Política Institucional de Gestión Documental y

Archivo para la organización de archivos

judiciales

Magister

Karina Logroño Santillán

En la cultura burocrática del Estado Central, los

gobiernos locales y también en parte del sector

privado, durante las últimas décadas, el archivo

general, se convirtió en sinónimo de un sótano,

una bodega, o un rincón oscuro y húmedo en el

que se apiñan papeles viejos e “inservibles”. El

cuadro que conforman los archivos de la Función

Judicial ilustra ampliamente este fenómeno.

La fragilidad de las huellas de la memoria,

GUILLERMO BUSTOS, 2011

REALIDAD ENCONTRADA EN LOS ARCHIVOS JUDICIALES

2013

Archivos judiciales abril 2013 – Fuente: Secretaría General Archivos judiciales abril 2013 – Fuente: Secretaría General

Archivos judiciales junio 2013 – Fuente: Secretaría General Archivos judiciales julio 2013 – Fuente: Secretaría General

Archivos judiciales junio 2014 – Fuente: Secretaría General

RAZONES PARA LLEGAR A ESA SITUACIÓN

1. Falta de Estructura Institucional - política pública. Nadie asumía la rectoría en estos archivos

2. Normativa específica, cronología:

• 1812 Constitución del Estado deQuito, menciona al poder judicial.

• 1830 primera constitución, tres poderes del estado ejecutivo, legislativo y judicial.

• 1831 se expidió ley de procedimiento civil.

• 1869 se crea el primer código de procedimiento civil, en ningún artículo se refiere a la organizaciónarchivística.

• 1884 Presidente interino José María Plácido Caamaño, decreta la creación del Archivo Nacional,art. 2.- con 6 secciones: legislativa, ejecutiva, judicial, municipal, topográfica e histórica.

• 1888 Congreso propone leyque creabael Archivo Judicial, no se ejecutó su creación.

• 1979 se promulgo la Ley de Patrimonio Cultural.

• 1981 La Corte Suprema de Justicia expidió el Reglamento sobre Arreglo de procesos y actuacionesjudiciales,este documento indica la organización del expediente judicial.

• 1982 se expide la Ley del Sistema Nacional de Archivos, señala que será parte del Consejo Nacionalde Archivos el director o jefe del Archivo de la Corte Supremade Justicia.

RAZONES PARA LLEGAR A ESA SITUACIÓN

• 2004, se promulgó la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

• 2014 Consejo de la Judicatura expide el Protocolo Genérico de manejo documental y archivístico ycrea el ArchivoGeneral de la Función Judicial.

• 2015 COIP y COGEP, establecen sanciones a quienes no gestionen y custodien de forma adecuadala documentación, Art. 229 y 347

• 2015 La Secretaría Nacional de la Administración Pública, mediante Acuerdo Ministerial No. 1043,expidió la Norma Técnica y la Metodología de Gestión Documental y Archivo.

• 2017 el Código Orgánico Administrativo, en su disposición transitoria número sexta indica: “(…) en elplazo de seis meses contados desde la publicación de este Código, la Dirección Nacional de Archivo de laAdministración Pública expedirá la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de losArchivos Públicos (…)”.

• 2019 mediante Acuerdo No. SGPR-2019-0107, el Secretario General de la Presidencia emite laRegla Técnica Nacional de Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.

3. Carencia de Infraestructura: espacios adecuados, insumos ymateriales.

4. Ningún seguimiento y evaluación por parte de alguna instancia Judicial o externa.

ESTRATEGIA PLANTEADA

1. Crear una Estructura Institucional - política pública.2. Modelo de Gestión Archivístico específico para la Función

Judicial.3. Protocolo Genérico del Manejo Documental y Archivístico.4. Creación del perfil de Gestor de Archivos para el Consejo de

la Judicatura.5. Infraestructura: espacios adecuados, insumos y materiales.6. Seguimiento y evaluación.

1 y 2: PLAN ESTRATÉGICO DE LA FUNCIÓN JUDICIAL 2013 -2019OBJETIVO ESTRATÉGICO N°3: “IMPULSAR LA MEJORA PERMANENTE Y MODERNIZACIÓN DE

LOS SERVICIOS”

Dictar una política

pública y ejercer la

rectoría en las áreas de

archivo.

SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Secretario General

JEFATURA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

- Archivo General Administrativo (AGA).- Archivo General de la Función Judicial (AGFJ).- Supervisiones e intervenciones.

SECRETARÍA GENERAL

JEFATURA DE ARCHIVO

- Balcón de servicios.- Ventanillas.- Direccionamiento.- Archivo de gestión.- SIGED soporte.

Funcionarios con perfiles especializados para Archivo y

Gestión Documental

Gestor de Archivo para las

judicaturas a nivel nacional

Técnico de Archivo y Gestión

Documental

Analista de Archivo y Gestión

Documental 1

Analista de Archivo y Gestión

Documental 2

Superv isor de Archivo y

Gestión Documental 2

Jefe Departamental

Nacional de Archivo y

Gestión Documental

ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA SUBDIRECCION NACIONAL DE GESTIÓN

DOCUMENTAL Y ARCHIVO

(Resolución 012-2018, Reforma la Resolución 070-2014)

Organizar y administrar los

archivos físicos y la Gestión documental

institucional

Coordinar los procesos

documentales con

las Direcciones Provinciales y

Nacionales

Coordinar el Sistema Integral de Archivos

de la Función

Judicial y supervisar su funcionamiento

Modelo de gestión

de archivos

Enfoque

Calidad en el servicio y

atención al ciudadano

Normativa

Protocolo de manejo

documental y archivístico

Implementación

Creación de áreas de archivo

Intervenciones archivísticas

Capacitación y perfil de

funcionarios

Gestores de archivo

Seguimiento y evaluación

Superv isión archivos a nivel

nacional

Monitoreo tiempos de

atención

PROTOCOLO GENÉRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y

ARCHIVÍSTICO

Suministrar una herramienta, que permita un adecuado manejo

documental y archivístico en las unidades judiciales, a través de ladescripción de procesos y actividades, para brindar un servicio públicojudicial oportuno, eficaz y eficiente al usuario interno y externo.

