Cómo implementar

un plan personalizado

de beneficios laborales

Aprende paso a paso a crear un plan personalizado de beneficios para tus colaboradores, una guía pensada para facilitar la labor del área

de Recursos Humanos y todos los profesionales que busquen mejorarel bienestar y calidad de vida de sus colaboradores.

Guía

¿Qué aprenderás con esta guía? Los pasos fundamentales para definir un plan de beneficios personalizado, desde definir los objetivos, identificar factores que se necesitan considerar, la evaluación de necesidades, mo-tivaciones y segmentación, hasta cómo comunicar el plan de beneficios a los empleados y cuál es el mejor proceso de evaluación periódica para determinar la efectividad de los benefi-cios entregados. Además te daremos algunas ideas para crear tu plan de beneficios persona-lizados a través de empresas que trabajan directamente con Sodexo.

Por qué tener un plan

de beneficios personalizado

La ventaja de entregar planes de beneficios es clara: un trabajador feliz y tranquilo es un trabajador productivo.

Un plan personalizado de beneficios laborales puede entregar a la empresa una rentabilidad que se percibe de distintas maneras, por ejemplo, en la atracción de nuevo talento, en el au-mento de la tasa de retención o en el incremento de la productividad de la fuerza laboral.

Los beneficios están diseñados para brindarle a los trabajadores la sensación de que su em-presa los apoya tanto dentro como fuera del lugar de trabajo, en todas las etapas de la vida.

Pero cada trabajador tiene prioridades y necesidades únicas. Un plan de beneficios personali-zado bien diseñado y ejecutado tiene el potencial de proporcionar una estructura de apoyo a lo largo de las etapas de la vida, lo que permite a los empleados elegir diferentes beneficios a medida que los necesiten.

Algunos empleadores optan por tener objetivos generales de beneficios, mientras que otros incorporan los objetivos en su filosofía de compensación total. Sin embargo, los objetivos de beneficios no son estáticos y deben evaluarse y revisarse para reflejar la estrategia actual de la empresa y las necesidades de los trabajadores.

Los beneficios para la fuerza laboral son un esfuerzo importante y muchas veces costoso para las organizaciones. Y si bien algunos de ellos son de carácter obligatorio, la mayoría son de naturaleza voluntaria y los determina el empleador.

Si bien no se puede dar todo lo que quieren los trabajadores, van a sentirse escuchados y que la empresa realmenteresponde a sus necesidades.

Pasos para crear un plan

personalizado de beneficios

Para crear, adaptar o modificar un programa personalizado de beneficios, es necesario seguir una serie de pasos que nos ayudarán a definir qué es lo que nuestros trabajadores buscan y necesitan, y a tomar decisiones fundamentales para evaluar qué les podemos ofrecer, cómo comunicar el plan y establecer un proceso de evaluación periódica, para determinar la efecti-vidad de los beneficios. Revisemos punto por punto.

Un paso importante que se debe realizar con anticipación al desarrollo del programa de bene-ficios personalizado, es definir sus objetivos. Esto proporcionará una guía general para esta-blecer la selección y el diseño del mismo.

Generalmente, este proceso proporciona una descripción general de los objetivos de la organi-zación al ofrecer beneficios que reflejan las necesidades tanto del trabajador como de la em-presa.

El departamento de Recursos Humanos de la organización ayudará a guiar el desarrollo delos objetivos de beneficios, ya que estos deben estar enfocados en lograr las metas estratégi-cas generales de la organización.

Los factores que se necesitan considerar son:

Cantidad de trabajadores

Ubicación de la empresa

Tipo de industria

Convenios colectivos disponibles

Si el trabajador es remoto o presencial

Definir los objetivos1.

Si no existe un programa de beneficios actual, el empleador necesitará cotizar beneficios clave para estimar un presupuesto para este propósito. Si en cambio, ya tiene un plan de este tipo, se deben analizar los costos de los beneficios actuales, los costos proyectados y crear una hoja de cálculo presupuestaria que describa los costos de los beneficios anuales.

Para que los beneficios personalizados sean más significativos, las opciones de beneficios deben estar estrechamente vinculadas a las necesidades de varios segmentos de la fuerza la-boral y deben ser lo suficientemente diversas para satisfacer esas necesidades.

Y para entender qué necesitan nuestros trabajadores, debemos realizar una evaluación para determinar la mejor selección y diseño de beneficios en función de cada individuo. La retroali-mentación es un gran aporte en la selección y el diseño de los beneficios.

En el contexto del teletrabajo es necesario evaluar cuáles son losbeneficios que le podemos brindar a los trabajadores remotos

según sus necesidades.

Presupuesto2.

Evaluación de necesidades y motivaciones3.

La necesidad de seguridad es particularmente relevante ya que los empleadores y sus trabajadores enfrentan una incertidumbre económica sin precedentes como resultado de la pandemia del coronavirus.

