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Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades
Públicas y Privadas (PGRDEPP)
Refinería de Cartagena
Sistema de Gestión HSE
Gerencia de HSE
HSE-L-055 Elaborado
20/11/2019 Versión: 1
Plantilla 089 Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades Públicas y Privadas (PGRDEPP) 12/07/2019 V-2 1/53
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan
los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
PLAN DE GESTION DE RIESGO DE DESASTRES DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS
(PGRDEPP) PARA LA REFINERIA DE CARTAGENA
HSE-L-055
Versión 1
ECOPETROL
VICEPRESIDENCIA REFINACION Y PROCESOS INDUSTRIALES
Año 2019
Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades
Públicas y Privadas (PGRDEPP)
Refinería de Cartagena
Sistema de Gestión HSE
Gerencia de HSE
HSE-L-055 Elaborado
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INTRODUCCIÓN 4
ALCANCE DEL PLAN 4
OBJETIVO 4
ESTRUCTURA GENERAL DEL PGRDEPP 4
VIGENCIA DEL PGRDEPP 5
1. PROCESO DE CONOCIMIENTO DEL RIESGO 6
1.1 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO O LAS INSTALACIONES 6
1.2 CONTEXTO EXTERNO ASOCIADO CON LOS PROYECTOS, INSTALACIÓN Y SUS ACTIVIDADES INDUSTRIALES 12
1.2.1 ELEMENTOS POTENCIALMENTE EXPUESTOS 12
1.2.2 CONDICIONES BIOFÍSICAS Y DE LOCALIZACIÓN 13
1.2.3 OTRAS INSTALACIONES O ACTIVIDADES QUE PUEDEN SER FUENTES DE AMENAZAS PARA LAS
INSTALACIONES Y ACTIVIDADES INDUSTRIALES DE ECOPETROL 13
1.2.4 INFORMACIÓN ASOCIADA CON INSTRUMENTOS PARA LA PLANIFICACIÓN DEL DESARROLLO Y PARA LA
GESTIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES 13
1.3 CONTEXTO INTERNO 16
1.3.1 GOBIERNO, ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 16
1.3.2 POLÍTICAS, OBJETIVOS Y ESTRATEGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGRDEPP 19
1.3.3 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE 23
1.3.4 CAPACIDADES 25
1.3.5 LAS RELACIONES CON LAS PARTES INVOLUCRADAS INTERNAS, ASÍ COMO SU PERCEPCIÓN Y VALORES 26
1.3.6 PROCESO PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO 27
2. PROCESO DE REDUCCIÓN DEL RIESGO 33
2.1 INTERVENCIÓN CORRECTIVA 34
2.2 INTERVENCIÓN PROSPECTIVA 36
2.3 PROTECCIÓN FINANCIERA 37
3. MANEJO DEL DESASTRE 38
3.1 PREPARACIÓN PARA LA RESPUESTA A EMERGENCIAS 38
3.1.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS ESCENARIOS DE EMERGENCIA Y DESASTRES 39
3.1.2 MODELO DE MANDO Y CONTROL PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA RESPUESTA 39
3.1.3 MARCO DE ACTUACIÓN 41
3.1.4 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL 41
3.1.5 RECURSOS REQUERIDOS PARA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS Y DESASTRES 42
3.1.6 PLANES DE AYUDA MUTUA 42
3.1.7 SIMULACIONES Y SIMULACROS 42
3.1.8 PLAN DE DIVULGACIÓN Y SOCIALIZACIÓN 43
3.2 EJECUCIÓN PARA LA RESPUESTA A EMERGENCIAS 43
3.2.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y RESPUESTA A DESASTRES 43
3.2.2 MECANISMOS DE ALERTA Y ALARMA 43
3.2.3 CADENAS DE LLAMADO 44
3.2.4 PROTOCOLOS GENERALES DE RESPUESTA PARA ESCENARIOS DE EMERGENCIA Y DESASTRE 44
3.2.5 PRIORIDADES DE ATENCIÓN 44
3.2.6 ACTIVIDADES CRÍTICAS EN LA ATENCIÓN DEL DESASTRE 44
3.2.7 ACTUALIZACIÓN DE LOS PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA 45
3.3 PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA RECUPERACIÓN 45
4. IMPLEMENTACIÓN SECTORIAL Y ARMONIZACIÓN TERRITORIAL 45
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5. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DEL PGRDEPP 46
6. REVISIÓN Y AJUSTE DEL PGRDEPP 46
ANEXO 1 50
ANEXO 2 51
RELACIÓN DE VERSIONES 53
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INTRODUCCIÓN
Este documento presenta el Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades Públicas y Privadas
(PGRDEPP) correspondientes a la Refinería de Cartagena, perteneciente a la Vicepresidencia de
Refinación y Procesos Industriales.
Ecopetrol hacen uso de prácticas, normas y códigos técnicos internacionalmente reconocidos del sector,
para identificar, analizar, valorar y gestionar los riesgos derivados de sus actividades.
Para ello, Ecopetrol cuentan con un Sistema de Gestión HSE1 que asegura el compromiso con la vida, el
ambiente, los bienes, los medios de subsistencia y los activos de las compañías. Su objetivo es lograr un
nivel apropiado de integridad y consistencia para definir el marco de referencia y los requisitos para la
implementación de las prácticas, los estándares y lineamientos en seguridad, salud y ambiente. Al mismo
tiempo, su implementación contribuye al logro de operaciones sanas, seguras y ambientalmente
responsables en cada uno de los segmentos y áreas que componen las compañías. Lo anterior a la luz
de la legislación colombiana vigente y enmarcada en los procesos de gestión del riesgo: conocimiento,
reducción y manejo (Ley 1523 de 2012).
ALCANCE DEL PLAN
El presente PGRDEPP tiene como alcance, comunicar a las autoridades y diferentes actores territoriales,
los escenarios con potencialidad de desastre que se derivan de las actividades de la operación de la
Refinería de Cartagena. En este Plan se presentan las medidas establecidas para reducir las condiciones
de riesgo actual y futuro en los territorios.
OBJETIVO
Establecer y comunicar las acciones para la gestión del riesgo de desastres en la Refinería de Cartagena,
con base en los resultados de los análisis específicos de riesgos realizados a los proyectos, instalaciones
y actividades, y cuyo fin es incrementar la seguridad de las operaciones, las personas, el ambiente, la
infraestructura y en general el territorio.
Este Plan permite “identificar, priorizar, formular, programar y hacer seguimiento a las acciones
necesarias para conocer y reducir las condiciones de riesgo (actual y futuro) de sus instalaciones y de
aquellas derivadas de su propia actividad u operación que pueden generar daños y pérdidas a su entorno,
así como dar respuesta a los desastres que puedan presentarse, permitiendo además su articulación con
los sistemas de gestión de la entidad, los ámbitos territoriales, sectoriales e institucionales de la gestión
del riesgo de desastres y los demás instrumentos de planeación estipulados en la Ley 1523 de 20122
para la gestión del riesgo de desastres”, dando cumplimento al requisito establecido en el Decreto 2157
de 20173.
ESTRUCTURA GENERAL DEL PGRDEPP
La formulación del presente PGRDEPP toma como base los procesos de la Ley 1523 de 2012, los cuales
son:
Conocimiento del riesgo: El proceso de conocimiento del riesgo provee la base temática para
desarrollar los procesos de reducción del riesgo y de manejo del desastre3.
1 Salud, Seguridad Industrial y de Procesos y Ambiente (por sus siglas en inglés) 2 LEY 1523 DE 2012, Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión
del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones. 3 DECRETO 2157 DE 2017, Por medio del cual se adoptan directrices generales para la elaboración del plan de gestión del riesgo de desastres
de las entidades públicas y privadas en el marco del artículo 42 de la Ley 1523 de 2012.
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Reducción del riesgo: Consiste en el tratamiento del riesgo para definir el tipo de intervención,
las directrices para el diseño y las especificaciones técnicas de las medidas a implementar para
modificar los riesgos identificados, analizados y evaluados en el proceso de conocimiento del
riesgo mediante: reducir el riesgo actual (mitigación del riesgo, intervención correctiva), reducir
el riesgo futuro (prevención del riesgo, intervención prospectiva) y la protección financiera3.
Manejo del desastre: Con base en los resultados del análisis específico de riesgos (proceso de
conocimiento) y las medidas implementadas de reducción del riesgo, se estructura el Plan de
Emergencia y Contingencia del proceso de manejo del desastre el cual se compone de:
preparación para la respuesta, ejecución de la respuesta y la preparación y ejecución de la
recuperación (rehabilitación y reconstrucción), estás ultimas se realizarán acorde a lo establecido
en la evaluación inicial y post emergencia, de acuerdo al grado de impacto sobre la población, los
bienes y los servicios interrumpidos y deteriorados3.
La estructura del presente documento adopta los procesos anteriormente mencionados y los armoniza
con el Sistema de Gestión HSE de Ecopetrol, siendo sus principales numerales:
Numeral 1. Proceso de conocimiento del riesgo
o Información general de las instalaciones
o Contexto externo asociado con la instalación y su operación
o Contexto interno de la instalación (gobierno, marco de referencia y gestión del riesgo)
Numeral 2. Procesos de reducción del riesgo
o Intervención correctiva
o Intervención prospectiva
o Protección financiera
Numeral 3. Proceso de manejo del desastre
o Preparación para la respuesta a emergencias
o Ejecución para la respuesta a emergencias
o Preparación y ejecución de la recuperación
Numeral 4. Implementación sectorial y armonización territorial
Numeral 5. Seguimiento y verificación del PGRDEPP
Numeral 6. Revisión y ajuste.
VIGENCIA DEL PGRDEPP
El presente PGRDEPP estará vigente hasta la próxima revisión o ajuste de conformidad con el artículo
2.3.1.5.2.8.1 del Decreto 2157 de 2017.
En el Anexo 1 se presenta el control de revisiones y ajustes asociados con este documento.
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1. PROCESO DE CONOCIMIENTO DEL RIESGO
El proceso de conocimiento del riesgo incluye: el establecimiento del contexto asociado con la instalación
y sus actividades, la valoración técnica del riesgo y el monitoreo del mismo, mediante la presentación de
los tres (3) aspectos incluidos en el artículo 2.3.1.5.2.1.1 del Decreto 2157 de 2017:
Información general de la instalación o el proyecto.
Contexto externo donde se enmarca la instalación o el proyecto.
Contexto interno de la compañía, asociado con la gestión del riesgo.
1.1 Información general del proyecto o las instalaciones
El objeto social de Ecopetrol es el desarrollo, en Colombia o en el exterior, de actividades comerciales o
industriales correspondientes o relacionadas con la exploración, explotación, refinación, transporte,
almacenamiento, distribución y comercialización de hidrocarburos, sus derivados y productos, mediante:
La exploración y explotación de hidrocarburos en áreas o campos petroleros que, antes del 1º de
enero de 2004: a) se encontraban vinculadas a contratos ya suscritos o, b) estaban siendo
operadas directamente por la compañía.
La exploración y explotación de las áreas o campos petroleros que le sean asignadas por la
Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH).
Exploración y explotación de hidrocarburos en el exterior, directamente o a través de contratos
celebrados con terceros.
Refinación, procesamiento y cualquier otro proceso industrial o petroquímico de los hidrocarburos,
sus derivados, productos o afines, en instalaciones propias o de terceros, en el territorio nacional
y en el exterior.
Compra, venta, importación, exportación, procesamiento, almacenamiento, mezcla, distribución,
comercialización, industrialización, y/o venta de hidrocarburos, sus derivados, productos y afines,
en Colombia y en el exterior.
Transporte y almacenamiento de hidrocarburos, sus derivados, productos y afines, a través de
sistemas de transporte o almacenamiento propios o de terceros, en el territorio nacional y en el
exterior, con excepción del transporte comercial de gas natural en el territorio nacional.
Realizar la investigación, desarrollo y comercialización de fuentes convencionales y alternas de
energía.
Realizar la producción, mezcla, almacenamiento, transporte y comercialización de componentes
oxigenantes y biocombustibles.
Realizar la operación portuaria.
Realizar cualquier actividad complementaria, conexa o útil para el desarrollo de las anteriores.
Como bien se mencionó anteriormente, el presente PGRDEPP se ha construido para las instalaciones o
proyecto de la Refinería de Cartagena adscrita a la Vicepresidencia de Refinación y Procesos Industriales.
Con el ánimo de poner en contexto a la Gerencia, sus instalaciones, proyectos y actividades, se presentan
la información de la Tabla 1.
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Tabla 1. Información general del proyecto, instalaciones o actividades de la Refinería de Cartagena.
Información general de las actividades incluidas en el PGRDEPP
Gerencia /
Vicepresidenci
a
Refinería de Cartagena Vereda(s)/municipio(s)/dep
artamento(s)
Cartagena /
Bolívar
Contacto del
responsable
del PGRDEPP
Jorge Bayona De la Ossa
Jefe Dpto. Gestión
Integral Riesgo GRC
Teléfono 6682588
Dirección principal de
referencia
Zona. Industrial
Mamonal Km. 10
Contacto en
caso de
emergencia
Carlos Andres Perez
Angulo
Coordinador de Prevención
y Control de Emergencias
Teléfono 6682806 / 82504
Coordenadas
Punto central o centroide
(Coordenadas planas datum
magna sirgas origen Bogotá:
Este 844845.974, Norte
1632946.4), el cual se ubica al
interior del complejo industrial.
Teléfonos de la
instalación
6682211
Contexto externo asociado con la instalación y su operación
Descripción
general del área
y sus
actividades:
La Refinería de
Cartagena, se
localiza en la
Zona Industrial
de Mamonal
perteneciente a la
Localidad III –
Industrial y de la
Bahía, del Distrito
Turístico y
Cultural de
Cartagena de
Indias en el
departamento de
Bolívar;
aproximadament
e a siete (7)
Kilómetros al sur
de la ciudad,
sobre la margen
oriental de la
Bahía de
Cartagena y a
tres (3)
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Kilómetros del
Canal del Dique.
