PLAN DE AUDITORÍA EN EL ÁREA DE INGRESOS PROPIOS DE...
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PLAN DE AUDITORÍA EN EL ÁREA DE INGRESOS PROPIOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “RAFAEL MARÍA BARALT” PROCESO DE RECAUDACIÓN MATRÍCULA DE POSTGRADO LIC. LAURA JOSEFINA LAURETTA CORTÉZ UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA (CONVENIO UCLA – LUZ) MARACAIBO, SEPTIEMBRE 2002
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PLAN DE AUDITORÍA EN EL ÁREA DE INGRESOS PROPIOS DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “RAFAEL MARÍA BARALT”
PROCESO DE RECAUDACIÓN MATRÍCULA DE POSTGRADO
LIC. LAURA JOSEFINA LAURETTA CORTÉZ
UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
(CONVENIO UCLA – LUZ)
MARACAIBO, SEPTIEMBRE 2002
ÍNDICE GENERAL
Página
AGRADECIMIENTO................................................................................. viii
CURRÍCULUM VITAE........................................................................... ix
RESUMEN.............................................................................................. x
ÍNDICE GENERAL.................................................................................. xi
ÍNDICE DE CUADROS........................................................................... Xv
ÍNDICE DE GRÁFICOS.......................................................................... xvi
ÍNDICE DE FIGURAS............................................................................ xi
ÍNDICE DE ANEXOS.............................................................................. xiii
INDICE DE MATRIZ................................................................................ xix
INTRODUCCIÓN....................................................................................
1
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA
1. Planteamiento del Problema..............................................................
1.1. Formulación del Problema........................................................
1.2. Sistematización del Problema...................................................
5
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13
2. Objetivos de la Investigación.............................................................
2.1. Objetivos Generales....................................................................
2.2. Objetivos Específicos..................................................................
14
14
14
3. Justificación de la Investigación.........................................................
3.1. Justificación Teórica....................................................................
3.2. Justificación Metodológica..........................................................
3.3. Justificación Práctica...................................................................
15
16
16
16
4. Alcance y Limitaciones………………………………………………...
5. Delimitación de la Investigación.....................................................
16 17
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
1. Revisión Bibliográfica.......................................................................... 19
2. Antecedentes de la Investigación........................................................
Página
20
3. Bases Teóricas...................................................................................
3.1. Auditoría......................................................................................
28
28
3.2. Clases de Auditoría....................................................................
3.3. Tipos de Auditoría......................................................................
3.4. Auditoría Interna......................................................................
3.5. Proceso de Auditoría Interna...................................................
3.5.1. Etapa de Planificación....................................... .....
3.5.1.1. Planificación Estratégica...............................
3.5.1.2. Planificación Detallada..................................
29
30
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36
37
3.5.2. Etapa de Ejecución................................................
3.5.3 Informe de Auditoría Interna....................................
39
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3.5.2.1. Características del Informe...........................
3.5.2.2. Estructura del Informe.................................
44
44
3.5.4. Seguimiento ó Monitoreo........................................... 46
3.6. Auditoría de Ingresos Propios................................................... 46
3.7. Control Interno........................................................................... 50
3.8. Introducción de Riesgo..........................................................
3.8.1. Riesgo del Negocio......................................................
3.8.2. Riesgo de Auditoría.....................................................
3.8.3. La Materialización o la Importancia y el Riesgo..........
54
56
56
59
3.9 . Proceso Administrativo de la Entidad.......................................
3.9.1. Proceso de Planeación...............................................
3.9.2. Proceso de Organización........................................
3.9.3. Proceso de Dirección..................................................
61
62
63
67
3.9.4. Proceso de Control..................................................... 68
4. Bases Legales………………………………………………………
4.1. La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela…….
4.2. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
Bolivariana de Venezuela y del Sistema de Control Fiscal…….
4.3. Ley Orgánica de Salvaguarda al Patrimonio Público……….…
4.4. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público……………………………………………………………….
4.5. Normas Generales del Control Interno……………………………
4.6. Normas Generales de Auditoría de Estado……………………..
4.7. Normas Generales del Funcionamiento Coordinado de los
Sistemas de control Externo e Interno……………………………
4.8. Reglamento Interno de la U.N.E.R.M.B. …………….…………
4.9. Normas obre Ingresos Propios de la U.N.E.R.M.B.…………….
5. Sistema de Variable..........................................................................
5.1. Variable de Estudio.................................................................
5.2. Conceptualización de las Variables........................................
5.3. Definición Operacional............................................................
5.4. Indicadores.............................................................................
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70
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76
6. Definición de Términos Básicos...................................................... 80
CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO
1. Tipo de Investigación………………………………………………….....
2, Población y Muestra………………………………………………………
3. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos……………………
4. Validez de Contenido del Instrumento……………………………….…
5. Técnicas de Procesamiento y Análisis……………………………….…
6. Procedimiento de la Investigación………………………………………
CAPITULO IV. ANÁLISIS e INTERPRESENTACIÓN DE LOS
RESULTADOS
1. Presentación de los Resultados..........................................................
2. Análisis de los Resultados..................................................................
3. Interpretación de los Resultados.............................................................
CAPITULO V. PRESENTACIÓN DEL DISEÑO
Presentación del Diseño......................................................................... 148
Plan de Auditoría..................................................................................... 151
Plan y Procedimiento de Auditoría para PRMPU.................................... 164
83
85
87
88
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90
Página
92
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165
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186
206
212
215
Propuestas al PRMPU............................................................................
Estructura Organizativa………………………………………………………
Procedimientos………………………………………………………………..
Normas de Control Interno PRMPU.........................................................
Glosario...................................................................................................
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...........................................
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS........................................................
ANEXOS..................................................................................................
219
223
ÍNDICE DE CUADROS
CUADROS Página
No. 1 Matriz de Evaluación del Riesgo de Auditoría............................... 49
No. 2 Operacionalización de las Variables............................................... 78
No. 3 Distribución de la Población según sus características.................. 86
No. 4 Ciclo Actual del PRMPU................................................................. 162
No. 5 Proceso Actual de la Matrícula de Postgrado de la UNERMB....... 163
No. 6 Cronograma de Actividades........................................................... 177
No. 7 Estructura y Presentación del Informe............................................ 179
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICOS Página
No. 1 Relación Confianza – Riesgo...................................................... 161
ÍNDICE DE FIGURA
FIGURA Página
No. 1 Estructura Organizativa de la Coordinación Administrativa del Postgrado
de la UNERMB (Propuesto)....................................
183
No. 2 Simbología de Flujograma............................................................ 185
No.3 Flujograma de Procedimiento Recepción y Registro de Ingresos
(Propuestos)..................................................................................
193
No. 4 Flujograma Procesos de Inscripción...................... ....................... 200
No.5 Flujograma Elaboración de Conciliaciones Bancarias. Coordinación
Administrativa del Postgrado (Propuesto).............
No. 6 Organigrama de Postgrado de la UNERMB (Actual)...................
204
280
No. 7 Organigrama Coordinación Administrativa de Postgrado de la UNERMB
(Actual)..........................................................................
281
(Actual)..........................................................................
No. 8 Flujograma de Procedimiento Recepción y Registro de Ingresos
(Actual).........................................................................................
286
No.9 Flujograma Elaboración de Conciliaciones Bancarias. Coordinación
Administrativa del Postgrado (Actual).....................
289
No. 10 Flujograma Elaboración de Conciliaciones Bancarias-Unidad de
Finanzas (Actual)...........................................................................
291
No. 11 Flujograma Elaboración de Conciliaciones Bancarias-Unidad de
Contabilidad (Actual).....................................................................
293
ÍNDICE DE A N E X O S
A N E X O S Página
No. 1 Instrumento de Validación.............................................................. 224
No. 2 Instrumento de Recolección de Datos........................................... 260
No. 3 Procedimiento Actual...................................................................... 279
ÍNDICE DE MATRIZ
M A T R I Z Página
No. 1.......................................................................................................... 94
No. 2......................................................................................................... 95
No. 3......................................................................................................... 96
No. 4......................................................................................................... 96
No. 5......................................................................................................... 97
No. 6......................................................................................................... 98
No. 7......................................................................................................... 98
No. 8......................................................................................................... 99
No. 9......................................................................................................... 100
No. 10....................................................................................................... 100
No. 11........................................................................................................ 101
No. 12........................................................................................................ 102
No. 13........................................................................................................ 102
No. 14........................................................................................................ 103
No. 15........................................................................................................ 104
No. 16........................................................................................................ 105
No. 17........................................................................................................ 105
No. 18........................................................................................................ 106
No. 19........................................................................................................ 107
No. 20........................................................................................................ 108
No. 21........................................................................................................ 108
No. 22........................................................................................................ 109
No. 23........................................................................................................ 109
No. 24........................................................................................................ 110
ÍNDICE DE MATRIZ
M A T R I Z Página
No. 25........................................................................................................
111
No. 26........................................................................................................ 111
No. 27........................................................................................................ 112
No. 28........................................................................................................ 112
No. 29........................................................................................................ 113
No. 30........................................................................................................ 113
No. 31........................................................................................................ 114
No. 32........................................................................................................ 115
No. 33........................................................................................................ 116
No. 34........................................................................................................ 117
No. 35........................................................................................................ 117
No. 36........................................................................................................ 118
No. 37........................................................................................................ 119
No. 38........................................................................................................ 119
No. 39........................................................................................................ 120
No. 40........................................................................................................ 121
No. 41........................................................................................................ 121
No. 42........................................................................................................ 122
No. 43........................................................................................................ 123
No. 44........................................................................................................ 124
No. 45........................................................................................................ 125
No. 46........................................................................................................ 125
ÍNDICE DE MATRIZ
M A T R I Z
Página
No. 47........................................................................................................ 126
No. 48........................................................................................................ 127
No. 49........................................................................................................ 127
No. 50........................................................................................................ 128
No. 51........................................................................................................ 129
No. 52........................................................................................................ 129
No. 53........................................................................................................ 130
No. 54........................................................................................................ 131
No. 55........................................................................................................ 131
No. 56........................................................................................................ 132
No. 57........................................................................................................ 132
No. 58........................................................................................................ 133
No. 59........................................................................................................ 133
No. 60…………………………………………………………………………… 134
No. 61........................................................................................................ 135
No. 62........................................................................................................ 135
No. 63........................................................................................................ 136
No. 64........................................................................................................ 137
No. 65........................................................................................................ 137
No. 66........................................................................................................ 138
No. 67........................................................................................................ 139
No. 68........................................................................................................ 139
No. 69........................................................................................................ 139
No. 70........................................................................................................ 139
ÍNDICE DE MATRIZ
M A T R I Z
No. 71…………………………………………………………………………
Página
141
PLAN DE AUDITORÍA EN EL ÁREA DE INGRESOS PROPIOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
“RAFAEL MARÍA BARALT” PROCESO DE RECAUDACIÓN MATRÍCULA DE POSTGRADO
RESUMEN
Lic. LAURA JOSEFINA LAURETTA CORTÉZ. La presente investigación tiene como objetivo diseñar un Plan de Auditoría Interna para el Proceso de Recaudación de la Matrícula de Postgrado en el Área de Ingresos Propios para la Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt”., ubicada en la Costa Oriental del Lago, Estado Zulia. Con la finalidad de proponer un instrumento que permita elaborar un plan de auditoría, mediante el análisis previo del área u objeto que se piensa auditar, identificando el nivel de riesgo, la importancia relativa y las área criticas; el propósito de lo que se quiere lograr con la auditoría, elaborando el plan a ser ejecutado mediante la clara definición de la visión, misión, objetivos, propósito, procedimientos, extensión y el momento adecuado de ejecutarse la auditoría. Las bases teóricas que sirvieron para explicar el comportamiento de las variables fueron extraídas de autores conocidos y pertinentes para alcanzar tal fin. La investigación se calificó de tipo descriptiva, de campo y documental. La recolección de datos se realizó a través de un cuestionario la entrevista individual no estructurada y la revisión documental de las fuentes enmarcados por la población objeto de estudio, conformada por once (11) personas que labora en área. El instrumento aplicado fue validado por cinco (5) expertos. Los resultados obtenidos por medio del instrumento permitiendo deducir que la Unidad de Auditoría Interna de la U.N.E.R.M.B., no cuenta con una plan de auditoría enmarcado en los linimientos propuestos logrando alcanzar, el éxito del trabajo y el logro de los beneficios en el área objeto de la auditoría. Palabras Claves: Auditoría, control interno, importancia relativa, oportunidad,
plan, planificación, procedimientos, riesgo.
INTRODUCCIÓN
La Unidad de Auditoría Interna, ubicada en la propia institución ejerce funciones
fiscalizadoras de las actividades, y coadyuva con las autoridades ejecutoras de la gestión
institucional, al control de las operaciones, el logro de la calidad de los procesos
administrativos, al mejoramiento de los mecanismos de coordinación y la adecuada
comunicación entre las diferentes unidades.
Concierne a la Unidad de Auditoría Interna, mediante evaluaciones y a través de
recomendaciones verificar el grado de confiabilidad y eficiencia del sistema de control e
información en que opera la institución; para ello, requiere de un plan anual y de un plan
específico para ser aplicado a cada área u objetivo determinado, partiendo de un
conocimiento previo de lo que se desea auditar, donde la determinación del nivel de
confianza del control interno, del riesgo propio de lo que se va a auditar y de las áreas
críticas; son elementos que determinan el nivel de riesgo de auditoría (inherente, de control
y de detección). El análisis de todos estos factores lleva a definir “que se quiere hacer
para que los resultados del área u objeto auditado sean excelentes”.
