PMBOK-RESUMEN

a n e x o 6

PMBOK

Anexo 6: PMBOK 191

MODELO DE MADUREZ DE GESTIN DEL CONOCIMIENTO v1.1

Universidad Santa Mara, Campus Guayaquil http://www.usm.edu.ec/tesis-ss

Introduccin El presente anexo extiende una explicacin sobre las generalidades del PMBOK como fuente de creacin del manual de prcticas del Modelo S&S. El PMBOK es una gua utilizada por los gestores de proyectos para dirigir el proceso de un proyecto de xito, y se caracteriza por la definicin de procesos y reas de conocimiento de las cuales se generan prcticas. La ventaja de utilizar el PMBOK para proyectos es que ste es de aplicacin general, es decir que las prcticas y conocimientos descritos en l pueden ser, en su mayora, adaptados a muchas realidades organizacionales. Adems, puede decirse que existe una conciencia global acerca de su valor y utilidad. La informacin presentada en este anexo corresponde al documento del PMBOK, edicin 2000.

Anexo 6: PMBOK 192



1 Definiciones y Conceptos El Instituto de Gestin de Proyectos (PMI por sus siglas en ingls), public en 1996 el Project Managament Body of Knowledge (PMBOK), que es un trmino inclusivo que describe la suma de conocimiento adquirido en la profesin de administracin de proyectos. Incluye conocimiento de prcticas tradicionales probadas que son aplicadas en la gestin de proyectos en general, as como el conocimiento de prcticas innovadoras y avanzadas que son aplicables en casos un poco ms especficos. El PMBOK se estructura por procesos de gestin de proyectos y reas de conocimiento, temas que se explicarn ms adelante. A continuacin, se desarrollarn las definiciones de proyecto y gestin de proyectos bajo el enfoque del PMBOK.

1.1 Qu es un Proyecto? Las organizaciones desarrollan trabajos. Generalmente los trabajos envuelven operaciones y/o proyectos. Estas operaciones y proyectos comparten ciertas caractersticas:

Son desarrollados por personas Estn restringidos por recursos limitados Son planificados, ejecutados y controlados

La diferencia entre las operaciones y los proyectos es que en las primeras los trabajos son repetitivos y continuos mientras que en los segundos, el trabajo es temporal y nico. Se entiende por proyecto a un esfuerzo temporal iniciado para crear un nico producto o servicio.

1 Ms sobre el PMI en http://www.pmi.org/

El hecho que sea temporal implica que tenga un comienzo y un fin. El fin es alcanzado cuando los objetivos de proyecto son cumplidos o cuando queda claro que estos no podrn ser cumplidos. Los proyectos son tomados a cualquier nivel de la organizacin, pueden involucrar a una o cientos de personas, puede requerir menos de cien horas para ser completados o ms de diez millones. Los proyectos pueden involucrar una o varias unidades de la organizacin y a su vez pueden pasar los lmites de la misma a travs de sociedades.

1.2 Qu es la Gestin de Proyectos? La gestin de proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas para las actividades de un proyecto con el objeto de satisfacer o superar las necesidades y expectativas de los inversores del proyecto. El trmino gestin de proyectos es utilizado para describir un acercamiento organizacional para la administracin de operaciones actuales. Este acercamiento, llamado administracin por proyectos, trata varios aspectos u operaciones actuales como proyectos con la finalidad de aplicarles gestin de proyectos a los mismos.

2 Estructura para la Gestin de Proyectos

2.1 Fases y Ciclo de Vida Como los proyectos son iniciativas nicas, envuelven un cierto grado de incertidumbre. Las organizaciones que realizan proyectos generalmente los dividen en fases para proveer un mejor control administrativo y mejores accesos a las diferentes operaciones que se realizan en los proyectos. 2 (PMI, 2000)

PMI1

Asociacin lder mundial sin fines de lucro

experta en gestin de proyectos, establecida desde 1969 en Philadelphia, USA.

Proyecto2

Esfuerzo temporal iniciado

para crear un nico producto o servicio.

