PLANEACIÓN ESTRATÉGICA · un último formato para identificar algunos clientes internos y...

1

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

BODEGAS ILUSIÓN

PRESENTADO POR:

NATALIA CASTILLO RIVADENEIRA

SEBASTIÁN LÓPEZ IRIARTE

TUTOR PROYECTO DE GRADO

EDGAR SARRIA CAMPO

PROFESOR HORA CATEDRA

UNIVERSIDAD ICESI

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS DIURNO

SANTIAGO DE CALI, 2013

2

ABSTRACT

This research project was based and built in the wake of strategic planning, from an

internal perspective of the venture Bodegas Ilusion, in the city of Santiago de Cali,

counting with intrinsic factors that allow taking it as tools to formulate a mission and a

vision to the enterprise as a starting point. Then it carried out the design of a function

manual and the respective collection of the required information for the organization, to

develop the central framework of the research project as a tool to standardize internal

operations, and for having an efficient distribution of the functions and eliminating tasks

that does not create value for the organization. As a support the manual work, it was

decided to implement a final format to identify internal customers and recognize

bottlenecks that are in the daily work in the organization.

RESUMEN

Este proyecto de investigación está fundamentado y construido a raíz de la planeación

estratégica desde una perspectiva interna de la organización Bodegas Ilusión en la

ciudad de Santiago de Cali. Con ayuda de factores intrínsecos que permiten tomar

herramientas para la declaración corporativa de una misión y visión de la empresa

como punto de partida. Seguidamente se lleva a cabo el diseño de un manual de

funciones y su respectiva recolección de información requerida de la organización para

el desarrollo del marco central del proyecto investigativo, como herramienta para

estandarizar las operaciones internas, así como para la distribución eficiente de las

mismas y la eliminación de tareas que en su caso no generan valor para la

organización. Como sustentación del manual de trabajo realizado, se decidió ejecutar

un último formato para identificar algunos clientes internos y reconocer

embotellamientos que se encuentren en el trabajo realizado diariamente en la

organización.

Palabras claves: Planeación estratégica, misión, visión, manual de funciones, cliente

interno, optimización de funciones.

3

Contenido

Introducción .................................................................................................................. 4

Objetivos ........................................................................................................................ 5

Justificación ................................................................................................................... 6

Metodología ................................................................................................................... 7

Marco teórico ............................................................................................................. 8-9

Misión - Visión ....................................................................................................... 10-12

Manual de funciones ............................................................................................... 13-14

Formato cliente interno ................................................................................................ 15

Anexos.. .................................................................................................................. 16-34

Bibliografía ................................................................................................................... 35

4

INTRODUCCIÓN

Bodegas Ilusión nace en el año 1988 ofreciendo líneas de tarjetería y afiches, a través

de los años ha tenido momentos de prosperidad y decaída económica, pero

últimamente la empresa ha tenido gran crecimiento en términos financieros,

incorporando nuevas líneas de productos como lo son la piñatería, papelería,

chocolatería, fiestas temáticas y expresión social. La empresa ha generado buena

aceptación por parte de los consumidores, tanto así, que logró expandir sus

operaciones a las ciudades de Medellín, Armenia, Pereira y recientemente en Bogotá.

La empresa en el segundo semestre del año 2012 y en el primer semestre del año

2013 hace parte de un proyecto de investigación, que permitiera la aplicación de la

planeación estratégica, donde se buscaba conocer la situación interna de la empresa,

es decir, que permitiera conocer el clima laboral por parte de los empleados de la

organización, por otro lado se quería conocer el nivel de satisfacción de los

consumidores, de manera que ayudara a la organización a realizar algunas mejoras

para tener una buena relación con el cliente. Por último, se construyó una matriz DOFA

ampliada, donde se pudiera conocer la situación de la empresa, identificando las

principales debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la empresa como

herramienta para planificar estrategias organizacionales. La segunda fase de este

proyecto de investigación inicia en el segundo semestre del año 2013, en el cual se le

da continuación a la primera fase del proyecto, se busca seguir aplicando la planeación

estratégica y construir de manera más clara la misión y visión de la empresa, pasando

al segundo punto de diseñar un manual de funciones de la empresa para la ciudad de

Cali.

5

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Contribuir al proceso de planeación estratégica de la organización, iniciando con un

análisis interno de la empresa.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Proponer una misión acorde a los objetivos y estrategia de la organización,

realizando mejoras donde se incluya el nuevo modus operandi.

Reorganizar la visión que la empresa se ha propuesto.

Diseñar un manual de funciones Bodegas Ilusión en la ciudad de Cali, de

manera que integre todos los cargos y funciones de los empleados.

Determinación de cliente interno para optimizar funciones.

6

JUSTIFICACIÓN

Bodegas Ilusión ha logrado tener un gran crecimiento económico en los últimos años,

expandiendo sus operaciones a las principales ciudades del país. Se pretende realizar

este proyecto de investigación con el propósito de diseñar un manual de funciones que

le facilite a la organización los procesos de contratación de personal, logrando que

todos los cargos tengan claro sus funciones a desarrollar. Esto permite reorganizar el

proceso de capacitación, eliminar funciones idénticas realizadas por diferentes cargos,

clarificar las tareas de cada puesto, entre otros.

7

METODOLOGÍA

En primer lugar se realizaron varios encuentros con Jairo Velásquez, propietario y

presidente de Bodegas Ilusión, donde dio a conocer una breve cronología sobre la

empresa, aclaró la propuesta de valor, su razón de ser y los proyectos a futuro que

tiene como organización, con el objetivo de contar con herramientas que permitieran

construir la misión y visión de Bodegas Ilusión.

