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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
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FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
PLAN INSTITUCIONAL DE ACHIVOS - PINAR FIDUPREVISORA SA
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FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ................................................................................. 4
2. CONTEXTO ESTRATÉGICO ................................................................... 5
2.1 Naturaleza Jurídica ....................................................................... 5
2.2 Reseña Histórica ........................................................................... 5
2.3 Misión ......................................................................................... 6
2.4 Visión .......................................................................................... 6
2.5 Lineamientos Corporativos ............................................................. 6
2.6 Valores Institucionales .................................................................. 7
2.7 Política del Sistema Integrado de Gestión ........................................ 7
2.8 Política de Gestión Documental....................................................... 7
2.9 Objetivos y Lineamientos Estratégicos. ............................................ 8
2.10 Mapa de procesos ......................................................................... 9
2.11 Relación de Macro-Procesos y Lineamientos Corporativos .................. 9
3. ANALISIS DE ASPECTOS CRITICOS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVOS ............................................................................................ 11
3.1 Identificación de aspectos críticos de la Función Archivística ............. 11
3.2 Priorización de los Aspectos Críticos .............................................. 15
4. VISIÓN ESTRATEGIA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO ............... 19
4.1 Objetivos Estratégicos ................................................................. 19
5. FORMULACIÓN DE LOS PLANES Y PROYECTOS ESPECIFICOS ................. 21
5.1 PLAN PARA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y APLICACIÓN DE
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL .......................................... 22
Objetivos ........................................................................................ 22
Alcance ........................................................................................... 22
Responsable del Plan ........................................................................ 22
Metodología ..................................................................................... 22
5.2 PLAN DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ....................................... 37
Objetivos ........................................................................................ 37
Alcance ........................................................................................... 37
Responsable del Plan ........................................................................ 37
Metodología ..................................................................................... 37
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5.3 PLAN DE DESARROLLO Y ADECUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ELECTRÓNICO DE ARCHIVO – SGDEA ............................... 43
Objetivos ........................................................................................ 43
Alcance ........................................................................................... 43
Responsable del Plan ........................................................................ 43
Metodología ..................................................................................... 43
5.4 PLAN DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL .......................................... 48
Objetivos ........................................................................................ 48
Alcance ........................................................................................... 48
Responsable del Plan ........................................................................ 48
Metodología ..................................................................................... 48
5.5 PLAN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ................................. 53
Objetivos ........................................................................................ 53
Alcance ........................................................................................... 53
Responsable del Plan ........................................................................ 53
Metodología ..................................................................................... 53
6. MAPA DE RUTA ................................................................................ 56
7. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO ....................................................... 59
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1. INTRODUCCIÓN
En el marco del Articulo 8 del Decreto 2609 de 20121 y el Artículo 2.8.2.5.8., del Decreto 1080 de 20152 se establece al Plan Institucional de Archivo - PINAR
como el instrumento archivístico esencial para desarrollar la gestión documental de las entidades públicas, así las cosas se formula el PINAR de la Fiduprevisora
S.A., el cual pretende establecer los lineamientos de las actividades que cada año deben llevarse a cabo para desarrollar un sistema institucional de archivos a lo largo del ciclo vital de los documentos, articulado este con los planes y
proyectos de la entidad, acorde con lo establecido en la Ley 594 de 20003.
Para el diseño y elaboración de PINAR se tuvo en cuenta los lineamientos que sobre el particular ha definido el Archivo General de la Nación en el Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos, el mismo plantea metas a corto,
mediano y largo plazo, y en este sentido se entiende por corto plazo el primer semestre del año 2018, el mediano plazo comprende el segundo semestre del
año 2018 y el primer semestre del año 2019 y el largo plazo se estima del segundo semestre de 2019 a finales del año 2020; así mismo se consideró el análisis de necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades que se
identificaron en el Diagnóstico Integral de Archivos elaborado en el primer trimestre del año 2017, la matriz de riesgos del proceso de gestión documental
y el plan de mejora establecido para responder a las observaciones formuladas por el Archivo General de la Nación en la auditoria del años 2016.
1 Decreto 2609 de 2012 - Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado 2 Decreto 1080 de 2015 - Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. 3 Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos.
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2. CONTEXTO ESTRATÉGICO
2.1 Naturaleza Jurídica
Fiduprevisora S.A. es una sociedad de economía mixta sometida al régimen de Empresa Industrial y Comercial del Estado vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y sometida al control y vigilancia de la Superintendencia
Financiera de Colombia. Mediante Escritura Pública No. 25 del 29 de Marzo de 1985 otorgada en la Notaría 33 del Círculo Notarial de Bogotá D.C., bajo la
denominación "FIDUCIARIA LA PREVISORA LTDA" como Sociedad de responsabilidad limitada, autorizada por el decreto 1547 de 1984. Mediante
Resolución 2521 del 27 de mayo de 1985 se otorgó a Fiduciaria La Previsora LTDA la respectiva autorización de funcionamiento.
Posteriormente, mediante Escritura Pública No. 0462 del 24 de enero de 1.994 de la Notaría 29 del Círculo Notarial de Bogotá, la Fiduciaria cambió su naturaleza
jurídica de Sociedad de Responsabilidad Limitada a Sociedad Anónima bajo la denominación FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. A través de Escritura Pública 10715 de Diciembre 11 de 2001 de la Notaría 29 del Círculo notarial de Bogotá
D.C., se adiciona la razón social la sigla FIDUPREVISORA S.A.
2.2 Reseña Histórica
Fiduprevisora S.A. se constituyó como respuesta a diferentes calamidades ocurridas en el país. El Gobierno Nacional a través del Decreto Extraordinario
1547 de junio 21 de 1984 creó el Fondo Nacional de Calamidades y dictó normas para su organización y funcionamiento, autorizando a la Previsora S.A. Compañía de Seguros y a otras entidades públicas cuyos estatutos y normas
orgánicas tuviesen relación con el objeto del Fondo, para constituir una sociedad fiduciaria, que se encargara en primer lugar del manejo y la administración de
los recursos del Fondo, y en segundo lugar, de la celebración de nuevos contratos fiduciarios.
Por lo anterior La Previsora S.A. Compañía de Seguros y la Caja Nacional de Previsión manifestaron la voluntad de constituir Fiduciaria La Previsora Ltda., a
través de Escritura Pública No. 25 de Marzo 29 de 1985 de la notaría No. 33. Sin embargo, es por medio del Decreto 1708 de Junio 25 de 1985 que se aprobaron los estatutos de la Fiduciaria y se autorizó legalmente la constitución de la
Fiduciaria La Previsora Ltda.
De acuerdo con el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera de Colombia, en el Artículo 53 estableció que las entidades contempladas en este Estatuto sometidas al control
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y vigilancia de la Superintendencia, se deben constituir bajo la forma de sociedades anónimas mercantiles. De esta manera, el 26 de Noviembre de 1993 la Junta de Socios aprobó la reforma estatutaria de la empresa transformándola
de Sociedad Limitada a Sociedad Anónima. Esta reforma fue aprobada por el Decreto 2659 del 29 de Diciembre de 1993. Por último, el contenido de los
estatutos se elevó a Escritura Pública No. 0462 del 24 de Enero de 1994 de la notaría No. 29 y se inscribió en la Cámara de Comercio el 2 de Febrero de 1994.
Durante 30 años Fiduprevisora ha ayudado a la construcción de país y al bienestar social no solo gracias a su gestión en atención a desastres, sino
también mediante la administración de recursos de la nación y de los colombianos, la exitosa liquidación de empresas insignia y el cumplimiento de
pagos de pensiones.
2.3 Misión
Creamos y manejamos soluciones fiduciarias con altos niveles de calidad,
eficiencia y respeto por el medio ambiente para la ejecución de políticas gubernamentales y la administración de recursos y proyectos de nuestros clientes del sector público y privado
2.4 Visión Ser líderes en el sector fiduciario creciendo de manera sostenible y creando valor
agregado a los accionistas, clientes, colaboradores y la comunidad en general.
2.5 Lineamientos Corporativos
Perspectiva Financiera:
Maximizar el valor de la organización
Perspectiva Clientes: Fortalecer la gestión comercial Lograr el reconocimiento de nuestros clientes
Perspectiva Procesos Internos:
Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión y de los procesos
Fortalecer los sistemas de administración integral de gestión de riesgos
Perspectiva Aprendizaje y Crecimiento:
Consolidar un equipo humano, técnico, especializado, comprometido y satisfecho
Garantizar sistemas de información integrales, seguros y diferenciadores que apoyen la estrategia y los procesos
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2.6 Valores Institucionales
Somos Comprometidos: Nos proponemos metas y buscamos la mejor manera de cumplirlas.
Somos Confiables: Compartimos nuestra visión siendo auténticos y
entregando todo para que nuestros clientes se sientan respaldados.
Somos Leales: Valoramos la fidelidad y pensamos en cada momento en
el beneficio de nuestros clientes.
Somos Eficientes: Creemos firmemente que nuestro trabajo debe estar
enfocado hacia el mejoramiento continuo.
2.7 Política del Sistema Integrado de Gestión
La política del Sistema Integrado de Gestión contiene las directrices y los objetivos de la organización con respecto a la calidad, la seguridad de la información y el medio ambiente, expresados de manera formal por la alta
gerencia. Está política es un elemento del Direccionamiento Estratégico y está enfocada en ofrecer servicios fiduciarios y de asesoría financiera de alta calidad
y rentabilidad que satisfagan las necesidades y expectativas de nuestros clientes, apoyen el desarrollo sostenible del país, soportados en un alto sentido de responsabilidad social y en tecnologías innovadoras y adecuadas al negocio.
Para ello en Fiduprevisora S.A. contamos con un equipo de trabajo competente,
especializado y comprometido con: El mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema
integrado de gestión.
El uso racional de los recursos naturales y la prevención de los impactos ambientales y la contaminación generada por nuestras actividades.
El cumplimiento de la legislación aplicable a nuestras actividades, productos y servicios.
La preservación de la información orientando sus esfuerzos a garantizar la
confidencialidad, integridad y disponibilidad, contando para ello con la identificación adecuada de sus activos y el tratamiento de riesgos.
El aseguramiento de la continuidad de las operaciones críticas del negocio.
