Plan de Trabajo de Los Primeros 90 Dias de Un CIO

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE QUITOGerencia de Tecnología de la Información y Comunicación

Resumen – Los tres primeros meses de un nuevo CIO (Chief Information Officer) son clave para definir su capacidad y desempeño profesional. Un CIO nuevo o que recién ingresa a trabajar en una empresa, debe primeramente establecer y conocer cómo trabaja la compañía a la cual ha llegado, empaparse de la misión y los objetivos del negocio, conocer y establecer relaciones fuertes y cordiales con la gente (Directivos y empleados, en especial con su equipo de trabajo) de la organización, además identificar las prioridades de TI.

Debe hacer un diagnóstico sucinto y veloz de la situación actual de las TI respecto a los objetivos y a partir de allí empezar a trazarse la implementación de proyectos ejecutables en la organización esto traerá prestigio y credibilidad al CIO y personalmente ganará seguridad en la toma de sus decisiones.

I. INTRODUCCIÓN

A. Qué es un CIO.Hace algunos años, era común encontrar dentro de las

empresas grandes, medianas o pequeñas ver a personas especializadas en computadoras. Eran ellos los que solventaban los problemas informáticos que diariamente se presentaban (redes, cambio de software y hardware, cableado, etc.) era por decirlo menos el solucionador de todo en informática.

Con el crecimiento de las empresas y la necesidad de contar vertiginosamente con nuevas infraestructura de TI a la altura de automatizar los procesos de producción e incrementar la satisfacción de los clientes. Esas mismas empresas se vieron obligadas a crear un Departamento de Tecnología y contratar un gerente.

Hoy por hoy el CIO, debe conocer todas las tendencias informáticas y de mercado a nivel global, estar alineado a las estrategias de crecimiento y objetivos del negocio de la empresa, empaparse de los problemas del negocio y comenzar a trabajar sobre las soluciones, debe ganarse a los directivos y gerentes de la empresa dándoles respuestas inmediatas que determinen ganancias y ahorro económico y tecnológico; debe ser un líder, comunicarse con solvencia y escuchar con atención, por ningún concepto dejarse dominar de su ego, el CIO es una personas profesional a carta cabal que estudia los problemas de la organización e intuye las soluciones, pudiendo gestionar proyectos de gran envergadura (Esto no quiere decir reorganizar totalmente el departamento de TI, sino empezar con los proyectos pequeños que abarquen todo el sistema funcional del negocio y que de manera eficiente solucionen problemas de

Primer orden, como: establecer un correo electrónico interno que permita la comunicación ágil y segura con todos los departamentos y con esto incrementar la productividad administrativa).

El CIO, debe ser una persona versátil que ejerza el liderazgo manejando ampliamente el conocimiento de su área y la organización y sobre todo, como hemos dicho tener un alto poder de comunicación, el CIO que no tenga dominio sobre su relaciones interpersonales profesionales y no maneje un lenguaje adecuado que llegue y venda las ideas como un líder está determinado al fracaso; el CIO es un ejecutivo apasionado por el conocimiento nuevo en el campo tecnológico, debe estar buscando siempre soluciones que simplifiquen no solo los departamento de la empresa sino principalmente los negocios de sus clientes, es decir encontrar soluciones adecuadas para cada necesidad; el CIO debe ser un visionario futurista, observar los problemas, solucionarlos y crear de ellos oportunidades de negocio que beneficien a la compañía; El CIO debe ser creativo, para buscar y gestionar los proyectos que eleven a la empresa entera a un nivel superior sobre la competencia, esto debido a que la creatividad le permitirá al gerente de TI, ver de manera transparente la realidad y encontrar soluciones pragmáticas y eficaces. Además debe posesionar a TI de manera correcta dentro de la empresa y realizar un análisis y valoración inicial de TI en la organización.

Debe también ser un profesional que guarde la consideración ecuánime e igualitaria para con todos en la organización, independientemente del status jerárquico dentro de la empresa o el puesto de trabajo; se obliga a tener conocimientos financieros y de negocios para poder mantener reuniones gerenciales y de negocios y dar soporte a las necesidades del CEO y del CFO cuando estos lo requieran, demostrando tener amplios conocimientos dentro del campo contable y bursátil. El CIO debe reunirse constantemente con los ejecutivos corporativos para identificar objetivos y factores claves para la organización; reunirse con los responsables de las unidades de negocios y con usuarios claves para saber cuáles son los factores críticos de éxito en cada unidad de negocio y empezar a establecer relaciones con dichas unidades. Todos estos parámetros y otros serán parte intrínseca en líneas posteriores y deben estar presentes en la agenda gerencial diaria del CIO. Gran parte de estas premisas están de

2

Plan de trabajo para los primeros 90 días de un CIO recién contratado.


manera específica presentes en el Plan de Trabajo del CIO como referente a la hora de plantearlo dentro de la empresa.