En segunda instancia, se diseñó un formato que se encuentra adjunto en un anexo al

final de este informe, que permitiera conocer los diferentes cargos que existían en la

organización y sus respectivas funciones, se les pidió a todos los empleados de

Bodegas Ilusión de la ciudad de Cali que completaran el formato para empezar a

construir el manual de funciones. La empresa manejaba un manual ya existente para la

ciudad de Pereira, el cual se tomó como guía para el inicio del desarrollo del manual

para la ciudad de Cali. Se confrontaron todos los cargos y funciones encontrados al

completar los formularios diseñados para la ciudad de Cali con el manual ya realizado

para los empleados de Pereira, con el objetivo de crear un manual íntegro para

Bodegas Ilusión en la ciudad de Cali. Posteriormente se realizó un segundo formato

para identificar si hay cuellos de botellas en cuanto al trabajo realizado internamente

para completar el proceso de manual de trabajo y confirmar que las actividades

propuestas en cada puesto sean debidamente correspondidas.

8

MARCO TEORICO

Haciendo un recorrido histórico, la planeación estratégica tiene sus orígenes

aproximadamente en la década que inicio en el año 1950, en su momento fue tan

impactante en el desempeño de las organizaciones, que fue un proceso interno muy

popular en la mayoría de las empresas de Estados Unidos. Como el cambio es el único

factor constante en el entorno de las organizaciones, las empresas y el si el macro

entorno demandan nuevas necesidades, algo que en su momento no entendió la alta

gerencia de muchas organizaciones y por eso este proceso tuvo un contundente

declive a mediados de los años 1980. Precisamente como en su momento presento

números resultados positivos, se vio la necesidad de reinventar el proceso de tal

manera que se ajustaría a las cambiantes necesidades de la organización y desde ahí

es un proceso vital en las organizaciones, demandando a sí mismo un mejoramiento

continuo, que como afirmaría Nicolás Maquiavelo, el cambio es una piedra angular para

aquel que desea edificar.

Antes de llevar a cabo los resultados de este proyecto, se tiene la necesidad de contar

con una base teórica que permita ofrecer un amplio entendimiento sobre la justificación

de este proyecto de investigación y ofrecer al lector con total seguridad el sentido del

mismo. Se lleva a cabo la consulta bibliográfica sobre la planeación estratégica, una

breve contextualización histórica, el significado de misión, visión y manual de

funciones, ya que representa la información clave que el proyecto demanda para su

desarrollo.

La planeación estratégica se puede entender como un proceso interno que se lleva a

cabo en las organizaciones, donde tiene participación la formulación de estrategias, su

respectiva implementación. Lo que finalmente conlleva a una evaluación que le brinde

herramientas a la empresa y resultados de la planeación llevada a cabo. La planeación

estratégica busca convertir a la empresa en algo rentable y sostenible.

Un plan estratégico representa la manera cómo la empresa debería actuar, para

muchas acciones que se llevan a cabo se necesita una estrategia, piense por un

momento en las fuerzas militares de un país, con total seguridad requieren de una

estrategia de defensa y ataque contra sus enemigos, de tal manera que les permita

contar con las herramientas suficientes para tener una ventaja frente al rival. ¿Acaso

esto no sucede en el mundo empresarial? Las empresas tienen la necesidad de

desarrollar estrategias que le permitan tener una ventaja frente a la competencia para

poder sobrevivir y llevar a cabo todas sus metas, por eso se considera una herramienta

significativa para las organizaciones que ayuda a determinar sus mejores acciones.

9

Como se mencionó con anterioridad, la planeación estratégica es un proceso, el cual

inicia en primera instancia con la formulación estratégica y es aquí donde se tiene

como resultado la misión y visión; identificación interna de las fortalezas y debilidades

de la empresa y desde una parte externa las oportunidades y amenazas que el entorno

ofrece. Este proceso puede ayudar a una empresa a tener en cuenta el momento de

formular estrategias, saber con certeza cuando algo es atractivo o riesgoso para una

organización, cuando es aconsejable salir del mercado, fusionarse, diversificarse,

desarrollar estrategias ofensivas y defensivas, herramientas de diferenciación,

aprovechamiento óptimo de los recursos, etc. En segundo lugar hace parte del proceso

la implementación de la estrategia que con anterioridad se formuló, es aquí donde la

empresa ejecuta las acciones determinadas, fije objetivos conmensurables, elabore

presupuestos y supla a la empresa de los recursos requeridos para poder hacer una

realidad las estrategias, entre otros. Esta etapa es la que las atención, compromiso y

exigencias demanda. Finalmente ante la necesidad el resultado de las estrategias

implementadas, se lleva a cabo la etapa de evaluación, donde se tener información

certera sobre que estrategias tuvieron resultados positivos y cuáles deberían

reformularse para suplir con necesidades futuras o eliminar por completo alguna, si así

lo requiere.

10

A continuación se van a presentar los avances realizados de la misión y la visión a

partir de propuestas de los estudiantes anteriores que iniciaron el proyecto y opciones

nuestras a lo largo de este semestre 2013 – 2.

La creación de la misión y la visión, es la razón de ser en la inauguración de una

organización. Para ello se tiene que tener muy claro de que va ser la empresa, es decir

que va a vender, como lo quiere vender y a quienes se los va a ofrecer, ya sea

producto o servicio. En conclusión se tiene que responder a la pregunta de ¿Cuál es el

negocio?, para la elaboración de la misión y ¿Qué se quiere llegar a ser?, para la

visión.