La refinación del
petróleo es la
separación del
petróleo crudo en
sus principales
fracciones, las
cuales son
posteriormente
procesadas para
obtener
productos
terminados.
La Refinería de
Cartagena tiene
como carga
nominal completa
165.000 barriles
de crudo diario y
el 97.7% de la
carga es
convertida en
productos
valiosos, para ello
cuenta con 34
unidades de
proceso de las
cuales 18 son
utilizadas para
servicios
industriales y 16
para el proceso de
refinación, éstas
últimas diseñadas
con la última
tecnología
proporcionando
productos con
mayor valor lo
cual se ve
reflejado en la
rentabilidad de la
compañía y desde
el punto de vista
ambiental una
producción más limpia.
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Al mismo tiempo, los proyectos, instalaciones y actividades incluidos en este Plan, se encuentran
enmarcados en instrumentos de manejo y control ambiental los cuales reposan en los archivos de las
Autoridades Ambientales Competentes, tal como se relacionan en la Tabla 2.
Tabla 2. Proyecto, instalaciones o actividades y su relación con los instrumentos ambientales
Para determinar los proyectos, instalaciones y actividades que pueden ser origen de escenarios de
desastre, se adoptan la definición de la Ley 1523 de 2012.
Desastre: Es el resultado que se desencadena de la manifestación de uno o varios eventos
naturales o antropogénicos no intencionales que al encontrar condiciones propicias de
vulnerabilidad en las personas, los bienes, la infraestructura, los medios de subsistencia, la
prestación de servicios o los recursos ambientales, causa daños o pérdidas humanas,
materiales, económicas o ambientales, generando una alteración intensa, grave y
extendida en las condiciones normales de funcionamiento de la sociedad, que exige del Estado
y del sistema nacional ejecutar acciones de respuesta a la emergencia, rehabilitación y
reconstrucción (Ley 1527 de 2012)4.
Con base en lo anterior, Ecopetrol ha determinado los siguientes criterios para tipificar a un “escenario
de riesgo tecnológico” como un “escenario de riesgo de desastre”. Los criterios propuestos corresponden
con el máximo valor de consecuencias establecida en la RAM5 de la compañía, sin tener en cuenta la
probabilidad asociada con el escenario. Para que un escenario de riesgo tecnológico sea tipificado como
un escenario de riesgo de desastre, debe cumplir al menos uno (1) de los siguientes criterios:
Escenarios que tengan la potencialidad de generar múltiples fatalidades de personas no
involucradas con la operación y que puedan superar la capacidad de los servicios de urgencias6 a
nivel regional, o
4 Negrilla y subrayado no incluida en el texto original 5 Matriz de Evaluación de Riesgos (RAM, por su sigla en inglés de Risk Assessment Matrix) 6 Hacen referencia a los servicios de urgencia y emergencia en salud
Sistema
industrial
Expediente
ANLA
Resolución del
instrumento de
control y
seguimiento
ambiental
Alcance ICA
/ PMA – LA
(líneas)
Alcance ICA /
PMA – LA
(instalaciones)
OPERACIÓN DE
PLANTAS
NUEVAS EN LA
REFINERÍA DE
CARTAGENA
LAM 0761
LAM 0761
Resolución 1157 del
10 de noviembre de
2000
Resolución 2102 del
28 de noviembre de
2008
Resolución 511 del
12 de marzo de 2010
NA
Plantas Nuevas
en la Refinería de
Cartagena
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Escenarios de pérdida de contención que tengan la potencialidad de generar afectaciones
ambientales intensas, graves y extendidas, y que, dada la peligrosidad de las sustancias
involucradas, requieran de procesos de recuperación ambiental complejos, o7
Escenarios de pérdida de contención en tuberías de transporte (crudo o productos refinados8),
que puedan comprometer el suministro de servicios vitales9 por más de tres (3) días, en al menos
un municipio con categoría: especial, primera o segunda (Ley 1551 de 2012), o
Escenarios de pérdida de contención que requieran evacuación de más de 400 hogares
(aproximadamente 1240 personas10), por más de cinco (5) días, o
Escenarios de pérdida de contención en operaciones costa afuera como consecuencia de una
pérdida del control de pozo (blow-out), o
Escenarios de pérdida de contención en puertos fluviales y costeros que puedan generar
afectación ambiental intensa, grave y extendida, como consecución de la peligrosidad de las
sustancias involucradas y el difícil control de la fuente de emisión.
Para efectos del presente PGRDEPP, en la Tabla 3 se identifican los proyectos, instalaciones o actividades
con potencialidad de generar escenarios de desastre, correspondientes a la Refinería de Cartagena.
7 En algunas oportunidades, dada la materialización de un escenario de desastre se sobrepasan ampliamente las capacidades de los servicios
de emergencia y urgencia regionales. 8 No aplica para tuberías de producción, donde el crudo se puede considerar la fase dispersa. 9 Agua potable, alcantarillado, disposición de residuos, energía o telecomunicaciones 10 Calculado con base en datos DANE, 3,1 integrantes por hogar (2019)
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(PGRDEPP)
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Tabla 3. Proyecto, instalaciones o actividades con potencialidad de riesgo de desastre
Sistemas industriales con potencialidad de desastre
No.
Nombre del sistema o
actividad
(expediente ANLA)
Tipo de sistema
Localización del
sistema o actividad
Descripción del escenario de
desastre relacionado con el
proyecto o la actividad
Sis
tem
a
de
pro
du
cció
n
(p
lata
for
mas,
po
zos)
Esta
ció
n o
insta
lació
n
Sis
tem
a
de
tran
sp
ort
e
Con
tin
en
t
al
(on
-
sh
ore)
No
co
nti
nen
t
al
(o
ff-
sh
ore)
1 Unidad 044 (LAM 0761) X X Coordenadas
Pérdida de contención (Fuga) de Ácido
Fluorhídrico (HF) en la sección de
reacción de la unidad 044
La descripción de los escenarios de desastre que se listan en la Tabla 3 , pueden ser consultados en el Anexo 2 del presente documento. Si se
requiere información adicional de los sistemas o actividades descritos en tabla anterior, esta puede ser consultada en los instrumentos
ambientales, los cuales se encuentran disponibles para consulta pública en los archivos de información de las autoridades ambientales
competentes (p.ej. ANLA).
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públicas y privadas (PGRDEPP)
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1.2 Contexto externo asociado con los proyectos, instalación y sus actividades industriales
En armonía con el Decreto 2157 de 2017, el contexto externo está definido por el ambiente exterior en
el que realizan las actividades, el cual incluye:
Elementos potencialmente expuestos.
Condiciones biofísicas y de localización.
Otras instalaciones o actividades que pueden ser fuentes de amenazas para las instalaciones y
actividades industriales.
Información asociada con instrumentos para la planificación del desarrollo y para la gestión del
riesgo de desastres.
1.2.1 Elementos potencialmente expuestos
Para Ecopetrol, los elementos vulnerables potencialmente expuesto ante la ocurrencia de escenario de
riesgo, son aquellos que se localizan dentro de un perímetro de efecto11. Con el ánimo de facilitar los
análisis posteriores, se define la siguiente tipología de elementos vulnerables:
Asentamientos humanos.
Áreas ambientalmente sensibles declaradas en los instrumentos de manejo y control ambiental
de las operaciones.
Infraestructura de interés público.
Infraestructura productiva.
Bienes de interés cultural.
Cultivos (ciclo corto, mediano/tardío y forestal).
Lugares para el almacenamiento y la captación de recurso hídrico para el consumo, riego y
recreación
Otras instalaciones o actividades que pueden ser fuentes de amenazas para las instalaciones y
actividades industriales de Ecopetrol.
La identificación de los elementos potencialmente expuestos se realiza mediante información secundaria
(p.ej. fuentes oficiales) y primaria (p.ej. visitas de campo), siguiendo los lineamientos del documento
HSE-G-022, Guía para Análisis de Consecuencias y Análisis Cuantitativo del Riesgo.
Los elementos expuestos asociados con las instalaciones o actividades identificadas en la Tabla 2 y en la
Tabla 3, pueden ser consultados en los Planes de Emergencia, disponibles para consulta pública en los
archivos de las autoridades nacionales competentes.
11 Isocontorno de efecto tóxico, por sobrepresión o radiación, según las características de peligrosidad de las sustancias involucradas
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públicas y privadas (PGRDEPP)
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
1.2.2 Condiciones biofísicas y de localización
La información correspondiente a las condiciones biofísicas y de localización se describe en detalle en los
Estudios de Impacto Ambiental (EIA), los Planes de Manejo Ambiental Integral (PMAI) o Licencia Global,
los cuales incluyen:
Aspectos físicos tales como geología, geomorfología, hidrología, hidrogeología, paisaje, suelos y
usos de la tierra, usos y calidad de agua, geotecnia y atmósfera.
Aspectos biofísicos tales como ecosistemas terrestres (flora y fauna) y acuáticos continentales y
marino-costeros.
Aspectos socioeconómicos tales como dimensiones demográficas, espaciales, económicos y
culturales.
1.2.3 Otras instalaciones o actividades que pueden ser fuentes de amenazas para las
instalaciones y actividades industriales de Ecopetrol
Los predios adyacentes que pueden significar amenazas de origen tecnológico se identifican mediante
información secundaria (p.ej. fuentes oficiales) y primaria (p.ej. visitas de campo), siguiendo los
lineamientos expuestos en el documento HSE-G-022, Guía para Análisis de Consecuencias y Análisis
Cuantitativo del Riesgo. Esta información es parte integral de los Planes de Emergencia y Contingencia,
y por lo tanto está incluidos en los instrumentos de manejo y control ambiental que reposan en los
archivos de las autoridades ambientales competentes (p.ej. ANLA).
1.2.4 Información asociada con instrumentos para la planificación del desarrollo y para la
gestión del riesgo de desastres
En lo relacionado a los instrumentos para la planificación del desarrollo y la gestión de riesgo de
desastres, el presente PGRDEPP ha tomado como referencia los incluidos en la Tabla 4.
Tabla 4. Instrumentos para la planificación del desarrollo y para la gestión del riesgo de desastres
consultados para este PGRDEPP
Instrumento Instrumentos Consultados
Planes de Ordenación y Manejo de
Cuencas Hidrográficas-POMCA
NA
Planes de Manejo de Áreas Protegidas
(DRMI)
NA
Planes de Ordenación y Manejo de
Unidades Ambientales Costeras-
POMIUAC
NA
Planes de Ordenamiento Territorial-
POT
Plan de Ordenamiento Territorial del Distrito Turístico
y Cultural de
Cartagena de Indias
Planes Municipales de Gestión del
Riesgo-PMGRD
Plan Distrital de Gestión del Riesgo Cartagena de
Indias 2013
Estrategias Municipales de Respuesta-
EMR
Estrategia para la Respuesta a Emergencias -E.D.R.E-
del Distrito de Cartagena de Indias 2013
Planes Territoriales y Sectoriales de Cambio Climático
Plan de Gestión de Riesgo del Sector para el Cambio Climático y Salud
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Por otra parte, la información consultada para la identificación de los elementos potencialmente
expuestos para la elaboración de este Plan, se relaciona en la Tabla 5.
Tabla 5. Fuentes de información para la identificación de elementos potencialmente expuestos
Elementos
potencialmente
expuestos
Fuente de información
Asentamientos
humanos
- Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE
- Sistema de Selección de Beneficiarios para Programas Sociales - SISBEN
- Autoridades de las entidades territoriales del área de influencia del
proyecto (Alcaldía y/o gobernación)
Infraestructura social
- Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE
- Autoridades de las entidades territoriales del área de influencia del
proyecto (Alcaldía y/o gobernación)
- Agencia Nacional de Tierras
- Unidad de Restitución de Tierras – URT
- Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC
Infraestructura de
desarrollo y servicios
- Agencia Nacional de Infraestructura – ANI
- Empresas de Servicios Públicos del área del proyecto
- Unidad de Planeación Minero Energética - UPME
Actividad productiva
- Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE
- Autoridades de las entidades territoriales del área de influencia del
proyecto (alcaldía o gobernación)
- Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria - UMATA
- Unidad de Planificación Rural Agropecuaria – UPRA
- Ministerio de Agricultura
Bienes de interés
cultural
- Autoridades de las entidades territoriales del área de influencia del
proyecto (alcaldía o gobernación)
- Institutos de cultura de las entidades territoriales del área de influencia
del proyecto (alcaldía o gobernación)
- Ministerio de Cultura
- Instituto Colombiano de Antropología e Historia -ICANH
Sitios de captación de
agua
- Autoridad Nacional de Licencias Ambientales - ANLA
- Corporación Autónoma Regional – CAR, del área de influencia del proyecto
- Empresas de Servicios Públicos del área del proyecto
- Superintendencia de Servicios Públicos - SUPERSERVICIOS
Áreas ambientalmente
sensibles
- Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible - MADS
- Dirección de Bosques del MADS
- Parques Nacionales Naturales de Colombia
- Asociación Red Colombiana de Reservas Naturales de la Sociedad Civil -
RESNATUR
- Corporaciones Autónomas Regionales – CAR, del área de influencia del
proyecto
- Organizaciones NO Gubernamentales – ONG
- Instituto de Investigación de Recursos Biológicos Alexander von Humboldt
- Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras - INVEMAR
Acuíferos - Servicio Geológico Colombiano – SGC
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Dado que la escala geográfica de la información disponible en las entidades es insuficiente para la
caracterización de los elementos potencialmente expuestos, Ecopetrol ha generado información con
mayor nivel de resolución (p.ej. 1:25.000), para realizar una adecuada identificación de elementos
vulnerables del medio biótico y socioeconómico, la cual ha requerido el uso de imágenes de satélite,
fotografía aérea y trabajo de campo. Esta información se encuentra incluida en los respectivos Planes de
Emergencia, los cuales se encuentran disponibles para consulta pública, en el archivo de información de
la Autoridad Nacional de Licencias Ambientales – ANLA.
