apoyo a la supervisión actualizará como mínimo cada 6 meses (o cuando se requiera) las hojas de vida de los vehículos propiedad de la Entidad.

6. ELEMENTOS DEL PROCESO

6.1.1. Inicio

6.1.2. Elaborar Plan de Mantenimiento Descripción

La Subdirección Técnica de Recursos Físicos elabora y establece en mesa de trabajo, un Plan de Mantenimiento preventivo y correctivo, a los vehículos propiedad de la Entidad, el cual tendrá una vigencia mínima de un año Ejecutantes

Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos, Conductor Mecánico, Apoyo a la Supervisión. Responsable

Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos. Punto de Control

Se requiere firma del Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos, previo envío a la DTAF para Aprobación. Duración

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7.00

6.1.3. Revisar el Plan presentado Descripción

El (la) Director(a) Técnico(a) Administrativo(a) y Financiero(a) realiza la revisión del Plan de Mantenimiento elaborado por la STRF, para su ejecución. Ejecutantes Director(a) Técnico(a) Administrativo(a) y Financiero. Responsable

Director(a) Técnico(a) Administrativo(a) y Financiero Duración

3.00

6.1.4. ¿La propuesta del Plan de Mantenimiento requiere ajustes?

Flujos

NO Condición Aprobar el Plan

SI Condición Realizar los ajustes

6.1.5. Realizar los ajustes Descripción

Se convoca a una nueva mesa de trabajo para revisar las observaciones realizadas por la DTAF y efectuar los ajustes necesarios. Ejecutantes

Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos. Duración

7.00

6.1.6. Aprobar el Plan Descripción

Una vez revisado el documento por parte del (la) Director(a) Técnico(a) Administrativo(a) y Financiero(a), procede a firmar y aprobar el Plan de Mantenimiento de la vigencia para su ejecución. Ejecutantes

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Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos . Duración

1.00

6.1.7. Realizar estudios previos Descripción La Subdirección Técnica de Recursos Físicos realizará el estudio de mercado, a fin de establecer el valor estimado de la contratación, con base al plan de mantenimiento aprobado. Ejecutantes

Técnico de STRF, y/o Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos. Punto de Control

El estudio previo junto al estudio de mercado, deberá ser aprobado por el Director(a) Técnico(a) Administrativo(a) y Financiero y también por el (la) Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos. Duración

56.00 6.1.8. – PROCESO DE CONTRATACIÓN

Descripción

Se realiza la apertura del proceso contractual, de conformidad con los estudios previos presentador por la STRF.

6.1.9. VEHÍCULO CON O SIN FALLA

6.1.10. Ejecutar el contrato Descripción

El Subdirector (a) Técnico (a) de Recursos Físicos notifica al funcionario designado como conductor mecánico o quien haga sus veces, quien deberá desplazarse al sitio donde se ubica el vehículo, para realizar una revisión preliminar. Ejecutantes

Apoyo a la Supervisión, Conductor Mecánico. Duración

3.00

6.1.11. Diagnosticar el vehículo

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Descripción

Traslado de vehículo al sitio donde el conductor mecánico realiza revisión, verificación y diagnóstico mecánico de la falla y/o del vehículo. Ejecutantes

Conductor Mecánico, Conductor Vehículo Punto de Control Se deberá diligenciar el formato vigente, para el traslado al taller del contratista para la intervención, con la previa autorización del supervisor o el apoyo a la supervisión del contrato. Duración

4.00

6.1.12. Realizar gestión de entrega Descripción

El conductor del vehículo debe realizar la entrega del vehículo al taller del contratista, para efectuar el servicio respectivo. El apoyo a la supervisión enviará por correo electrónico, con copia a la supervisión del contrato, la siguiente información: Placa, Kilometraje, nombre del conductor y descripción de la falla y de los trabajos a realizar. Ejecutantes

Conductor Vehículo, Apoyo a la Supervisión Punto de Control

Se deberá enviar autorización de ingreso y descripción de los trabajos a realizar. Duración