Es importante que en el proceso de obtener más que todo la misión la mayor cantidad

de personas que pertenecen a la organización participen, den ideas o ayuden para que

finalmente se sientan tomados en cuenta como fundamento de la organización y

finalmente todo sepan cual es el objetivo y tengan una misma dirección. Tanto la misión

como la visión tienen que tener la mayor claridad posible, ya que indican o guían todas

las actividades de planeación.

Misión y visión del anterior Proyecto de Grado:

Misión

Somos una empresa comercializadora, que ofrecemos siempre el mejor surtido en

productos de piñatería, papelería y misceláneos de innovación, para satisfacer las

necesidades de pequeños y medianos comerciantes y familias en general creando una

relación de confianza mutua, manteniendo siempre los precios más competitivos que

nos permiten crecer y permanecer en el tiempo garantizando la permanecía en el

mercado.

Con un personal capacitado y un excelente servició al cliente, el trabajo en equipo es

vital para lograr los mejores resultados.

Visión

Para el 2018 nuestra visión posicionarnos en el mercado nacional como una empresa

innovadora, que ofrezca al más amplio surtido en productos de piñatería, papelería y

misceláneos, con la aperturas de nuevas tienda en otras ciudades y con nuestro

compromiso es la excelencia en la atención directa del cliente.

11

Nuestras propuestas de misión y visión:

Misión 1:

En bodegas ilusión comercializamos diferentes productos con gran variedad de surtido,

manejando líneas de piñatería para eventos, así como el manejo de papelería y

misceláneos operando con políticas de precios que permitan generar fidelidad con el

consumidor.

Misión 2:

Somos una comercializadora que ofrece el mejor surtido en piñatería, papelería y

misceláneos de gran variedad con precios competitivos para satisfacer las

necesidades de los clientes.

Visión 1:

Para el año 2018 Bodegas ilusión se posicionara como una empresa líder en el

mercado Colombiano, mediante la comercialización de piñatería, papelería y bienes

misceláneos, manteniendo la variedad y política de precios como estrategia corporativa

para lograr la expansión comercial de la empresa en nuevos mercados.

Visión 2:

Para el 2018 estaremos posicionados en el mercado nacional como una empresa

innovadora, que ofrece el más amplio surtido en productos de piñatería, papelería y

misceláneos, con la apertura de nuevas tiendas encantadoras en otras ciudades y con

el compromiso de una excelente atención directa del cliente.

Lo que la empresa Bodegas Ilusión requiere para la elaboración:

Para la misión:

La empresa maneja principalmente cinco líneas de productos que son la

piñatería, fiestas temáticas, chocolatería, empaques, globos metalizados y

expresión social.

12

La gran variedad de los productos dificulta la creación de la misión porque todos

los productos son importantes. La papelería ya no es una línea tan importante

porque ahora se maneja muy poco.

Función principal: proveer tanto a empresas como familias los productos para las

fiestas.

Ofrecer el mejor surtido de la ciudad a precios razonables, con una gran

variedad de surtido y a precios competitivos.

Para la visión:

Lo que se había planificado para el año 2018 se logró cumplir en su totalidad en

el año 2013.

No se van a abrir más locales sino que de lo que hay hasta ahora se va a llevar

a una sola área, casi el doble de lo que hasta ahora esta, se buscara construir y

administrar mejores espacios del almacén, contar con parqueaderos y un gran

almacén.

Se iniciaran importaciones desde panamá y México.

No se va a ampliar más la gama de productos sino que se pretende hacer una

mezcla de almacenes donde los consumidores vayan y encuentren de todo

Cambio de visión, construir almacenes a nivel macro

Misión y visión aprobadas por la empresa:

MISION

Proveer a empresas y personas naturales productos de piñatería, fiestas temáticas,

chocolatería, empaques, globos metalizados y todo lo relacionado con expresión social

para fiestas y eventos. Comprometiéndonos a entregar el mejor surtido de la ciudad

bajo una gran variedad y el manejo de precios razonables.

VISION

Construir un almacén donde se integren todas las líneas de producto que maneja

bodegas ilusión, donde el consumidor pueda encontrar todo lo que necesita en un solo

lugar, permitiendo tener mejor distribución del espacio físico. Contando con un aumento

en la cantidad de bienes importados para ofrecer una mayor variedad de productos.

13

Luego de terminar el proceso de creación de misión y visión para la empresa Bodegas

Ilusión, se da inicio con la confrontación del manual de funciones entre las ciudades de

Pereira y Cali, para ello se realizó un formato (anexo 1), donde los trabajadores de

dicha organización lo llenen a partir de sus actividades realizadas diariamente para

corroborar que varias personas no estén haciendo el mismo trabajo y se pierda tiempo

valioso.

Como se muestra a continuación, quedó cada cargo especificado con, nombre del

cargo, ubicación, superior inmediato, personal a cargo, descripción general del cargo,

funciones generales y funciones específicas con el fin de que cada empleado sepa que

es lo que le toca hacer y no realizar trabajo no correspondiente con el fin de optimizar

tiempo. Sobre todo para que la organización sepa que cargos tiene en un futuro para

agregar o quitar si es necesario.

NOMBRE DEL CARGO: Presidente. UBICACIÓN: Área Administrativa y Puntos de Ventas.

SUPERIOR INMEDIATO: Ninguno.

PERSONAL A CARGO: Gerente Administrativo y Comercial, Revisor Fiscal y

Secretaria General.

DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:

Ejercer la representación de la empresa en todos los aspectos del orden legal,

organizar, dirigir, coordinar y controlar la administración de las diferentes áreas y

puntos de venta Bodegas Ilusión. Con ayuda de su supervisión, velar por el

cumplimiento de las metas que han sido trazadas.