Finalmente, para la elaboración de este PGRDEPP, se han consultado fuentes nacionales para la
identificación y caracterización de amenazas de origen natural y socionatural (Tabla 6).
Tabla 6. Fuentes de información de amenazas con origen natural y socionatural
Amenaza Entidad Información disponible de la
entidad Fuente
Sísmica Servicio Geológico
Colombiano - SGC
El SGC realiza el monitoreo y
análisis de la actividad sísmica y
movimientos fuertes en el país, así
como la evaluación de la amenaza
sísmica.
http://www2.sgc.gov.co/
Inundaciones
Instituto de
Hidrología,
Meteorología y
Estudios
Ambientales -
IDEAM
El IDEAM cuenta con un Sistema
de Pronósticos hidrológicos y
alertas tempranas para el
fenómeno de inundación.
http://www.ideam.gov.co/
Erosión y
procesos de
remoción en
masa
Servicio Geológico
Colombiano - SGC
Visor con identificación de zonas
con amenaza de movimientos de
tierra por caídas, deslizamientos,
reptaciones y otros tipos de
movimiento asociados
http://simma.sgc.gov.co./
Condiciones
meteomarinas
Centro de
Investigaciones
Oceanográficas e
Hidrográficas -
CIOH
Permite conocer las condiciones de
mareas, viento y oleaje para los
principales puertos del país. Se
cuenta con información de
pronóstico de hasta cinco (5) días
a futuro
https://www.cioh.org.co/
Condiciones
meteomarinas
y tsunamis
Dirección General
Marítima - DIMAR
Reportes del comportamiento
marino, e información de
pronósticos diarios para el pacífico
y el caribe colombiano. Igualmente
cuenta con un visor
https://www.dimar.mil.co/
Incendios de
cobertura
vegetal
Instituto de
Hidrología,
Meteorología y
Estudios
El IDEAM cuenta con un Sistema
de Pronósticos hidrológicos y
alertas tempranas para el
fenómeno de inundación.
http://www.ideam.gov.co/
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Amenaza Entidad Información disponible de la
entidad Fuente
Ambientales -
IDEAM
1.3 Contexto interno
El Decreto 2157 de 2017, define al contexto interno como: el ambiente intrínseco en el cual las entidades
públicas y privadas buscan alcanzar sus objetivos y se relaciona con la alineación de la gestión del riesgo
en los procesos propios de la actividad, la cultura, estructura y estrategia de la entidad evaluada. Estos
procesos deben estar alineados con los objetivos de la organización y el compromiso, la credibilidad y la
confianza que se debe generar con los trabajadores, los clientes y la comunidad del área de influencia.
La organización debe establecer las expectativas bajo las cuales propenderá por el fortalecimiento de
una cultura en HSE donde se viva el compromiso con la vida mediante el cuidado de las personas, el
medio ambiente y el entorno general donde desarrolle sus actividades.
1.3.1 Gobierno, estructura organizacional, funciones y responsabilidades
La Guía de Gestión de Riesgos en Ecopetrol, VEI-G-010, define las generalidades para la gestión integral
de riesgos de la compañía, con el fin de asegurar una gestión adecuada de las desviaciones frente al
cumplimiento de los objetivos y producir información confiable para la toma de decisiones en la amplia
gama de actividades, decisiones u operaciones de la empresa. Ecopetrol gestiona sus riesgos desde una
perspectiva estratégica, táctica y operativa. Es decir, todos los responsables de la organización cuentan
con metodologías y métodos de gestión ajustados a su nivel de responsabilidad (Ilustración 1).
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Ilustración 1. Estructura organizacional Ecopetrol12
La estructura organizacional considera de manera clara los roles, autoridades y responsabilidades para
gestionar los riesgos y comunicarlos dentro y fuera de la organización, así mismo se basa en la cultura
de la prevención, la cual es un valor inherente a la organización (Ilustración 2, VEI-G-01).
12 Última actualización 14 diciembre de 2018
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Ilustración 2. Alcance de aplicación de la Gestión de Riesgos en Ecopetrol
Así mismo, la guía SGC-G-00713 define los roles y responsabilidades necesarios para diseñar,
implementar, sostener y mejorar el Sistema de Gestión en la organización. En esta se definen con claridad
los roles de: 1. La alta dirección, 2. Los representantes de la alta dirección, 3. Los líderes temáticos del
sistema integrado de gestión, 4. Los líderes temáticos (especialidad), 5. Los evaluadores internos y 6.
Los administradores documentales. Tanto a nivel estratégico, táctico y operativo, los perfiles de cargo
describen con claridad las funciones y responsabilidades para cada uno de los colaboradores de la
organización.
Adicionalmente en la Guía de análisis de riesgos de proceso (ECP-VST-O-PRO-GT-001), se señalan las
responsabilidades HSE de los roles de liderazgo y los miembros del Comité, las cuales son:
Presidente, vicepresidentes, gerentes y directivos:
o Establecer metas, objetivos y expectativas en relación al elemento.
o Pedir cuentas de la implementación del elemento.
o Auditar el nivel de implementación y cumplimiento de los programas de ARP, en papel y
en campo, para demostrar compromiso visible, dar ejemplo a la organización y fijar el
estándar de las expectativas.
o Dar seguimiento en las juntas del Comité de HSE, al desempeño en ARP de la Línea de
Responsabilidad y establecer planes de acción para corregir las desviaciones.
Jefes de departamento y coordinadores:
o Participar activamente en el programa de implementación.
o Dar seguimiento a la implementación de los lineamientos para realizar los análisis de
riesgos de procesos (ARP) en todas las unidades o áreas operativas, a través de los
responsables del área/gerencia.
o Monitorear periódicamente los indicadores para ARP del punto anterior.
o Reconocer logros sobresalientes y reorientar fallas e incumplimientos en la implantación
y aplicación de ARP y por el cumplimiento de las recomendaciones.
o Hacer análisis críticos de la implementación y funcionamiento del elemento.
Responsables del área:
o Implementar el programa definido para establecimiento de ARP en todas las áreas
operativas.
13 Guía de Roles y Responsabilidades para la Administración de los Sistemas de Gestión
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
o Identificar y corregir cualquier barrera u obstáculo para la implementación del elemento
en sus áreas de responsabilidad.
o Promover y asegurar que los lineamientos para realizar ARP, sean adecuadamente
comunicados y entendidos por sus subordinados.
o Promover y asegurar la capacitación de su personal en la realización de ARP.
o Asignar personal adecuado, entrenado en ARP y con conocimientos del proceso para la
realización de ARP.
o Asegurar la realización de ARP con calidad en todas las áreas.
o Monitorear periódicamente los indicadores para ARP del punto anterior.
o Rendir cuentas del estado de avance y ejecución del programa de ARP.
o Apoyar la institucionalización y sustentabilidad del elemento, llevando a cabo auditorias
programadas y corregir las desviaciones que sean encontradas.
o Transmitir los resultados de las auditorias en las reuniones del personal de sus áreas de
responsabilidad.
Líder de análisis de riesgos de procesos (ARP) del área:
o Desarrollar los lineamientos y procedimientos para la aplicación y multiplicación del ARP
en la fase de implementación.
o Desarrollar el programa de implementación de ARP.
o Proponer los criterios e indicadores para la medición del avance de la ejecución de los
ARP.
o Auditar el grado de cumplimiento de los programas de ARP y reporta estatus y avances al
Comité de ASP.
o Coordinar y elaborar los programas de ARP fijando prioridades con el responsable del área
operativa.
o Asignar compromisos al equipo de trabajo para la elaboración del ARP para garantizar el
éxito del ejercicio.
o Asesorar a los equipos de identificación de peligros de Proceso en los aspectos técnicos
generales de ARP.
o Ayudar en las labores de auditoría del programa de trabajo en ARP, verificando la calidad
de los ARP.
o Participar en la capacitación en las técnicas de IPP para los nuevos integrantes del equipo.
o El líder evaluará la documentación mínima requerida que debe tener para realizar el ARP.
o Capacitar al personal integrante de los Equipos de ARP en cómo realizar ARP.
o El líder conocedor de la metodología de análisis de peligros de proceso puede ser
contratado o propio.
Áreas operativas, mantenimiento y técnicos:
o Participar activamente en el desarrollo de los ARP según su designación.
o Suministrar la información requerida por el líder de ARP.
1.3.2 Políticas, objetivos y estrategia para la implementación del PGRDEPP
El marco general de acción para la gestión del riesgo se establece en el compendio de buenas prácticas
para la gestión y control integral de procesos y en la Política Integral de Ecopetrol (SGC-POL-001), la
cual establece:
Declaración y propósito (SGC-POL-001):
Somos Energía que Transforma a Colombia.
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Ecopetrol S.A., es empresa enfocada a descubrir fuentes de energía y a convertirlas en riqueza
para todos, haciendo su mejor esfuerzo para garantizar su sostenibilidad y el crecimiento
constante. Desarrolla sus actividades cumpliendo las normas legales vigentes, las buenas prácticas
de gobierno corporativo y las mejores prácticas de la industria, el respeto de los derechos humanos
y los compromisos de responsabilidad social empresarial.
En este mismo documento, se relacionan los principios fundamentales que guían los procesos de toma
de decisión de en la organización, los cuales son:
i. Ética y transparencia: Enmarcamos nuestras actuaciones en la ética y la transparencia, por tanto,
tenemos cero tolerancias ante la ocurrencia de hechos constitutivos de fraude, corrupción,
soborno, lavado de activos, la financiación del terrorismo y violaciones a la FCPA, dando
cumplimiento a las leyes nacionales e internacionales que nos son aplicables.
ii. Compromiso con la vida: El compromiso con la vida, la protección ambiental y la prevención de
lesiones y enfermedades están presentes en todas nuestras actividades. En consecuencia,
efectuamos nuestros mejores esfuerzos para proteger la vida de las personas y el entorno,
aplicando los estándares adecuados de seguridad y salud en el trabajo, mientras que cuidamos
el medio ambiente y aseguramos la sostenibilidad de las operaciones. Tratamos con especial
cuidado el agua y nuestra riqueza ambiental, como elementos esenciales del bienestar social.
iii. Desarrollo e igualdad: Impulsamos el desarrollo y compromiso de nuestros empleados,
sembrando en ellos el liderazgo colectivo, la excelencia y la humildad, con el fin de lograr un
desempeño excepcional y estándares de clase mundial. Promovemos la diversidad, inclusión,
igualdad de oportunidades, respeto y cabal cumplimiento de los derechos humanos, en un entorno
de armonía laboral, bienestar y calidad de vida de los trabajadores y nuestros colaboradores. Nos
adherimos con entusiasmo a nuestro propósito superior y nuestros valores para contribuir a la
transformación del país.
iv. Excelencia operacional: Fijamos metas desafiantes, basados en altos estándares de desempeño,
la gestión eficiente de los recursos, la mejora continua de nuestros procesos y operaciones.
Reconocemos y gestionamos la existencia de riesgos que pueden afectar el logro de
nuestros objetivos y la continuidad del negocio, nuestra reputación y permanencia y
aplicamos controles adecuados para mitigarlos. La excelencia operacional es condición
necesaria para la construcción de entornos seguros y ambientalmente sostenibles.
Trabajamos conjuntamente para ejecutar y compartir las mejores prácticas operativas y
tecnológicas de gestión energética, incrementando nuestra competitividad y generando valor para
nuestra organización14.
v. Desarrollo sostenible: Aseguramos el logro de objetivos empresariales en el largo plazo basados
en el equilibrio económico, social y ambiental. Generamos prosperidad compartida en los
territorios en los que operamos, creando relaciones de respeto mutuo, reconocimiento y diálogo
con las comunidades.
vi. Información y comunicación: Declaramos la información como un activo clave para la gestión y
toma de decisiones. Comunicamos y divulgamos información relevante a nuestros grupos de
interés, mediante un adecuado tratamiento de la misma, cumpliendo con la normatividad vigente
en cuanto a calidad, seguridad, propiedad intelectual y privacidad.
vii. Conocimiento e innovación: Consideramos la gestión del conocimiento, la tecnología y la
innovación como factores fundamentales para la generación de valor y ventajas competitivas para
14 Negrilla y subrayado no incluida en el texto original
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
la organización. Fortalecemos el aprendizaje organizacional, incorporando nuevos conocimientos,
mejores prácticas de la industria y conformando equipos interdisciplinarios y redes inteligentes
para que actúen de forma coordinada.
Por otra parte, la Guía de Gestión de Riesgos en Ecopetrol establece el ciclo único para la gestión de
riesgos, el cual incluye las etapas de: planear, identificar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar
(Ilustración 3).
Ilustración 3. Ciclo único de gestión de riesgos (VEI-G-010)
Ecopetrol clasifica los riesgos con base en referencias normativas, estándares y buenas prácticas, y los
relaciona con las áreas corporativas encargadas de su monitoreo (Tabla 7).
Tabla 7. Clasificación de los principales riesgos según normativa, estándares y buenas prácticas15
Norma, estándar o buenas
práctica Tipo de riesgo
Área encargada del
monitoreo del riesgo
NTC ISO 14000:2004
(Certificado) Riesgo ambiental Gerencia HSE
NTC OHSAS 18001:2007
(Certificado)
Riesgos de seguridad industrial
y salud ocupacional Gerencia HSE
NTC ISO/IEC 27001:2006 Riesgos de seguridad de la
información Vicepresidencia Digital
NTC ISO 28000:2008 Riesgos de seguridad en cadena
de suministros Gerencia Planeación Operativa
OSHA 1901.119 Riesgos de seguridad de
procesos Gerencia HSE
15 Existen otros riesgos tales como: discontinuidad del negocio, crisis, asegurabilidad, entre otros, los cuales son gestionados a través de los
dueños del proceso, quienes garantizan el ciclo único de gestión de riesgos.
