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PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA DIRECCIÓN

GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y

CEDULACIÓN 2016

Coordinación de Planificación Estratégica

Noviembre - Diciembre 2015

Quito D.M. - Ecuador

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1. PRESENTACIÓN

La Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, DIGERCIC, en concordancia con los principios

establecidos en la Constitución de la República de Ecuador, que en su artículo 66 número 28 consagra “El

derecho a la identidad personal y colectiva, que incluye tener nombre y apellido, debidamente registrados y

libremente escogidos; y conservar, desarrollar y fortalecer las características materiales e inmateriales de la

identidad, tales como la nacionalidad, la procedencia familiar, las manifestaciones espirituales, culturales,

religiosas, lingüísticas, políticas y sociales.”; y por tanto ejecuta su accionar con la finalidad de reconocer y

garantizar el derecho a las personas a tener una identidad. El derecho a la identidad de todos los ecuatorianos,

y extranjeros residentes no solo se orienta a tener un nombre y un apellido, sino que obliga a la DIGERCIC a

fortalecer y priorizar sus procesos institucionales para garantizar la identidad única de todas las personas y a la

vez, conservar y custodiar los documentos relativos a los actos y hechos civiles que los ciudadanos ejerzan a lo

largo de su vida.

La planificación operativa es el proceso ordenado que permite seleccionar, organizar y presentar en forma

integrada los objetivos, metas, actividades y recursos asignados a la operación y a los componentes del

proyecto, durante un período determinado. Los objetivos, estrategias, resultados esperados, indicadores y

recursos necesarios de la planificación operativa son de corto plazo, generalmente un año, y se derivan de la

planificación estratégica aprobada por la máxima autoridad. El Plan Operativo Anual (POA) es el principal

instrumento utilizado en la planificación para presentar de manera agregada la información que se genera de la

planificación operativa, con periodicidad de un año o menos. Las actividades programadas y los recursos se han

divido en períodos cortos durante el año para facilitar la ejecución y el seguimiento a las mismas.

Durante los meses de noviembre y diciembre se ejecutaron reuniones de trabajo con los Directores y

Coordinadores Nacionales con el objetivo de levantar y alinear la planificación operativa acorde al

direccionamiento estratégico institucional. Esta actividad aseguro que la planificación sea participativa y que

todas las áreas conozcan sobre los objetivos y metas a lograr en el 2016. Los Directores y Coordinadores se han

comprometido ejecutar lo planificado una vez que se haya publicado el presupuesto institucional.

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Contenido

1. PRESENTACIÓN ...............................................................................................................................................2

1. ANTECEDENTES ..............................................................................................................................................5

2. JUSTIFICACIÓN................................................................................................................................................5

3. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA....................................7

3.1 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ...........................................................................7

3.2 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA ................................................................................. 14

3.3 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ........................ 19

4. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS ............................................................ 26

4.1. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE REGISTRO CIVIL ............................................... 26

4.2. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN ..................... 33

4.3. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN REGISTRAL..................................................... 41

4.4. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS ..................................................... 47

5. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LAS COORDINACIONES ZONALES ............................................................. 53

6. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CAMBIO DE CULTURA ORGANIZATIVA ... 56

7. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL ............................................. 63

8. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y MONITOREO ...................................................... 68

9. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE GESTIÓN JURÍDICA .............................. 73

9.1. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN ASESORÍA JURÍDICA ..................................................................... 73

9.2. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE PATROCINIO Y NORMATIVA .................................................. 77

10. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN

ESTRATÉGICA ......................................................................................................................................................... 83

10.1 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN ................................................ 83

10.2 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PROCESOS, SERVICIOS Y CALIDAD ..................... 88

10.3 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS ....... 93

11. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN .................................................................................................................................................... 98

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11.1 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TI ........................................................................ 98

11.2 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y OPERACIONES ................................... 105

11.3 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SOPORTE E INTEROPERABILIDAD......................................... 110

12. ANEXOS ..................................................................................................................................................... 115

12.1. REVISIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ......................................................................................... 115

12.2. METAS ZONALES .............................................................................................................................. 115

12.3. ACTA DE PROGRAMA DE DIGITALIZACIÓN Y DESMATERIALIZACIÓN – PLAZOS Y RESPONSABLES . 115

12.4. PRESUPUESTOS INICIAL DE LAS DIRECCIONES NACIONALES........................................................... 115

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PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE

REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN 2016

1. ANTECEDENTES

El Plan Estratégico de la Dirección General de Registro Civil Identificación y Cedulación “DIGERCIC” 2014 – 2017

se estructuró bajo los lineamientos del Plan Nacional del Buen Vivir y de las normas establecidas por los

lineamientos legales y del Nivel Directivo institucional. En este documento se establece los detalles

pertinentes a cada nivel de gestión, se plantea objetivos, estrategias e indicadores y metas utilizando la

metodología del Direccionamiento Estratégico, alineado al marco normativo afín a su competencia, los pilares

estratégicos se estructuran y consideran la cobertura, calidad y excelencia en el servicio, fortaleciendo el

manejo integral del talento humano, tecnologías de la información, infraestructura y demás mecanismos

institucionales, incorporando nuevos enfoques como la gestión integral del conocimiento, seguridad de la

información, la gestión del riesgo y la administración por procesos.

De manera complementaria y con el objeto de dar viabilidad a la Matriz de Competencias y al nuevo Modelo de

Gestión institucional, instrumentos por los organismos rectores, en marzo del 2015, se publicó en Registro

Oficial el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, documento que define las misiones,

atribuciones, responsabilidades y productos a ser generados por cada unidad operativa que forma parte de la

DIGERCIC. Esto permitió que las unidades operativas se especialicen en ámbitos de gestión y control basado en

la metodología de gestión por procesos.

Durante el mes noviembre se inició el levantamiento de la planificación operativa institucional; para esto, el

Director General con todo su equipo directivo analizaron los resultados obtenidos durante el 2015 y evaluaron

el avance hacia la consecución de la Visión institucional. Las directrices dadas por la alta dirección se

formalizaron en el documento “Revisión de la Objetivos Institucionales” que consta como Anexo 1 en el

presente plan.

2. JUSTIFICACIÓN

La planificación operativa sirve como la guía principal para el uso y asignación de recursos en un periodo

determinado y para la posterior evaluación del desempeño en la ejecución de planes de mejora y de proyectos.

Es responsabilidad de cada Director de área planificar y velar por el cumplimiento de las metas trazadas y del

presupuesto asignado. Para ello, cuenta con herramientas de gestión como el Gobierno por Resultados (GPR),

el Plan Anual de Contratación y el sistema de seguimiento de la gestión (Teamwork), en estas herramientas se

sistematizará la planificación operativa presentada en este documento con respectivos responsables y metas a

alcanzar. Con esto, se busca dar transparencia y continuidad a la gestión institucional mediante un seguimiento

y actualización de resultados para una oportuna toma de decisiones en todos los niveles institucionales.

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La metodología para el levantamiento de la Planificación Operativa fue socializada el 13 de noviembre en

reunión de trabajo con el todo el Directorio; en este espacio se dieron directrices y respondieron dudas sobre

la gestión y evaluación 2016 (Ver Anexo 2). Posteriormente, se ejecutaron reuniones de trabajo con los

Directores de cada unidad y sus Coordinadores a fin de levantar y validar los requerimientos y presupuesto de

cada área. Los requerimientos operativos fueron levantados según la estructura organizacional y acorde a los

niveles de gestión como se presenta en el Cuadro 1.

Cuadro 1. Despliegue Operativo por objetivos vinculados en los diferentes niveles de gestión

Fuente: Planificación Estratégica Institucional

NIVEL N-4

NIVEL N-1

NIVEL N-2

NIVEL N-3

OBJETIVO ESPECÍFICO N(2)SUBDIRECCIÓN GENERAL DE LA

DIGERCIC

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS N(1)EN RELACIÓN AL NEGOCIO

OBJETIVOS OPERATIVOS N(4)DIRECCION DE SERVICIOS DE REGISTRO CIVIL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓNDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN REGISTRALDIRECCIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE T.I.DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y OPERACIONESDIRECCIÓN DE SOPORTE E INTEROPERABILIDAD

OBJETIVO ESPECÍFICO N(3) COORDINACIÓN GENERAL

DE SERVICIOS

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS N(1)RELACIONADOS CON LA EFICIENCIA OPERACIONAL Y TALENTO HUMANO

OBJETIVO ESPECÍFICO N(2)PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICAGESTIÓN JURÍDICACOORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

OBJETIVO ESPECÍFICO N(3)COORDINACIÓN GENERAL

DE TIC

OBJETIVOS OPERATIVOS N(4)

DIRECCION ADMINISTRATIVADIRECCIÓN FINANCIERADIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL CAMBIO DE CULTURADIRECCIÓN DE PATROCINIO Y NORMATIVADIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICADIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y MONITOREO OBJETIVOS OPERATIVOS N(4)

COORDIINACIONES ZONALES

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3. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA FINANCIERA

3.1 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

MISIÓN DE LA DIRECCIÓN

Administrar de forma efectiva los recursos materiales, bienes y documentación administrativa a través de la

gestión integral de los procesos administrativos que garantice el desempeño eficiente de las actividades

institucionales.

ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN

Unidad de Gestión

Objetivos Estrategias

Dirección General (N1)

OE1: Incrementar la satisfacción al usuario Garantizar la operatividad, funcionalidad e integración de la infraestructura administrativa, y de operaciones

OE7: Incrementar la eficiencia institucional

Implementación de acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión

Coordinación Administrativa Financiera (N2)

Incrementar la efectividad de los productos y servicios provistos por los procesos administrativos financieros

Implementar herramientas de control de procesos para los servicios administrativos financieros

Desarrollar e implementar las políticas y los instrumentos de control documental y archivo administrativo

Dirección Administrativa

(N4)

Incrementar la eficiencia del manejo documental, MEDIANTE la implementación y estandarización de los procesos de gestión documental de los archivos administrativos

Proyectos 1. Proyecto de Estandarización de la gestión documental

de los archivos administrativos

Incrementar el grado de funcionalidad de la infraestructura administrativa y logística de la institución, MEDIANTE la ejecución de acciones de mantenimiento y el fortalecimiento de la misma.

Proyectos 2. Proyecto de aseguramiento de la modernización y

mantenimiento de los puntos de atención, infraestructura civil y electrógenos

3. Proyecto Supervisión y Control de la construcción de la Agencia Turubamba

4. Proyecto de construcción de agencias cantonales tipo 3V

5. Proyecto de remodelación de agencias cantonales a nivel nacional

6. Implementación de los mecanismos de control del cumplimiento de la norma vigente para el parque automotor

Incrementar la efectividad de ejecución del plan anual de contrataciones, MEDIANTE el seguimiento y control de las compras planificadas de las direcciones nacionales y coordinaciones zonales

Este objetivo se medirá únicamente con un indicador de operaciones debido a que la fase de estandarización del proceso de adquisiciones está en su fase final. Pendiente socialización del proceso.

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INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-

MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1. Incrementar la eficiencia del manejo documental, MEDIANTE la implementación y estandarización de los procesos de gestión documental de los archivos administrativos

% de Auditorias de gestión documental que cumplen el estándar establecido = N. de Auditorias positivas por Zonas / Total de Auditorias

Discreto por período / Cuatrimestral/ Crecimiento Línea Base: 0

20% 40% 60%

2. Incrementar el grado de funcionalidad de la infraestructura administrativa y logística de la institución, MEDIANTE la ejecución de acciones de mantenimiento y el fortalecimiento de la misma.

% de cumplimiento del plan de mantenimiento zonal = N. de requerimientos atendidos / N. de requerimientos de la línea base de las 9 Zonas y Matriz

Continúo Acumulado/ Cuatrimestral/ Crecimiento Línea base 0

20% 60% 80%

% de puntos de atención modernizados = N. de puntos modernizados / Total de puntos de atención

Continúo Acumulado/ Trimestral/ Crecimiento Línea base 60%

62% 70% 75% 80%

% de vehículos que cumplen con el plan de mantenimiento y matriculación = N. de vehículos que cumplen con el plan de mantenimiento y matriculación / total del parque automotor

Discreto por Período / Trimestral Línea Base: 80%

90% 90% 90% 90%

N. de puntos de atención reportados

en el Matriz de control de costos de

obra civil y de equipamiento (puntos

de atención período 2013 -2016

modernizados)*

*Construcciones, remodelaciones y

adecentamientos

Continúo Acumulado/ Trimestral/ Crecimiento Línea base 0 Total de puntos de atención: 216

20 40 60 85

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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA METAS 2016



3. Incrementar la efectividad de ejecución del plan anual de contrataciones, MEDIANTE el seguimiento y control de las compras planificadas de las direcciones nacionales y coordinaciones zonales

% de eficacia en la gestión de compras de las unidades requirentes = procesos ejecutados acorde a PAC del período/ total de procesos PAC del período planificados Nota: La medición se hará siempre en comparación al PAC aprobado en enero 2016

Discreto por Período / Bimensual Línea Base: 40%

70% 70% 70% 70% 70% 70%

% de ejecución del PAC: N. de procesos ejecutados en el semestre/ Total de procesos planificados Nota: La medición del primer semestre se con el PAC aprobado en enero 2016 y en el segundo semestre se considerará las reformas.

Acumulado Continuo Semestral Línea base: 57%

60% 90%

% de procesos de adquisición incluidos en informe de lecciones aprendidas = N. de procesos incluidos en lecciones aprendidas / Total de procesos publicados en el portal de compras públicas en el período Nota: el informe servirá para la identificación de debilidades y puntos a mejorar. El reporte será socializado con todas las Direcciones para transferencia de conocimiento

Discreto por Período / Trimestral Línea Base: 0

100% 100% 100% 100%

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DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

1. Incrementar la eficiencia del manejo documental, MEDIANTE la implementación procedimiento de

gestión documental de los archivos administrativos

Nombre del Proyecto

Líder Componentes Indicador del proyecto

1. GPR: Proyecto de Estandarización de la gestión documental de los archivos administrativos

Responsable de la Unidad de Secretaria General

1. Análisis de los instrumentos emitidos previamente realizado

2. Herramientas de estandarización aprobadas

3. Implementación de procesos ejecutada

4. Planes de mejoras aprobados

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 90%

%Nivel de madurez del proceso (Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos) Meta 30% I Semestre - 45% II semestre (acumulado a diciembre 2016)

2. Incrementar el grado de funcionalidad de la infraestructura administrativa y logística de la institución,

MEDIANTE la ejecución de acciones de mantenimiento y el fortalecimiento de la misma.

Nombre del Proyecto


2.GPR:

Proyecto de aseguramiento de la modernización y mantenimiento de los puntos de atención, infraestructura civil y electrógenos Proyecto homologado a las Zonas

Coordinador de Infraestructura y Coordinador de Mantenimiento

1. Socialización de formatos y requisitos para elaborar el presupuesto y el plan de mantenimiento y adecentamiento de la infraestructura civil y de equipos por zonas realizado

2. Diagnóstico de estado actual de los puntos de atención no modernizados, plan y presupuesto de mantenimiento preventivo y correctivo aprobado

3. Plan de modernización y mantenimiento de la infraestructura civil y electrógenos ejecutado


% cumplimiento del plan de modernización y mantenimiento por zona: N. de intervenciones realizadas por zonas / Total de intervenciones planificadas Meta acumulada I Tri 10% II Tri 30% III Tri 70% IV Tri 92 % Línea Base: a determinarse con el diagnóstico de puntos no modernizados (plazo febrero 2016) % Ejecución Presupuestaria de la Zona = Presupuesto ejecutado / presupuesto planificado por zona Meta: I Tri 20% II Tri 50% III Tri 70% IV Tri 90 % Línea Base: 0

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Nombre del Proyecto


3.Teamwork: Actividad de Acompañamiento, Supervisión y Control de la construcción de la Agencia Turubamba

Director Administrativo

1. Supervisión del proceso contractual SECOB realizado

2. Escrituras y permiso ambiental 3. Control de transferencias y

liquidación financieras realizadas 4. Supervisión de avance físico y

fiscalización de obra ejecutado 5. Control de equipamiento de la

agencia ejecutado

Cumplimiento de Cronograma = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 95%

4.Teamwork: Proyecto de construcción de agencias cantonales tipo 3V

Coordinador Infraestructura

1. Agencia Píllaro 3V construida y equipada (marzo 2016)

2. Agencia Valencia 3V construida y equipada (julio 2016)

3. Agencia Colta 3V construida y equipada (agosto 2016)

4. Agencia SENPLADES (agosto 2016)


N. de agencias inauguradas I semestre : 1 II semestre: 2 N. de agencias con liquidación económica a diciembre 2016: 3

5. Teamwork: Proyecto de remodelación de agencias cantonales a nivel nacional

Coordinador Infraestructura

1. Remodelación Zona 3 (Quero, Pelileo, Izamba, Arajuno, Pujilí) abril 2016

2. Remodelación Zona 4 (Olmedo, Flavio Alfaro, Paján, Rocafuerte, Bahía de Caraquez, Calceta y Puerto Lopez) enero 2016

3. Remodelación Zona 5 (Chillanes, Echeandía, San Miguel, Colonche, Manglaralto) abril 2016

4. Remodelación Zona 6 (Santiago de Méndez, Palora, Tiwinza, Nabón) ejecutada febrero 2016

5. Remodelación Zona 7 (Espíndola, Macará, Zapotillo, Arenillas, Zaruma, Yacuambide) enero 2016

6. Remodelación Zona 1 (Borbón, Río Verde, Cotacachi, Atuntaqui, El Angel) mayo 2016


% agencias remodeladas y con liquidación económica: N. De agencias remodeladas con liquidación económica/ Total de Agencias Planificadas Meta acumulada trimestral: I Tri: 53% II Tri: 70% III Tri: 100% Total de agencias remodeladas y operativas: 32 a agosto 2016

5. GPR: Implementación de mecanismos de control del cumplimiento de la norma vigente para el parque automotor

Coordinador Unidad de Gestión de Transportes

1. Análisis y compendio de los instrumentos emitidos previamente realizado

2. Directrices de cumplimiento y auditorias socializadas

3. Ejecución de auditorias


% vehículos sin contravenciones = N. de vehículos sin contravenciones / Total del parque automotor Meta: 70% indicador discreto

mensual o

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COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS

COMPROMISOS

- Pendiente la programación del presupuesto para la Mega agencia Turubamba, en espera de cierre de

pronunciamiento del SECOB, plazo 15 de enero.

- Pendiente la programación del monto real 2016 de arrastres de obras, esta información debe ser

desglosada por fuentes de financiamiento BID y Fiscal. El monto de arrastres de obras debe ser

ratificado con la Dirección Financiera y Jefe de Operaciones BID, plazo 04 de enero.

- Socializar y capacitar a ordenadores de gasto, y demás funcionarios involucrados en el proceso de

adquisiciones sobre el nuevo proceso y las mejoras realizadas, plazo 08 de enero 2016.

- La Dirección Administrativa estará a cargo de la implementación del Check List de documentos

habilitantes para el proceso de adquisiciones, en este documento se llevará un control de los tiempos

de gestión por cada unidad operativa, plazo para la implementación 08 de enero 2016.

- Se debe iniciar de manera inmediata con la creación de formatos y directrices para la homologación de

proyectos a las zonas, durante el mes de enero se deberá hacer socializar a todos los Coordinadores

Zonales sobre cada proyecto desconcentrado y como se hará seguimiento a su ejecución.

OBSERVACIONES

- A solicitud de la Coordinación Zonal 9, se pide considerar la naturaleza y dinamismo de los archivos

que maneja la zona para dar lineamientos de estandarización. Esta reunión debe realizarse previo a la

entrega de la ficha del proyecto final y no se aceptará la carga de hitos si estos no han sido

coordinados con al menos 3 Coordinadores Zonales y la Dirección de Procesos.

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FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA

DIRECCIÓN

La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.

Firma de responsabilidad del Director de Dirección Administrativa

Observaciones

Firma de responsabilidad del Coordinador Administrativo Financiero

Observaciones

Fecha de levantamiento de la información: 12 y 19 de noviembre de 2015

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3.2 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA


Administrar y gestionar eficientemente los recursos financieros asignados a la Institución y aquellos que se

generan por autogestión, verificando la transparencia, eficacia y economía en el uso de los mismos, dando

cumplimiento al plan operativo institucional.