En este sentido la Unidad de Auditoría traza un plan específico definiendo la visión,
misión, objetivos y propósitos de la auditoría, junto con los procedimientos y programas;
asimismo, el modelo de transmitir la información de las debilidades y recomendaciones que
resulten del trabajo de auditoría.
Para ello, se ha tomado como caso de investigación la Unidad de Auditoría Interna, y
su revisión del proceso de recaudación de la matrícula de postgrado de la UNERMB en el
área de ingresos propios, para proponer el diseño de un plan de auditoria interna en el área
u objeto de estudio antes mencionado.
Es importante señalar que el éxito de una auditoría está en la conjugación de los
miembros de la institución con el logro de los objetivos propuestos; para ello la Unidad de
Auditoría Interna debe actuar como ente asesor y de apoyo, para que las áreas auditadas,
atendiendo a sus recomendaciones, participen efectivamente en el logro de las metas
organizacionales.
Para cumplir con el objetivo propuesto, esta investigación se encuentra dividida en cinco
(5) capítulo, que se describen a continuación:
Capítulo I: “Planteamiento del Problema”, en él se estudia la situación problemática que
presenta la Unidad de Auditoría Interna y el área de ingresos propios de la Unidad de
Postgrado de la UNERMB. Así como, los objetivos, justificación, alcance y limitaciones y
delimitación de la investigación.
Capítulo II: “Marco Teórico”, en el se explican las bases teóricas que sistematizan la
investigación, los antecedentes de la misma, la definición de los términos básicos, aspectos
legales que la regulan y el sistema de variables.
Capítulo III: “Marco Metodológico” en el cual se manifiesta el aspecto metodológico
utilizado en la investigación, es decir, el tipo y diseño de la investigación, población
instrumentos y técnica de recolección de datos, así como también el tratamiento de la
información para su posterior análisis.
Capítulo IV: “Resultados de la Investigación”, en el cual se destaca el análisis de los
resultados de la investigación a través de la aplicación del instrumento de recolección de
datos. Asimismo, comprende la interpretación de los resultados basados en la comparación
de estos con las bases teóricas que fundamentan la investigación.
Capítulo V: En este capítulo se presenta la propuesta del Plan de Auditoría en el área
de ingresos propios de la Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt”.
Proceso de recaudación de la matrícula de postgrado.
Por último, se presentan las conclusiones a las que se ha llegado en la investigación, las
recomendaciones propuestas, así mismo como las referencias bibliográficas y anexos
relacionados con la investigación.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt” (U.N.E.R.M.B.), es una
Institución educativa de carácter público dependiente del Ministerio de Educación, se
encuentra ubicada en la Costa Oriental del Lago, tiene sedes en Cabimas, Ciudad Ojeda,
Los Puertos de Altagracia, Mene Grande, Maracaibo y Trujillo, está dirigida por un
Consejo de Dirección, quién ejerce la máxima autoridad jerárquica de la institución y
toma las decisiones al respecto. Este Consejo está conformado por las autoridades rectoras
y otros miembros de la institución, sobre los cuales recae el control de las actividades y
operaciones.
La U.N.E.R.M.B., por ser una institución pública, su principal fuente de ingresos
proviene del Ejecutivo Nacional, formulado en el presupuesto anual de ingresos y gastos.
Además, recibe otros ingresos como donaciones de organismos públicos y privados,
genera ingresos por concepto del cobro de matrícula, cursos de capacitación y extensión,
aranceles y derechos, elaboración de carnet, y otros; estos ingresos se denominan ingresos
propios.
En la actualidad, los ingresos provenientes del Ejecutivo Nacional están controlados y
reglamentados en la formulación del presupuesto y por medio de la Oficina Nacional de
Presupuesto adscrita a la Presidencia de la República (O.N.A.P.R.E)., quién evalúa la
gestión presupuestaria de cada organismo, de conformidad con la Ley de Régimen
Presupuestario. Los ingresos propios, están reglamentados en la normativa interna
denominada “Normas sobre Ingresos Propios de la U.N.E.R.M.B.”, dichos ingresos son
presupuestados mediante estimaciones y programas para uso y destino de esos ingresos
propios.
Si bien es cierto, la doctrina del control público admite que el sistema de control
interno generalmente aceptado comprende el plan de organización y el conjunto de
métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa, promover
la eficiencia, economía y la calidad de las operaciones, estimular la observancia de las
políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Para disponer de estos ingresos propios, se requiere de un sistema de control que
garantice la correcta administración y distribución de los recursos. De conformidad a lo
indicado en la nueva Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema de Control Fiscal (LOCGRYSCF), (G. O: 37.347, 2001), en sus artículos, 35 y
36, en los cuales encarga a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la
responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno,
el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente., mediante el
establecimiento de normas y procedimientos que permita salvaguardar los recursos, lograr
la exactitud de la información financiera y administrativa, promover y mantener los
conceptos de eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, y el cumplimiento de la
misión, objetivos y metas propuestos.
Por otra parte, para que la Asamblea Nacional apruebe un presupuesto es necesario
delimitar la responsabilidad de organizar, establecer y mantener un sistema de control
interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza de cada institución.
Es por ello que la Contraloría Venezolana ostenta que un sistema de control interno
tiene como propósito:
• Promover el cumplimiento de las normas legales.
• Salvaguardar los bienes de la organización.
• Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la
información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica.
• Promover la eficiencia, economía y legalidad de los procesos y
operaciones de la organización.
• Cumplir con las normas, políticas establecidas.
• Lograr la confianza de las actividades y operaciones que se realizan
en la organización.
• Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios.
• Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos por la
organización.
Así mismo, de acuerdo con los aspectos antes señalados un sistema de control interno
tendrá como función garantizar la eficiencia, eficacia y economía de sus operaciones para
evitar que se puedan cometer irregularidades, fraudes y malversaciones de los bienes
públicos.
En la actualidad, los órganos de control fiscal, denominadas Unidades de Auditoría
Interna por la nueva LOCGRYSNCF, en su artículo 26 numeral 4, y de conformidad al
artículo 9, numeral 8 de esta misma Ley, van a constituir los órganos de control de cada
institución.
Entre sus funciones la Unidad de Auditoría Interna, en concordancia con la Contraloría
General de la República, de acuerdo con artículos 33, 40, 41, 60 y 61 de la
LOCGRYSNCF., estaría la de dictar, asesorar y evaluar las políticas, reglamentos,
normas, manuales e instrucciones en materia de control fiscal, selección y contratación de
auditores o profesionales en está área, a fin de verificar la eficiencia eficacia y economía
con que operan, así como el examen de los registros y estados financieros para determinar
la pertinencia y confiabilidad, podrá poner en práctica el control perceptivo para verificar
la legalidad, exactitud y sinceridad de las operaciones y acciones administrativas.
De acuerdo a la experiencia del investigador, las instituciones públicas carecen en su
mayoría de un sistema de control interno organizado, que le permita la confiabilidad de
los procesos, actividades y operaciones propias, de conformidad con la naturaleza de
cada institución, de allí que muchos de los controles existentes son de carácter legal y
cuantitativo basado en la ejecución presupuestaria.
El sistema de control interno de conformidad a la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público (LOAFSP), (G. O. 37.029, 2000) expresa:
“Tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestos, así como garantizar razonablemente la rendición de cuentas.” (LOAFSP. Art. 131).
En este orden de ideas, como parte de los recursos y bienes que integran el patrimonio
de la UNERMB, se encuentran los ingresos propios, considerados estos como los ingresos
que no provienen de los aportes del Ejecutivo Nacional, por cuanto son una fuente de
fondos que obtienen las Unidades, Programas, Extensiones o Secciones de la Universidad,
por las actividades propias que realizan.
Por ello, los ingresos propios de la U.N.E.R.M.B., tienen su normativa interna aprobada
el 1° de Julio de 1998, la cual consta de 23 artículos; y en donde explica los aspectos
generales, los procedimientos sobre estimaciones presupuestaria, del devengamiento,
cobro, servicios interdependencia, manejo, limitaciones, registro, control y disposiciones
fundamentales. (NSIP, 1998. Art. 2).
De allí que, estos ingresos propios pueden ser utilizados para uso de la misma
Institución y en provecho de los participantes o alumnos., manejados por la misma
dependencia generadora, siempre y cuando cumpla con los requisitos administrativos
establecidos por la misma norma. El artículo 16 de la NSIP, manifiesta el uso que se le
puede dar a esos fondos, tales como: cancelar al personal contratado, adquisición de
activos, comprar materiales y suministros de uso inmediato, equipos de transportes,
oficina, comunicación, médicos quirúrgicos, enseñanzas y científicos.,
Una de las fuentes generadoras de ingresos propios, proviene del cobro de la matrícula
por inscripción a los participantes de pregrado y postgrado, ambos son una fuente de
ingresos considerable con la peculiaridad de que los ingresos por matrícula de pregrado
tienen un costo menor en cambio a nivel de postgrado los ingresos por matrícula son
significativos, a pesar de que el número de participantes es menor si bien, ambos
constituyen una fuente de ingresos propios, el proceso administrativo de inscripción es
diferentes en cada uno.
De acuerdo a la experiencia en el trabajo de auditoría, el área de ingresos propios en el
proceso de recaudación de la matrícula de postgrado por parte del investigador., esta área
presenta ciertas deficiencias, es por ello que fue seleccionada como objeto de
investigación para proponer un modelo de plan de auditoría interna.
En la actualidad el proceso de recaudación de la matrícula de postgrado de la
UNERMB, carece de procedimientos sistemáticos que le permite la confiabilidad de sus
operaciones, dado que no cuenta con normas y procedimientos preestablecido, ni una
estructura organizativa acorde con las actividades que se ejecutan, así como tampoco con
el personal adecuado a las funciones que se realizan, lo cual conlleva a solicitar la
colaboración de otras Unidades o dependencias, tal es el caso, de la Asistente de
Información y Control del Estudiantes quien finge como Cajera., de igual manera existe
personal que las labores que realizan en este proceso no están de acuerdo con el cargo
asignado, de esta manera tenemos a la secretaria de finanzas quien realiza actividades de
contabilidad, al efectúa el registro en la tarjeta de kardex de cada participante de postgrado
de los pago que ejecuta.
Además, se pudo constatar que los ingresos por este concepto, son registrados
contablemente y en el libro auxiliar de banco, mediante la información que suministra por
la entidad bancaria en el estado de cuenta, es decir, que no se asienta cada una de los
ingresos recibidos por medio del depósito bancario, sino de acuerdo al total de ingresos
indicado en el estado de cuenta bancario.
También se pudo constatar, que existe una duplicidad de funciones ejecutadas por
diversos empleados en el proceso de recaudación de la matrícula de postgrado, tal es el
caso, de las conciliaciones bancarias que son efectuadas por la Coordinación
Administrativa de Postgrado, la Unidad de Finanzas y la Unidad de Contabilidad,
asimismo el registro de los ingresos en el libro auxiliar de banco.
Cabe señalar, de conformidad a las observaciones indicadas anteriormente, esta área
de ingresos propios de postgrado existen algunas deficiencias, tales como, la falta de un
manual de procedimientos, adecuada estructura organizativa, una clara definición de
funciones y actividades, ausencia de control y supervisión, información deficiente,
desactualizada e inoportuna, lo cual se refleja la ausencia de un sistema de control
interno que garantice la ejecución de los procedimientos en forma apropiada; y donde la
Unidad de Auditoría Interna esté desarrollando una función efectiva de control en la
recepción de ingresos propios por concepto de matrícula de postrado del la U.N.E.R.M.B.
En este sentido, los resultados de esta investigación harán posible la corrección de las
deficiencias de control interno sobre los ingresos propios provenientes de la matrícula de
postgrado; mediante la puesta en práctica de las recomendaciones y controles que se
propongan con la finalidad de orientar y apoyar a la administración y a sus miembros para
lograr que los sistemas y procedimientos, así como sus actividades y operaciones sean
ejecutadas confiablemente.
Por último, para que la Unidad de Auditoría Interna pueda cumplir con las funciones
que le establece la LOCGRYSNCF, en lo que al área de ingresos propios se refiere, es
necesario, que establezca un Plan de Auditoría que se ajuste a la naturaleza, riesgos y
controles existentes en el área que se va a auditar.
1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
De todo lo antes expuesto se formula la siguiente interrogante:
¿Deberá la Unidad de Auditoría Interna de la UNERMB, elaborar un plan de auditoría
para evaluar oportunamente el área de ingresos propios de la Unidad de Postgrado, en el
proceso de recaudación de la matrícula. ?
1.2. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
¿Debe la Unidad de Auditoría Interna de la UNERMB, conocer y describir el
proceso de recaudación de la matrícula de la Unidad de Postgrado en el área de Ingresos
Propios?
¿Debe la Unidad de Auditoría Interna de la UNERMB, identificar los niveles de
responsabilidad y funciones del personal que interviene en el proceso de recaudación de
la matrícula de la Unidad de Postgrado en el área de Ingresos Propios?
¿Debe la Unidad de Auditoría Interna de la UNERMB, identificar los riesgos propios,
los riesgos de auditoría y los del auditor que existen en el proceso de recaudación de la
matrícula de la Unidad de Postgrado en el área de Ingresos Propios?
¿Debe la Unidad de Auditoría Interna de la UNERMB, determinar los procedimientos de
auditoría que deben ser practicados en el proceso de recaudación de la matrícula de la
Unidad de Postgrado en el área de Ingresos Propios?
2. OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN
2.1. Objetivo General
Diseñar un Plan de Auditoría Interna para el proceso de recaudación de la
matrícula de postgrado de la U.N.E.R.M.B.