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COBIT 4.1 Riesgos de tecnología de
información Vicepresidencia Digital
Ley SOX Riesgos (errores) en el reporte
financiero
Vicepresidencia de
Cumplimiento
Leyes anticorrupción, fraude,
lavado de activos y financiación
del terrorismo
Riesgo de cumplimiento:
corrupción, fraude, lavado de
activos y financiación del
terrorismo
Vicepresidencia de
Cumplimiento
Ley 1581 de 2012 y sus
decretos reglamentarios
Riesgos de seguridad de la
información y datos personales Vicepresidencia Digital
Circular externa 100 de 1995
de la Superintendencia
Financiera o Basilea
Riesgo de crédito, mercado y
liquidez
Vicepresidencia Corporativa de
Finanzas
Al mismo tiempo, Ecopetrol complementa la clasificación de la Tabla 7 con una clasificación por alcance,
la cual incluye: estrategia, proceso, programas y proyectos, casos de negocio, fusiones y adquisiciones,
contratación y actividades (Tabla 8).
Tabla 8. Caracterización de riesgos según alcance
Alcance Tipo de riesgo Referente normativo Área encargada del
monitoreo del riesgo
Estratégico Riesgos empresariales COSO – ERM/ ISO
31000
Vicepresidencia de
Cumplimiento
Procesos Riesgos de procesos COSO Vicepresidencia de
Cumplimiento
Programas y proyectos Riesgos en programas
y proyectos PMBOK
Vicepresidencia de
Ingeniería y Proyectos
Casos de negocio,
fusiones y
adquisiciones
Riesgos en casos de
negocios, fusiones y
adquisiciones
COSO – ERM / ISO
31000
Vicepresidencia
Corporativa de
Finanzas,
Vicepresidencia de
Exploración
Contratación Riesgos en la gestión
de contratos ISO 31000
Vicepresidencia de
Abastecimiento y
Servicios
Actividades Riesgos operacionales
NTC OHSAS
18001:2007
ISO 14001:2015
Gerencia HSE
Tal como queda en evidencia en la Tabla 8, los riesgos que se derivan de las actividades son gestionados
a través del Sistema de Gestión HSE (HSE-M-003), cuyo propósito es lograr un nivel apropiado de
integridad y consistencia para definir el marco de referencia y los requisitos para la implementación de
las prácticas, los estándares y lineamientos en seguridad, salud y medio ambiente. Su implementación
contribuye al logro de operaciones sanas, seguras y ambientalmente responsables en cada uno de los
segmentos y áreas que componen la compañía (Ilustración 4).
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Ilustración 4. Sistema de Gestión HSE (HSE-M-003) y su relación con los procesos para la gestión del
riesgo (Ley 1523 de 2012 y Decreto 2157 de 2017)
1.3.3 Descripción del Sistema de Gestión HSE
Los elementos fundamentales para la gestión de riesgos HSE en Ecopetrol están representados por:
Estrategia y direccionamiento: Asegurar el direccionamiento y alineación de la organización hacia
el logro de sus objetivos en materia de HSE. Todo esto con el fin de garantizar una operación
sana, limpia y segura que contribuya a la generación de valor y el desarrollo sostenible de la
empresa, apalancando su objetivo mediante cuatro (4) componentes:
1) Cultura: Liderazgo, compromiso.
2) Objetivos, metas y programas.
3) Cumplimiento legal.
4) Disciplina operacional.
Riesgos y controles: Gestiona los riesgos relacionados con la operación con el fin de prevenir
lesiones y deterioros en la salud de los trabajadores y minimizar impactos en las instalaciones y
el medio ambiente, apalancando su objetivo mediante tres (3) componentes:
5) Gestión integral de riesgos e impactos.
6) Vigilancia epidemiológica.
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
7) Control de cambios.
Gente: Gestiona de forma adecuada y oportuna el talento humano de la compañía con el fin de
lograr la implementación del sistema de gestión HSE y administrar los riesgos, apalancando su
objetivo en tres (3) componentes:
8) Roles y responsabilidades.
9) Gestión de competencias.
10) Comunicación y consulta con partes interesadas.
Información y conocimiento: Asegura la información de manera veraz y oportuna, asegurando la
disponibilidad y trazabilidad que permita tomar acciones como parte de la gestión integral de
riesgos, apalancando su objetivo en tres (3) componentes:
11) Tecnología de proceso.
12) Prácticas seguras del trabajo.
13) Gestión documental.
Recursos: Provee los recursos suficientes para gestionar los riesgos a través de la implementación
de planes y programas, y aplicar mecanismos de control para identificar y corregir las
desviaciones, apalancando su objetivo en dos (2) componentes:
14) Integridad mecánica.
15) Gestión de contratistas.
Operaciones: Incorporación de prácticas de seguridad para la puesta en marcha, operación y
mantenimiento de las instalaciones, incluyendo planes de respuesta a emergencia ante
condiciones de anormalidad operacional, apalancando su objetivo en tres (3) componentes:
16) Operación estructurada.
17) Revisión de seguridad pre-arranque.
18) Planeación y respuesta a emergencias y contingencias.
Monitoreo y mejora: Establece mecanismos de seguimiento y control que permitan evidenciar el
logro de los resultados en busca de la mejora continua del sistema de gestión HSE, apalancando
su objetivo en cuatro (4) componentes:
19) Indicadores de desempeño.
20) Gestión de incidentes.
21) Evaluaciones.
22) Revisión por la dirección.
Ahora bien, en lo relacionado con evento antropogénicos no intencionales, el Sistema de Gestión HSE se
operativiza mediante la Guía de Análisis de Riesgos de Proceso (ECP-VST-O-PRO-GT-001) y la Guía de
Administración de Seguridad de Procesos (HSE-G-037). Su principal objetivo es lograr el mejor
desempeño operacional, interviniendo el riesgo de origen tecnológico, evitando y controlando las pérdidas
de contención como emisiones de productos peligrosos o energía, con potencial peligroso, estableciendo
las medidas y acciones necesarias de protección y control, para reducir la posible afectación de los
eventos peligrosos en las personas, el medio ambiente e instalaciones.
Los diferentes niveles estratégicos de la organización han establecido una Política Integral apropiada para
los segmentos del negocio, acorde con la naturaleza, magnitud, peligros, riesgos e impactos de las
actividades y productos, buscando siempre la mejora continua. En materia de seguridad de procesos, se
han establecido principios que orientan los procesos de toma de decisiones y actividades operativas que
impacten o puedan impactar el desempeño y sostenibilidad del negocio.
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Principios que direccionan la Política Integral HSE
Compromiso con la vida: Implica un énfasis en la prevención de lesiones, accidentes, en la
reducción de emisiones al ambiente y la conservación de la salud de los trabajadores.
Excelencia operacional: Implica la operación segura y eficiente a través del comportamiento de las
personas y el control de los riesgos involucrados en las operaciones.
Desarrollo sostenible: Se reconoce y enfatiza que el “derecho de operar” lo otorga la sociedad, si
la empresa opera de manera socialmente responsable y ambientalmente equilibrada.
1.3.4 Capacidades
Ecopetrol cuenta con recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos para la gestión de riesgos,
asignados en los diferentes procesos de la compañía. En la Tabla 9 se listan las áreas de los negocios y
su relación con procesos de gestión del riesgo con base en lo establecido por la Ley 1523 de 2012 y el
Decreto 2157 de 2017.
Tabla 9. Relación entre los procesos para la gestión del riesgo y los procesos de la compañía
TIPO DE
PROCESO SEGMENTO PROCESO
Proceso de Gestión de
Riesgos relacionado
Con
ocim
ien
to d
el
rie
sg
o
Red
ucció
n
del
rie
sg
o
Man
ejo
del
desastr
e
Direccionamiento
Planificación y alineación estratégica ✓
Gestión integrada de portafolio ✓ ✓
Planeación financiera y presupuesto ✓ ✓
Gestión empresarial ✓
Negocio
Exploración y
Producción
(upstream)
Exploración ✓ ✓ ✓
Perforación y completamiento ✓ ✓ ✓
Gestión de oportunidades de
desarrollo ✓
Gestión de activos con asociadas ✓ ✓
Gestión de producción ✓ ✓
Mejora de eficiencia en producción ✓
Planeación integrada de campos ✓
Direccionamiento de recursos y
reservas ✓ ✓
Transporte
(midstream)
Transporte y logística de
hidrocarburos ✓ ✓ ✓
Transformación (downstream)
Refinación ✓ ✓ ✓
Petroquímica ✓ ✓ ✓
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Transversales de negocio
Compra y venta de materias primas,
productos y servicios ✓ ✓ ✓
Desarrollo de proyectos ✓ ✓
Nuevos negocios ✓
Abastecimiento ✓
Entorno ✓ ✓ ✓
Cadena de suministro ✓
Gestión de energía ✓
Apoyo
Talento humano ✓
Jurídica ✓ ✓
Tecnología de negocio ✓ ✓
Gestión de información ✓
1.3.5 Las relaciones con las partes involucradas internas, así como su percepción y valores
Como parte de la estrategia de responsabilidad corporativa de Ecopetrol, periódicamente se realizan
sondeos y encuestas de percepción y expectativas, a sus grupos de interés internos (Tabla 10).
Tabla 10. Grupos de interés internos
Grupo de Directo Empleados, pensionados y sus beneficiarios
Área responsable Vicepresidencia de Talento Humano
Subgrupos de
interés
Empleados, beneficiarios, organizaciones sindicales, pensionados y
estudiantes en práctica.
Promesa de valor Agregar valor a través de la Gestión del Talento Humano, la calidad de vida
y bienestar de las personas
Objetivos
Contribuir a la calidad de vida de los empleados, pensionados y sus
beneficiarios
Facilitar el desarrollo y movilidad del talento humano (TH) en la
organización
Promover un ambiente laboral sano y seguro
Actuar en un marco de respeto al derecho de asociación y libertad sindical
Proporcionar los beneficios y servicios de TH con calidad y oportunidad,
asegurando una adecuada atención a los empleados, pensionados y
beneficiarios.
Grupo de Indirecto Contratistas y sus empleados
Área responsable Vicepresidencia de Abastecimiento
Subgrupos de
interés
Contratistas activos, potenciales proveedores, proveedores de los
contratistas, subcontratistas de los proveedores y trabajadores de
contratistas
Promesa de valor Transparencia, reglas claras y una relación de mutuo beneficio
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Objetivos
Asegurar reglas claras en los procesos de contratación
Generar valor compartido a través de la identificación de oportunidades en
la cadena de abastecimiento
Asegurar el cumplimiento de altos estándares de desempeño
Desarrollar proveedores sostenibles en términos de productividad,
competitividad, cultura y gestión empresarial.
Es importante mencionar que Ecopetrol realiza contratos de operación y prestación de servicios con
diferentes compañías especializadas, las cuales enmarcan su actuación en las directrices Ecopetrol y las
mejores prácticas del sector (p.ej. API, ASME, ISO, NACE, entre otras).
La comunicación con constituyentes internos y externos es una prioridad para Ecopetrol y por ello la
organización publica sus horarios y centros de atención a nivel nacional (https://www.ecopetrol.com.co
– Atención al ciudadano). La compañía cuentan con mecanismos de comunicación específicos de riesgos,
apalancados en el componente número diez (10) del Sistema de Gestión HSE (Comunicación y consulta
con partes interesadas).
1.3.6 Proceso para la gestión del riesgo
La gestión del riesgo en Ecopetrol adopta los principios establecidos en la Ley 1523 de 2012 y los
mencionados en el numeral 1.3.2, todos ellos en armonía con los incluidos en la ISO 31000:2018
(integral, estructurada y exhaustiva, adaptada, inclusiva, dinámica, mejor información disponible,
factores humanos y culturales y mejora continua).
Con base en ellos, Ecopetrol ha definido un proceso de gestión de riesgos, el cual permea de manera
general todas las actividades y funciones de la organización, propendiendo por una gestión eficiente con
sólidas bases de gobernanza y el desarrollo de capacidades de integración, diseño, implementación,
valoración y mejora continua.
El proceso para la gestión del riesgo en Ecopetrol incluye (Ilustración 5):
Aplicación sistemática de su política.
Procedimientos y prácticas a las actividades de comunicación y consulta.
Seguimiento y revisión.
Establecimiento del contexto.
Evaluación y tratamiento del riesgo.
El registro y el informe del proceso.
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Ilustración 5. Proceso de la gestión del riesgo (ISO 31000:2018)
El proceso de gestión del riesgo es parte integral de Sistema de Gestión HSE. Las Guía de Análisis de
Riesgos de Proceso (ECP-VST-O-PRO-GT-001) y la de Administración de Seguridad de Procesos,
operativizan este proceso en las actividades cotidianas de toma de decisiones a nivel estratégico y
operacional. Es importante mencionar que, aunque el proceso de gestión del riesgo se presenta
frecuentemente como secuencial, en la práctica es iterativo, tal como lo señala la nueva versión de la
norma ISO 31000.
En lo relacionado a riesgos operacionales, la gestión del riesgo implementado por Ecopetrol incluye los
procesos de conocimiento y reducción del riesgo, tal como lo establece el Decreto 2157 de 2017.