Unidad de Gestión



OE7: Incrementar la eficiencia operacional institucional

Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión

OE8: Incrementar el uso eficiente del presupuesto

Mantener bajo control los recursos financieros institucionales y velar por le ejecución eficiente del presupuesto acorde a la normativa vigente (alineación compartida con Planificación e Inversión)



Implementar herramientas de control de procesos para los

servicios administrativos y financieros

Dirección Financiera (N4)

Incrementar la efectividad de la gestión financiera MEDIANTE, la automatización, la implementación de mejoras, seguimiento y control de los procesos administrativos financieros

Proyectos 1. Elaboración e implementación del plan de mejoras y

sistematización de los procesos relacionados con la gestión financiera

2. Implementación y despliegue del sistema de facturación electrónica a nivel nacional

Incrementar los niveles de control del ciclo financiero MEDIANTE la aplicación de la normativa legal vigente

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OBJETIVO OPERATIVO

INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-


1. Incrementar la efectividad de la

gestión financiera

MEDIANTE, la automatización,

la implementación

de mejoras, seguimiento y control de los

procesos administrativos

financieros

Porcentaje de eficacia en la recaudación de ingresos = Valores recaudados por ingresos /Obligaciones por cobrar

Discreto por Período Trimestral Línea Base 88%

89% 89% 90% 90%

Porcentaje de eficacia en las autorizaciones de pago ejecutadas = Total de órdenes de

pago procesadas en menos de 5 días/ Total de órdenes recibidas

en el mes Nota: se comparará la fecha de ingreso del trámite a Financiero vs fecha de CUR de Pagos (se excluye trámites que se hayan devuelto a la unidad requirente y no sean reingresados en el mismo mes)

Discreto por Período Mensual Línea Base 99% Las solicitudes de pago se receptarán hasta los 22 de cada mes

99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99%

Eficacia en el cumplimiento de obligaciones patronales con el trabajador = No. Haberes liquidados y re liquidados/No. Haberes solicitados

Discreto Mensual Por período Línea Base 94%

94% 94% 94% 94% 94% 94% 95% 95% 95% 95% 95% 95%

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OBJETIVO OPERATIVO

INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTAMIENT

O ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

2. Incrementar los niveles de control del ciclo financiero MEDIANTE la aplicación de la normativa legal vigente

Porcentaje de ejecución presupuestaria gasto corriente = Monto de gasto corriente devengado/ Presupuesto de gasto corriente codificado

Continuo/ Acumulado/ Mensual/ Línea Base 95%

2% 14.4% 23.08% 31.93% 36.67% 44.49% 51.63% 59.52% 68.81% 76.02% 83.36% 96.49%

Porcentaje eficacia en la ejecución presupuestaria de Inversión = Gasto de inversión ejecutado (incluye 998 y anticipos entregados en el mes)/Presupuesto de Gasto de inversión Codificado (excluye anticipos)

Continuo Acumulado Mensual Línea Base 70%

0.14 % 3.48% 6.80% 8.66% 13.45% 25.05% 36.50% 48.43% 60.78% 70.51% 84.51% 90.26%

Control de inventario de especies valoradas = Especies valoradas, hojas de seguridad y docs de seguridad utilizadas + Stock disponible/ Especies valoradas, hojas de seguridad y docs de seguridad entregadas por bodega general

Discreto Mensual Por Período Línea Base 95%

97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97%

Período promedio de cobranza por ingresos de interoperabilidad= (Sumatoria de cuentas por cobrar en el período* Días en el período) / Ventas a crédito en el período Nota: Este indicador nos muestra el número promedio de días que los ingresos se encuentran sin efectivizar

Discreto por período Trimestral Línea base: 60 días

55 días 50 días 45 días 40 días

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1. Incrementar la efectividad de la gestión financiera MEDIANTE, la automatización, la implementación de

mejoras, seguimiento y control de los procesos administrativos financieros

Nombre del Proyecto


1. GPR: Elaboración e implementación del plan de mejoras y sistematización de los procesos relacionados con la gestión financiera

Coordinador de Presupuesto

Nancy Corrales

1. Sistema transaccional para el control de los ingresos institucionales implementado, plazo junio del 2016

2. Procedimiento de control, monitoreo y medición de la gestión presupuestaria y contable implementado, plazo enero 2016

Nota: desarrollar un instrumento normativo que regule el tiempo de vigencia de una certificación presupuestaria, incluye la implementación de una matriz de control de los tiempos de solicitud de la certificación presupuestaria vs registro de contrato, una matriz de control de la efectividad en solicitud de pagos de los administradores de contrato. Finalmente se hará una socialización de los controles implementados

3. Sistema de seguimiento y control de pólizas y garantías (recepción, custodia, renovación, devolución, y efectivización de pólizas de la institución), plazo marzo 2016

4. Plan de mejoras identificado


Indicadores

N. informes de control, monitoreo y

medición de la gestión

presupuestaria entregados. Meta:

6 informes bimensuales a

diciembre de 2016

% certificaciones presupuestarias

efectivas: N. de certificaciones

presupuestarias que cumplen con

el tiempo máximo establecido /

Total de certificaciones

presupuestarias emitidas. Meta

cuatrimestral: 70%, 80% y 90%

% efectividad en renovación de

pólizas: N. de solicitud de

renovación de pólizas un mes

antes de su vencimiento / Total de

pólizas a vencerse en el período.

Meta mensual: 100%

2. Teamwork: Implementación y despliegue del sistema de facturación electrónica a nivel nacional

Directora Financiera

Patricia Maldonado

1. Levantamiento de requerimientos funcionales y flujos automatizables realizados

2. Contratación del desarrollo del sistema de facturación electrónica realizada

3. Implementación a nivel nacional ejecutada

4. Soporte Nota: Se solicitará un delegado de tecnología para el Proyecto cuyo rol será técnico. Todas las atribuciones de gerencia y toma de decisiones pasan a Directora Financiera.


N. de agencias con sistema e-Fact implementado

Meta: 100% agencias a diciembre 2016

N. de personal capacitado en el uso del sistema e-fact

Meta: al menos 60 funcionarios a nivel nacional.

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DIRECCIÓN


Firma de responsabilidad del Director/a Financiera

Observaciones


Observaciones

Fecha de levantamiento de la información: 10 de diciembre de 2015

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3.3 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE

RECURSOS HUMANOS


Administrar el Sistema integrado de gestión del recurso humano, desarrollo institucional, bienestar social,

remuneraciones y seguridad, conforme lo establecido en la normativa legal vigente para fortalecer las

competencias de los colaboradores de la Institución, a fin de aportar en la consecución de los objetivos

institucionales.


Unidad de Gestión



OE6: Incrementar el desarrollo y optimización del talento humano

Asegurar las disponibilidad del personal competente, comprometido, motivado y en constante desarrollo




Incrementar los niveles de desempeño del personal de la DIGERCIC a nivel nacional

Asegurar que se disponen de los recursos e instrumentos técnicos para la implantación de la estructura ocupacional

Asegurar que se disponen de los recursos e instrumentos técnicos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud de los Trabajadores


Implementar herramientas de control de procesos para los servicios administrativos y financieros

Dirección de Administración

de Recursos Humanos(N4)

Reducir la brecha de competencia de Talento Humano MEDIANTE el desarrollo y evaluación de los servidores de la institución a nivel nacional

Proyectos 1. Elaboración, ejecución y evaluación del Plan Anual de

Formación y Capacitación 2016 2. Diseño e implementación de la metodología para la

identificación de la Brecha de Competencia del Recurso Humano

3. Implementación de la Escuela Virtual para capacitaciones internas y apalancamiento a la estandarización de procesos

Incrementar la efectividad en la gestión de los Recursos Humanos MEDIANTE la estandarización y desconcentración de los procedimientos de gestión acorde a lo establecido en la normativa

4. Elaboración y ejecución del plan de estandarización y desconcentración de los procesos de Recursos Humanos

5. Elaboración y ejecución del programa de riesgos laborales (Fase II)

6. Proyecto de elaboración y ejecución del Plan de Vigilancia de la Salud

Incrementar el grado de implantación de la estructura ocupacional MEDIANTE la implementación del manual de puestos según la normativa vigente

7. Implementar la estructura orgánica y numérica institucional

20


DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS METAS 2016 OBJETIVO

OPERATIVO INDICADOR COMPORTAMIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1. Reducir la brecha de competencia de

Talento Humano MEDIANTE el desarrollo y

evaluación de los servidores de la DIGERCIC a nivel

nacional

Porcentaje de servidores públicos capacitados de acuerdo al Plan de Formación y Capacitación Institucional = Número de funcionarios capacitados / Total de servidores públicos en la institución

Acumulado Trimestral Línea Base: 37%

17% 25% 75% 100%

Porcentaje de eficacia en el cumplimiento del plan anual de capacitaciones = N. de capacitaciones ejecutadas acorde a las actividades esenciales del puesto/ Total de capacitaciones planificadas

Discreto Por Período Trimestral Línea Base: 60%

80% 80% 80% 80%

Porcentaje de evaluación integral del desempeño = Tabulación real / Tabulación ideal Nota: el indicar evidencia la percepción del desempeño del personal considerando los modelos teóricos como 180 y 360 – Medición a ser ejecutada con Cambio de Cultura Organizacional

Discreto Por período Semestral Línea base: 0

40% 60%

2. Incrementar la efectividad en la

gestión de los Recursos Humanos

MEDIANTE la estandarización y

desconcentración de sus procedimientos

conforme a lo establecido en la

normativa

Indice de Gestión de Seguridad y Salud = 5 x IArt + 3 x IOpas + 2 x IDps + 3 x IDs + Ients + 4 x IOsea + 4 x Icai / 22

Continuo Acumulado Semestral Línea Base 16%

20% 25%

Indice de eficacia del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad del Trabajdor = N. Elementos auditados integrados e implantados /No. Total de elementos aplicables

Discreto Por período Semestral Línea Base: 0

18% 25%

Porcentaje de subsecuencia de atención médica por enfermedad = N. Atenciones subsecuentes / /TTL. De atenciones médicas integrales

Discreto Por período Mensual Reducción

40% 39.17% 38.33% 37.50% 36.66% 35.83% 35% 34.16% 33.33% 32.50% 31.66% 30%

21

OBJETIVO OPERATIVO INDICADOR COMPORTAMIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

3. Incrementar el grado de implantación

de la estructura ocupacional

MEDIANTE la implementación del manual de puestos institucional según normativa vigente

Porcentaje de cumplimiento del plan anual de vacaciones = N. funcionarios que han tomado vacaciones en el período / Planificación del período

Discreto Por período Trimestral Línea Base: 0

80% 80% 80% 80%

Indice de rotación del nivel operativo = ((A + D)/2) / ((Tpin + Tfin)/2)

Discreto Por período Trimestral Línea Base 1.4%

7% 5.50% 4% 2%

Indice de rotación del nivel directivo = ((A + D)/2) / ((Tpin + Tfin)/2)

Discreto Por período Trimestral Línea Base 12%

2% 2% 2% 2%

Porcentaje de personal con contratos ocasionales = N. contratos ocasionales (LOSEP) / Nombramientos provisionales + Nombramientos permanentes + Contratos de Código del Trabajo

Discreto Por período Trimestral Línea Base 0%

47.50% 47.50% 47.50% 47.50%

Porcentaje de personal con nombramiento provisional = N. Nombramientos provisionales (LOSEP) / Nombramientos permanentes (LOSEP)

Discreto Por Período Trimestral Línea Base 93%

201% 187% 139% 91%

Porcentaje de cumplimiento de la inclusión de personas con capacidades especiales = Número de servidores públicos con capacidades especiales / Total de servidores públicos en la institución

Discreto Por Período Trimestral Línea Base 4%

4% 4% 4% 4%

22


1. Reducir la brecha de competencia de Talento Humano MEDIANTE el desarrollo y evaluación de los

servidores de la institución a nivel nacional

Nombre del Proyecto


1. GPR: Elaboración, ejecución y evaluación del Plan Anual de Formación y Capacitación 2016

Coordinador Capacitación Eddy Ruiz

1. Detección de necesidades por área y resultados de evaluación 2014 realizada

2. Plan de Capacitación 2016 aprobado por la alta dirección

3. Plan de capacitación ejecutado 4. Plan de Capacitación evaluado,

plazo enero 2017

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 95% % Capacitaciones internas: N. de capacitaciones internas ejecutadas / total de capacitaciones Meta trimestral acumulada: I TRI 20% II TRI 40% III TRI 60% IV TRI 80% % Capacitaciones externas: N. de capacitaciones externas ejecutadas / total de capacitaciones Meta semestral acumulada: I Semestre: 10% II Semestre: 15%

2. GPR: Establecer la metodología para la identificación de la Brecha de Competencia del Recurso Humano

David Nuñez

1. Metodología de detección y medición de la brecha aprobada por la Coordinación

2. Brecha de Competencia Identificada por puesto y persona

3. Detección de Necesidades de capacitación

4. Plan de Capacitación 2017 basado en brecha de competencias y necesidades aprobado por la alta dirección, plazo diciembre 2016

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% % de personas y puesto de trabajo evaluados para identificación de brecha = N. de personas y puestos evaluados / Total de puestos y personas Meta acumulada cuatrimestral: I Cuatri: 0% II Cuatri: 40% III Cuatri: 90%

3. Teamwork: Implementación de la Escuela Virtual para capacitaciones internas

Líder de proyecto de capacitación virtual

Oscar Saenz

1. Detección de necesidades de desarrollo de contenidos virtuales ejecutada (considerar las necesidades de capacitación Plan de Estandarización de procesos)

2. Malla curricular con horarios y cronograma de capacitaciones virtuales aprobado por la Subdirección

3. Capacitaciones virtuales ejecutadas 4. Retroalimentación de los cursos y

plan de mejoras a la plataforma realizado

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% % de personal que toma el curso de inducción y reducción virtual = N. de personal que toma el curso / Total de funcionarios Meta Acumulado Trimestral: I Tri: 20% II Tri: 40% III Tri: 70% III Tri: 98% % de funcionarios con al menos un curso virtual (no incluye inducción): N. de funcionarios que tomaron un curso virtual/ Total de funcionarios Meta Acumulado Trimestral: I Tri: 30% II Tri: 50% III Tri: 80% III Tri: 95%

23

2. Incrementar la efectividad en la gestión de los Recursos Humanos MEDIANTE la estandarización y

desconcentración de sus procedimientos conforme a lo establecido en la normativa

Nombre del Proyecto Líder Componentes Indicador del proyecto

4. GPR: Elaboración y ejecución del plan de estandarización y desconcentración de los procesos de Recursos Humanos

César Hidalgo

1. Procesos a ser desconcentrados identificados, plazo enero 2016

2. Lineamientos de procesos a ser desconcentrados elaborados y socializados a las zonas, plazo marzo 2016

3. Implementación y Capacitación ejecutada, plazo abril 2016

4. Seguimiento y retroalimentación ejecutada, plazo septiembre 2016

Nota: el proyecto incluye los procesos de las unidades Desarrollo Institucional, Recursos Humanos y Bienestar Social y Protección Social.

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% % Nivel de madurez del proceso. Meta 30% el I Semestre e incremento del 15% en el segundo semestre. Total acumulado 45% a diciembre de 2016 – Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos

5. GPR: Elaboración y ejecución del programa de riesgos laborales (Fase II)

Christian Medina

1. Medición de factores de riesgo laboral realizada y socializada

2. Dotación de equipos de protección personal, y ropa de

trabajo realizada1

3. Higienización de archivos de agencias con centros de producción realizada

4. Implementación de señalética prohibitiva, informativa de seguridad, y prevención en agencias con centros de producción

2

5. Implementación insumos de las brigadas de emergencias en agencias de mayor producción (top 10)

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100%

6. Teamwork: Proyecto de elaboración y ejecución del Plan de Vigilancia de la Salud Ocupacional

Christian Medina

1. Pendiente actualizar ficha del proyecto cargo en el sistema Teamwork con el nuevo alcance del proyecto, plazo 08 de enero


1 Adquisición realizada en el 2016, proceso pendiente el pago de anticipo, incluir en arrastres, contrato 80.000 usd.

Pendiente una compra para el segundo semestre 2016 de equipos de protección (fungibles), monto referencial 50.000 usd 2 Proceso contractual a realizarse en el primer trimestre 2016, monto referencia 60.000 usd

24

3. Incrementar el grado de implantación de la estructura ocupacional MEDIANTE la implementación del

manual de puestos institucional según normativa vigente


7. GPR: Implementar la estructura orgánica y numérica institucional (concursos de méritos y oposición)

Viviana Tayupanta

1. Planificación del número de puestos objetos del concurso creada

2. Concursos de mérito y oposición ejecutados

3. Declaratoria de ganadores y expedición de nombramientos provisionales realizada

4. Evaluación de período de prueba y entrega de nombramientos definitivos ejecutada.

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% % Personal con nombramiento: N. de puestos planificados aprobados con personal de nombramiento definitivo/ Total de puestos aprobados por el estatuto orgánico por proceso diciembre 2016. Meta trimestral acumulada: I Tri: 20% II Tri: 30% III Tri 40% III Tri: 50%


COMPROMISOS

- Realizar alcance al proyecto teamwork Implementación de la Escuela Virtual, considerar la necesidad

de todas las áreas agregadoras de valor que requieren estandarizar procesos operativos. Para la

definición de los horarios y cronogramas de capacitación las Direcciones Nacionales deben llegar a un

acuerdo de la programación anual. Se debe considerar los tiempos de trabajo y estacionalidades

(demandas de servicios) con la finalidad de establecer tiempos que beneficien el aprendizaje efectivo

de los temas planteados. La Dirección de Recursos Humanos será la encarga de velar que esta

disposición sea ejecutada.

- Pendiente actualizar ficha del proyecto de Vigilancia de Salud Ocupacional en el sistema Teamwork con

el nuevo alcance del proyecto, debe ser más integral no solo reducirse a compras o contrataciones,

plazo 08 de enero

- Proyecto GPR: Ejecución del plan de inducción y reinducción. Este proyecto se cierra este año, se debe

elaborar informe de cierre, debe ser aprobado por el Coordinador Administrativo, plazo 28 de

diciembre.

- Proyecto GPR: Implementación del Proyecto de Reestructuración Institucional. Este proyecto se cierra

este año, se debe elaborar informe de cierre, debe ser aprobado por el Coordinador Administrativo,

plazo 28 de diciembre.

- Pendiente definición de enlaces y storage para la plataforma Moodle.

25


DIRECCIÓN


Firma de responsabilidad del Director/a de Recursos Humanos

Observaciones


Observaciones

Fecha de levantamiento de la información: 19 de noviembre de 2015

26

4. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS

4.1. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE REGISTRO

CIVIL


Promover el registro oportuno e integral de los hechos y actos civiles de las personas mediante la generación e

implementación de políticas, procesos, procedimientos y lineamientos técnicos que garanticen el acceso a

derechos constitucionales y contribuyan a la planificación gubernamental.


