PM205-03-Dirección de Proyectos v01

Presenta:

Ing. Alejandro Maceda

Mdulo V Administracin de Proyectos

Ejecucin

Curso de Especializacin

Administracin y Direccin de Proyectos

DP Direccin de Proyectos Ing. Alejandro Maceda

Implementacin del Proyecto Implementacin Externa Implementacin Interna

Organizacin Solicitante

Organizacin Ejecutora


El Grupo de Procesos de Ejecucin Compuesto por aquellos procesos realizados para

completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.

Este Grupo de Procesos implica coordinar personas y recursos, gestionar las expectativas de los interesados, integrar y realizar las actividades del proyecto conforme al

plan para la direccin del proyecto. Durante la ejecucin, en funcin de los resultados

obtenidos, se puede requerir una actualizacin de la planificacin y una revisin de la lnea base. Puede incluir cambios en: la duracin prevista de las actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los recursos, riesgos no previstos.


El Grupo de Procesos de Ejecucin

Las variaciones pueden: afectar al PDP o a los documentos del proyecto, requerir un anlisis detallado y el desarrollo de respuestas de direccin de proyectos

adecuadas. Los resultados del anlisis pueden dar lugar a: solicitudes de cambio que, en caso de ser aprobadas,

podran modificar el plan para la direccin del proyecto u otros documentos del mismo,

requerir el establecimiento de nuevas lneas base. Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizar en la realizacin de los procesos del Grupo de Procesos de Ejecucin.


Datos

Informacin

Informes/Reportes


Informacin del Proyecto A lo largo del ciclo de vida del proyecto, se recopila,

analiza, transforma y distribuye a los miembros del equipo del proyecto y a otros interesados una cantidad significativa de datos e informacin en diversos formatos.

Los datos del proyecto se recopilan como resultado de varios procesos de Ejecucin y se comparten en el mbito del equipo del proyecto. Los datos recopilados se analizan en contexto, se agregan y se transforman para convertirse en informacin del proyecto en el curso de varios procesos de Control. La informacin puede entonces comunicarse verbalmente o almacenarse y distribuirse como informes en diversos formatos.


Informacin del Proyecto

Datos

Observaciones

Mediciones directas

Fechas

Duraciones

# incidentes de calidad

# reportes

# solicitudes de cambio

# entregables

% avance

Informacin s/ desempeo

Datos analizados

Datos integrados a lneas base

Estado de los entregables

Estado de implementacin de solicitudes de cambio

Estimaciones previstas al trmino

Reportes de desempeo

Representacin fsica electrnica de la informacin

Para toma de decisiones

Reporte de incidentes

Emprender acciones

Generar conocimiento


Flu

jo d

e D

ato

s,

Info

rmac

in

y R

ep

ort

es

PMBOK Guide, 2013


EL PROYECTO EN EL TIEMPO

Ejecucin

Tiempo Fase de

Inicio Fase de

Finalizacin

Nivel

de

actividad


10 reas del

Conocimiento

5 Grupos de Procesos

INICIO PLANEACION EJECUCION CONTROL CIERRE

4. Integracin (Int)

Charter del Proyecto

Plan Dxn. Proyecto Dirigir y gestionar Trabajo Proyecto

- M&C PrW - C Cambios Integrado

Cierre del Proyecto

Fase

5. Alcance (Al) (4) PG(Al) // Recopilar Reqs// Definir (Al) // EDT - Validar (Al) - Control (Al)

6. Tiempo (Ti) (6) PG(Ti) // Definir - sequenciar actividades / Estimar recursos y duraciones / Cronograma

Control Cronograma

7. Costo (Co) (3) PG(Co) // Estimar costos / Determinar presupuesto

Control Costos

8. Calidad (Q) PG(Q) Aseguranza (Q) Control (Q)

9. Recurso Humano (RH)

PG(RH) (3) Adquirir-Desarrollar-Dirigir Equipo Proyecto

10. Comunicacin (Cm)

PG(Cm) Gestionar (Cm) Control (Cm)

11. Riesgo (R) (5) PG(R) // ID(R) / Analisis cualitativo - cuantitativo(R) / Plan Respuestas a (R)

Control (R)

Adquisiciones 12. (Adq)

PG(Adq) Efectuar (Adq) Control (Adq)

Cierre de (Adq)

13. Stakeholders (St)

Identificar(St) PG(St) Gestin Control

Participacin (St)

