Planteamiento del Problema

En el mbito empresarial a nivel mundial, se tiene claro que una empresa es una organizacin o institucin dedicada a actividades o persecucin de fines econmicos o comerciales. Sin embargo, a pesar de su aparente simplicidad el concepto es complejo, tal como lo detalla Cohen, A. (2010), quien seala que dentro del crculo empresarial es: Un sistema que interacciona con su entorno materializando una idea, de forma planificada, dando satisfaccin a unas demandas y deseos de clientes, a travs de una actividad econmica". (p. 16)

Tomando en referencia esta informacin, cada da ms se consolidan las empresas familiares, quienes ingresan en un mercado cambiante y exigente con plena capacidad de ejercer sobre l una influencia suficiente para controlarla, y cuya visin estratgica incluye el propsito de darle continuidad en manos de la siguiente generacin familiar. Lo realmente decisivo a la hora de calificar una empresa como familiar como asertiva son dos cosas: una, la capacidad de control poltico que sobre la misma puedan ejercer una o varias familias (empresa unifamiliar o multifamiliar, segn el caso); dos, el deseo de los propietarios de que la empresa contine en la propia familia mediante la incorporacin de la siguiente generacin.

En consideracin, ya sea una gran empresa o una familiar, constituyen una pieza importante dentro de la sociedad, ya que contribuye al progreso, crecimiento y desarrollo nacional. En las cuales, todo el esfuerzo organizado que se emprende con el propsito de generar riqueza, trmino que incluye bienes y servicios, se basa en la inversin de capital, terreno y potencial humano, proporcionalmente con las actividades necesarias para una produccin continua de bienes, productos o servicios.

Esta actividad independiente, se emprende ya sea por el deseo de autonoma econmica, la necesidad de obtener mayores ingresos para beneficio de la familia o simplemente el sentido de superacin personal en el rea empresarial. En consecuencia, los beneficios y ventajas de esta actividad se reflejan y repercuten en la sociedad, ya sea por obtener ganancias puede convertirse en consumidor de los bienes y servicios que se producen en el mercado, satisfacer las necesidades de la comunidad o convertirse en una fuente generadora de empleo. Para que esta actividad comercial se realice eficientemente, existen diversos esfuerzos administrativos que derivan en su constancia, sobrevivencia o permanencia en el mercado, tales como: la produccin, la venta, la facturacin, las cuentas por cobrar o cobrar, entre otros aspectos cotidianos en el funcionamiento de toda organizacin.

En este ltimo aspecto, es el uso de las cuentas por cobrar definida por Aguilar (2012), como: cualquier activo, recursos econmicos propiedad de una empresa que la generarn un beneficio en el futuro. (p. 111), las mismas forman parte del activo circulante. Entre las principales cuentas que estn incluidas en este rubro se encuentran: Clientes, documentos por cobrar, funcionarios y empleados o deudores diversos. Asimismo el autor, enfatiza que pueden existir algunas otras cuentas tales como: Intereses, dividendos o renta por cobrar y otros conceptos segn se establezca en la empresa. Esta afirmacin, seala que las mismas representan la suma de dinero que corresponde a la venta de mercancas o la prestacin de servicios a crdito a un cliente. La importancia del manejo eficiente de esta cartera de crdito en cualquier empresa, consiste en administrar correctamente los cobros para evitar quedarse sin efectivo disponible, con la promesa del cliente de pagar en una fecha futura, con dinero, el importe que fue cargado por mercancas o servicios.

En base a esto, Quintero (2011), seala que: la importancia del crdito comercial radica en el uso inteligente de los pasivos a corto plazo de la empresa para la obtencin de recursos de la manera menos costosa posible (p. 87). Por otra parte, el autor hace referencia a las ventajas administrativas del uso eficiente de una cartera de crdito, por ser un medio de intercambio ms equilibrado y rentable para obtener recursos, da oportunidad a las empresas de agilizar sus operaciones comerciales. Pese a ello, como todo tiene sus desventajas, existe siempre el riesgo de que el acreedor no cancele la deuda, lo que trae como consecuencia una posible intervencin legal.