2.2. Objetivos Específicos
• Describir el proceso administrativo seguido para la recaudación de la matrícula
de postgrado, en el área de Ingresos Propios de la U.N.E.R.M.B.
• Identificar las funciones y responsabilidades del personal que interviene en el
proceso de recaudación de la matrícula de postgrado, en el área de Ingresos
Propios de la U.N.E.R.M.B.
• Determinar la existencia de controles en el proceso de recaudación de la
matrícula de postgrado, en el área de Ingresos Propios de la U.N.E.R.M.B.
• Identificar los riesgos involucrados en el proceso de recaudación de la
matrícula de postgrado, en el área de Ingresos Propios de la U.N.E.R.M.B.
• Determinar los procedimientos de auditoría que deben ser aplicados en la
revisión del proceso de recaudación de la matrícula de postgrado, en el área
de Ingresos Propios de la U.N .E.R.M.B.
• Proponer los procedimientos a seguir en el proceso de recaudación de la
matrícula de postgrado de la U.N.E.R.M.B.
• Enunciar las normas que permiten el fortalecimiento del control interno en el
proceso de recaudación de la matrícula de postgrado de la U.N.E.R.M.B.
• Formular un plan de auditoría interna para el proceso de recaudación de la
matrícula de postgrado de la U.N.E.R.M.B.
3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
El proceso de auditoría y el área de ingresos propios son factores importantes en una
organización, sobre todo para la UNERMB, por cuanto convergen dos factores
fundamentales, primero, por tratarse de una entidad de carácter público donde los recursos
que maneja son del Estado, estando sujeta a leyes especiales para su control y segundo, por
ser los ingresos propios una fuente de ingresos que las Universidades deben controlar y
maximizar dentro del marco de crisis presupuestaria que atraviesan actualmente. La
Auditoría Interna, constituye una forma de control y evaluación de las actividades
administrativas, financieras, contables y presupuestarias que se ejecutan en la UNERMB,
de forma tal, que sus recomendaciones permitan corregir y prevenir las deficiencias
existentes. Es por ello, que se requiere diseñar un plan de auditoría adecuado a la
naturaleza del objeto que se va a auditar para obtener un resultado eficiente.
3.1. Justificación Teórica
Esta investigación permite aplicar las teorías que han planteado los
diferentes autores en la materia de auditoría, sobre todo en el área de planificación e
ingresos, por lo tanto no constituye un aporte a nuevos conocimientos.
3.2. Justificación Metodológica
La aplicación de una metodología hace posible que este estudio utilice
técnicas de investigación necesarias, como es el método de investigación descriptivo y de
campo, el uso de instrumentos de evaluación utilizando el cuestionario, la entrevista y la
observación directa obteniendo resultados cuantitativos y cualitativos razonables.
3.3. Justificación Práctica
Esta investigación será una contribución para la Unidad de Auditoría Interna
y para la Unidad de Postgrado de la U.N.E.R.M.B., ya que constituirá un modelo para la
elaboración de planes de auditoría y una forma por la cual las observaciones y
recomendaciones que resulten de la auditoría ayudarían a la Unidad de Postgrado a
corregir y prevenir las deficiencias del
proceso de recaudación de ingresos propios por concepto de matrícula.
4. ALCANCE Y LIMITACIONES
La investigación esta orientada a proponer un modelo de Plan de Auditoría dirigido
a un área especifica, en este caso a la Unidad de Postgrado de la UNERMB, en el rubro
de ingresos propios proceso de recaudación de la matrícula., en donde la participación
conjunta de los miembros de la institución que participan en este plan (las Autoridades
Jerárquicas, la Unidad de Auditoría y el área objeto de examen) logren alcanzar los
objetivos propuestos, como son lograr la eficiencia, eficacia y calidad del proceso,
mediante las recomendaciones y sugerencias que resulten del trabajo de auditoria.
5. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La delimitación está planteada en el lugar donde se efectuará la investigación, la
caducidad de la información obtenida durante el trabajo de la investigación y el límite de
tiempo establecido para la entregar del trabajo, que permitirá dar por concluida la
Especialidad de Auditoría, de allí que señalaremos dos delimitaciones:
• Delimitación Espacial: Esta investigación se realizará en la Unidad de Auditoría
Interna y en la sede de la Unidad de Postgrado de la U.N.E.R.M.B., ubicada en el
Municipio Cabimas del Estado Zulia, Venezuela, con la participación de La Universidad
del Zulia y de expertos en la materia.
• Delimitación Temporal: El inicio de la investigación tuvo objeto al iniciar el
estudio de la Cátedra Seminario de Investigación en Noviembre 1999, culminará en el mes
de Septiembre 2002, con la presentación y aprobación de dicho trabajo de investigación.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
El marco teórico está definido, en los razonamientos que apoyan esta investigación
referidos básicamente a la revisión bibliográfica, algunos trabajos de investigación
realizados hasta el momento, bases teóricas, bases legales y la definición de términos
básicos.
1. REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA
La auditoría interna se ha ido fortaleciendo de la misma forma en que las
organizaciones han ido creciendo en tamaño y tecnología, la necesidad del hombre de
controlar lo ha llevado a que, tanto en las entidades públicas como en las privadas existan
dentro de su estructura organizativa un cuerpo que vigile sus activos, las operaciones que
efectúa y el registro de las mismas; es así como surge la Auditoría Interna.
Según Meigs, Walter (1978:144), para 1941 existía ya en Estados Unidos la Asociación Profesional de Auditores Internos; esta asociación convertida luego en Instituto es reconocida hoy en día internacionalmente.
En la actualidad, existen varios profesionales de la Contaduría Pública que han
dedicado un espacio al tema de la auditoría interna, lo que ha constituido un aporte para el
conocimiento y aprendizaje de los estudiosos de esta área.
2. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Como se ha podido constatar en la actualidad, se han efectuado estudios previos orientados a la Planificación de Auditoría Interna, no obstante, en el tema específico de Ingresos Propios, rubro que corresponde a la entidades de carácter público, los estudios de investigación han sido dirigidos a las áreas de las normas, procedimientos, control interno y alternativas para generar ingresos propios, entre otras, aplicables a La
Universidad del Zulia, (L.U.Z.); sin embargo, han constituido un aporte para esta investigación.
Estas investigaciones son a saber las siguientes:
• MATHEUS, L. MENDEZ, D. Y MARÍN, L. (1992). La investigación está
referida a un “ Sub-sistema de Ingresos Propios, Procedimientos y Formas de
Certificación de Notas y Constancias de Estudios en la Facultad de Ciencias
Económicas y Sociales de La Universidad del Zulia”. Taller especial de grado
para optar el título de Licenciado en Contaduría Pública.
El objetivo de esta investigación es lograr la mayor eficiencia al
ejecutar los recursos con que cuenta La Universidad del Zulia, brindar un
procedimiento adecuado que contribuya a reducir el tiempo, coordinar
eficazmente las labores, establecer controles donde estos son
débiles, ayudar a la gestión y lograr la automatización.
La metodología utilizada para esta investigación fue el método
descriptivo, la observación directa, entrevistas y revisión documental.
De la investigación, se determinó la necesidad de organizar y controlar en
forma coherente y correlativa el flujo de información que generan los
departamentos como fuente de obtención de ingresos propios de L.U.Z., ya que
existían para el momento una serie de pasos repetitivos e innecesarios, de igual
manera una deficiencia en el manejo de algunas formas provenientes de la
Certificación de Notas y Constancias de Estudios.
Como resultado de este estudio, se procedió a diseñar nuevos procedimientos y
rediseñar nuevas formas, basado en un sistema automatizado minimizando esfuerzo
y costo.
• SEGURA, Carmen (1993). La referida investigación titulada “Análisis de las
Normas y Procedimientos Administrativos del Sub-sistema de Ingresos
Propios de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas de La Universidad del
Zulia”. Trabajo especial de grado (Pasantías), para obtener el título de Licenciado
en Administración.
El propósito fundamental de esta investigación estuvo orientado en el análisis
y evaluación de los procedimientos administrativos, aplicados en la facultad de
Ciencias Jurídicas en área de ingresos propios.
La metodología de estudio practicada fue de tipo descriptivo, la entrevista y la
observación directa.
Esta investigación arrojó como resultado, la reformulación del
boletín de Normas de Ingresos Propios y la implantación de un boletín de
Procedimientos Administrativos para las diferentes facultades y dependencias de
L.U.Z.
• MORENO de VILLASMIL, Iris (1993). El desarrollo de la investigación se
tituló: “El Control Interno en La Universidad del Zulia. La Dirección de la
Auditoría Interna. (DAILUZ)”. Trabajo de ascenso para optar a la Categoría de
Profesor Titular.
Este estudio estuvo encauzado sobre el control interno como necesidad
Organizacional, además de la auditoría interna como un forma de control y
supervisión.
En cuanto a la metodología empleada para esta investigación fue de carácter
descriptivo, se realizaron entrevistas y aplicaron cuestionarios que dieron como
resultado la necesidad de cambiar la concepción punitiva de la contraloría interna,
por la visión correctiva en busca de la excelencia Organizacional.
Como resultado de esta investigación se propuso la creación de una nueva
estructura organizacional para la Dirección de Auditoría Interna de L.U.Z.;
ubicándola dentro de la categoría de dirección y actuando bajo la forma
departamental, que velará por el logro de la eficiencia, así como también, un
cuerpo normativo que deberá aprobar y aplicar la estructura propuesta, asumiendo el
compromiso de ser excelentes.
• OCANDO, Betty (1996). Investigación titulada “Alternativa para generar
Ingresos Propios a la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales (F.C.E.S.)
de La Universidad del Zulia”. Investigación presentada para optar el título de
Magister en Gerencia de Empresa. Mención: Gerencia Financiera.
Este trabajo tiene como objetivo presentar una alternativa para incrementar los
ingresos propios de F.C.E.S, a través de la promoción de eventos, asesoramiento
gerencial, adiestramiento a empresas públicas y privadas, dado que la insuficiencia
presupuestaria por efecto de la inflación impide el cumplimiento de las
obligaciones de la universidad, ya que sus ingresos provienen del Ejecutivo
Nacional.
Para realizar esta investigación la metodología utilizada fue el método
deductivo, la técnica de recolección de datos, la observación directa, consulta de
bibliografía y las entrevistas personales, presentando de esta manera diferentes
alternativas para incrementar los ingresos propios.
La autora concluye, que se debe establecer una política de mercado para mantener
la fuente de ingresos adicionales al presupuesto ordinario de la Facultad,
promoviendo eventos, convenios de asesoramientos con entidades públicas y
privadas, cooperar con la formación de recursos empresariales, contribuir con el
fortalecimiento económico de las empresas, recomendándole que debe existir
sinergia entre los miembros de la Unidad, lo cual es fundamental para aprovechar
sus potencialidades.
• VILLALOBOS TOVAR, Melvin. (1998). El tema de investigación se tituló
“Metodología de la Estrategia y Planificación de Auditoría Interna para
empresas de Seguros. Caso: Seguros Catatumbo”. Trabajo de grado para optar
el título de Especialista en Contaduría. Mención: Auditoría.
El objetivo de este trabajo fue desarrollar una metodología estratégica y
planificación basada en la evaluación integral de la organización, el control interno,
sus riesgos y procesos, para identificar los objetivos críticos de la auditoría y
efectuar una planificación de auditoría interna que permita obtener evidencias
efectivas y eficientes.
La metodología de investigación utilizada fue de carácter bibliográfico. La
información se recolectó a través de la observación directa de los documentos,
entrevistas y publicaciones.
El análisis de los resultados de la investigación concluyó, que las áreas técnicas
de la empresa son las que presentan mayor riesgo de fraude, errores y omisiones,
debido a que allí se concentra el mayor número de operaciones; el auditor interno
debe por ello en la etapa de estrategia y planificación de la auditoría, definir los
objetivos, identificar los riegos de las áreas críticas y buscar disminuirlos, así como
también conocer el ambiente, tener una comunicación con la gerencia para
determinar las áreas que requieren ser evaluadas, logrando de esta manera que los
resultados de la auditoría sean los esperados.
• MEDINA MORAN, Manuel (1999). Esta investigación estuvo dirigida a
“Programas de Auditoría Administrativa para Organizaciones de Carácter
Público Descentralizadas”. Trabajo de grado para optar el título de Magister en
Gerencia de Empresa. Mención: Servicios Administrativos.
La investigación se orientó a determinar los elementos componentes de un
programa de Auditoría Administrativa, aplicable con base en el control interno en
las organizaciones de carácter público descentralizadas.
La metodología aplicada fue una investigación de campo, de tipo descriptiva, se
elaboró un instrumento de recolección de datos. Como organización piloto se tomó
al Servicio Autónomo Puerto de Maracaibo (SAPMEZ).
El resultado de la investigación concluyó, que las mencionadas organizaciones
no cuentan con un sistema para aplicar Auditorías Administrativas y sólo se guían
por lo estipulado en la Ley de la Contraloría del Estado Zulia, se recomendó un
modelo de Programa de Auditoría Administrativa para este tipo de organización.
• PARRA, Yajaira (1999). Investigación titulada “Ingresos Propios y Gastos
Cancelados con Ingresos Propios de La Universidad del Zulia”. Trabajo
especial de grado cuya modalidad es la Práctica Profesional para optar el título de
Licenciada en Contaduría Pública.
La investigación determinó que los proceso existentes son manuales, los
criterios utilizados son informales, incumplimiento de las normas establecidas, los
mecanismos de control interno son deficientes, inexistencia de manuales de
procedimientos y falta de entrenamiento al personal, que conlleve a que las
tareas y responsabilidades del personal que interviene en el proceso sean
deficientes.
