Unidad 3. Ejecución del Plan de Mantenimiento Mediante el Uso

de Aplicaciones Computarizadas, Bajo un Lenguaje de

Programación de Microsoft Office Excel.

La ejecución del plan de mantenimiento busca asegurar la disponibilidad de los

objetos de mantenimiento para permitir su continuidad operativa y la del sistema

productivo a la cual pertenecen. Es el signo visible del mantenimiento ante los

custodios de los objetos y contempla un conjunto de actividades que permite llevar

con éxito las actividades previamente programadas, además de aquellas no

programadas que son necesarias para corregir fallas imprevistas. Supone la

recopilación de información sobre las actividades de mantenimiento en la medida

que se ejecutan. Esta información controla la base de todos los reportes estadísticos

de resultado de la gestión de mantenimiento.

Internamente, en la organización de mantenimiento debe existir estrechas

relaciones entre la dependencia que solicita, la que planifica y la que ejecuta los

trabajos, sin olvidar las relaciones con las dependencias que suministran los recursos

humanos y materiales (Nava, p.16).

Los procedimientos de la Norma Covenin 3049-93 del cuadro siguiente son

aplicables a la ejecución de los trabajos de mantenimiento.

Tabla 3. Procedimientos para la ejecución del mantenimiento, Fuente:

Covenin.

Código Procedimiento

P8 Orden de trabajos preventivos

P14 Orden de trabajos correctivos

P13 Reporte de fallas

P15 Reporte de salida de materiales y/o repuestos

P16 Requisición de materiales y/o repuestos

P17 Requisición de trabajos por contrato

P18 Historial de fallas Resumen de Procedimientos para la Esquematización de la información de Mantenimiento,

Covenin 3049-93.

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Procedimiento P8: Orden de Trabajos Preventivos (Programados) y P14:

Orden de Trabajos Correctivos.

Las órdenes de trabajo es la herramienta administrativa mediante la cual la

organización de mantenimiento inicia la ejecución de las actividades programadas.

Es utilizada cada vez que los programas de mantenimiento indiquen la ejecución de

una instrucción técnica, por tanto habrá una orden de trabajo para cada instrucción

de cada objeto de mantenimiento. Estas órdenes de trabajo deben describir el trabajo

a realizar, fechas, materiales y los responsables de la ejecución. Esta información

debe servir para alimentar a los historiales y archivos de mantenimiento.

Una forma fácil y sencilla de programar actividades de mantenimiento y crear

ordenes de trabajo es el “Planificador Gantt”, una herramienta sencilla y practica

ordenar las tareas en forma de lograr el uso más eficiente de los recursos y

determinar los plazos más cortos posible para la ejecución de las tareas.

Planificador Gantt

Para la creación de esta aplicación se tomo como principio la técnica del

Diagrama de Gantt, el cual consiste en una representación gráfica sobre dos ejes; en

el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el

tiempo. (Ver figura 6).

Figura. 6. Vista de la Aplicación.

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En los diagramas de barras, las actividades se representan mediante barras,

habitualmente horizontales, cuya longitud se corresponde con su duración en el

tiempo. Habitualmente el tiempo se representa en el eje “x”, del diagrama, en tanto

que las tareas se ordenan en filas horizontales, hacia abajo. En este programa se

indican para cada tarea los recursos requeridos, mano de obra o costos estimados,

sumando verticalmente es posible determinar la carga de recursos o costos, en el

tiempo. Si la carga es poco uniforme e implica períodos con excesiva carga y otros

con muy poca, permite reordenar las actividades en modo de lograr un

aprovechamiento más uniforme de los recursos.

Para la planificación de proyectos se deben seguir los siguientes pasos:

a- Al hacer clic en el botón Datos Actividad de la barra lateral llamada Menú,

surgirá una ventana con las opciones. (Ver figura 7).

Figura. 7. Pasos a seguir en el uso de la aplicación.

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Nueva actividad: para agregar los datos de una nueva actividad al registro. Aquí

se debe especificar el nombre de la actividad, que actividad le precede a su

realización y el tiempo que se empleara en su ejecución. (Ver figura 7.1).

Figura. 7.1. Registro de datos de una nueva actividad

2011.

Borrar actividad: como su nombre lo indica, esta opción es para eliminar

aquellas actividades que se considere necesario. Solo debe seleccionar la actividad

que desea borrar y hacer clic en el botón Aceptar. (Ver figura 7.2).

Figura. 7.2. Eliminar actividades

2011.

Modificar actividad: esta opción es para modificar alguno de los datos con los

que se registro la actividad primeramente. Primero se selecciona la actividad que se

desea modificar, y luego se abrirá la ventana que contiene los datos originales de la

actividad. Se ingresan los nuevos datos y al hacer clic en aceptar estos quedaran

guardados. (Ver figura 7.3).

Figura. 7.3. Modificar actividades. 2011.

Luego que se han ingresado al registro todas las actividades que contemplaría el

proyecto se hace clic en el botón Ejecutar Gantt, de la barra lateral Menú, e

inmediatamente se creara el gráfico con las actividades programadas. (Ver figura 8).

Figura. 8. Actividades programadas en el gráfico de Gantt.