Ahora bien, para que esto no afecte la liquidez de la empresa, sobre todo en las familiares donde no existe un gran capital, se deben fijar las condiciones en que esperan que se les pague cuando otorgan el crdito. Las condiciones de pago clsicas pueden ser desde el pago inmediato, o sea al contado, hasta los plazos ms liberales, dependiendo de cul sea la costumbre de la empresa y de la opinin que el proveedor tenga de capacidad de pago de la empresa. Esta tarea queda bajo la responsabilidad de la administracin del crdito, actividades catalogada como la ms difciles de realizar, pues cualquiera que sea la modalidad de las operaciones, se espera obtener un margen de utilidad razonable con relacin a sus costos y gastos.

En relacin al tema, en Venezuela dentro del sistema productivo, econmico y rentable, el sistema de crdito o cobranza est entrelazado con las actividades operativas de una empresa, siendo ms efectivo cuando se incorporan a la infraestructura de la sociedad y forman parte de la esencia de la organizacin, sustentado en las polticas y procedimientos utilizados para la concesin de las deudas o recaudacin del dinero que produzcan los cobros de los crditos, claramente establecido en la normativa del cdigo de Comercio (2010), la cual rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes.

Efectuado de manera eficiente, permiten ejercer un control efectivo sobre los crditos, las cobranzas y la aversin al riesgo de los empresarios, variables que se deben considerar a fin de orientar efectiva y eficientemente la gerencia de crdito y cobranzas. Esto con el fin, para lograr los objetivos propuestos para la empresa donde el volumen de sus ventas y el nivel de sus utilidades netas peridicas dependen de las ventas a crdito.

Pese a ello, en un ambiente donde el entorno econmico que favorece que los deudores caigan en una mora de sus pagos en los crditos contrados, es prioritario tener una cobranza rpida que evite que un alto porcentaje de estas cuentas se conviertan en incobrables. De acuerdo con estadsticas internacionales y nacionales, generalmente los deudores tienen ms de un acreedor, y aqul al que pagan primero es quien cobra con mayor eficiencia. Para lograr una cobranza eficiente, la estrategia debe adecuarse al tipo de deudor al que se va a dirigir, ya que no debe darse el mismo trato a quien tiene una mora de 5 6 meses que a quien tiene un retraso de 2 semanas.

En este sentido, Rodrguez (2014), seala que:

El entorno de la cobranza, est compuesto por diversos factores, entre los que se encuentran: la economa (la liquidez del entorno, las tasas de inters, las legislaciones y las acciones tomadas por el gobierno), el mercado (la competencia por los mismos recursos, el perfil del cliente, los productos existentes), la empresa (las herramientas con las que cuenta para lograr una cobranza eficiente, el perfil y la capacitacin de su personal para estas situaciones, las estrategias implantadas para lograr esta cobranza. (p. 36)

En consecuencia, para lograr una gestin eficiente, eficaz y oportuna, se deben optimar los recursos materiales y humanos. Para ello, la automatizacin de sus sistemas le permitir agilizar la obtencin de deudas morosas y los pagos realizados; efectuar una segmentacin y priorizacin con elementos estadsticos; contar con un historial de cada caso para as dar seguimiento a su evolucin y poder realizar mediciones de desempeo y propiciar el xito de la gestin de cobranza. En cuanto a este recurso, es importante que el personal cuente con una capacitacin que le permita reaccionar y manejar adecuadamente las objeciones de los clientes, as como obtener promesas de pago.

Sin embargo, en la realidad operativa, administrativa y comercial el mercado de intercambio del pas, se ha visto afectado considerablemente por diversas variables, tales como: la falta de poder adquisitivo, la ausencia de liquidez, falta de divisas, la devaluacin monetaria en relacin con los controles cambiarios, entre otros aspectos, que inciden en la prctica en la vida de las empresas para el manejo de sus cuentas por cobrar. Repercutiendo directamente, en la forma en que se maneje o controle esta actividad se crea empricamente en muchos casos, sobre todo en las empresas familiares un mtodo de financiamiento eficiente disminuye el riesgo de incumplimiento, donde un solo departamento se encarga de todas las operaciones administrativas (Ventas, Facturacin, Cobranza y Despacho).