El objetivo del trabajo es estudiar el proceso existente identificar las fallas,
elaborar un diagnóstico a partir de la información obtenida mediante los criterios
de eficiencia, eficacia y economía.
Para este estudio se hizo necesario utilizar el método de investigación
descriptivo, entrevistas hecha al personal y la observación directa.
Dentro de las conclusiones y recomendaciones emitidas, está la de actualizar
las Normas y Procedimientos existentes, velar por el cumplimiento de las normas
establecidas, actualizar el diagrama de flujo, establecer mecanismos de control y
supervisión, entrenar al personal para lograr los objetivos establecidos.
• CRESPO GRANADILLO, José (2000). Investigación referida al “Programa
de Auditoría Administrativa para las Universidades Públicas del Estado
Zulia”. Trabajo de grado para optar el título de Magister en Gerencia de Empresa,
Mención: Gerencia de Servicios Administrativos.
Como objetivo de la investigación se planteó establecer un programa de
Auditoría Administrativa para las Universidades públicas del Estado Zulia,
utilizando las teorías desarrolladas por los autores Leonard (1991), Thierauf
(1996) y Fernández (1996), sobre auditoría administrativa, mediante la aplicación
de cuestionarios.
En cuanto a la metodología empleada se utilizó el método descriptivo y de
campo y no experimental, para lo cual se elaboró y aplicó un instrumento de
recolección de datos en La Universidad del Zulia, instituto piloto de la
investigación, a una población de 32 funcionarios que sirvió de base para el
propósito de la investigación.
Como resultado la investigación, se llegó a la conclusión de que la auditoría
administrativa que se practica actualmente en la institución, no permite constatar
el rumbo de los objetivos previstos, es por ello que se requiere de la aplicación
de un programa de auditoría administrativa que coadyuve el cumplimiento de tales
objetivos, que sirva de base para la elaboración del programa, permita la
utilización eficiente de los recursos; detectando procesos inadecuados y
proponiendo recomendaciones para el desarrollo de las universidades públicas de
la región y del país.
En conclusión, estas investigaciones ratifican la importancia de los Sistemas de
Control Interno, basados en un conjunto de Normas y Procedimientos que
promueven la protección de los recurso de las Universidades, haciendo énfasis en
el área de Ingresos Propios; y ponen de manifiesto la ausencia de una auditoría
interna planificada como elemento de control integral, así como la falta de planes
de auditoría administrativa en el sector público.
3. BASES TEÓRICAS
3.1. AUDITORÍA
El trabajo de auditoría que realiza el profesional de la Contaduría Pública, permite
mediante revisión metodológica verificar y comprobar que los hechos económicos
ocurridos en una organización, están siendo controlados y registrados sobre bases
confiables y eficientes. El auditor a través de una planificación y programación encausa el
trabajo que ha de ejecutar, los procedimientos de auditoría que aplicará (las pruebas, la
recolección de evidencias, entre otras) y concluye con la emisión del informe o dictamen
de auditoría a partes interesadas.
Esta actividad de auditoría es definida por la American Accounting Association,
citado por Taylor, Donald y Glezen, William. (1997:30), como:
“Un proceso sistemático que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos y eventos de carácter económico; con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar resultados a las personas interesadas”.
Esta definición enfoca a la actividad que realiza el contador como auditor externo, al
revisar y dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros referidos a los
actos económicos de la organización.
En este orden de ideas, para Arens, Alvin y Leobbecke, James (1995:1), la auditoría “es la
recopilación y evaluación de datos sobre información cuantificable de una entidad
económica para determinar e informar sobre el grado de correspondencia entre la
información y los criterios establecidos”.
Ambos conceptos, enfocan a la auditoría tradicional - financiera, donde el auditor examina
los estados financieros elaborados por la gerencia, evalúa las operaciones y emite un
informe o dictamen, conforme sean las conclusiones del trabajo de auditoría practicado,
este informe puede tener una opinión limpia, con salvedad, o el auditor se abstiene de
opinar según sea el caso.
3.2. CLASES DE AUDITORÍA
Existen dos clases de auditoría dependiendo del objetivo con el cual se realicen
y de la independencia o no que el auditor tenga, en relación a la entidad para la cual preste
sus servicios, así tenemos:
• AUDITORÍA EXTERNA: Esta forma de auditoría corresponde a los
servicios independientes que presta el contador público de conformidad a su
competencia a una entidad, su labor está dirigida a brindar una opinión sobre
las razonabilidad de los estados financieros, pudiendo evaluar revisiones sobre
las operaciones, procedimientos, actividades, ente otras, desarrolladas por la
gerencia o la administración de la organización.
• AUDITORÍA INTERNA: Es una actividad efectuada por el personal de la
propia organización, su función es de control, establecida dentro de la
organización para asistir y ayudar a sus miembros, de igual forma examina y
evalúa las actividades que se desarrollan dentro de la misma organización.
3.3. TIPOS DE AUDITORÍA
La práctica de la auditoría está orientada a diferentes actividades de
conformidad a la naturaleza del objeto auditable, de esta manera existen diversos tipos de
auditoría:
• AUDITORÍA FINANCIERA: Cuya práctica es la más antigua y de mayor
aplicación en las organizaciones, está orientada a evaluar y determinar la
razonabilidad de la información de los estados financiaros elaborados por la
gerencia, con el propósito de emitir una opinión.
• AUDITORÍA OPERATIVA: Está orientada a analizar los procedimientos y
métodos operativos o de procesos de una organización o de un área
funcional de ella; con el objeto de examinar y evaluar el proceso, el uso de
los recursos y los servicios, o los bienes resultantes, en función de la
eficiencia, eficacia y economía, tomando en cuenta las normas legales, de
seguridad e higiene industrial, sanitarias, entre otras, y las normas internas;
en busca de mejorar el uso de los recursos.
• AUDITORÍA DE GESTIÓN: Su objetivo es examinar y evaluar la gestión
administrativa de la organización, a objeto de determinar la eficiencia,
eficacia y economía en la planificación, control y uso de los recursos, el
cumplimiento de las metas y objetivos, y la actividad desarrollada para
alcanzarlas. Así mismo, informar sobre los resultados de la gestión, mediante
el uso de indicadores de gestión, financieros y otros, evaluando así los
resultados globales de la organización y a sus directores.
• AUDITORÍA TRIBUTARÍA: Constituye el examen de las obligaciones
tributarias a objeto de determinar el grado de cumplimiento de las mismas, así
como el tratamiento dado a los elementos que la conforman.
• AUDITORÍA INFORMÁTICA: Este tipo de auditoría tiene como objetivo
evaluar el proceso del sistema informático, recoger y agrupar evidencia para
determinar si el sistema de información salvaguarda los activos manteniendo
la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la
organización y utiliza eficientemente los recursos, para emitir un informe
sobre la validez técnica del sistema de información vigente y la confiabilidad
de la información producida.
Para complementar es conveniente decir que existen otros tipos de auditoría,
dependiendo del objeto o área específica de la organización que va a ser evaluada o
examinada, tales como; auditoría de efectivo, de inventario, de producción, entre otras.
En otras palabras, existen diversos tipos de auditoría, la diferencia entre una y otra, está
dada por la naturaleza del objeto auditable y los procedimientos aplicados; no obstante, en
la práctica los procesos de auditoría son similares para los distintos tipos de auditoría.
De esta manera se comprueba que la auditoría tiene varias especialidades, es
interdisciplinaria y abierta.
3.4. AUDITORÍA INTERNA
La auditoría interna surge de la práctica de la auditoría externa y de la necesidad de
los dueños de las empresas de revisar y asegurarse de que sus empleados están
cumpliendo con las normas establecidas, que los registros contables son confiables y que
el control de los activos es adecuado, a fin de prever cualquier fraude o pérdidas de sus
bienes. El auditor interno evalúa y verifica los procesos administrativos y contables, con
la finalidad de tener la seguridad de que los controles son eficientes.
Dentro de este ámbito de la Auditoría Interna, diversos autores la han definido. Así
tenemos, que para Meza Castro, Agustín (1999: 628):
“Es una función independiente de control establecida como un servicio dentro de la organización, para examinar y evaluar sus actividades, ayudar y asistir a los miembros de la organización en el cumplimiento de sus actividades, realizadas mediante análisis de valoraciones, recomendaciones y sugerencias relativas al examen practicado”.
En tanto, La Contraloría General de la República de Venezuela, define la auditoría
interna como:
“Una actividad establecida dentro de un organismo como un servicio al mismo. Sus funciones incluyen, entre otras cosas realizar un examen objetivo sistemático, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y técnicas efectuadas, con el propósito de verificar la adecuación y efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno” (G.O. 5.275, 1998: 2).
Cabe destacar que la auditoría interna se caracteriza por ser:
1. Un órgano de control adscrito al más alto nivel de la organización.
2. Es ejercida por sus propios empleados.
3. Constituye una unidad de asesoría.
4. Su función es ejecutada por auditores internos, es objetiva e independiente, lo que
permite la confiabilidad de sus recomendaciones.
5. Es un elemento de control y evaluación de las actividades y operaciones que se
realizan en la organización a través de sus miembros.
6. Busca obtener la confiabilidad de que el sistema de control interno sea seguro y
eficiente.
7. Pretende asegurar la adecuada protección de los activos, es decir, prevenirlos
contra robos, pérdidas, incendio y desperdicio, entre otros.
8. Verifica que los activos están siendo usados correctamente en forma eficiente y
económica.
9. Revisa el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos y si están acorde con
los fines de la organización.
10. Recomienda sobre las deficiencias existentes.
En fin, la función de control que realiza la auditoría interna, facilita que el sistema de
control interno de la organización le permita a la misma su continuidad y desarrollo.
3.5. EL PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA
El proceso de auditoría es una secuencia de etapas entrelazadas que se han de
llevar a cabo en el curso del trabajo de auditoría, desde su inicio hasta la culminación de la
misma.
Usualmente, el proceso de auditoría conlleva a tres etapas esenciales, según sea el caso,
estas etapas son:
• Planificación
• Ejecución
• Informe ó Conclusiones
Existe una cuarta etapa requerida en auditoría interna que es la etapa del seguimiento o
monitoreo.
3.5.1. Etapa de Planificación
La planificación de una auditoría constituye “el desarrollo de una estrategia
general y un enfoque detallado para la naturaleza, el tiempo y extensión de la
auditoría esperados”, citado por Suárez, Elena. (1998:36 IMCP, 1995:25).
Según lo señala el Manual de Auditoría Interna para los Organismos de la
Administración Pública Nacional (G.O: 5.275. 1998: 5), la planificación de una auditoría,
significa “desarrollar una estrategia y un enfoque detallado para la naturaleza,
oportunidad y alcance esperado de la auditoría”.
Como puede ver, ambos conceptos nos orientan a una planificación estratégica y
detallada de la auditoría, a objeto de reunir conocimientos e información general de lo que
se va a auditar, para así tomar una decisión que se plasma en el plan y los programas de
auditoría a ejecutar; a objeto de obtener resultados eficientes.
En la etapa inicial del proceso de planificación de una auditoría se adquiere
conocimiento de la entidad y se evalúa el sistema de control interno en forma generalizada,
así como también el riesgo en que opera la entidad, la importancia relativa de las
operaciones y se determina el riesgo de auditoría. Estos son elementos que el auditor debe
analizar para determinar el alcance, naturaleza y oportunidad de los procedimientos de
auditoría que va a aplicar y asegurar que obtendrá evidencia suficiente y competente.
Esta etapa de planificación se realiza en dos fases:
• Planificación estratégica y
• Planificación detalla.
3.5.1.1. Planificación Estratégica
Es una actividad previa a la ejecución de la auditoría, donde el
auditor adquiere información generalizada de la organización, a objeto de establecer una
estrategia de auditoría, es decir, tener un enfoque general del ente que va auditar mediante:
• El conocimiento general de la unidad, área o sección.
• La indagación sobre el personal directivo, administrativo u
otros.
• La observación y registros de documentos.
• La inspección del desarrollo de las actividades y del proceso.
Así mismo, el auditor requiere además información de la organización sobre:
• El objetivo ó la finalidad de sus operaciones.
• Las normativas que la regulan. ( leyes, decretos, reglamentos,
normas, externas e internas).
• La estructura organizacional.
• Los procedimientos administrativos, contables y operacionales.
• Conocimiento sobre la eficiencia del Control Interno.
• Conocimiento sobre la calidad y oportunidad de la información
• Conocimiento sobre el riesgo con que opera la unidad.
• Así como otros aspectos de interés para el auditor.
De esta manera, el auditor analiza la información y determina los riesgos propios del
ente, los riesgos de auditoría, las áreas de importancia relativa y el grado de confianza del
sistema de control interno. Al conjugar estos elementos el auditor está en capacidad de
diseñar el plan y los procedimientos de auditoría que van a ser ejecutados, de tal forma
que:
Conoce,
la naturaleza de la unidad.
Determina,
la oportunidad del trabajo de auditoría.
Define,
el alcance del trabajo a ejecutar.
Estos aspectos conllevan a lo que es la Planificación Detallada.
3.5.1.2. Panificación Detallada
Ahora bien, luego de haber adquirido el auditor información,
conocimiento general, haber determinado el nivel de riesgo y el grado de confianza del
sistema de control interno de la unidad o área donde va a realizar el trabajo de auditoría,
procede a diseñar el plan de auditoría. Es aquí donde determina los procedimientos, los
programas, el personal adecuado y el momento oportuno para ejecutar el trabajo de
auditoría.
Es por ello, que enmarcar el trabajo de auditoría interna dentro de la perspectiva de
planificación, conlleva a la elaboración de un plan anual y de planes para las áreas
específicas que serán auditadas, por parte de la Unidad de Auditoría Interna; de aquí que
los resultados del trabajo de auditoría garanticen el éxito esperado para la organización.