2.8 Política de Gestión Documental
La Fiduprevisora S.A. establece como Política Institucional de Gestión Documental el compromiso de implementar y fomentar las mejores prácticas
para la gestión de sus documentos e información, independientes del soporte en que se generen, toda vez que reconoce la importancia de la información que
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produce en el cumplimiento de su misión y la identifica como evidencia fundamental de los procesos institucionales e insumo para la toma de decisiones y para la atención efectiva de sus clientes, entendiendo estos aspectos como
elementos fundamentales para avanzar hacia el cumplimiento de su visión institucional.
En razón a lo anterior se proveerán los recursos económicos que permitan administrar eficientemente la totalidad del acervo documental, así mismo se
debe garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información bajo parámetros técnicos de organización, seguridad, trámite,
gestión, conservación y disposición final, incorporando a su vez nuevas tecnologías de información y comunicación que permitan satisfacer de manera
más eficiente las necesidades corporativas, para así asegurar la conservación de la memoria institucional como aporte al patrimonio del estado.
La entidad declara que todos sus funcionarios son responsables, en armonía con la asignación de responsabilidades que hacen las Leyes 594 de 2000 y 734 de
2002, de ejecutar esta política en el desarrollo de sus actividades y se compromete a incorporar y mantener actualizado dentro de su plan general de capacitación un programa específico de gestión documental.
2.9 Objetivos y Lineamientos Estratégicos.
Los objetivos de la Fiduprevisora están descritos en el siguiente mapa estratégico corporativo para los años 2015 a 2018.
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2.10 Mapa de procesos
El mapa de procesos está estructurado en el siguiente cuadro.
El proceso de gestión documental se encuentra inmerso dentro del nivel de soporte y el macro proceso de gestión administrativa.
2.11 Relación de Macro-Procesos y Lineamientos Corporativos
A través de la siguiente matriz se observa la contribución de cada uno de los
macro procesos de Fiduprevisora S.A., en el cumplimiento de los lineamientos corporativos.
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Es importante resaltar que si bien el proceso de Gestión Documental está adscrito al macro proceso de Gestión Administrativa el mismo interviene directamente a los lineamientos de Mejorar continuamente de la eficacia,
eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión y los procesos, Fortalecer los sistemas de administración integral de gestión de riesgos y
Garantizar sistemas de información integrales, seguros y diferenciadores que apoyen la estrategia y los procesos.
LINEAMIENTOS
MACROPROCESOS
Ma
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l va
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org
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Fo
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s
Planeación I D I I I I I
Gestión de Riesgos I I I I D D I
Estructuración y consecución de Negocios D D D I D I I
Gestión de Negocios D D D D D I I
Gestión Tecnológica I D D D D I D
Gestión al Cliente I D D D I I I
Gestión Jurídica D D I D D I I
Gestión Administrativa I I I I I D I
Gestión Talento Humano I I D I I D I
Gestión Contable y Presupuestal D D D D D I I
Evaluación, Seguimiento y Control de la Gestión D I I D D I I
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3. ANALISIS DE ASPECTOS CRITICOS DEL PLAN
INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Para la identificación de los Aspectos Críticos se tuvo como insumos el informe de Auditoria presentado por el Archivo General de la Nación en 2016, el plan de
mejoramiento de archivo 2017, el Diagnóstico Integral de Archivo elaborado en el primer trimestre de 2017 y la matriz de riesgo de gestión documental vigente.
3.1 Identificación de aspectos críticos de la Función Archivística
La siguiente tabla presenta la identificación de los Aspectos Críticos y los respectivos riesgos asociados.
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS
No Aspecto Critico Riesgo Asociado
1
Las instalaciones locativas y el mobiliario de los depósitos de archivo de las oficinas no cuentan con todos los requerimientos solicitados en los Acuerdos 048, 049 Y 050 de 2000
Deterioro de las unidades de conservación y almacenamiento, por ende deterioro de la documentación.
Contar con un límite de espacio insuficiente para la custodia de la documentación producida
Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos
Incumplimiento a la normatividad vigente interna, externa y lineamientos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión
2 No se han elaborado las Tablas de Valoración Documental - TVD
Desorganización de los documentos en los expedientes correspondientes.
Minimizar el espacio disponible para recepción de transferencias niveles críticos.
Detrimento patrimonial por custodia de documentos en tiempos superiores a los requeridos.
Inoportunidad en la Aplicación de disposición final de los expedientes.
Pérdida o destrucción de los acervos documentales sin cumplir con una debida clasificación, valoración y retención.
Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental.
3 Aplicar inadecuadamente la Tabla de Retención Documental para el archivo.
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MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS
No Aspecto Critico Riesgo Asociado
No se han actualizado y convalidado las Tablas de Retención Documental - TRD
Desorganización de los documentos en los expedientes correspondientes.
Minimizar el espacio disponible para la custodia documental a niveles críticos.
Detrimento patrimonial por custodia de documentos en tiempos superiores a los requeridos.
Inoportunidad en la Aplicación de disposición final de los expedientes.
Pérdida o destrucción de los acervos documentales sin cumplir con una debida clasificación, valoración y retención.
Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental.
4
Las historias laborales no se encuentran debidamente organizadas e inventariadas en su totalidad. (Circular Externa 004 de 2003 del AGN)
Dificultad para la recuperación de los expedientes y por consiguiente se puede presentar Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos
Minimizar el espacio disponible para la custodia documental a niveles críticos.
Perdida de Documentación debido a la falta de control en la producción y la organización
Duplicidad de información
Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental.
5
El archivo físico, tanto en gestión como en central, se encuentra organizado en un porcentaje inferior al 30%, y la conformación de los expedientes no se está llevando en debida forma.
Dificultad para la recuperación de los expedientes y por consiguiente se puede presentar Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos
Perdida de Documentación debido a la falta de control en la producción y la organización
Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental.
Duplicidad de información
Incumplimiento en la aplicación de los cronogramas de transferencia.
6
Los depósitos de archivo de gestión no cuentan con el espacio suficiente para el almacenamiento de la totalidad del acervo
Contar con un límite de espacio insuficiente para la custodia de la documentación producida
Deterioro de las unidades de conservación y almacenamiento, por ende deterioro de la documentación.
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MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS
No Aspecto Critico Riesgo Asociado
7
La entidad no cuenta con los elementos de descripción documental (FUID y Hojas de Control, Metadatos, Guías, Censos, Índices, etc...) para la totalidad del archivo que custodia. Acuerdo 05 de 2013 Titulo IV Descripción Archivística.
Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos
Alteración y pérdida de documentación debido a la falta de herramientas de control de producción.
Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental.
Incumplimiento en la aplicación de los cronogramas de transferencia.
8
El aplicativo de gestión documental (ORFEO GPL) no cumple con los requerimientos mínimos que se solicitan en la Circular Externa 002 y la Circular Externa 05 de 2012 del AGN, y no esta implementado en su potencial máximo; así mismo no se realizan capacitaciones periódicas en su uso a la totalidad de los funcionarios de la entidad
Recepción/entrega de comunicaciones directamente en las áreas sin pasar por radicación.
Pérdida del control y administración sobre la totalidad de la documentación producida por la entidad.
Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos
Practicas inadecuadas en la organización, administración y conservación de los documentos y expedientes electrónicos.
Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental.
9
La entidad no ha actualizado periódicamente todos los manuales, procedimientos y demás instrumentos con los que regula la función archivística
Dificultad en el establecimiento de políticas apropiadas para los procesos de gestión, administración, organización y conservación documental.
Practicas inadecuadas en los procesos del programa de gestión documental.
Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental.
10
Los funcionarios responsables de la gestión documental no se encuentran debidamente capacitados y profesionalizados para dicha labor, y no cuentan con un programa de actualización y/o profundización en los conocimientos adquiridos.
Dificultad en los procesos de organización y administración documental.
Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental.
Practicas inadecuadas en los procesos del programa de gestión documental.
Emitir instrucciones inadecuadas a los funcionarios sobre las mejores prácticas en organización, administración y conservación documental.
11 No se realizan capacitaciones periódicas a los funcionarios de la
Dificultad en los procesos de organización y descripción documental.
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MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS
No Aspecto Critico Riesgo Asociado
entidad en temas relacionados con las políticas y buenas prácticas de gestión documental.
Practicas inadecuadas en los procesos del programa de gestión documental.
Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental.
12 La entidad no cuenta con un programa de gestión del documento electrónico.
Dificultad en los procesos de organización y descripción documental en entornos electrónicos
Desactualización de las TRD y TVD
Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos internos y externos
Uso ineficiente de los recursos de papelería y almacenamiento digital.
Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental.
13 No se ha realizado articulación entre la gestión electrónica y la gestión documental física.
Dificultad en los procesos de organización y descripción documental.
Perdida de Documentación debido a la falta de control en la producción y la organización
Practicas inadecuadas en la organización, administración y conservación de los documentos, expedientes electrónicos e híbridos.
Dificultad para la recuperación de los expedientes híbridos por consiguiente se puede presentar Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos
Duplicidad de información.
14
La entidad no cuenta con procedimientos normalizados y documentados para el proceso de distribución documental, tanto físico como electrónico.
Recepción/entrega de comunicaciones directamente en las áreas sin pasar por radicación.
Entrega errada o pérdida de comunicaciones y/o diligencias internas y/o externas.
15
Los procesos y procedimientos administrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias y los documentos electrónicos.
Desactualización de las TRD y TVD
Duplicidad de información.
Gasto excesivo en recursos de papelería o espacio de almacenamiento
Perdida de Documentación debido a la falta de control en la producción.
16 El plan de atención de emergencias de la entidad no
Perdida de Documentación vital para la continuidad del negocio
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MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS
No Aspecto Critico Riesgo Asociado
contempla procedimientos para salvaguardar la información en soporte físico que puede considerarse vital para la entidad.
Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental.
17
No se cuenta con elementos de protección industrial para el personal que interviene los archivos en las oficinas.
