7/21/2019 Planificar

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 Es la capacidad de proyectar las acciones a realizar en el futuro para el

logro de un objetivo, y comunicarlas en un documento detallado a los

responsables de llevarlas a cabo.

 Nada ayuda más a ejecutar algo que un buen plan. Ayuda a la gente que tiene que

trabajar bajo el plan. Conduce a un mejor uso de los recursos y se finaliza el trabajo

más pronto. Ayuda a anticipar los problemas antes de que ocurran. Es uno de los

aspectos de la dirección que recibe universalmente una aceptación positiva. Un buen

 plan deja más tiempo para hacer otras cosas teniendo la certeza de que las cosas

están bien encarriladas y de acuerdo a lo planificado.

Comportamientos característicos

Determina con exactitud la duración y la dificultad de tareas y proyectos.

Establece objetivos y metas.

Desglosa el trabajo en todos los pasos del proceso.

Elabora horarios y tareas.

Prevé los problemas y las dificultades y se prepara para enfrentarlos.

Mide el rendimiento según los objetivos

Evalúa los resultados.

Síntomas de carencia

 No planifica y lo deja todo para el último momento.

 No sigue un método para establecer objetivos y estructurar el trabajo.

 No le gusta la estructura y el flujo de los procedimientos.

Le desagrada la planificación y los demás pueden considerar esta persona muysimple o ligera.

Puede que no tenga la paciencia necesaria para establecer objetivos, identificar las dificultades, planificar la conclusión del proyecto, crear un calendario y dirigir la tarea.

Puede ser difícil trabajar con esta persona o para ella y los que lo hacen puedenrendir menos.

PLANIFICAR

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Cuestiones para la reflexión

· ¿Me considero tan inteligente y con facilidad para improvisar que no me

tomo el tiempo para planear mi trabajo y el de mis colaboradores?

· ¿Me falta paciencia y cuidado para elaborar planes bien hechos y

detallados?· ¿Distribuyo mi tiempo adecuadamente entre la planeación y la ejecución

 para mi mejor desempeño?

·¿Elaboro planes sencillos, prácticos y fáciles de realizar?

·¿Está mi día de trabajo plagado de sorpresas e imprevistos?

Sugerencias de mejora

1. Planifique las tareas y trabajo.Los proyectos que tienen más éxito comienzan

con un buen plan. ¿Qué tengo que conseguir? ¿Cuáles son los objetivos? ¿Cuál

es el tiempo disponible para finalizarlo? ¿Qué recursos necesito? ¿Cuántos recursosestán bajo mi control? ¿Quién controla el resto de los recursos que necesito:

gente, financiamiento, instrumentos, materiales, apoyo? Planifique el trabajo de la

A a la Z. Se considera que mucha gente no tiene un plan porque no dividen el

trabajo en secciones o partes y se olvidan de algo. Pregunte a los demás que

comenten sobre el orden del plan y sobre lo que falta.

2. Establezca un plan. Compre un programa de informática de elaboración de

diagrama de flujo y que hace gráficas PERT y GANTT. Conviértase en un experto

de dicho programa. Utilice los resultados del software para presentar sus planes

de acción a los demás.

3. Establezca objetivos y medidas. Nada mantiene a un proyecto dentro de su

 presupuesto y del programa de realización como un objetivo y un método de

medida. Establezca objetivos para el proyecto en general y para cada tarea del

mismo. Haga un plan para todo. También, establezca las medidas para poder 

controlar el progreso hacia sus objetivos.

4. Dirija múltiples planes o aspectos de grandes programas de acción.

Muchos de los intentos para realizar planes complejos incluyen dirigir trayectorias

 paralelas o trabajos múltiples al mismo tiempo. Es útil tener un plan maestro. La

 buena planificación disminuye las probabilidades de perder control de un gran proyecto.

5. Controle de forma eficaz. Planifique el presupuesto y dirija el trabajo de

acuerdo al mismo. Tenga cuidado con los gastos. Tenga algo reservado por si

ocurriera algo inesperado. Establezca un programa de financiación para poder 

controlar los gastos frente al plan establecido.

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6. Usted tiene que coordinar de forma apropiada la asignación de tareas

de acuerdo a la capacidad de las personas. Cada individuo es diferente y

tiene diferentes cualidades y niveles de conocimientos y experiencias. En vez de

 pensar que son iguales, considere que son diferentes. La igualdad de tratamiento

se consigue asignando a cada persona el trabajo para el que está cualificada.

7. Visualice el plan en proceso. ¿Qué puede ir mal? Piense de diferentes formas.

Establezca diferentes niveles de problemas posibles, desde los más probables a

los menos. Piense en lo que usted haría si ocurrieran los problemas con mayor 

 probabilidad de suceder y cree un plan de acción para cada uno. Preste atención

a los vínculos más débiles, que son en general grupos o elementos con los que

usted tiene menos trato o no puede controlar (quizás alguien en un lugar alejado,

un asesor o proveedor). Permanezca cuanto más en contacto posible con los

vínculos débiles potenciales.

8. Establezca un procedimiento para controlar el progreso del plan. ¿Cómo

va a saber si el plan se está realizando dentro del periodo de tiempo establecido?¿Puede calcular el tiempo para finalizarlo o el porcentaje realizado en cualquier 

momento? Dé información u opiniones a la gente que esté a cargo del progreso

del plan.

9. Busque a alguien en su entorno de trabajo que sea mejor que usted en

planificar para ver cómo lo hace. ¿Cuál es la diferencia entre lo que esta persona

hace y lo que usted hace? Trate de hacer más de lo que la otra persona hace. Pida

información u opiniones a aquellos que han tenido que seguir sus planes. ¿Qué les

gustó? ¿Qué encontraron difícil?

10. Pida ayuda a los demás. Comparta con los demás sus ideas sobre el proyecto,

quizás con la gente que vaya a necesitar más tarde. Obtenga sus opiniones sobre

el plan. Delegue la tarea de crear el plan a aquellos que sean mejor que usted en

realizarlo. Usted debe proporcionar los objetivos del trabajo y dejar a los demás

crear los detalles del plan.