Anexo 6: PMBOK 193



Cada fase de un proyecto est marcada por la finalizacin de uno o algunos entregables. Un entregable es un trabajo tangible y verificable como un estudio realizado, un diseo detallado o un prototipo. Los entregables son parte de una secuencia lgica general diseada para garantizar la definicin apropiada del producto del proyecto.

inicio finaltiempo

faseinicial

fases intermedias fase final

nivel decosto ypersonal

Figura A6.1. Ciclo de vida genrico de un proyecto (PMI, 2000). Las conclusiones de una fase son generalmente marcadas por una revisin de los entregables y del desarrollo del proyecto con la finalidad de:

Determinar si el proyecto debe continuar hacia la siguiente fase Detectar y corregir errores efectivamente

Cada fase normalmente incluye un conjunto de productos definidos, diseados para establecer el nivel de control deseado. El ciclo de vida del proyecto sirve para definir el comienzo y final de un proyecto. Por ejemplo, cuando una organizacin identifica una oportunidad que puede ser aprovechada, generar un estudio para decidir si debe ejecutar un proyecto. Adems, la definicin del ciclo de vida determina qu acciones transitorias deben ser incluidas en la finalizacin del proyecto. El ciclo de vida de un proyecto generalmente define:

3 (PMI, 2000)

Los trabajos tcnicos que deben ser realizados en cada fase Quin debe estar involucrado en cada fase

Las descripciones del ciclo de vida pueden ser generales o detalladas. Cuando son detalladas existen varios formularios, diagramas y/o listas de chequeo que ayudan a proveer consistencia. A este nivel de detalle se lo llama metodologa de gestin de proyecto. La mayora de las descripciones de los ciclos de vidas tienen varias caractersticas en comn (Ver Figura A6.1):

Los niveles de costos y de personal son bajos en el comienzo, aumentando en la finalizacin y bajan rpidamente mientras el proyecto obtiene sus conclusiones.

La habilidad de los asociados para influenciar en las caractersticas

finales del producto del proyecto y en el costo final del proyecto es ms alta en el principio y empieza a disminuir progresivamente mientras el proyecto contina.

No hay que confundir el ciclo de vida del proyecto con el ciclo de vida del producto.

2.2 Tipos de Procesos Existentes El PMBOK describe la gestin de proyectos en trminos de sus procesos componentes y de sus interacciones con la finalidad de enfatizar la importancia de la integracin. Se entiende como proceso a una serie de acciones que dan un resultado. Los procesos de un proyecto son desarrollados por personas y generalmente caen en una de las siguientes categoras:

Procesos de gestin de proyectos , que estn enfocados a describir y organizar el trabajo de un proyecto

Procesos orientados a productos, enfocados en especificar y crear el

producto del proyecto

Entregable3

Trabajo tangible y verificable como

un estudio realizado o un diseo detallado que se entrega al final de una fase de un proyecto.

Anexo 6: PMBOK 194



Los procesos de gestin proyectos y los orientados a productos interactan entre s a lo largo del proyecto para lograr los objetivos planteados.

2.3 Procesos de Gestin de Proyectos Los procesos de gestin de proyectos definidos por el PMBOK como los ms comnmente utilizados son los siguientes:

Iniciacin

Se reconoce que un proyecto o una fase debe comenzar.

Planificacin Se mantiene un esquema trabajable para cumplir las necesidades del negocio sobre las cuales el proyecto debe tratar.

Ejecucin

Se coordinan personas y otros recursos para llevar a cabo el plan.

Control

Se asegura que los objetivos del proyecto estn siendo satisfechos mediante el monitoreo y medicin progresiva y tomando acciones correctivas cuando sea necesario. Cierre

Se formaliza la aceptacin del proyecto o de la fase siendo llevada a una finalizacin ordenada.

Cada uno de estos puntos incluye actividades y subprocesos.

4 (PMI, 2000)

Los procesos estn relacionados por los resultados que producen. A su vez, los resultados o outputs de ciertos procesos son los inputs de otros. Estos procesos no son eventos de una sola ocurrencia: ocurren en diferentes niveles de intensidad a lo largo de todas las fases de un proyecto (Ver Figura A6.2).

faseinicial

fasefinal

tiempo

Proceso deIniciacin

Proceso deEjecucin

nivel deactividad

Proceso dePlanificacin

Proceso de Control

Proceso deCierre

Figura A6.2. Procesos y fases.

2.4

Proceso4

Serie de acciones que dan

un resultado. En los proyectos, los procesos son desarrollados por personas

Anexo 6: PMBOK 195



2.5 Interaccin de Procesos de Gestin de Proyectos Adems de los procesos (Ver Figura A6.3) , los subprocesos estn relacionados unos con otros por medio de sus inputs y outputs. El PMBOK describe estas relaciones como:

Inputs: documentos mediante los cuales se actuar. Herramientas y tcnicas: mecanismos aplicados a los inputs para crear

los outputs.

Outputs: documentos que son el resultado de los procesos.

Iniciacin Planificacin

Control Ejecucin

Cierre

Figura A6.3. Relacin entre procesos.