Deterioro de los documentos por acumulación de humedad y bacterias depositados durante la manipulación
Enfermedad o Accidente laboral
3.2 Priorización de los Aspectos Críticos
Frente a la priorización de los Aspectos Críticos se utilizaron los criterios planteados en el cuadro de ejes articuladores presentado en el “Manual de
Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR” Tabla 3. Criterios de Evaluación, obteniendo como resultado el siguiente cuadro:
28%
28%16%
16%
12%
Evaluación por Eje Articulador
Fortalecimiento y Articulación
Administración de Archivos
Preservación de la Información
Acceso a la Información
Aspectos Tecnologicos y deSeguridad
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No ASPECTOS CRÍTICOS Administración
de Archivos Fortalecimiento y Articulación
Aspectos Tecnológicos y de
Seguridad
Preservación de la
Información
Acceso a la Información
TOTAL POR ASPECTO CRITICO
12 La entidad no cuenta con un programa de gestión del documento electrónico.
8 7 7 7 5 34
5
El archivo físico, tanto en gestión como en central, se encuentra organizado en un porcentaje inferior al 30%, y la conformación de los expedientes no se está llevando en debida forma.
9 6 3 5 6 29
8
El aplicativo de gestión documental (ORFEO GPL) no cumple con los requerimientos mínimos que se solicitan en la Circular Externa 002 y la Circular Externa 05 de 2012 del AGN, y no esta implementado en su potencial máximo; así mismo no se realizan capacitaciones periódicas en su uso a la totalidad de los funcionarios de la entidad
6 7 7 3 5 28
7
La entidad no cuenta con los elementos de descripción documental (FUID y Hojas de Control, Metadatos, Guías, Censos, Índices, etc...) para la totalidad del archivo que custodia. Acuerdo 05 de 2013 Titulo IV Descripción Archivística.
6 4 5 2 6 23
6 Los depósitos de archivo de gestión no cuentan con el espacio suficiente para el almacenamiento de la totalidad del acervo
5 5 6 5 2 23
3 No se han actualizado y convalidado las Tablas de Retención Documental - TRD
7 5 2 3 1 18
13 No se ha realizado articulación entre la gestión electrónica y la gestión documental física.
5 4 2 3 4 18
1
Las instalaciones locativas y el mobiliario de los depósitos de archivo de las oficinas no cuentan con todos los requerimientos solicitados en los Acuerdos 048, 049 Y 050 de 2000
4 5 2 6 1 18
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No ASPECTOS CRÍTICOS Administración
de Archivos Fortalecimiento y Articulación
Aspectos Tecnológicos y de
Seguridad
Preservación de la
Información
Acceso a la Información
TOTAL POR ASPECTO CRITICO
16
El plan de atención de emergencias de la entidad no contempla procedimientos para salvaguardar la información en soporte físico que puede considerarse vital para la entidad.
5 4 1 6 1 17
9
La entidad no ha actualizado periódicamente todos los manuales, procedimientos y demás instrumentos con los que regula la función archivística
5 7 1 1 2 16
2 No se han elaborado las Tablas de Valoración Documental - TVD
6 4 0 3 1 14
10
Los funcionarios responsables de la gestión documental no se encuentran debidamente capacitados y profesionalizados para dicha labor, y no cuentan con un programa de actualización y/o profundización en los conocimientos adquiridos.
3 7 0 0 3 13
4 Las historias laborales no se encuentran debidamente organizadas e inventariadas en su totalidad. (Circular Externa 004 de 2003 del AGN)
4 5 0 1 3 13
11
No se realizan capacitaciones periódicas a los funcionarios de la entidad en temas relacionados con las políticas y buenas prácticas de gestión documental.
3 7 0 0 3 13
17 No se cuenta con elementos de protección industrial para el personal que interviene los archivos en las oficinas.
3 2 0 4 2 11
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FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
No ASPECTOS CRÍTICOS Administración
de Archivos Fortalecimiento y Articulación
Aspectos Tecnológicos y de
Seguridad
Preservación de la
Información
Acceso a la Información
TOTAL POR ASPECTO CRITICO
15
Los procesos y procedimientos administrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias y los documentos electrónicos.
5 4 0 1 1 11
14
La entidad no cuenta con procedimientos normalizados y documentados para el proceso de distribución documental, tanto físico como electrónico.
2 3 2 0 3 10
TOTAL POR EJE ARTICULADOR 86 86 38 50 49
Toda vez que el promedio del total por Aspecto Critico es 18, se tomaran como prioridades para la elaboración de planes
específicos los Aspectos Críticos No: 12, 5, 8, 7, 6, 3, 13 y 1.
Ordenando los ejes articuladores por la sumatoria de impacto se obtienen la siguiente tabla:
EJES ARTICULADORES TOTAL
Fortalecimiento y Articulación 86
Administración de Archivos 86
Preservación de la Información 50
Acceso a la Información 49
Aspectos Tecnológicos y de Seguridad 38
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
4. VISIÓN ESTRATEGIA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO
La Fiduprevisora S.A., aunara esfuerzos para que se fortalezca y articule el
proceso de gestión documental con el Sistema Integrado de Gestión y todos sus componentes, con esto se podrá garantizar una correcta Administración y Preservación de los archivos de la entidad; lo anterior con el propósito de
mejorar las instalaciones locativas y el mobiliario destinado para archivo, así mismo, se crearán y mantendrán actualizados todos los instrumentos que
regulan la función archivística institucional que permitirán llevar a cabo un proceso de organización integral de archivo, que contemple tanto a los soportes electrónicos como a los análogos; lo anterior cumpliendo estándares
nacionales e internacionales y requerimientos normativos que apliquen al proceso de gestión documental.
4.1 Objetivos Estratégicos
Para la formulación de los objetivos estratégicos, se tomaron como referencia los aspectos críticos y los ejes articuladores que se referenciaron en la visión estratégica, Así las cosas, los objetivos para cada uno de estos aspectos
quedan formulados a continuación:
ASPECTOS CRÍTICOS / EJE ARTICULADOR OBJETIVOS
La entidad no cuenta con un programa de gestión del documento electrónico.
Elaborar un Programa de Gestión de Documento Electrónico que contemple el
Modelo de Requisitos para la Gestión del
Documento Electrónico.
Mitigar los Riesgos asociados a la administración de documentos en soporte electrónico
El archivo físico, tanto en gestión como en central, se encuentra organizado en un porcentaje inferior al 30%, y la conformación de los expedientes no se está llevando en debida forma.
Actualizar, Convalidar, adoptar e
implementar las TRD.
Actualizar los Instrumentos que regulan la Función de organización y administración de los Archivos (manuales, procesos, procedimientos, Instructivos y Formatos).
Establecer los protocolos de seguimiento para garantizar que se mantenga actualizado el proceso de organización documental.
Sensibilizar y Capacitar periódicamente a los funcionarios en tópicos relativos a importancia
de la correcta administración y organización documental.
El aplicativo de gestión documental (ORFEO
GPL) no cumple con los requerimientos mínimos que se solicitan en la Circular Externa 002 y la Circular Externa 05 de 2012 del AGN, y no esta implementado en su potencial máximo; así mismo no se realizan capacitaciones periódicas en su
Realizar los estudios necesarios para plantear el documento de requerimientos técnicos y funcionales que permitan mejorar la aplicación ORFEO GPL.
Cumplir con la Normatividad expedida por AGN referente a los SGDEA.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ASPECTOS CRÍTICOS / EJE ARTICULADOR OBJETIVOS
uso a la totalidad de los funcionarios de la entidad
Realizar la integración entre las aplicaciones y sistemas que soportan los procesos misionales y administrativos con el Software de Gestión
Documental Electrónico SGDE
Administrar la totalidad de los documentos producidos y recibidos en la entidad haciendo uso de los criterios del Programa de Gestión del Documento Electrónico y las TRD, abarcando todo el ciclo vital.
Ampliar los alcances de la implementación del aplicativo al interior de la entidad.
La entidad no cuenta con los elementos de
descripción documental (FUID y Hojas de Control, Metadatos, Guías, Censos, Índices, etc...) para la totalidad del archivo que custodia. Acuerdo 05 de 2013 Titulo IV Descripción Archivística.
Establecer un proceso de descripción y control documental que permita conocer en tiempo
real la documentación custodiada por la entidad.
Reducir significativamente los tiempos de respuesta a las solicitudes de información.
Los depósitos de archivo de gestión no cuentan con el espacio suficiente para el almacenamiento de la totalidad del acervo.
Establecer un proceso de organización y depuración permanente sobre la totalidad de la documentación que reposa en los archivos de gestión.
Elaborar e implementar un Sistema Integrado
de Conservación, que permita mantener el acervo documental en las condiciones ideales para la preservación en el tiempo.
No se han actualizado y convalidado las
Tablas de Retención Documental - TRD
Dotar a la entidad del Instrumento Fundamental de Gestión Documental,
Actualizado y Convalidado por el AGN
No se ha realizado articulación entre la gestión electrónica y la gestión documental física.
Garantizar la unificación del proceso de organización documental tanto en ambientes físicos como electrónicos.
Facilitar los procesos de consulta y disposición
final de la documentación independiente del soporte, lo que habilita espacios para la custodia de documentación nueva tanto en los depósitos como en los servidores.
Las instalaciones locativas y el mobiliario de los depósitos de archivo de las oficinas no cuentan con todos los requerimientos solicitados en los Acuerdos 048, 049 Y 050 de 2000
Elaborar e implementar un Sistema Integrado de Conservación, que permita a la entidad
cumplir con los requisitos normativos en materia de conservación y preservación documental.
Garantizar las condiciones de seguridad
industrial que se deben mantener para el
personal que tiene asignado como función el trabajo con la documentación.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
5. FORMULACIÓN DE LOS PLANES Y PROYECTOS
ESPECIFICOS
Para dar solución a los aspectos críticos ya priorizados, se establece la siguiente relación entre los aspectos críticos y los planes y programas
diseñados para dar respuesta a las necesidades:
ASPECTOS CRÍTICOS / EJE ARTICULADOR PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS
La entidad no cuenta con un programa de gestión del documento electrónico.
PGD - Programa de Gestión de Documento Electrónico.
El archivo físico, tanto en gestión como en central, se encuentra organizado en un porcentaje inferior al 30%, y la conformación de los expedientes no se está llevando en debida
forma.
Plan de Organización de Archivos
PGD - Programa de Gestión de Documento Electrónico.
PGD - Programa de Documentos Especiales
PGD - Programa de Documentos Vitales o Esenciales
PGD - Programa de Normalización de Formatos y Formularios Electrónicos y Físicos.
El aplicativo de gestión documental (ORFEO GPL) no cumple con los requerimientos mínimos que se solicitan en la Circular Externa 002 y la
Circular Externa 05 de 2012 del AGN, y no está implementado en su potencial máximo; así mismo no se realizan capacitaciones periódicas en su uso a la totalidad de los funcionarios de la entidad
Plan de desarrollo del Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo.
