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Plan de Implementación

Gestión del Conocimiento

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Plan de Implementación

Marco General del Contrato:

La implementación de un sistema de gestión del conocimiento resulta necesario, como soporte a la ejecución del contrato No. 654, cuyo objeto es “la operación de los servicios de comunicaciones, hosting dedicado de back office, hosting dedicado del sistema de información registral - sir, y los servicios asociados a punto único de contacto de servicio para infraestructura y ofimática incluyendo mesa de ayuda para el soporte de aplicaciones, a la administración, soporte y mantenimiento del sir, a la migración de información registral del sistema folio magnético a sir, y a videoconferencia y telefonía ip, que garanticen la continuidad en las operaciones de la superintendencia de notariado y registro”.

La ejecución del contrato se encuentra bajo la dirección de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en outsourcing, que tendrá bajo su responsabilidad la operación de siete (7) líneas de servicios orientadas a cumplir con el objeto del contrato.

7 Líneas de servicios Outsourcing Operativo PMO:

1. Servicios de Energía.

2. Servicios de Infraestructura.

3. Centro de contacto y mesa de ayuda.

4. Administración, soporte y mantenimiento SIR.

5. Migración de información registral a SIR.

6. Administración, soporte y mantenimiento de aplicaciones Back Office.

7. Telefonía IP y Video Conferencia.El sistema de Gestión del Conocimiento se implementará de forma transversal a las 7 líneas de servicios de la PMO.

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Introducción:

El presente plan de trabajo ha sido diseñado para generar una cultura de gestión del conocimiento en la Superintendencia de Notariado y Registro, a partir de la transformación de los comportamientos de los integrantes de la Entidad y de ella misma, de manera que se logre aumentar los niveles de eficiencia, eficacia y mejoramiento continuo, hacia una conciencia colectiva de excelencia al servicio al ciudadano.

A partir de la ejecución de este plan de implementación, se generarán herramientas imprescindibles para promover el compromiso, la colaboración, el aprendizaje permanente, la innovación abierta y la construcción de Capital Intelectual como fuente de valor, que será percibido por todos sus stakeholders.

La implementación de un sistema de Gestión del Conocimiento requiere el compromiso de las personas que participarán en el proceso, por lo tanto se requiere el reconocimiento y caracterización de ellas, de tal manera que se permita el ajuste del sistema a la realidad particular de la organización y sus integrantes.

Una vez realizada la caracterización mencionada, se pasa a la implementación de acciones y herramientas para la construcción y fortalecimiento permanente de la gestión del conocimiento organizacional.

El principio básico de este plan de acción es comprender que:

La Gestión del Conocimiento es una Disciplina Humana.

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Metodología General:

El presente plan de trabajo se ha estructurado en las siguientes etapas, que conducirán a la continuidad del conocimiento, hacia la efectividad de todos los procesos institucionales:

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Justificación:

La actual sociedad del conocimiento requiere de organizaciones públicas y privadas, económicas y sociales comprometidas con la efectividad de sus procesos y optimización de sus recursos, como medio para reconocer el valor que tienen las Personas como creadores de conocimiento y principal fuente de valor organizacional en el entorno en el que se están desenvolviendo gracias a fenómenos como la globalización y el crecimiento de la utilización de las nuevas Tecnologías de Información y Comunicación (TIC’s).

Se trata de calidad de vida, que se alcanza a partir de la construcción de una cultura en la que participan los integrantes de las distintas sociedades, quienes son finalmente los responsables de facilitar el cumplimiento de los objetivos individuales, colectivos y organizacionales.

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Objetivos:

Construir una cultura de gestión del conocimiento, a partir del desarrollo de las competencias necesarias para tal fin en todos los integrantes de la Superintendencia de Notariado y Registro, con el fin de generar un ambiente sano, de transparencia, integridad y colaboración, en el que se obtenga como resultado el incremento en los niveles de efectividad (eficiencia + eficacia) de los procesos y la optimización de los recursos disponibles, como medio para alcanzar el máximo nivel de calidad de vida al interior de la Organización y la consiguiente calidad de servicio al ciudadano.

