PLAN DE TOMA DE INVENTARIOS

18 de Febrero del 2015

Raúl A – JC A

TIEMPO PLANIFICADO: DEL 23 AL 26 DE FEBRERO 2015

AREAS AFECTADAS: CD - TIENDAS

PROPOSITO:

Actualizar y ajustar el inventario del área textil, calzado, accesorios, maletas, mochilas y maletines

GENERALES

El inventario se desarrollará los días 23 al 26 del mes de febrero del 2015, estará liderado por el Ingeniero Raúl A.

Se ha previsto el uso de recurso humano y de recursos complementarios como laptops, scanner, impresoras, materiales de escritorio entre otros para realizar el presente plan que se detallará a continuación.

INSTRUCTORES

RAUL A JEFE DE SISTEMAS

JUAN CARLOS A ADMINISTRACION

ESMARALY R AUDITORIA

ANA G JEFATURA DE TEXTIL

PERSONAL INVENTARIADOR

NOMBRES Y APELLIDOS CARGO

Ambrocia Aburto COORDINADORA / MANIPULEO DE MERCADERIA / scanning

Ana Gutiérrez JEFE DE GRUPO TEXTIL / scanning

Alexander Castro JEFE DE GRUPO ACCESORIOS / MOCHILAS / MALETAS Y MALETINES

Esmaraly R JEFE DE GRUPO CALZADO / scanning

Raúl A CONTROL DE CONTEO/RECONTEO

Huber S CARGA DE DATOS

Eder F CONTROL DE CARGA DE DATOS

Viviana R scanning

Roxana R scanning

Victoria Dí scanning

Victoria P scanning

Berceli R scanning

Juan Carlos D scanning

SUMINISTROS NECESARIOS

DESCRIPCION CANTIDAD

LAPTOPS 10

SCANNERS 12 Falta comprar 5

BIDON DE AGUA X 20 LITROS 1

VASOS DESCARTABLES 100

PROCEDIMIENTO GENERAL

1. Se reunirá al personal asignado para llevar a cabo el inventario del área textil para explicar el procedimiento de los horarios y los días en que se realizará el inventario.

2. El jefe de almacén y el jefe de línea del área o en su defecto los asistentes comunicarán a las tiendas, que durante el proceso de inventario no habrá lugar a despachos, información que se comunicará al gerente general, al supervisor de ventas, jefe de operaciones, y a los administradores de tienda-

3. Se suministrará la suficiente mercadería en los días precedentes para que no haya queja de abastecimiento.

4. El personal de inventarios cumplirá con los siguientes horarios mientras este se realiza

FECHA DIA HORARIO TIENDA

23/02/2015 LUNES6:00 AM - 9:00 AM9:00 AM - 18:00 PM

24/02/2015 MARTES7:00 AM - 10:00 AM9:00 AM - 18:00 PM

25/02/2015MIÉRCOLES 7:00 PM - X

26/02/2015 JUEVES 7:00 PM - X

5. El inventario de tienda se realizará con el personal de tiendas y personal señalado en el cuadro de personal inventariador en la fecha señalada en el cronograma.

6. La mercadería en general tanto en el CD como en las tiendas serán ordenadas y se limpiarán y ubicaran donde corresponda, tarea a cargo de las personas responsables directas de las líneas textil, calzado, accesorios, maletas mochilas y maletines, si para efectos del inventario se encuentra la mercadería en lugar distinto, asumirá la responsabilidad de esta omisión.

7. Los jefes de grupo dictarán una charla de entrenamiento a todo el personal para indicar el procedimiento de llenado de los formatos y sobre el proceso de toma de inventarios.

8. Los jefes de grupo serán las personas que controlaran la buena marcha del inventario y absolverán cualquier duda y darán solución a cualquier inconveniente durante el proceso de inventario.

9. A cada integrante del equipo inventariador se les entregará un manual de procedimientos para su lectura indicando los pasos a seguir.