PGD - Programa de Gestión de Documento Electrónico.
PGD - Programa de Normalización de Formatos y Formularios Electrónicos y Físicos.
PGD - Plan Institucional de Capacitación.
La entidad no cuenta con los elementos de descripción documental (FUID y Hojas de Control, Metadatos, Guías, Censos, Índices, etc...) para la totalidad del archivo que custodia. Acuerdo 05 de 2013 Titulo IV Descripción Archivística.
Plan de Descripción Documental.
PGD - Programa de Normalización de
Formatos y Formularios Electrónicos y Físicos.
Los depósitos de archivo de gestión no cuentan con el espacio suficiente para el almacenamiento de la totalidad del acervo.
PGD - Programa de Archivos
Descentralizados.
Plan de Transferencias Documentales
No se han actualizado y convalidado las Tablas de Retención Documental - TRD
Plan de Elaboración, Actualización y Aplicación de Instrumentos de Gestión Documental
No se ha realizado articulación entre la gestión electrónica y la gestión documental física.
Plan de Organización de Archivos
PGD - Programa de Gestión de Documento
Electrónico.
Las instalaciones locativas y el mobiliario de los depósitos de archivo de las oficinas no cuentan con todos los requerimientos solicitados en los Acuerdos 048, 049 Y 050 de 2000
PGD - Programa de Archivos Descentralizados.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
5.1 PLAN PARA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y APLICACIÓN DE
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Objetivos:
Construir o actualizar los instrumentos de gestión documental (PGD, PINAR, SIC, TRD, TVD, Manual de Gestión Documental, Manuales de
Procedimientos e Instructivos) que permitan regular y normalizar el proceso al interior de la entidad, articulando estos instrumentos con los
lineamientos que componen al Sistema Integrado de Gestión.
Socializar e implementar los instrumentos de gestión documental en la
totalidad de unidades administrativas que componen a la Fiduprevisora y realizar el seguimiento a la adopción de los lineamientos.
Alcance: El plan abarca la totalidad de los instrumentos de gestión documental que se requieren expresamente en la normatividad vigente y
aquellos que por necesidades del proceso se deban crear o actualizar, así mismo la aplicación de los instrumentos debe orientarse a todas las unidades
administrativas y proceso que lo requieran.
Responsable del Plan: Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental.
Metodología
Si bien el plan está contemplado con fechas propuestas para el inicio y fin de cada actividad y producto a entregar, el mismo debe desarrollarse de forma periódica mínimo una vez al año y debe contemplase al menos la actividad
de revisión.
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR
1. Recolección de la información
necesaria para la
construcción del PINAR.
Dirección de Recursos Físicos
– Grupo de
Gestión Documental
08/03/2017 11/04/2017
Documentos
Consultados. Actas de
reunión.
Correos electrónicos.
Compilación normativa.
2. Análisis, diseño y construcción del documento del PINAR.
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
12/04/2017 21/09/2017 Documento de PINAR.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR
3. Presentación y aprobación del documento del PINAR por parte del
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Gerencia
Administrativa Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo
01/11/2017 31/12/2017 Acta de Sesión.
4. Publicación, socialización.
Dirección de Recursos Físicos
– Grupo de Gestión Documental Gerencia Nacional de Planeación.
15/12/2017 31/12/2017
Documento publicado en I-solución.
Socializado en intranet,
correo y portal.
5. Elaboración de estudios técnicos y de mercado para que permitan el
desarrollo de las actividades que requieren recursos económicos dentro de los planes específicos del PINAR.
Dirección de Recursos Físicos.
Gerencia de Tecnología e
Información
Depende del desarrollo de cada programa.
Cotizaciones. Informe de
estudios técnicos y de mercado.
6. Ejecución de las actividades de los programas específicos del PINAR.
Estos aplicaran según el
programa específico y están determinados en el PGD.
Depende del desarrollo de cada programa.
Dependerá de
la actividad y
el programa
especifico
7. Control y seguimiento a la ejecución del PINAR.
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Auditoria Corporativa
02/01/2018 Continuo
Informes de auditoria
Actas de reunión – compromisos.
Planes de Mejoramiento
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR
8. Revisión y actualización del PINAR.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
Cuarto trimestre de cada año Documento del PGD actualizado.
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC
1. Recolección de la información necesaria para la construcción del SIC.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
07/03/2017 30/04/2017
Documentos Consultados.
Actas de reunión.
Correos
electrónicos. Compilación
normativa.
2. Análisis, diseño y construcción del documento del SIC.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental
01/05/2017 30/06/2017 Documento de SIC.
3. Presentación y aprobación del documento del SIC por parte del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo.
Dirección de Recursos Físicos
– Grupo de Gestión Documental Gerencia Administrativa
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
30/06/2017 30/09/2017 Acta de Sesión.
4. Publicación, socialización y capacitación del SIC.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Gerencia Nacional de Planeación.
01/10/2017 Continuo
Documento publicado en I-solución.
socializado en
intranet, correo y portal.
Cronograma de capacitación y actas de asistencia.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR 5. Elaboración de estudios técnicos y
de mercado para la adquisición de los equipos, mobiliario y elementos que permitan la implementación del SIC.
Dirección de Recursos Físicos.
01/10/2017 30/01/2018
Cotizaciones. Informe de
estudios técnicos y de mercado.
6. Adquisición de los elementos
necesarios para la implementación del SIC.
Dirección de Recursos Físicos
01/02/2018 30/04/2018
Contratos.
Comprobantes de ingreso.
7. Adecuación de los depósitos de archivo acorde a los
lineamientos establecidos en el SIC.
Dirección de Recursos Físicos Grupo de Gestión Documental
30/04/2018 30/08/2018
Inventarios de asignación de
equipos y mobiliarios.
Informe de revisión de entrega y adecuación a
satisfacción.
8. Preparación de los servidores y sistemas de información para que se cumplan los
lineamientos en materia de documento electrónico normalizados por el SIC.
Gerencia de
Tecnología e Información
01/02/2018 30/06/2018
Definición de planes de trabajo para la preparación
tecnológica
necesaria Informe de
seguimiento de los planes de preparación a ser realizadas en los
servidores y los documentos conservados en ambientes electrónicos.
9. Control y seguimiento a la aplicación de los
lineamientos establecidos en el SIC.
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental Auditoria Corporativa
01/10/2017 Continuo
Informes de
auditoria Actas de
reunión – compromisos
Planes de Mejoramiento
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR
10. Revisión y actualización del
SIC.
Dirección de Recursos Físicos
– Grupo de Gestión Documental Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo
01/10/2018 31/12/2018 Documento del SIC actualizado
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD
1. Recolección de la
información necesaria para la construcción del PGD.
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
07/03/2017 21/04/2017
Documentos Consultados.
Actas de reunión.
Correos electrónicos.
Compilación normativa.
2. Análisis, diseño y construcción del
documento del PGD.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de
Gestión Documental
12/04/2017 14/06/2017 Documento de PGD.
3. Presentación y aprobación del documento del PGD
por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Gerencia Administrativa Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
01/11/2017 31/12/2017 Acta de Sesión.
4. Publicación, socialización.
Dirección de Recursos Físicos
– Grupo de Gestión Documental
Gerencia Nacional de Planeación.
15/12/2017 31/12/2017
Documento
publicado en I-
solución. socializado en
intranet, correo y portal.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR 5. Elaboración de estudios técnicos y de mercado para
que permitan el desarrollo de las actividades que requieren recursos económicos dentro de los programas
específicos del PGD.
Dirección de
Recursos Físicos. Gerencia de Tecnología e Información
Depende del desarrollo de cada programa.
Cotizaciones. Informe de
estudios
técnicos y de mercado.
6. Ejecución de las actividades de los programas específicos del PGD.
Estos aplicaran
según el programa específico y están determinados en el PGD.
Depende del desarrollo de cada programa.
Dependerá de
la actividad y
el programa
especifico
7. Control y seguimiento a la ejecución del PGD.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de
Gestión Documental Auditoria Corporativa
02/01/2018 Continuo
Informes de auditoria
Actas de reunión – compromisos.
Planes de
Mejoramiento
8. Revisión y actualización del PGD.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
Cuarto trimestre de cada año Documento del
PGD actualizado.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD
1. Elaborar el proyecto de TRD de
la entidad
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental
Aliado estratégico – Certicamara
31/10/2016 30/04/2017
Cuadro de Clasificación
Documento
Introductorio. Actas de
reunión. Tablas de
Retención
Documental.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR
2. Presentar las TRD comité de desarrollo administrativo de la
entidad y hacer los ajustes necesarios
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Aliado estratégico
– Certicamara Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo
31/10/2016 30/04/2017 Acta de Sesión.
3. Presentar y sustentar las TRD ante el Archivo General de la Nación
– AGN
Dirección de Recursos Físicos
– Grupo de Gestión Documental Aliado estratégico – Certicamara
30/05/2017 01/09/2017
Comunicación
oficial de remisión de las TRD con los respectivos soportes al AGN
4. Realizar y presentar los ajustes a las TRD solicitados por el AGN.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental Aliado estratégico – Certicamara Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo
02/09/2017 03/10/2017
Documento de
ajustes solicitados por el AGN.
TRD con los ajustes requeridos.
Acta de Sesión
de aprobación de ajustes.
Comunicación oficial de remisión de TRD ajustadas.
5. Convalidación de las TRD por parte de AGN
Responsabilidad
de AGN 04/10/2017 31/10/2017
Comunicación
oficial de convalidación de TRD de Fiduprevisora.
6. Registro de las series de la Fiduprevisora en el Registro Único de Series
Documentales del AGN
Dirección de Recursos Físicos
– Grupo de Gestión Documental Aliado estratégico – Certicamara
01/11/2017 30/11/2017
Comunicación
oficial de solicitud de registro de las series de la fiduciaria
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR
7. Adoptar las TRD en la entidad
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de
Gestión Documental
Gerencia
Administrativa
01/11/2017 30/11/2017
Resolución de
Adopción de
las TRD
8. Publicación, socialización y capacitación de las TRD.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Aliado estratégico
– Certicamara Gerencia Nacional de Planeación.
01/11/2017 30/02/2018
Documentos publicados en I-solución.
socializado en intranet, correo y portal.