Construir un marco estratégico en el que se involucre a todas las personas, de manera que ellas se comprometan con el logro de los objetivos individuales, colectivos y organizacionales.

Permitir la participación abierta de las personas que hacen parte de la entidad para alcanzar el mejoramiento y efectividad de los procesos institucionales.

Facilitar la documentación y clasificación electrónica de los conocimientos individuales y colectivos que permitan la construcción de valor representado en el Capital Intelectual para la Entidad.

Facilitar el acceso a los conocimientos tácitos y explícitos de la Entidad y sus integrantes, adquiridos y creados, útiles para el mejoramiento permanente de la Identidad Institucional.

Disminuir la presencia de errores y re procesos, a partir de la participación e innovación abierta y colaborativa en actividades de aprendizaje y trabajo colaborativo a lo largo y ancho de la Entidad.

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Población Objetivo:

El presente plan de trabajo, está dirigido a 1.100 Personas integrantes de la Superintendencia de Notariado y Registro, usuarios durante el primer año de las plataformas tecnológicas operadas por la PMO en el marco del contrato de referencia, que se distribuyen de la siguiente manera:

Outsourcing Operativo: Todos los miembros del equipo de trabajo de la PMO y operación de las 7 líneas de servicios que se encuentran bajo su responsabilidad.

Área de Tecnologías de la Información: Integrantes del equipo de trabajo del área de IT en la Superintendencia de Notariado y Registro.

Funcionarios del Conocimiento: Son todos los funcionarios de la Entidad, quienes a partir de la formación de sus habilidades de aprendizaje permanente y colaboración en los procesos de innovación y mejoramiento de la Entidad, estarán en la capacidad de compartir sus conocimientos, así como de identificar y utilizar oportunamente los conocimientos y Capital Intelectual generados por ellos mismos y los demás integrantes en sus diferentes roles.

Líderes y Directivos del Conocimiento: Son ellos los encargados de motivar la construcción de la cultura y estrategia de la gestión del conocimiento, identificando y eliminando las posibles barreras y fuentes de resistencia a los posibles cambios que se requiere implementar en virtud de la ejecución del contrato.

Usuarios del Conocimiento: Son todas las personas que tienen algún tipo de vínculo con la Entidad y realizan transacciones con ella, tanto a nivel interno como externo. El sistema de gestión del conocimiento debe facilitar las soluciones que los usuarios requieren de la Entidad, logrando efectividad en los procesos internos y satisfacción de las necesidades de los usuarios con el máximo nivel de oportunidad posible.

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Etapa 1 – Análisis Organizacional y Auditoría de Conocimientos:

En la primera etapa se identifica el marco estratégico de la Entidad, alineándolo con la estrategia de la PMO y de gestión del conocimiento, así como los conocimientos clave, de manera que se diseñen planes de acción específicos que faciliten el cumplimiento de las metas comunes. Algunos elementos a evaluar son:

Plan estratégico institucional.

Estructura organizacional.

Mapas de procesos.

Sistema integrado de gestión.

Protocolos de comunicación.

Herramientas tecnológicas.

Sistema de gestión de Personas.

Clima laboral.

Duración Etapa 1: 30 días.

Per

sonas

Pro

ceso

s

Tecn

olo

gía

EstrategiaEntidad

Estrategia Proyecto

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Estructura de Desarrollo Organizacional:

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Etapa 2 – Gestión del Cambio:

Debido a que la construcción de una cultura de gestión del conocimiento implica la transformación de los hábitos y comportamientos de las personas y equipos de trabajo, resulta preciso antes realizar un diagnóstico para identificar los posibles focos de resistencia para eliminarlos.