Unidad de Gestión



OE2: Incrementar el registro e inscripción oportuna de hechos y actos civiles

Ampliar la cobertura de los servicios y estructurar nueva alianzas interinstitucionales para fortalecer los servicios existentes



Sub Dirección General (N2)

Incrementar la efectividad de los procesos sustantivos estableciendo los estándares de servicios y de producción que propicien el cumplimiento de las expectativas del usuario

Articular la operatividad de los procesos sustantivos y asegurar el desarrollo y mejora de servicios

Afianzar la capacidad de producción e incorporar herramientas gerenciales de mejoramiento y toma de decisión

Coordinación General de Servicios (N3)

Incrementar el registro oportuno de hechos y actos civiles y asegurar la confiabilidad de la identidad ciudadana

Maximizar la eficacia operativa en la entrega de los servicios al usuario

Dirección de Servicios de Registro Civil

(N4)

Incrementar la confiabilidad de la información de registro de hechos y actos relativos al estado civil de la personas MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos

Proyectos 1. Implementación, estandarización y simplificación

de los procesos de Registro Civil a nivel nacional 2. Proyecto de mejora y estandarización de la

captura de información registral del sistema único de transacciones de identidad SUTI

Incrementar el registro oportuno y captación de inscripciones tardías de los hechos vitales MEDIANTE la implementación de aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales

Proyectos 1. Proyecto de aprovechamiento del REVIT para

incrementar la inscripción oportuna de nacimientos y defunciones

2. Implementación del Plan de Fortalecimiento y ampliación de los puntos de inscripción de nacimientos a nivel nacional

27


DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE REGISTRO CIVIL METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO



1. Incrementar la confiabilidad de la información de registro de hechos y actos relativos al estado civil de la personas MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos

Porcentaje de calidad de la información de las actas registrales por agencias posterior al muestreo == (Total de la muestra – N. de inconsistencias de la muestra ) / Total de la muestra Nota: el levantamiento de la línea se hará con información de agosto – octubre 2015, para establecer la meta 2016

Discreto por período Trimestral/ Crecimiento Línea base: a definirse en marzo

N/A 80% 85% 90%

Porcentaje de puntos de atención que no incurren en errores recurrentes de la muestra de calidad de información = N. de puntos de atención que no incurren en errores recurrentes / Total de puntos de atención Recurrencia: los errores de la muestra de la agencia no superan el 5% de errores incurridos en el bimestre. Nota: Se utilizará una la tabla de verificación de errores para la calificación de este indicador

Discreto por período/ Bimestral/ Crecimiento Línea base: 0

N/A 50% 65% 75% 85% 92%

2. Incrementar el registro oportuno y captación de inscripciones tardías de los hechos vitales

Porcentaje de cumplimiento de inscripciones de nacimientos = N. de inscripciones realizadas en agencias y Arces / Total de inscripciones planificadas Nota: el informe del indicador deberá ser desagregado por zonas y por agencias

Continuo acumulado/ Mensual Línea base: 92% Meta: 310.091 inscripciones

8% 15,3% 23,7% 32,1% 40,2% 48,8% 57,7% 66,4

% 75,5% 84% 92,2% 100%

28

OBJETIVO OPERATIVO



2. Incrementar el registro oportuno y captación de inscripciones tardías de los hechos vitales MEDIANTE la implementación de aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales

Porcentaje de cobertura de registro electrónico por nacido vivo= N. inscripciones realizadas en el sistema REVIT en el período/ Total de registros REVIT en el período

Discreto por período /Mensual Línea Base: 65,75%

66% 66% 66% 70% 70% 70% 75% 75% 80% 85% 90% 90%

% de efectividad de ARCES = N. de Inscripciones en ARCES / Total de Nacimientos en el establecimiento de Salud

Discreto por período /Mensual Línea Base: 70%

70% 70% 70% 72% 72% 75% 75% 75% 80% 80% 85% 85%

Porcentaje de cobertura de inscripciones de nacimientos = Total de inscripciones de nacimiento realizadas /Proyección nacimientos año 2016 según INEC

Incremento/Acumulado Mensual Línea base: 89%

7% 14% 22% 30% 37% 45% 53% 61% 70% 78% 85% 92%

Indicador para Pichincha y Guayas % de solicitudes Banco Pacífico = N. de solicitudes de cuenta Mi Pequeño Gigante/ total de inscripciones realizadas

Discreto por período / Mensual Línea Base: 70%

N/A 80% 85% 85% 85% 85% 85% 85% 90% 90% 90%

29


1. Incrementar la confiabilidad de la información de registro de hechos y actos relativos al estado civil de

la personas MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y

aplicativos tecnológicos

Nombre del Proyecto


1. GPR: Implementación, estandarización y simplificación de los procesos de Registro Civil a nivel nacional – Proyecto homologado a las zonas

Coordinador de Normativa, Políticas y Lineamientos de Registro, Miguel Saltos


2. Contenido de capacitación y evaluación plataforma Moodle desarrollado


4. Planes de mejoras aprobados. Nota: Este proyecto debe alinearse a los dos objetivos operativos en GPR.

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% Porcentaje de funcionarios que aprobaron con más del 80% las evaluaciones de Registro Civil = N. de funcionarios que aprobaron con más del 80% las evaluaciones / Total de funcionarios evaluados. Meta cuatrimestral- discreta: 85% de los funcionarios aprueban las capacitaciones.

2. GPR: Proyecto de mejora y estandarización de la captura de información registral del sistema único de transacciones de identidad SUTI

Director de Servicios de Registro Civil, Darwin Valdivieso

1. Módulo de defunciones implementado

2. Módulo de emisión de certificados de información registral implementado

3. Módulo de Rectificaciones/Actualizaciones implementado

4. Módulo de naturalizaciones implementado

5. Módulo de matrimonios implementado

6. Módulo de uniones de hecho implementado

7. Módulo de adopciones implementado

8. Plan de Mejora aprobado Nota: Los plazos de desarrollo de cada módulo deben ser establecidos conjuntamente con la Coordinación de Tecnología y Subdirección a fin de fijar las prioridades de desarrollo e impacto de la Nueva Ley de Registro Civil.

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 90% Todos los módulos se encuentran en operación, plazo agosto 2016 100% del personal de Servicios de Registro Civil capacitado en el uso de la nueva plataforma, plazo agosto del 2016

30

2. Incrementar el registro oportuno y captación de inscripciones tardías de los hechos vitales MEDIANTE la implementación de aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales

Nombre del Proyecto


3. Teamwork: Proyecto de aprovechamiento del REVIT para incrementar la inscripción oportuna de nacimientos y defunciones

Director de Servicios de Registro Civil, Darwin Valdivieso

1. Análisis y elaboración del instrumento legal para viabilidad inscripción de oficio ejecutado (considerar la aprobación de la Nueva Ley de Registro Civil)

2. Mecanismo de captura de número celular y envío de SMS para mensajes recordatorios de inscripción implementado

3. Instrumentos de estandarización del proceso de inscripción actualizado

4. Implementación de procesos a nivel nacional ejecutada – Plan de Capacitación

5. Plataforma tecnología de soporte a la operación habilitada

6. Planes de mejoras aprobados Nota: Plazo de ejecución del proyecto 12 meses

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 95% Incrementar en un 15% las inscripciones de nacimientos oportunas en comparación con el 2015. N. funcionarios de la DIGERCIC que conocen sobre temática de reconocimientos de paternidad: 80% de los funcionarios de Registro Civil a diciembre de 2016, capacitaciones trimestrales. Porcentaje de inscripciones de oficio registradas en el sistema de inscripciones en menos de 3 días = N. de inscripciones de oficio registradas en el sistema de inscripciones (REVIT) en menos de 3 días / Total de nacimientos en los establecimientos de Salud Meta incremental bimensual hasta llegar al 90% a diciembre de 2016

3. Teamwork: Implementación del Plan de Fortalecimiento y ampliación de los puntos de inscripción de nacimientos a nivel nacional

Coordinador de Procesamiento y Análisis de Información de Registro Civil, Carolina Cuesta

1. Fortalecimiento de ARCES (ARCES remodeladas con señalética institucional, y directrices para incrementar efectividad en la captura de inscripciones oportunas)

2. Oficinas itinerantes de inscripción de nacimiento en infocentros operativas (análisis del instrumento legal a utilizarse, instrumentos de operación elaborados, implementación ejecutada, y planes de mejora).

3. Oficinas móviles en funcionamiento

Nota: Plazo de ejecución del proyecto 18 meses. La adquisición de las oficinas móviles se definirá en enero 2016 posterior designación del presupuesto institucional.


20.000 inscripciones a diciembre de 2016

en todos los puntos de inscripción a excepción de agencias

N. de agencia ARCES remodeladas con señalética. Meta 100% de agencias Arces operativas remodeladas a marzo de 2016. N. de funcionarios ARCES capacitados: 100% de funcionarios a marzo de 2016. % de oficinas itinerantes en operación = N. De oficinas itinerantes en operación / Oficinas itinerantes planificadas. Meta: 85% N. de oficinas móviles en operación. Meta: 2 a diciembre 2016

31


COMPROMISOS

El Proyecto cargado en el GPR: Desarrollo y ejecución del Plan de Fortalecimiento de los Servicios de

Registro Civil, debe ser cancelado mediante memorando dirigido al Subdirector justificando la

cancelación, plazo 24 de noviembre.

Definir metas de inscripciones de nacimiento (oportunas y totales) por provincia y arces, plazo segunda

semana de diciembre 2015.

Se deberá coordinar con la Dirección de Gestión TI los plazos para el desarrollo de los módulos del

sistema SUTI, con la Dirección de Procesos se deberá establecer los plazos para el levantamiento de los

requerimientos de usuario. Estas coordinaciones se deberán ejecutar las dos primeras semanas de

enero.

Se informará a los Coordinadores Zonales sobre la metodología para la medición de la calidad de la

información, esto se ejecutará en conjunto con la Dirección de Procesos.

Coordinar con la Dirección de Recursos Humanos y Procesos el desarrollo del módulo de capacitación

virtual para la estandarización de procesos de la Dirección.

OBSERVACIONES

Se sugiere que la compra de la oficina móvil sea un proyecto piloto en el primer semestre. De ser

exitoso el proyecto se podría evaluar la compra de 3 oficinas móviles más a fin de que dos

Coordinaciones Zonales puedan compartir una oficina móvil (Ex: Zona 9 y 3 comparten oficia móvil).

Christian Vallejo y Darwin Valdivieso deben alinear los esfuerzos de adquisición de una oficina móvil.

El aplicativo Mi Pequeño Gigante tiene fallas en su funcionamiento en las agencias de Quicentro Sur y

San Blas, este incidente ha sido reportado a la Dirección de Servicios de Registro Civil, por lo que se

solicita considerar esto previo a fijar las metas relacionadas a este servicio.

El proyecto de Reducción de Subregistro que se levará acabo con la colaboración de la CT Canadiense

captará el porcentaje de reducción del Subregistro en la Zonas de intervención y se cuantificará el

impacto de reducción del Subregistro a nivel nacional.

32


DIRECCIÓN


Firma de responsabilidad del Director/a de Servicios de Registro Civil

Observaciones

Firma de responsabilidad del Sr./a Subdirector/a

Observaciones


33

4.2. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE

IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN


Asegurar la identidad de las personas a través de la emisión de políticas, procesos, procedimientos y

lineamientos técnicos en materia de identificación y cedulación, garantizando la calidad de datos de los

ecuatorianos y extranjeros residentes para el ejercicio de sus derechos y obligaciones.


Unidad de Gestión



OE3: Incrementar la identificación con documentos electrónicos de los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país

Asegurar el derecho a la identificación única aplicando mecanismos que garanticen la calidad de la información, uso de base de datos interinstitucionales; y generación y cumplimiento de normas, lineamientos y políticas








Incrementar el registro oportuno de hechos y actos civiles y asegurar la confiabilidad de la identidad ciudadana

Maximizar la eficacia operativa en la entrega de los servicios al usuario

Dirección de Servicios de

Identificación Y Cedulación (N4)

Incrementar la confiabilidad de la información de la identidad ciudadana MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos

Proyectos 1. Implementación, estandarización, seguimiento y

control de procesos de Identificación y Cedulación en puntos de atención y brigadas a nivel nacional

2. Proyecto de Cambio de la Plataforma Tecnológica para personalización de los servicios Registro Civil, Identificación, Cedulación y Gestión de la Información Registral

Incrementar la identificación con documentos electrónicos de los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país MEDIANTE la implementación aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales

Proyectos 3. Proyecto de implementación de servicio de

cedulación para Ecuatorianos residentes en el exterior

4. Proyecto de notificación de expiración de los documentos de identidad (AS 400 y MAGNA) y registro de dirección domiciliaria

5. Proyecto de implementación del servicio de cedulación express (duplicados) en centros de producción a nivel nacional.

34


DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN METAS

OBJETIVO OPERATIVO



1. Incrementar la confiabilidad de la información de la identidad ciudadana MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos

% de calidad de la información relativa a la identificación de usuarios posterior al muestreo = (Total de la muestra – N. de inconsistencias de la muestra ) / Total de la muestra Insumo: consulta de la base de datos de enrolamiento emitido por cantón Nota: Mide la calidad de la información relativa a los campos de: INDOT, número celular, dirección del usuario y errores de operador

Discreto por período Bimensual/ Crecimiento Línea base: a definirse en marzo

N/A 70% 75% 80% 85% 90%

% de agencias que no incurren en errores recurrentes de la muestra de calidad de información = N. de agencias que no incurren en errores recurrentes / Total de agencias Recurrencia: los errores de la muestra de la agencia no superan el 5% de errores incurridos en el bimestre Nota: Se utilizará una la tabla de verificación de errores para la calificación de este indicador

Discreto por período/ Bimestral/ Crecimiento Línea base: 0

N/A 70% 75% 80% 85% 90%

2. Incrementar la identificación con documentos electrónicos de los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país MEDIANTE la implementación de aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales

% de cumplimiento de producción de documentos de identificación = Total de cédulas producidas / Total de Cédulas planificadas Total de producción cédula 2016: 2.759.247 a diciembre 2016

Acumulado/ Mensual Línea base: 100%

7,1% 13,6% 23,3% 33,5% 41,5% 49,9% 58,6% 67,5% 76,1% 83,8% 91,8% 100%

35

OBJETIVO OPERATIVO



2. Incrementar la identificación con documentos electrónicos de los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país MEDIANTE la implementación de aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales

Porcentaje de ciudadanos cedulados en el sistema biométrico (cédula única) = N. de habitantes con documento biométrico / Total de habitantes del territorio acorde a proyección censo 2015

Acumulado Trimestral Creciente Línea base: 68%

70% 72% 75% 78%

Porcentaje de confiabilidad karkex de tarjetas = Inventario final en provincia + Tarjetas dañadas + Producción / Inventario Inicial + reposiciones enviados de Matriz

Discreto por período Línea base:99%

99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99%

Índice de disponibilidad de tarjetas = Stock final tarjetas mes N / Proyección de demanda mes N+1

Discreto por período Línea base: N/A

1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15

Índice de disponibilidad de IPIS = Stock final tarjetas mes N / Proyección de demanda mes N+1


5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5

Índice de disponibilidad de Consumibles = Stock final tarjetas mes N / Proyección de demanda mes N+1


1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10

% de cumplimiento de acciones de mejora y control a la operación = N. de acciones, controles o auditorías realizadas / Total de acciones planificadas Nota: pendiente la entrega del plan o cronograma de acciones de mejora o control que se ejecutarán en el año.


95% 95% 95% 95%

36


1. Incrementar la confiabilidad de la información de la identidad ciudadana MEDIANTE la

implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos.

Nombre del Proyecto


1. GPR: Implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos de Identificación y Cedulación en puntos de atención y brigadas a nivel nacional Proyecto homologado a las zonas

Coordinador de Procesamiento y Análisis de Información de Identificación y Cedulación Miguel Ibadango


2. Renovación y monitoreo centralizado de equipos de impresión realizado


4. Planes de mejoras aprobado

Nota: este proyecto se alinea a los dos objetivos operativos de la Dirección.

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% Tiempo de ciclo del servicio de cedulación en agencias con centros de producción = Reporte estadístico SIPSE % de funcionarios que aprobaron con más del 85% las evaluaciones de Identificación y Cedulación = N. de funcionarios que aprobaron con más del 85% las evaluaciones / Total de funcionarios evaluados. Meta: 90% de los funcionarios aprueban las capacitaciones, discreta. Medición cuatrimestral.

2. Teamwork: Proyecto de Cambio de la Plataforma Tecnológica para personalización de los servicios Registro Civil, Identificación, Cedulación y Gestión de la Información Registral

Directora de Identificación y Cedulación Andrea Albán

1. Priorización de las necesidades

de desarrollo acorde a

requerimientos Nueva Ley

Registro Civil realizada

2. Dimensionamiento técnico y

flujos automatizables realizado

3. Contratación de consultoría y

equipos realizada

4. Implementación de la

plataforma

Nota: Pendiente el desarrollo

estructurado de este proyecto y

presupuesto referencial.

El proyecto debe ser desarrollado con

todos los Directores de las áreas

involucradas en el cambio de la plataforma.

Durante la primera y segunda semana de

enero se deberá definir el alcance del

proyecto.

37

2. Incrementar la identificación con documentos electrónicos de los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país MEDIANTE la implementación de aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales.

Nombre del Proyecto


3. Teamwork: Implementación de servicio de cedulación para Ecuatorianos residentes en el exterior

Asesor, Mónica Villa

1. Convenio de cooperación interinstitucional actualizado y aprobado

2. Herramientas de operación y estandarización para el servicio de cedulación en el exterior aprobadas

3. Implementación del servicio de cedulación en los consulados de EEUU, España e Italia ejecutados

4. Campaña informativa ejecutada

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95%

N. de ecuatorianos residentes en

el exterior que han utilizado el

servicio de enrolamiento y

cedulación

Meta: 486,247 documentos de

identidad emitidos en el exterior a

los 12 meses de implementado el

servicio.

4. Teamwork: Proyecto de notificación de expiración de los documentos de identidad (AS 400 y MAGNA) y registro de dirección domiciliaria


1. Alerta de caducidad del documento de identidad en sistema de interoperabilidad implementado

2. Implementación de los controles para el registro de dirección domiciliaria

3. Campaña comunicacional con instituciones ejecutada

Nota: pendiente dimensionamiento de número de usuarios con un documento de identidad caducado para ajuste de meta, plazo 28 de diciembre


N. de usuarios con documento de

identidad caducado que

renuevan su cédula

Meta: 120.00 usuarios a

diciembre de 2016

5. Teamwork: Proyecto de implementación del servicio de cedulación express (duplicados) en centros de producción a nivel nacional


1. Viabilidad operativa aprobada 2. Diseño de la arquitectura tecnológica

realizada 3. Instrumentos tecnológicos (turnos) y

operativos implementados en los 37 centros de producción

4. Capacitación a operados y funcionarios involucrados en el nuevo servicio realizada

5. Señalética y socialización interna y externa ejecutada

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% N. de documentos emitidos por el servicio de cédula express Meta: al menos 800 documentos mensuales a nivel nacional

38


STOCKS

Insumos Inventario Inicial (enero

2016)

Fecha de orden

para

aprovisionamiento

Observaciones

Tarjetas 400.421 Agosto 2016

Se debe solicitar una liquidación

tentativa al IGM del convenio para

viabilizar el anticipo de la compra

2016.

Consumibles

309.600

Los consumibles para la

producción de cédulas

incluyen los siguientes

componentes:

Láminas y rollos de

seguridad front – 796

Láminas rollos de

seguridad back – 801

Cinta de impresión Ribbon

– 645

Cleaner - 173

Lápiz de limpieza – 0

Tarjetas de limpieza –

2974

Swab -3467

Mayo 2017

El contrato de impresoras y

consumibles debe ser liquidado en el

2016, por lo que el administrador de

contrato deberá negociar con el

proveedor para asegurar que las

entregas se finalicen en el 2016. La

Directora de Cedulación será

responsable de vigilar se cumpla con

esta disposición.

Se debe iniciar con la compra

inmediata de 100 rollos Ribbon, plazo

enero 2016.

IPIS 5.036.000 Abril 2017 Iniciar proceso de adquisición de Ipis´s

39

COMPROMISOS

El stock de consumibles, tarjetas, IPIS está garantizadas hasta segundo trimestre del 2017. Las

adquisiciones realizadas en este año se estiman durarán 17 meses. La ejecución de estas compras

debería iniciar en enero 2017 considerando el stock de seguridad para garantizar la operación.

Pendiente dimensionamiento de número de usuarios con un documento de identidad caducado para

ajuste de meta, plazo 31 de enero 2016.

El Proyecto de “Cambio de la Plataforma Tecnológica para personalización de los servicios Registro

Civil, Identificación, Cedulación y Gestión de la Información Registral” debe ser desarrollado con todos

los Directores de las áreas involucradas en el cambio de la plataforma durante la primera y segunda

semana de enero. Se deberá definir el alcance del proyecto y un adecuado dimensionamiento del

presupuesto. La Dirección de Seguimiento será la encarga de programar las reuniones estructuración

del proyecto.

Por parte del líder del proyecto de Cedulación Express, está pendiente definir si la implementación se

escala a nivel nacional o se da por terminado el proyecto como un piloto en Pichincha, plazo 31 de

enero de 2016.

Coordinar con la Dirección de Recursos Humanos y Procesos el desarrollo del módulo de capacitación

virtual para la estandarización de procesos de la Dirección.

OBSERVACIONES

La designación de proyectos a líderes debe ser equitativa a fin de distribuir la carga operacional entre

varios analistas de la Dirección; y así, transferir el conocimiento y la especialidad del área. Al mantener

a un solo líder se corre el riesgo de una sobrecarga de trabajo y por ende un desempeño poco

adecuado de los cronogramas de proyectos. Se sugiere considerar un líder más para los proyectos de la

Dirección.

40


DIRECCIÓN


Firma de responsabilidad del Director/a de Servicios de Identificación y Cedulación

Observaciones


Observaciones


41

4.3. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN REGISTRAL


Gestionar los documentos físicos y electrónicos registrales y de identificación de las personas a nivel nacional,

mediante la implementación y estandarización de procesos, procedimientos y normas técnicas para garantizar

la integridad, conservación, calidad y el acceso oportuno a la información.


Unidad de Gestión



OE5: Incrementar la disponibilidad y confiabilidad de los datos registrales

Asegurar la calidad y disponibilidad de los datos registrales y de identidad de los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país








Incrementar la confiabilidad y garantizar el acceso oportuno a la información física y digital de los datos registrales y de identidad

Procesar y gestionar técnicamente la información institucional relacionada con el usuario

Integrar, conservar y restaurar la documentación técnica de los Archivos a nivel Nacional

Dirección de Información

Registral (N4)

Incrementar la confiabilidad y acceso oportuno a la información registral MEDIANTE la centralización de archivos, implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y acciones de mejora e innovación


control de los procesos de gestión de información registral y centralización de archivos

2. Implementación del Laboratorio del Restauración Documental y del proceso de restauración y conservación a nivel nacional

3. Proyecto de desarrollo e implementación de la plataforma de desmaterialización de documentos de información registral a nivel nacional

4. Proyecto de implementación de la digitalización y desmaterialización en línea de las actas registrales

5. Proyecto de implementación del proceso de digitalización masiva de los documentos registrales de la Población Económicamente Activa

42


DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN REGISTRAL METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO



1. Incrementar la confiabilidad y acceso oportuno a la información registral MEDIANTE la centralización de archivos, implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y acciones de mejora e innovación

% de eficiencia en los tiempos de respuesta de los requerimientos mediante el Esidd: N. de requerimientos atendidos y solucionados dentro de 48 horas / Total de requerimientos ingresados Nota: Se excluye a los requerimientos reasignados

Discreto por período Mensual Creciente Línea base: 60%

65% 65% 65% 70% 70% 70% 75% 75% 75% 85% 85% 85%

% de conservación e intervención de documentos registrales: Total de documentos con intervención mínima / Total de documentos en estado regular. Intervención mínima: limpieza, eliminación del polvo, corrección de dobleces.