Asimismo, en un mercado competitivo como el de la regin carabobea, el problema de la aplicacin de esta centralizacin de actividades, radica fundamentalmente en que se obvian muchos principios bsicos contables, adems de la organizacin que implica manejar todo en un solo espacio fsico que en muchas oportunidades es responsabilidad de un grupo de trabajadores muy reducidos., aunado a esto, se encuentra el incremento de las cuentas por cobrar, los retardo en la cobranza, segn los reportes de gestin de cobranza, causado generalmente por procesos de errados u obsoletos. Esta situacin, trae como consecuencia la falta de liquidez adems del incumplimiento de los objetivos administrativos u operativos previstos.

Esta situacin es evidente en las operaciones diarias de la Empresa Triser, C.A., empresa familiar de larga trayectoria en el mercado venezolano, encargados de suministrar e instalar plantas de tratamiento de aguas. Caracterizada en globalizar diversas actividades administrativas en un solo departamento realizadas por un nmero reducido de trabajadores, seis en total quienes son los responsables de vender, cobrar, administrar, despachar y hasta pagar a sus trabajadores en un departamento que opera conjuntamente cuentas por cobrar, nmina, ventas, despacho. Es decir, no existe un punto de equilibrio entre las diversas actividades y el poco personal.

Circunstancias que influyen negativamente en el proceso de cobranza o las cuentas por cobrar de la empresa, pues la ausencia de agentes capaces de dar instrucciones a los clientes para que paguen sus cuentas, influye directamente en montos excesivos de deudas por cobrar, alto ndices de crditos otorgados, la antigedad de cuentas excesiva, retrasados por tiempo prolongado, combinado con un proceso de cobranza errado u obsoleto. Pues el personal que all labora combina sus actividades diarias entre facturar, despachar, vender, pagar o calcular la nmina y muy pocas veces en cobrar, pues este proceso administrativo, solo se pone en marcha los ltimos de cada mes, ante las exigencias de la gerencia de aumentar la liquidez para cumplir con sus compromisos econmicos.

En consecuencia, el proceso no es efectivo, pues la obtencin de la ganancia en operaciones, es mnima en consideracin con las ventas y las cobranzas, segn los reportes administrativos contables mensuales de la empresa, adems de un bajo ndice de cobrabilidad de las ventas a crdito, aumentando as el riesgo de las cuentas por cobrar, a fin de protegerse contra posibles prdidas, influyendo en las pocas ganancias de los familiares de la firma. Pues ms all de contar con liquides para solventar la deuda, la empresa amerita mantener balanceada su cartera de clientes morosos, para as garantizar su permanencia en el mercado, al contar con un capital estable, pues la misma es el activo ms importante de una empresa.

Por lo tanto, el presente estudio se encuentra diseado con el propsito de analizar el proceso de cobranza, para disminuir las cuentas por cobrar de la empresa Triser, C.A., en Valencia Estado Carabobo, a fin de conocer las tendencias de comportamiento de los clientes y las deudas, para as establecer las estrategias adecuadas para agilizar el proceso de cobranza lo que incide directamente en la baja de las mismas. Para ello, es necesario segmentar la cartera de cobranza de acuerdo a las caractersticas comunes de los clientes y/o las cuentas, por ejemplo: antigedad, monto, producto, geografa, perfil del cliente, o cualquier otro dato del cliente o la deuda.

En funcin de las particulares de cada segmento, se podr definir las polticas de cobranza necesarias para una negociacin comercial como los plazos, condiciones y todos los renglones que deben ser claramente definidos cuando se entrega una mercanca sin percibir pago alguno de forma inmediata. Evidentemente necesario, pues de continuar esta situacin los conflictos laborales, deficiencia operativas, insatisfaccin a los clientes quienes no tendrn sus productos o falta de liquidez debido a que no tendrn capital para continuar sus funciones o peor aun el cierre de la empresa. Por ende, se plantean las siguientes interrogantes:

- Cules son los procedimientos administrativos que se realizan en el proceso de cuentas por cobrar?

- Cules son los indicadores que regulan los procesos administrativos de las cuentas por cobrar?- Cul es la situacin actual en la empresa Triser, C.A., en lo que a ndices de cuentas por cobrar se refiere?

- Cules son los ndices de cobranza que inciden en el aumento o disminucin de las cuentas por cobrar, en lo que a similitud de clientes deudores se refiere en pro de una gestin eficiente?