Este diagnóstico nos lleva a identificar los perfiles de las personas, ubicándolos en la curva de difusión de la innovación, convirtiéndose en el principal insumo para gestionar el cambio e ir progresivamente eliminando los focos de resistencia identificados, alcanzando de esta manera el máximo nivel de acogida de las diferentes iniciativas, como base para el desarrollo de las competencias individuales, colectivas y organizacionales.

Duración Etapa 2: Durante la ejecución del contrato

Curva de difusión de la Innovación (Rogers Everett M. 2003):

El cambio se debe gestionar, toda vez que es natural en las personas desarrollar tendencias de rechazo al

percibir un riesgo para su posición de confort.

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Metodología de Gestión del Cambio:

Para la implementación del sistema de Gestión del conocimiento, es necesario involucrar a todas las personas, de tal forma que se asegure su compromiso con el cumplimiento de los objetivos estratégicos corporativos.

Se requiere la construcción y fortalecimiento de la cultura individual, grupal y organizacional hacia el aprendizaje permanente, la colaboración, el uso efectivo de TIC’s, la participación activa y la innovación abierta.

El proceso de gestión del cambio e identificación de roles, se desarrollará mediante la ejecución de talleres presenciales, concursos, acciones de comunicación y otras estrategias, que se ajustarán a las condiciones y disponibilidad de recursos de la Entidad, utilizando las mas recientes tendencias y tecnologías en motivación y gestión de personas.

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Etapa 3 – Implementación Sistema de Gestión del Conocimiento:

La Gestión del Conocimiento es un proceso que implica desarrollar la cultura, el clima y la comunicación organizacional que faciliten el aprendizaje organizacional, permitiendo la creación y adquisición de conocimientos que puestos en práctica estimulan la innovación, para finalmente generar una serie de indicadores capaces de demostrar el valor del Capital Intelectual que posee la organización, construyendo de esta manera valor a los stakeholders.

– La gestión del conocimiento incluye la adquisición, creación, compartición, transformación, aprovechamiento y medición de este recurso –

La Estructura del Sistema: El esquema general de la Gestión del Conocimiento se desarrollará así:

Cultura, Clima y Comunicación Organizacional: Aquí se definen los elementos básicos de la gestión del conocimiento y la forma en que deben participar todas las personas.

Aprendizaje Organizacional: Estrategias y acciones para la adquisición y creación de conocimientos generadores de valor organizacional.

Innovación Abierta: Creación de estrategias y políticas para que las personas participen activamente en todos los procesos creando nuevas soluciones que apoyen la efectividad y logro de objetivos individuales, colectivos y organizacionales.

Capital Intelectual: En esta etapa se busca la fijación de indicadores y medición del valor generado por los activos del conocimiento de la Organización y sus Integrantes.

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La Estructura Integral del Sistema:

Duración Etapa 3: Durante la ejecución del contrato

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Gestión del Conocimiento:

Cada uno de los componentes de la estructura general de gestión del conocimiento, requiere acciones precisas, que faciliten el ciclo de vida correspondiente:

Ciclo de vida del Conocimiento (Guía Europea de Buenas Prácticas de Gestión del Conocimiento):

Cultura, clima y comunicación, como centro y punto de partida en el sistema, requiere un efectivo proceso de gestión del cambio organizacional.

Aprendizaje: Se desarrollan e implementan estrategias, acciones y herramientas de tecnología para crear, adquirir, almacenar y compartir conocimientos provenientes de la formación, la experiencia y la colaboración social.

Innovación: Se utilizan los conocimientos para construir nuevas soluciones a problemas y situaciones nuevos y actuales. Se definen las estrategias, acciones y tecnologías para alcanzar el máximo nivel de efectividad.

Capital Intelectual: Se miden los resultados y generación de valor, que son producidos a partir del uso de los conocimientos.

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Aprendizaje Organizacional:

Los programas de aprendizaje organizacional a desarrollar, estarán alineados al marco estratégico de la Entidad y facilitarán la gestión de los conocimientos clave.