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Con sólo hacer clic en el botón Informe Gantt esta aplicación permite la creación

de informes de cómo va la evolución del proyecto, donde se pueden ver las

actividades realizadas y por realizar. (Ver figura 9).

Figura. 9. Actividades programadas en el gráfico de Gantt.

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Finalmente, al hacer clic en el botón Orden de trabajo, en el Menú de tareas, esta

aplicación permite la creación de órdenes de trabajo, como se muestra a

continuación. (Ver figura 10).

Figura. 10. Ordenes de trabajo que se pueden generar con la aplicación.

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Procedimiento P13: Reporte de Fallas y P18: Historial de Fallas.

Inmediatamente después que se sucede o se detecta una falla, debe reportarse y

registrarse para tomar las acciones correctivas necesarias para su solución. En este

caso el Contador TFS Anual de Equipos y Cálculo de Mantenibilidad Excel lleva un

control rápido y sencillo de los Tiempos Fuera de Servicio y la cantidad total de

fallas de un equipo durante el periodo de un año. Todo esto muy bien organizado de

forma mensual para mejor manejo y accesibilidad de información.

Contador TFS Anual de Equipos Excel

Figura. 2. Vista de la aplicación

2011.

La forma de utilizarlo es muy sencilla, a continuación un ejemplo ilustrado de

cómo ingresar los datos a la aplicación:

1. Se introducen los datos de identificación del equipo sobre el cual se va

llevar el control en la parte superior de la ventana.

Nombre del equipo Nombre del equipo

Código Código de identificación del equipo

Estado Estado del equipo. Puede ser: Activo, Inactivo

Ubicación Localización del equipo

Ahora, suponiendo que en la 1 semana del mes de Enero ocurrió una falla el día

miércoles, la cual dejo al equipo fuera de servicio por un periodo de 3 horas, los

datos se ingresan de la siguiente manera:

a- Se identifican las casillas correspondientes a la fecha de la ocurrencia e la

falla y se colocan las horas fuera de servicio. (Ver figura 11).

Figura. 11. Pasos a seguir en el uso de la aplicación.

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b- Se colocan el número de fallas que produjeron ese TFS, en este caso el

equipo estuvo fuera de funcionamiento por 3 hrs debido a una falla. (Ver

figura 11.).

Figura. 11.1. Resultado de total de horas por semana.

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c- Inmediatamente se logra observar que en la parte superior de la tabla quedan

registrados la falla y el TFS. (Ver figura 11.2).

Figura. 11.2. Resultados obtenidos.

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Procedimiento P15: Reportes de Salidas de Materiales y/o Repuestos.

Cuando se ejecuta una Orden de trabajo, ya sea correctiva o preventiva, se

necesitan materiales o repuestos. El procedimiento funciona como mecanismo de

registro de los renglones adquiridos directamente de los proveedores y que se

consumen por cada orden de trabajo.

La aplicación “Control de Stocks” permite una manera rápida y sencilla de llevar

el control de inventarios, solo hay que alimentar la hoja de datos con los equipos a

los que se les va a llevar e control, y en la hoja de captura se podrá dar entrada al

inventario inicial y a todos los movimientos de entradas y salidas, de esta manera en

automático se mantendrá actualizado el inventario. (Ver figura 3).

Figura. 3. Vista de la aplicación

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Este tipo de control de stock es de muy fácil uso, a continuación un ejemplo

ilustrado de cómo ingresar los datos a la aplicación:

Para ingresar los datos de un nuevo equipo a la base de datos se da clic en el

botón “CONTROL DE STOCKS”, lo que genera una ventana con las siguientes

opciones. (Ver figura 12).

Figura. 12. Pasos a seguir en el uso de la aplicación.

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Productos

Nuevo producto: opción que se utilizará para ingresar los datos de un nuevo

producto a la base de datos de la aplicación. Esta opción genera la siguiente ventana,

donde se le asignara un código al producto para futuras búsquedas. (Ver figura 12.1).

Figura. 12.1. Ingresar nuevo producto al registro.

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Modificar producto: opción que se utilizaría en el caso de querer modificar

algunos de los datos con los cuales se registro el producto principalmente. Aquí se

genera una ventana en donde al introducir el código asignado anteriormente al

equipo sale su descripción. (Ver figura 12.2).

Figura. 12.2. Modificar producto.

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Movimientos

Entradas: opción que se utilizará para dar entrada al stock a cierta cantidad de un

producto ya registrado. Al elegir esta opción se genera la siguiente ventana, en la

cual se debe especificar la cantidad de material que se está añadiendo al stock.

Salidas: de igual manera que se registran la entrada de una nueva cantidad de

producto se hace lo mismo con la salida. En esta opción se puede observar también

el remanente de producto que queda en el stock luego de la salida, así como también

permite el registro del cliente o departamento al cual fue entregado dicho material,

esto con el objetivo de llevar un mejor control. (Ver figura 12.3).

Figura. 12.3. Registro de entrada y salida de material.

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Además del previamente dicho, esta aplicación brinda en su opción de

“INFORME DE STOCK” la opción de generar informes sencillos y detallados de

todos los equipos y materiales registrados en la base de datos cuando esto sea

necesario. (Ver figura 12.4).

Figura 12.4. Informe de stock anual que ofrece la aplicación.

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