Planeación
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Planeación y Asignación de Recursos
Preparación y Evaluación de Proyectos
La gerencia de proyectos tiene dos bases sobre las cuales se soporta gran parte de su éxito. La primera conocida como el marco
estratégico, que busca integrar los proyectos con el contexto estratégico de la organización.
La segunda, conocida como planeación y control.
Este segundo elemento debe desarrollarse con alto marco metodológico y rigurosidad administrativa para que se constituya en la herramienta que asegure un buen desarrollo de los proyectos.
Planeación de proyectos en una primera aproximación se debe entender como la herramienta que asegura los siguientes factores:
Objetivos: su logro debe ser la razón de la planeación.
Recursos: medios para el logro de los objetivos y deben reflejar su costo y disposición.
Satisfacción: la medición de los objetivos en términos de aceptación del logro de los mismos.
Presupuesto: herramienta administrativa que permite analizar el balance entre beneficios, costos y gastos de un proyecto.
Plan de trabajo: herramienta de gestión para un manejo eficiente de los recursos dentro de un presupuesto y con la mira en el logro de los objetivos.
La planeación de proyectos en una segunda aproximación debe contemplar las siguientes fases:
Definición del proyecto Estructura del proyecto Requerimientos del proyecto Red del proyecto Evaluación del proyecto
Respecto a las herramientas de planeación de proyectos, se pueden mencionar: Estructura de Desglose de Trabajo y Matriz de
Responsables Cartas Gantt Pert y CPM
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Una estructura de descomposición del trabajo o EDT, también conocido por su nombre en inglés Work Breakdown Structure o WBS, es una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente formada por los entregables a realizar en un proyecto.
¿Qué es? Representación de la jerarquía del proyecto. Identifica todo el trabajo a realizar. Es un producto de la definición de alcance.
Características Organiza y define el alcance total del proyecto. Estructura los entregables en diferentes niveles con
desglose suficiente para seguimiento. Considera las fases del proyecto.
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
¿Cómo se elaboran las EDT?
1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
¿Beneficios EDT?
Reduce los riesgos de pasar por alto algo importante o de ser muy específico.
Despliega visualmente las actividades que deben realizarse y sus dependencias.
Facilita el cálculo de plazos, mediante utilización de técnicas preferidas.
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
La matriz de asignación de responsabilidades se utiliza para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo).
De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo.
A veces, es llamado RACI por los términos utilizados.
EDT y Matriz de Responsables
En esta matriz se asigna el rol que se debe jugar para cada actividad dada. No es necesario que en cada actividad se asignen todos los roles, pero sí el de encargado y el de responsable.
Estas matrices se pueden construir en alto nivel (áreas generales) o en un nivel detallado (tareas de nivel bajo).
EDT y Matriz de Responsables
Sigla Palabra Descripción
S SupervisorEste rol proporciona recursos adicionales para realizar el trabajo
R Responsable
Realiza el trabajo y es responsable de su ejecución. Generalmente existe sólo un R. (Si existe más de uno, entonces el trabajo debería ser subdividido a un nivel más bajo, usando para ello las matrices RASCI).
A AprobadorSe encarga de aprobar el trabajo finalizado y se vuelve responsable por él. Existir un A por cada tarea. Es quien debe asegurar que se ejecutan las tareas.
C ConsultadoEste rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo. Se le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional).
I InformadoEste rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. A diferencia del Consultado, la comunicación es unidireccional.
EDT y Matriz de Responsables
Es un diagrama de barras horizontales en el cual la lista de actividades va debajo del eje vertical y las fechas se colocan a lo largo del eje horizontal.
El eje Horizontal corresponde al calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo.
El eje Vertical corresponde a las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar.
Diagramas Gantt
Las actividades que comienzan más temprano se localizan en la parte superior del diagrama, y las que comienzan después se colocan de modo progresivo,
El flujo desde la parte superior izquierda hacia la parte inferior derecha puede dar la idea de secuencia al colocar el número o la letra de la actividad precedente inmediata a la izquierda del extremo de la barra que representa la actividad.
Diagramas Gantt
Los diagramas de Gantt son herramientas prácticas muy utilizadas en la administración de proyectos porque no sólo son económicas y fáciles de aplicar, sino que también presentan gran cantidad de información, donde el administrador puede descubrir de inmediato cuáles actividades van adelantadas en la programación y cuáles están atrasadas.
Diagramas Gantt
Ejemplo: Construcción de una casa
Activ
Descripción
Predecesor
Durac. (sem)
A Cimientos, paredes - 4
B Plomería, electricidad
A 2
C Techos A 3
D Pintura exterior A 1
E Pintura interior B, C 5
A
B
C
D
E
4 7 120 1 2 3 5 6 8 9 10 11
Diagramas Gantt
Cuanto más grande sea el proyecto, más difícil será desarrollar y mantener actualizados los diagramas de Gantt.
En los grandes proyectos, pueden ser útiles para representar las diversas tareas en que se descompone la actividad o dar una idea amplia del proyecto.
Más grave es que no indican cuáles actividades pueden retardarse o dilatarse sin que se afecte la duración del proyecto.