Acumulado Mensual Creciente Línea base: 0

2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18% 20% 22% 24%

Porcentaje de solicitudes no atendidas = # de Solicitudes Pendientes + Reasignadas/# Total de Solicitudes Realizadas

Discreto por período/ Mensual/ Decremento Línea base: 13%

12,66% 12,33% 12% 11,66% 11,33% 11% 10,66% 10,33% 10% 9,66% 9,33 9%

Porcentaje de Confiabilidad de la Información Registral en el servicio de Identificación= Total de cedulados - Número de casos ingresados para actualización o no cedulados en una visita / Total de cedulados

Discreto por período Mensual Línea base: 87,05%

87,3%

87,5% 87,8% 88% 88,3% 88,5% 88,8% 89,5% 89,3% 89,5% 89,8% 90%

% de actas registrales del sistema de inscripciones digitalizadas en agencias = N. actas registrales del sistema de inscripciones digitalizadas/ Total de actas emitidas en el sistema de inscripciones Nota: Este indicador se activará a partir de marzo plazo para la implementación del proceso de desmaterialización en línea.

Discreto por período Mensual Línea base: 0

N/A 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95%

43


1. Incrementar la confiabilidad y acceso oportuno a la información registral MEDIANTE la centralización de

archivos, implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y acciones de mejora e

innovación.

Nombre del Proyecto


1. GPR: Implementación, estandarización, seguimiento y control de los procesos de gestión de información registral y centralización de archivos

Coordinador de Archivo Físico y Digital Eduardo Terán

1. Centralización de archivos provinciales ejecutada



4. Planes de mejoras aprobados.

Nota: Inicio del proyecto: agosto 2015 – Finalización: diciembre 2016.

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% % de funcionarios que aprobaron con más del 80% las evaluaciones de información registral = N. de funcionarios que aprobaron con más del 80% las evaluaciones / Total de funcionarios evaluados. Meta: 95% de los funcionarios aprueban las capacitaciones, discreta. Medición semestral. Reducción del recurso tecnológico para la operación de los archivos registrales = Reducción de equipos tecnológicos en archivos centralizados a diciembre 2016 / N. Equipos tecnológicos a diciembre 2015. Línea base 92 foto copiadoras Meta 20% a diciembre de 2016

1. Teamwork: Implementación del Laboratorio del Restauración Documental y del proceso de restauración y conservación a nivel nacional

Responsable de Conservación Documental Ezequiel Barba

1. Laboratorio de

restauración

implementado en el

GAE

2. Equipo de restauración

capacitado

3. Personal de archivo

capacitado en la

metodología de

restauración y

conservación

4. Proceso y controles

implementados

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% % de libros en mal estado del Archivo Nacional restaurados= N. libros en mal estado del Archivo Nacional restaurados / Total de libros en mal estado. Meta 25% a diciembre de 2016. Universo: 86 libros en mal estado con un promedio de 400 actas registrales. % de funcionarios que aprobaron con más del 80% las evaluaciones de conservación y restauración a nivel provincial = N. de funcionarios que aprobaron con más del 80% las evaluaciones / Total de funcionarios evaluados. Meta: 95% de los funcionarios aprueban las capacitaciones, discreta. Medición semestral.

44

Nombre del Proyecto


4. Teamwork: Proyecto de implementación de la digitalización y desmaterialización en línea de las actas registrales

Coordinador Zona 9 Christian Vallejo (Fase Piloto)

El proyecto tiene como objetivo digitalizar todas las actas Magna que se producen a diario a nivel nacional con la finalidad de construir un archivo digital debidamente indexado. Fase Piloto realizada en la Coordinación Zonal 9.

Acta de constitución del proyecto pendiente de entrega, plazo 07 de diciembre. De decidirse escalar el proyecto el Director de Información Registral deberá incluir los indicadores y metas del proyecto a una escala nacional.

3. Teamwork: Proyecto de desarrollo e implementación de la plataforma de desmaterialización de documentos de información registral a nivel nacional

Directora de Gestión TI Paulina Rodas

El proyecto tiene como objetivo desarrollar una plataforma de firmado digital que ayude a la desmaterialización de los documentos físicos registrales y su respectiva indexación. Nota: este proyecto requiere se considere en el presupuesto la adquisición de un storage, licencias de software y la contratación de dos programadores.

Acta de constitución del proyecto pendiente

de entrega, plazo 07 de diciembre. El Director

de Información Registral deberá incluir los

indicadores y metas del proyecto a una escala

nacional.

5. Teamwork: Proyecto de implementación en del proceso de digitalización masiva de los documentos registrales de la Población Económicamente Activa

Director de Información Registral Alex Zapata

1. Herramientas de

estandarización aprobadas

2. Condiciones para

operatividad del servicio

implementadas

3. Implementación de

procesos ejecutada

4. Planes de mejoras

aprobados


N. de actas registrales digitalizadas

Meta 5.000.0000 de documentos registrales a

diciembre de 2016.

Indicador primer mes de la implementación

400.000 actas, segundo mes 400.000, tercer

mes 700.000 y a partir del tercer como

mínimo 700.000 actas (constante).

Pendiente presupuesto a definir con

Coordinación TIC´s (considerar la contratación

de personas y equipos)

45


COMPROMISOS

Reunión de Trabajo entre Información Registral, Gestión TI y Subdirección para definir presupuesto de

Proyecto Digitalización masivo.

El proyecto de Implementación, estandarización, seguimiento y control de los procesos de gestión de

información registral y centralización de archivos, se debe migrar del teamwork a GPR y actualizar la

ficha del proyecto, plazo viernes 11 de diciembre, trabajar con David Bastidas

El proyecto de implementación del Laboratorio del Restauración Documental y del proceso de

restauración y conservación a nivel nacional, de ser actualizado y modificar componentes e

indicadores acorde a la nueva visión de la Dirección, plazo 30 de noviembre. Trabajar con Grimanesa

Cortez.

El Proyecto de implementación de la digitalización y desmaterialización en línea de las actas

registrales, registra como líder al Coordinador Zona 9 Christian Vallejo (Fase Piloto). Está pendiente la

entrega del acta de constitución del proyecto, plazo de entrega 07 de diciembre. El Director de

Información Registral deberá incluir los indicadores y metas del proyecto en el acta a una escala a nivel

nacional de decidirse escalar el proyecto.

OBSERVACIONES

Contratación del servicio para almacenamiento y custodia de la movilización de los documentos del

Archivo Nacional Pasivo, debe ser planificado como arrastre ya que se informa que Financiero devolió

este pago.

Las líneas de vida para el GAE 45 solicitada por la Unidad de Seguridad Ocupacional, será ejecutada

por la Dirección de Información Registral, unirá los procesos de líneas de vida para exteriores e

interiores.

46


DIRECCIÓN


Firma de responsabilidad del Director/a de Información Registral

Observaciones


Observaciones


47

4.4. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS


Gestionar y proveer productos y servicios electrónicos de calidad basados en datos registrales y de identidad

para la simplificación de trámites para la ciudadanía y contribuir al desarrollo del gobierno electrónico.


Unidad de Gestión



OE4: Incrementar la oferta y provisión de servicios electrónicos

Desarrollar y fortalecer los servicios electrónicos garantizando el acceso oportuno a la información registral y de identidad del usuario

Propiciar los mecanismos que contribuyen al apalancamiento del Gobierno Electrónico y a la sostenibilidad financiera institucional






Propiciar los servicios que permiten incrementar los

ingresos que coadyuvan a la sostenibilidad financiera

Coordinación General de Servicios (N3) Incrementar el desarrollo,

implementación y promoción de los servicios electrónicos

Identificar y captar nuevas oportunidades que integren soluciones innovadoras al usuario; e integrar gradualmente la provisión de servicios a través de canales electrónicos

Afianzar la capacidad de producción e incorporar

herramientas gerenciales de mejoramiento y toma de

decisión.

Dirección de Servicios

Electrónicos (N4)

Incrementar la oferta y comercialización de servicios electrónicos y fortalecer los existentes MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos


control de los procesos de gestión de servicios electrónicos

2. Proyecto de implementación y promoción del Portal de Servicios Web para el Ciudadano

3. Proyecto de implementación y promoción de kioscos de emisión de servicios de la institución en las principales ciudades del país – Fase I

4. Implementación del servicio de consulta de datos registrales por SMS

5. Proyecto de implementación del servicio de dinero Electrónico para pago de servicios presenciales

48


DIRECCIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO



1. Incrementar la oferta y

comercialización de servicios

electrónicos y fortalecer los

existentes MEDIANTE la

implementación, estandarización,

seguimiento y control de procesos, y aplicativos

tecnológicos

Promedio tiempo de ciclo de gestión de cobranzas de servicios electrónicos = ∑(fecha de pago - fecha de cierre de consumo) / Total número de facturas

Discreto por período Cuatrimestral Decreciente Línea base: 60 días

53 46 39

% de incremento de nuevos clientes de servicios electrónicos = # clientes año N - # de clientes año N-1/ # de clientes año N-1 Nota: no incluye notarías

Acumulada Trimestral Línea base: 153 clientes

25% 50% 75% 100%

N. de certificados de firma electrónicas emitida

Discreta acumulada Mensual Crecimiento Meta: 33.000 certificados a diciembre de 2016

3.169 5.366 8.550 11.079 13.816 16.613 19.551 22.235 24.801 27.298 30.156 33.000

Porcentaje de incremento en la provisión de certificados de firma electrónica = Certificados de firma electrónica emitidos en el período del año n/ Total de certificados de firma electrónica emitidos n-1

Incremento /Acumulado Trimestral Línea Base N/A

85,83% 166,76% 248,96% 331,26%

49

OBJETIVO OPERATIVO

INDICADOR DE OPERACIONES

COMPORTA- MIENTO

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1. Incrementar la oferta y

comercialización de servicios

electrónicos y fortalecer los

existentes MEDIANTE la

implementación, estandarización,

seguimiento y control de procesos, y aplicativos

tecnológicos

N. de transacciones realizadas y facturadas de datos vía web Service Nota: incluye datos demográficos y biométricos

Discreta Acumulado 23,5 millones de transacciones a diciembre de 2016 Línea base: 16,8 millones de transacciones en 2015

1.958.333 3.916.667 5.875.000 7.833.333 9.791.667 11.750.000 13.708.333 15.666.667 17.625.000 19.583.333 21.541.667 23.500.000

Ingresos generados por facturación de servicios electrónicos Nota: incluye ingresos por firma electrónica

Acumulado Cuatrimestral Meta: 2.9 millones a diciembre 2016 Cuatrimestral

$ 700.000 $ 1.600.000 $ 2.900.000

N. de transacciones de transferencias de registro

Acumulado Mensual Meta: 2.7 MM a diciembre 2016

225M 450M 675M 900M 1.125 M 1.350 M 1.575 M 1.800 M 2.025M 2.250 M 2.475 M 2.700

M

N. de transacciones de consultas de datos vía Portal de Identificación Ciudadana.

Acumulado Mensual Meta: 720.000 transacciones a diciembre 2016

60.M 120.M 180.M 240 M 300M 360 M 420 M 480 M 540 M 600 M 660 M 720 M

N. de servicios ofertados en línea

Acumulado trimestral Línea base: 9

9 13 14 19

50


1. Incrementar la oferta y comercialización de servicios electrónicos y fortalecer los existentes MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos

Nombre del Proyecto


1.GPR: Implementación, estandarización, seguimiento y control de los procesos de gestión de servicios electrónicos

Coordinador de Desarrollo de Servicios Electrónicos Fernando Bautista

1. Herramientas jurídicas para la legalización de los servicios electrónicos socializada

2. Herramientas de estandarización aprobadas incluye políticas, manuales, procesos y procedimientos

3. Ciclo de gestión de cobranzas - financiero por servicios electrónicos sistematizado

4. Implementación de procesos ejecutada incluye socialización y capacitación

5. Planes de mejoras aprobados. Inicio del proyecto: enero 2016 – Finalización: diciembre 2016.

Nota: duración del proyecto 12 meses

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% % de funcionarios que aprobaron con más del 70% las evaluaciones de servicios electrónicos = N. de funcionarios que aprobaron con más del 70% las evaluaciones / Total de funcionarios evaluados. Segunda evaluación se aprueba con nota final del 85%. Meta: 95% de los funcionarios aprueban las capacitaciones, discreta. Medición semestral.

2. GPR: Implementación y promoción del Portal de Servicios Web para el Ciudadano


1. Instrumentos jurídicos aprobados

2. Portal Web desarrollado e implementado

3. Campaña de promoción del nuevo canal y validez de certificados digitales ejecutada

4. Mejoras al portal web identificadas (FASE II Portal web)

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% N. de certificados digitales (nacimientos, matrimonios, uniones de hecho y defunción) solicitados por el Portal Web Meta: I Tri. N/A II TRI: 130.000 III TRI: 170.000 IV: 100.000. Ahorro equivalente emisión de certificados = N. de certificados emitidos web* (Costo promedio de especie valorada + Costo equivalente de mano de obra de emisión) Costo equivalente mano de obra de operador de certificados = remuneración promedio de operador por día / Promedio de producción por operador por día Meta acumulada trimestral: I TRI: N/A II Tri: $59.000 II Tri: 78:000 III Tri: 46.000

51


COMPROMISOS

Revisar el siguiente indicador: N. de Servicios Ofertados en línea con la Dirección de Gestión TI, a fin

de establecer una meta más precisa.

El proyecto implementación y promoción de kioscos de emisión de servicios depende de la

disponibilidad de presupuesto para nuevos proyectos 2016. Actualmente, se encuentra planificado

con fondos BID. La segunda semana de enero se definirá su ejecución o cancelación

Nombre del Proyecto


3. Teamwork: Implementación y promoción de kioscos de emisión de servicios de la DIGERCIC en las principales ciudades del país


Pendiente entrega de perfil del proyecto, plazo 15 de enero, presentación del proyecto para aprobación a Comité de Proyectos.

Este proyecto depende de la disponibilidad de presupuesto para nuevos proyectos 2016. Actualmente, se encuentra planificado con fondos BID

4. Proyecto GPR: Implementación del servicio de consulta de datos registrales por SMS

Director de Servicios Electrónicos Marcelo Bravo

1. Análisis de mercado y costeo de servicios electrónicos 2. Herramientas jurídicas aprobadas 3. Sistema de operación SMS diseñado y aprobado 4. Implementación del servicio ejecutada 5. Campaña de promoción del nuevo canal ejecutada

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% % de consultas hechas por SMS = N. consultas hechas por SMS / N. de consultas hechas por web público. Meta a establecerse a marzo de 2016. Nota: La contratación de la consultora para el estudio de mercado debe incluir la segmentación de la población objetivo por cada producto y las acciones comunicacionales y de marketing a ejecutar. Adicionalmente, debe contemplar período de ejecución de cada acción

5. Teamwork: Implementación del servicio de dinero Electrónico para pago de servicios presenciales


1. Arquitectura de interoperabilidad con BCE implementada 2. Implementación del servicio de dinero electrónico a nivel nacional 3. Campaña de Promoción del nuevo servicio realizada

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% % de servicios pagados con dinero electrónico = N. de servicios pagados con dinero electrónico / Total de servicios. Meta establecer en marzo 2016, implementación a ser realizado en Quito, Gye y Cuenca

52


DIRECCIÓN


Firma de responsabilidad del Director/a de Servicios Electrónicos

Observaciones

Firma de responsabilidad del Sr. Subdirector

Observaciones


53

5. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LAS COORDINACIONES ZONALES

DIRECCIONAMIENTO OPERATIVO

La planificación operativa de las Coordinaciones Zonales está sustentada en las directrices dadas por las

Direcciones Nacionales dentro de sus respetivos campos de acción. Para la definición de indicadores y metas

cada Dirección Nacional ha analizado datos históricos, objetivos operativos, procesos de desconcentración,

cargos y funciones de las Coordinaciones Zonales; pero, sobre todo se ha buscado que la planificación

operativa se alinee con la visión estratégica de la institución. Es por esto, que se han establecido proyectos

cuyo principal objetivo es estandarizar las operaciones de contacto directo con el ciudadano y empoderar la

gestión administrativa hacia las zonas con la finalidad de agilizar los procesos de contratación y mantenimiento.

ALINEACIÓN ESTRATÉGICA E INDICADORES PARA LA MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO DE LAS

COORDINACIONES ZONALES

OBJETIVOS OPERATIVOS

INDICADORES OPERATIVOS METAS

Dirección de Cambio de Cultura Organizacional Incrementar los niveles de satisfacción en el canal presencial mediante la aplicación y ejecución del modelo de atención ciudadana (Metas homologadas para todas las Zonas)

Nivel de solución de quejas y recomendaciones (PRIMER NIVEL) en territorio = N. de Quejas + Sugerencias + Preguntas solucionadas / Total de Quejas +Sugerencias+ Preguntas levantadas Medio de verificación: buzón de quejas revisión de informes remitidos a la Dirección de Gestión de Cambio de Cultura Organizativa.

Meta discreta Trimestral I y II Trimestre 60% III y IV Trimestre 70% Línea base: N/A

% de cumplimiento de los niveles de servicio en tiempos de espera del usuario externo: N. Agencias que cumplen el tiempo de espera programado en la zona / total de agencias que tienen implementado el sistema SIPSE Nota: este indicador se medirá a partir de la implementación del sistema SIPSE a nivel nacional, en todos los servicios configurados en la herramienta. (No incluye tiempo de espera en el banco). El resultado en decimales se acercará al inmediato superior partir del decimal 0,6.

Meta Trimestral discreta: A partir de la Implementación del sistema: 70%

Incrementar los niveles de posicionamiento de los servicios y productos de la institución mediante la ejecución de estrategias, alianzas y actividades comunicacionales en base a las directrices de la Dirección de Comunicación Social

% de cumplimiento de acciones comunicacionales de fortalecimiento de imagen institucional en territorio = N. de acciones comunicacionales ejecutadas / N. de acciones comunicacionales planificadas Nota: el plan comunicacional de cada Zona será validado por la Dirección Nacional de Comunicación hasta la primera semana de febrero. Este será el medio de verificación.

Discreto Meta trimestral 100%

% Posicionamiento de la imagen institucional en medios en territorio: N. de noticias calificadas como positivas de la zona / Total del noticias negativas nacional Nota: La Dirección Nacional de Comunicación Social enviará la matriz de monitoreo, capacitará sobre la utilización de la misma y fórmula de medición en el mes de febrero.

Discreto Meta mensual Ene - Marzo: N/A Abril a Diciembre: 85%

54

OBJETIVOS OPERATIVOS INDICADORES OPERATIVOS METAS

Dirección de Investigación Civil Incrementar las soluciones provistas a los usuarios externo respecto a los casos de posible falsedad ideológica y documental MEDIANTE la aplicación de protocolos investigativos y asesoría directa

% de oportunidad en la resolución de casos de adulteración de identidad: N. de casos cerrados en 15 días calendario / Total de casos identificados y entregados

Continúo Acumulado Trimestral - Crecimiento Línea Base: 75% I Tri: 76% II Tri: 80% III Tri: 82% III Tri: 90%

Incrementar la tasa de identificación y cedulación civil y asegurar la confiabilidad de la información en territorio mediante el control y cumplimientos de los procesos sustantivos acorde a las directrices emitidas por la Dirección de Servicios de Identificación y Cedulación

N. de cédulas producidas por renovación Metas definidas en Anexo 3. acorde a producción histórica de cada zona

Porcentaje de cédulas rechazadas por errores de operador (Indicador a ser escalado a la Subdirección)

Metas definidas en Anexo 3. con reducción del 10% en comparación con el 2015

Porcentaje de agencias que cumplen con el tiempo de ciclo de Cedulación: N. de agencias que cumplen con el tiempo de ciclo / Total de agencias instaladas SIPSE en la zona

Tiempo de ciclo de Cedulación: I Semestre: 45 minutos II Semestre: 40 minutos Meta: I Semestre 60% de las agencias cumplen con el tiempo de ciclo II Semestre 70% de las agencias cumplen

Incrementar las inscripciones de hechos y actos correspondientes al estado civil de las personas y asegurar la confiabilidad de la información registral en territorio mediante el control y cumplimientos de los procesos sustantivos acorde a las directrices emitidas por la Dirección de Servicios de Registro Civil

- N. de inscripciones nacimientos total - Provincial

- - N. de inscripciones de nacimientos

oportunas - Provincial

- Porcentaje de captura de inscripción de nacimientos en ARCES – Zonal

- % efectividad de resoluciones administrativas atendidas – Zonal

- % de captura de inscripciones de defunciones - Zonal

Nota: Pendiente la definición de los mecanismos de verificación de estadísticas de nacimiento en hospitales para indicador de ARCES

Metas definidas en Anexo 3. acorde a producción histórica de cada zona y metas establecidas por la alta dirección.