1.3.6.1 Alcance, contexto y criterios
Ecopetrol define el contexto interno y externo de sus operaciones, tal como se planteó en los numerales
1.1 y 1.2. Al mismo tiempo, define el alcance de sus actividades de gestión del riesgo los niveles
estratégico y operacional. Adicionalmente, con el ánimo de soportar los procesos de identificación,
análisis, valoración y tratamiento, la organización ha definido:
Un conjunto de metodologías y métodos para la identificación y el análisis de los riesgos
mencionados en el numeral 1.3.2, con base en ISO 31010:2009 (ECP-VST-O-PRO-GT-001, HSE-
G-037).
Criterios de riesgo máximo y mínimo, los que permiten valorar los resultados de sus análisis y
soportar los procesos de toma de decisiones de tratamiento (RAM Ecopetrol, ECP-VST-O-PRO-
GT-001).
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Ilustración 6. RAM Ecopetrol (ECP-VST-O-PRO-GT-001)
La cantidad y el tipo de riesgo que se puede retener, con base en los objetivos de determinados
por la organización (ECP-VST-O-PRO-GT-001).
Los criterios de temporalidad para la realización del proceso, con base en el ciclo de vida del
activo (ECP-VST-O-PRO-GT-001).
El análisis de concurrencia de eventos independientes, los cuales definen análisis complejos que
requieren estudios técnicos especializados (ECP-VST-O-PRO-GT-001).
1.3.6.2 Identificación del riesgo
En la etapa de identificación, Ecopetrol: encuentra, reconoce e identifica los riesgos que colaboran e
impiden el cumplimiento de sus objetivos, con base en los resultados del proceso de conocimiento. Para
ello, se han definido un conjunto de metodologías y métodos que permiten el análisis y la valoración de
peligros y riesgos, los cuales toman en cuenta (ECP-VST-O-PRO-GT-001, HSE-G-022, ver numerales 1.1
y 1.2):
El tipo de peligro presente en la instalación o el proyecto.
Las causas de los eventos.
Las amenazas y las oportunidades.
Las vulnerabilidades y capacidades.
La dinámica de los contextos (interno y externo).
Las métricas e indicadores que permiten el monitoreo de los factores de riesgo.
El estado de los activos a lo largo de su ciclo de vida.
La valoración de consecuencias a través de la estimación de impactos en los elementos
potencialmente expuestos.
Las limitaciones de las metodologías y métodos utilizados para la identificación
Los sesgos y supuestos que emergen de criterio experto.
No ha ocurrido
en la industria
Ha ocurrido en la
Empresa o en la
industria
Ha ocurrido en la
Empresa en los
últimos 10 años
Sucede varias
veces al año en
la Empresa.
De probable
ocurrencia en un
lapso entre 1 y 5
años
Sucede varias
veces al año en
el
Departamento*.
Puede ocurrir en
el transcurso del
año
G
R
A
V
E
D
A
D
PERSONASECONÓMICA
(USD$)AMBIENTAL CLIENTES REPUTACIÓN A B C D E
Ninguna Ninguna Ninguna
M M
Lesión Leve de trabajadores
(Primeros Auxilios)Menor a 10.000 Leve N N L L
N N Sin Lesión Ninguna N N N
N
M H
Importante
Pérdida de
clientes de
mercado
sensible o
prioritario
Lesión Menor (Sin
Incapacidad) en
trabajadores ó Primeros
auxilios, sin hospitalización
a personal de la comunidad
Mayor a 10,000 y Menor
o Igual a 1 00.000Menor
Quejas y/o
Reclamos N N L
N L M
Nacional y baja
importancia
M H H VH
H HM M
Mayor a 10 Millones Mayor
Pérdida de
participación
en el mercado
1
M
Incapacidad Temporal
(Mayor o Igual a 1 Día) de
trabajadores u
hospitalización en centros
asistenciales de personal de
Mayor a 100,000 y Menor
o Igual a 1 MillonLocalizada
Desabastecimi
ento y/o
Pérdida de
Clientes
Nacional y sin
rechazo de un
grupo de
interés
Nacional y con
rechazo de un
grupo de
interés
L
Incumplimiento
de
Especificacione
s solucionado
Local y baja
importancia
0
CONSECUENCIAS
CATEGORÍAS
5
4
3
2
PROBABILIDAD
Internacional
Incapacidad Permanente
(Total o Parcial) de
trabajadores ó Incapacidad
temporal de personal de la
comunidad
Mayor a 1 Millon y Menor
o Igual a 10 Millones
Una o Más Fatalidades de
trabajadores ó
incapacidades permanentes
a personal de la comunidad
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
1.3.6.3 Análisis de riesgos
Mediante la realización de los análisis, la organización comprende la naturaleza de los riesgos y sus
características, tomando en cuenta (ECP-VST-O-PRO-GT-001, HSE-G-022):
La incertidumbre de los eventos.
La probabilidad de que estos ocurran.
Las potenciales consecuencias si estos se materializan.
La interrelación entre los eventos (escenarios de riesgo).
Las medidas existentes o necesarias (p.ej. controles, barreras).
La eficiencia las medidas dispuestas para evitar, prevenir, controlar o mitigar los eventos
indeseados.
Los niveles de sensibilidad y confianza que soportan efectivamente los procesos de toma de
decisiones desde lo táctico y lo operativo.
Con base en lo anterior, la guía ECP-VST-O-PRO-GT-001 estable que los métodos para el análisis de
riesgos a ser utilizados son:
¿Qué pasa si…?: Técnica de análisis de riesgo en la cual el equipo de analistas utiliza su
experiencia y creatividad para generar, responder, y evaluar una lista de preguntas “qué pasa si”
para identificar riesgos potenciales de proceso.
Estudios de peligros y operabilidad (HAZOP, por sus siglas en inglés): Técnica sistemática,
cualitativa para identificar riesgos de proceso y problemas potenciales de operación, utilizando
una serie de palabras guía para estudiar desviaciones de parámetros asociadas con el proceso.
Árboles de fallas: Técnica que desarrolla un modelo lógico (p.ej. el árbol de fallas) de las
diferentes combinaciones de eventos básicos (p.ej. fallas de sistema o componentes) que pueden
resultar en un resultado particular (p.ej. un indeseado), conocido como el evento límite. Usando
álgebra Booleana, el modelo puede ser evaluado cuantitativamente para determinar la frecuencia
estimada del evento límite.
Análisis modo de fallas y efectos (FMEA, por sus siglas en inglés): Técnica que analiza todos los
modos de falla de los componentes conocidos de un sistema e identifica los eventos no deseados.
Análisis de capas de protección (LOPA, por sus siglas en inglés): Técnica que analiza escenarios
de riesgo, utilizando valores predefinidos de frecuencias base, probabilidades de falla de la capa
de protección independiente (IPL) y una descripción general de la gravedad de las consecuencias,
para comparar el valor de riesgo obtenido con los criterios de riesgo máximo o mínimo de la
organización, con el ánimo de determinar la eficiencia de las capas de protección. Los escenarios
analizados por LOPA, son una selección de algunos escenarios identificados por técnicas
cualitativas como el HAZOP.
Con el ánimo de relacionar las técnicas anteriormente mencionadas con el ciclo de vida del activo, la guía
ECP-VST-O-PRO-GT-001 propone la Tabla 11.
Tabla 11. Técnicas de análisis de riesgos y ciclo de vida del activo (simplificado)
Ciclo de vida del activo ¿Qué pasa
si…? FMEA HAZOP
Árbol de
fallas LOPA
Diseño Ingeniería conceptual
1
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Ingeniería
básica 1 3 1 3 1
Ingeniería
detallada 1 2 1 3 1
Operación 1 2 2 3 3
Actualización o
modificación del sistema 1 2 2 3 3
Salida de operación o
desmantelamiento 1 2
1: mínimo; 2: recomendado; 3: complementario
Ahora bien, Ecopetrol complementa las técnicas anteriormente mencionada con análisis más complejos,
los cuales permiten la reducción de incertidumbre en la estimación de consecuencias para soportar la
preparación y atención de emergencia (Guía para Análisis de Consecuencias y Análisis Cuantitativo del
Riesgo, HSE-G-022). Por otra parte, la organización ha definido procesos o metodologías que soportan
la toma de decisiones en prearranque e integridad de los activos, tales como:
Revisiones de seguridad de prearranque (RSPA, guía ECP-VST-O-PRO-003): Proceso para la
verificación final que se aplica a nuevos sistemas e instalaciones existentes, que han sido
modificadas o que hayan sido intervenidas por parada de emergencia o mantenimiento mayor.
Lo anterior incluye equipos de producción (p.ej. sistemas de levantamiento, mantenimiento de
subsuelo, perforación)
Inspección basada en riesgos (RBI16, ECP-VIN-O-PRO_GT-004): Metodología basada en el análisis
de riesgo, la cual determina la estrategia de inspección, monitoreo y mitigación del riesgo para
los activos físicos en su programa de mantenimiento.
Mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM17, ECP-VIN-O-PRO-GT-004): proceso que
soporta la decisión para determinar, en función de costo y efectividad, los requerimientos de
mantenimiento óptimo de un activo físico en su contexto operativo con base en los análisis de
modo de fallas
Otros procedimientos, procesos, método y metodologías se incluyen en la Guía de Administración de
Seguridad de Procesos (HSE-G-037).
1.3.6.4 Valoración del riesgo
Mediante la valoración del riesgo, Ecopetrol, soporta su proceso de toma de decisiones. En esta etapa,
se compara el riesgo obtenido del análisis con los criterios establecidos para determinar su aceptabilidad,
tolerabilidad o intolerabilidad (ver numeral 1.3.6.1). Como resultado de esta etapa, se pueden
desprender las siguientes acciones:
Continuar con las acciones ya establecidas (p.ej. monitorio).
Considerar acciones adicionales para el tratamiento del riesgo (p.ej. incluir una barrera
adicional).
16 Por sus siglas en inglés 17 Por sus siglas en inglés
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
o Eliminación.
o Prevención.
o Control.
o Mitigación.
Realizar análisis adicionales que permitan soportar el proceso de toma de decisión (p.ej. para
reducción de incertidumbre).
Reconsiderar los objetivos establecidos, con base en el análisis de alternativas.
1.3.6.5 Tratamiento del riesgo
En esta etapa, Ecopetrol formula y selecciona las opciones para el tratamiento del riesgo, planifica e
implementa las medidas seleccionadas, evalúa la eficiencia de las mismas, define si el riesgo residual es
aceptable o tolerable, y de no ser tolerable, evalúa opciones adicionales de tratamiento.
Generalmente, la selección de las opciones para el tratamiento del riesgo se realiza mediante un balance
beneficios/costos. Para los escenarios de desastre, la selección de las opciones no se limita a
consideraciones económicas, dada su impacto potencial y baja probabilidad. Por ello Ecopetrol
complementa sus análisis técnicos con análisis de contexto y valores, para este tipo de escenarios, y
evalúa las siguientes alternativas de tratamiento:
No desarrollar la actividad (evitar).
Realizar la actividad tal cual está definida (aceptar o tolerar).
Eliminar la fuente de peligro (eliminar o sustituir).
Modificar la probabilidad de los escenarios de riesgo (prevención, ver numerales 2.1 y 2.2).
Modificar las consecuencias potenciales que se desprenden los eventos límite o de particular
interés (mitigación, ver numerales 2.1 y 2.2).
Compartir el riesgo (transferencia, ver numeral 2.3).
Realizar la actividad tal cual está definida con base en riesgo informado (retener).
1.3.6.6 Seguimiento y revisión
Ecopetrol asegura y mejora su proceso de gestión del riesgo mediante mecanismos de seguimiento y
revisión de índices e indicadores en todas las instancias de toma de decisiones de la organización. En
esta etapa se planifica, recopila, analiza y documenta la información producto de evaluaciones y métricas
de desempeño HSE, con el ánimo de proporcionar retroalimentación relacionada con el comportamiento
del sistema.
Las evaluaciones estudian la conformidad, eficacia y adecuación de los componentes de seguridad de
procesos dentro del sistema de gestión HSE de Ecopetrol, mediante la verificación de la capacidad del
área evaluada para cumplir con los requisitos definidos en cada uno de sus componentes, detectando
fortalezas y debilidades y asegurando el mejoramiento continuo del sistema (HSE-G-037). Las instancias
de evaluación se enmarcan en lo establecido por la Guía Evaluaciones Integrales al Modelo de Gestión
HSE (GHS-G-012), el cual expone los lineamientos para realizar evaluación, incluidos los componentes
de la administración de seguridad de procesos.
Por otra parte, se ha establecido un conjunto de métricas HSE, las cuales permiten evaluar el estado de
madurez asociado con la cultura en seguridad a través de la escala de Bradley y el desempeño de la
efectividad de las medidas de gestión del riesgo mediante la práctica recomendada API RP-754, entre
otras.
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1.3.6.7 Registro e informe
La organización documenta e informa las actividades que se adelantan para la gestión del riesgo, así
como sus resultados a sus grupos de interés internos y externos. Este proceso permite soportar la toma
de decisiones a nivel estratégico, táctico y operativo, lo que apalanca mejorar en las actividades
cotidianas con base en riesgo informado. Para garantizar la correcta documentación en Ecopetrol se ha
establecido el Programa de Gestión Documental, SGC-K-00118, el cual tiene como objetivo “garantizar
que la documentación de Ecopetrol S.A., se recibe, organiza y conserva como evidencia de sus
actividades, se constituye en memoria institucional, sirve para la toma de decisiones y como fuente para
atender los requerimientos de los diferentes grupos de interés.”
2. PROCESO DE REDUCCIÓN DEL RIESGO
Este proceso consiste en el tratamiento del riesgo para definir el tipo de intervención, las directrices
para el diseño y las especificaciones técnicas de las medidas a implementar para modificar los riesgos
identificados, analizados y evaluados en el proceso de conocimiento del riesgo mediante: reducir el riesgo
actual (mitigación del riesgo - intervención correctiva), reducir el riesgo futuro (prevención del riesgo -
intervención prospectiva) y la protección financiera (Decreto 2157 de 2017).