De la Toma de Inventarios PROPOSITOEl propósito de este concepto es establecer la metodología adecuada para efectuar los conteos periódicos del inventario de bienes que están bajo la responsabilidad del Centro de Distribución.

ALCANCE

Este procedimiento está dirigido a la jefatura y todo el personal del Centro de Distribución (CD), el departamento de Contabilidad y Auditoría y a todo funcionario que .participe en la realización de conteos físicos que se realicen en el Centro de Distribución.

DEFINICIONES:

Inventario: Es el conjunto de todos los bienes propios y disponibles que se comercializan en nuestros puntos de venta.

Almacén: Es el espacio físico donde se reciben los bienes, se registran en el sistema y controla los niveles de existencias y que se despachan en forma periódica según los requerimientos de las los puntos de venta.

Toma de Inventario: es un proceso mediante el cual se verifican físicamente todos los bienes con que cuenta IENSA, en una fecha pre-determinada con el objetivo de garantizar su existencia real, permitiendo comparar los resultados obtenidos con los registros contables estableciendo su conformidad y durante el proceso verificar las diferencias que se pudieran presentar para realizar los ajustes necesarios. Se recomienda que la frecuencia para esta actividad se realice una vez cada año.

Del inventario anualEl inventario Anual tendrá el mismo procedimiento que el inventario regular a diferencia que se incluirá el inventario documentario simultáneamente.

Contabilidad confeccionará las instrucciones y procedimientos para este propósito, e indicará en el caso del inventario documentario la fecha de corte, y tomará nota del uso de todo talonario con número de serie y responsable del manejo del mismo, para que se continúen realizando las operaciones con normalidad.

Del proceso de la toma de inventarioLa toma de inventarios cumple con el siguiente procedimiento en cualquier momento que se decida realizarlo, intempestivo, mensual, semestral o anual.

Se reúne al personal involucrado, explicándoles los objetivos y tareas a realizar.

Se les explica el uso de los formatos que se van a utilizar para la toma del inventario

Se designa el número de personas y jefes de equipo,

Se designa a cada equipo los códigos o rubros a inventariar de las que serán responsables

Se remite email a todas las áreas involucradas así como a puntos de venta (tiendas y vendedores mayoristas) respecto a la fecha de toma de inventarios y la fecha de cierre de toma de pedidos.

Se realiza el ordenamiento y limpieza de la mercadería a inventariarse.

Se procede a distribuir los listados a cada inventariador con los elementos necesarios (lápices, tablillas, borradores, scanners, laptops, etc).

Se inicia con el conteo en pares uno con su ayudante para que cuente y el otro para que movilice las cajas, bolsas, etc. (carga/descarga)

Un segundo grupo también con dos personas realiza el reconteo con listados con la misma información de tal manera que culminado el conteo del o los listados estos serán recepcionados por el jefe del almacén a cargo de todos los equipos.

El jefe del almacén verificara las cantidades de ambos listados y ubicará las diferencias mientras el resto continúa con las labores de inventario.

Si se detecta diferencias el jefe de almacén solicitará que se ubique las cajas que contienen los códigos en discrepancia y se procederá a un tercer y último recuento, se corregirán ambos listados con la firma del jefe de almacén en ambos listados corregidos.

Una vez culminado el inventario se recabarán todos los listados y se procederá a terminar con el procedimiento de comparación como se ha descrito anteriormente y se realizarán las correcciones.

Con la información concluida y corregida se procederá a ordenarlos en un archivo Excel y se procederá a la carga de los datos al sistema.

Culminado este proceso se revisará los listados (reportes del sistema) contra los listados de la toma manual cuyo fin es comprobar que se hayan cargado los datos correctos.

Si hubieran errores se corrige y se vuelve a cargar la información.

Se imprimen los reportes para ser firmados por los responsables involucrados y el jefe del almacén y se archiva apropiadamente

Fin del proceso.