Anexo 6: PMBOK 196



3 Descripcin de los Procesos

3.1 Proceso de Iniciacin Particularmente, el proceso de Iniciacin contiene un nico subproceso (Ver Figura A6.4):

Iniciacin, comprometiendo a la organizacin para iniciar la siguiente fase del proyecto.

Iniciacin

Proceso de Iniciacin

Figura A6.4. Proceso de Iniciacin.

3.2 Proceso de Planificacin La planificacin es de gran importancia para un proyecto ya que este posiblemente involucra hacer algo que no ha sido hecho anteriormente. Por esta razn existe una gran cantidad de subprocesos en este punto. Sin embargo, el nmero de subprocesos no implica que la gestin de proyectos es meramente planificar; la cantidad de planificacin realizada debe ser equivalente con el alcance del proyecto y la utilidad que brinde su informacin. La Figura A6.5 muestra claramente la relacin entre los subprocesos. Estos subprocesos estn sujetos a frecuentes interacciones previas a la finalizacin del

plan. As por ejemplo, si la fecha inicial de finalizacin no es aceptada, los recursos de proyectos, costos y hasta el alcance pueden necesitar ser redefinidos.

Proceso de Planificacin

Planificacindel alca nce

Subprocesos Bsicos

Subprocesos de facilitacin

Defin icindel alca nce

Defin icin d eactiv ida des

Planificacinde recursos

Secuencia liz .activ ida des

Est. dura cinactiv ida des

Estimacinde costos

Planif. gest inriesgos

Desa rrollocronogra ma

Presup uestodel costo

Desa rrolloplan proyecto

Planificacinde ca lid ad

Planificacinde comunic .

Planificacinorga niza c.

Id entific. delriesgo

Ad quisicindel p ersona l

An lisis cua lit .riesgos

Planificacinconsecucin

An lisis cua ntit.riesgos

Planificacinsolicita cin

Planificacinresp . riesgos

Figura A6.5. Proceso de Planificacin. La planificacin no es una ciencia exacta; es posible que dos equipos diferentes generen dos planes totalmente diferentes para un mismo proyecto.

Subprocesos bsicos

Algunos subprocesos de planificacin tienen una dependencia clara que requiere que estos sean desarrollados esencialmente en el mismo orden en la mayora de proyectos. Por ejemplo, las actividades deben ser definidas antes de ser costeadas u organizadas en un cronograma.

Estos subprocesos son:

Anexo 6: PMBOK 197



Planificacin del alcance, se desarrolla una declaracin escrita del

alcance como base para la toma de decisin para el futuro. Definicin del alcance, se dividen los entregables del proyecto en

componentes ms pequeos y manejables.

Definicin de las actividades, se identifican las actividades especficas que deben ser desarrolladas para producir los entregables del proyecto.

Secuencializacin de actividades, se identifican y documentan

dependencias interactivas.

Estimacin de la duracin de actividades, se estima el nmero de periodos de trabajo que van a ser necesarios para completar actividades individuales.

Desarrollo del cronograma, se analizan las secuencias de actividades,

duracin, y recursos necesarios para crear el cronograma de proyecto. Planificacin de los recursos, se determina qu recursos (personas,

equipos, materiales) y qu cantidad de cada uno debe ser utilizado para desarrollar las actividades del proyecto.

Estimacin de costos, se estima el valor de los costos asociados a la

realizacin del proyecto.

Presupuesto del costo, se determina el costo total estimado.

Desarrollo del plan de proyecto, se toman los resultados de otras planificaciones de procesos y se lo incluye en un documento consistente y coherente.


Las interacciones de los siguientes subprocesos dependen de la naturaleza del proyecto. Por ejemplo, cuando en cierto proyecto se determina un riesgo pequeo o no identificable hasta el momento de terminar la planificacin, pero el equipo reconoce que el costo y el cronograma son extremadamente agresivos y que envuelven un alto riesgo.

Aunque estos subprocesos de facilitacin son ejecutados de forma intermitente y cuando son necesarios durante la planificacin del proyecto, no son opcionales. Los subprocesos son:

Planificacin de la calidad, se identifican qu estndares de calidad

son importantes para el proyecto y se determina cmo se los va a satisfacer.

Planificacin organizacional, se identifican, documentan y asignan

roles, responsabilidades y relaciones de reportes del proyecto.

Adquisicin del personal, se obtiene el recurso humano requerido para trabajar en el proyecto.

Planificacin de la comunicacin, se determina la informacin y

comunicacin requerida para los asociados al proyecto: quin necesita qu informacin, cundo va a ser necesitada, y cmo debe ser entregada.

Identificacin de riesgos, se determinan qu riesgos pueden afectar

al proyecto y se documentan las caractersticas de los mismos.