Cronograma de capacitación y actas de asistencia.
9. Aplicar los criterios y procedimientos de organización, retención y disposición final consignados en las
TRD.
Todos los
funcionarios de
la Fiduprevisora
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental
Aliado estratégico – Certicamara
Ajustado al cronograma del plan de organización y
disposición final.
Documentos debidamente
clasificados según TRD
Inventarios. Actas de
Eliminación. Inventarios y
actas de
transferencias primarias y secundarias
10. Control y seguimiento a la aplicación de las
TRD.
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Auditoria
Corporativa
01/11/2017 Continuo
Cronograma de auditoria.
Informes de auditoria
Actas de
reunión –
compromisos. Planes de
Mejoramiento
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR
11. Revisión y actualización de las TRD.
Dirección de Recursos Físicos
– Grupo de Gestión Documental Aliado estratégico – Certicamara
Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo
El último trimestre de cada año
Se deben tener
los soportes de
las primeras 8
actividades.
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD
1. Elaborar el proyecto de TVD de la entidad
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental Aliado estratégico
– Certicamara
Cuadro de Clasificación
por periodos Inventarios en
estado natural (Fondos Documentales Acumulados).
Historia
institucional por periodos.
Documento
Introductorio. Actas de
reunión. Tablas de
Valoración Documental.
2. Presentar las TVD comité de desarrollo administrativo de la entidad y hacer los ajustes necesarios
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de
Gestión Documental Aliado estratégico – Certicamara
Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo
Acta de Sesión.
3. Presentar y sustentar las TVD ante el Archivo General de la Nación – AGN
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Aliado estratégico – Certicamara
Comunicación oficial de remisión de las TRD con los
respectivos soportes al AGN
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR
4. Realizar y presentar los ajustes a las TVD solicitados por el AGN.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de
Gestión Documental Aliado estratégico – Certicamara Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo
Documento de ajustes solicitados por el AGN.
TVD con los ajustes requeridos.
Acta de Sesión de aprobación de ajustes.
Comunicación oficial de remisión de
TVD ajustadas
5. Convalidación de las TVD por parte de AGN
Responsabilidad
de AGN
Comunicación
oficial de convalidación de TVD de Fiduprevisora.
6. Adoptar las TVD en la entidad
Dirección de Recursos Físicos
– Grupo de Gestión Documental
Gerencia
Administrativa
Resolución de
Adopción de
las TVD
7. Publicación y socialización de las
TVD.
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Gerencia Nacional de Planeación.
Documentos
publicados en I-solución.
socializado en intranet, correo y portal.
8. Aplicar los
criterios de organización, retención y disposición final consignados en las TVD a la
documentación que lo requiera.
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de
Gestión Documental
Aliado estratégico – Certicamara
Documentos debidamente clasificados y
organizados según TVD
Inventarios. Actas de
Eliminación. Inventarios y
actas de transferencias secundarias
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR
9. Control y seguimiento a la aplicación de las
TVD.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Auditoria Corporativa
Informes de
auditoria Actas de
reunión – compromisos.
Planes de Mejoramiento
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Revisar, analizar y actualizar el Manual de Gestión Documental y
Control de Registros
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental
07/03/2017 30/05/2017
Documento de Manual de Gestión Documental
Actualizado
2. Publicación, socialización y capacitación en el manual de gestión documental.
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Aliado estratégico – Certicamara
Gerencia Nacional
de Planeación.
01/06/2017 Continuo
Documento
publicado en I-solución.
socializado en intranet, correo y portal.
Cronograma de
capacitación y actas de
asistencia.
3. Control y seguimiento a la aplicación de las
directrices del Manual de Gestión Documental y Control de Registros
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Auditoria
Corporativa
01/06/2017 Continuo
Informes de auditoria
Actas de
reunión – compromisos.
Planes de Mejoramiento
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
1. Revisar, analizar y actualizar o crear
los manuales de procedimientos que
se requieran por necesidad o cambio en el procedimiento
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de
Gestión Documental
30/05/2017 30/08/2017
Documentos de manuales de procedimientos Actualizados
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR
2. Publicación, socialización y capacitación los
manuales de procedimientos
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Aliado estratégico – Certicamara Gerencia Nacional de Planeación.
01/09/2017 Continuo
Documentos publicados en I-solución.
socializados en intranet, correo
3. Control y seguimiento a la aplicación de las
directrices de los manuales de procedimientos
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental Auditoria Corporativa
01/09/2017 Continuo
Informes de auditoria
Actas de reunión – compromisos.
Planes de Mejoramiento
INSTRUCTIVOS
1. Revisar, analizar,
y actualizar o crear
los instructivos que se requieran por necesidad
Dirección de
Recursos Físicos
– Grupo de Gestión Documental
30/08/2017 31/10/2017
Documentos de Instructivos
creados o Actualizados
2. Publicación, socialización de los instructivos
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de
Gestión Documental Aliado estratégico – Certicamara
Gerencia Nacional de Planeación.
01/11/2017 30/11/2017
Documentos publicados en I-solución.
socializados en
intranet, correo
Indicadores
INDICADOR INDICE UNIDAD PERIODO SENTIDO META
Elaboración del PINAR
Documento Publicado en el Sistema Integrado de Gestión
No aplica Según
Cronog. Lineal
Publicaci. En
tiempo
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
INDICADOR INDICE UNIDAD PERIODO SENTIDO META
Desarrollo del PINAR
(# Actividades desarrolladas en tiempo / # Actividades a desarrollar en el periodo) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
Seguimiento al PINAR
(# Hallazgos / # Ítems Evaluados) * 100
Porcentual Trimestral Decreciente 0%
Elaboración del SIC
Documento Publicado en el Sistema Integrado de Gestión
No aplica Según
Cronog. Lineal
Publicaci. En
tiempo
Desarrollo del SIC
(# Depósitos adecuados a los requerimientos / # Total de Depósitos) *100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
Seguimiento al SIC
(# Hallazgos / # Ítems Evaluados) * 100
Porcentual Trimestral Decreciente 0%
Elaboración del PGD
Documento Publicado en el Sistema Integrado de Gestión
No aplica Según
Cronog. Lineal
Publicaci. En
tiempo
Desarrollo del PGD
(# Actividades desarrolladas en tiempo / # Actividades a desarrollar en el periodo) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
Seguimiento al PGD
(# Hallazgos / # Ítems Evaluados) * 100
Porcentual Trimestral Decreciente 0%
Elaboración de TRD
Resolución de Adopción
No aplica Según
Cronog. Lineal
Publicaci. En
tiempo
Capacitación en TRD
(# Funcionarios Capacitados / # Total de
Porcentual Trimestral Creciente 100%
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
INDICADOR INDICE UNIDAD PERIODO SENTIDO META
Funcionarios) * 100
Aplicación de TRD
(# Expedientes Clasificados por TRD / # Total de Expedientes) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
Elaboración de TVD
Resolución de Adopción
No aplica Según
Cronog. Lineal
Publicaci. En
tiempo
Aplicación de TVD
(# Expedientes Clasificados por TVD / # Total de Expedientes) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
Actualización de documentos del proceso archivístico
(# Instrumentos Actualizados / # Instrumentos a Actualizar) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
Medición de Impacto
Nivel de satisfacción de los usuarios respecto de las capacitaciones
Magnitud de 1 a 10
Semestral Creciente 10
Nivel de Satisfacción de los usuarios en la utilidad de los Instrumentos creados
Magnitud de 1 a 10
Trimestral Creciente 10
Recursos
TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
HUMANO 3 Profesionales 2 Técnicos 1 Auxiliar
1 Profesional: en Gestión Documental, Gestión de la Información, Ingeniería Industrial o carreras afines con mínimo 2 años de experiencia en gestión documental. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas con experiencia mínima en procesos de planeación.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
1 Profesional: en Ingeniería Industrial o Administración de Empresas con experiencia mínima de 2 años en control interno o procesos de auditoria interna. Técnicos: industrial o áreas afines con experiencia en apoyo en levantamiento de información, de preferencia en gestión documental y capacitación. Auxiliar: con experiencia de mínimo 1 año en procesos de gestión documental.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
5.2 PLAN DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Objetivos:
Mantener organizado la totalidad del acervo documental de la entidad
en la distintas etapas del ciclo vital (gestión, central e histórico).
Permitir la centralización de los archivos de gestión coadyuvando a la
implementación del proyecto de administración, gestión y trámite de la documentación a través de plataformas tecnológicas, en el marco de la
política presidencia Cero Papel, y con este último llevar a un estado óptimo y eficiente los procesos de custodia, conservación y consulta.
Alcance: El plan está orientado a que cubra la totalidad de los documentos producidos independiente del medio y el soporte que se utilice para su
producción, debe estar acorde con los instrumentos de gestión documental, y le atañe tanto a los líderes del proceso como a todos los funcionarios que producen y recepcionan documentación en la fiduciaria.
Responsable del Plan: Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental – con el apoyo de la Gerencia de Tecnologías e Información. Metodología
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
Realizar estudio de tiempos y movimientos en cada unidad administrativa que permita determinar los
tiempos que requiere la organización de cada serie documental
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Gerencia Nacional de Planeación.
02/01/2018 28/02/2018
Informe de tiempos y movimientos por
área
Elaborar el plan de intervención y organización con cada unidad administrativa
según las necesidades particulares.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental
Responsables de las unidades administrativas
01/03/2018 30/03/2018 Plan de trabajo
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
Clasificar la
documentación que reposa en todos los depósitos aplicando los criterios de TRD o TVD, según corresponda, e incluir los documentos
que no correspondan a los criterios de dichos instrumentos dentro de las series de apoyo.
Responsables de gestión documental en
las unidades administrativas Aliado estratégico - Certicamara
01/04/2018 30/06/2018 Documentación clasificada
Crear los expedientes para cada agrupación de documentos que
correspondan a un mismo trámite, según lo establecido en el manual de gestión documental
Responsables de gestión documental en
las unidades administrativas Aliado estratégico - Certicamara
01/04/2018 30/06/2018
Documentos
agrupados en sus expedientes respectivos
Realizar la limpieza de material abrasivo y aplicar los
procedimientos de primeros auxilios para los documentos que lo
requieran
Responsables de
gestión documental en las unidades administrativas
Aliado estratégico
- Certicamara
01/04/2018 30/06/2018
Expedientes documentales limpios y reparados.