FUNCIONES GENERALES:

Ejercer la Representación legal de la empresa.

Aprobar planes estratégicos para promover el mercado de los nuevos servicios

que se presenten.

Analizar y evaluar la situación económica y financiera de la empresa; análisis

que se basa en resultados contables para determinar los correctivos tendientes

a obtener una óptima situación financiera.

Supervisar los puntos de ventas de Cali, Pereira, Armenia, Bogotá, Medellín.

Establecer el presupuesto de ventas.

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

14

Nombrar, promover, trasladar y cancelar el personal, conforme a las

reglamentaciones y disposiciones legales.

Desarrollar estrategias y métodos para la obtención y ejecución de planes

estratégicos, comerciales y financieros.

Analizar y controlar el análisis estadístico de la compañía.

Comunicar el retiro de los empleados.

Supervisar el presupuesto de compras.

Desarrollar incentivos de motivación a los empleados, por el cumplimiento de

ventas fijadas en los diferentes productos o en las cuotas de venta.

Programar los planes de inducción.

Divulgar y hacer cumplir el reglamento interno de la empresa.

Atender a proveedores.

Revisar pedidos, comprobantes, cheques y planillas de caja.

Controlar y dirigir los puntos de venta según ideas estratégicas.

En anexos se encuentran los demás formatos debidamente diligenciados, finalmente

obteniendo su manual de funciones para los empleados de la ciudad de Cali.

15

Después de haber realizado encuestas y analizado la satisfacción por parte de los

consumidores externos, se quiere indagar sobre el cliente interno, donde se puedan

conocer las funciones generales y específicas de cada uno de los cargos que tiene su

lugar dentro de la organización. Para ello se realizó un manual donde cada empleado

pueda referirse a él como una guía de posibles tareas a tratar cada día en su puesto de

trabajo.

Por otro lado se quiere saber cómo funciona la gestión de información y tareas entre

los mismos empleados de la empresa, es decir, conocer la perspectiva del cliente

interno, de esta manera se puede identificar que funciones realizadas por algún cargo

permiten alimentar las funciones a desarrollar a otro cargo, lo que permitiría realizar un

análisis a fondo dentro de la planeación estratégica de la empresa, donde cabe

recordar que tiene como objetivo desarrollar el manual de funciones de la misma. Cabe

resaltar que existe un sesgo de funciones entre los cargos de las distintas ciudades

donde Bodegas Ilusión hace presencia, esto debido a que la diferencia geográfica

enmarca variaciones en la demanda de ciertos cargos y funciones.

Para lograr el objetivo, se diseñó un formato de encuesta, el cual los empleados de la

organización llenarían posteriormente, diligenciando información básica como nombre y

cargo, seguido de un espacio determinado para la consignación de sus funciones

específicas, la cual da lugar posteriormente al reconocimiento del aporte de sus

funciones como herramienta de trabajo para el desarrollo de funciones de otros cargos,

donde finalmente firmarían el documento para darle mayor autenticidad y verificar que

todos los cargos hayan sido acudidos. Todo esto con el fin de fundamentar las labores

a realizar por cada trabajador de la empresa y optimizar el mayor tiempo posible.

En la parte de anexos, se adjunta el formato que fue diseñado para el desarrollo de

dicha encuesta.

16

ANEXOS

17

Bodega Ilusión

Guía de revisión de las funciones laborales

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Nivel funcional:

Departamento: Superior:

Subordinados: Número de cargos:

RESUMEN DEL CARGO

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

1. ___________________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________________

4. ___________________________________________________________________________

5. ___________________________________________________________________________

6. ___________________________________________________________________________

7. ___________________________________________________________________________

8. ___________________________________________________________________________

PERFIL REQUERIDO

Educación Experiencia Laboral Competencias

1. ________________________

2. _________________________

3. ________________________

1. __________

2. ___________

3. ___________

Administrativas:

Laborales:

Humanas:

18

NOMBRE DEL CARGO: Vendedoras.

UBICACIÓN: Punto de venta.

SUPERIOR INMEDIATO: Administrador o Supervisor punto de venta.

PERSONAL A CARGO: Ninguno.


Orientar y guiar al cliente que solicite ayuda sobre cualquier producto o servicio, no

dedicarse a un solo cliente, salvo que este tenga un impedimento físico y sea necesaria

la ayuda. (Nuestros puntos de venta son autoservicio).


Pasar los informes de mercancía de baja rotación o de gran existencia al

Supervisor o Administrador.

Colocar ordenadamente todos y cada uno de los productos en las diversas

góndolas o parrillas, verificar que los precios estén bien ubicados, legibles y sin

remarcar.

Estar pendientes de que los códigos y precios al mayor y al detal estén acorde

con los artículos; explicar al cliente nuestro sistema de ventas mayor y detal.

No se pueden dar descuentos.


Atender a nuestra clientela de una manera oportuna, delicada y eficiente,

orientando adecuadamente su necesidad en la compra.

Pasar por escrito al jefe inmediato la mercancía que esta próxima a agotarse.

Apoyar al jefe en la decisión de compra a proveedores según agotados de la

sección que tenga a cargo.

Ubicar avisos y propaganda publicitaria en sitios visibles dando a conocer las

diferentes promociones y servicios que presta la organización.

Procurar por el adecuado aseo y limpieza de todos los productos estanterías de

secciones a su cargo.

Tener conocimientos profundos y claros de cada uno de los productos que

comercializa la compañía en cuanto a característica, cualidades, sustitutos, entre

otras.