Anlisis cualitativo de riesgos, se evala el efecto que puede tener un riesgo sobre el proyecto.

Anlisis cuantitativo de riesgos, se evalan los riesgos y las

interacciones que puedan afectar los resultados del proyecto.

Planificacin de respuesta a riesgos, se definen los pasos a realizar para responder ante las amenazas de riesgos.

Planificacin de consecucin, se determina qu conseguir y cundo.

Planificacin de solicitacin, se documentan los requerimientos del

producto y se identifican fuentes potenciales.

Anexo 6: PMBOK 198



3.3 Proceso de Ejecucin El proceso de ejecucin incluye subprocesos bsicos y de facilitacin (Ver Figura A6.6).

Proceso de Ejecucin

Seleccinde la fuente

Desarrollo deequipo

Solicitacin

Planificacindel contrato

Verificacindel alcance

Aseguramientode la calidad

Subprocesos de facili tacin

Distribucinde informacin

Ejecucindel plan de

proyecto

Figura A6.6. Proceso de Ejecucin.

Anexo 6: PMBOK 199



Subprocesos bsicos

Ejecucin del plan de proyecto, se lleva a cabo el plan de proyecto desarrollando las actividades incluidas.


Verificacin del alcance, se formaliza la aceptacin del alcance del

proyecto. Aseguramiento de la calidad, se evala el desarrollo general del

proyecto en una base regular para brindar seguridad que el proyecto satisface los estndares de calidad.

Desarrollo de equipo, se desarrollan habilidades grupales e

individuales para mejorar el desenvolvimiento del equipo.

Distribucin de la informacin, se hace disponible toda informacin necesaria para los asociados con el proyecto.

Solicitacin, se obtienen ofertas, propuestas.

Seleccin de la fuente, se escoge de algunos vendedores potenciales.

Administracin de contrato, se administra la relacin con los

vendedores.

Anexo 6: PMBOK 200



3.4 Proceso de Control El desenvolvimiento del proyecto debe ser medido regularmente para identificar variaciones con respecto al plan. El proceso de Control contiene subprocesos bsicos y de facilitacin (Ver Figura A6.7).

Proceso de Control

Control de cambiodel a lcance

Control deca lidad

M onitoreo ycontrol de riesgos

Control decronograma

Control decostos

Control decambios

genera les

Reportes dedesenv olv imiento

Subprocesos Bsicos

Subprocesos de facil itacin

Figura A6.7. Proceso de Control. El proceso de control se alimenta de estas variaciones a partir de varias reas de conocimiento (de las cuales se habla ms adelante). Una vez que las variaciones son observadas, los ajustes son realizados al plan repitiendo los procesos apropiados de planificacin de proyectos. As por ejemplo, una actividad faltante

puede generar cambios en la planificacin del personal, cambios entre el presupuesto y los objetivos del cronograma. Controlar incluye tomar acciones preventivas en anticipacin a posibles problemas.

Subprocesos bsicos Control de cambios generales, se coordinan cambios a lo largo de

todo el proyecto. Reportes de desenvolvimiento, se colecta y difunde informacin de

desenvolvimiento.


Control de cambio del alcance, se controlan los cambios referentes al alcance del proyecto.

Control de cronograma, se controlan cambios del cronograma del

proyecto.

Control de costos, se controlan los cambios referentes a los costos del proyecto.

Control de calidad, se monitorean resultados especficos del proyecto

para determinar si cumplen con los estndares de calidad establecidos y se identifican formas de eliminar causas de un desenvolvimiento insatisfactorio.

Monitoreo y control riesgos, se responde a los cambios de riesgos

durante el curso del proyecto.

Anexo 6: PMBOK 201



3.5 Proceso de Cierre Los subprocesos del proceso de Cierre son (Ver Figura A6.8):

Cierre administrativo, se genera, rene y difunde informacin para formalizar la finalizacin del proyecto.

Cierre del contrato, se completa el contrato incluyendo resoluciones

de cualquier tema pendiente.

Proceso de Cierre

Cierre delcontrato

Cierreadministrativ o

Figura A6.8. Proceso de Cierre.