2.00

6.1.13. FOGC03_ESTUDIOS _Y_DOCUMENTOS_PREVIOS_PROCESOS_LICITACION_MERITOS_SELECCION_ABREVIADA

Vinculo FOGC03_ESTUDIOS PROCESO DE CONTRATACIÓN

6.1.14. FORF11_ORDEN_DE_SERVICIO_PARA_LA_REVISION_DE_VEHICULOS

Vinculo FORF11_ORDEN_DE_SERVICIO_PARA_LA_REVISION_DE_VEHICULOS

6.1.15. Entregar a servicio de reparación

http://intranet/manualProcesos/Gestion_Contractual/05_Formatos/FOGC03_ESTUDIOS%20_Y_DOCUMENTOS_PREVIOS_PROCESOS_LICITACION_MERITOS_SELECCION_ABREVIADA_V_10.docxhttp://intranet/manualProcesos/Gestion_de_Recursos_Fisicos/05_Formatos/FORF11_ORDEN_DE_SERVICIO_PARA_LA_REVISION_DE_VEHICULOS_V_2.xlsx

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Descripción

El taller del contratista recibe el vehículo para la realizar los trabajos conforme al correo remitido por el IDU Ejecutantes

Taller Contratista, Conductor Vehículo Duración 1.00

6.1.16. ¿Se aceptan reparaciones adicionales? Descripción

El taller contratista informa vía telefónica al apoyo a la supervisión, si el vehículo requiere reparaciones que no se encuentran pactadas inicialmente en los documentos que hacen parte del contrato. Flujos

SI Condición Solicitar cotizaciones

NO Condición Autorizar reparación inicial

6.1.17. Solicitar cotizaciones Descripción

La STRF solicita y obtiene cotizaciones del ítem requerido a diferentes proveedores para atender la necesidad de arreglo del vehículo. Ejecutantes

Apoyo a la Supervisión Duración

8.00

6.1.18. Revisar cotizaciones Descripción

Se revisan las cotizaciones presentadas por los diferentes proveedores para un análisis de precios. Ejecutantes Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos y Apoyo a la Supervisión. Duración

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2.00

6.1.19. Seleccionar precio promedio Descripción

Una vez analizados los precios dentro de las cotizaciones, se escoge el mejor precio frente al mercado, y se negocia el precio con el taller contratista. Ejecutantes Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos y/o Apoyo a la Supervisión Técnico STRF Duración

2.00

6.1.20. Autorizar reparación Descripción

Una vez establecido el precio del ítem, se debe notificar (e-mail) al taller del contratista, la autorización para llevar a cabo los trabajos respectivos. Ejecutantes

Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos y Apoyo a la Supervisión Punto de Control

Correo electrónico Duración 1.00

6.1.21. Recibir el vehículo Descripción

Para la recepción del vehículo de debe realizar la verificación del estado y funcionamiento apropiado del mismo. Ejecutantes Conductor Vehículo, Taller Contratista y Conductor Mecánico. Duración

2.00

6.1.22. ¿Enciende el Vehículo? Flujos

SI Condición Entregar a servicio de reparación

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NO Condición Entregar a servicio de reparación

6.1.23. Recibir trabajo a satisfacción Descripción

Realizar un diagnóstico y evaluación del recibo del estado del vehículo, producto de los trabajos realizados en el taller del contratista Ejecutantes

Conductor Mecánico Duración

3.00

6.1.24. ¿El vehículo pasa la revisión? Flujos

NO Condición Entregar a servicio de reparación.

SI Condición Revisar Facturación.

6.1.25. Revisar Facturación Descripción La Subdirección Técnica de Recursos Físicos debe elaborar una relación de los servicios prestados por el taller contratista. Ejecutantes

Apoyo a la Supervisión, Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos. Duración 2.00

6.1.26. Autorizar Descripción

Con base en la facturación presentada por el contratista y validada por el apoyo a la supervisión responsable del contrato de mantenimiento, se da la autorización para el proceso de pago. Ejecutantes

Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos

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Duración

1.00

6.1.27. PRGF11_PAGO_A_TERCEROS Link procedimiento PRGF11_PAGO_A_TERCEROS

6.1.28. Autorizar reparación inicial

Descripción

Se continua con los trabajos descritos en el diagnóstico inicial Ejecutantes

Apoyo a la Supervisión, Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos Duración

1.00

6.1.29. FIN
http://intranet/manualProcesos/Gestion_Financiera/03_Procedimientos/PRGF11_PAGO_A_TERCEROS_V_1.pdf

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