Cumplir y acatar todas las normas disciplinarias de la empresa.

19

Informar cualquier anomalía que detecte de los colaboradores o de personas

externas a la organización; como hechos mal intencionados contra la mercancía

o personas, robos, etc.

Aportar ideas y sugerencias que ayuden al mejoramiento de la organización.

Asistir a todas las reuniones que se programen, ya sean de conocimiento de

mercancía, ventas, superación personal, etc.

Colaborar con el aseo del punto de venta, todos los días antes de salir, cuando

no haya clientes o cuando la supervisora autorice.

Estar pendiente que cada producto tenga su respectivo código.

Revisar las fechas de vencimiento de los productos del almacén.

NOMBRE DEL CARGO: Cajera POS





Registrar todos y cada uno de los productos que pasen por la caja pos, llevando un

control del dinero que ingrese y salga de la caja.


Registrar sin excepción todos los productos que pasen por la caca

registradora.

Organizar el punto de pago dejando espacio suficiente para que el cliente

se sienta cómodo al momento de realizar sus compras.

Conocer todos los productos que comercializa la compañía,

familiarizándose con los códigos, precios, referencias para detectar

posibles anomalías que puedan presentarse al registrar un producto.

Empacar correctamente los productos, haciendo buen uso del empaque.


Proveer y organizar en el punto de pago todos sus elementos como cosedora,

ganchos, bolsa de empaque, dispensador, cinta, cambio suficiente para

devolver, entre otros.

20

Surtir el punto de pago con productos de impulso que no ocupen mucho espacio

como chocolatinas, galletas, etc.

Informar al administrador en caso tal como solicitud de descuento, rebajas de

precios por iniciativa del cliente, devolución, cambios de mercancías, cheques,

bonos, etc.

Estar pendiente del rollo del pos cuando se acabe.

Tener un buen manejo del datafono.

Realizar conteo físico del inventario cuando sea programado.

Cumplir con las normar disciplinarias de la empresa.

Colaborar con el aseo del punto de venta todos los días antes de salir, cuando

no hayan clientes o cuando la supervisora lo autorice.

Brindarle asesoría al cliente cuando lo necesite.

NOMBRE DEL CARGO: Vigilante.

UBICACIÓN: Entrada al almacén.




Velar por el patrimonio económico de la empresa y dar seguridad tanto a los miembros

de la organización como a los clientes.


Proporcionar seguridad a las personas que se encuentran en el establecimiento.

Supervisar que los colaboradores no guarden bolsos, maletines o paquetes en la

caja registradora, solo en su locker.

Brindar información oportuna y precisa de los productos en el punto de venta

guiando al cliente en que sección se encuentra.

Comunicar inmediatamente anomalías de vendedoras y demás personal a la

administradora o supervisora.

Controlar la entrada de mercancía de otras ciudades, del mismo modo controlar

la mercancía que sale para otras ciudades.


Requisar cuidadosa y respetuosamente a todos los colaboradores.

21

Controlar el retiro de mercancía de colaboradores sin orden o autorización

previa.

Evitar el robo y daño de muebles, enseres, maquinaria, mercancías, entre otros.

Apagar las luces, ventiladores y extractores, revisando asimismo que las llaves

de paso de agua queden completamente cerradas.

Cerrar el punto de venta en presencia de la administradora y segunda

encargada.

Saludar y recibir al cliente cuando ingrese al punto de venta.

Evitar el ingreso de vendedores ambulantes o vendedores de objetos personales

y mendigos a la organización.

Sellar paquetes en la entrada cuando ingresa un cliente y guardar en los

paqueteros los bolsos y paquetes grandes.

NOMBRE DEL CARGO: Presidente. UBICACIÓN: Área Administrativa y Puntos de Ventas.

SUPERIOR INMEDIATO: Ninguno.

PERSONAL A CARGO: Gerente Administrativo y Comercial, Revisor Fiscal y

Secretaria General.


Ejercer la representación de la empresa en todos los aspectos del orden legal,

organizar, dirigir, coordinar y controlar la administración de las diferentes áreas y

puntos de venta Bodegas Ilusión. Con ayuda de su supervisión, velar por el

cumplimiento de las metas que han sido trazadas.


Ejercer la Representación legal de la empresa.

Aprobar planes estratégicos para promover el mercado de los nuevos servicios

que se presenten.

Analizar y evaluar la situación económica y financiera de la empresa; análisis

que se basa en resultados contables para determinar los correctivos tendientes

a obtener una óptima situación financiera.

Supervisar los puntos de ventas de Cali, Pereira, Armenia, Bogotá, Medellín.

Establecer el presupuesto de ventas.

22


Nombrar, promover, trasladar y cancelar el personal, conforme a las

reglamentaciones y disposiciones legales.

Desarrollar estrategias y métodos para la obtención y ejecución de planes

estratégicos, comerciales y financieros.

Analizar y controlar el análisis estadístico de la compañía.

Comunicar el retiro de los empleados.

Supervisar el presupuesto de compras.

Desarrollar incentivos de motivación a los empleados, por el cumplimiento de

ventas fijadas en los diferentes productos o en las cuotas de venta.

Programar los planes de inducción.

Divulgar y hacer cumplir el reglamento interno de la empresa.


Revisar pedidos, comprobantes, cheques y planillas de caja.

Controlar y dirigir los puntos de venta según ideas estratégicas.

NOMBRE DEL CARGO: Coordinador contable.

UBICACIÓN: Área Administrativa.

SUPERIOR INMEDIATO: Gerente Administrativo y Comercial.