La estrategia de reducción del riesgo se apalanca en la gestión integral del activo industrial, el cual se
analiza a lo largo de su ciclo de vida19, en las fases de: diseño, comisionamiento, operación, abandono
temporal, desmantelamiento y restauración (cuando apliquen).
En la Ilustración 7, se esquematiza la gestión integral de riesgos de Ecopetrol, la cual se encuentra en
armonía con la Ley 1523 de 2012, el Decreto 2157 de 2017, la normativa ambiental vigente, la familia
de normas ISO para la gestión de riesgos y las buenas prácticas del sector.
18 Este Programa toma como base lo expuesto en la Ley 564 de 200, la Ley 1712 de 2014, el Decreto 2609 de 2012, entre otras disposiciones 19 Sistemas e instalaciones industriales
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Ilustración 7. Gestión integral del riesgo tecnológico a lo largo del ciclo de vida de los activos
En los sistemas y actividades industriales, tanto la intervención correctiva como la prospectiva, se
gestionan integralmente en las distancias instancias de la toma de decisiones, desde lo táctico hasta lo
operativo (actividades o tareas).
2.1 Intervención correctiva
Esta consiste en el tratamiento del riesgo para definir el tipo de intervención, las directrices para el diseño
y las especificaciones técnicas de las medidas a implementar para modificar los riesgos identificados,
analizados y evaluados en el proceso de conocimiento del riesgo mediante: reducir el riesgo actual
(mitigación del riesgo - intervención correctiva), reducir el riesgo futuro (prevención del riesgo -
intervención prospectiva) y la protección financiera (Decreto 2157 de 2017).
La intervención correctiva incluye la:
Identificación de alternativas de intervención correctivas.
Priorización de las medidas de intervención.
Diseño, especificaciones y desarrollo de las medidas de intervención seleccionadas, tanto de
medidas estructurales como no estructurales.
En el día a día de las actividades, las medidas de reducción del riesgo se definen con base a los resultados
obtenidos en el procesos de conocimiento, donde se identifican los eventos indeseados o límite (p.ej.
pérdida de contención), sus posibles causas o amenazas, las posibles consecuencias en las personas, el
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ambiente, la prestación de servicios vitales, los bienes, la infraestructura y los medios de subsistencia;
así como las medidas correctivas o prospectivas necesarias para una operación segura, las cuales se
diseñan, implementan y mantienen.
Ahora bien, las medidas correctivas en los sistemas industriales y actividades de Ecopetrol están
representadas por:
Medidas estructurales.
o Elementos de diseño.
Diseño bajo estándares y códigos (p.ej. API, ASTM, UL, entre otros).
Adopción de buenas prácticas de diseño (voluntarias).
Diseño inherentemente seguro.
Entre otros.
o Sistemas técnicos activos.
Sistemas básicos de control de procesos (BPCS, por sus siglas en inglés).
Sistemas de alarmas.
Sistemas instrumentados de seguridad o de parada de emergencia20.
Sistemas alivio de presión (p.ej. válvulas de seguridad).
Sistemas de mitigación (p.ej. teas).
Entre otros.
o Sistemas técnicos pasivos.
Sistemas de protección contra la corrosión (p.ej. recubrimientos).
Sistemas de protección contra fuego (p.ej. muros resistentes a fuego).
Sistemas de protección contra explosión (p.ej. muros resistentes a explosión).
Sistema de doble contención.
Sistemas perimetrales de cerramiento.
Derechos de vía para los sistemas de transporte.
Entre otros.
Medidas no estructurales.
o Procedimientos de prearranque.
o Procedimientos de operación.
o Procedimientos de emergencia.
o Planes de Emergencia y Contingencia (PEC).
o Otros procedimientos (p.ej. inspección, mantenimiento y pruebas).
o Planes y programas (p.ej. actualización de sistemas).
o Entre otras.
Técnicamente, las medidas estructurales y no estructurales se denominan barreras y estas se pueden
visualizar sobre diagramas de corbatín (Ilustración 8).
20 No todos los sistemas requieren de un SIS o EDS (sólo cuando aplique)
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Ilustración 8. Diagrama de corbatín
Los riesgos operacionales son dinámicos, lo que implica una valoración continua de estos, con el ánimo
de evaluar el estado de las medidas implementadas y el riesgo residual. La valoración prospectiva de los
riesgos, tal como se presentó en el numeral 2.2, permite la priorización de acciones en los planes y
programas definidos al interior de Ecopetrol. Un ejemplo de ello son las órdenes de mantenimiento, las
cuales se sistematizan en SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing), con el ánimo de
asegurar su planeación, recursos, seguimientos y ejecución de las actividades necesarias para la
garantizar el buen estado de las medidas estructurales y no estructurales. SAP no es la única plataforma
que le permite a Ecopetrol gestionar efectivamente sus operaciones, a esta se suman otras herramientas
tecnológicas complementarias como Salesforce, Smartplant21, entre otras. La sistematización de este
tipo de procesos, permite el diseño y seguimiento de métricas de costo, ejecución presupuestal, estado
de las actividades, controles de cambio, entre otras; todo esto soportado por un equipo de colaboradores,
que garantiza técnicamente la integridad y la operación segura de los activos.
2.2 Intervención prospectiva
Esta consiste en garantizar que no surjan nuevas situaciones de riesgo y se concreta a través de acciones
de prevención, que impiden que las personas y los bienes lleguen a estar expuestos ante posibles eventos
peligrosos, se disminuyan las pérdidas o se propenda por la sostenibilidad de las entidades (Decreto 2157
de 2017).
Técnicamente, la intervención prospectiva incorpora medidas estructurales y no estructurales, y se
pueden también visualizar mediante los denominados diagramas de corbatín (ver Ilustración 8). Tal como
lo señala el Decreto 2157 de 2017, estas deben ser definidas para actividades nuevas y existentes.
Para actividades nuevas, Ecopetrol diseña sus estrategias de proyecto con base en las restricciones del
contexto interno y externo, tales como:
Instrumentos legislativos.
Instrumentos de planificación territorial y ordenamiento (p.ej. POT).
Elementos potencialmente expuestos, tales como los mencionados en el numeral 1.2.
Los estudios de riesgo y potenciales consecuencia de los sistemas industriales y su operación.
21 A 2019 se implementa en las instalaciones de refinación
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Análisis de tendencias del contexto externo (p.ej. mercado, demanda energética).
El análisis de alternativas de medidas de intervención correctiva, realizado en las etapas de
diseño.
La definición de alternativas y su inclusión en el sistema de gestión de riesgos de la organización.
En lo relacionado a actividades existentes, la organización diseña la intervención prospectiva con base
en:
Las métricas de riesgos del seguimiento de métricas retrospectivas y prospectivas22.
Análisis de datos con base en modelos estadísticos clásicos o modelos de datos masivos (big
data).
Análisis de tendencias del contexto externo (p.ej. análisis demográficos, socioeconómicos,
tecnología).
Los estudios técnicos relacionados con los instrumentos ambientales.
Los estudios de riesgo y potenciales consecuencia de los sistemas industriales y su operación.
Los Planes de Emergencia y Contingencia de sus instalaciones industriales.
El análisis de alternativas de medidas de intervención correctiva, realizado en las etapas de
actualización o revisión de diseños.
El monitoreo y control del Sistema de Gestión HSE, el cual se soporta en las herramientas
tecnológicas mencionadas en el numeral 2.1.
El control de los activos en la totalidad de su ciclo de vida (ver Ilustración 7).
En conclusión, Ecopetrol diseña, implementa y mantiene sus medidas de intervención correctiva y
prospectiva con base en la gestión integral de sus activos y el análisis de tendencias del contexto interno
y externo; mediante aproximaciones prescriptivas23 y de desempeño con base en riesgo.
2.3 Protección financiera
Está constituida por los instrumentos del mercado financiero suscritos de manera anticipada para
disponer de recursos económicos, una vez se materialice el riesgo, para cubrir el costo de los daños y la
recuperación (Decreto 2157 de 2017).
El Departamento Corporativo de Transferencia de Riesgos, ha establecido diferentes análisis e
instrumentos de transferencia y retención, entre los que se encuentran24:
Análisis de capacidad de retención de riesgo
Análisis y definición de mecanismos de retención y transferencia
Instrumentos de retención y transferencia:
o Programa de seguros.
o Fondo de autoseguro.
o Excesos de pérdida.
o Stop Loss.
o Mutual.
o Línea de crédito contingente.
o Entre otros.
22 También llamadas por algunos autores métricas activas y reactivas (p.ej. API RP-754) 23 Por ejemplo: estándares, buenas prácticas del sector 24 GFI-V-042
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Adicionalmente a los mecanismos de transferencia y retención listados, Ecopetrol presupuesta
anualmente partidas específicas para la gestión integral de sus activos, así como para el funcionamiento,
el monitoreo, la evaluación y el mejoramiento de su Sistema de Gestión HSE, a través de las gerencias
responsables de los activos.
3. MANEJO DEL DESASTRE
El manejo de desastre y emergencias en Ecopetrol está reglamentado mediante la Guía de Gestión de
Emergencias y Desastres o la norma que lo modifique, derogue o sustituya, por lo tanto las directrices y
lineamientos asociados a este numeral serán referenciados a partir de dicho documento.
El manejo desastres se realizará a través de Planes de Emergencia y Contingencia PEC, establecidos con
base en los resultados de los análisis de riesgos (conocimiento de riesgos) y las medidas implementadas
para la reducción de dichos riesgos y tendrán como objetivo fundamental garantizar la intervención
inmediata, oportuna y efectiva ante escenarios de emergencia y desastres que se puedan presentar, con
el fin de proteger a las personas, el ambiente y la infraestructura.
Dado que las actividades de petróleo y gas son licenciadas, los Planes de Emergencia y Contingencia PEC
se encuentran disponibles para consulta pública, en el archivo de información de la Autoridad Nacional
de Licencias Ambientales – ANLA (ver Tabla 2).
Tal como lo establece la legislación nacional aplicable (Decreto 2157 de 2017) y la Guía de Gestión de
Emergencias de Ecopetrol o la norma que la modifique, derogue o sustituya, el desarrollo e
implementación de los Planes PEC en Ecopetrol se realizan teniendo en cuenta las siguientes
consideraciones:
Cada instalación donde Ecopetrol desarrolla sus operaciones o actividades deberá estar cubierta
por un Plan de Emergencia y Contingencia PEC, debidamente documentado en la Plantilla 067 o
la norma que la modifique sustituya o derogue.
Los PEC deberán ser revisados y actualizados anualmente.
La documentación de los PEC se deberá realizar en la Plantilla 067 o aquella que lo modifique,
derogue o sustituya y que incluye como mínimo los siguientes componentes y elementos:
- Preparación para la respuesta.
- Ejecución de la Respuesta.
- Preparación y ejecución de la recuperación ante eventos de desastre.
3.1 Preparación para la respuesta a emergencias
La etapa de preparación está orientada a garantizar la capacidad de respuesta necesaria para atender y
controlar de forma ágil y oportuna las emergencias o desastres que se puedan presentar en las
instalaciones donde Ecopetrol desarrolla sus operaciones.
Este componente es homologable al plan estratégico establecido desde el Plan Nacional de Contingencia
contra Derrames de Hidrocarburos, derivados y sustancias nocivas en aguas marinas, fluviales o lacustres
(Decreto 321 de 1999) e incluye como mínimo los siguientes elementos:
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
3.1.1 Identificación de los escenarios de emergencia y desastres
Los escenarios de emergencia se definen a partir de los resultados de los análisis de riesgo (Conocimiento
y reducción de riesgos) disponibles en cada instalación, y que permiten conocer niveles de afectación e
impacto y son la base para el establecimiento de las estrategias de respuesta.
Los escenarios típicos que se consideran dentro de los planes PEC, incluyen entre otros:
Derrames.
Incendios.
Explosiones.
Fugas de gases tóxicos.
3.1.2 Modelo de mando y control para la organización de la respuesta
Ecopetrol adoptó desde el año 2010 el modelo Sistema Comando de Incidentes (SCI) USAID/OFDA25, el
cual permite que a través de una estructura organizacional común se administren de forma eficiente los
recursos disponibles para atender y controlar las emergencias y/o desastres tal como se muestra en la
Ilustración 9.
Ilustración 9. Estructura Sistema Comando de Incidentes (SCI) propuesta por USAID/OFDA
El modelo SCI establece la toma de decisiones bajo las siguientes funciones de mando y control:
25 Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional a través de la Oficina de los Estados Unidos para la Asistencia para Desastres en el Exterior
Logística Jefe de Sección de
Logística
Planeación Jefe de Sección de
Planeación
Operaciones Jefe de Sección de
Operaciones
Comandante de Incidente
Seguridad en las Operaciones (Oficial)
Información Pública (Oficial)
Enlace (Oficial)
Seguridad Física (Oficial)
Fuerza de Tarea Líder
Equipo de Intervención
Líder
Recurso Simple
Unidad de Costos Líder
Unidad de Tiempos
Líder
Unidad de Proveeduría
Líder
Unidad de Suministro
Líder
Unidad de Instalaciones
Líder
Unidad de Apoyo
Terrestre Líder
Unidad de Comunicaciones
Líder
Unidad Médica Líder
Unidad de Alimentos
Líder
Unidad de Recursos Líder
Unidad de Situación Líder
Unidad Ambiental Líder
Unidad de Desmovilización
Líder
Unidad de Documentación
Líder
Recurso Simple
Personal General
Personal de Respuesta - En área de atención o zona de impacto
Rama de Servicio
Coordinador
Rama de Apoyo
Coordinador
Equipo de Soporte al negocio
Administración & Finanzas
Jefe de Sección de Administración y
Finanzas
Rama Coordinador
Rama Coordinador
División Supervisor
Grupo Supervisor
Fuerza de Tarea Líder
Equipo de Intervención
Líder
Unidad de Técnicos Especialistas
Líder
Consejos
Distritales/
Municipales para
la Gestión del Riesgo
Líderes
comunitarios/ Comunidades
Planes de ayuda mutua
Activación de recursos adicionales al modelo SCI
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Mando: Ejecutado por el comandante de incidente, es responsable de la coordinación, dirección,
control y administración de los recursos en el sitio de la emergencia.