En este entorno, una oferta sólida de beneficios laborales con suficientes opcio-nes para apoyar un aspecto de sus vidas que parece estar fuera de su control, es sumamente atractiva.

Para conocer las necesidades de los trabajadores, se pueden realizar consultas, entrevistas personales, cuestionarios o métodos de investigación más sofisticados.

Hacer una investigación de mercado.

Conocer lo que otras empresas están haciendo, qué está funcionando y qué no.

Revisar qué están haciendo en tu industria o sector.

Si ya existe un plan de beneficios personalizado, el empleador puede realizar una revisión de cada plan para determinar el uso real y frecuencia que le están dando los trabajadores.

También es importante preguntar a los empleados qué quieren de sus beneficios que no estén recibiendo actualmente y actuar en función de las necesidades reales, no solo las necesidades percibidas. ¿Se están utilizando los beneficios? ¿Los beneficios impactan positivamente en los colaboradores y estos los valoran?

Revisar el plan actual.

Beneficios durante la pandemia

Según la psicóloga laboral Carolina Montalva, para entregar un plan de beneficios esfundamental conocer a los trabajadores y sus motivaciones, más allá de sus necesidades básicas.

Pero la segmentación no se debe hacer solamente por grupos etarios sino también por género. Por ejemplo, las mujeres suelen preferir beneficios relacionados con la familia y los hijos.

Motivaciones y segmentación4.

El tiempo libre remunerado.

Programas diseñados para ayudar su desarrollo profesional.

Satisfacer necesidades específicas como beneficios de alimentación o descuentos para servicios personales.

Beneficios que los trabajadoresmás jóvenes valoran:

Beneficios relacionados con la familia.

Beneficios relacionados con la salud atención médica.

Beneficios relacionados con la jubilación.

Los trabajadores de mayor edad entregan más valor a:

Con los resultados obtenidos luego del proceso de investigación, es posible considerar benefi-cios según cada empleador para luego determinar el costo de proporcionar estos beneficios.

Y es aquí donde es importante plantear algunas preguntas para decidir si se agrega, cambia o elimina beneficios al plan de cada trabajador.

La estrategia de comunicación es un componente crítico para la planificación y gestión de beneficios porque es fundamental que los trabajadores entiendan qué se les está ofreciendo y cómo sus comentarios en la etapa de investigación influyeron en el diseño de este plan.

Formular un programa de plan de beneficios5.

Comunicar el plan de beneficios a los empleados6.

¿Se pueden realizar cambios en el diseño del plan actual para inducir ahorros de costos?

¿Se pueden eliminar los beneficios menos valorados o menos utilizadospor los empleados?

¿Cuáles son los costos administrativos de los beneficios?

¿Hay recursos para administrar internamente, o será necesario encargarel manejo del plan a empresas externas?

¿Es posible reunir una gama de beneficios lo suficientemente ampliapara satisfacer todas las necesidades de los empleados?

Crear conciencia y apreciación de los beneficios nuevos o existentes.

Fomentar el uso de los beneficios.

Proporcionar un alto nivel de comprensión de los beneficios ofrecidos.

El éxito de este enfoque de beneficios personali-zados radica en una comunicación integral y continua para que los empleados siempre sepan lo que está disponible para ellos.

Para llevar a cabo una estrategia de comunicación, se deben seguir algunos pasos clave:

Definir los objetivos estratégicos. Se debe informar, resolver dudas e incluso percepciones erróneas sobre lo que la empresa proporciona.

Determinar quién va a emitir y quién va a recibir la información, qué mensajes se van a reforzar y qué acciones se van a llevar a cabo para conseguir un impacto positivo.

Elegir las herramientas de comunicación adecuadas para que el mensaje llegue al mensaje al destinatario de forma rápida, cómoda e interactiva.

Evaluar toda la estrategia de comunicación, no solo al concluir la campaña, sino durante el desarrollo de la misma.

Para determinar la efectividad de un plan de beneficios personalizado es necesario revisar-los periódicamente para evaluar si cumple con los objetivos de la organización y las nece-sidades de los empleados.

Hay muchos factores que pueden incidir en este punto y que cambien las necesidades de los trabajadores:

Se debe considerar el desarrollo de mediciones para evaluar los programas de beneficios y hacer los ajustes necesarios, ya sea a través de encuestas de satisfacción, entrevistas, etc.

Proceso de evaluación periódica para determinar la efectividad de los beneficios

7.

Demografía de la fuerza laboral

Cambios en la empresa

La economía

Formación de una familia

Desastres (como por ejemplo, una pandemia como la del Covid-19)

¿Qué quieren los trabajadores?

La clave hoy es trabajar el bienestar.