4 reas de Conocimiento El PMBOK define reas de conocimiento ("Knowledge Areas") en funcin de sus prcticas y sus procesos (definidos anteriormente). Las reas de conocimiento de los proyectos segn el PMBOK son (Ver Figura A6.9):

Gestin de Integracin Describe los procesos requeridos para asegurar que todos los elementos del proyecto estn propiamente coordinados. Abarca los subprocesos: desarrollo del plan de proyecto (Planificacin), ejecucin del plan del proyecto (Ejecucin) y control de cambios generales (Control). Gestin de Alcance Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. Abarca los subprocesos: iniciacin (Iniciacin), planificacin del alcance (Planificacin), definicin del alcance (Planificacin), verificacin del alcance (Ejecucin) y control de cambio del alcance (Control). Gestin de Tiempo Describe los procesos requeridos para asegurar los tiempos completados del proyecto. Abarca los subprocesos: definicin de actividades (Planificacin), secuencializacin de actividades (Planificacin), estimacin de duracin de actividades (Planificacin), desarrollo del cronograma (Planificacin), control de cronograma (Control). Gestin de Costos Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto es completado dentro del presupuesto aprobado. Abarca los subprocesos: planificacin de los recursos (Planificacin), estimacin de costos

Anexo 6: PMBOK 202



(Planificacin), presupuesto del costo (Planificacin), control de costos (Control). Gestin de Calidad Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfar las necesidades para las cuales fue concebido y puesto en marcha. Abarca los subprocesos: planificacin de la calidad (Planificacin), aseguramiento de la calidad (ejecucin), control de calidad (Control). Gestin de Recursos Humanos Describe los procesos requeridos para hacer el uso ms efectivo de las personas involucradas en el proyecto. Abarca los subprocesos: planificacin organizacional (Planificacin), adquisicin del personal (Planificacin) y desarrollo de equipo (Ejecucin). Gestin de Comunicacin Describe los procesos requeridos para asegurar la generacin, recopilacin, difusin, almacenamiento y disposicin de la informacin del proyecto de una manera puntual y apropiada. Abarca los subprocesos: planificacin de la comunicacin (Planificacin), distribucin de la informacin (Ejecucin), reportes de desenvolvimiento (Control) y cierre administrativo (Cierre). Gestin de Riesgos Describe los procesos concernientes con la identificacin, anlisis y respuesta hacia los riesgos que podran afectar al proyecto. Abarca los subprocesos: planificacin de gestin de riesgos (Planificacin), identificacin de riesgos (Planificacin), anlisis cualitativo de riesgos (Planificacin), anlisis cuantitativo de riesgos (Planificacin), planificacin de respuesta a riesgos (Planificacin), monitoreo y control riesgos(Control). Gestin de Consecucin

Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de entidades externas a la organizacin. Abarca los procesos: planificacin de consecucin (Planificacin), planificacin de solicitacin (Planificacin), solicitacin (Ejecucin), seleccin de la fuente (Ejecucin), administracin de contrato (Ejecucin) y cierre del contrato (Cierre).

Anexo 6: PMBOK 203



4. Gestin de Integracin del Proyecto

4.1. Desarrollo del plan de proyecto4.2. Ejecucin del plan de proyecto4.3. Control de cambios generales

GESTIN DEPROYECTOS

5. Gestin de Alcance del Proyecto

5.1. Iniciacin5.2. Planificacin del alcance5.3. Definicin del alcance5.4. Verificacin del alcance5.5. Control de cambio del alcance

6. Gestin de Tiempo del Proyecto

6.1. Definicin de actividades6.2. Secuencializacin de actividades6.3. Estimacin duracin de actividades6.4. Desarrollo del cronograma6.5. Control de cronograma

7. Gestin de Costos del Proyecto

7.1. Planificacin de los recursos7.2. Estimacin de costos7.3. Presupuesto del costo7.4. Control de costos

8. Gestin de Calidad del Proyecto

8.1. Planificacin de la calidad8.2. Aseguramiento de la calidad8.3. Control de calidad

9. Gestin de RRHH del Proyecto

9.1. Planificacin organizacional9.2. Adquisicin del personal9.3. Desarrollo de equipo

10. Gestin de Comunicacin delProyecto

10.1. Planificacin de la comunicacin10.2. Distribucin de la informacin10.3. Reportes de desenvolvimiento10.4. Cierre administrativo

11. Gestin de Riesgos del Proyecto

11.1. Planificacin de gestin de riesgos11.2. Identificacin de riesgos11.3. Anlisis cualitativo de riesgos11.4. Anlisis cuantitativo de riesgos11.5 Planificacin respuesta a riesgos11.6. M onitoreo y control de riesgos

12. Gestin de Consecucin delProyecto

12.1. Planificacin de ??12.2. Planificacin de solicitud12.3. Solicitud12.4. Seleccin de fuente12.5 Administracin de contrato12.6. Cierre de contrato

Figura A6.9. reas de conocimiento y procesos de gestin de proyectos.

PMBOK-RESUMEN

Documents

Transcript of PMBOK-RESUMEN