- % de agencias que cumplen con el tiempo de ciclo de Inscripción de Nacimientos: N. de agencias que cumplen con el tiempo de ciclo / Total de agencias instaladas SIPSE en la zona

Tiempo de ciclo de Cedulación: I Semestre: 35 minutos II Semestre: 30 minutos Meta: I Semestre 60% de las agencias cumplen con el tiempo de ciclo II Semestre 70% de las agencias cumplen

55

OBJETIVOS OPERATIVOS INDICADORES OPERATIVOS METAS

Incrementar la efectividad en la respuesta a las solicitudes de documentos íntegros que custodian los archivos provinciales mediante la ejecución de las directrices de la Dirección de Información Registral

% de eficiencia en los tiempos de respuesta de los requerimientos: N. de requerimientos atendidos y solucionados dentro de 48 horas / Total de requerimientos ingresados Nota: Se excluye a los requerimientos reasignados

Meta Anexo para coordinaciones zonales

Porcentaje de solicitudes no atendidas = # de Solicitudes Pendientes + Reasignadas/# Total de Solicitudes Realizadas


Porcentaje de Conservación e Intervención de Documentos Registrales = Total de documentos con intervención mínima / Total de documentos en estado regular


Incrementar la confiabilidad de la gestión administrativa financiera zonal mediante la correcta planificación, control y uso de los recursos, así como el cumplimiento del marco legal

% de cumplimiento de ejecución presupuestaria

Meta a ser definida por la Coordinación de Planificación acorde a asignación presupuestaria 2016

% de cumplimiento del plan de mantenimiento zonal = N. de requerimientos atendidos/ N. de requerimientos de la línea base de la zona reportado

Meta cuatrimestral acumulado I Cuatri: 20% II Cuatri: 60% III Cuatri: 80%

% de puntos de atención modernizados = N. de puntos de puntos modernizados / N. de puntos planificados a ser modernizados Nota: un punto modernizado incluye realizar una modernización o un adecentamiento de la infraestructura cuando es un lugar arrendado o en comodato - No se carga en GPR pero se hará seguimiento desde Matriz

Meta trimestral acumulada I Tri: 50% II Tri: 60% III Tri: 80%

Validación de inventario de bienes - No se carga en GPR pero se hará seguimiento desde Matriz

Meta mensual acumulada I Tri: 50% II Tri: 100%

Conciliación de especies valoradas, tarjetas y hojas de seguridad

Meta mensual 100%

56

6. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE

CAMBIO DE CULTURA ORGANIZATIVA


Gestionar los procesos de atención al público en base a las políticas, estrategias de transformación y gestión

del cambio de cultura organizacional para mejorar los niveles de satisfacción de los usuarios internos y

externos.


Esta Dirección está alineada directamente a los objetivos estratégicos nivel N1, es decir, no apalanca a

objetivos específicos de los niveles N2 y N3.

Unidad de Gestión



OE1: Incrementar la satisfacción al usuario

Implementar un modelo de servicio y atención integral basado en los requerimientos de los usuarios internos y externos priorizando la transparencia en todas las operaciones.



Dirección de Gestión de Cambio de

Cultura organizacional

(N4)

Incrementar el nivel de

satisfacción del usuario externo

MEDIANTE la aplicación del

modelo de atención al ciudadano

de la institución en el

componente orientado al a

mejora del servicio

Proyectos

1. Proyecto de Implementación del componente de servicio del modelo de atención de la institución (Fase II)

2. Implementación del Sistema de Monitoreo

de tiempos de servicio (SIPSE)

Incrementar el nivel de

satisfacción del usuario interno

MEDIANTE la identificación y

tratamiento de oportunidades de

mejora que contribuyan a su

bienestar

3. Implementación del Plan de Cultura y Clima Organizacional

57


DIRECCIÓN CAMBIO DE CULTURA ORGANIZACIONAL METAS 2016



1. Incrementar el nivel de satisfacción del usuario externo MEDIANTE la aplicación del modelo de atención al ciudadano de la DIGERCIC, en el componente orientado a la mejora del servicio

Porcentaje de oportunidades de

mejora para los procesos de cadena

de valor = N. de Quejas de los

usuarios+ Sugerencias solucionadas

(Primer Nivel)/ Total de Quejas

+Sugerencias levantadas

Nota: Quejas y sugerencias, analizadas a primer nivel, canalizadas y monitoreo de los planes de acción a ejecutar por los procesos de cadena de valor.

Discreto por período Trimestral Crecimiento Línea Base: N/A

70% 70% 75% 75%

Nivel de satisfacción del usuario externo = Resultado Encuesta. Nota: en el informe del indicador se deberá presentar el nivel de satisfacción por zona con una desagregación a nivel de agencias.

Discreto por período Bimensual Crecimiento Línea Base: 85%

85% 85% 85% 87% 87% 87%

2. Incrementar el nivel de satisfacción del usuario interno MEDIANTE la identificación y tratamiento de oportunidades de mejora que contribuyan a su bienestar

Porcentaje de satisfacción del usuario interno = Resultado Encuesta Nota: en el informe del indicador se deberá presentar el nivel de satisfacción por zona con una desagregación a nivel de provincias.

Discreto Semestral Crecimiento Línea Base: 70%

70% 75%

58

DIRECCIÓN CAMBIO DE CULTURA ORGANIZACIONAL METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO



Incrementar el nivel de satisfacción del usuario interno MEDIANTE la identificación y tratamiento de oportunidades de mejora que contribuyan a su bienestar

N. de oportunidades de mejora implementadas derivadas de la medición de satisfacción interna Nota: se miden todas las acciones emprendidas por la Dirección Nacional para mejorar el clima laboral: eventos, seminarios, charlas, mailing, comunicados, y capacitaciones.

Discreto por período

Semestral Crecimiento Línea Base: 4

5 5

N. de acciones realizadas por el Comité de Ética = N. de acciones emprendidas / Acciones Planificadas Nota: se mide todas las acciones emprendidas para el empoderamiento de la ética del buen vivir, fortalecer la pertenencia institucional y ética profesional como: mailing, comunicados, y capacitaciones

Continuo por período Trimestral Crecimiento Línea base : N/A

25% 50% 75% 100%

59

Indicador de Nivel de Satisfacción del Usuario Externo

Este indicador mide los parámetros claves para la satisfacción del usuario externo alineados a la medición que

ejecuta la SNAP y las necesidades institucionales:

Parámetro Descripción

Infraestructura

• Considera que exista disponibilidad de espacio físico: amplio,

moderno, cómodo, con claridad en los diferentes cubículos, donde se pueda acceder al servicio de manera más rápida.

Equipamiento y Materiales

• Disponibilidad de equipos y computadoras suficientes para la

prestación del servicio con agilidad.

Tramitología

• Disponibilidad de información, claridad en el procedimiento que se

debe seguir, que el procedimiento se encuentre centralizado para no tener que ir a las diferentes agencias por documentos que se deberían poder sacar en cualquier dependencia del Registro Civil.

Personal de contacto

• Personal que sea educado, salude, sea tolerante, que sepa explicar

los procedimientos y brinde una sonrisa mientras atiende. Que haga sentir bien al usuario.

Tecnología de contacto

• Acceso a información, centro de información donde se pueden

realizar las consultas que desee el usuario.

(*)Quejas • Número de quejas levantadas y solucionadas en Primer Nivel, en

cada zona por punto de atención. (*) Este parámetro será considerado en el cálculo, dado que evidencia la insatisfacción de los usuarios por punto de atención.

Se incorporará el componente de Transparencia e Imagen Institucional en coordinación con las Direcciones de

Investigación Civil y Comunicación Social. Estos componentes se evaluarán dos veces al año.

Indicador de Nivel de Satisfacción del Usuario Interno

La encuesta para la medición de satisfacción del usuario interno estará alineada a los estándares

internacionales, será definida en conjunto con la Dirección de Talento Humano. Los factores a considerar, entre

otros son:

- Liderazgo

- Comunicación interna (eficacia de los canales de comunicación)

- Sentido de Pertenencia

- Desarrollo y capacitación

- Reconocimientos e incentivos

- Trabajo en equipo

- Diversidad y equidad

- Condiciones de trabajo

60


1. Incrementar el nivel de satisfacción del usuario externo MEDIANTE la aplicación del modelo de

atención al ciudadano de la DIGERCIC, en el componente orientado a la mejora del servicio.

Nombre del Proyecto


4. GPR: Proyecto de Implementación y estandarización del componente de servicio, del Modelo de Atención al Ciudadano de la DIGERCIC.

Directora de Gestión de Cambio de Cultura Organizativa Ximena Piñuela

1. Estructurar la metodología y herramienta para la medición de calidad, alineada a los parámetros homologados por la SNAP, definidas. 2. Capacitación y evaluación a nivel nacional sobre el modelo de atención al ciudadano y orientación de servicio ejecutada. 3. Estandarización de herramientas para análisis de causa y tratamiento a primer nivel de PSQF ejecutada. 4. Medición de calidad y verificación de nivel de satisfacción realizada. Nota: incluye ejecución de cliente fantasma y ranking de agencias. Las actividades 1 y 4 se ejecutarán en conjunto con la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% Nivel de satisfacción del usuario externo = Promedio de resultados de cada parámetro de las encuestas realizas en el período. N. de planes de acción levantados: al menos un plan de acción por zona

2. Teamwork: Implementación del Sistema de Monitoreo de tiempos de servicio (SIPSE)

Director de Soporte e Interoperabilidad Manuel Plasencia

1. Contratación de la nueva versión del sistema de turnos realizada

2. Instalación, configuración y puesta en operación del sistema de turnos SIPSE en las 37 agencias con fábrica (Incluye: actualización software monitores)

3. Capacitación y monitoreo tecnológico, informático y operativo realizado (garantía técnica y soporte)

4. Socialización interna realizada

5. Niveles de servicio por agencia establecidos

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% N. de funcionarios capacitados en el manejo y soporte del sistema de turnos: Al menos 80 usuarios a nivel nacional a marzo 2016. N. de agencias con el sistema implementado: 37 agencias a marzo 2016. % de código de servicios en el sistema de turnos homologados a nivel nacional: 90% a febrero 2016

61

2. Incrementar el nivel de satisfacción del usuario interno MEDIANTE la identificación y tratamiento de

oportunidades de mejora que contribuyan a su bienestar.

Nombre del Proyecto


3. Teamwork:

Implementación

del Plan de

Cultura y Clima

Organizacional

de la DIGERCIC

Analista de Clima y Cambio de Cultura Organizacional

Verónica Campos

1. Cultura organizacional de la DIGERCIC definida (identificación de elemento diferenciador en la prestación de servicios de la DIGERCIC).

2. Política Ambiental definida e implementada a nivel nacional.

3. Acciones de Clima y Cultura Organizacional definidas e implementadas (fortalecer valores institucionales, pertenencia, reconocimientos a mejores servidores) – Incluye la medición de clima laboral

4. Reuniones del Comité de Ética ejecutadas.

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% N. de actividades relacionadas a clima y cultura organizacional implementadas a nivel nacional. Meta 5 actividades por semestre.


COMPROMISOS

La metodología de medición de satisfacción del usuario externo deberá ser validad por la Dirección de

Procesos y la Dirección General, en función de los insumos remitidos por la SNAP.

El instrumento para medir la satisfacción del usuario externo debe estar alineado a la metodología de

satisfacción ciudadana instrumentada por la SNAP. Adicionalmente, las Direcciones de Comunicación

Social, Transparencia y Coordinación de Planificación, deberán remitir con un mes anterior a su

ejecución; las preguntas que requieran incorporar para evaluar imagen institucional y temas de

transparencia. Las preguntas incorporadas deberán ser instrumentadas en el período de medición que

se acuerde con la Dirección de Gestión de Cambio de Cultura Organizativa.

La encuesta de clima laboral debe ser elaborada por la Dirección de Gestión de Cambio de Cultura

Organizativa, en conjunto con la Dirección de Administración de Recursos Humanos, Dirección de

Comunicación Social y aprobada por el Director General.

Comunicación Social hará la medición de eficacia de canales de comunicación interna en la encuesta

de clima laboral.

En el primer trimestre 2016 se deberá iniciar la contratación de la consultora para la medición externa

del nivel de satisfacción del usuario, la cual también medirá la precepción de la imagen institucional.

Identificar la línea base para cada uno de los parámetros de medición de la satisfacción del usuario

externo y definición de sistema de reporte para evidencia del aporte de cada parámetro, plazo inicio

de febrero.

62


DIRECCIÓN La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.

Firma de responsabilidad del Director de Cambio de Cultura Organizacional

Observaciones

Firma de responsabilidad del Director General

Observaciones


63

7. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

SOCIAL


Dirigir, asesorar y normar la gestión de la comunicación institucional, mediante la definición y ejecución de

planes, proyectos y estrategias basadas en el marco de la Política de Comunicación Gubernamental, las cuales

viabilicen el posicionamiento de la Institución en la opinión ciudadana y en los medios de comunicación.




Unidad de Gestión




Difundir y concientizar al cliente sobre los servicios y productos de la institución


Implementar acciones de optimización de estandarización de los subsistemas de gestión

Dirección de Comunicación

Social(N4)

Incrementar los niveles de posicionamiento de los servicios y productos de la institución MEDIANTE la estandarización de procesos y la ejecución de estrategias, alianzas y actividades comunicacionales

Proyectos

1. Elaboración, implementación, estandarización,

seguimiento y control de los procesos

comunicacionales

Incrementar el flujo de información estratégica de la institución MEDIANTE el fortalecimiento de la comunicación interna, la ejecución de estrategias comunicacionales y el mantenimiento de los canales de difusión internos

2. Proyecto de Fortalecimiento de la Imagen Institucional (incluye como hito la creación del catálogo de agencias). Este proyecto se alinea a los dos objetivos operativos.

64


DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO

INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-MIENTO


1. Incrementar los niveles de posicionamiento de los servicios y productos de la institución MEDIANTE la estandarización de procesos y la ejecución de estrategias, alianzas y actividades comunicacionales

% de percepción positiva de imagen institucional = N. de encuestas con percepción positiva / Total de encuestas Nota: este indicador se levantará a través de encuesta en Ferias Ciudadanas y otros eventos donde participe la institución por parte de la Dirección de Comunicación Social

Discreto por período/ semestral Línea base: N/A

80% 85%

% Posicionamiento de la imagen institucional en medios: N. de noticias calificadas como positivas/ (Total de noticias – Total de noticias neutrales) Nota: este indicador se lo verificará mediante el reporte de monitoreo

Discreto por período/ mensual Línea base: 80%

80% 80% 80% 80% 80% 80% 85% 85% 85% 85% 85% 85%

% de noticias negativas neutralizadas = N. de noticias negativas neutralizadas / Total de noticias negativas Nota: este indicador se lo verificará mediante el reporte de monitoreo

Discreto por período Trimestral Línea base: N/A

80% 81% 82% 83%

% de incremento de seguidores en redes sociales = (Seguidores en redes sociales mes n-1) - (Seguidores en redes sociales mes n) / (Seguidores en redes sociales mes n-1) Redes= twitter (86k), facebook (14.5k),

youtube (191), instagram, flickr (22)

Continuo acumulado/ Mensual N. seguidores 2015 = 100.713

1% 2% 3% 4% 5% 6% 7% 8% 9% 10% 11% 12%

N. de productos realizados para redes sociales

Discreto por período Mensual Línea base: 4

5 7 5 5 6 6 6 5 5 7 6 8

Cuantificación financiera de Free Press = monto ahorrado acorde a reporte de monitoreo sobre pautaje en medios masivos

Discreto por período Cuatrimestral Crecimiento Línea base: 400.000

$ 500.000 $ 500.000 $ 500.000

65

OBJETIVO OPERATIVO



Incrementar el flujo de

información interna

MEDIANTE la ejecución de estrategias

comunicacionales, la

implementación y mantenimiento de canales de

difusión

N. de visitas a la intranet

Continuo acumulado Crecimiento Mensual Línea base: 500

N/A N/A 636 713 800 897 1006 1128 1265 1419 1785 2000

% de cumplimiento del Plan de Comunicación = Actividades ejecutadas / Actividades Planificadas Nota: el plan de Comunicación con medios de verificación se entregará el lunes 25 de enero

Discreto por período Bimensual Línea base: N/A

82% 82% 85% 80%

Evaluación de canales de comunicación interna = resultado de la encuesta en parámetro de comunicación interna Nota: este indicador se medirá por medio de la encuesta de clima laboral a ser realizada por la Dirección de Cambio de Cultura Organizacional, Comunicación Social proporcionará las preguntas

Discreto por período Semestral Línea base: N/A

70% 80%

66


1. Incrementar los niveles de posicionamiento de los servicios y productos de la institución MEDIANTE la

estandarización de procesos y la ejecución de estrategias, alianzas y actividades comunicacionales

Nombre del Proyecto


1. GPR:

Elaboración,

implementación,

estandarización,

seguimiento y

control de los

procesos

Directora de Comunicación Social

Francis Vanegas

1. Herramientas de

estandarización aprobadas

(Incluye políticas,

manuales, procesos y

procedimientos)

2. Implementación de

procesos ejecutada

(Incluye socialización y

capacitación a delegados

en territorio)

3. Planes de mejoras

aprobados

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45%

% de funcionarios que aprobaron con más

del 90% las evaluaciones de comunicación

social = N. de funcionarios que aprobaron

con más del 90% las evaluaciones / Total de

funcionarios evaluados Meta: 95% de los

funcionarios aprueban las capacitaciones,

discreta. Medición semestral.

2. Teamwork: Proyecto de Fortalecimiento de Imagen Institucional

Directora de Comunicación Social Francis Vanegas

1. Campañas comunicacionales ejecutadas

2. Eventos (inauguraciones y actividades en territorio) ejecutados

3. Alianzas interinstitucionales ejecutadas

4. Material informativo (impreso y POP)

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% Entrega del catalogo de agencias: Octubre 2016 Cierre de los procesos de arrastre.


COMPROMISOS

Las preguntas de la encuesta de medición de de percepción positiva de imagen institucional deberán

ser aprobadas por el Sr. Director General previo a su medición.

Se informará con al menos 15 días de anticipación a la Dirección de Cambio de Cultura Organizacional

sobre las fechas para la medición de imagen institucional acorde las necesidades del área.

Los planes comunicacionales de las zonas serán entregados y cargados en GPR hasta la segunda

semana de febrero de 2016.

67

IRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA


Firma de responsabilidad del Directora de Comunicación Social

Observaciones


Observaciones


68

8. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y

MONITOREO


Asegurar la transparencia en la ejecución de los procesos sustantivos y la gestión adeudada de la seguridad de

la información mediante la implementación de políticas, procesos, procedimientos y normas técnicas para

garantizar la entrega confiable de servicios y productos institucionales.




Unidad de Gestión




Implementar un modelo de servicio y atención integral basado en los requerimientos de los usuarios internos y externos priorizando la transparencia en todas las operaciones.