Críticas a Diagramas Gantt
Los diagramas de red PERT y CPM son mejores instrumentos que los de Gantt para ilustrar la secuencia de actividades que deben ejecutarse. Éstos indican cuáles actividades pueden ejecutarse con simultaneidad y cuáles no.
Otra información que puede deducirse de estas herramientas de programación basadas en las redes es la siguiente:
Pert y CPM
Pert y CPM
En la actualidad la única diferencia entre PERT y CPM se relaciona con la duración estimada de cada actividad:
CPM emplea un estimado de tiempo de un solo punto de duración de la actividad. Son Redes deterministas.
PERT utiliza tres (muy probable, probable, lo menos probable). Son Redes probabilistas.
Pert y CPM
Aunque PERT y CPM pueden ser herramientas valiosas en la planeación y el control de proyectos, no son adecuadas para todo tipo de proyecto.
El proyecto debe consistir en una serie de actividades bien definidas, cada una de las cuales puede comenzar y detenerse independientemente de las otras.
Pert y CPM
PERT CPMProbabilístico. Considera que la variable de tiempo es una variable desconocida de la cual solo se tienen datos estimativos.
Deterministico. Considera que los tiempos de las actividades se conocen y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados.
El tiempo esperado de finalización de un proyecto es la suma de todos los tiempos esperados de las actividades sobre la ruta crítica.
A medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar y monitorear el progreso. Si ocurre algún retardo, se hacen esfuerzos por lograr que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la asignación de recursos.
Suponiendo que las distribuciones de los tiempos de las actividades son independientes, (una suposición fuertemente cuestionable), la varianza del proyecto es la suma de las varianzas de las actividades en la ruta crítica.
Considera que las actividades son continuas e interdependientes, siguen un orden cronológico y ofrece parámetros del momento oportuno del inicio de la actividad.
Considera tres estimativos de tiempos: el más probable, tiempo optimista, tiempo pesimista.
Considera tiempos normales y acelerados de una determinada actividad, según la cantidad de recursos aplicados en la misma.
Pert v/s CPM
Ejemplo: Construcción de una casa
Activ
Descripción
Predecesor
Durac. (sem)
A Cimientos, paredes - 4
B Plomería, electricidad
A 2
C Techos A 3
D Pintura exterior A 1
E Pintura interior B, C 5
Red de actividades
Inicio A
B
C
D
E Fin
Ruta crítica
La Ruta Crítica es la ruta más larga a
través de la red
Determina la longitud del proyecto
Toda red tiene al menos una ruta crítica
Es posible que haya proyectos con más
de una ruta crítica
Este proyecto tiene tres rutas posibles: Inicio – A – B – E – Fin Inicio – A – C – E – Fin Inicio – A – D – Fin
¿Cuál es la duración de cada una?
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
Es necesario agregar a la red los tiempos de cada actividad
Los tiempos se agregarán en cada nodo Las flechas sólo representan la
secuencia de las actividades
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
Para cada actividad se calcularán 4 tiempos
Se denotarán:
ES EF
LS LF
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
1. Tiempo de inicio temprano: Es el tiempo más temprano posible para iniciar una actividad
ES = EF más alto de la(s) actividad(es) anterior(es)
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
2. Tiempo de terminación temprano: Es el tiempo de inicio temprano más el tiempo para completar la actividad
EF = ES de la actividad más duración de la actividad
El ES y el EF se calculan recorriendo la red de izquierda a derecha
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
0 0 0 4
0+4=
4 6
4 7
4 5
7 12 12 12
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
3. Tiempo de terminación más lejana: Es el tiempo más tardío en que se puede completar la actividad sin afectar la duración total del proyecto
LF = LS más bajo de la(s) actividad(es) próxima(s)
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
4. Tiempo de inicio más lejano: Es el tiempo de terminación más lejano de la actividad anterior menos la duración de la actividad
LS = LF de la actividad – duración de la actividad
Para calcular LF y LS la red se recorre de derecha a izquierda
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
0 0 0 4
4 6
4 7
4 5
7 12 12 12
1212
12
127
11
75
74
4000
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
Después de calculados los cuatro tiempos de cada actividad, se calculan las holguras
La holgura es el tiempo que se puede atrasar una actividad sin afectar la duración total del proyecto
H = LF – EF
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
0 0 0 4
4 6
4 7
4 5
7 12 12 12
1212
12
127
11
75
74
4000
H=0H=0
H=7
H=0
H=1
H=0H=0
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
La ruta crítica se encuentra como aquella ruta para la cual todas sus actividades tienen holgura igual a cero
Generalmente se marca en la red la ruta crítica
En este caso es la ruta: Inicio – A – C – E – Fin
¿Cómo se encuentra la ruta crítica?
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
0 0 0 4
4 6
4 7
4 5
7 12 12 12
1212
12
127
11
75
74
4000 H=0
H=0
H=7
H=0
H=1
H=0H=0
Críticas a PERT y CPM
Deben conocerse las relaciones de precedencia que existen entre estas actividades y para cada actividad deben estar disponibles los estimados de tiempo real.
El énfasis que ponen en las rutas: actividades que no están en una ruta crítica con frecuencia obligan a que se dilate el proyecto completo.
Planeación y Asignación de Recursos
Preparación y Evaluación de Proyectos