Al respecto, Cepeda, Gustavo. (1997:112), señala que:
“El plan de acción específico de cada área y el plan integral de la organización para cada periodo debe contemplar necesariamente objetivos, políticas, metas, indicadores de evaluación, metodología que deben tener en cuenta de manera general y específica en el departamento”.
Por consiguiente, al efectuar un plan anual de auditoría se debe definir cual ha de ser su
misión, su visión, sus objetivos, sus metas, el personal, los recursos y la programación para
el periodo de ejecución.
Como se puede ver, al referirse a estos conceptos se está expresando que se quiere
hacer, como se va a hacer y que resultados esperan con ello, de esta manera al definirlos
se está expresando que:
- La Misión, consiste en dar a conocer a los directivos o dueños de la organización, el
propósito o la razón de ser de la Unidad de Auditoría Interna, con respecto al trabajo de
auditoría que debe ejecutarse en provecho de la institución, de allí nacen los objetivos a
desarrollar.
- El Objetivo General, es la formulación de lo que se desea hacer enmarcado dentro de
un período determinado de conformidad a las necesidades de control y evaluación
requeridos en la institución.
- Los Objetivos Específicos, son las acciones que se deben llevar a cabo por la Unidad
de Auditoría Interna para lograr el cumplimiento de la misión y del objetivo general
planteado.
- Las Metas Propuestas, vienen a conformar las actividades a desarrollar para lograr
cumplir con los objetivos propuestos.
- Los Recursos humanos y materiales, son necesarios para la consecución de las metas
propuestas.
- El Calendario propuesto de ejecución, muestra la programación tentativa
del tiempo en que se ha de ejecutar el trabajo de auditoría.
3.5.2. Etapa de Ejecución
Formulado el plan anual de auditoría, se procede a elaborar los planes a ser
ejecutados en cada área determinada ó específica, los cuales comprenden los
procedimientos y los programas de auditoría a ser aplicados. Este proceso es lo que
usualmente se denomina la etapa de ejecución.
En este sentido los procedimientos de auditoría, “son instrumentación detallada
para la recopilación de un tipo de evidencia de auditoría que se ha de obtener en
cierto momento durante la auditoría”. Arens, Alvin y Leobbecke, James. (1996:187).
Es otras palabras, estos procedimientos son instrucciones escritas de las acciones que debe
seguir el auditor para obtener evidencia suficiente y competente, es decir la cantidad y
calidad de las pruebas, y la oportunidad en que deben ser aplicadas, que permiten obtener
evidencias y comprobar las deficiencias y debilidades que existe en la unidad o área
auditada.
Usualmente, las evidencias de auditoría se obtienen mediante pruebas de control y
pruebas sustantivas.
Las pruebas de control, tal como las define la Contraloría General de la República,
“son pruebas realizadas para obtener evidencias de auditoría sobre la adecuación del
diseño y operaciones de los sistemas de contabilidad y control interno”, (G.O. 5.275.
1.998:8). Este tipo de prueba le permite al auditor tener una comprensión de la estructura
de control interno, de las políticas y procedimientos, si estos han sido diseñados
adecuadamente y permite la confiabilidad de los mismos, es decir si son eficaces.
El auditor obtiene evidencia en las pruebas de control a través de:
• Indagación o consulta con el personal.
• Examen de documentos, registros e informe.
• Observación de las actividades.
• Análisis de los procedimientos que ejecuta la entidad o el área.
Por otra parte, las pruebas sustantivas, son definida por la Contraloría General de la
República, “como las pruebas realizadas para obtener evidencia de auditoría, para
detectar representaciones erróneas de importancia relativa en los estados
financieros” (G.O. 5.275. 1998:8). Este tipo de pruebas permite que el auditor verifique
los saldos de las cuentas y detecte los errores e irregularidades monetarias que pudiesen
existir en los registros de las operaciones, a través de:
• Verificación de que las operaciones están registradas, es decir, si las
operaciones existen y si fueron asentadas en los libros.
• Comparando los montos registrados con los documentos y verificando los
cálculos de dichas operaciones, pruebas esta que usualmente es llamadas en
auditoría, procedimiento analítico.
• Examen físico de documentos, confirmación de saldos, corte de documentos,
análisis de las conciliaciones bancarias, siendo este procedimiento las
pruebas de detalle de saldo.
Por consiguiente, las pruebas de control y las pruebas sustantivas son aplicadas en la
etapa de la planificación de la auditoría, para obtener evidencia que le permita al auditor
evaluar los riesgos y determinar los procedimientos de auditoría o las pruebas que va a
practicar, mediante la elaboración de los programas de auditoría.
Los Programas de Auditoría, “son instrucciones detalladas para la recopilación total
de evidencia de un área o de toda una auditoría”. Arens, Alvin y Leobbecke, James
(1996:188). Por ello, los programas son elaborados para un área específica que se va
examinar, e indican en forma detallada los procedimientos de auditoría por área.
Así, los Procedimientos de Auditoría, “han de aplicarse por cada una de las áreas a
evaluar con el fin de obtener evidencia válida y suficiente y lograr el cumplimiento de
los objetivos de la auditoría” Cepeda, Gustavo (1997:106). En otras palabras, los
procedimientos constituyen el trabajo de auditoría que debe ser realizado, indicando el
alcance, los objetivos y las actividades a ser desarrolladas.
Los programas se diseñan luego que el auditor haya evaluado la estructura de control
interno y determinado el nivel de riesgo de la entidad a auditar, en la etapa previa de la
auditoría.
De acuerdo a lo antes expuesto, para el rubro de efectivo el cual forma parte del ciclo de
ingresos y específicamente para la evaluaciones de los ingresos propios por matrícula de
postgrado de la U.N.E.R.M.B., los procedimientos de auditoría a ejecutar no difieren de
otros que se aplican en el ciclo de ingresos de otras instituciones, solo que el objetivo es
diferente porque dichos programas o procedimientos deben ser diseñados específicamente
para la Unidad de Postgrado de la U.N.E.R.M.B., como Instituciones Educativa de carácter
público. Así, los procedimientos a aplicar serian:
- Arqueos.
- Revisión de Conciliaciones.
- Confirmaciones.
- Pruebas de Ingresos.
- Verificación de registros, (libros de bancos, contables, tarjeta de
kardex, asientos contables).
- Corte de documentación.
Cada uno de estos procedimientos deben ser aplicados en su debida oportunidad,
deberán contener una evaluación del control interno, mediante las pruebas de
cumplimiento, así como pruebas de sustanciación, de análisis y verificación de saldos.
3.5.3. Informe de Auditoría Interna
La fase final del proceso de auditoría lo constituye la emisión del Informe de
Auditoría, visto este como el documento formal donde el auditor expresa en forma clara y
concisa los resultados del análisis en el área objeto de la auditoría, basado en hechos ó
aseveraciones, conforme a leyes, reglamentos o normas que regulen la actividad que se
está revisando, así como los procedimientos establecidos y cualquier acto que de acuerdo a
la experiencia del auditor considere debe ser evaluado; logrando la eficiencia del trabajo
que ejecuta.
La Contraloría General de la República define el Informe de Auditoría como “un
documento que representa la síntesis de la labor desarrollada por el auditor y que se
emite al concluir la tarea de auditoría”. (G.O. 5275. 1998:11). Por consiguiente, el
informe de auditoría siendo el resultado del trabajo elaborado por el auditor en el área
investigada, debe ser oportuno, eficaz, objetivo, claro y comprensible al lector, su
contenido debe estar referido a los comentarios de las aseveraciones encontradas y las
recomendaciones sobre dichas aseveraciones.
3.5.3.1. Característica del Informe de Auditoría
El informe de auditoría debe contener las siguientes peculiaridades:
- OPORTUNIDAD DE LA INFORMACIÓN, el informe debe ser
presentado en la mayor brevedad posible para que los responsables de la unidad o área
auditada puedan ejecutar acciones correctivas sobre las observaciones reveladas
en el informe.
- EFICACIA DE LA INFORMACIÓN, las observaciones o hallazgos
deben ser sustentados con evidencias que permitan ser corroboradas.
- TEXTO DEL INFORME, debe ser de fácil comprensión para los usuarios,
que influya en ellos, para que tomen decisiones sobre los hechos o deficiencias
encontradas.
3.5.3.2. Estructura del Informe
Usualmente el informe de Auditoría Interna en instituciones regidas por
las Normas de la Contraloría General de la República consta de:
• INTRODUCCIÓN U OBJETIVO, donde se explica:
- Origen de la actuación, indica si obedece al cumplimento
del plan de trabajo de Auditoría Interna, o se efectúa por
solicitud de las autoridades universitarias.
- Identificación de la actuación, debe hacerse referencia al oficio
o credencial que autoriza la actuación.
- Indicar la fecha de inicio de acuerdo a lo establecido en el
plan anual o programa adicional y fecha de culminación del
trabajo de campo.
• ALCANCE DE LA ACTUACIÓN, es una parte del informe donde se
indica:
- El área objeto de examen.
- Período o lapso de tiempo que abarca la actuación.
- Explicación de las limitaciones que impidieron cumplir con algunos
aspectos de área objeto de la auditoría.
- Señala el criterio de análisis, si es exhaustivo y tipo de muestra
según el área o cuenta examinada.
• ANÁLISIS, OBSERVACIONES Y RESULTADOS, constituye el
cuerpo del informe donde se manifiesta:
- El desarrollo de las áreas evaluadas.
- Las causas de las deficiencias y los efectos de las mismas sobre el
ente.
- La legalidad en el manejo de recursos.
- El cumplimiento o no de las normativas aplicables y vigentes.
- Materialidad de las observaciones ó análisis.
• CONCLUSIONES, que comprenden:
- Un resumen muy concreto de lo observado o analizado.
• RECOMENDACIONES, son un resumen de los aspectos o
áreas de acciones correctivas derivadas del análisis, que deben
conocer los responsables de las áreas auditadas.
3.5.4. Seguimiento o Monitoreo
Este paso no debe omitirse, es de vital importancia, es allí donde se
evalúa si los resultados de la auditoría fueron tomados en cuenta para corregir las
deficiencias encontradas, es decir, si las observaciones y las recomendaciones emitidas
han sido subsanadas o corregidas.
3.6. AUDITORÍA DE INGRESOS PROPIOS
El rubro de ingresos es un área significativa en toda organización tanto pública como
privada, en ella se encuentra el efectivo cuyo bien ha sido elemento atractivo para ser
sustraído por los miembros de la organización, es por ello que la auditoría de ingresos
requiere de especial atención por parte de los auditores.
En el caso de los ingresos propios de la UNERMB, provenientes de las operaciones por
recaudación de la matrícula de postgrado, la auditoría es importante no porque sus
operaciones sean voluminosas o cuantiosas, su importancia radica en que los ingresos es
un bien susceptible de errores e irregularidades, por lo que el auditor al planificar la
auditoría deberá determinar la existencia de:
• La efectividad de los controles internos en el ciclo de ingresos por matrícula
de postgrado de la UNERMB.
• El riesgo de control que habrá de influir en la determinación del riesgo de
detección.
El auditor debe conocer los procedimientos de control establecidos con respecto a las
actividades de recaudación de la matrícula de postgrado de la UNERMB como:
• Están segregadas las funciones.
• Existe supervisión y verificación de las operaciones y actividades.
• Se realizan conciliaciones bancarias.
• Se efectúan arqueos sorpresivos.
• Se elaboran informes mensuales de los ingresos.
• Los registros auxiliares están actualizados.
• Los registros contables se efectúan correctamente.
• La información presupuestaria es analizada.
Todos estos, son elementos que el auditor interno analiza previamente para evaluar el
riesgo inherente, de control y de detección, sobre cuya base va a definir el alcance y la
naturaleza de las pruebas; asi como la obtención de evidencias suficientes y competentes.
En forma general, la auditoría de ingresos usualmente requiere de la verificación
razonable del ciclo de ingresos (efectivo en caja y banco, cuentas por cobrar e ingresos);
de igual manera es aplicada para los ingresos propios de la UNERMB. La obtención de
evidencia de los hechos observados, se logra mediante las pruebas sustantivas conformadas
por las pruebas de:
- Detalle de cuenta.
- Revisión analítica.
- Verificación de transacciones.
Mediante las pruebas sustantivas combinadas con las pruebas de control, el auditor
detecta o determina los errores de cálculos y de los registros contables, así como, las
deficiencias de control pudiendo determinar si el proceso administrativo es confiable o no,
tal es el caso del proceso de recaudación de la matrícula de postgrado de la UNERMB, en
el área de los ingresos propios, donde se evidencia ciertas deficiencias, tales como:
• La supervisión y verificación de las actividades es escasa.
• Los registros auxiliares de los participantes no están actualizados ni son
cotejados con los registros contables.
• Los asientos contables de los ingresos se basan en la información contenida en
el estado de cuenta bancario.
• Las conciliaciones bancarias se efectúan tomando el total de los depósitos
bancarios indicados en el estado de cuenta.
• No se corrobora la información.
• Los controles son casi nulos.
Estos aspectos determinan la falta de control existente, por lo cual el auditor se
encuentra ante un riesgo de control alto y un riesgo inherente alto, que incide en que el
auditor asuma un riesgo de detección bajo al determinar su riesgo de auditoría. Bajo estas
circunstancias algunos de los procedimientos de auditoría usuales, no pueden ser aplicados
dado que no se pueden verificar los saldos, registros, ni conciliaciones.