Realizar la depuración de documentación que cumpla con los criterios de duplicidad u hojas en blanco.
Responsables de gestión documental en las unidades administrativas
Aliado estratégico - Certicamara
01/07/2018 30/07/2018
Expedientes debidamente depurados
Realizar la ordenación al interior de los expedientes según los
criterios establecidos
en el manual de gestión documental
Responsables de gestión documental en las unidades
administrativas
Aliado estratégico - Certicamara
15/07/2018 15/10/2018
Expedientes debidamente
ordenados
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
Incluir el formato de
Referencia cruzada de los documentos que se encuentren en soportes electrónicos o magnéticos y que hagan parte de los expedientes
conformados.
Responsables de gestión documental en las unidades
administrativas Aliado estratégico - Certicamara
15/07/2018 15/10/2018
Expedientes con el documento de
referencia cruzada.
Realizar la foliación de los expedientes según los criterios establecidos en el
manual de gestión documental
Responsables de
gestión documental en las unidades administrativas
Aliado estratégico - Certicamara
15/07/2018 15/10/2018 Expedientes foliados
Elaborar la descripción de los expedientes organizados en los
formatos normalizados (Hoja de Control y FUID)
Responsables de gestión documental en las unidades
administrativas Aliado estratégico - Certicamara
15/07/2018 15/10/2018
Expedientes dentro de los
Formatos establecidos
Realizar la rotulación de las unidades de conservación y almacenamiento
Responsables de
gestión documental en las unidades administrativas Aliado estratégico
- Certicamara
16/10/2018 31/10/2018
Expedientes con unidades de conservación y almacenamiento debidamente identificadas
Ubicar las unidades de almacenamiento dentro del mobiliario de
archivo que se debe encontrar debidamente identificado con el fin de facilitar el proceso
de diligenciamiento del FUID.
Responsables de gestión documental en las unidades administrativas
Aliado estratégico - Certicamara
16/10/2018 31/10/2018
Unidades de conservación y
almacenamiento debidamente ubicadas en el mobiliario de
archivo
Control y seguimiento a la ejecución del plan de intervención.
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Auditoria Corporativa
02/01/2018 Continuo
Informes de
auditoria Actas de
reunión – compromisos.
Planes de Mejoramiento
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
Indicadores
INDICADOR INDICE UNIDAD PERIODO SENTIDO META
Clasificación Documental
(# Metros Lineales Clasificados / # Metros lineales Totales) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
Conformación de Expedientes
(# Metros Lineales incorporados en expedientes / # Metros Lineales Totales) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
Limpieza Documental
(# Expedientes intervenidos / # Expedientes a intervenir) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 90%
Depuración Documental
(# Expedientes intervenidos / # Expedientes a intervenir) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 80%
Ordenación Documental
(# Expedientes Ordenados / # Expedientes a Ordenar) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
Foliación Documental
(# Expedientes Foliados / # Expedientes a Foliar) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
Descripción Documental
(# Expedientes con hoja de control / # Expedientes Totales) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
(# Expedientes en Formato Único de Inventario Documental / # Expedientes Totales) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
INDICADOR INDICE UNIDAD PERIODO SENTIDO META
Rotulación de Unidades de almacenamiento
(# Unidades rotuladas / # Unidades a Rotular) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
Unidades de Almacenamiento en estantería
(# Metros Lineales en Estantería / # Metros Lineales Totales) * 100
Porcentual Trimestral Creciente 100%
Seguimiento al proceso de organización
(# Hallazgos / # Ítems Evaluados) * 100
Porcentual Trimestral Decreciente 0%
Medición de Impacto
Nivel de satisfacción de los usuarios respecto del proceso de consulta en el archivo central
Magnitud de 1 a 10
Semestral Creciente 10
(# Expedientes sin disposición final / # Expedientes sobre los que se debe hacer disposición final en el periodo) *100
Porcentaje Trimestral Decreciente 0%
Recursos
TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
HUMANO 3 Profesionales Técnicos o Auxiliares en cada depósito de la entidad
1 Profesional: en Gestión Documental, Gestión de la Información, Ingeniería Industrial o carreras afines con mínimo 2 años de experiencia en gestión documental. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas con experiencia mínima en procesos de planeación. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial o Administración de Empresas con experiencia mínima de 2 años en control interno o procesos de auditoria interna.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
Mínimo un técnico o auxiliar por cada depósito de archivo de gestión y según el volumen de producción en archivo central, que cuenten con estudios en áreas industriales, gestión de información o gestión documental, con experiencia mínima de 1 año en proceso de organización.
ECONOMICO Presupuesto para organización de archivo central
Se debe disponer del presupuesto para la organización de los expedientes que reposan en el archivo central según el plan de intervención del mismo.
INSUMOS DE ARCHIVO
Insumos de cajas, carpetas, ganchos, adhesivos para reparación y elementos de protección personal
Se debe disponer de los insumos de archivo acorde a las necesidades de cada área para la intervención de los expedientes que así lo requieran.
TECNICO SGDEA parametrizado para crear expedientes electrónicos
Se debe contar con las capacitaciones respectivas para la organización de expedientes electrónicos dentro del SGDEA (ORFEO).
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
5.3 PLAN DE DESARROLLO Y ADECUACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO DE ARCHIVO – SGDEA
Objetivos: Dotar a la entidad de la herramienta tecnológica que cumpla con los
requerimientos normativos en materia de gestión documental y a su vez satisfaga las necesidades particulares de la entidad en materia de
administración de información.
Garantizar la integración del SGDEA de la entidad con la totalidad de las
aplicaciones tecnológicas que reciben, producen y administran información.
Permitir a la entidad administrar la totalidad de la documentación
electrónica con estándares técnicos de producción y que facilite a
posteriori la consulta y análisis de la misma para que brinde a la entidad un recurso vital en el momento de tomar decisiones.
Alcance: El plan está orientado al software de gestión documental y a las aplicaciones que recepcionan, gestionan y publican información institucional,
así mismo contemplan el proceso de transferencia del conocimiento y capacitación en el uso y administración de las aplicaciones identificadas.
Responsable del Plan: Gerencia de Tecnología e Información con apoyo de la Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental.
Metodología
Este plan debe ser desarrollado por la Gerencia de Tecnología e Información junto con el apoyo del grupo de gestión documental adscrito a la Dirección
de Recursos Físicos y debe estar soportado en las políticas definidas por el sistema de seguridad de la información y el sistema de gestión ambiental.
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
Realizar el análisis y contraste del software de gestión documental
electrónico de archivo frente a la normatividad vigente, permitiendo establecer
los aspectos en los que cumple y los que requieren implementación para ser cumplidos
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental
Gerencia de Tecnología e Información.
02/01/2018 30/04/2018
Documento de
requerimientos para cumplir con las funcionalidades
del SGDEA y los requerimientos normativos.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
Diseñar los requerimientos y casos de uso priorizando los desarrollos, articulados con los programas de
gestión de documento electrónico, documentos especiales, documentos vitales o esenciales y con los
planes de organización y descripción
documental.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Gerencia de Tecnología e
Información.
01/05/2018 31/10/2018
Requerimientos y casos de uso documentados
Realizar las estimaciones de los requerimientos para
establecer los costos de desarrollo
Gerencia de Tecnología e
Información. 01/07/2018 31/12/2018
Documentos de estimaciones de requerimientos
Realizar la definición de
los planes de trabajos con el proveedor que realizar el mantenimiento del sistema de información
para ejecutar los desarrollos requeridos
Gerencia de Tecnología e Información. Dirección de
Recursos Físicos
02/01/2019 30/03/2019 Planes de
trabajo.
Realizar los desarrollos según el esquema de priorización
Gerencia de Tecnología e
Información
Proveedor
01/04/2019 31/12/2019
Cronogramas de desarrollo con los respectivos entregables
Entregables definidos en la
metodología de desarrollo de la gerencia de Tecnología e Información.
Desarrollo de
los
requerimientos puestos en pruebas para revisión de Fiduprevisora.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
Realizar la fase de pruebas y ajustes.
Gerencia de Tecnología e Información
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de
Gestión Documental Proveedor
01/04/2019 31/12/2019
Informes de pruebas y aprobación o solicitud de ajustes.
Cronograma de ajustes.
Código desarrollado en los servidores de pruebas de la entidad.
Llevar a producción todos los módulos y
funcionalidades desarrollados
Gerencia de Tecnología e Información
02/01/2020 30/01/2020
Las funcionalidades y módulos implementados en producción
Iniciar el proceso de
socialización y capacitación en las nuevas funcionalidades
Gerencia de Tecnología e
Información
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
03/01/2020 Continuo
Socializar por medios electrónicos.
Cronograma de
capacitación. Actas y listados
de capacitación Manual de
usuario actualizado
Llevar a cabo el
proceso de seguimiento y control a la implementación y aplicación de las nuevas características y funcionalidades del software.
Gerencia de
Tecnología e Información
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental
Auditoria Corporativa
02/01/2018 Continuo
Informes de auditoria
Actas de reunión –
compromisos. Planes de
Mejoramiento
Indicadores
INDICADOR INDICE UNIDAD PERIODO SENTIDO META
Diseño de Funcionalidades
(# Casos de Uso Diseñados / # Casos de Uso a Diseñar)*100
Porcentual Mensual Creciente 90%
Desarrollo de Funcionalidades
(# Funcionalidades desarrolladas / # Funcionalidades a desarrollar) * 100
Porcentual Mensual Creciente 100%
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
Prueba de Funcionalidades
(# Funcionalidades Aprobadas / # Funcionalidades Desarrolladas) *100
Porcentual Mensual Creciente 100%
Socialización y Capacitación
(# Funcionarios Capacitados / # Total de Funcionarios de la Entidad) *100
Porcentual Mensual Creciente 100%
Seguimiento al plan
(# Hallazgos / # Ítems Evaluados) * 100
Porcentual Mensual Decreciente 0%
Medición de Impacto
Nivel de Satisfacción de los usuarios respecto de la usabilidad del aplicativo
Magnitud de 1 a 10
Trimestral – después de salida a producción
Creciente 10
Nivel de Satisfacción de los usuarios en la utilidad de las nuevas funcionalidades
Magnitud de 1 a 10
Trimestral – después de salida a producción
Creciente 10
Recursos
TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
HUMANO 4 Profesionales 1 Profesional: en Gestión Documental, Ciencias de la Información, Ingeniería Industrial o carreras afines, con experiencia mínima de 2 años en gestión documental y preferiblemente en procesos de descripción documental. 1 Profesional: en Ingeniería de Sistemas, Ingeniería de software, Ingeniería Electrónica o carreras afines, con experiencia en desarrollo de software y administración de documentos electrónicos. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial o Administración de Empresas con experiencia mínima de 2 años en control interno o procesos de auditoria interna.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
1 Profesional: en Derecho, Administración de Empresas o carreras afines, con mínimo 2 años en procesos de contratación pública.