Dirección de Investigación Civil y Monitoreo (N4)

Incrementar las soluciones provistas a

los usuarios externos respecto a los

casos de posible falsedad ideológica y

documental MEDIANTE la aplicación de

protocolos investigativos y asesoría

directa

Proyectos

1. Implementación, estandarización,

seguimiento y control de los procesos

de investigación civil y monitoreo

Reducir los niveles de fraude y

corrupción en los procesos sustantivos

de la institución MEDIANTE la

ejecución de acciones de prevención,

supervisión y control a las operaciones,

al riesgo evaluado y la implementación

de actividades para mejorar el esquema

de seguridad de la información

2. Levantamiento del mapa de riesgos de fraude y corrupción en las operaciones y sugerencia de acciones preventivas

3. Implementación del sistema de monitoreo de cámaras centralizado en las zonas (Proyecto homologado para las zonas)

4. Implementación del Esquema de Seguridad de la Información (Fase II)

69


DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y MONITOREO METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1. Incrementar las soluciones provistas a los usuarios externo respecto a los casos de posible falsedad ideológica y documental MEDIANTE la aplicación de protocolos investigativos y asesoría directa

% de cumplimiento de cierre de casos de adulteración de identidad : ∑ de casos cerrados correctamente en las zonas / Total de casos identificados y entregados en Zonas

Continúo Acumulado/ Trimestral/ Crecimiento Línea Base:

75% 80% 85% 90%

% de eficacia en la resolución de casos nacional de casos de adulteración de identidad: ∑ casos cerrados en 15 días calendario en las zonas / Total de casos identificados y entregados en las zonas

Discreto por período/ Trimestral/ Crecimiento Línea Base:

74% 75% 76% 77%

% de cumplimiento de los protocolos de investigación: N. de informes que cumplen el Check list de auditorías / Total de informes

Discreto por período/ mensual/ Crecimiento Línea Base:

90% 90% 90% 90% 91% 92% 93% 94% 95% 96% 97% 98%

2. Reducir los niveles de fraude y corrupción en los procesos sustantivos de la institución MEDIANTE la ejecución de acciones de

prevención, supervisión y control a las operaciones

al riesgo evaluado y la implementación de

actividades para mejorar el esquema de seguridad

de la información

% de percepción de transparencia institucional = N. de usuarios que califican a la institución como transparente / Total de usuarios encuestados Nota: Este indicador será medido con la encuesta de satisfacción del usuario externo realizada por la Dirección de Cambio de Cultura Organizacional


80% 90%

N. de auditorías realizadas a la modificación de datos sensibles

Discreto por período Trimestral Línea base: N/A

N/A 9 9 9

N. de capacitaciones en temas de dactiloscopia e investigación civil

Continuo discreto Línea base: N/A

2 4 2 2

70


1. Incrementar las soluciones provistas a los usuarios respecto a los casos de posible falsedad ideológica y

documental MEDIANTE la aplicación de protocolos investigativos y asesoría directa

Nombre del Proyecto


1. GPR: Implementación, estandarización, seguimiento y control de los procesos de investigación civil y monitoreo

Directora de Investigación Civil y Monitoreo Yamila Daraio

1. Herramientas de estandarización para la operación de la Dirección aprobadas (Incluye: entrega de políticas, y manuales de Investigación de Casos de Falsedad Ideológica y Documental, Módulo de Investigación de Registry, y Super User)

2. Implementación de los procesos y procedimientos


Nota: fecha inicio enero 2016 – fecha de finalización agosto 2016

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% % de funcionarios que aprobaron con más del 90% las evaluaciones de investigación civil y monitoreo = N. de funcionarios que aprobaron con más del 90% las evaluaciones / Total de funcionarios evaluados Meta discreta cuatrimestral: 80% de los funcionarios aprueban las capacitaciones

2. Reducir los niveles de fraude y corrupción en los procesos sustantivos de la institución MEDIANTE la

ejecución de acciones de prevención, supervisión y control a las operaciones al riesgo evaluado y la

implementación de actividades para mejorar el esquema de seguridad de la información

Nombre del Proyecto


2. GPR:

Levantamiento del mapa de riesgos de fraude y corrupción en las operaciones y sugerencia de acciones preventivas y correctivas

Directora de Investigación Civil y Monitoreo Yamila Daraio

1. Identificación y descripción de eventos relacionados a fraude y corrupción realizado

2. Mapas de riesgo de fraude y corrupción de los procesos sustantivos elaborados

3. Mapa de riesgos, controles y acciones preventivas y correctivas validadas

4. Supervisión a la implementación de mejoras realizadas

5. Campaña de fortalecimiento de la percepción de transparencia ejecutada

Nota: Fecha de inicio del proyecto – marzo 2016 – fecha finalización diciembre 2016

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 90% N. de mapas de riesgos de procesos sustantivos validados en zonas: 9 mapas a julio de 2016 N. de controles sugeridos a las zonas: 9 a octubre 2016 N. de charlas a Coordinaciones zonales sobre acciones preventivas y correctivas: 1 por zona a diciembre 2016 % cumplimiento ejecución de la campaña de comunicación. Meta 100%

71


3. Teamwork: Implementación del sistema de monitoreo de cámaras centralizado en las zonas (Proyecto homologado para las zonas)

Coordinador de

Monitoreo

Daniel Aguilar

1. Levantamiento de requerimientos técnicos, equipos y enlace por agencia realizado

2. Planos de implantación de cámaras y centro de monitoreo zonal aprobados

3. Equipos adquiridos o con mantenimiento instalados

4. Procedimiento de monitoreo de cámaras y gestión de incidentes implementado (incluye capacitación al personal)

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 90% N. de funcionarios capacitados en el procedimiento: al menos dos funcionarios capacitados por zona. Ejecución del plan de mantenimiento de cámaras, una vez al año % de cumplimiento de entrega de informe de cámaras: N. de informes remitido a la Dirección de Investigación Civil / Total de semanas. Meta 4 informes al mes.

4. GPR: Proyecto de Implementación del Esquema de Seguridad de la Información EGSI

Oficial de Seguridad de la Información

Proyecto definido por la SNAP con hitos que involucran a varias unidades de la institución.

Meta: Subir en el ranking EGSI


COMPROMISOS

- Los mapas de riesgos serán levantados con la colaboración de los Coordinadores Zonales y de las Direcciones Nacionales.

- Con las Direcciones Nacionales se deberá trabajar en la identificación de riesgos de fraude o corrupción por cada macro proceso. Esta información servirá de base para el análisis de las 9 zonas.

- Los resultados de los mapas de riesgos deberán ser presentados al Comité de Desarrollo Organizacional y de Ética.

Ejemplo Mapa de Riesgos

- Se hará una socialización con los Coordinadores Zonales sobre el proyecto de centralización del monitoreo de cámaras, a fin de que todos conozcan sobre el objetivo de este importante proyecto.

72



Firma de responsabilidad del Director/a de Investigación Civil y Monitoreo

Observaciones


Observaciones


73

9. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE

GESTIÓN JURÍDICA

9.1. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN ASESORÍA JURÍDICA


Asistir jurídicamente y absolver las consultas de usuarios internos y externos a fin de que los actos

administrativos emanados cumplan con los procedimientos y normas establecidas en el ordenamiento jurídico.


Unidad de Gestión



OE7: Incrementar la eficiencia operacional

institucional

Desarrollar los instrumentos jurídicos que permitan la normal gestión institucional y realizar las acciones de defensa jurídica que garanticen la vigencia de las decisiones administrativas


Coordinación General de Gestión Jurídica (N2)

Incrementar el grado de asertividad en la asesoría y en los instrumentos jurídicos que sean requeridos por los usuarios internos

Guiar y asesorar en el cumplimiento de la normativa vigente a los usuarios internos

Sistematizar el ingreso y despacho de las solicitudes de asesoría jurídica, así como también, compilar las lecciones aprendidas

Dirección de Gestión de

Asesoría Jurídica (N4)

Incrementar la efectividad de respuesta y/o resolución de los requerimientos presentados por los usuarios internos MEDIANTE la investigación, análisis, la resolución de casos y la estandarización del proceso de gestión jurídica

Proyectos 1. Simplificación y estandarización del proceso

de asesoría jurídica 2. Implementación de una comunidad de

práctica para la gestión del conocimiento de asesoría jurídica y de lecciones aprendidas (wikis)

74

INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN

DIRECCIÓN DE GESTIÓN JURÍDICA METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO



1. Incrementar la efectividad de respuesta y/o

resolución de los requerimientos

presentados por los usuarios internos

MEDIANTE la investigación, análisis, y resolución de casos y la estandarización

del proceso de gestión jurídica

N. de lecciones aprendidas por área temática de la Dirección Nota: el informe servirá para la identificación de debilidades y puntos a mejorar. El reporte será socializado con todas las Direcciones para transferencia de conocimiento

Continuo acumulado Mensual Línea Base: 0

3 6 9 12 15 18 21 24 27 30 33 36

% de trámites atendidos oportunamente = N. de trámites atendidos en 96 horas / Total de trámites ingresados Nota: el trámite es considerado como atendido cuando se envía el email de notificación al requirente. La fecha de ingreso del trámite queda registrada en matriz interna

Discreto por Período Mensual Línea Base: 82%

82% 82% 82% 82% 82% 82% 85% 85% 85% 85% 85% 85%

N. de días promedio para despacho de trámites = ∑ (N. de días de despacho de cada trámite) / N. de trámites despachado Nota: el trámite tiene estatus de despachado cuando se encuentra el producto final al área requirente y archivado

Discreto por Período Mensual Línea Base: 15 días

15 14 13 12 11 10

% de trámites despachados = N. de trámites despachados / Total de trámites ingresados Nota: el corte del ingreso de trámites se hace a los últimos 20 días de cada trimestre

Discreto por Período Trimestral Línea Base: 97%

97% 97% 97% 97%

75

OBJETIVO OPERATIVO



1. Incrementar la

efectividad de

respuesta y/o

resolución de los

requerimientos

presentados por

los usuarios

internos y externos

MEDIANTE la

investigación,

análisis, y

resolución de

casos y la

estandarización del

proceso de gestión

jurídica

% de calidad de los productos de asesoría jurídica = ∑ de % de calidad de los productos de asesoría jurídica / Total de productos elaborados Nota: Cada de devolución representa un 5% en la disminución de calidad

Discreto por período Mensual Línea base: N/A

90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90%

% de calidad de pronunciamientos motivados = N. de pronunciamiento motivados / Total de pronunciamientos Nota: el indicador se medirá con el informe de trimestral emitido por el Coordinador Jurídico. Un informe motivado cumple con los siguientes parámetros: Análisis de los hechos, análisis de la norma jurídica, pertinencia y relevancia de norma jurídica hacia los hechos, conclusiones y recomendaciones

Discreto por período Trimestral Creciente Línea base: 85%

85% 87% 90% 100%

% de ausencia de petición con silencio administrativo = Total de peticiones externas (consultas legales) con silencio administrativo / Total Peticiones legales externas dirigidas al Director general Tiempo de silencio administrativo: 15 días

Discreto por período Mensual Decreciente Línea base: 5%

4% 4% 4% 3% 3% 3% 3% 2% 2% 2% 2% 2%

76


1. Incrementar la efectividad de respuesta y/o resolución de los requerimientos presentados por los usuarios internos

MEDIANTE la investigación, análisis, y resolución de casos y la estandarización del proceso de gestión jurídica.

Nombre del Proyecto


1. GPR: Simplificación y estandarización del proceso de asesoría jurídica

Directora de Asesoría Jurídica Janeth Asanza

1. Productos de Régimen Disciplinario, Contratación Pública y Pronunciamientos Jurídicos determinados

2. Herramientas de estandarización por cada producto de la unidad aprobadas


4. Planes de mejoras aprobados Nota: El plazo de ejecución del proyecto estará determinado por la Dirección de Procesos, plazo segunda semana de enero.

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre 2016: 15% II Semestre 2016: 25%

2. GPR Implementación de una comunidad de práctica para la gestión del conocimiento de asesoría jurídica y de lecciones aprendidas (wikis)

Directora de Asesoría Jurídica Janeth Asanza

1. Estructura de la comunidad de práctica (contenidos) definida

2. Contenidos desarrollados 3. Canal de difusión

implementado 4. Líderes de comunidades de

practica capacitados 5. Soporte técnico implementado

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% N. de visitas al canal de información: 500 visitas mínima al mes a Lexis 3 líderes de comunidad práctica capacitados y responsables de mantener los contenidos actualizados A julio del 2016 el proyecto estará implementado.

77

9.2. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE PATROCINIO Y NORMATIVA


Desarrollar y proponer proyectos de normativa y representar a la máxima autoridad, dentro de los procesos

judiciales y extrajudiciales en defensa de los intereses institucionales, a través de la intervención oportuna que

contribuya a mejorar la gestión administrativa y operativa institucional.


Unidad de Gestión



OE7: Incrementar la eficiencia operacional

institucional

Desarrollar los instrumentos jurídicos que permitan la normal gestión institucional y realizar las acciones de defensa jurídica que garanticen la vigencia de las decisiones administrativas


Coordinación General de Gestión Jurídica (N2)

Incrementar la efectividad en la gestión y

defensa jurídica que permita el normal

desarrollo de los objetivos institucionales

Conceptualizar, desarrollar y socializar los instrumentos jurídicos internos y externos que permitan operar correctamente a la institución

Sistematizar y monitorear las etapas de los procesos judiciales y propiciar alianzas interinstitucionales que generen presencia institucional dentro de las diligencias judiciales

Dirección de Gestión

Patrocinio y Normativa

(N4)

Incrementar el grado de armonización de la normativa interna y de socialización de la normativa externa MEDIANTE el desarrollo de proyectos de resoluciones internas que viabilicen la operatividad y gestión institucional

Proyectos 1. Simplificación y estandarización del proceso

de patrocinio y normativa 2. Implementación de una comunidad de

práctica para la gestión del conocimiento de patrocinio y normativa y la compilación de lecciones aprendidas (wikis)

3. Proyecto de armonización de la normativa y régimen jurídico para la mejora de los procesos administrativos y operativos

Incrementar la efectividad en el patrocinio de las causas judiciales MEDIANTE la implementación de nuevos métodos de gestión y cooperación interinstitucional

Este objetivo se medirá mediante indicadores de operaciones, no se ha identificado la necesidad de crear un proyecto que coadyuve a la consecución del mismo.

78


DIRECCIÓN DE NORMATIVA Y PATROCINIO METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO



1.Incrementar el grado de

armonización de la normativa

interna y de socialización de

la normativa externa

MEDIANTE el desarrollo de proyectos de resoluciones internas que viabilicen la

operatividad y gestión

institucional

N. de lecciones aprendidas por área temática de la Dirección Nota: el informe servirá para la identificación de debilidades y puntos a mejorar. El reporte será socializado con todas las Direcciones para transferencia de conocimiento

Acumulado continuo Mensual Línea Base: 0

3 6 9 12 15 18 21 24 27 30 33 36

Porcentaje de cumplimiento al Plan de Normativa Institucional = No. Proyectos de Normativa elaborados / No. de Proyectos de Normativa solicitados Nota: el Plan de Normativa Institucional se lo entregará en la última semana enero de 2016. Este plan resume todos los requerimientos normativos de las Direcciones.

Continuo acumulado Trimestral Creciente Línea base: N/A

20% 40% 60% 90%

N. de acciones de socialización de la normativa en medios electrónicos internos de la institución Nota: incluye el uso de mailings para comunicados masivos, una publicación bimensual en la revista Identidad, videos tutoriales, entre otros (excluye envío de correos electrónicos)

Discreto por período Bimensual Línea base: 0

3 3 3 3 3 3

79

OBJETIVO OPERATIVO



Incrementar la efectividad en el patrocinio de las causas judiciales

MEDIANTE la implementación

de nuevos métodos de

gestión y cooperación

interinstitucional

% de trámites atendidos oportunamente = N. de trámites atendidos en 96 horas / Total de trámites ingresados Nota: el trámite es considerado como atendido cuando se envía el email de notificación al requirente. La fecha de ingreso del trámite queda registrada en matriz interna

Discreto por Período Mensual Línea Base: 82%

82% 82% 82% 82% 82% 82% 85% 85% 85% 85% 85% 85%

Porcentaje de eficacia de Patrocinio de Causas = No. Causas patrocinadas dentro de 5 días /Total providencias judiciales y reclamos extrajudiciales ingresados

Discreto por período Mensual Incremento Línea base: N/A

80% 80% 80% 85% 85% 85% 90% 90% 90% 100% 100% 100%

Porcentaje de Causas Terminadas = No. De causas terminadas /No. De causas con providencia judicial para resolver


50% 60%

Porcentaje de Controles ejecutados a los Procesos Judiciales = No. Actividades Ejecutadas /No. Actividades de alto impacto Nota: medio de verificación matriz de procesos judiciales a nivel nacional

Discreto por período Trimestral Línea base: 100%

100% 100% 100% 100%

80

OBJETIVO OPERATIVO



Incrementar la efectividad en el patrocinio de las causas judiciales

MEDIANTE la implementación de

nuevos métodos de gestión y cooperación

interinstitucional

% de impulso procesal en causas judiciales = N. de escritos presentados/ Total de procesos judiciales

Discreto por período Mensual Línea base: N/A

90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90%

Porcentaje efectividad de gestión judicial = Sentencias judiciales ejecutoriadas a favor / Total de causas judiciales con providencia para resolver

Semestral / Continuo acumulado

40% 50%

Porcentaje límite de egreso por erogación sentencias judiciales = Recursos financiero erogados por sentencias judiciales ejecutoriadas año n / Total de Recursos financiero erogados por sentencias judiciales ejecutoriadas año n-1 Medio de verificación: reporte de financiero

Acumulado Continuo Semestral Línea base: 0

70% 60%

% efectividad en la finalización de procesos 2009 - 2014 = N. de procesos judiciales finalizados 2009 - 2014 / Total de procesos judiciales 2009 -2014 Nota: medio de verificación matriz de procesos judiciales 2009 - 2014 y decisiones judiciales.

Acumulado Continuo Semestral Línea base: 0 N. de procesos sin finalizar aprox. 300

10% 15%

81


Nombre del Proyecto


1. GPR: Simplificación y estandarización del proceso de normativa y patrocinio

Director de Normativa y Patrocinio Gabriel Acosta

1. Productos de Patrocinio y Normativa determinados

2. Herramientas de estandarización por cada producto de la unidad aprobadas



Nota: El plazo de ejecución del proyecto estará determinado por la Dirección de Procesos, plazo segunda semana de enero.

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre 2016: 10% II Semestre 2016: 25%

2. GPR: Implementación de una comunidad de práctica para la gestión del conocimiento de asesoría jurídica y de lecciones aprendidas (wikis)


1. Estructura de la comunidad de práctica (contenidos) definida

2. Contenidos desarrollados 3. Líderes de comunidades de

practica capacitados 4. Contenidos y lecciones

aprendidas publicadas 5. Socialización del canal de

comunidad de práctica y funcionamiento del mismo realizada

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% N. de visitas al canal de información: 500 visitas mínima al mes 3 líderes de comunidad práctica capacitados y responsables de mantener los contenidos actualizados A julio del 2016 el proyecto estará implementado.

3. GPR: Proyecto de armonización de la normativa y régimen jurídico para la mejora de los procesos administrativos y operativos


1. Identificación del marco jurídico vigente inventariado y aplicación de la supremacía de las normas

2. Mesas de trabajo para la depuración de las normas en desuso y antinomia ejecutadas

3. Proyectos de resoluciones para la consecución de la armonización aprobados

4. Socialización de resoluciones realizada

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% N. de mesas de trabajo realizadas: 12 a agosto del 2016 % de macroprocesos armonizados = N. de procesos con un instrumento de armonización / Total de macroprocesos Meta: I Tri: 15% II Tri: 25 % III Tri: 60% III Tri: 90% N. de macroprocesos: 9 % de Directores Nacionales y Coordinadores Zonales que conocen de los instrumentos de armonización = N. de Directores y Coordinadores que conocen sobre los instrumentos de armonización / Total de Directores y Coordinadores Meta: I Semestre: 60% II Semestre: 85% Este indicador se medirá con evaluación.

82


DIRECCIÓN


Firma de responsabilidad del Director/a de Gestión Jurídica

Observaciones

Firma de responsabilidad del Director/a de Patrocinio y Normativa

Observaciones

Firma de responsabilidad del Coordinador de Asesoría Jurídica

Observaciones


83


PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

10.1 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN


Gestionar la planificación e inversión institucional, a través de herramientas e instrumentos de planificación

que permitan un nivel eficiente de gestión, priorizando las necesidades de la institución.


Unidad de

Gestión




Alinear a la organización entorno a la planificación estratégica vigilando el cumplimiento de los objetivos institucionales

Implementar de acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión


Planificar y gestionar la asignación de recursos acorde a las necesidades institucionales y monitorear el adecuado uso del presupuesto institucional

Minimizar las situaciones de afectación institucional por medio de la Gestión del Riesgo

Coordinación de

Planificación Estratégica

(N2)

Incrementar la efectividad de la gestión de la Planificación Estratégica, Específica y Operativa de la institución

Estandarizar la metodología de la planificación institucional, control presupuestario, sistema de costeo y las herramientas de seguimiento de planes, programas, y proyectos para la toma oportuna de decisiones

Adoptar e implementar la metodología de evaluación de riesgo operativo y estratégico y supervisar el desarrollo y ejecución de los planes de mitigación

Propiciar acuerdos y/o convenios interinstitucionales que permiten reducir el costo operativo de las agencias

Dirección de Planificación e Inversión

(N4)

1. Incrementar la efectividad de la planificación e inversión institucional MEDIANTE el asesoramiento y acompañamiento en el levamiento, programación y evaluación de los planes operativos y la consecución de convenios interinstitucionales

El cumplimiento de este objetivo se medirá con el cumplimiento de indicadores de operación debido a que efectividad de la planificación e inversión institucional depende de las áreas requirentes.