P E C C I

Int

Al

Ti

Co

Q

RH

Cm

R

Adq

St


PMBOK Guide, 2013

Grupo de Procesos

Knowledge Area

Procesos

Int

4.3

Dirigir y Gestionar el trabajo

del Proyecto

Cal

8.2

Asegurar la Calidad

RH

9.2

Adquirir el RH

9.3

Desarrollar el RH

9.4

Administrar el RH

Com

10.2

Administrar la Com

Ab

12.2

Realizar compras

St

13.3

Administrar involucrami

ento St

Part of PMBOK Guide 5th Edition

Grupo: Ejecucin Direccin de Proyectos

I P E C C

Int Al Ti o RH Cm Q R Adq St


10 reas del

Conocimiento



4. Integracin (Int)




Cierre del Proyecto

Fase



Control Cronograma


Control Costos







Control (R)



Cierre de (Adq)



Participacin (St)

P E C C I

Int

Al

Ti

Co

Q

RH

Cm

R

Adq

St


Es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto.

ENTRADAS

Plan para la Direccin del

Proyecto (PDP)

Solicitudes de Cambio Aprobadas

FAE *

APO **

Herramientas y Tcnicas

Juicio de Expertos

Sistema de Informacin para la

Direccin de Proyectos

Reuniones

SALIDAS

Entregables

Datos de desempeo del

trabajo

Solicitudes de cambio

Actualizaciones al PDP

Actualizaciones a los documentos del

Proyecto

Proceso 4.3:

Dirigir y Gestionar Trabajo Proyecto

E

Int PMBOK Guide, 2013 *Factores Ambientales de la Empresa **Activos de los Procesos de la Organizacin


Flu

jo d

e D

ato

s,

Info

rmac

in

y R

ep

ort

es

PMBOK Guide, 2013


Juicio de Expertos Para qu

Para evaluar el PDP y las solicitudes de cambio aprobadas

Quines

El Director de Proyectos

El equipo de proyectos

Otras unidades de la Organizacin

Consultores y expertos (internos o externos)

Interesados (clientes, proveedores, patrocinadores)

Asociaciones profesionales y tcnicas

Proceso 4.3: Dirigir y Gestionar Trabajo Proyecto - HERRAMIENTAS y TECNICAS


Sistema de Informacin Para qu

Forma parte de los factores ambientales

Proporciona acceso a herramientas tales como

Una herramienta de programacin

Un sistema de autorizacin de trabajos

Un sistema de gestin de la configuracin

Un sistema de recopilacin y distribucin de la informacin o interfaces a otros sistemas automticos en lnea.

La automatizacin de la recopilacin y el informe de los indicadores clave

de desempeo (KPI) pueden formar parte de

este sistema.



Reuniones Tipos

De intercambio de informacin;

Tormenta de ideas, evaluacin de opciones o diseo, o

De toma de decisiones.

Deber ser

Los tipos de reuniones no deben mezclarse.

Las reuniones deben prepararse con una agenda bien definida, con un propsito, con un objetivo y con un marco temporal.

y deben ser adecuadamente documentadas con actas de reunin y lista de acciones a realizar.

Las actas de reunin deben ser almacenadas como se indique en el plan para la direccin del proyecto.

Las reuniones son ms eficaces cuando todos los participantes pueden intervenir cara a cara en el mismo lugar.

Se pueden realizar reuniones virtuales usando herramientas de audio y/o videoconferencia, pero generalmente requieren una preparacin y una organizacin adicionales para conseguir la misma eficacia que la de una reunin cara a cara.



Investigue cmo llevar acabo reuniones efectivas.

Busquen fuentes no-convencionales para hacer reuniones efectivas.

Vengan preparados a la siguiente para exponer.


SALIDAS

En

tre

gab

les

Dat

os

de

de

sem

pe

o

d

el t

rab

ajo

Solicitudes de Cambio

Impacto de los cambios: Accin correctiva: Una actividad intencionada

que procura realinear el desempeo del trabajo del proyecto con el PDP;

Accin preventiva: Una actividad intencionada que asegura que el desempeo futuro del trabajo del proyecto est alineado con el plan para la direccin del proyecto; y/o

Reparacin de defectos: Una actividad intencionada para modificar un producto o componente de producto no conforme.