ECONOMICO
Presupuesto para el desarrollo de los módulos y formularios del SGDEA
Se debe disponer del presupuesto para la los desarrollos y adaptaciones del SGDEA.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
5.4 PLAN DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Objetivos:
Implementar un proceso de descripción documental, ya sea mecánico o
automático, que permita a la entidad controlar y acceder de forma precisa a la información requerida en tiempos prudentes y de ser posible en tiempo real.
Facilitar la automatización del proceso de administración documental que
comprende el pleno conocimiento en tiempo real de la documentación custodiada (Inventarios), el contenido de la misma (hojas de control, metadatos), los niveles de acceso (hoja de control de acceso, índices de
información clasificada y reservada) y la ejecución de los procesos de transferencia y disposición final.
Soportar y afinar los procesos de valoración tanto en tablas de retención
como de valoración documental que permitan de forma consiente y
concreta determinar la disposición final de los documentos.
Alcance: El plan está diseñado para cubrir la totalidad de los documentos producidos independiente del soporte de producción y conservación, sin embargo, el mismo deberá categorizar el nivel de descripción para cada
unidad documental y tipo de soporte.
Responsable del Plan: Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental.
Metodología
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
Realizar el análisis de la documentación para determinar los niveles de descripción según lo establecido en el
Acuerdo 005 de 2013 y la norma ISAD (G); se debe particularizar para
cada formato y tipo de soporte
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Gerencia de Tecnología e
Información
02/01/2018 01/04/2018
documento de análisis y determinación de los niveles de descripción
Elaborar los formatos de descripción de documentación física
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
02/01/2018 01/04/2018
Formatos de descripción documental.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
Establecer los metadatos de descripción documental e implementar en el SGDEA4
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Gerencia de Tecnología e
Información
02/01/2018 01/07/2018
Documento de estructura
de metadatos que se adoptara
Informe de desarrollo de los campos de captura de los
metadatos en el SGDEA y en los sistemas que soportan la digitalización
en ORFEO Manual de
usuario ORFEO actualizado.
Realizar la socialización y capacitación para el diligenciamiento de los
instrumentos de descripción.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Gerencia de
Tecnología e Información
01/04/2018 Continuo
Socializar por medios electrónicos.
Cronograma de
capacitación. Actas y
listados de capacitación.
Manual de
usuario ORFEO
actualizado. Instructivo de
Indexación actualizado
Paralelo al plan de
organización documental se debe llevar a cabo el proceso de diligenciamiento de la hoja de control, la referencia cruzada y el
inventario único documental
Responsables de gestión documental en las unidades
administrativas Aliado estratégico - Certicamara
15/07/2018 31/12/2018
Expedientes con la respectiva
hoja de control, los formatos de referencia cruzada y debidamente incluidos en los
FUID de la unidad
administrativa
Automatizar la producción de inventarios y hojas de
control a partir del SGDEA
Gerencia de
Tecnología e Información Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
01/04/2019 31/12/2019
Informe de desarrollo de automatización en el SGDEA.
4 Decreto 2609 de 2012, Articulo 30 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
Automatizar la captura de metadatos desde las
fuentes de alimentación electrónica (portal, fax, correo electrónico, etc)
Gerencia de Tecnología e Información
01/04/2019 31/12/2019
Informe de
desarrollo de automatización en el SGDEA y las aplicaciones de recepción.
Crear el banco terminológico adaptado a la entidad y al sector para estandarizar el vocabulario utilizado
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental
02/01/2018 01/04/2018 Banco Terminológico
Terminada la etapa de descripción sobre el
total de la documentación se debe realizar la publicación de los instrumentos de
descripción (guías e inventarios) para garantizar el acceso a la información
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Gerencia Nacional de Planeación
02/01/2019 01/03/2019
Documentos publicados en el portal de la entidad.
Llevar a cabo el proceso de seguimiento y control a la ejecución
del plan.
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Auditoria Corporativa
02/01/2018 Continuo
Informes de
auditoria Actas de
reunión – compromisos.
Planes de Mejoramiento
Indicadores
INDICADOR INDICE UNIDAD PERIODO SENTIDO META
Formatos de Descripción
(# Formatos Diseñados y aprobados / # Formatos a Diseñar) * 100
Porcentual mensual Creciente 80%
Metadatos en SGDEA
(# Metadatos Incorporados / # Metadatos a Incorporar) * 100
Porcentual mensual Creciente 100%
Socialización y Capacitación
(# Funcionarios Capacitados / # Total de Funcionarios ) * 100
Porcentual mensual Creciente 100%
Hojas de Control
(# Expedientes con Hoja de Control / #
Porcentual mensual Creciente 100%
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
Total de Expedientes) *100
Inventario Documental
(# Expedientes en Inventario / # Total de Expedientes)*100
Porcentual mensual Creciente 100%
Seguimiento al Plan
(# Hallazgos / # Ítems Evaluados) * 100
Porcentual Trimestral Decreciente 0%
Medición de Impacto
Nivel de Satisfacción de los usuarios en la utilidad para los procesos de consulta y clasificación
Magnitud de 1 a 10
Trimestral Creciente 10
Recursos
TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
HUMANO 3 Profesionales Técnicos y Auxiliares
1 Profesional: en Gestión Documental, Ciencias de la Información, Ingeniería Industrial o carreras afines, con experiencia mínima de 2 años en gestión documental y preferiblemente en procesos de descripción documental. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial o Administración de Empresas con experiencia mínima de 2 años en control interno o procesos de auditoria interna. Mínimo un técnico o auxiliar por cada unidad administrativa que se encargue del proceso de descripción documental tanto en físico como electrónico, así mismo 2 técnicos para llevar a cabo los procesos de sensibilización y capacitación.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
TECNICO Desarrollos y adaptaciones al SGDEA
Se requieren desarrollar las funcionalidades y formatos de descripción documental dentro del SGDEA, que dependerá de los estudios de mercado y el presupuesto asignado cada año.
ECONOMICO
Presupuesto para el desarrollo de los módulos y formularios del SGDEA
Se debe disponer del presupuesto para la los desarrollos y adaptaciones del SGDEA.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
5.5 PLAN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Objetivos:
Garantizar la disponibilidad de los espacios de conservación a la totalidad
de la documentación.
Evitar el deterioro de las unidades de conservación y almacenamiento y
por ende la documentación.
Apoyar el proceso de centralización de los archivos de gestión en aras de implementar la política Cero Papel.
Apoyar la adopción e implementación de las Tablas de Retención Documental.
Alcance: El plan de transferencias documentales abarca la totalidad de la documentación que cumple las condiciones para ser trasferidos, así mismo
debe contemplar la documentación que, por sus volúmenes de producción y la capacidad del depósito que la conserva, requieren ser transferidos al depósito de archivo central en tiempos inferiores a los establecidos en las
tablas de retención documental, sin embargo estos deben ser considerados documentos en etapa de gestión.
Responsable del Plan: Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental.
Metodología
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL ENTREGABLE
Realizar el estudio de priorización y
cronograma de transferencias según requerimientos de espacio en los depósitos.
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
01/03/2018 30/04/2018
Informe de priorización.
Cronograma de transferencias.
Articular el plan de organización documental para que se prioricen las series documentales que pueden o requieren ser
transferidas en el corto plazo.
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión
Documental Responsables de gestión documental en las unidades administrativas
01/03/2018 30/03/2018
Actas de compromiso con las dependencia
Cronograma de
organización articulado con el cronograma de transferencias
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
Establecer las condiciones de trasferencia y
continuidad de las series documentales que mantendrán transitoriamente su etapa de gestión en el archivo central. – Manual de
Procedimiento de Transferencia
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de
Gestión Documental
01/04/2018 30/05/2018
Manual de procedimiento de transferencia actualizado y ajustado
Ejecución del cronograma de
transferencias documentales al archivo central.
Dirección de
Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental Aliado estratégico
- Certicamara
02/01/2018 Continuo
Inventarios de trasferencias
primarias. Cronograma
alimentado
Revisión, seguimiento y
ajustes a plan de trasferencias documentales según requerimiento.
Dirección de Recursos Físicos – Grupo de Gestión Documental
Auditoria Corporativa
Ultimo trimestre de cada Año – o por solicitud de
cada área
Informes de auditoria
Actas de reunión – compromisos.