2. Incrementar la disponibilidad y confiabilidad de los datos estadísticos institucionales y de costeo de los servicios MEDIANTE la estandarización del levantamiento, consolidación y verificación de la información para la toma de decisiones

Proyecto 1. Implementación del sistema de costeo, reportería y

estadística de la institución Este proyecto debe alinearse al objetivo 1 y 2

3. Reducir el riesgo operacional, MEDIANTE el diagnóstico e implementación de planes de acción para los procesos sustantivos

Proyecto

2. Definición e implementación de la metodología de gestión de riesgos acorde a normas internacionales

84


DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN METAS 2016



1. Incrementar la efectividad

de la planificación operativa

MEDIANTE el asesoramiento

y acompañamiento en el

levamiento, programación y

evaluación de los planes

operativos y la consecución

de convenios

interinstitucionales

Porcentaje del presupuesto devengado a proyectos de Investigación + desarrollo (I+D) = Monto devengado de Proyectos de Investigación + Desarrollo en la institución / Monto Total de Presupuesto devengado por proyectos institucionales

Discreto por período Trimestral Creciente Línea Base: N/A

30% 20% 20% 5%

% de presupuesto institucional ejecutado = Presupuesto Devengado / Presupuesto codificado

Continúo Acumulado/ Trimestral/ Crecimiento Línea Base: 0

20% 45% 70% 90%

% de reducción del costo operacional = Costo operativo del año (N-1) – Costo operativo año N / Costo operativo del año (N-1)

Continúo Acumulado/ Semestral/ Decrecimiento Línea Base: 0

2% 4%

Índice de punto de equilibrio = Ingreso Total del período / Gasto total del período Nota: en la descripción del indicador se señalará los grupos de gasto a ser considerados

Continúo Acumulado/ Cuatrimestral/ Crecimiento Línea Base: 1

0,88 1 1,05

Porcentaje de beneficiarios directos de agencias modernizadas = Total de beneficiarios directos en cantones con agencias modernizadas / Total de la proyección de la población INEC 2015

Incremento/ Acumulado Trimestral Línea base: 84%

85% 86% 87% 89%

85



2. Incrementar la disponibilidad

y confiabilidad de los datos

estadísticos institucionales y de

costeo de los servicios

MEDIANTE la estandarización

del levantamiento, consolidación

y verificación de la información

para la toma de decisiones

Porcentaje de beneficiarios directos de agencias modernizadas = Total de beneficiarios directos en cantones con agencias modernizadas / Total de la población INEC 2015

Acumulado Continuo Trimestral Línea base: 84%

85% 86% 87% 89%

N. de reportes entregados a alta gerencia con agregado de estadísticas priorizadas

Acumulado por período Bimensual

2 3 4 6 7 8

% de servicios costeados = N. servicios costeados / Total de servicios en el tarifario *Total de servicios: 45

Continúo Acumulado/ Semestral/

Línea base 4%

50% 90%

3. Reducir el riesgo operacional, MEDIANTE el diagnóstico e implementación de planes de acción para los procesos sustantivos

N. de Direcciones con planes de riesgo levantados

Continúo Acumulado/ Trimestral/ Línea base0

N/A 5 11 17

Porcentaje de cumplimiento del Plan de Gestión de Riesgos Operativos = N. de actividades cumplidas / Total de actividades planificadas Nota: El plan de Gestión de Riesgos Operativo será entregado la tercera semana de febrero

Continuo acumulado Trimestral Línea base: N/A

N/A 30% 65% 95%

86


1. Incrementar la disponibilidad y confiabilidad de los datos estadísticos institucionales y de costeo de los

servicios MEDIANTE la estandarización del levantamiento, consolidación y verificación de la

información para la toma de decisiones.

Nombre del Proyecto


1. GPR Implementación del sistema de costeo, reportería y estadística de la institución

Coordinador de Costos y Estadística

David Paredes

1. Análisis y priorización de los datos estadísticos realizada

2. Propuesta de reportería y periodicidad aprobada

3. Análisis de propuesta de sistema de costeo realizada

5. Herramientas de estandarización del sistema de costeo y de estadísticas aprobadas

6. Implementación ejecutada


% de servicios costeados = N. de servicios costeados / Total de servicios Meta: 80% % de confiabilidad de la estadística = N. de errores detectados / Total N. de datos Meta: 80%

2. Reducir el riesgo operacional, MEDIANTE el diagnóstico e implementación de planes de acción para los

procesos sustantivos

Nombre del Proyecto


GPR: Definición e implementación de la metodología de gestión de riesgos acorde a normas internacionales

Coordinador de Planificación e Inversión

Grimanesa Cortez

1. Definición de la metodología de gestión de riesgos realizada

2. Socialización de la metodología ejecutada

3. Identificación del mapa de riesgos operativo

4. Levantamiento de los planes de acción de realizados

5. Supervisión de la ejecución de planes de acción ejecutada


% de procesos sustantivos con planes de acción = N. de procesos sustantivos con planes de acción / Total de procesos sustantivos Meta: 80% Nivel de severidad de riesgos de los procesos sustantivos: Meta moderado

87



Firma de responsabilidad del Director/a de Planificación e Inversión

Observaciones

Firma de responsabilidad del Coordinador/a de Planificación y Gestión Estratégico

Observaciones


88

10.2 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PROCESOS,

SERVICIOS Y CALIDAD


Institucionalizar el modelo de gestión de procesos, con el fin de alcanzar una gestión organizacional de calidad

y promover una cultura de mejora continua que genere productos y servicios que respondan a las necesidades

de los usuarios.


Unidad de Gestión





Coordinación de Planificación Estratégica (N2)

Incrementar el grado de implementación del Sistema de Gestión basado por Procesos

Implementar el modelo de gestión basado en Procesos e institucionalizar la medición de los resultados alcanzados

Establecer un sistema para la medición del nivel de madurez de la gestión de procesos institucionales y mejora continua de los servicios

Dirección de Gestión de Procesos,

Servicios y Calidad (N4)

Reducir los tiempos de ciclo en los procesos institucionales, MEDIANTE el levantamiento y/o ajustes de procesos, procedimientos e instructivos

Proyecto:

1. Proyecto de Implementación y Certificación de un sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001:2015) para la Coordinación Zonal 9 y Matriz Guayaquil Centro*

*Nota: La ejecución del proyecto dependerá del financiamiento de la OEA, de no existir, se modificará el alcance y contenido del proyecto.

Incrementar el nivel de madurez de los procesos institucionales, MEDIANTE la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos

89

INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN

DIRECCIÓN DE PROCESOS, SERVICIOS Y CALIDAD METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO

INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTAMIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Reducir los tiempos

de ciclo en los

procesos

institucionales,

MEDIANTE el

levantamiento y/o

ajustes de procesos,

procedimientos e

instructivos

% de cumplimiento de los tiempos de servicio de la institución: Sumatoria de % de cumplimiento tiempos de ciclos / N. de servicios evaluados

Discreto por período Semestral Incremento Línea Base: 0

80% 85%

Tiempo de ciclo del servicio de cedulación en agencias con centros de producción = Reporte estadístico SIPSE

Discreto por período Semestral Reducción Línea Base: 0

45 minutos 40 minutos

Tiempo de ciclo del servicio de inscripción de nacimiento en centros de producción = Reporte estadístico SIPSE



Tiempo de ciclo del servicio de emisión de copias íntegras no digitalizadas = Reporte estadístico SIPSE


72 horas 48 horas

Tiempo de ciclo del servicio de firma electrónica = Reporte estadístico SIPSE



Incrementar el nivel de madurez de los procesos institucionales, MEDIANTE la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos

% Nivel de madurez de los procesos institucionales = Sumatoria de N. de requisitos cumplidos por proceso / Total de de requisitos del modelo de madurez Nota: pendiente entregar la metodología de nivel de madurez para soporte GPR.

Continúo Acumulado/ Semestral/ Crecimiento Línea base 0 40% 80%

Número de servicios incluidos en la carta de servicios institucional = Sumatoria de servicios incluidos en la carta de servicios institucional

Continuo Acumulado Semestral Línea base: N/A N. de servicios institucionales: 7

1 - Cedulación 2 – Registro Civil

90

OBJETIVO OPERATIVO

INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTAMIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Incrementar el nivel de madurez de los

procesos institucionales, MEDIANTE la

implementación del Sistema de Gestión

de la Calidad basado en Procesos

Porcentaje de procesos sustantivos priorizados mejorados = Número de procesos sustantivos priorizados mejorados / Total procesos sustantivos priorizados Nota: N. total de macro procesos sustantivos : 6 Macro procesos priorizados: 2 (Cedulación e Información Registral)

Continúo Acumulado/ Semestral/ Crecimiento Línea base N/A

50% 100%

% de cumplimiento del Plan de Mejoramiento Operacional = N. de acciones operativas cumplidas en el período / Total de acciones planificadas en el período Nota: Mide el avance de la implementación del plan de gestión por procesos. El plan de Mejoramiento Operacional será entregado hasta la segunda de febrero.

Continúo Acumulado/ Semestral/ Crecimiento Línea base N/A

N/A 30% 50% 60% 70% 80%

91


1. Incrementar el nivel de madurez de los procesos institucionales, MEDIANTE la implementación del

Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos

Nombre del Proyecto


1. GPR: Proyecto

de Implementación y Certificación de un sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001:2015) para la Coordinación Zonal 9n y Matriz Guayaquil Centro

Líder de proyecto

Sandra Díaz

1. Despliegue, difusión, y adecuación del plan de trabajo específico realizado

2. Formación inicial ISO 9001 ejecutada

3. Diseño y estructura del Sistema Integral de la Gestión de la Calidad aprobada

4. Procesos implementados

5. Formación final de auditoría interna y talleres de acciones correctivas ejecutadas

6. Pre auditorias de certificación realizadas

7. Auditoria de certificación contratada

8. Certificación ISO 9001 acreditada


100% de los servidores del NJS conocen sobre el proyecto en el primer trimestre Los indicadores de resultado del proyecto serán definidos con los consultores de la OEA en función del diagnóstico levantado en diciembre 2016. El proyecto iniciará en febrero 2016 por lo que la ficha del proyecto deberá ser levantada hasta el 28 de enero de 2016. Se lo cargará en GPR como ante proyecto.


COMPROMISOS

- La Dirección de Procesos hará una capacitación con las Direcciones Nacionales y demás personas

involucradas en la ejecución del Plan de Mejoramiento Operacional sobre la metodología del nivel de

madurez institucional. Esta capacitación debe realizarse hasta la tercera semana del mes de febrero.

- El Plan de Mejoramiento Operacional detallará los tiempos de ejecución y priorización de la

estandarización de los procesos institucionales, plazo de entrega segunda semana de febrero.

92



Firma de responsabilidad del Director/a de Procesos, Servicios y Calidad

Observaciones


Observaciones


93

10.3 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE PLANES,

PROGRAMAS Y PROYECTOS


Gestionar los planes, programas y proyectos a través de la generación de políticas, metodologías y

herramientas de gestión de proyectos que permitan el seguimiento y evaluación de los mismos, a fin de

asegurar el cumplimiento de los objetivos institucionales.


Unidad de

Gestión




Alinear a la organización entorno a la planificación estratégica vigilando el cumplimiento de los objetivos institucionales

Implementar de acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión


Minimizar las situaciones de afectación institucional por

medio de la Gestión del Riesgo

Coordinación de

Planificación Estratégica

(N2)

Incrementar la efectividad de la gestión de la Planificación Estratégica, Específica y Operativa de la institución

Estandarizar la metodología de la planificación institucional, control presupuestario, sistema de costeo y las herramientas de seguimiento de planes, programas, y proyectos para la toma oportuna de decisiones

Adoptar e implementar la metodología de evaluación de riesgo operativo y estratégico y supervisar el desarrollo y ejecución de los planes de mitigación

Dirección de Seguimiento

de Planes, Programas y

Proyectos (N4)

Incrementar la gestión de seguimiento a los planes, programas y proyecto MEDIANTE la implementación de políticas, metodologías y herramientas de gestión de proyectos y reducción del riesgo

Proyecto

1. Implementación de la oficina de gestión de proyectos (Fase II)

Este proyecto debe ser alineado a los dos objetivos operativos

Incrementar los niveles de gestión y cumplimiento de los objetivos institucionales MEDIANTE el monitoreo de indicadores estratégicos y la entrega de alertas tempranas para la toma de decisiones

El cumplimiento de este objetivo se medirá con el cumplimiento de indicadores de operación debido a que efectividad de la gestión depende de las áreas ejecutoras.

94

INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN

DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE PLABNES, PROGRAMAS Y PROYECTOS METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO



Incrementar la gestión de seguimiento a los planes, programas y

proyecto MEDIANTE la implementación de

políticas, metodologías y herramientas de

gestión de proyectos y reducción del riesgo

Porcentaje de proyectos actualizados acorde a la metodología de gestión de proyectos institucional = N. de Proyectos que cumplen la metodología / Total portafolio de proyectos 2016 Nota: el número de proyectos 2016 se incrementa en 1000% en comparación con el 2015.

Acumulado continuo Crecimiento Trimestral Línea Base: N/A

60% 65% 80% 90%

N. de servidores capacitados en la metodología de Gestión de Proyectos y GPR

Acumulado continuo Crecimiento Cuatrimestral Línea Base: 37

20 50 60

Índice de desempeño del Cronograma del Portafolio (SPI – PMOK) = Promedio SPI de todos los proyectos / SPI ideal del portafolio de proyectos 2016 Nota: el número de proyectos 2016 se incrementa en 100% en comparación con el 2015.

Acumulado continuo Bimensual Crecimiento Línea Base: N/A

0,40 0,50 0,60 0,70 0,80 0,85

% de proyectos con planes de acción frente al riesgo = N. de proyectos con planes de acción / Total de proyectos

Acumulado continuo Trimestral Crecimiento Línea Base: 0

N/A 20% 40% 60%

Porcentaje de proyectos de inversión en riesgo = Número de proyectos de inversión en riesgo / Número total de proyectos de inversión registrados en el año.

Discreto por período Mensual Reducción Línea base:0

20% 20% 20

% 20% 20% 20% 20% 20% 20% 20% 20% 20%

95

OBJETIVO OPERATIVO


ENE FEB MA ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Incrementar los

niveles de gestión y cumplimiento de los

objetivos institucionales MEDIANTE el monitoreo de indicadores

estratégicos y la entrega de alertas tempranas para la

toma de decisiones

% efectividad en capacitaciones y asesoramientos = N. de evaluaciones sobre proyectos que superan el 70% + N. encuestas que califican el asesoramiento >= 70% / Total capacitados + Total de encuestados

Continúo Acumulado/ Semestral/ Crecimiento Línea base 0

60% 80%

% de cumplimiento del Plan de Auditoria a los Indicadores Priorizados Nota: se auditora al menos 5 indicadores de manera mensual. El plan de auditorías será publicado en el mes de febrero 2016.

Continúo Acumulado Mensual Crecimiento Línea base 0

N/A 10% 15% 25% 30% 35% 50% 60% 70% 75% 80% 90%

% de cumplimiento de los objetivos estratégicos = N. indicadores de impacto (N1) que cumplen la meta / Total de indicadores de impacto Nota: medio de verificación reporte GPR

Discreto por período/ Trimestral/ Crecimiento Línea base 0

40% 50% 60% 70%

96


1. Incrementar la gestión de seguimiento a los planes, programas y proyecto MEDIANTE la

implementación de políticas, metodologías y herramientas de gestión de proyectos y reducción del

riesgo.

Nombre del Proyecto


1. GPR: Implementación de la oficina de gestión de proyectos (Fase II)

Coordinador de Proyectos

Wladimir Medina

1. Gestión del conocimiento relacionada a mejores prácticas de gestión de proyectos realizada

2. Estándares para ciclo de gestión de proyectos implementados

3. Acompañamiento para el levantamiento de planes de acción frente a riesgos de proyectos realizados

4. Asesoramiento y reconocimientos ejecutados


% de servidores de matriz que conocen sobre la metodología de gestión de proyectos. Meta: 40% a diciembre 2016 N. de asesorías realizadas: al menos 3 por mes N. de ranking de gerentes y líderes publicados: uno por bimestre


COMPROMISOS

- La Dirección de Seguimiento, informará sobre los indicares y proyectos a los Coordinadores Zonales

previo a su oficialización en el GPR, plazo enero 2016.

- El Plan de Auditoria de indicadores priorizados será oficializado a todas las Direcciones Nacionales a fin

de conocer las implicaciones de reportar información sin medios de verificación o no correspondiente

a la realidad, plazo segunda semana de febrero.

- El plan de incentivos y reconocimientos para líderes de proyectos deberá ser aprobado por el Director

General.

97



Firma de responsabilidad del Director/a de Seguimiento de Planes, Programas y Proyectos

Observaciones


Observaciones

Fecha de levantamiento de la información: 05 de enero 2016

98


TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

11.1 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TI


Planificar, diseñar, construir y mantener sistemas y servicios informáticos seguros que, a través de una

adecuada gestión, satisfagan los requerimientos de los usuarios y de la Institución.

ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN Unidad de Gestión Objetivos Estrategias



Garantizar la operatividad, funcionalidad y eficiencia de los sistemas de gestión y servicios informáticos para el usuario interno y externo

OE6: Incrementar el desarrollo del Talento Humano


Subdirección (N2) Incrementar la interoperabilidad y operatividad de las TICs que soportan las operaciones de la DIGERCIC

Establecer directrices técnicas que fomenten el intercambio de información entre los diferentes actores institucionales

Generar políticas que garanticen el cumplimiento de estándares de operatividad en las TICs que soportan las operaciones de la DIGERCIC

Coordinación General de

Tecnologías de información y

Comunicación (N3)

Incrementar la automatización de procesos internos y el nivel de soporte a usuarios de la Institución, asegurando la interoperabilidad de los procesos internos.

Desarrollar los sistemas informáticos para consulta de datos almacenados en el documento de identificación del usuario

Implementar los mecanismos que acrecienten el uso de los servicios en línea desarrollados

Desarrollar las aplicaciones WEB que coadyuvan a la automatización de servicio en línea

Reducir los riesgos y amenazas a la Seguridad Informática de datos e información electrónica, aplicaciones institucionales, infraestructura tecnológica y redes de datos de la institución

Implementar los controles de seguridad informática acorde al esquema gubernamental de seguridad en la información

Implementar controles permanentes internos y externos que mitiguen el riesgo de vulnerabilidad o amenaza a los sistemas informáticos

Socializar y coordinar las capacitaciones en seguridad informática

Dirección de Gestión de TI (N4)

Incrementar la automatización de procesos institucionales priorizados MEDIANTE el desarrollo, y mantenimiento de sistemas informáticos

Proyectos 1. Proyecto Teamwork: Desarrollo y mantenimiento de

sistemas informáticos para la automatización de procesos priorizados

2. Proyecto Teamwork: Implementación del sistema de identificación biométrica 1 a N y 1 a 1 AFIS.

3. Proyecto GPR: Fortalecimiento del sistema de autenticación de usuarios SAUREG – Este proyecto será alineado a los objetivos operativos

Incrementar la seguridad informática MEDIANTE la implementación de acciones de mitigación de riesgos

Este indicador no tiene un proyecto asociado se lo medirá por cumplimiento de metas de indicadores de operaciones, alineados al proyecto de seguridad EGSI.

99


DIRECCIÓN DE GESTIÓN TI METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO



1. Incrementar la automatización de

procesos institucionales

priorizados MEDIANTE el desarrollo, y

mantenimiento de sistemas informáticos

Porcentaje de automatización de los procesos institucionales = N. de módulo implementados / N. de módulos requeridos Nota: bitácora de sistemas en producción

Incremento Discreto por período Cuatrimestral Línea Base 0

85% 85% 85%

Porcentaje de sistemas implantados = Sistemas o aplicativos implantados / Sistemas o aplicativos desarrollados Nota: medio de verificación bitácora de versionamiento de sistemas

Incremento Discreto por período / Cuatrimestral Línea Base 70%

75% 80% 90%

Porcentaje mejoras a los sistemas implementados = Cambios implementados / cambios solicitados priorizados

Incremento/ Discreto por período / mensual Línea Base 87%

87% 87% 87% 87% 87% 87% 87% 87% 87% 87% 87% 87%

Porcentaje de calidad de los sistemas desarrollados internamente= # de errores informáticos solucionados / # total de errores informáticos reportados

Incremento/Discreto por período / trimestral

90% 90% 90% 90%

Incrementar la seguridad informática

MEDIANTE la implementación de

acciones de mitigación de riesgos

Porcentaje de controles de seguridad informática documentados = # de controles de seguridad informática EGSI documentados / # total de controles de seguridad informática EGSI planificados Nota : cambiar la definición del indicador de acuerdo al # de controles EGSI

Incremento/ Continúo Acumulado/ bimestral/ Crecimiento Línea Base 0

16% 32% 48% 64% 80% 100%

Porcentaje de controles de seguridad informática implementados = # de controles de seguridad informática EGSI implementados / # total de controles de seguridad informática EGSI planificados Nota : cambiar la definición del indicador de acuerdo al # de controles EGSI

Incremento/ Continúo Acumulado/ cuatrimestral/ Crecimiento Línea Base 0

25% 50% 75% 100%

100


1. Incrementar la automatización de procesos institucionales priorizados mediante el desarrollo, y

mantenimiento de sistemas informáticos.