Las Tres Dimensiones del Aprendizaje:En principio se ha construido un plan de aprendizaje conformado por los siguientes programas:

Fundamentos: Gestión del Conocimiento, una disciplina humana.

Uso efectivo de la plataforma de Gestión del Conocimiento KAPOK.

Gestión del Cambio hacia la Gestión del Conocimiento.

Desarrollo de competencias de trabajadores y líderes del conocimiento.

Construcción de una Organización Inteligente: Sinergia de Personas Inteligentes.

Inducción a la Entidad: Actualización del marco Organizacional.

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Implementación por Procesos / Equipos de Trabajo:

La gestión del conocimiento es una disciplina humana que busca la integración de personas y procesos hacia el cumplimiento efectivo de objetivos y metas colectivas organizacionales.

De esta manera, encontramos que debido a los grandes cambios que implica para una organización la implementación de un sistema de Gestión del Conocimiento, esta se debe abarcar de forma progresiva, de manera que se vayan integrando las Personas, Equipos, Procesos y Proyectos de acuerdo a la preparación para tal fin.

La Implementación se realiza desde los procesos transversales como punto de partida, tales como IT y Gestión de Personas.

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Competencias Requeridas para una Organización del Conocimiento:

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Nuestra Plataforma Tecnológica de Gestión del Conocimiento:Nuestra Plataforma tecnológica de última generación, orientada a objetos, diseñada para apoyar la gestión efectiva del conocimiento organizacional, es completamente funcional, facilitando todos los componentes del ciclo de vida del conocimiento que ya hemos mencionado.

Esta plataforma es robusta y flexible, puede ser ajustada en términos de diseño y funcionalidades, atendiendo los requerimientos específicos de cada Organización.

Es fácil de usar, es amigable y muy intuitiva para que cada integrante de la Entidad pueda gestionar sus propios activos de conocimiento y colaborar con otras personas sin tener formación avanzada en IT.

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Etapa 4 – Seguimiento, medición y ajuste de resultados:

El ciclo de implementación de Gestión del Conocimiento finaliza con la medición de los resultados, que debe ser realizada en la medida que se desarrolla cada una de las etapas del presente plan de trabajo.

Al final, la implementación del sistema de gestión del conocimiento debe permitir la identificación del valor generado, que se representa mediante indicadores estratégicos para la entidad, constituyendo así el capital intelectual, como insumo para el mejoramiento permanente.

Nos basamos en los conceptos del BSC y del modelo Intellectus de Capital Intelectual para definir dicho valor institucional.

“Lo que no se mide no se puede gestionar”

Duración Etapa 4: Durante la ejecución del contrato

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Equipo de Trabajo:

Cristian Soto Jáuregui – Especialista en Gestión del Conocimiento (120 Horas mes)

Consultor y facilitador de aprendizaje experto en Gestión del Conocimiento, Gestión del Cambio, Gestión de Personas y Gestión de la Compensación. Facilitador de la cultura y la estrategia organizacional como fuente de efectividad corporativa.

Master en recursos humanos y gestión del conocimiento de la Universidad Europea Miguel de Cervantes, Administrador de empresas de la Universidad Externado de Colombia, Consultor empresarial certificado por la CCB, diplomado en perdurabilidad de empresas familiares y formación en economía solidaria y familiar.

Aprendedor y emprendedor por convicción. Soñador por naturaleza. Apasionado por la transformación de las personas y organizaciones para lograr un mundo más Humano. Disfruta el tiempo en actividades con su familia, conociendo nuevos lugares, viajando, caminando, leyendo y jugando tenis y fútbol.

Ps. Paola Sánchez Robles – Especialista de Aprendizaje y Cambio (80 Horas mes)

Psicóloga con énfasis en el área Clínica y Organizacional egresada de la Universidad Konrad Lorenz.

Formación en evaluación Neuropsicológica, Docencia Universitaria, Perdurabilidad de empresas.