B. MARCO TEORICO

La empresa se llama Dirección Nacional de Bienestar Social de la Policía Nacional, coadministrada por la Oficina de Talento Humano del Ministerio del Interior, geográficamente ubicada en la calle Bartolomé de las Casas y Av. 10 de Agosto, posee una organización ejecutiva que va desde el Ministerio del Interior, La Comandancia General de la Policía Nacional, la Dirección Nacional de Bienestar Social. El Departamento de TI está ubicado en la esfera gerencial como asesor directo de la DNBS-PN, pero sus actividades propias de TI así como la administración misma no cuenta con una persona que ejerza de manera directa el CIO de esta oficina; por esta razón si ha considerado la contratación de una persona como CIO de la DNBS-PN. Esta designación luego de un concurso de méritos y posición ha recaído sobre el señor Ing. Fernando Carrillo, quien presenta el plan de trabajo que se detalla a continuación.

C. PREPARACIÓN DEL TRABAJO TÉCNICO

A. Propuesta de trabajo.Hemos sido tajantes al indicar que los primeros tres

meses del nuevo CIO es fundamental para demostrar ante los directivos de la empresa su capacidad y desempeño profesional.

En base a esta afirmación a continuación se detalla un bosquejo del plan de trabajo de un CIO recién designado, el mismo que está basado en un cronograma mensual (tres meses), bajo una estructura que identifica los objetivos específicos por quincenas, actividades, recursos necesarios (INPUTS) y los resultados esperados (OUTPUTS).

B. Plan de trabajo. 1): Primer mes (Primera quincena). Objetivo específico: “Establecer reuniones de trabajo

con los Directores ejecutivos”. Esto con la finalidad de identificar las iniciativas, objetivos y factores claves para la organización, además de iniciar el establecimiento de una relación entre TI y negocios concomitantemente presentarles ideas que se podrían poner en ejecución así como escuchar propuestas.

Actividades Realizar a inicios de semana una invitación formal a

los Directores ejecutivos a una reunión de trabajo, en sala de sesiones. Especificándose el motivo de la misma así como la fecha y hora (Último día de laborable de la quincena), para lo cual se solicitará la autorización respectiva de la Dirección Nacional.

Recursos necesarios (Inputs) Persona responsable de solicitar la autorización: CIO Secretaría de la gerencia de TI Material técnico y tecnológico: El que posee la

empresa (Sala de sesiones, PC, infocus), coordinar con el encargado de activos Fijos y mantenimiento.

Documentación: Se la enviará cinco días antes de la cita para informar detalladamente el motivo de la misma.

Personal que participará en la reunión: CIO.Resultados esperados (Outputs)

Identificación de iniciativas de los Directores ejecutivos de la Dirección que TI podría solventar.

Establecimiento de los objetivos y factores claves que persigue la organización y demostrarles que la gerencia de TI está en conocimiento pleno de los mismos y los apoya

Establecimiento de un vínculo de fuertes relaciones entre el CIO y los ejecutivos de la empresa.

Darles a conocer y venderles la idea de que TI tendrá una transformación acorde a los objetivos y que trabajará paralelamente con cada departamento de la Dirección para alcanzarlos.

Presentarse como un profesional CIO con un perfil acorde a las exigencias de la empresa y con una visión futurista de a donde desea posicionarla.

Elaboración de un documento que detalle todo lo especificado en esta primera reunión, para valorarlo y determinar si el objetivo de la misma se ha alcanzado.

2): Primer mes (Segunda quincena). Objetivo específico: “Reuniones con los

responsables de los mandos medios y con los usuarios claves” Tiene como objetivo saber cuáles son los factores críticos de éxito en cada mando medio y empezar a establecer relaciones con las mismos. Anteriormente se estableció reuniones y diálogos con la Dirección ejecutiva ahora lo hacemos con los mandos medios, fortaleciendo y posicionando a TI aún más en la organización.