Actualizaciones

Act

ual

izac

in

de

D

ocu

me

nto

s

Act

ual

izac

in

de

PD

P

Proceso 4.3: Dirigir y Gestionar Trabajo Proyecto - SALIDAS


Trabajo completado en el perodo

Trabajo planificado para ser completado pero que no se finaliz (Incluir razones)

Costos incurridos en el perodo

Diferencia entre costos incurridos y planeados (incluir razones)

Acciones correctivas o preventivas tomadas

Estatus de los riesgos y problemas existentes

Nuevos riesgos y problemas Pronsticos de desempeo

futuro en el cronograma Pronsticos de desempeo

futuro en el costo Variacin en la utilizacin de

los recursos Resumen de solicitudes de

cambio y su estado Cualquier observacin a la

calidad Supuestos nuevos no

resueltos

Proceso 4.3: Dirigir y Gestionar Trabajo Proyecto - SALIDAS, Datos de desempeo


Los estudiantes pertenecen a la empresa dedicada a la

fabricacin de pizarras. Cada grupo es un equipo de proyectos de la empresa. La prestigiosa universidad UFG ha firmado un contrato con la empresa bajo los siguientes trminos: por $600, la empresa proveer una pizarra idntica a la del fondo del saln de clase, instalada all mismo y deber desalojar la existente; todo en un tiempo no mayor a 2 semanas.

Factores ambientales y activos de los procesos de la empresa:

La empresa cuenta con operarios y tcnicos especializados en la fabricacin de pizarras, tiene un departamento administrativo que se puede encargar de las compras y una bodega de materia prima, en proceso y terminada. Est ubicada en el Estadio Mgico Gonzlez. Tiene una poltica de ganancias de $100/pizarra

Sponsor: dueo de la empresa, Cliente: UFG; docente es el sponsor y el cliente.

Elaborar EDT del proyecto.


10 reas del

Conocimiento



4. Integracin (Int)




Cierre del Proyecto

Fase



Control Cronograma


Control Costos







Control (R)



Cierre de (Adq)



Participacin (St)

P E C C I

Int

Al

Ti

Co

Q

RH

Cm

R

Adq

St


Relacin entre Aseguranza y Control

Plan-Do-

Check-Act


Es el proceso que consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados de las mediciones de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad y las definiciones operacionales adecuadas.

PMBOK Guide, 2013

ENTRADAS

Plan de Gestin de la Calidad

Plan de Mejoras del Proceso

Mtricas de Calidad

Medidas de Control de Calidad

Documentos del proyecto


Herramientas de Gestin y Control de

la Calidad

Auditoras de Calidad

Anlisis de Procesos

SALIDAS

Solicitudes de cambio


Actualizaciones a los documentos del

Proyecto

Actualizaciones a los activos de los procesos

de la organizacin

Proceso 8.2:

Realizar Aseguranza de la Calidad

E

Int


Flu

jo d

e D

ato

s,

Info

rmac

in

y R

ep

ort

es

El aseguramiento de Ia calidad construye confianza en que Ias salidas futuras o incompletas, o trabajo en curso, se completarn de tal manera que se cumplan los requisitos y expectativas establecidos. El aseguramiento de Ia calidad contribuye al estado de certeza sobre Ia calidad, mediante Ia prevencin de defectos a travs de procesos de planificacin o de inspeccin de defectos durante Ia etapa de implementacin del trabajo en curso.

PMBOK Guide, 2013


ENTRADAS Plan de Gestin de la Calidad

Describe los enfoques del aseguramiento de la calidad y de la mejora continua de procesos para el proyecto

Plan de Mejoras del Proceso

Las actividades de la aseguranza de la calidad del proyecto debern proporcionar apoyo y ser coherentes con los planes de mejora de procesos de la Org. Ejecutora.

Mtricas de Calidad

Proporcionan los atributos a medir y las variaciones permitidas

Mediciones de calidad

Provienen de los procesos de control de la calidad

Analiza y evalua la calidad en base a los estndares de la Org. Ejecutora

Hasta puede comparar los procesos utilizados para hacer las mediciones

Documentos del Proyecto

Influyen en la aseguranza de la calidad y se controlan en un sistema de control de la configuracin.

Proceso 8.2: Realizar Aseguranza de la Calidad - ENTRADAS



Herramientas de Gestin y Control de la

Calidad

Auditoras de Calidad

Anlisis de Procesos

Proceso 4.4: Monitoreo/Control Trabajo del Proyecto - HERRAMIENTAS

DP Direccin de Proyectos Ing. Alejandro Maceda Proceso 8.2:

Realizar Aseguranza de la Calidad - HERRAMIENTAS


Diagrama de Afinidad


Auditora de calidad Es un proceso estructurado e independiente cuyo objetivo es determinar si las actividades del proyecto cumplen con las polticas, los procesos y los procedimientos de la organizacin y del proyecto. Los objetivos de una auditora de calidad pueden incluir: Identificar todas las buenas y mejores prcticas implementadas; Identificar todas las no conformidades, las brechas y los defectos; Compartir las buenas prcticas introducidas o implementadas en proyectos

similares de la organizacin y/o del sector; Ofrecer ayuda de manera proactiva y positiva para mejorar la implementacin

de procesos que ayuden al equipo a incrementar su productividad; y Resaltar las contribuciones de cada auditora en el repositorio de lecciones

aprendidas de la organizacin. El esfuerzo posterior para corregir cualquier deficiencia debera dar como resultado una reduccin delcosto de la calidad y una mayor aceptacin del producto del proyecto por parte del patrocinador o del cliente. Las auditoras de calidad pueden ser programadas o aleatorias, y pueden ser realizadas por auditores internos o externos. Las auditoras de calidad pueden confirmar la implementacin de solicitudes de cambio aprobadas, incluidas acciones correctivas, reparaciones de defectos y acciones preventivas.

Proceso 8.2: Realizar Aseguranza de la Calidad - HERRAMIENTAS


Anlisis de procesos El anlisis de procesos sigue los pasos descritos en el plan de mejora del proceso para determinar las mejoras necesarias. Este anlisis examina tambin los problemas y restricciones experimentados, as como las actividades que no aaden valor, identificadas durante la ejecucin del proceso.

El anlisis de procesos incluye el anlisis de la causa raz, que es una tcnica especfica para identificar un problema, determinar las causas subyacentes que lo ocasionan y desarrollar acciones preventivas.

Proceso 8.2: Realizar Aseguranza de la Calidad - HERRAMIENTAS

DP Direccin de Proyectos Ing. Alejandro Maceda Proceso 8.2:

Realizar Aseguranza de la Calidad - HERRAMIENTAS


SALIDAS Solicitudes de cambio

Las solicitudes de cambio se crean y utilizan como entradas del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios, lo que permite tener en cuenta las mejoras recomendadas en su totalidad.


Los elementos del PDP susceptibles de actualizacin son los planes de gestin de:

CALIDAD

ALCANCE

COSTO

TIEMPO

Actualizaciones a los documentos del Proyecto

Incluyen:

Informes de auditora de calidad

Planes de Formacin

Documentacin del proceso

Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

Los estndares de calidad

Sistema de gestin de la calidad

Proceso 8.2: Realizar Aseguranza de la Calidad - SALIDAS


Como consecuencia de la comparacin entre los resultados planificados y los reales, pueden emitirse solicitudes de cambio para:

Ampliar, ajustar o reducir el alcance del proyecto, del producto, o de los requisitos de calidad y las lneas base del cronograma o de costos.

Las solicitudes de cambio pueden requerir la recopilacin y documentacin de nuevos requisitos.

Los cambios que cumplen con los criterios de control de cambios del proyecto deben gestionarse a travs del proceso integrado de control de cambios establecido para el proyecto.

Las solicitudes de cambio se utilizan para realizar:

acciones correctivas,

acciones preventivas,

para proceder a la reparacin de defectos.

Proceso 8.2: Realizar Aseguranza de la Calidad - SALIDAS


CONTROL DE UN PROYECTO Controlar un proyecto es comparar los resultados

que se estn obteniendo en su ejecucin con lo especificado en el plan original del proyecto para poder realizar cualquiera de las siguientes acciones: Certificar que todo est de acuerdo con lo

planificado. Detectar errores o desvos respecto a los objetivos

trazados y dictar directrices para enderezar el rumbo.

Generar rdenes de cambio cuando se detecte que es necesario cambiar alcances u objetivos del proyecto original.


ORDEN DE CAMBIO

Documento que ampara el cambio de alcance dentro de un proyecto.

En ella debe aparecer la naturaleza del cambio, lo que este cambio afecta el costo y lo que afecta el tiempo del proyecto.

Su elaboracin y aprobacin es la orden para ejecutar los trabajos requeridos en ella.


SOLICITUD DE CAMBIO

No. 9 Cuenta: 1.4.3

Fecha: 15-Jun-2000 Subcuenta: 1.4.3.2

Solicit: Cliente Estatus: Solicitud

Cargo a: Presupuesto

Concepto: Cambio de especificacin de muebles sanitarios

Descripcin: Se cambi la especificacin de los muebles sanitarios a marca IDS, modelo SS-401-6237 (ver cotizacin anexa)