Según datos del Índice de Calidad de Vida Sodexo 2020, el desarrollo personal, el reconoci-miento, la salud y el bienestar, son áreas que se encuentran en deuda y donde más insatis-facción sienten los trabajadores en su vida laboral.

En cuanto al ranking de beneficios entregados por las empresas, el estudio indica que los hombres se inclinan por beneficios monetarios, mientras las mujeres prefieren flexibilidad horaria y obtener permisos relacionados con familia e hijos. Y si bien los beneficios económi-cos son los más solicitados, son los peores evaluados y son aquellos con valor simbólico los que cuentan con mejor evaluación.

El ámbito laboral sigue siendo la base de la calidad de vida general, por lo tanto, es funda-mental poner el foco en pensar en colectivo, empatizando y colaborando con los trabajado-res.

Los mejores planes de beneficios ofrecen a los empleados una sensación de seguridad y bien-estar. En general, los empleados buscan una mayor seguridad, pero lo que eso significa varía según el empleado en función de la edad, estado civil, el género, el salario y otros factores.

Como ya hemos revisado, para crear un programa de beneficios debemos estudiar qué nece-sitan nuestros colaboradores, aunque muchas veces ellos no lo sepan bien.

Una opción muy en boga hoy en día es elegir beneficios enfocados en mejorar la calidad de vida y la salud, con medidas y actividades que apunten a la prevención de enfermedades. ¿Cómo? Con beneficios relacionados a la alimentación saludable, a la salud mental y física a través de talleres de recetas, la entrega de alimentos frescos, actividades al aire libre o servi-cios que estén directamente relacionados al espacio de trabajo de los colaboradores, entre otros. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de empresas que trabajan con Sodexo para entregar este tipo de soluciones y beneficios a sus equipos de trabajo.

Ideas para crear tu plan de

beneficios personalizado

MUVU nace de la idea de que la gente se preocupa de su salud cuando necesita atención y no antes. Según Mónica Rau, CEO de MUVU, esto ocurre porque la salud es 100% curativa y no preventiva. “Los índices de obesidad en Chile ya eran preocupantes antes de la pandemia, pero según un informe de IPSOS, durante este periodo se estima que los chilenos subieron 7.4 kilos en promedio”, enfatiza. “Las personas generalmente dicen no tener tiempo, esa es una de las excusas principales, pero sabemos que con todas las plataformas online se puede hacer ejercicio en cualquier parte y momento si es que hay ganas”, manifiesta Mónica. “Y creemos que las empresas se tienen que hacer cargo de cierta forma de la salud y del bienestar de las personas y ayudar-las a entender esta educación en términos de prevención. Además, no sólo beneficia al cola-borador sino también al grupo familiar ”.

A través de su aplicación, MUVU le ofrece a las empresas un programa de comu-nicación en la palma de la mano de los colaboradores, ayudándolos a interactuar con su equipo de trabajo de forma entretenida, haciendo desafíos relacionados a actividad física, nutrición, salud mental. Todas estas actividades se pueden can-jear por recompensas que entregan las organizaciones.

Según Mónica, “hay algunas empresas que conocen bien a sus equipos y ofrecen zapatillas, gi� cards para gimnasios o spa, entradas para el cine o días de vacaciones. Se vuelve bastan-te entretenido cuando el área de Recursos Humanos de las organizaciones se involucran en cómo motivar a las personas según sus distintas motivaciones”.

MUVU: una app enfocada en la

prevención de enfermedades

Portal Vive Activo es una plataforma que entrega contenido de valor y la posibilidad de que los usuarios acumulen puntos. Es una forma de entregar un reconocimiento a su compromi-so y motivación, participando en actividades que apuntan a mejorar la calidad de vida de los colaboradores. “En las empresas ocupan canales internos de comunicación para que sus colaboradores par-ticipen en actividades”, dice Ramiro Gonzalez, Director General de Portal Vive Activo, “pero en la mayoría de los casos no se logra es el objetivo porque no hay un seguimiento constante o no existen esas instancias que favorezcan la recopilación de datos para tomar decisiones y poder replantear programas o continuar con una línea de éxito, si ese fuera el caso”.

Portal Vive Activo permite a las empresas levantar indicadores y gestionar de manera práctica toda su parrilla programática de actividades, haciendo segui-miento y levantando datos que permitan una oportunidad de mejora continua del proceso.

Portal Vive Activo: desafíos que

impactan en la calidad de vida

El portal entrega la opción de cargar todo el plan para que el usuario sepa de las actividades, acumule puntos, vea lo que se viene más adelante, y esos datos estén visibles. Entre las actividades con más impacto entre los usuarios, está el programa Nútrete y los talleres Nutrichef: duran una hora y buscan educar a las personas de cómo alimentarse más saludable y romper el mito que comer más sano es comer forme o comer caro. También realizan cápsulas de máximo 10 minutos donde presentan rutinas express con ob-jetivos concretos, por ejemplo, para fortalecer abdominales. Además crean desafíos para los usuarios, ya sea cargando videos o fotos. “En septiembre estuvimos con los desafíos diecio-cheros. A la gente le gusta vestir a su gato con la bandera chilena o de huaso. Suben fotos y las personas pueden votar, generar comentarios y sumando puntos así como una red social interna”, señala Ramiro.