Ejercer la representación contable, tributaria y financiera de la empresa (Balance

General, Estados de Resultados, Ejecución Presupuestal y demás Estados Financieros

Básicos) en todos los aspectos de orden legal, organizar, dirigir, planear, coordinar y

controlar las áreas de Bodegas Ilusión bajo su jurisdicción. Así mismo velar porque la

contabilidad de la administración sea veraz y oportuna para dar información de los

ejercicios y presentar resultados en la organización.


Analizar y evaluar la situación económica y financiera de la empresa.

Analizar los resultados contables y establecer los correctivos tendientes a

obtener una óptima situación financiera.

Responder por el óptimo funcionamiento del área contable y financiera.

23

Ejercer las demás funciones que determine el presidente de la compañía.

Informar al presidente de la compañía el resultado de los Balances y los Estados

de Pérdidas y Ganancias.

Analizar los presupuestos de inversión.

Realizar declaraciones.


Controlar el procesamiento de la información Contable y Financiera.

Preparar los Estados Financieros mensuales, al cierre de cada periodo (Balance

General, Estado de Resultado). Estado de Cambio en la Situación Financiera,

Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Fuentes y Aplicaciones y las

Notas a los Estados Financieros que se presentaran anualmente.

Supervisar la elaboración de Retención en la Fuente mensual.

Realizar declaración bimestral del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y declaración

mensual de Retención de Industria y Comercio (ICA).

Realizar declaración anual de Industria y Comercio en Bodega Ilusión.

Presentar información Exógena ante la DIAN a través de medio magnético;

contenido de la información presentada en la declaración de renta de forma

indiscriminada.

Presentar información anual al DANE, mostrando la relación financiera de

ingresos, costos, asignación salarial, recurso humano temporal y permanente.

Elaborar provisiones para prestaciones y aportes parafiscales.

Dar respuesta a cualquier requerimiento de la DIAN o Secretaria de Hacienda

Municipal.

Renovar la matricula mercantil antes del 31 de Marzo de cada año.

Realizar la conservación e impresión de Libros Oficiales (Caja Diario, Mayor y

Balances, Inventario y Balances, libros de Contabilidad, Actas, Registro de

Socios) debidamente registrados.

Supervisar todos los movimientos contables que realiza la Auxiliar Contable.

Realizar conciliaciones bancarias.

Generar revisión de los cuadres de caja y bancos diariamente.

Efectuar soporte software contable cuando se necesite.

Controlar y supervisar Back up (copia de seguridad) del sistema.

24

NOMBRE DEL CARGO: Revisor Fiscal.


SUPERIOR INMEDIATO: Presidente.



Ejercer la representación contable, tributaria y financiera de la empresa en todos los

aspectos de orden legal, organizar, dirigir, planear, coordinar y controlar las áreas de

Bodegas Ilusión bajo su jurisdicción. Así mismo velar porque la contabilidad de la

administración sea veraz y oportuna para dar información de los ejercicios y presentar

resultados en la organización.


Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la

sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos.

Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea de socios de las irregularidades

que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus

negocios.

Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe

correspondiente.

Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias

cuando lo juzgue necesario.


Supervisar el procesamiento de la información Contable y Financiera.

Revisar y aprobar los Estados Financieros presentados mensualmente, al cierre

de cada periodo (Balance General, Estado de Resultado). Estado de Cambio en

la Situación Financiera, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Fuentes

y Aplicaciones y las Notas a los Estados Financieros que se presentaran

anualmente.

Revisar las provisiones para prestaciones y aportes parafiscales.

Velar por la conservación e impresión de Libros Oficiales (Caja Diario, Mayor y

Balances, Inventario y Balances, libros de Contabilidad, Actas, Registro de

Socios) debidamente registrados.

25

Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y

vigilancia sobre la compañía y rendirles los informes a que haya lugar o le sean

solicitados.

Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas

de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios, y por qué se conserven

debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las

cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.

Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen

oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los

que ella tenga en custodia a cualquier otro título.

Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que

sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores

sociales.

Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las

que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea de

socios.

Revisar la información contable para la elaboración de impuestos.

NOMBRE DEL CARGO: Jefe de Sistemas



PERSONAL A CARGO: Auxiliares de Sistemas y Bodega.


Estar pendiente de la mercancía que ingrese a la bodega para registrar estos datos en

el sistema. Además debe asegurarse que toda la mercancía que entre del proveedor se

surta adecuadamente en el punto de venta. Esta persona deberá estar pendiente del

buen manejo de la mercancía dentro de la bodega para evitar imperfectos.


Programar con el Gerente Administrativo y Comercial la logística necesaria para

la obtención de inventarios.

Mantener la bodega ordenada por secciones, la mercancía limpia y bien

almacenada.

http://www.gerencie.com/obligados-a-llevar-contabilidad.html

26

Colaborar con la elaboración de estadísticas en cada una de las temporadas del

año.

Informar anomalías existentes en el inventario de Bogotá.

Verificar la guía del transportador, al momento de ingresar la mercancía

cerciorándose de que el número de cajas allí contenido este de acuerdo con el

número de cajas que realmente entraron.

Cerciorarse de que no hayan cajas en mal estado, abiertas o con signos de

haber sido violadas; si se presenta alguna anomalía informar inmediatamente.

Recibir en su totalidad la mercancía a más tardar 24 horas después de que esta

entra a la bodega. Si los horarios de trabajo normales no alcanzan, se deberá

trabajar en horario adicional, previa coordinación del jefe inmediato.

Sacar de la mercancía de la caja, contarla y comparar las unidades, las

referencias contadas contra la factura, y determinar si existe faltantes o

sobrantes de mercancía.