Razn de Solicitud Requerimiento nuevo de cliente

Impacto en Programa n/a

Nueva fecha de terminacin n/a

Importe neto $ 4,976.75

Impacto en planos Ninguna

Vo Bo Gerente Autorizacin Cliente


ORDEN DE CAMBIO

ORDEN DE CAMBIO No.:_____________

CONTRATO: _____________________________________________

CONTRATISTA:____________________________________________

FECHA DE INICIO:_________________________________________ FECHA DE TERMINACIN:_______________

EXTENSIN O REDUCCION DE TIEMPO POR ESTA ORDEN DE CAMBIO:_______________________________________

MONTO CONTRACTUAL DEL PROYECTO:_________________________________________________________________

AUMENTO POR ORDENES DE CAMBIO ANTERIORES:______________________________________________________

DISMINUCIN POR ORDENES DE CAMBIO ANTERIORES:____________________________________________________

MONTO DE ESTA ORDEN DE CAMBIO:

DESGLOSE DE LA ORDEN DE CAMBIO

AUMENTO DISMINUCION

PARTIDA CANTIDAD UNIDAD PRECIO UNIT. VALOR PARTIDA CANTIDAD UNIDAD PRECIO UNIT. VALOR

AUMENTO EN EL MONTO DEL CONTRATO: $ DISMINUCIN EN EL MONTO DEL CONTRATO: $

___________________________ ___________________

APROBADA GTE. PROYECTOS APROBADA CLIENTE

____________________________________

EMITIDA ADMINISTRACIN PROYECTOS

____________________________ ________________________

APROBADA GTE. GENERAL AIP LUGAR Y FECHA

Eje

mp

lo

Ord

en

de

Cam

bio


Eje

mp

lo

Ord

en

de

Cam

bio


RA

Z

N

BR

EV

E

DE

SC

RIP

CI

N

AD

ITIV

A

(+)

DE

DU

CT

IV

A (

-)

EF

EC

TO

NE

TO

EN

PP

TO

.

EF

EC

TO

EN

CO

ST

O

EF

EC

TO

EN

TIE

MP

O

EF

EC

TO

EN

PL

AN

OS

No

. D

E

PL

AN

OS

E/O

Revisiones de sistemas

constructivos5,000 5,000 0 No aplicable No aplicable

E/O

Revisin al diseo y

rediseo para ajustar el

proyecto

10,000 10,000 0Nuevo juego

de planos

Planos

completos

SC

Moldura en plafond del

rea central3,500 3,500 0 No aplicable No aplicable

SC

Moldura de madra en

privados6,500 6,500 0 No aplicable No aplicable

E/O

Cableado elctrico del

edificio al medidor

exterior

3,200 3,200 0

Plano

elctrico de

conjunto

E103

E/O

Persianas en oficinas

de Direccin y

Recepcin.

12,350 12,350 0 No aplicable No aplicable

SC

12,000 12,000 0 No aplicable No aplicable

E/O4,000 4,000 0

planos arqs.

De

albailera

A205, A207

SC7,326 -2,400 4,926 0 No aplicable No aplicable

Total a la fecha 63,876 -2,400 26,926 34,550 0

Seis sillas adicionales

para la sala de juntas.

Viga para recibir

cristal en sala de

juntas y recepcin.

Cambio de

especificaciones en

muebles sanitarios

RELACIN DE CAMBIOS


Los estudiantes pertenecen a la empresa dedicada a la fabricacin de pizarras. Cada grupo es un equipo de proyectos de la empresa. La prestigiosa universidad UFG ha firmado un contrato con la empresa bajo los siguientes trminos: por $600, la empresa proveer una pizarra idntica a la del fondo del saln de clase, instalada all mismo y deber desalojar la existente; todo en un tiempo no mayor a 2 semanas. Ya tienen elaborado el EDT. En grupo elaborar solicitudes de ordenes de cambio, para los siguientes escenarios: 1. Si los costos de la pizarra suman $475 y se anuncia un aumento a la

estructura de costos de 10% al 7 da del proyecto. 2. La UFG llama a la empresa y pide que si pueden entregar la pizarra en

13 das. 3. El dueo (sponsor) quiere que la pizarra se entregue en 10 das. 4. La UFG quiere que en lugar de tinte oscuro pongan tinte claro a la

madera (cuesta exactamente lo mismo). 5. Si los costos de la pizarra suman $475 y se anuncia un decremento en

la estructura de costos de 10% al 7 da del proyecto. 6. Se anuncia una huelga general de obreros de la empresa de tiempo

indefinido en los siguientes das. 7. La UFG pide que en lugar de instalar la pizarra en el fondo del saln,

lo instale en el frente.


4.4 Monitoreo y Control del Trabajo del Proyecto 4.4

PM205-03-Dirección de Proyectos v01

Documents

Transcript of PM205-03-Dirección de Proyectos v01