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Políticas Públicas de Archivo e Innovación en el proceso de Preservación en Gestión Documental
Marcela I. Rodríguez V.
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Innovación se refiere a aquel cambio queintroduce alguna novedad o varias en un ámbito,contexto o producto.
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Introducción
Política Pública de Archivos: La Visión Institucional
El Concepto Preservación
De la Normatividad Aplicable
Conservación & Preservación
Innovación en Conservación
Conclusiones
Contenidos
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Introducción
GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
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Políticas Públicas de Archivos, la Visión Institucional
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PARA LOS ARCHIVOS DEL ESTADO Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL
PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/GestionDocumental/05_politica_archivos.pdf
Políticas Públicas de Archivos, la Visión Institucional
1. Inventario, registro y declaratoria.2. Prevención del Tráfico Ilícito de
Patrimonio Documental.3. Organización y preservación.4. Conocimiento y apropiación social.5. Organización de Archivos de Derechos
Humanos y Derecho Internacional Humanitario.
1. Acceso a la Información y regulación de la GDE
2. Institucionalidad3. Normatividad y Estándares4. Competencias5. Relaciones
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Del Concepto de Preservación
“Estas definiciones se remontan a conceptos de conservación de edificios históricos y objetos provenientes de sitiosarqueológicos, establecidos desde principios del siglo XX en la Carta de Atenas de 1931 y posteriormente en laCarta de Venecia de 1964. Estos conceptos fueron simple y sencillamente extrapolados después a la conservacióndocumental. Bajo este enfoque se establecieron y trataron de controlar los factores internos y externos queafectaban la durabilidad de esos objetos físicos”. Voutssas 2009.
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Del Concepto de Preservación
TIPOS DE INFORMACIÓN
Documentos de Archivo (F/E)
Archivos Institucionales
(F/E)
S.I. Corporativos
S. Trabajo Colaborativo
S. Administración de Documentos
S. Mensajería Electrónica Portales, Intranet y
Extranet
S. Bases de Datos
Discos Duros, Servidores
Cintas y medios de soporte
Uso de Tecnologías en la Nube
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Porqué….Piedra (+10.000 años)
Papiro (+1.000 años)
Papel (+500 años)
Películas Flexibles (80 años)
Discos en Vinilo y acetato (50 años)
Medios Magnéticos (30 -50 años)
Medios Ópticos (20-30 años)
Medios Extraíbles (5-12 años)
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Preservación y Desarrollo Normativo
AC AGN 006/2014
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Preservación y Cumplimiento Normativo en cumplimiento de la Ley
Resultados en gestión documental de la aplicación encuesta Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión - FURAG
http://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/furag-2015/
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Conservación & Preservación
• Infraestructuras deficientes en términos de capacidad,
resistencia, seguridad, riesgos• Mobiliario y Unidades de
Almacenamiento y conservación deficientes
• Medioambiente Fluctuante• Ambientes Contaminados
• Desconocimiento de los riesgos y medidas de contingencia en
caso de desastres óemergencias
• Deterioro de los medios y soportes donde se registra la
información
Problemas a Solucionar• El crecimiento anual de información
que supera en forma exponencial año a año.
• La inadecuada planificación en términos de preservación, la cual nace desde el momento de la creación del documento en digital y abarca todo su ciclo de vida.
• La negligencia por omisión al no tomar estrategias o acciones para garantizar el acceso a la información facilitando
su pérdida. • Obsolencia tecnológica de hardware
y software.
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Conservación & Preservación
Objetivos
CONSERVACIÓN
PRESERVACIÓN
• Mantener las características físicas y funcionales de los
documentos de archivo.• Garantizar que cualquier intervención directa sobre
los documentos obedezca a tratamientos estrictamente
necesarios
• Garantizar el acceso, disponibilidad e integridad de la información; asegurar que el documento es lo que pretende ser.
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Lo económico y organizativo; referidos a unaadecuada planificación la cual permita hacerposible el uso de la información, es decir, protegeroriginales.
Lo técnico; correspondiente a las acciones técnicasy prácticas orientadas a minimizar los problemas alos cuales se enfrenta la conservación ypreservación.
La Identificación: No todo el material de archivonecesita las mismas condiciones de intervención
La Determinación de los diferentes materiales dearchivo, clasificando e identificando soportes,medios y formatos
Conservación & PreservaciónAspectos a Considerar Siempre…
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• Definición y determinación de los programas deconservación y estrategias de preservación
• Integración del Plan de ConservaciónDocumental y el Plan de Preservación Digital aLargo Plazo al PGD, al SIC y demás instrumentosarchivísticos
• Definición de las acciones de mantenimiento yadministración indicando recursos,responsables, tiempo, presupuesto, riesgos ycontingencias respecto al acceso y seguridad dela información
Conservación & Preservación
Aspectos a Considerar Siempre…Una vez definidas los principios y las políticas de conservación, deben definirse y parametrizarse,
los programas y las actividades de conservación a seguir teniendo en cuenta:
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Preservación
Aspectos a Considerar de la Preservación Digital a Largo Plazo
• La preservación del documentos / expedientes electrónicos de archivo es una tarea que no corresponde a una moda es una obligación.
• Todas las Entidades tienen la responsabilidad de garantizar el acceso a y la disponibilidad de la
información en la medida que afectan la memoria histórica y la gestión administrativa.
• Existe gran desequilibrio entre gestión de la información y preservación documental en la
medida que hay gran proliferación de herramientas de gestión de documentos, pero gran escasez de herramientas de preservación
de los mismos.
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Conservación
Del Plan de Conservación Documental
Capacitación y sensibilización.
Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.
Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Almacenamiento y re-almacenamiento.
Prevención de emergencias y atención de desastres.
PROG
RAMA
SSeman
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Preservación
Del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
Emulación: Recreación del entorno de software y hardware. ej.: emulación de un
Commodore 64 bajo PC Windows
Conversión: Cambio de soporte físico. ej.: de disquete a CD
Migración: Cambio de formato técnico. ej.: de Lotus 123 a Excel
ESTR
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IAS
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Innovación en Conservación
Retos de la Conservación Documental
• Diseñar o adecuar espacios de archivo• Optimizar el Mobiliario y Unidades de
Almacenamiento y conservación de archivo de acuerdo a los soportes y medios documentales
• Minimizar las fluctuaciones ambientales en los depósitos de archivo y mejorar las condiciones de saneamiento ambiental
• Minimizar los riesgos y establecer medidas de contingencia en caso de desastres ó emergencias
• Minimizar y reducir los deterioros de los medios y soportes donde se registra la información asociados a malas prácticas
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Conservación e Innovación
Propuestas
• Mobiliario compartimentado
Imagen tomada de: http://www.kardex.com.au/?module=equipment
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Conservación e Innovación
Propuestas• Edificios con tecnología verde
es decir, espacios de archivo con menos consumo de energía, por ejemplo:
Uso de desecante liquido (bromuro de litio), preservación
medios magnéticos que son 3 veces más efectivos que los
convencionales.
1. Precisión (hr-t) 2. Desecante solido silica gel
(dióxido de silicio)
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