Pasar al jefe inmediato la factura original del proveedor para que fijen los precios

de venta de la mercancía.

Tiquetear precio de la mercancía y dejar en orden el sitio o lugar de trabajo.

Realizar las demás funciones propias del cargo.

NOMBRE DEL CARGO: Coordinador control de inventarios










Registrar todos los movimientos de inventario teniendo así una actualización

rápida y oportuna de la mercancía.

Realizar conteos físicos del inventario, comparando el inventario anterior con el

actual.

27

Tener un control estricto del inventario físico con el sistema, llevando de esta

manera un manejo real de cuanto es la mercancía en bodega.


Propender por el adecuado manejo del inventario en el sistema.

Revisar aleatoriamente y comparar el inventario del POS contra la realidad física

del punto de venta determinando si hay faltantes o sobrantes, informar

anomalías existentes en Pereira y Armenia.

Informar anomalías existentes en el inventario de Bogotá.

NOMBRE DEL CARGO: Asistente de Gestión










Verificar que los cambio de precios en bodega se efectúen correctamente.

Ingresar y controlar los cierres mensuales de facturación, organizando los

informes del cierre y mostrar de igual manera el inventario que quedo del mes

anterior.


Ingresar la facturación de compras en el sistema, comunicar anomalías

inmediatamente al jefe superior como puede ser un faltante, sobrante,

imperfecto, agotados de la mercancía, o que la factura llegue a nombre de

terceros, revisar IVA, retenciones, cree, precios al mayor y detal.

Actualizar los cambios de precios del producto en el sistema.

Confrontar costos contra órdenes de compra y facturas anteriores.

Liquidar pecios de venta de acuerdo a parámetros establecidos por la empresa.

28

Ingresar facturas al sistema.

Elaborar códigos de barra de acuerdo a las necesidades requeridas.

Archivar facturas y órdenes de compra en las respectivas carpetas de

proveedores.

Archivar registros de importación.

NOMBRE DEL CARGO: Administrador.

UBICACIÓN: Punto de venta- Área Administrativa


PERSONAL A CARGO: Segunda encargado, cajeras, vendedoras, vigilante.


Estar pendiente del punto de venta velando por el buen funcionamiento y

merchandising que presta a los clientes. Así mismo supervisar un control del inventario

diario de los productos, reportando la mercancía agotada para la compra.


Revisar los inventarios y la mercancía imperfectos, verificar que los

cambios de precios se efectúen correctamente.

Surtir agotados vigentes.

Controlar que el surtido del almacén se realice adecuadamente.

Velar por el cumplimiento del presupuesto de las ventas controlando los

gastos del almacén.

Atender proveedores.


Supervisar la apertura y clausura del punto de venta.

Supervisar el sistema central e individual del departamento de ventas

Estar pendiente de la adecuada limpieza del punto de venta.

Velar por el cumplimiento de las normas disciplinarias de la compañía.


externas a la organización, como hechos mal intencionados contra la mercancía

o personas, robos, etc.

29

Estar pendiente de la presentación personal de los colaboradores, uniformes,

peinados, maquillaje, etc.

Estar pendiente de los horarios de entrada y salida, así como de los horarios de

almuerzos y algo de los colaboradores.


Brindar información acerca de los productos que se venden en al punto de

venta.

Colocar todos y cada uno de los productos en las diversas góndolas o parrillas,

los precios que estén bien ubicados, legibles y sin remarcar.

Ubicar avisos y propaganda publicitaria que presta la organización.

Procurar por el adecuado aseo y limpieza de todos los productos y estanterías.

Tener conocimientos profundos y claros de cada uno de los productos que

comercializa la compañía en cuanto a características, cualidades, sustitutos,

entre otras.


externas a la organización; como hechos mal intencionados contra la

mercancía, personas, robos, etc.

Asistir a todas las reuniones que se programen, ya sean de conocimiento de

mercancía, ventas, superación personal, etc.

Realizar conteo físico del inventario cuando sea programado.


Estar pendiente de los horarios de almuerzo y algo de los colaboradores.

Estar pendiente de la presentación personal de los colaboradores, uniformes,

maquillaje, peinados, etc.

Efectuar cambios de monedas y billetes a las cajeras.

Colaborar con el aseo del punto de venta, todos los días antes de salir, cuando

no haya clientes o cuando la persona encargada autorice.

NOMBRE DEL CARGO: Coordinador de compras








30


Resolver imprevistos en ventas y/o atención al cliente.

Realizar conteo físico del inventario para ser comparando con el pos.

Supervisar que se preste un excelente servicio al cliente por parte de las

vendedoras, cajeras, segunda encargada y vigilante.


Recibir el traslado de mercancía de la bodega al punto de venta y

viceversa.

Cubrir el cargo del Administrador o supervisor de ventas cuando este se

encuentre ausente del puesto de trabajo.

Revisar los inventarios y los cambios de precios imperfectos.

Aportar ideas y sugerencias que ayuden al manejo de la organización.


Brindar información acerca de los productos que s venden en al punto de venta.

Controlar, supervisar y capacitar el departamento de ventas.

Estar informada del inventario agotado.

Efectuar pedidos a proveedores de la mercancía agotada y nueva, viajar cuando

se requiera para las negociaciones

Estar pendiente del surtimiento del punto de venta

Llevar un control de inventario diario de mercancía para detectar errores o

problemas de este en bodega y en el punto de venta.

Inspeccionar, controlar y supervisar el adecuado aspecto físico, merchandising y

diseño de interiores según temporada.

NOMBRE DEL CARGO: Asistente de compras








31


Brindar una excelente atención a proveedores.

Realizar cambios de mercancía a los clientes.