Actividades Realizar a inicios de semana una invitación formal a

los mandos medios de la organización a una reunión de trabajo, en sala de sesiones. Especificándose el motivo de la misma así como la fecha y hora (Último día de laborable de la quincena), para lo cual se solicitará la autorización respectiva de la Dirección Nacional.

Recursos necesarios (Inputs) Persona responsable de solicitar la autorización: CIO Secretaria de la gerencia de TI Material técnico y tecnológico: El que posee la

empresa (Sala de sesiones, PC, infocus), coordinar con el encargado de activos Fijos y mantenimiento.

3


Documentación: Se la enviará tres días antes de la cita para informar detalladamente el motivo de la misma.

Personal que participará en la reunión: CIO.Resultados esperados (Outputs)

Identificación de iniciativas de los Mandos medios TI podría solventar.

Establecimiento de los objetivos y factores claves que persigue la organización y demostrarles que la gerencia de TI está en conocimiento pleno de los mismos y los apoya.

Establecimiento de un vínculo de fuertes relaciones entre el CIO y los mandos medios.

Darles a conocer y venderles la idea de que TI tendrá una transformación acorde a los objetivos y que trabajará paralelamente con cada departamento para alcanzarlos.

Fomentar en los mandos medio el deseo participativo y de colaboración profesional del CIO de ser parte activa de la organización.

Presentarse como un profesional CIO con perfil acorde a las exigencias de la empresa y con una visión futurista de a donde desea posicionarla.

Elaboración de un documento que detalle todo lo especificado en esta primera reunión, para valorarlo y determinar si el objetivo de la misma se ha alcanzado.

3): Segundo mes (Primera quincena). Objetivo específico: “Realizar un análisis y

valoración inicial de las TI en la organización”. Permitirá evaluar al personal, reorganizar los procesos y estructura organizacional (de ser necesario) y evaluar la herramientas disponibles, los proyectos en planificación y en ejecución.

Actividades Realizar reuniones con el personal, otorgándoles la

confianza necesaria para que demuestren su potencial y evaluarlos de acuerdo a sus capacidades técnicas y profesionales.

Determinar las aptitudes de cada miembro del equipo de TI para tratar de determinar donde trabajaría mejor y rendiría más.

Recursos necesarios (Inputs) Persona del equipo de TI Material técnico y tecnológico: Los que dispone la

Gerencia de TI. Documentación: Proyectos y planes en ejecución y por

ejecutarse.Resultados esperados (Outputs)

Que el personal de la gerencia de TI tome confianza en el nuevo CIO.

Determinar si las herramientas, planes y/o proyectos en ejecución y en planificación cumplen con los objetivos del negocio.

Verificar si están acordes con las necesidades del

negocio y dentro de los cronogramas planificados y reestructurarlos solo si es en extremo necesario.

4): Segundo mes (Segunda quincena).Objetivo específico: “Realizar un análisis de brecha”

Basado en lo que se aprendió en las reuniones con los Directores ejecutivos y mando medios de las unidades, se deberá establecer una situación ideal para cumplir con las expectativas de la organización. Esto en conjunto con la valoración de la situación actual de TI, permitirá identificar que es lo que le falta para pasar de la situación actual a una situación deseada por el CIO [2].

Actividades Realizar un estudio para determinar si la tecnología

que posee la Gerencia de TI es la apropiada para alcanzar los objetivos y necesidades del negocio

Revisar los proyectos y monitorizarlos para verificar su alcance y respuesta a las necesidades del negocio

Recursos necesarios (Inputs) CIO

Resultados esperados (Outputs) Informes de gerencia de los proyectos determinando

su aplicabilidad a las necesidades de la organización. Informes de proyectos propuestos por el CIO

5): Tercer mes (Primera quincena).Objetivo específico: “Desarrollar un plan de acción y comunicarlo” Diversos proyectos e iniciativas se desprenderán del desarrollo del plan de acción, hay que agruparlos y priorizarlos para lograr consensos y aceptación por los niveles influyentes principales. Una vez aceptado se debe comunicar el plan a los mandos medios y socializarlo para que sea comprendido, aceptado y apoyado, es decir vender nuestro plan.

Actividades Desarrollar un plan de acción para la organización Comunicar el plan de acción y socializarlo Informar y valorizar nuestro plan de acción a la

Dirección ejecutiva y mandos medios para que su aceptación y respaldo.