Consultora de Gestión de Personas y Aprendizaje para CAP CONSULTING GROUP LTDA desde el año 2007.

Creativa, recursiva, amor por la naturaleza, los viajes, las caminatas, enamorada de su profesión y su familia.

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Entregables y Servicios Incluidos:

Se incluyen los siguientes entregables, que serán diseñados y ejecutados de común acuerdo con el especialista de gestión del conocimiento de la Entidad:

Diagnóstico de punto de partida del estado actual de la Gestión del Conocimiento en la Superintendencia de Notariado y Registro.

Identificación de la posición de las personas en la curva de difusión de la innovación.

Creación e implementación de las estrategias requeridas para la gestión del cambio organizacional, de forma que se eliminen los focos de resistencia al cambio y se logre la implementación de la Gestión del Conocimiento de la forma más efectiva posible.

Configuración y ajuste de diseño y funcionalidades de la plataforma tecnológica KAPOK.

Diseño del sistema estratégico, táctico y operacional para la gestión del conocimiento alineado con los requerimientos y objetivos de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Diseño y ejecución de actividades de aprendizaje en modalidades presencial, virtual y blended, para desarrollar las competencias necesarias en los integrantes de la Entidad.

Seguimiento y evaluación de los resultados de cada una de las etapas desarrolladas.

Asistencia a una reunión mensual para la presentación de un informe gerencial acerca del desarrollo del proyecto, recomendaciones, conclusiones y el plan de mejoramiento periódico.

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Recursos Requeridos:Ítem Actividad Observaciones Recursos Requeridos

1 Análisis organizacional y auditoria de conocimientos Duración: 30 días al inicio - Documentos Organizacionales - Información PMO - Entrevista con Personas clave

2 Informe periódico de avances e identificacion de Capital Intelectual 1 informe mensual - Sala de reuniones - Equipos audiovisuales - Responsables del proyecto

3 Talleres de diagnóstico de cambio e identificación de roles 8 Horas con cada equipo de trabajo - Salones de capacitación - Equipos audiovisuales - Materiales de trabajo

4 Implementación de estrategias y acciones de cambioPermanente según desarrollo y resultados evidenciados

- Disponibilidad de las personas del público objetivo

5Implementación y parametrización inicial de la plataforma de gestión del conocimiento KAPOK

Duración: 30 días al inicio - Integrantes del area IT para conocer los requerimientos

6Ajuste funcionalidades de plataforma E-Learning a los requerimientos de la Entidad

Duración: 30 días al inicio - Integrantes del area IT para conocer los requerimientos

7Implementacion de cambios y nuevas funcionalidades a la plataforma

Según requerimientos de la entidad y acuerdos de nivel de servicio

- Integrantes del area IT para conocer los requerimientos

8 Desarrollo de programas de aprendizaje E-Learning 1 lección al día - Disponibilidad de los usuarios para acceder a los programas de aprendizaje

9 Desarrollo de programas de aprendizaje formales e informalesSegún auditoria de conocimientos y diagnóstico de cambio

- Disponibilidad de los usuarios para acceder a los programas de aprendizaje - Salones de capacitación - Medios audiovisuales

10Plan de transferencia y continuidad del conocimiento a favor de la SNR

Desarrollo y entrega en el mes 4 de la ejecucion del contrato

- Disponibilidad de los usuarios para acceder a los programas de aprendizaje

11Implemantacion de estrategias y acciones de gestion del conocimiento para cada uno de sus componentes

Permanente según desarrollo y resultados evidenciados

- Disponibilidad de los usuarios - Plataformas de tecnología

12Desarrollo de programas de aprendizaje para el desarrollo de competencias del conocimiento

Permanente según desarrollo y resultados evidenciados

- Disponibilidad de los usuarios - Plataformas de tecnología - Salones de capacitación - Medios audiovisuales

Calle 125 No. 19 – 89 Of. 502Móvil: (57) 300 735 4484

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