Efectuar despachos a las sucursales de bodegas de ilusión.


Hacer devoluciones a clientes de contado.


Despachar mercancía a los otros almacenes.

Hacer las conversiones de productos.

Verificar que en el almacén estén todos los productos que hayan en

bodega.

Ejecutar la entrada de la mercancía que llega de los otros almacenes.

NOMBRE DEL CARGO: Asistente control de inventarios.





Estar pendiente del punto de venta, orientando, guiando y velando por el buen

funcionamiento que se presta a los clientes. Así mismo realizar un control de inventario

diario de los productos, reportando en bodega la mercancía agotada.



Recibir el traslado de mercancía de la bodega al punto de venta y

viceversa.

Cubrir el cargo del Administrador o supervisor de ventas cuando este se

encuentre ausente del puesto de trabajo.

Revisar los inventarios y los cambios de precios imperfectos.

Aportar ideas y sugerencias que ayuden al manejo de la organización.

32


Pasar los informe de mercancía de baja rotación o de gran existencia al

administrador.

Revisar que los códigos de los productos sean los correctos.

Cargar cajas de mercancía.

Generar la tiqueteada pertinente de los productos.

Efectuar el inventario de mercancía pertinente.

Organizar la mercancía en su respectivo lugar.

NOMBRE DEL CARGO: Asistente de facturación a crédito y cartera.





Estar pendiente de las facturas a crédito, para tener presente las cuentas por cobrar y

la distribución de la mercancía.


Conocer todos los productos que comercializa la compañía,

familiarizándose con los códigos, precios, referencias para detectar

posibles anomalías que puedan presentarse al registrar un producto.


Elaborar facturación crédito del personal.

Elaborar recibos de caja.

Realizar la gestión de cobro.

Estar pendiente de la devolución de mercancía de los mismos clientes

manejados por crédito.

33

Objetivo

El siguiente formulario tiene como objetivo central conocer las diferentes actividades realizadas por cada uno de los cargos en la sede de Bodegas Ilusión de la ciudad de Cali.

Información personal

Nombre: Cargo: Fecha: Hora: Información laboral

A continuación se le pide describir todas las actividades laborales que usted lleva a cabo en la organización en el día de hoy. Por favor tome el tiempo necesario que usted requiera para listar todas las actividades, de usted depende la precisión de este estudio.

1…………………………………………………………………………………………………..............................

2……………………………………………………………………………………………………………………….

3……………………………………………………………………………………………………………………….

4……………………………………………………………………………………………………………………….

5……………………………………………………………………………………………………………………….

6…………………………………………………………………………………………………..............................

7……………………………………………………………………………………………………………………….

8……………………………………………………………………………………………………………………….

9……………………………………………………………………………………………………………………….

10……………………………………………………………………………………………………………………..

11……………………………………………………………………………………………………………………...

12………………………………………………………………………………………………………………………

13………………………………………………………………………………………………………………………

14………………………………………………………………………………………………………………………

15………………………………………………………………………………………………………………………

16………………………………………………………………………………………………………………………

17………………………………………………………………………………………………………………………

18………………………………………………………………………………………………………………………

19………………………………………………………………………………………………………………………

20………………………………………………………………………………………………………………………

21………………………………………………………………………………………………………………………

22………………………………………………………………………………………………………………………

23………………………………………………………………………………………………………………………

24………………………………………………………………………………………………………………………

25………………………………………………………………………………………………………………………

26………………………………………………………………………………………………………………………

27………………………………………………………………………………………………………………………

28………………………………………………………………………………………………………………………

29………………………………………………………………………………………………………………………

34

Identificación del cliente interno

Identifique su cliente interno y también para quien es usted cliente interno. Es decir describa las actividades que usted realiza para que otros puedan hacer sus actividades y las actividades que realizan otros para que usted pueda hacer su trabajo.

1………………………………………………………………………………………………………………………...

2……………………………………………………………………………………………………………………......

3………………………………………………………………………………………………………………………...

4………………………………………………………………………………………………………………………...

5………………………………………………………………………………………………………………………...

6………………………………………………………………………………………………………………………...

7…………………………………………………………………………………………………………………………

8…………………………………………………………………………………………………………………………

9………………………………………………………………………………………….……………………………..

10…….………………………………………………………………………………….……………………………..

11…….………………………………………………………………………………….……………………………..

12…….………………………………………………………………………………….……………………………..

13…….………………………………………………………………………………….……………………………..

14…….………………………………………………………………………………….……………………………..

15…….………………………………………………………………………………….……………………………..

16…….………………………………………………………………………………….……………………………..

17…….………………………………………………………………………………….……………………………..

18…….………………………………………………………………………………….……………………………..

19…….………………………………………………………………………………….……………………………..

20…….………………………………………………………………………………….……………………………..

Gracias por la atención prestada.

____________________

Nombre

35

BIBLIOGRAFÍA

http://www.difementes.com/formatos/mfunciones.pdf

CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA, Fred R. David, Pearson Educación, 5ta Edición.

http://www.bodegasilusion.com/index.php

http://hyperpolyglotte.com/aprende_espanol/voca_conectores.php

http://www.wordreference.com/sinonimos/elaborar

http://www.difementes.com/formatos/mfunciones.pdf

http://www.bodegasilusion.com/index.php

http://hyperpolyglotte.com/aprende_espanol/voca_conectores.php

http://www.wordreference.com/sinonimos/elaborar

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA · un último formato para identificar algunos clientes internos y...

Documents

Transcript of PLANEACIÓN ESTRATÉGICA · un último formato para identificar algunos clientes internos y...