Por ello es necesario que el auditor evalué el riesgo para determinar las pruebas de
auditoría que deben ser aplicadas. La evaluación del riesgo podrá expresarse en términos
cuantitativo y en términos cualitativos; cuando no se cuantifica el riesgo podría utilizarse
una matriz tal como se muestra en el cuadro N° 1, de manera que facilite su análisis:
CUADRO N° 1
MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL RIESGO DE AUDITORÍA
.
Alto
Medio
Bajo
Alto Bajo
Bajo
Medio
Medio
Bajo
Medio
Alto
Bajo
Bajo
Alto
*
Fuente: Laura J. Lauretta C. 2002
• Podrá no ser necesario las pruebas sustantivas.
Esta matriz de Riesgo de Auditoría se explica de la siguiente manera:
El punto donde se cruzan el Riesgo Inherente y el Riesgo de Control determina el
nivel de Riesgo de Detección aceptado. Por ejemplo: Cuando el Riesgo Inherente se
considera alto y el Riesgo de Control alto, el Riesgo de Detección es bajo.
Tal como se ha señalado, la evaluación del riesgo de auditoría en el área de ingresos
propios de la UNERMB, es alto, lo cual lleva implícito un riesgo para el auditor ante la
posibilidad de emitir un informe favorable, existiendo errores significativos no
detectados en la información auditada.
3.7. CONTROL INTERNO
RIESGO DE DETECCION
RIESGO DE CONTROL RIESGO
INHERENTE
El Control Interno según la Contraloría General de la República Bolivariana de
Venezuela, en el II Encuentro de Estado hacia El Nuevo Siglo, (1998:28), comprende:
“El plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia y la calidad en las operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados”.
Esta definición demuestra que el control interno forma parte de los planes de la
organización para que esta pueda alcanza sus objetivos.
Por otra parte, el Sistema de Control Interno, es definido por la Superintendencia
Nacional de Control Interno y Contabilidad Pública (SUNACIC), como:
Todas las políticas y procedimientos (controles internos) adoptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr los objetivos de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio incluyendo adhesión a las políticas de la administración, la salvaguarda de activos, de prevención y detección de fraude y error, la precisión e integridad de los registros contables, y la oportuna preparación de la información financiera confiable”, (G.O. 5275, 1998: 7).
Precisamente, este concepto recoge todos los elementos que deben conformar el sistema
de control interno de una organización, los cuales están dados por:
• Una clara definición de los objetivos y políticas de la organización o
ente.
• El establecimiento de las normas y procedimientos.
• Una adecuada segregación de los niveles de responsabilidad y
autoridad.
• La protección de los activos.
• Una revisión de los procedimientos.
• Un sistema de información útil y confiable.
Por consiguiente, el establecimiento de un buen sistema de control interno, permite
que la organización cumpla sus metas y objetivos, es por ello que el sistema de control
interno consiste en “muchas políticas y procedimientos específicos destinados a dar a
la administración garantía razonable de que se cumplirán las metas y objetivos que
consideran importantes para la entidad”, Arens, Alvin y LeobbecKe, James
(1996:302).
En este orden de ideas, para que el control interno sea eficiente en una organización se
deben dar algunos de estos pasos:
1. Cumplir con las Normas y Procedimientos establecidos.
2. Supervisar el cumplimento de esas normas.
3. Los miembros deben asumir las responsabilidades de sus funciones.
4. Confiabilidad en el proceso de las operaciones.
5. Que el costo no sea mayor que el beneficio.
De acuerdo con lo antes señalado, se resume que dentro de los objetivos del Control
Interno está la protección de los activos de la empresa, la veracidad de la información, la
eficiencia de las operaciones y la ejecución de las políticas en el cumplimiento de las metas
y objetivos previstos.
Dentro de este contexto se enmarca los controles internos administrativos y contables y
con ellos el control interno financiero.
El control interno administrativo, es la forma de garantizar que las actividades
desarrolladas en la organización permitan la seguridad razonable de que los procedimientos
son confiables.
El control interno contable, permite la seguridad de que la información resultante de las
transacciones sean registradas contablemente y la obtención de la misma sea veraz y
oportuna.
En estos controles esta implícito el control interno financiero, como el control que
garantizar las actividades que involucran dinero (en efectivo o en documentos), sus
entradas y salidas, su origen y utilización de conformidad a los objetivos y metas
planteados por la Institución.
Para ejercer el control interno financiero se hace necesario la planeación financiera, las
entidades públicas y privadas ejecutan el control interno financiero mediante el presupuesto
anual con el objeto de controlar las operaciones que se ejecutan; es decir analizando las
variaciones que resulte al confrontar lo presupuestado con los resultados reales, al mismo
tiempo el diagnóstico de la disponibilidad diaria de los recursos financieros, el flujo de caja,
las conciliaciones bancarias, son formas de controlar los recursos financieros.
Es por ello, que la evaluación del Control Interno es un factor determinante para el
trabajo del auditor. Si el ambiente de control no es confiable, dado que no se cumplen
algunos de los puntos anteriormente indicados, el auditor se encuentra ante un riesgo de
auditoría, que debe ser evaluado.
Lo antes expuesto, refuerza lo establecido en la Resolución No.01-00-00-016 Gaceta
Oficial 36.229 (1997), donde en el Artículo 17 de las Normas Generales de Auditoría de
Estado se señala que:
“Según el alcance de la auditoría, se deberá evaluar el Control Interno del organismo, entidad, dependencia o área objeto de la misma, para determinar su grado de confiabilidad e identificar los aspectos críticos que requieran examen exhaustivo, y como consecuencia de ello, establecer la naturaleza, oportunidad, métodos, procedimientos y técnicas aplicables en su fase ultima”.
Cabe destacar, que al planificar una auditoría tanto interna como externa se hace
indispensable conocer la organización, su actividad principal, sus objetivos, su proceso
administrativo, el sistema de control interno y los riesgos que pudieran existir, a objeto de
ser evaluados permitiendo al auditor elaborar el plan y los procedimientos de auditoría
adecuados a la situación planteada previamente
En este sentido, el control y el riesgo difieren mucho en las instituciones privadas y
públicas. Para las primeras sus objetivos y fines son económicos y rentables, por lo cual le
prestan mayor atención al sistema de control interno garantizando a los dueños o directores
confianza en las actividades que se realizan y en el personal que labora en ellas.
En las instituciones públicas por el contrario sus fines y objetivos son sociales, no se le
prestan la atención debida al sistema de control interno aún cuando existen normativas que
las regulan.
3.8. INTRODUCCIÓN DE RIESGOS
El riesgo constituye la probabilidad de que sobrevenga algún acontecimiento o
acción visible o invisible que perturbe desfavorablemente a un individuo, una entidad, o un
país, bien sea en lo económico, o en cualquier otro aspecto, que se constituya en un
obstáculo para lograr sus objetivos.
Siendo el riesgo un obstáculo en la consecución de objetivos, dentro del entorno de
control de una organización o entidad el auditor debe identificar el riesgo de la entidad o
área objeto de la auditoría y el riesgo de auditoría.
Podemos definir el riesgo de una entidad, como toda eventualidad o contingencia que
afecta a una organización, motivado por diversos factores, bien sean externos o internos
relacionados con la actividad y estructura de ella, que pudiera afectarla en el cumplimiento
de sus metas y objetivos.
Tal es el caso de la UNERMB, cuyo riesgo está relacionado con la dependencia
financiera y económica que mantiene con el Estado Venezolano y el Ejecutivo Nacional,
dado que ellos son sus principales fuentes de ingresos, encontrándose también afectada por
factores políticos y sociales creando un ambiente de inestabilidad e incertidumbre, en el
logro de los fines para la cual fue creada.
Para la Unidad de Postgrado de la UNERMB, esta dependencia económica impide su
funcionamiento normal, por cuanto los ingresos que obtiene por concepto de matrícula
están orientados para cubrir los gastos en bienestar de los participantes.
Para tener una clara definición del riesgo de una entidad se hace necesario identificar:
1. La actividad de la entidad.
2. El ciclo.
3. El sistema de control.
4. La estructura organizativa (niveles de autoridad y responsabilidad)
5. El flujo de información.
Tales elementos permiten identificar y valorar el riesgo de una entidad con la
finalidad de establecer el riesgo del auditor y el de auditoría, definir las áreas más
importantes dentro del alcance de la auditoría, examinar los procesos, identificar los
controles y sugerir recomendaciones en función a los propósitos y misión de la entidad.
3.8.1. Riesgo del Negocio. Identificar la naturaleza de la unidad, permite determinar
el riesgo; en el caso de los Ingresos Propios de la U.N.E.R.M.B., en la Unidad de
Postgrado; existe un riesgo denominado “riesgo financiero”, el cual está dado por las
posible pérdidas ocasionadas por errores e irregularidades en el manejo del efectivo. En
cualquier institución pública o privada el efectivo constituye un elemento importante y de
factor de riesgo, por su naturaleza susceptible de cometer cualquier infracción, de allí la
importancia y su control.
Al respecto, en el rubro de efectivo independientemente sea este del sector público o
privado el riesgo financiero existe, es latente; de allí que los controles deben ser eficientes.
Los controles son necesarios porque garantizan el resguardo contra pérdidas o desvíos de
los bienes, no quiere decir que no lleguen a existir desvíos, existirán pero en un porcentaje
menor.
3.8.2. Riesgo de Auditoría
El riesgo de auditoría, es definido como: “La eventualidad o contingencia que existen por razones de diversos factores (externos e internos) relacionados con la estructura y actividad de la organización y las personas que actúan en ella y por lo cual el auditor no logra detectar, la existencia de errores o falsedades en la información que le corresponde examinar o irregularidades en el proceder de los operadores o administradores”, (G.O. 5275. 1998:6).
Al realizar un trabajo de auditoría existe siempre un riesgo, tanto en las organizaciones
públicas como en las privadas. En las instituciones públicas el riesgo de auditoría, es
mayor que en los entes privados, ya que existe la posibilidad de que el auditor no pueda
detectar errores o irregularidades mayores, aún cuando existan leyes, reglamentos, normas
que regulan el control y protección de los bienes materiales e inmateriales; estas
instituciones públicas son blanco de referencia para cometer fraude, errores e
irregularidades que se traducen en corrupción; por ello, es menester de la dirección y de los
organismos de control velar por el acatamiento de las normativas y salvaguarda del
patrimonio público que es deber de todo ciudadano.
Al referirse al riesgo de auditoría este viene a estar conformado por:
• Riesgo Inherente.
• Riesgo de Detección.
• Riesgo de Control.
RIESGO INHERENTE: “es la susceptibilidad de una afirmación a un error
importante asumiendo que no hay un control”. (I.M.C.P., S.A.S. 82. 1995:53).
En el caso de los Ingresos Propios de la U.N.E.R.M.B., el efectivo es susceptible de ser
sustraído sin que el auditor logre obtener evidencias comprobatorias de dicho hecho, la falta
de información confiable, oportuna, verificada y procesada, conlleva a no detectar a
tiempo cualquier error ó pérdida por parte de la Administración de la Unidad de Postgrado,
ni aún por parte del auditor.
RIESGO DE DETECCIÓN: “es el riesgo de que los procedimientos de auditoría
seleccionados no detecten errores o irregularidades existentes en la información”.
Slosse, Otros. (1990:75)
Este tipo de riesgo es controlado por el auditor, ya que se deriva de los procedimientos
de auditoría y se ocasiona por cuanto el auditor:
• No examina el 100% de las operaciones.
• Aplica procedimientos de auditoría deficientes.
• El alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoría no
han sido definidos adecuadamente.
• Deficiencia en la supervisión del trabajo de auditoría.
El riesgo de detección, disminuye cuando existe una buena planificación y supervisión
de auditoría.
RIESGO DE CONTROL: “es el riesgo de que los sistemas de control estén
incapacitados para detectar o evitar errores o irregularidades significativas en forma
oportuna”. Slosse, Otros. (1990:75).
El riesgo de control está relacionado con el sistema de control interno, por lo cual, la
ausencia o deficiencia de controles inciden en que el riesgo de auditoría sea mayor. Así
mismo el riesgo para el auditor.
El proceso de recaudación de la matrícula de postgrado de la U.N.E.R.M.B., tiene
algunas deficiencias de control que deben ser corregidas, buscando lograr la eficiencia y
confiabilidad del mismo.
3.8.3. LA MATERIALIZACIÓN O LA IMPORTANCIA Y EL RIESGO
En la aplicación del trabajo de auditoría se hace necesario identificar cual es el
Proceso Administrativo de la Institución, (planificación, organización, dirección y
control), que le permite al auditor obtener una capacidad comprensiva de lo que es la
organización y cuales son sus áreas o ciclos de mayor importancia. La materialización o la
importancia y el riesgo son aspectos que van unidos al momento de planificar una
auditoría, la importancia viene a ser; “la magnitud de una omisión o error de
información contable que, a la luz de las circunstancias, hace probable que el criterio
de una persona razonable que depende de la información haya cambiado o haya sido
influenciado por la omisión o el error”. Arens, Alvin y Leobbecke, James. (1996:258).
El riesgo en la auditoría significa que, “el auditor acepta cierto nivel de incertidumbre
al realizar la auditoría”. Arens, Alvin y Loebbecke, James (1996:266).
Siempre existe el riesgo de que el auditor no obtenga las evidencias de los errores e
irregularidades que pudiere existir en el proceso operativo de la organización, aun cuando
se le suministre la información requerida.
Cabe destacar que el efectuar auditoría a los ingresos propios de la Unidad de Postgrado,
constituye un área importante, por ser:
• El efectivo un rubro de valor social y cuantificable.
• Constituye un elemento atrayente para que sus miembros cometan
errores y desviaciones.
• La información obtenida pueda que no sea fidedigna.