Nombre del Proyecto


Proyecto Teamwork: Desarrollo y mantenimiento de sistemas informáticos para la automatización de procesos priorizados

Directora de Gestión TI Paulina Rodas

1. Componente REVIT 2. Componente SUTI 3. Componente Digitalización y

desmaterialización 4. Componente de

interoperabilidad 5. Componente ESIDD 6. Componente VUV

Nota: las prioridades de desarrollo deben ser autorizadas por el Sr. Director y Subdirector. Los componentes agrupan todas las necesidades de desarrollo identificadas en la sección de compromisos se detalla prioridades y plazos de entrega de las mismas

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 90% % de automatización de componentes: N. de desarrollos realizados por componente / Total de desarrollos solicitados Meta: 90% REVIT a diciembre 2016 80% SUTI a diciembre 2016 50% Digitalización y desmaterialización a diciembre 2016 30% Esidd a diciembre 2016 90% VUV a diciembre 2016 Hitos: requerimientos funcionales, pruebas, y producción

Proyecto Teamwork:

Implementación del

sistema de

identificación

biométrica AFIS 1 a N

y 1 a 1

Directora de Gestión TI

Paulina Rodas

1. Definición de arquitectura y funcionalidades realizada

2. Fase de pruebas e integración ejecutadas

3. Sistema de identificación 1 a N y 1 a 1 implementado

4. Promoción del nuevo servicio ejecutada


N. de servidores capacitados en la arquitectura y funcionamiento de la herramienta: 12 a diciembre 2016 Proyecto a ser actualizado en Teamwork

Proyecto GPR:

Fortalecimiento del

sistema de

autenticación de

usuarios SAUREG

Directora de Gestión TI

Paulina Rodas

1. Módulo de administración multi agencia – multi institución implementado 2. Módulo de administración del multi usuarios - implantado 3. Módulo de roles y perfiles implantado


Meta: Los 3 módulos implementados a marzo del 2016. Usuarios de todos los aplicativos centralizados y autentificados N. de funcionarios capacitados en la arquitectura y uso del sistema: 12 a abril 2016

101


Las necesidades de desarrollo de las diferentes áreas han sido agrupadas en la matriz de priorización de necesidades de desarrollo. Las Direcciones Agregadoras de valor en conjunto con el Sr. Director y Subdirector han analizado las prioridades en base al impacto operativo. Se ha solicitado el compromiso de las áreas requirentes para entregar las especificaciones funcionales que aborden la problemática de manera integral y que busquen agilizar los tiempos de respuesta al usuario. A continuación se detallan los desarrollos identificados por cada área y los plazos de entrega de información por parte de las agregadoras de valor. Los plazos de entrega han sido impuestos por los dueños de los procesos, la Dirección de Gestión de TI no ha exigido tiempos límites, estos responden a las necesidades de cada Dirección.

MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DE NECESIDADES DE DESARROLLO

Descripción de Acciones de Desarrollo

Desarrollo Procesos Servicios Observaciones

Componente REVIT Cambios al módulo de nacimientos del sistema REVIT (Nacimientos de partos en casa) ejecutados

GRUPO 1 de

Desarrollo

X RC Alta prioridad, plazo 25 de enero para definición y especificaciones técnicas hasta el 10 de febrero

Proceso interinstitucional de registro de defunciones automatizado – REVIT Defunciones

X RC Prioridad media, plazo para entrega de especificaciones de la mesa técnica 28 de febrero 2016

Módulo de inscripciones de oficio (nacimientos y defunciones)

X RC Estudio de factibilidad 15 de febrero a cargo de C. Prieto

Módulo de notificaciones SMS (activación de inscripciones)

RC Entrega de especificaciones técnicas miércoles 12 de febrero

Componente SUTI

Levantamiento y Módulo de emisión de certificados simples de información registral

Mónica Martínez

X Información Registral

Incluye bitácora de emisión de certificados, entrega de especificadores funcionales del 29 de enero

Ajustes al Módulo de uniones de hecho extemporáneas implementado

Mónica Martínez

X RC Entrega de especificaciones funcionales 29 de enero

Levantamiento y Módulo de matrimonios

Mónica Martínez

RC Entrega de especificaciones funcionales 27 de enero

Módulo de adopciones implementado

x RC II semestre 2016

Módulo de Rectificaciones/Actualizaciones


Levantamiento y Módulo de naturalizaciones


Levantamiento y Módulo de defunciones - integración con REVIT

x RC I semestre 2017

Módulo de cantonizaciones por cierre de AS 400

x RC Especificaciones funcionales I Semestre 2017

102



Componente Digitalización y desmaterialización

Ajustes al Módulo de carga individual

Nuevo equipo

X

Información registral

Plazo de entrega para especificaciones funcionales 31 de enero. Inicia desarrollo de framework febrero 2016

Módulo de carga masiva, vinculación-indexación

X

Módulo de verificación de información, cifrado y firma electrónica

Módulo de control del proceso de desmaterialización

Módulo de resoluciones y subinscripción (marginación)

X

Módulo de conferimiento universal de actas registrales

Módulo de expediente electrónico del ciudadano (módulo de consulta)

II semestre 2016

Mantenimiento y soporte Plataforma de almacenamiento de documentos desmaterializados (incluye firma electrónica) (Competencia de Jaime Sáenz, Infraestructura )

II semestre 2016

Componente de interoperabilidad

Servicios web de generación de certificados electrónicos (integración con el portal web de certificados electrónicos y SUTI)

GRUPO 3 de

desarrollo

RC/Serv. Elec.

Aprobación de formatos y contenido 22 de enero Especificaciones funcionales, 29 de enero

Integración de foto, huellas y firma para integración de datos con la Corporación de Guayaquil

Subdirec No es prioritario. Estudio de factibilidad plazo marzo 2016, responsable C. Prieto

Servicios web de consulta biométrica y demográfica interna y externa - Optimización de los procesos de consumo y facturación de servicios electrónicos

X Serv. Elec.

Plazo para entrega de especificaciones de la mesa técnica segunda semana de marzo - Prioridad baja

Mejoramiento del Banco Doméstico

Grupo 2

Coord. Admin. Fin. Coordinador

zonal 9

Evaluación de prototipo 26 de enero Lanzamiento 1 de febrero

103



Optimización de SAUREG - descentralización de creación de usuarios

Verónica Sangucho

Serv. Electrónicos

/ RC / Inf. Regsitral

15 de febrero se entregará la optimización del sistema, 15 de febrero se entregarán las especificaciones funcionales

Servicio web para firma electrónica individual y masiva (PDF y P7M)

GRUPO 3 de

desarrollo

Serv. Electrónicos

Prioridad alta, plazo para entrega de especificaciones 22 de enero

Integración del módulo de pago con dinero electrónico del BCE - segunda versión dinero electrónico

Serv.

Electronico Especificaciones funcionales agosto 2016

Switch de pago interbancario con entidades financieras - Portal Web

Serv.

Electrónicos Prioridad media, especificaciones funcionales junio 2016

Integración del portal web de servicios electrónicos con el Sistema de Facturación Electrónica

Serv.

Electrónicos Prioridad media, especificaciones funcionales octubre 2016

Servicios web de verificación de identidad ciudadana, AFIS 1 a N y 1 a 1

Contraparte acorde a contrato II trimestre 2016

Integración para funcionalidad de kioskos

Pendiente entrega de ante proyecto para viabilidad del proyecto

Integración de campo obligatorio de registro domiciliario en todos los servicios

Pendientes asignación de recursos para inicio de proyecto

Componente ESIDD Integración del sistema Esidd con el sistema de facturación electrónica (control de especies y hojas de seguridad)

III Trimestre 2016

Cambios de visualización de documentos de ciudadanos en el sistema Esidd (repositorio)

IV Trimestre 2016

COMPONENTE VUV

Especificaciones técnicas Activación de recursos mediados de febrero

PERSONALIZACIÓN GRÁFICA Y ELECTRÓNICA

Contratación de desarrollo externo para ajustes por expedición de Nueva Ley de Registro Civil

Cedulación

Análisis de viabilidad del proyecto acorde a recursos asignados, plazo segunda semana de febrero Módulo de captura de información

Módulo de parametrización

Incorporación del módulo INDOT

104



Firma de responsabilidad del Director/a de Gestión de TI

Observaciones

Firma de responsabilidad del Coordinador/a General de Tecnologías de Información y Comunicación

Observaciones

Firma de responsabilidad del Subdirector/a

Observaciones

Fecha de levantamiento de la información: 27 de noviembre 2015 y enero 2016

105

11.2 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y

OPERACIONES


Implementar y administrar plataformas de hardware, software y redes de datos que por medio de la provisión

oportuna garanticen la continuidad, disponibilidad, rendimiento, seguridad y capacidad óptima de los sistemas

y servicios informáticos.


Unidad de Gestión




Garantizar la operatividad, funcionalidad y eficiencia de los sistemas de gestión y servicios informáticos para el usuario interno y externo



Subdirección (N2)

Incrementar la operatividad y disponibilidad de los servicios informáticos que soportan las operaciones de la institución

Establecer directrices técnicas que fomenten el intercambio de información entre los diferentes actores institucionales

Generar políticas que garanticen el cumplimiento de estándares de operatividad en las TICs que soportan las operaciones de la DIGERCIC

Coordinación General de

Tecnologías de información y

Comunicación (N3)

Reducir los riesgos y amenazas a la Seguridad informática de datos e información electrónica, aplicaciones institucionales, infraestructura informática y redes de datos de la Institución

Implementar los controles de seguridad informática acorde al esquema gubernamental de seguridad en la información

Implementar controles permanentes internos y externos que mitiguen el riesgo de vulnerabilidad o amenaza a los sistemas informáticos

Incrementar la capacidad, disponibilidad y continuidad de la infraestructura informática informáticas de la Institución

Mantener actualizada la infraestructura tecnológica y los servicios de redes de datos

Implementar ciclos de mantenimiento integral para la infraestructura tecnológica existente

Utilizar progresivamente los servicios de la nube para minimizar riesgos de infraestructura y reducir costos

Dirección de Infraestructura y operaciones (N4)

Incrementar la disponibilidad, continuidad y capacidad de la infraestructura informática MEDIANTE la provisión oportuna y administración eficiente de las plataformas de hardware, software y redes de datos.

Proyectos

1. Proyecto de Mejoramiento de Red de datos (Switch

y Firewalls)

2. Fortalecer la Infraestructura Tecnológica que

soporta toda la Operación de la DIGERCIC (Core)

106


DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y OPERACIONES METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO

INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1. Incrementar la disponibilidad,

continuidad y capacidad de la infraestructura

informática MEDIANTE la

provisión oportuna y

administración eficiente de las plataformas de

hardware, software y redes

de datos.

Porcentaje de disponibilidad de la infraestructura= N. Horas con disponibilidad de Infraestructura / Total Horas en operación

Incremento/ Discreto por periodo / mensual / Línea Base 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98%

Porcentaje de capacidad de infraestructura = Capacidad de infraestructura utilizada / Capacidad de infraestructura instalada

Reducción/ Discreto por periodo / Mensual / Línea Base 60%

60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60%

Porcentaje de disponibilidad de plataformas de software = No. Horas con disponibilidad de plataformas de software / TTL. Horas en operación

Incremento/ Discreto por periodo / mensual Línea Base 98%

98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98%

Porcentaje de capacidad de plataformas de software = capacidad de plataforma software utilizada / Capacidad de plataforma software instalada

Discreto por periodo / mensual Reducción/ Línea Base 60 %

60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60%

Porcentaje de disponibilidad de Redes y Comunicaciones = N. de horas con disponibilidad de redes y comunicaciones / total de horas en operación

Incremento/ Discreto por periodo Mensual Línea Base 97%

97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97%

Porcentaje de capacidad de Redes y Comunicaciones = capacidad de redes y comunicaciones utilizada / capacidad de redes y capacitaciones instalada

Discreto por periodo Reducción / Mensual Línea Base 60%

60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60%

107


1. Incrementar la disponibilidad, continuidad y capacidad de la infraestructura informática MEDIANTE la provisión

oportuna y administración eficiente de las plataformas de hardware, software y redes de datos.

Nombre del Proyecto


1. GPR: Proyecto de Mejoramiento de Red de datos (Switch y Firewalls)

Líder de proyecto Santiago Arias

1. Gestión Administrativa del proyecto ejecutada

2. Equipamiento tecnológico adquirido

3. Solución tecnológica implementada

4. Capacitación para la administración del equipamiento tecnológico realizada

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% hasta finales de mayo de 2016

- N. de funcionarios capacitados en el manejo y mantenimiento de Switch y Firewalls. Meta al menos 3 funcionarios.

- Evidencia de segmentación de usuarios y balanceo de carga.

- Evidencia de bloqueos para evitar ataques e incrementar tráfico de internet.

- Contrato liquidado y cerrado.

2. Teamwork: Fortalecer la Infraestructura Tecnológica que soporta toda la Operación de la DIGERCIC (Core)

Líder de proyecto Adriana Pichucho

1. Especificación de la

capacidad actual y demanda futura de infraestructura informática realizada

2. Gestión Administrativa del proyecto (Adquisición del equipamiento tecnológico)

3. Infraestructura informática implementada

4. Entrenamiento para la administración de la infraestructura informática

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% hasta finales de mayo de 2016

Implementación del 100% de equipos de procesamiento y almacenamiento para los data center de Quito y Guayaquil hasta finales de Julio de 2016. (Hardware) Migrar el 100% de los sistemas principales hacia la nueva infraestructura tecnológica hasta Octubre de 2017 (Software). Almacenamiento de: base de datos MAGNA, base de datos INTDB, digitalización y desmaterialización, archivos NIST, y nuevos aplicativos.

108


- La Dirección de Infraestructura gestionará la contratación del servicio de Cloud con CNT para el

funcionamiento de la plataforma Moodle, requerimiento de la Dirección de Recursos Humanos, plazo

enero 2016.

- La Dirección de Infraestructura gestionará la renovación del contrato del servicio de envío de SMS con

la CNT, por solicitud de la Dirección de Información Registral, plazo enero 2016.

- La Dirección de Infraestructura gestionará la compra de equipos de almacenamiento, tanto para el

Proyecto de Digitalización como para las necesidades operativas, para esto se analizará la asignación de

presupuestaria. Plazo para informar si se gestiona la compra, enero 2016. El TDR debe recopilar todas

las necesidades de almacenamiento en función de los nuevos aplicativos requeridos por las unidades

agregadoras de valor.

- La Dirección de Infraestructura Tecnológica, debe determinar alcance y costos de la adquisición de

licencias para el proyecto de Digitalización y Desmaterialización, los requerimientos deben ser

entregados por la Dirección de Información Registral, plazo febrero 2016. Se debe analizar la

disponibilidad presupuestaria para la activación de este proyecto.

109



Firma de responsabilidad del Director/a de Infraestructura y Operaciones

Observaciones


Observaciones


Observaciones


110

11.3 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SOPORTE E

INTEROPERABILIDAD


Gestionar la interoperabilidad con entidades externas y facilitar soporte técnico oportuno a requerimientos de

usuarios por medio de una gestión adecuada de incidentes y problemas informáticos que permita garantizar la

prestación de los servicios a la ciudadanía.


Unidad de Gestión


Dirección General

(N1)

OE1: Incrementar la satisfacción al

usuario

Garantizar la operatividad, funcionalidad y

eficiencia de los sistemas de gestión y servicios

informáticos para el usuario interno y externo

Subdirección (N2)

Incrementar la operatividad y

disponibilidad de los servicios

informáticos que soportan las

operaciones de la institución

Establecer directrices técnicas que fomenten el

intercambio de información entre los diferentes

actores institucionales

Generar políticas que garanticen el cumplimiento

de estándares de operatividad en las TICs que

soportan las operaciones de la DIGERCIC

Incrementar la capacidad,

disponibilidad y continuidad de la

infraestructura y aplicaciones

informáticas de la Institución

Mantener actualizada la infraestructura

tecnológica y los servicios de redes de datos

Implementar ciclos de mantenimiento integral

para la infraestructura tecnológica existente

Utilizar progresivamente los servicios de la nube

para minimizar riesgos de infraestructura y reducir

costos

Dirección de

Soporte e

Interoperabilidad

(N4)

Incrementar la satisfacción de

atención de los usuarios internos y

externos MEDIANTE la provisión

eficiente y eficaz de soporte

tecnológico

Proyectos

1. Implementación del Sistema de Monitoreo

de tiempos de servicio (SIPSE)

Incrementar la disponibilidad de las

aplicaciones institucionales MEDIANTE

la facilitación de soporte informático

2. Implementación de Mesa de Servicios de

Tecnologías de la Información por niveles

Este proyecto debe ser alineado a los dos objetivos

operativos

111


DIRECCIÓN DE SOPORTE E INTEROPERABILIDAD METAS 2016

OBJETIVO OPERATIVO INDICADOR DE OPERACIONES

COMPORTA-MIENTO


1. Incrementar la satisfacción de atención de los

usuarios internos y externos MEDIANTE la provisión eficiente y eficaz de soporte

tecnológico

Porcentaje de eficacia en la atención al usuario interno = N. de tickets resueltos / Total de tickets abiertos

Discreto por período Incremento/ Mensual Línea base 97%

97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97%

Porcentaje de eficacia a los usuarios externos = N.de tickets resueltos / Total de tickets abiertos (Usuarios externos)

Discreto por período Incremento/ Mensual Línea Base 97%

97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97%

2. Incrementar la disponibilidad de las

aplicaciones institucionales MEDIANTE la facilitación de

soporte informático

Porcentaje de disponibilidad de las aplicaciones institucionales = N. de horas de disponibilidad de las aplicaciones institucionales / N. total de horas de operación de todas las aplicaciones

Discreto por período Incremento/ Mensual / Línea Base 97%

97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97%

Porcentaje de disponibilidad de los servicios de interoperabilidad = N. horas de disponibilidad de los servicios de interoperabilidad / Total horas de operación de todos los servicios

Discreto por período Incremento/ Mensual / Línea Base 98%

98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98%

112


1. Incrementar la satisfacción de atención de los usuarios internos y externos MEDIANTE la provisión

eficiente y eficaz de soporte tecnológico

Nombre del Proyecto


1. Teamwork Implementación del Sistema de Monitoreo de tiempos de servicio (SIPSE)

Director de Soporte e Interoperabilidad Manuel Plasencia

1. Contratación de la nueva versión del sistema de turnos

2. Actualización del software de los monitores para ser compatibles con el nuevo sistema de turnos

3. Instalación, configuración y puesta en operación de la nueva versión del sistema en las 37 agencias principales

4. Capacitación tecnológica, informática y operativa (Técnicos y responsables de agencias); Garantía técnica y soporte

5. Socialización interna

Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% Número de agencias con el sistema implementado. Meta : 37 agencias principales hasta finales de abril de 2016 N. de funcionarios capacitados en el manejo del software SIPSE. Meta: Al menos 50 funcionarios a junio 2016. N. de funcionarios capacitados en el soporte SIPSE. Meta al menos 4 funcionarios en abril de 2016 Liquidación financiera y cierre de contrato realizado.

2. Incrementar la disponibilidad de las aplicaciones institucionales MEDIANTE la facilitación de soporte

informático

Nombre del Proyecto


2. GPR:

Implementación

de Mesa de

Servicios de

Tecnologías de la

Información por

niveles

Director de Soporte e Interoperabilidad

Manuel Plasencia

1. Fase precontractual realizada 2. Preparación 3. Análisis y Diseño 4. Instalación y configuración de

Software 5. Implementación de la Mesa

de Servicios (Incluye capacitación)

6. Soporte y mantenimiento


Número de agencias en las cuales

se ha implementado el sistema

Meta: 24 coordinaciones técnicas

provinciales

113


- Se medirá la satisfacción del usuario en temas relacionados a soporte tecnológico después de la

implementación del sistema de mesa de ayuda (cuarto trimestre 2016). Esta medición servirpa como

línea base para medición de operaciones en el 2017.

- La Dirección de Soporte indica que facilitará las especificaciones técnicas de equipos de computación y

otros (proyectores, impresoras, equipos de cedulación, etc.); a efectos de que se proceda a la

contratación respectiva.

114



Firma de responsabilidad del Director/a de Soporte e Interoperabilidad

Observaciones


Observaciones


Observaciones


115

12. ANEXOS

12.1. REVISIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

12.2. METAS ZONALES

12.3. ACTA DE PROGRAMA DE DIGITALIZACIÓN Y DESMATERIALIZACIÓN –

PLAZOS Y RESPONSABLES

12.4. PRESUPUESTOS INICIAL DE LAS DIRECCIONES NACIONALES

PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE … · iembre se ejecutaron reuniones de trabajo...

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