Objetivo

Este protocolo está dirigido a jueces, secretarios, ayudantes judiciales,

coordinadores de archivo y coordinadores de unidades judiciales,responsables y corresponsables en la organización de documentos yarchivos, en ejercicio de sus competencias previstas en la ley,

reglamentos y demás resoluciones expedidas por el Pleno del Consejo dela Judicatura.

Ámbito

PROTOCOLO GENÉRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO PARA LAS UNIDADES JUDICIALES

RESPONSABLES DEL MANEJO DOCUMENTAL Y

ARCHIVÍSTICO

RESPONSABLES DE LA

ORGANIZACIÓN DE LOS

ARCHIVOS

DIRECCIONES PROVINCIALES

Proceso operativo

(donde se genera y se custodia la

documentación)

Coordinación,

seguimiento y control

Jueces Secretarios

Ayudantes Judiciales

Gestor de archivo

Coordinador de la unidad

Secretaría General

RESPONSABILIDADES EN LA ORGANIZACIÓN DE

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Máxima autoridad

Autoridad de la unidad

administrativa

Servidores de la

unidad

Responsable de

archivo

Archivo Central

RESPONSABLES DE

LA

ORGANIZACIÓN

DE LOS

ARCHIVOS

Dirección

Administrativa

ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE ARCHIVO CON FUNCIONES

ARCHIVOS JUDICIALES

Al 2018

UBICACIÓN:PROVINCIA DE LOS RÍOS

AÑO: 2014

ARCHIVO ACTIVO

CORTE PROVINCIAL DE LOS RÍOS

PROCESO DE ORGANIZACIÓN

ARCHIVÍSTICA

UBICACIÓN:PROVINCIA DE GUAYAS

AÑO: 2015

ARCHIVO COMPLEJOFLORIDA NORTE

ARCHIVO ACTIVO

➢ UNA VEZ QUE UN ARCHIVO

JUDICIAL FUE INTERVENIDO LAS

MEJORAS SE NOTAN DE FORMA

INMEDIATA.

➢ LOS ARCHIVOS SIGUEN PROCESOS

ESTANDARIZADOS CON NORMAS

Y LINEAMIENTOS PLANTEADOS

POR LA SECRETARÍA GENERAL DEL

CONSEJO DE LA JUDICATURA.

DESPUÉS

RESULTADO DEL PROCESO DE INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS

UBICACIÓN:PROVINCIA DE PICHINCHA

AÑO: 2017

ARCHIVO COMPLEJOQUITO NORTE

ARCHIVO ACTIVO

MAPA ARCHIVÍSTICO, INTERVENCIONES A NIVEL NACIONAL

100INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS A

NIVEL NACIONAL, DATO ESTADÍSTICO

DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL

CONSEJO DE LA JUDICATURA

PROVINCIAS

INTERVENIDAS

ARCHIVOS

INTERVENIDOS

24

437

INTERVENCIONES

ARCHIVÍSTICAS

ACTUALMENTE 417 ARCHIVOS

JUDICIALES A NIVEL NACIONAL

Supervisión de

Secretaría General a

los Archivos judiciales

Infraestructura adecuada:

instalaciones en óptimas condiciones, áreas exclusivas para

archivos.

Equipos y material necesario: cajas de

conservación, estanterías, equipos

informáticos, suministros de oficina.

Capital Humano: Gestores de archivo

motivados y capacitados

constantemente.

Modelo de seguimiento: supervisión y evaluación

constante a los archivos judiciales a

nivel nacional

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LOS ARCHIVOS JUDICIALES

Análisis del protocolo vigente y mejoras

Protocolo vigente

Ingreso de escritos para nuevas causas

Préstamo de expedientes desde el área

de archivo central y devolución de causas

- Formulario F01

Matriz de movimiento de causas,

trazabilidad - Formulario F02

Matriz de requerimientos - Formulario F03

Solicitud de copias certificadas -

formulario F04

Propuesta de mejoras

Cuadro de clasificación documental

Tablas de retención documental

Niveles de acceso y seguridad para

archivos judiciales

Usar un software para simplificar los

formularios, mejorar el módulo

inventario SATJE

DOCUMENTOS RESCATADOS EN LAS INTERVENCIONES

Causa histórica – Loja 1834Causa histórica – Manabí 1835

FILIGRANAS ENCONTRADAS EN ARCHIVOS

Acta de Grado del Doctor Manuel José Aguirre

firmada por el Doctor Gabriel García Moreno, Rector de la Universidad de la República del Ecuador.

Año 1857 Sello de lacreTipo: papel

LIBRO: EL CULTO A LA NACIÓN

… Los archivos en el Ecuador están

desorganizados, no siguen un orden y están en

manos privadas.

La idea del archivo como cosa pública no

estaba presente.

Ecuador no pudo desarrollar esa cultura

intelectual...

Artículo del Telégrafo, GUILLERMO BUSTOS,

28 de marzo de 2018