La Frutología es un servicio que ofrece frutas y snacks saludables a las empresas para que ellos les den esos productos a sus colaboradores. Su misión, dice su fundador José Alvarez, es “contribuir a que la gente tenga una experiencia similar comiendo más sano”. “Vimos que las empresas les estaban dando más foco al área de bienestar y estaban comen-zando a sumar beneficios a favor de sus colaboradores. Y nos dimos cuenta que no existía este servicio, así que decidimos lanzarlo a fines del 2011. Diría que alrededor del 2014 esta idea comenzó a tomar vuelo y más oficinas empezaron a ofrecer frutas como beneficio para sus trabajadores”, dice José. “Luego sumamos otras líneas de productos, como lácteos y snacks saludables”.

“Nuestro foco es ayudar a las empresas a mantener felices a su equipos de traba-jo y la forma que encontramos es entregando un catalizador de felicidad como puede ser la comida saludable” – José Alvarez, fundador de La Frutología.

“En general, las empresas están más abiertas y ya casi obligadas a generar este tipo de ini-ciativas. Es un tema de salud general de las personas”, afirma José Alvarez. Durante la pan-demia se adaptaron creando cajas de snacks que las empresas pueden enviar a sus trabaja-dores a domicilio, pero siguen entregando su servicio para oficinas.

La Frutología: el poder de

la alimentación saludable

Los planes de Workout Fitness buscan entregar un beneficio enfocado en mejorar la calidad de vida en base a la actividad física a través del entrenamiento, nutrición, pausas activas y kinesiología (específicamente, ergonomía). Según Robert Perry, socio fundador de Workout Fitness, “se busca cambiar ciertos hábitos de conducta dentro del puesto de trabajo en función de una mejora de calidad de vida y de salud del trabajador ”, afirma Robert.

“Es un beneficio también para la empresa porque ayuda a evitar posibles licen-cias por casos comunes como tendinitis en el trabajo por posturas repetitivas” - Robert Perry socio fundador de Workout Fitness.

A través de las rutinas se motiva a las personas a que tengan un estilo de vida más activo en base a entrenamientos por tiempo o por fuerza. Esto se hace en grupos o de forma personali-zada, dependiendo del caso. Si alguna persona quiere contratar de forma particular, se le en-trega un beneficio por estar en convenio con nosotros que puede ser un porcentaje de des-cuento, un dos por uno, dependiendo si la actividad es grupal o personalizada. En el caso del servicio de ergonomía, un kinesiólogo visita puesto por puesto para observar y evaluar el cubículo de la persona, si la silla tiene buen respaldo o apoyabrazos, la postura de cada persona, etc, y puede dar una especie de diagnóstico de lo que le puede pasar si sigue con la misma postura, por ejemplo. Cada colaborador puede solicitarlo de forma particular a la empresa.

Workout Fitness: planes

de gimnasia laboral

Repasemos cada punto para

crear un programa de beneficios

personalizado

Definir los objetivos para tener una guía general para establecer la seleccióny el diseño del plan de beneficios.

Definir el presupuesto para este proyecto.

Evaluar las necesidades, pero también las motivaciones que mueven a nuestros colaboradores. Hacer una investigación de mercado a través de encuestas, revisar qué está haciendo la competencia. Revisar el grupo de beneficios actuales para ver qué rescatar, eliminar o reevaluar y tomar en cuenta la elección de beneficiosasociados a la contingencia por la pandemia.

Motivaciones y segmentación según grupo etario, sexo, departamento, etc.

Formular un programa de beneficios para cada colaborador en base a los resultados obtenidos en el proceso de investigación, para luego determinar el costo del plan final.

Estrategia de comunicación para que el equipo conozca cuáles estána su disposición.

Desarrollar un proceso de evaluación periódica para determinar la efectividadde los beneficios ofrecidos a los colaboradores.

Conclusión

Por supuesto, descubrir qué beneficios quieren y valoran las personas no es tan sencillo y no siempre aparece en los análisis de datos. A veces, los propios trabajadores no saben exacta-mente lo que necesitan. E incluso si lo hacen, es posible que no estén seguros de que haya un beneficio que satisfaga esa necesidad.

Sin embargo, entregar un plan de beneficios personalizado va a afectar la forma en que los trabajadores ven a la empresa donde trabajan lo que va a incidir directamente en la producti-vidad de cada individuo.

Guía

Cómo implementar un plan

personalizado de beneficios

laborales