Seguridad: Ejecutado por el oficial de seguridad HSE / Física, responsable de la implementación
de las medidas necesarias para garantizar la seguridad física y de HSE de todo el personal que
participa en la respuesta a la emergencia.
Información Pública: Ejecutado por el oficial de información pública es responsable del manejo de
las solicitudes de información y prepara los comunicados para los medios de prensa, instituciones
y público en general.
Enlace: Ejecutado por el oficial de enlace es el responsable del flujo de información con entes
externos.
Planificación: Ejecutado por el Jefe de sección de planificación es el responsable de dirigir el
proceso de recolección, consolidación, análisis y transformación de la información en planes de
acción, así como del control de la evolución del mismo mediante indicadores.
Operaciones: Ejecutado por el Jefe de Sección de Operaciones, es el responsable del manejo de
todas las operaciones de respuesta y control al evento. Activa y supervisa los recursos de
organización de acuerdo con lo establecido en los planes de acción y dirige su ejecución.
Logística: Ejecutado por el Jefe de sección de logística, encargado de coordinar la provisión de
los servicios, instalaciones, y materiales, incluyendo el personal que operará los equipos para
atender el evento.
Administración y Finanzas: Ejecutado por el Jefe de Sección de Administración y finanzas,
responsable de los aspectos administrativos, financieros y costos del incidente.
Cada plan PEC diseña y conforma la estructura detallada según los escenarios que debe manejar y con
base en el modelo mostrado en la figura anterior.
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
3.1.3 Marco de actuación
Considerando que la materialización de un escenario de desastre podría generar la interrupción del
negocio y/o llegar a impactar la reputación y el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la
compañía, la respuesta en cada instalación deberá articularse con los niveles de toma de decisión
asociados a continuidad del negocio y manejo de crisis como se muestra a continuación (Tabla 12).
Tabla 12. Alcance de la toma de decisiones en emergencia, continuidad y crisis
Nivel de
Respuesta Alcance
Responsable toma de
decisión Plan aplicable
Emergencia
Proteger y salvaguardar la vida
humana, minimizar consecuencias
sobre el medio ambiente, reducir el
daño a los activos, minimizar
pérdidas económicas
Comando de la
emergencias Plan de emergencia
Continuidad
Garantizar la continuidad de negocio
y de los procesos críticos de la
organización y asegurar el flujo de
caja y la entrega de productos
claves a los clientes
Equipo de Soporte al
negocio
Plan de continuidad
de negocio
Crisis
Proteger la reputación y
sostenibilidad de la empresa y
asegurar el cumplimiento de sus
objetivos estratégicos.
Comité de Crisis Plan de gestión de
crisis
El escalamiento de la respuesta desde emergencias hasta continuidad y crisis, se muestra en la
Ilustración 10.
Ilustración 10. Escalamiento: emergencia-continuidad-desastre
Así mismo en cada uno de los PEC se establecen los roles y responsabilidades de los diferentes cargos
de la organización de la respuesta a nivel interno, así como de las entidades que puedan intervenir antes,
durante y después de ocurrida el desastre documentadas de acuerdo con las responsabilidades legales
propias de cada entidad, establecidas en la legislación vigente.
3.1.4 Capacitación y entrenamiento del personal
La capacitación del personal estratégico, táctico y operativo responsable de la respuesta a desastres se
desarrolla a través de programas de formación y entrenamiento que incluye las siguientes temáticas:
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Sistema Comando de Incidentes.
Soporte básico de vida.
Rescate.
Control de incendios en áreas administrativas y operativas.
Control de derrames.
Control de emergencias con materiales peligrosos.
La formación para el personal en general y visitantes que no tiene responsabilidad directa en la atención
de emergencias en una instalación o locación, comprenderá charlas de divulgación de los planes de
emergencia correspondientes.
La formación para comunidades asentadas en el área de influencia directa de las instalaciones o
locaciones, comprenderá charlas de divulgación de riesgos y planes de emergencia correspondientes que
son reportadas a la Gerencia HSE.
3.1.5 Recursos requeridos para atención de emergencias y desastres
En lo relacionado al equipamiento o recursos disponibles, las instalaciones de Ecopetrol disponen de
equipos, sistemas, ubicaciones y áreas para garantizar la ejecución de las estrategias y procedimientos
de atención y control definidos para los escenarios de desastre identificados.
Teniendo en cuenta que en escenarios de desastre se podría requerir préstamo de equipos entre las
áreas de negocio se dispone de una base de información consolidada de equipos a nivel empresarial.
Los equipos o sistemas disponibles para el control de escenarios de desastre son considerados como
equipos críticos, lo que implica rutinas de mantenimiento estrictas llevadas a cabo por las áreas de
mantenimiento de las instalaciones industriales.
3.1.6 Planes de ayuda mutua
Ecopetrol cuenta con planes de ayuda mutua establecidos como convenios privados, voluntarios y
recíprocos que se establecen con otras empresas con el fin de prestar de forma coordinada asistencia de
recursos técnicos y humanos en caso de presentarse una situación de emergencia que supere la
capacidad de respuesta de sus instalaciones.
Cada instalación de acuerdo con la evaluación de capacidad de respuesta, establece planes de ayuda
mutua teniendo en cuenta los criterios de facilidad, reducción de costos, cercanía o la oportunidad de
optimizar la respuesta a una emergencia.
3.1.7 Simulaciones y simulacros
Con el fin de revisar, evaluar, identificar opciones de ajuste y asegurar la mejora continua de los planes
de emergencia y contingencia PEC; en cada una de las instalaciones en donde Ecopetrol desarrolla sus
actividades y operaciones, se realizan simulaciones (ejercicios de escritorio) y simulacros (ejercicios con
despliegue de recursos en campo), teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
Cada instalación cuenta con un plan de simulaciones y simulacros que permita la prueba de todos
los escenarios de emergencia y/o desastre que se encuentren identificados en el Plan de
Emergencia y Contingencia correspondiente, independiente del nivel de afectación o impacto.
El plan establecido deberá permitir su ejecución en un periodo máximo de 3 años.
Una vez ejecutado el plan; deberá reiniciar un nuevo ciclo de pruebas que cumpla los dos
numerales anteriores.
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
En el caso de identificarse nuevos escenarios de emergencia o desastre; estos deberán ser
incluidos en el plan mediante un control de cambios documentado.
Los planes de simulaciones y simulacros deberán estar debidamente formalizados y aprobados
por el nivel gerencial responsable de la instalación y deberán disponer de los recursos necesarios
para asegurar su ejecución.
El plan deberá considerar la priorización de los escenarios, y su ejecución se realizará de acuerdo
con este orden de prioridades.
Los escenarios de desastres deberán ser probados a través de simulacros, como mínimo una (1)
vez al año y deben cumplir con los siguientes aspectos:
o Despliegue de recursos en campo
o Participación activa del nivel gerencial
o Participación de la totalidad de integrantes del Comando de la emergencia
o Deberá incluir la prueba de cadena de llamado y la articulación de la respuesta con
Entidades y autoridades de orden local y regional, con comunidades, con planes de ayuda
mutua y con el Comité de Crisis Empresarial.
El personal que no tiene responsabilidad directa en la atención de emergencias en una instalación
deberá participar en simulacros de evacuación general mínimo una vez al año.
Las simulaciones y simulacros son evaluados y se genera un informe final que incluye el plan de
cierre de brechas.
3.1.8 Plan de divulgación y socialización
Cada instalación donde Ecopetrol desarrolla sus actividades y operaciones cuenta con un plan anual de
divulgaciones del Plan de Emergencia y Contingencia PEC que incluye la siguiente población objetivo:
Personal general al interior de la organización.
Entidades externas.
Entidades plan de ayuda mutua.
Comunidades.
3.2 Ejecución para la respuesta a emergencias
Este componente define el marco de actuación y acciones reactivas, instancias de coordinación,
estructuras de intervención de la Empresa y la articulación de la respuesta con actores internos y
externos, para responder a las emergencias o desastres
Incluye como mínimo los siguientes elementos que serán documentados en el Plan de emergencia y
contingencia PEC correspondiente a cada instalación de acuerdo con la plantilla corporativa 067 o la
norma que la modifique, sustituya o derogue.
3.2.1 Niveles de activación y respuesta a desastres
Se determinan en cada Plan de Emergencia y Contingencia con el fin de establecer el nivel de toma de
decisiones y de movilización de recursos internos y externos ante un desastre.
3.2.2 Mecanismos de alerta y alarma
Los mecanismos de alarma se especifican en cada Plan de Emergencia y Contingencias, dadas las
particulares de los sistemas utilizados y las necesidades de alerta.
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3.2.3 Cadenas de llamado
Necesarias para gestionar la movilización de recursos para verificar su ocurrencia e iniciar la atención del
evento, se documentan de acuerdo con
3.2.4 Protocolos generales de respuesta para escenarios de emergencia y desastre
Incluye como mínimo los procedimientos de atención de los escenarios de desastre identificados para
cada instalación, procedimientos de evacuación, traslado de afectados a centros de alojamiento temporal,
así como protocolos de aplicación de la Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades- EDAN.
3.2.5 Prioridades de atención
La toma de decisiones para la respuesta a emergencias y/o desastre en Ecopetrol, estará enfocada a
salvaguardar la vida humana, la reducción de impactos al ambiente, la protección de los bienes e
infraestructura y la preservación de la información.
De acuerdo con la declaración de principios fundamentales que orienta los procesos de toma de decisiones
en condiciones de emergencia, los cuales se explicitan en la Política Integral de Ecopetrol (SGC-POL-001)
y en el Compendio de Buenas Prácticas para la Gestión y Control Integral de Procesos, las cuales son
(ver numeral 1.3.2):
Compromiso con la vida: El compromiso con la vida, la protección ambiental y la prevención
de lesiones y enfermedades están presentes en todas nuestras actividades. En consecuencia,
efectuamos nuestros mejores esfuerzos para proteger la vida de las personas y el entorno,
aplicando los estándares adecuados de seguridad y salud en el trabajo, mientras que cuidamos
el medio ambiente y aseguramos la sostenibilidad de las operaciones. Tratamos con especial
cuidado el agua y nuestra riqueza ambiental, como elementos esenciales del bienestar
social.
Desarrollo sostenible: Aseguramos el logro de objetivos empresariales en el largo plazo
basados en el equilibrio económico, social y ambiental. Generamos prosperidad compartida
en los territorios en los que operamos, creando relaciones de respeto mutuo, reconocimiento y
diálogo con las comunidades.
Información y comunicación: Declaramos la información como un activo clave para la gestión y
toma de decisiones. Comunicamos y divulgamos información relevante a nuestros grupos
de interés, mediante un adecuado tratamiento de la misma, cumpliendo con la normatividad
vigente en cuanto a calidad, seguridad, propiedad intelectual y privacidad.
3.2.6 Actividades críticas en la atención del desastre
Las actividades críticas en la atención del desastre incluyen: Consolidar los daños y la afectación a la prestación de los servicios básicos de respuesta como
consecuencia de la emergencia. Para los escenarios de desastre se pueden estimar previamente
esta afectación y el comandante la podrá tener de referencia.
Identificación de necesidades de recursos humanos y materiales para la atención, análisis y
evaluación de necesidades.
Adaptar la estructura organizacional de respuesta de acuerdo con los requerimientos y evolución
de la emergencia.
Establecer las prioridades de la respuesta, alineado con el Modelo Sistema Comando de Incidentes
y de acuerdo con la información recopilada.
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Activar y escalar las necesidades relacionadas con recursos.
Escalar las necesidades orientadas hacia el plan de continuidad de la organización o acciones
desde el Comité de Crisis Empresarial.
3.2.7 Actualización de los planes de emergencia y contingencia
Se realizará anualmente un proceso de actualización de los planes de emergencias y contingencias PEC
en cada una de las instalaciones.
3.3 Preparación y ejecución de la recuperación
Con base en la Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades (EDAN), se establecerán posibles
alternativas y acciones que podrían implementarse para restablecer el normal funcionamiento sobre una
comunidad, medio ambiente, o infraestructura afectada, dependiendo de la causa de la emergencia y el
grado de responsabilidad de la organización sobre la misma.
4. IMPLEMENTACIÓN SECTORIAL Y ARMONIZACIÓN TERRITORIAL
Como elemento transversal a los procesos definidos por la Ley 1523 de 2012, se requieren de
mecanismos y espacios de la comunicación y divulgación que apalanquen las acciones derivadas del
conocimiento, reducción y manejo. Para ello Ecopetrol, ha establecido la Guía para la construcción de
planes de relacionamiento y comunicación con los grupos de interés, comunidad y estado a nivel local
(GDE-G-004). Esta tiene como objetivo establecer lineamientos para la planeación, seguimiento y
evaluación de los espacios y mecanismos de relacionamiento entre Ecopetrol y los grupos de interés
“comunidad” y “estado” a nivel local y regional, con el fin de construir y mantener relaciones de confianza
y cooperación que permitan generar condiciones de bienestar y prosperidad compartida en las áreas en
las que opera Ecopetrol, o planea hacerlo.
La Guía provee lineamientos y aspectos metodológicos, los cuales incluye:
La identificación y caracterización de los actores relevantes
La definición de los objetivos de relacionamiento
La identificación y planeación de los espacios de relacionamiento
Así como el seguimiento, control y evaluación de las acciones de relacionamiento y comunicación.