• Existe una ausencia de controles eficientes y confiables.
• Falta de supervisión adecuada.
Estos son algunos de los elementos que hacen que el área de los ingresos propios sea
importante y de riesgo, tanto para el auditor como para la institución.
Una vez que el auditor determine la importancia y el riesgo del área funcional que va a
ser objeto de la auditoría, elabora un plan de auditoría adecuado a la naturaleza, del objeto
de estudio, y donde establece la oportunidad y alcance de los procedimientos que va a
ejecutar.
En este orden de ideas:
• La naturaleza, esta definida por la actividad o las operaciones que
realiza la institución o la unidad, el nivel de riesgo dado que los
controles son deficientes y la susceptibilidad de existencia de
fraude.
• La oportunidad, determinar el tiempo o el momento oportuno para la
realización de la auditoría.
• El alcance, que se va ha revisar, cuales serán las pruebas ideales
y la extensión de ellas.
3.9. PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA ENTIDAD
Como se ha señalado anteriormente, conocer la organización es conocer su proceso
administrativo y su actividad operativa; esta es una investigación que el auditor debe
ejecutar en la etapa previa a la realización del trabajo de auditoría, que luego profundizará
durante la ejecución del trabajo de campo de auditoría.
A fin de tener una mejor comprensión de la teoría administrativa, se presentan los
conceptos de administración según diferentes autores. Así, para Stoner, James y Freeman,
Edward. (1994:4), la administración es “el proceso de planear, organizar, liderar y
controlar el trabajo de los miembros de la organización y de utilizar todos los
recursos disponibles de la empresa para alcanzar los objetivos organizacionales” Es
por ello, que toda actividad que desarrolle una organización tanto pública como privada
debe reunir los cuatro proceso (planificar, organizar, liderar y controlar), en forma
sistemática y coordinada, lo cual permite realizar las acciones de la organización para el
logro de los objetivos. Dentro de estos procesos están incluidos los procesos de ejecución
y de evaluación.
Para Helliriegel, Don y Slocum, John. (1998:6), la administración: “implica planear,
organizar, dirigir y controlar a las personas que trabajan en una organización a fin
de que cumplan las metas de estas”. Los diferentes autores de la teoría administrativa
coinciden en que administrar incluye los cuatro procesos, con el fin de alcanzar los
objetivos de la organización. Estos procesos están dados por:
3.9.1. Proceso de Planeación
La planeación es un proceso básico, en donde se instauran las metas y las
acciones que debe seguir la institución para alcanzar los objetivos, al establecer las
metas es necesario la comprensión de la misión y la visión de la organización, que
permite determinar; ¿qué se quiere de ella?, ¿cuáles son sus planes a corto y largo
plazo?, y ¿cómo lograr esos planes?. Estos conceptos orientan a los miembros de la
organización a trabajar en función de los objetivos de la institución.
La misión de una institución, “es una declaración duradera de los objetivos que
distinguen a una organización de otras similares”, David, Fred. (1994:79). Este
concepto individualiza y personaliza a la organización.
En este proceso es donde se definen las metas, se organizan las actividades y se
establecen los controles para verificar que los objetivos se están cumpliendo.
• Las metas y los objetivos constituyen el sentido direccional hacia donde se
encaminan los esfuerzos para alcanzar los planes, y permiten controlar y evaluar
los resultados de esos planes.
• Organizar las actividades, es definir los procedimientos para que los miembros de
la institución trabajen coordinadamente en la consecución de las metas.
• Revisar o supervisar, asegurara que los objetivos y las metas planteadas se estén
alcanzando de acuerdo a lo planeado, establecer medidas correctivas en el caso de
existir desviaciones de esos objetivos.
Como vemos, el proceso de planeación es un proceso de prevención donde se
establecen las estrategias y las acciones a seguir para lograr lo que se ha planificado.
3.9.2. Proceso Organización
En el proceso de organizar, es donde se decide cual ha de ser la estructura de
la organización y es cuando se diseña el organigrama. Algunos autores tales como Stoner,
James y Freeman, Edward. (1994:4), definen el proceso de organizar como "El proceso
de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de la
organización en una forma tal que pueda lograr los objetivos de la organización de
manera eficiente”. En este orden de ideas, Hellriegel, Don y Slocum, John. (1998:10),
definen el proceso de organizar como “es el proceso de crear una estructura de
relaciones que permita a los empleados ejecutar los planes de la dirección y cumplir
con los objetivos de estos”.
De acuerdo a lo planteado por los autores, se puede decir que la estructura de la
organización, es un sistema formal de relación de trabajo entre los miembros, que permite
obtener la eficiencia de las operaciones que en ella se ejecutan, y la consecución de los
objetivos establecidos. La estructura organizacional se determina dependiendo de los
planes, del tamaño, distribución geográfica, funciones de la organización y desarrollo de la
misma.
Típicamente existen tres tipos de organizaciones, por funciones, por producto/mercado
y matricial, aún así, Hampton, David. (1990:307), las ha clasificado de cinco maneras:
• Organización por funciones
• Organización por producto.
• Organización territorial.
• Organización orientada a cliente.
• Organización matricial.
ORGANIZACIÓN POR FUNCIONES: “Es el tipo de organización dividida
por departamentos individuales, las personas son asignadas al departamento donde
trabajan en esa actividad funcional, donde cada uno cuenta con sus deberes y
responsabilidades”. Hampton, David. (1990:307).
ORGANIZACIÓN POR PRODUCTO: “Divide la organización por unidades
con base en los productos, proyectos o programas”. Hampton, David (1990:310).
ORGANIZACIÓN TERRITORIAL: “Está basada en criterios geográficos,
divide las unidades con base geográfica en el territorio”. Hampton, David. (1990:312).
ORGANIZACIÓN ORIENTADA A CLIENTE: “Divide a la organización en
unidades de modo que cada una sirve a un cliente distinto”. Hampton, David.
(1990:313).
ORGANIZACIÓN MATRICIAL: “Es un tipo de organización de mando
múltiple, donde cada empleado depende tanto del gerente de función o división, como
de un gerente de proyecto o grupo”. Stoner, James y Otros. (1996:365). De esta forma
permite la flexibilidad y la cooperación de sus miembros. Para Hellriegel, Don y Slocum,
John. (1998:392), este tipo de organización combina la estructura funcional y de producto
con el propósito de incrementar la capacidad de procesar la información.
Por ello, al definir la estructura de la organización, se logra coordinar eficazmente los
recursos (materiales, humanos), que dispone y requiere la organización para el logro de sus
metas; a través de la identificación clave de:
1. División de las actividades que desarrolla en función de la naturaleza
propia de la organización.
2. Asignación de los niveles de responsabilidad y autoridad.
3. Definición de las tareas que han de ejecutar sus miembros.
4. La determinación de los procedimientos, y
5. La existencia de una clara comunicación entre sus miembros.
Cabe entender que toda organización de conformidad a su estructura organizativa
claramente definida, establece cuales han de ser las funciones, las actividades, los deberes,
las responsabilidades, así como la autoridad, de cada uno de sus miembros para alcanzar el
éxito de las acciones y objetivos de la organización.
En este orden de ideas, es válido establecer en forma precisa las diferencias existentes,
entre funciones, autoridades, deberes, responsabilidades y autoridades.
Así, las funciones, son las operaciones propias de cada empresa, unidad o sección, que
constituyen el proceso que realizan para alcanzar los fines y objetivos, y poder satisfacer
sus propósitos planteados. Las actividades, están constituidas por el trabajo específico
que debe practicar cada unidad o persona en la organización para que puedan cumplirse las
funciones.; mientras que los deberes, son los compromisos que deben cumplir los
individuos de conformidad al cargo que le fué asignado en la organización.
Por otro lado, las responsabilidades, provienen de los deberes, siendo estas las
obligaciones del individuo de responder al cumplimiento de los deberes asignados de
acuerdo al cargo que ocupa en la organización; y por último, la autoridad, está referida a
la potestad o soberanía que practica el individuo debido al cargo que le fue asignado en la
organización.
De todo lo antes explicado se deriva lo que es la descripción de cargo, que comprende
un listado de las tareas específicas que deben ser ejecutadas por el individuo que le fué
asignado un cargo en la organización.
Para la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela, en el Manual de
Auditoría Interna, publicado en G.O. 5.275 (1998:3), y basándose en el Manual de
Contabilidad del Banco Mundial; se establece:
“Que todo acto o acción debe ser transparente, sujeto a la ley a sus reglamentos y al juicio prudente. Todos los participantes (Funcionarios Públicos) son responsables de sus propias acciones. Todo acto o acción está sujeta a revisiones (Auditorías) imparciales, independientes y profesionales, y los resultados disponibles a todos los interesados”.
Cabe entender de conformidad a lo antes señalado, que el funcionario público es
responsable de sus actos u omisiones, que afectan el patrimonio público y su actividad
estará sujeta a revisión.
Basado en la teoría administrativa y a las ventaja que ofrece la organización matricial,
la U.N.E.R.M.B., se adhirió a este tipo de estructura Organizativa-Gerencial de Programas,
Proyecto y Sub-programas, que cumple la función de las llamadas Facultades y Escuelas en
otras universidades, de manera que facilita la toma de decisiones y el desarrollo de la
institución.
3.9.3. Proceso de Dirección
Es la actividad de dirigir la organización. La dirección está encabezada por un
líder, que influye y motiva a los miembros de la organización para que trabajen en la
consecución de los objetivos previamente planteados; así, las decisiones, el logro de las
metas tienen que ver mucho con los individuos que conducen la organización.
Por ello, se puede decir que la dirección, es la forma de influir y hacer que los
individuos que laboran en la organización, hagan lo que queremos lograr en beneficio de la
organización, jugando un papel muy importante las políticas de la organización. Es
menester de toda organización establecer políticas de recursos humanos, como sistemas de
retribuciones que motive a los individuos, logrando un mejor desempeño de las tareas.
Junto con este proceso está el de ejecución, que significa poner en acción los planes
propuestos para lograr los objetivos de la organización.
3.9.4. Proceso de Control
La existencia del control, está sujeta al establecimiento de normas y
procedimientos que garanticen la confiabilidad de las operaciones y el de los procesos en
los diferentes niveles jerárquico de la organización a objeto de:
• Garantizar que todas las operaciones estén encaminadas al logro de los
objetivos de la organización.
• Salvaguardar los bienes contra pérdidas, despilfarro, robo.
• Lograr la eficiencia (hacer bien las cosas), la eficacia (hacer lo correcto) y
la economía (uso razonable) de esos recursos .
Los autores de las teorías administrativas y contables, al igual que los dueños de las
empresas y aquellos relacionados con esta materia ven el control como parte indispensable
para el buen funcionamiento de la organización y cuya actitud debe ser un compromiso de
todos y cada uno de los miembros de ella.
En las instituciones públicas venezolanas el control es ejercido por la contraloría
interna de cada organismo actuando como ente contralor, a través del control previo y
posterior o auditoría interna. En las organizaciones privadas, el control es ejercido por el
contralor, cuya función es evitar que los recursos sean desviados o mal utilizados, de igual
forma existe un departamento de auditoría interna, que verifica las operaciones luego de
haber ocurrido.
4. BASES LEGALES
Las bases legales que sustentan, regula y controla los procesos administrativos y
financieras de los entes públicos, en el área objeto de esta investigación están conformadas
por el conjunto de leyes, decretos, reglamentos y normas que a continuación se enuncian:
4.1. LA CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA (1999), en su artículo 287 instaura que La Contraloría General de la
República es el órgano de control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos,
bienes públicos y nacionales.
4.2. LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA Y DEL SISTEMA DE
CONTROL FISCAL (2001).
Instituye en su artículo 9 numeral 8 que las universidades están sujetas al
control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la República logrando la
transparencia y la eficiencia de los recursos y bienes públicos.
En su articulo 16 delega en las Unidades de Auditoría Interna de cada entidad el control
fiscal, las cuales podrán ejecutar auditorías, inspeccionar, fiscalizar, evaluar el
cumplimiento de los resultados de los planes y acciones administrativa articulo
41.mediante las Unidades de auditoria Internas de cada universidades,
4.3. LEY ORGÁNICA DE SALVAGUARDA AL PATRIMONIO PÚBLICO
(1982).
En su artículo 1 establece que el objetivo de esta ley, es la de prevenir, perseguir y
sancionar el enriquecimiento ilícito y los delitos contra los bienes públicos, determinar y
hace efectiva las responsabilidades penales, civil, administrativa y disciplinaria de los
funcionarios y empleados públicos y demás personas. Señala las Atribuciones y deberes
de la Contraloría General de la República, en materia de Salvaguarda del Patrimonio
Público en sus artículo 22 al 30.
4.4. LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL
SECTOR PÚBLICO (2000).
Esta ley tiene como objetivo fundamental, indicado en su artículo 1, el de regular
la administración financiera del sistema de control interno del sector público, así como
también los aspectos referidos a la coordinación macroeconómica, al Fondo de
Estabilización Macroeconómica y al Fondo de Ahorro Intergeneracional., basado en los
principios constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia,
responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación macroeconómica.
La administración financiera del sector público esta conformada por el conjunto de
sistemas, órganos, normas y procedimientos que previenen, regula y controlan la
captación de ingresos públicos y en su destino de conformidad con los fines del estado.
Esta misma ley, explica lo que es e Sistema de Control Interno en su Título VI,
artículos del 131 al 145.
4. 5. NORMAS GENERALES DEL CONTROL INTERNO (1997).