Planes de
Mejoramiento
Indicadores
INDICADOR INDICE UNIDAD PERIODO SENTIDO META
Transferencias
(# Metros lineales Transferidos en el periodo evaluado / # Metros lineales a Transferir en el periodo)
Porcentual Trimestral Creciente 100%
Seguimiento al Plan
(# Hallazgos / # Ítems Evaluados) * 100
Porcentual Trimestral Decreciente 0%
Medición de Impacto
(# Metros Lineales en piso / # Total de Metros lineales en archivos de Gestión) * 100
Porcentual Trimestral Decreciente 0%
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
Recursos
TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
HUMANO 3 Profesionales Técnicos o Auxiliares en cada depósito de la entidad
1 Profesional: en Gestión Documental, Gestión de la Información, Ingeniería Industrial o carreras afines con mínimo 2 años de experiencia en gestión documental. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas con experiencia mínima en procesos de planeación. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial o Administración de Empresas con experiencia mínima de 2 años en control interno o procesos de auditoria interna. Mínimo un técnico o auxiliar por cada depósito de archivo de gestión, que cuenten con estudios en áreas industriales, gestión de información o gestión documental, con experiencia mínima de 1 año en proceso de organización.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
6. MAPA DE RUTA
MAPA DE RUTA
Plan – Proyecto Tiempo
Corto Plazo
Mediano Plazo Largo Plazo
2018 - 1 2018 -2 2019 - 1 2019 - 2 2020 2021 MAS
Plan para la elaboración, actualización y aplicación de los instrumentos de
gestión documental
PIINAR
Actividad 1 Se realiza en 2017
Actividad 2 Se realiza en 2017
Actividad 3 Se realiza en 2017
Actividad 4 Se realiza en 2017
Actividad 5
Actividad 6
Actividad 7
Actividad 8
SIC
Actividad 1 Se realiza en 2017
Actividad 2 Se realiza en 2017
Actividad 3 Se realiza en 2017
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
Actividad 7
Actividad 8
Actividad 9
Actividad 10
PGD
Actividad 1 Se realiza en 2017
Actividad 2 Se realiza en 2017
Actividad 3 Se realiza en 2017
Actividad 4 Se realiza en 2017
Actividad 5
Actividad 6
Actividad 7
Actividad 8
TRD
Actividad 1 Se realiza en 2017
Actividad 2 Se realiza en 2017
Actividad 3 Se realiza en 2017
Actividad 4 Se realiza en 2017
Actividad 5 Se realiza en 2017
Actividad 6 Se realiza en 2017
Actividad 7 Se realiza en 2017
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
Actividad 8
Actividad 9
Actividad 10
Actividad 11
TVD
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
Actividad 7
Actividad 8
Actividad 9 MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Actividad 1 Se realiza en 2017
Actividad 2
Actividad 3 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Actividad 1 Se realiza en 2017
Actividad 2
Actividad 3
INSTRUCTIVOS
Actividad 1 Se realiza en 2017
Actividad 2 Se realiza en 2017
Plan de Organización Documental
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
Actividad 7
Actividad 8
Actividad 9
Actividad 10
Actividad 11
Actividad 12 Plan de Desarrollo y Adecuación del Sistema de Gestión Documental
Electrónico de Archivo SGDEA Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
Actividad 6
Actividad 7
Actividad 8
Actividad 9
Plan de Descripción Documental
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
Actividad 7
Actividad 8
Actividad 9
Actividad 10
Plan de Transferencias Documentales
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
7. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO El siguiente cuadro de mando contiene los indicadores que permitirán medir el grado de avance e impacto de cada uno de los planes, sin embargo, se aclara que para las actividades que producen un entregable único documental, este será considerado el indicador de cumplimiento para dichas actividades. Nota: Se realizara un Cuadro de Mando por cada año de gestión, lo que permitirá a su vez contrastar el cumplimiento y el impacto año a año.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Elaboración del PINAR
Documento Publicado en el
Sistema Integrado de
Gestión
Publicaci.
En tiempo
Desarrollo del PINAR
(# Actividades desarrolladas
en tiempo / # Actividades a
desarrollar en el periodo) *
100
100%
Seguimiento al PINAR
(# Hallazgos / # Ítems
Evaluados) * 100
0%
Elaboración del SIC
Documento Publicado en el
Sistema Integrado de
Gestión
Publicaci.
En tiempo
Desarrollo del SIC
(# Depósitos adecuados a
los requerimientos / # Total
de Depósitos) *100
100%
Seguimiento al SIC
(# Hallazgos / # Ítems
Evaluados) * 100
0%
Elaboración del PGD
Documento Publicado en el
Sistema Integrado de
Gestión
Publicaci.
En tiempo
Desarrollo del PGD
(# Actividades desarrolladas
en tiempo / # Actividades a
desarrollar en el periodo) *
100
100%
Seguimiento al PGD
(# Hallazgos / # Ítems
Evaluados) * 100
0%
3 TRIMES 4 TRIMES
PLAN PARA
ELABORACIÓN,
ACTUALIZACIÓN Y
APLICACIÓN DE
INSTRUMENTOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
PLAN / PROYECTO
ASOCIADOINDICADORES META
PERIODO ANUAL
GRÁFICO OBSERVACIONES1 SEMESTRE 2 SEMESTRE
1 TRIMES 2 TRIMES
0
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Elaboración de TRD
Resolución de Adopción
Publicaci.
En tiempo
Capacitación en TRD
(# Funcionarios Capacitados
/ # Total de Funcionarios) *
100
100%
Aplicación de TRD
(# Expedientes Clasificados
por TRD / # Total de
Expedientes) * 100
100%
Elaboración de TVD
Resolución de Adopción
Publicaci.
En tiempo
Aplicación de TVD
(# Expedientes Clasificados
por TVD / # Total de
Expedientes) * 100
100%
Actualización de
documentos del proceso
archivístico
(# Instrumentos
Actualizados / #
Instrumentos a Actualizar) *
100
100%
Medición de Impacto
Nivel de satisfacción de los
usuarios respecto de las
capacitaciones
Magnitud
de 1 a 10
Medición de Impacto
Nivel de Satisfacción de los
usuarios en la utilidad de
los Instrumentos creados
Magnitud
de 1 a 10
Clasificación Documental
(# Metros Lineales
Organizados / # Metros
lineales Totales) * 100
100%
Conformación de
Expedientes
(# Metros Lineales
incorporados en
expedientes / # Metros
Lineales Totales) * 100
100%
Limpieza Documental
(# Expedientes limpiados/ #
Expedientes a intervenir) *
100
90%
PLAN DE
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
PLAN PARA
ELABORACIÓN,
ACTUALIZACIÓN Y
APLICACIÓN DE
INSTRUMENTOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
3 TRIMES 4 TRIMES
PLAN / PROYECTO
ASOCIADOINDICADORES META
PERIODO ANUAL
GRÁFICO OBSERVACIONES1 SEMESTRE 2 SEMESTRE
1 TRIMES 2 TRIMES
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
20%
40%
60%
80%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
2
4
6
8
10
1 SEMESTRE 2 SEMESTRE
PERIODO ANUAL
2
4
6
8
10
1 SEMESTRE 2 SEMESTRE
PERIODO ANUAL
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Depuración Documental
(# Expedientes Depuración/
# Expedientes a intervenir)
* 100
80%
Ordenación Documental
(# Expedientes Ordenados /
# Expedientes a Ordenar) *
100
100%
Foliación Documental
(# Expediente Foliados / #
Expedientes a Foliar) * 100
100%
Descripción Documental
(# Expedientes con hoja de
control / # Expedientes
Totales) * 100
100%
Descripción Documental
(# Expedientes en Formato
Único de Inventario
Documental / #
Expedientes Totales) * 100
100%
Rotulación de Unidades de
almacenamiento
(# Unidades rotuladas / #
Unidades a Rotular) * 100
100%
Unidades de Almacenamiento
en estantería
(# Metros Lineales en
Estantería / # Metros
Lineales Totales) * 100
100%
Seguimiento al proceso de
organización
(# Hallazgos / # Ítems
Evaluados) * 100
0%
Medición de Impacto
Nivel de satisfacción de los
usuarios respecto del
proceso de consulta en el
archivo central
Magnitud
de 1 a 10
Medición de Impacto
(# Expedientes sin
disposición final / #
Expedientes sobre los que
se debe hacer disposición
final en el periodo) *100
100%
PLAN DE
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
3 TRIMES 4 TRIMES
PLAN / PROYECTO
ASOCIADOINDICADORES META
PERIODO ANUAL
GRÁFICO OBSERVACIONES1 SEMESTRE 2 SEMESTRE
1 TRIMES 2 TRIMES
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0
1 SEMESTRE 2 SEMESTRE
PERIODO ANUAL
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Diseño de Funcionalidades
(# Casos de Uso Diseñados /
# Casos de Uso a
Diseñar)*100
90%
Desarrollo de
Funcionalidades
(# Funcionalidades
desarrolladas / #
Funcionalidades a
desarrollar) * 100
100%
Prueba de Funcionalidades
(# Funcionalidades
Aprobadas / #
Funcionalidades
Desarrolladas) *100
100%
Socialización y Capacitación
(# Funcionarios Capacitados
/ # Total de Funcionarios de
la Entidad) *100
100%
Seguimiento al plan
(# Hallazgos / # Ítems
Evaluados) * 100
0%
Medición de Impacto
Nivel de Satisfacción de los
usuarios respecto de la
usabilidad del aplicativo
Magnitud
de 1 a 10
Medición de Impacto
Nivel de Satisfacción de los
usuarios en la utilidad de
las nuevas funcionalidades
Magnitud
de 1 a 10
Formatos de Descripción
(# Formatos Diseñados / #
Formatos a Diseñar) * 100
80%
Metadatos en SGDEA
(# Metadatos Incorporados
/ # Metadatos a Incorporar)
* 100
100%
Socialización y Capacitación
(# Funcionarios Capacitados
/ # Total de Funcionarios ) *
100
100%
Hojas de Control
(# Expedientes con Hoja de
Control / # Total de
Expedientes) *100
100%
PLAN DE DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL
PLAN DE DESARROLLO Y
ADECUACIÓN DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
ELECTRÓNICO DE
ARCHIVO – SGDEA
3 TRIMES 4 TRIMES
PLAN / PROYECTO
ASOCIADOINDICADORES META
PERIODO ANUAL
GRÁFICO OBSERVACIONES1 SEMESTRE 2 SEMESTRE
1 TRIMES 2 TRIMES
0%
50%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0
5
10
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%100% PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 SEMESTRE 2 SEMESTRE
PERIODO ANUAL
0
5
10
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN: 27 de Febrero de 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Inventario Documental
(# Expedientes en
Inventario / # Total de
Expedientes)*100
100%
Seguimiento al Plan
(# Hallazgos / # Ítems
Evaluados) * 100
0%
Medición de Impacto
Nivel de Satisfacción de los
usuarios en la utilidad para
los procesos de consulta y
clasificación
Magnitud
de 1 a 10
Transferencias
(# Metros lineales
Transferidos en el periodo
evaluado / # Metros
lineales a Transferir en el
periodo)
100%
Seguimiento al Plan
(# Hallazgos / # Ítems
Evaluados) * 100
0%
Medición de Impacto
(# Metros lineales en piso /
# Metros lineales en
Archivos de Gestión) * 100
0%
PLAN DE
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
PLAN DE DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL
3 TRIMES 4 TRIMES
PLAN / PROYECTO
ASOCIADOINDICADORES META
PERIODO ANUAL
GRÁFICO OBSERVACIONES1 SEMESTRE 2 SEMESTRE
1 TRIMES 2 TRIMES
0,00
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL
0%
50%
100%
1 TRIMES 2 TRIMES 3 TRIMES 4 TRIMES
PERIODO ANUAL