Recursos necesarios (Inputs) CIO

Resultados esperados (Outputs) Aceptación del plan de acción, mismo que está

respaldado por la Dirección ejecutiva. Apoyo a nuestro plan de acción por parte de los

mandos medios y departamentos.

6): Tercer mes (Segunda quincena).Objetivo específico: “Ejecución del Plan” Finalmente se debe iniciar la ejecución de cada una de las iniciativas que

4


conforman el Plan de acción, informar de los avances, supervisar las tareas y ajustar donde sea necesario.

Actividades Ejecutar el plan de acción implementando

primeramente un proyecto que de manera inmediata brinde servicios, soluciones efectivas y eficaces, y más beneficios a la organización. (Valor agregado).

Supervisar el fiel cumplimiento de los proyectos para que estén acordes a las necesidades del negocio.

Recursos necesarios (Inputs) CIO Personal administrativo y operativo de la Gerencia de

TI. Recursos designados por la Dirección ejecutiva para la

implementación y gestión del plan.Resultados esperados (Outputs)

Aceptación y validación del plan de acción, al observar la implementación de los proyectos, iniciando con un proyecto interno que de soluciones efectivas y eficaces a la administración y gobierno de la Dirección y mandos medios (Ej,. Correo interno de la organización para inicial la implementación de plan Cero Papeles).

Credibilidad y confianza en el nuevo CIO. Ganar prestigio para la gerencia de TI y de quienes

son parte de la misma (Diseñadores, programadores, Administración de Base de datos, etc.)

D. CONCLUSIONES

A. El CIO debe ser un ejecutivo que sepa que debe y no debe hacer en una empresa u organización a la cual haya llegado a trabajar. Tratándose de un CIO que recién empieza debe tener claro lo que debe priorizar, en este caso asimilar de manera primordial los objetivos, los factores claves que persigue la organización y comprender el modelo del negocio.

B. El CIO, debe ser una persona versátil que ejerza el liderazgo manejando ampliamente el conocimiento de su área y la organización y sobre todo un alto poder de comunicación.

C. Debe ganarse el respaldo y confianza de la Alta Gerencia y de los mandos medios de la organización, para que aprueben y vean con buenos ojos su trabajo y proyectos acordes a los lineamientos de la empresa.

D. Debe presentar un plan de acción que revitalice la consecución de los objetivos empresariales el cual debe estar alineado con las necesidades internas de la empresa y en mejora del servicio de los clientes, siempre observando que la empresa debe tener ganancias en todos los proyectos que emprenda.

E. Debe también ser un profesional que guarde la consideración ecuánime e igualitaria para con todos en

la organización, determinando estratégicamente las diferencias organizacionales de Alta Gerencia, mandos medios y obreros, todos ante el son iguales.

F. Debe tener conocimientos de varias áreas afines a los objetivos de la empresa, para que pueda mantener diálogos inteligentes sobre Inversiones, Banca, Bolsa de valores, Finanzas y más conocimientos empresariales que le hagan ver como una persona instruida y apta para su trabajo y merecedora de confianza. (Ganar – Ganar).

G. Debe ser un líder a carta cabal, saber escuchar y comunicar, forjar relaciones laborales, presentar proyectos concretos, ser visionario y creativo.

H. Debe atender todos los escenarios, pensar en crear nuevos productos y servicios dentro de la empresa. [3]

I. Debe mantener y posicionar a TI como una parte de la Alta Gerencia, indispensable para llevar a la organización a la consecución de sus objetivos.

E. REFERENCIAS

Internet:

[1]http://www.informatica-hoy.com.ar/informatica-tecnologia-empresas/Cualidades-claves-Gerente-IT.php

[2]http://www.tecnologiavirtual.com/index.php?option=com_content&view=article&id=72&Itemid=111

[3]http://revistaitnow.com/2012/07/negocios/el-nuevo-rol-del-cio/

BIBLIOGRAFIA:Seminario de Gerencia Tecnológica. PLAN DE TRABAJO PARA LOS PRIMEROS 90 DÍAS DE UN CIO RECIÉN CONTRATADO, Ing. Fernando Guevara, 2012.

5

Plan de Trabajo de Los Primeros 90 Dias de Un CIO

Documents

Transcript of Plan de Trabajo de Los Primeros 90 Dias de Un CIO