Ahora bien, en lo específico para los procesos de socialización y comunicación de los PGRDEPP, la
Gerencia HSE ha establecido las siguientes directrices para los procesos de divulgación de los Planes:
Se requiere definir una estrategia de comunicación del PGRDEPP por gerencia, la cual debe incluir:
o La conformación de un equipo interdisciplinario para comunicar de manera integral los
riesgos a los grupos de interés
o Interrelacionar los procesos de comunicación con los requerimientos ambientales
existentes, asociados por los Planes de Gestión de Riesgo incluidos en los instrumentos
de ambientales y los Planes de Emergencia y Contingencia (PEC)
o Incluir espacios de divulgación adicionales en los PEC, de ser necesario, y relacionarlos en
el Programa anual de preparación a emergencias (GHS-F-142)
o Es mandatorio el establecimiento de espacios de divulgación e involucramientos con los
Consejos Territoriales de Gestión de Riesgo de Desastres.
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Se deben incluir actividades de comunicación y divulgación para las siguientes poblaciones
objetivos:
o Personal relacionado con la operación (directo e indirecto)
o Consejos y autoridades territoriales
o Comunidades.
Los procesos de comunicación y divulgación deben incluir los procesos de:
o Conocimiento del riesgo
o Reducción del riesgo
o Manejo del desastre.
Como se mencionó con anterioridad, la Gerencia HSE, realiza seguimiento a las acciones de comunicación
y divulgación, a través del seguimiento de los Programas anuales para la preparación a emergencias.
5. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DEL PGRDEPP
Ecopetrol realiza seguimiento y verificación de los PGRDEPP a través de sus Sistema de Gestión HSE, en
sus tres (3) procesos: conocimiento, reducción y manejo, e integra en armonía los resultados de sus
análisis técnicos en los procesos de licenciamiento (ambiental y de entorno).
Para ello, se han definido indicadores asociados con cada uno de los procesos de la Ley 1523 de 2012,
los cuales cubren de manera integral los veintidós (22) componentes del sistema.
Los PGRDEPP son identificados mediante código único generado por la Gerencia HSE de Ecopetrol. Cada
uno de los Planes generados por las gerencias, debe ser sistematizado en el repositorio de documentación
corporativo26, lo que permite la trazabilidad de las versiones generadas, así como las instancias de
revisión y ajuste (Decreto 2157 de 2017).
6. REVISIÓN Y AJUSTE DEL PGRDEPP
Los PGRDEPP deben ser revisados y ajustados, cuando:
Se ha cumplido un (1) año de su vigencia, o
Se requiere armoniza la información entre los PGRDEPP y los PEC. Los escenarios de desastre
deben estar incluidos en los PEC de forma explícita. Se debe indicar que es un escenario de
desastre a la luz del Decreto 2157 de 2017 y se deben distinguir con claridad de los otros
escenarios de riesgo.
Tal como se mencionó anteriormente, las revisiones y ajustes se darán por:
Necesidades externas
o Ante una solicitud de cambio menor a una autoridad (p.ej. nuevo pozo).
o Ante una solicitud relacionada con los instrumentos ambientales:
Estudios de Impacto Ambiental (EIA).
Planes de Manejo Ambiental Integrales (PMAI).
Planes de Manejo Ambiental Específicos (PME).
Medidas de Manejo Ambiental (MMA), y demás estudios ambientales donde se
establezca la ejecución de actividades que impliquen riesgos.
26 Intranet Ecopetrol: SGI-Consulta Documentos Normativos y de Gestión
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
o Ante el vencimiento del término (p.ej. “…revisado y ajustado anualmente…” - Decreto
2157, Artículo 2.3.1.5.2.8.1).
Necesidades internas:
o Ante un cambio mayor en los activos (p.ej. actualización de unidades, aumentos de
capacidad27).
o Ante la revisión y la actualización de los Planes de Emergencia y Contingencia (PEC).
o Ante la actualización de los análisis de riesgos y consecuencias de los activos.
o Ante la actualización de la información disponible asociada con amenazas ajenas a la
operación (p.ej. nueva información asociada amenazas naturales, socionaturales o
antrópicas).
o Ante la incorporación o reincorporación de activos.
o Ante la materialización de eventos no previstos en los análisis de riesgos y consecuencias.
La revisión y el ajuste de los PGRDEPP deben:
Ser documentada en el Anexo 1 de esta Plantilla (Control de revisiones y ajustes).
Ser radicada anualmente en los Consejos Territoriales, tal como lo establece el Decreto.
Ser armonizada con los planes de los instrumentos ambientales y los PEC. La información entre
los instrumentos debe ser consistente y actualizada.
Incluir las acciones de socialización y comunicación de los PGRDEPP28, en las actividades del PEC
de:
o Divulgación a comunidades.
o Divulgación a autoridades y entidades.
Las revisiones por cambios menores que no involucren ajustes en el Plan, deben ser documentadas en
el Anexo (Control de revisiones y ajustes) y debe ser comunicadas a la autoridad en la solicitud. En este
caso, no es necesario radicar nuevamente el PGRDEPP ante el Consejo Territorial.
Por otra parte, si por un cambio menor se requiere el ajuste del Plan, se debe notificar a la autoridad a
la que se le solicita el cambio y el nuevo PGRDEPP debe ser radicado ante el Consejo Territorial.
Con el ánimo de aclarar las responsabilidades relacionadas con la realización, revisión y ajuste de los
PGRDEPP, se presenta a continuación la matriz de la asignación de responsabilidades (Tabla 13).
Tabla 13. Matriz RASCI asociada con la realización, revisión y ajuste de los PGRDEPP
Actividades primarias
Vic
ep
resi
den
te
resp
on
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ble
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e
los
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Geren
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Resp
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ble
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ico
R
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on
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de
co
mu
nic
a
cio
nes
Revisar y ajustar de un PGRDEPP
existente o elaborar un nuevo
PGRDEPP (incluye asignación de
recursos)
A R C C S S C S I -
27 Tenga en cuenta que el PGRDEPP debe identificar e incluir los escenarios de desastre, sin importar la fase de vida en que se encuentren los
activos (p.ej. operación, mantenimiento, construcción, conexión, precomisionamiento, abandono temporal, abandono definitivo) 28 Nota: Toda comunicación de los PGRDEPP debe tomar en cuenta los lineamientos comunicados por la Gerencia HSE-GHS, memorando
fechado el 10 de abril de 2019 (Radicado 2-2019-093-5986).
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Actividades primarias
Vic
ep
resi
den
te
resp
on
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e
los
acti
vo
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Geren
te
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juríd
ico
R
esp
on
sa
ble
de
co
mu
nic
a
cio
nes
Asegurar el procesos
de identificación, análisis y
evaluación de los riesgos nuevos
o existentes (Capitulo 1 y 2 del
PGRDEPP)
- A S C S S R C C -
Actualizar/ Ajustar los PEC de
acuerdo con los escenarios
analizados y documentar los
requerimientos establecidos en el
capítulo 3 del PGRDEPP “Manejo
del Desastre”
- A S R S S C C C -
Incluir los escenarios de desastre
en el PEC, planes de ayuda mutua
y acuerdo de cooperación
A A S R I - I I I -
Incluir en la estrategia de
comunicación del PEC la
comunicación de los escenarios
PGRDEPP
A A C R - - S S I S
Radicar el PGRDEPP ante los
consejos territoriales para la
gestión del riesgo de desastres
A R S S I I I I C I
Radicar el PGRDEPP ante otras
autoridades ambientales A R R I I I I I C I
Comunicar a la población de la
empresa (interna) A R S R I I I I I S
Comunicar a la población del área
de influencia (externa) los
resultados del Plan
A R S R I I I C C S
Atender solicitudes de las
autoridades relacionadas con el
PGRDEPP
A R R C C I C C C I
Atender solicitudes del público en
los relacionado al PGRDEPP A R S S I I S C C I
(R) Responsable de asegurar el cumplimiento
(A) Quien acepta el accountability por la decisión frente a la organización (sólo uno por actividad))
(I) Individuo/área informada del resultado de la actividad oportunamente
(C) Individuo/área que debe proveer input o ser parte del proceso de decisión (consultado)
(S) Quien contribuye o incluso proporciona recursos para la adecuada identificación, desarrollo y
ejecución de una actividad (soporte)
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
* GIRO u otras instancias responsables de ARP.
Finalmente, la revisión anual de los PGRDEPP permite la mejora continua, en cada uno de los procesos
de conocimiento del riesgo, reducción del riesgo y manejo del desastre.
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Anexo 1
CONTROL DE REVISIONES Y AJUSTES ASOCIADOS CON ESTE DOCUMENTO
Consecuti
vo Fecha revisión
(dd/mm/aaaa)
Descripción de la
revisión
Requiere
Ajuste Descripción del
ajuste
Fecha ajuste
(dd/mm/aaaa)
No. de reg.
del
profesional
responsable
Expediente
ANLA
relacionados
Alcance ICA
/ PMA-LA Sí No
001 30/11/2020 Revisión anual del
PGRDEPP X NA NA E0012197
Todos los
mencionados
en la Tabla 2
Todos los
mencionados
en la Tabla 2
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Anexo 2
DESCRIPCIÓN DE LOS ESCENARIOS DE DESASTRE
Vicepresidencia de Refinación y Procesos Industriales
Refinería de Cartagena
Instalación o proyecto: Operación de Plantas Nuevas en la Refinería de Cartagena
Descripción del escenario:
Pérdida de contención (Fuga) de Ácido Fluorhídrico (HF) en la sección de reacción de la unidad 044,
con formación de nube tóxica que afectase a la Refinería de Cartagena y las comunidades vecinas,
dependiendo de la dirección del viento se podría afectar a la comunidad de Membrillal.
Código del
escenario
044-D-
04/R3/H330
Fecha de
identificación 16/11/2018
Última
fecha de
revisión
15/11/2018
Diagrama de corbatín asociado con el escenario
Barreas de prevención Barreras de mitigación
Nombre de la barrera o el control
Co
no
ci-
mie
nt
o
Red
u
cció
n
Nombre de la barrera o el
control Red
u
cció
n
Man
e
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Control de Humedad en el sistema X Sistema de Cortina de agua. X
Operación dentro de Guías de control
y Ventanas Operativas X X
UC01 (SIS asociado al
desinventariado de HF por
emergencia)
X X
Piping Class 3CB2S03 y diseño de
proceso (material Tambor y Reactores ASTM A 516 GR 70)
X X HF aditivado con Betapicolina X
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Disponibilidad/operabilidad de PSV-
1990 X Plan de Emergencia y Contingencia X
Arranque automático (UC25) por baja
presión en el cabezal de agua de
enfriamiento de cualquiera de las
bombas eléctricas disponibles.
X
Sistema de diluvio XV-5001 X
Fire Proofing X X
Aislamiento Térmico por fuego X X
Área de interés asociadas con el escenario de desastre
Pérdida de contención (Fuga) de Ácido Fluorhídrico (HF) en la sección de reacción de la unidad 044,
con formación de nube tóxica que afectase a la Refinería de Cartagena y las comunidades vecinas,
dependiendo de la dirección del viento se podría afectar a la comunidad de Membrillal.
En asentamientos humanos: comunidades vecinas, dependiendo de la dirección del viento se
podían afectar a la comunidad de Membrillal, la cual tiene aproximadamente 3.509 habitantes.
Frecuencia de Ocurrencia: C (< un evento en 1000 años)
Ubicación: 10°18’54,15”N , 75°29’16,98”O
Actividades PGRDEPP 2019-2020 asociadas con el escenario
Proceso de
gestión Actividad Seguimiento 2019 2020
Conocimiento
Actualización de análisis de riesgos XXX Intranet X
Ecualización de EIA Intranet X
Evaluación de efectividad las barreras (Gestión
dinámica ) Intranet X X
Reducción
Instalación de XXX barrera SAP X X
Actualización barreras (Corbatín) SAP X
Integridad SAP X X
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los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
Manejo Revisión y ajuste del PEC P8 X X
Revisión y ajuste PGRDEPP P8 X X
RELACIÓN DE VERSIONES
Documento Anterior
Versión Fecha Código y Título del Documento Cambios
1 20/12/2018 RFN-L-083 – Plan de Gestión del Riesgo de
Desastres de las Entidades Públicas y Privadas
(PGRDEPP) Refinería de Cartagena
Elaboración del
documento
Documento Nuevo
Versión Fecha Cambios
1 20/11/2019
Se reemplaza el documento RFN-L-083 – Plan de Gestión del Riesgo
de Desastres de las Entidades Públicas y Privadas (PGRDEPP) Refinería
de Cartagena ajustándose a la nueva plantilla (Plantilla 089) V2
emitida el 12/07/2019.
Para mayor información dirigirse a:
Autor(es): Luis Eduardo Pérez Martelo
Teléfono: 6683693 Buzón: [email protected]
Dependencia: Gestión Integral del Riesgo Operacional
Revisado electrónicamente por: Aprobado electrónicamente por:
LUIS BERNARDO GÓMEZ AGRESOTT
Coordinador Gestión Riesgo Operacional
Cédula de Ciudadanía No. 73.164.185
Departamento de Gestión Integral del Riesgo
Operacional
JORGE BAYONA DE LA OSSA
Jefe Departamento PRS
Cédula de Ciudadanía No. 73.137.312
Departamento de Gestión Integral del
Riesgo Operacional
Documento firmado electrónicamente, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2364 de 2012, por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones. Para verificar el cumplimiento de este mecanismo, el sistema genera un reporte electrónico que evidencia la trazabilidad de las acciones de revisión y aprobación por los responsables. Si requiere verificar esta información, solicite dicho reporte a Service Desk.