En ella se establece las normas mínimas que deben observar los organismos y
entidades de carácter público en el establecimiento, implantación funcionamiento y
evaluación de los sistemas y mecanismos de control interno. De los entes públicos., a
objeto garantizar los controles administrativos contables en función de salvaguardar los
bienes públicos y lograr la veracidad y oportunidad de las operaciones procurando que la
eficiencia, eficacia y economía de las actividades y operaciones de los entes públicos.
4.6. NORMAS GENERALES DE AUDITORÍA DE ESTADO (1997).
Esta norma busca unificar los criterios de auditoria que deben cumplir los
órganos de control de los entes público logrando optimizar los resultados, en ella
tenemos:
• Normas relativas al auditor.
• Normas relativas a la planificación.
• Normas relativas a la ejecución.
• Normas relativas al informe.
4.7. NORMAS PARA EL FUNCIONAMIENTO COORDINADO DE LOS
SISTEMA DE CONTROL EXTERNO E INTERNO (1997).
Esta norma de acuerdo con el pronuncio 1º, viene a coordinar a las actividades
de control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos, así como
también las operaciones relativas a los mismos, que ejecutan los órganos de control
externo e interno del sector público, logrando coordinar sus acciones de conformidad
al ordenamiento jurídico en el ejercicio de sus funciones de control.
4.8. REGLAMENTO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL
EXPERIMENTAL “RAFAEL MARÍA BARALT” (1983).
Este reglamento explica el objetivo de la Institución, su estructura, organizativa,
las autoridades que la conforman, los programas de acuerdo a la actividad educativa, de
investigación, administración que desarrolla, así como las atribuciones y deberes de las
autoridades.
4.9. NORMAS SOBRE INGRESOS PROPIOS DE LA UNERMB (1998).
Esta norma regula las actividades propias de las dependencias universitarias que
generan ingresos propios o extraordinarios de la UNERMB, de conformidad a su
naturaleza.
Así mismo, contiene las políticas del devengamiento, cobro, procedimiento para el
manejo de los mismos, limitaciones, registro, control y disposiciones generales.
5. SISTEMA DE VARIABLES
5.1. VARIABLE DE ESTUDIO
Plan de Auditoría Interna para el Proceso de Recaudación de la Matrícula.
5.2. CONCEPTUALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
Plan de Auditoria: Planear una auditoría es decidir cómo va a practicarse el
examen, cuáles serán los procedimientos a seguir, con qué limitaciones, el tiempo oportuno
de su aplicación y el personal que debe asignarse al trabajo. Rodríguez, Joaquín. (1991:
192).
Proceso: Una serie de acciones u operaciones que se realizan de acuerdo con unas
normas, unos principios, leyes y reglas. Melinkoff, Ramón. (1990: 27)
Recaudación: Acción de recaudar. La recaudación de los impuestos. Sinónimo.
Cobranzas, cobro, colecta, cuestación, percepción. (Larousse. 1992:847).
Matrícula: Inscripción en un establecimiento de enseñanza. (Larousse. 1992:549)
5.3. DEFINICIÓN OPERACIONAL:
Operacionalmente, el Plan de Auditoría Interna para el Proceso de Recaudación
de la Matrícula, estaría dado, mediante el estudio preliminar de la situación ó área objeto
de examen, a fin de precisar:
- Los niveles críticos que deben ser revisados con mayor atención y
cuidado.
- La definición de las pruebas de auditoría adecuadas, que permite
minimizar la incertidumbre de detectan los errores u omisiones,
dado que el examen no cubre el (100%) la totalidad del universo
sujeto a examen.
- La cantidad de evidencia requerida y necesaria.
- El momento adecuado para ejecutar el trabajo.
- El tiempo de duración.
- Los recursos humanos adecuados y necesarios, y
- Los instrumentos requeridos, para la ejecución de la auditoría.
Aún cuando se toman en cuenta todos estos elementos en la planeación de la auditoría
no hay que olvidar la función de la auditoría interna (la de asesorar y evaluar), así como
también, para que se va a realizar la auditoría.
La auditoría para el proceso de recaudación de la matrícula de postgrado de la
UNERMB, es un área de importancia relativa para la institución, dado que constituye el
cobro por concepto de inscripción de las materias a cursar por los participantes de
cuarto nivel de educación, que son profesionales y trabajadores en diversas áreas, y
constituye una entrada de recursos adicionales al presupuesto asignado por el Ejecutivo
Nacional a la UNERMB.
Durante el proceso existe una consecución de pasos donde intervienen factores
externos e internos, cuyos procedimientos en la interacción deben estar definidos y
aplicados en forma conjunta.
El examen de auditoría permite evaluar esos procesos, contribuye mediante las
observaciones encontradas, a emitir recomendaciones para el logro de la correcta y
prudente administración de los recursos, en el cumplimiento de los objetivos y la
consecución de las metas planteadas por la Unidad de Postgrado.
De esta manera, evaluar en conjunto todos estos aspectos asegura el éxito esperado tanto
para la Institución, la Unidad de Postgrado, y así como para la Unidad de Auditoría.
5.4. INDICADORES.
Los indicadores del diseño de un plan de auditoria para el proceso de recaudación
de la matrícula, son los siguientes:
v Planeación.
v Organización.
v Dirección.
v Ejecución.
v Funciones.
v Actividades.
v Deberes.
v Responsabilidades.
v Autoridad.
v Descripción de Cargos.
v Controles financieros.
v Controles Administrativos.
v Controles Contables.
v Riesgos Financieros.
v Riesgos de Auditoría.
v Planificación.
v Ejecución.
v Informe.
v Seguimiento.
CUADRO Nº. 2
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE OBJETIVO GENERAL
DISEÑAR UN PLAN DE AUDITORÍA INTERNA PARA EL PROCESO DE
RECAUDACIÓN DE LA MATRÍCULA DE POSTGRADO EN EL ÁREA DE
INGRESOS PROPIOS DE LA U.N.E.R.M.B.
VARIABLE: PLAN DE AUDITORÍA INTERNA PARA EL PROCESO DE RECAUDACIÓN DE LA MATRÍCULA.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
DIMENSION
ES
INDICADOR
ES
ÍTEMS
1. Describir el
proceso administrativo seguido para la recaudación de la matrícula de postgrado en el área de ingresos propios de la UNERMB.
Proceso
Administrativo
Planeación
Organización Dirección Ejecución
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
2. Identificar las
funciones y las responsabilidades del personal que interviene en el proceso de recaudación de la matrícula de postgrado en el área de ingresos propios de la UNERMB.
Funciones y
Responsabilidades
Funciones
Actividades Deberes
Responsabilidades
Autoridad Descripción de Cargos
14 15 16 17 18 19
3. Identificar la
existencia de controles en el proceso de recaudación de la matrícula de postgrado en el área de ingresos propios de la UNERMB
Controles
Financieros
Administrativos
Contables
20, 21,
22, 23, 24,
25, 26, 27,
28, 29, 30,
31, 32, 33,
34, 35, 36, 37, 38,
39, 40, 41 Fuente: Laura J. Lauretta C. 2002
CUADRO Nº. 2 (Cont.) OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
DIMENSIONES
INDICADOR
ES
ÍTEMS
4. Determinar los
riesgos involucrados en el proceso de recaudación de la matrícula de postgrado en el área de ingresos propios de la UNERMB.
Riesgo
Financieros Auditoría
42, 43,
44, 45, 46
5. Determinar los
procesos de auditoría interna a seguir en la revisión de la recaudación de la matrícula de postgrado de la UNERMB.
Proceso de Auditoría
Planificación
Ejecución
Informe
Seguimiento
47, 48,
49, 50, 51,
52, 53, 54,
55, 56, 57,
58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66,
67, 68. 69,
70, 71
6. Proponer los
procedimientos a seguir en el proceso de recaudación de la matrícula de postgrado en el área de ingresos propios de la UNERMB.
7. Enunciar las normas
que permiten el fortalecimiento del control interno del proceso de recaudación de la matrícula de
postgrado en el área de ingresos propios de la UNERMB.
Fuente: Laura J. Lauretta C. 2002 6. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS Administración: Planeación, organización, dirección y control de las personas que
trabajan en una organización y de la serie de tareas y actividades de que desempeñan.
Helliegel, Don y Slocum, John. (1998: 6).
Alcance de una Auditoría: Se refiere a los procedimientos de auditoría considerados
necesarios en las circunstancias para lograr el objetivo de la auditoría. (I.M.C.P. 1995: 17).
Ambiente de Control: Comprende la actitud total, la conciencia y acciones de los
directores y administración del sistema de control interno y sus importancia en a entidad.(
I.M.C.P. 1995: 17)
Certeza: Certeza o seguridad se refiere a la satisfacción del auditor respecto a la
confiabilidad de una aseveración hecha por una de las partes para ser usada por otra de las
partes. (I.M.C.P. 1995: 19).
Control: Proceso por medio del cual las actividades de una organización quedan ajustadas
a un plan preconcebido de acción y el plan preajusta a las actividades de la organización.
(C.G.R.V. 1998:41.)
Control Fiscal: Toda actuación realizada con objetividad e imparcialidad por quien
legalmente tenga potestad de hacerlo, destinada a la vigilancia, fiscalización e inspección
de los ingresos, gastos y bienes nacionales, así como de las operaciones relativas a los
mismos para la defensa del Patrimonio Nacional. Zabala Bello, Eleazar (1998: 152).
Evidencia: Prueba que respalda el contenido del informe del auditor, y que son obtenidas a
través de los diversos medios empleados en el proceso de auditoría. Cuaderno de Auditoría
Nº. 4. (C.G.R.V. 1998: 79).
Fraude: El término fraude se refiere a un acto intencional por uno ó más individuos
dentro de la administración, empleados o terceras partes el cual da como resultados la
representación errónea de los estados financieros. (I.M.C.P. 1995; 22).
Organización: Todo grupo estructurado de personas reunidas para cumplir ciertas metas
que no podrían cumplir individualmente. Helliegel, Don y Slocum, John. (1998: 5).
Proceso: Método sistemático para manejar las actividades. Stoner y Otros. (1996; G-8).
Procedimientos: Son la realización de una serie de pasos sucesivos y complementarios,
que exigen una manera específica de llevarlos a cabo. Melinkoff, Ramón. (1977:35).
Prueba de Cumplimiento: es una prueba que reúne evidencia de auditoría para indicar si
un control funciona efectivamente y logra sus objetivos. Schuster, José (1992:117).
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
1. TIPO DE INVESTIGACIÓN
Para dar respuesta a las variables objeto de estudio, la presente investigación está
enmarcado bajo las características de una investigación aplicada, cuyo propósito principal
es diseñar un plan de auditoría que servirá de modelo para ser utilizado por la Unidad de
Auditoría de la UNERMB, en el área de ingresos propios proceso de recaudación de la
matrícula de postgrado., según el propósito de la investigación y siguiendo los criterios
expuesto esta investigación es de carácter aplicada, Chávez, Nilda (1994:133).
Asimismo, existen diferentes tipos de investigación que varían según el nivel de
profundidad que se le quiera dar al estudio, la estrategia y el carácter de la misma, por lo
tanto el trabajo objeto de estudio presenta la siguiente tipología:
• INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA
A este respecto, Chávez, Nilda. (1994:135), señala que la investigación descriptiva “es
aquella que se orienta a recolectar informaciones relacionadas con el estado real de las
personas, objetos, situaciones o fenómenos tal cual se presentaron en el momento de
su recolección”.
Se considera de tipo descriptivo, por cuanto se requiere identificar y narrar el proceso
de recaudación de la matrícula de postgrado en el área de ingresos propios de la
Universidad, Por otro lado también se requiere analizar el nivel de riesgo del proceso y el
riesgo de auditoría en que está implícito el auditor, al elaborar un Plan de Auditoría en el
área de Ingresos Propios, para el proceso de recaudación de la matrícula de postgrado de la
U.N.E.R.M.B., por lo tanto describe lo que se mide, sin realizar interferencias ni verificar
hipótesis.
• INVESTIGACION DE CAMPO
Según explica Sabino, Carlos. (1992:94), la investigación de campo “se basa en
información obtenida directamente de la realidad”.
Igualmente, para Arias, Fideas. (1997:50), “consiste en la recolección de datos
directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar
variable alguna”. De acuerdo a esta explicación la investigación a realizar es de campo,
debido a que la información es obtenida a través de la observación y la aplicación de
instrumentos de recolección de datos, por medio de la técnica del cuestionario y la
entrevista, en el lugar o sitio donde el investigador obtiene los datos, que para este estudio
es la Universidad Nacional
Experimental “Rafael María Baralt” (UNERMB), Ubicada en el Municipio Cabimas del
Estado Zulia.
• INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL
Así mismo es considerada una investigación documental, de conformidad a lo
expuesto por Arias, Fideas. (1997:49). “Es aquella que se basa en la obtención de
análisis de datos provenientes de materiales impresos u otro tipo de documentos”.
Está investigación está soportada por estudios bibliográficos, revisión de documentos de la
fuente, que representan evidencias que serán evaluadas y verificadas, como son; los
organigramas, manuales de procedimientos, manuales de descripciones de cargos,
documentos, informes, recibos de ingresos, depósitos bancarios, correspondencias, otros.,
con el fin de ser analizados y establecer conclusiones referidas al objeto de estudio.
2. POBLACIÓN Y MUESTRA
Según explicación de Rada, Nereida. (2000)., La población, “es aquella que está conformada por el conjunto de elementos o eventos afines en una o más características, considerada como una totalidad sobre la cual se generalizan las conclusiones de la investigación; los elementos vienen a ser unidades elementales que proporcionan la información y pueden denominarse como: divisiones, porciones, clases, extractos, unidades de análisis”.
Con respecto a esta definición, la población objeto de estudio va estar representada por
todo el personal que labora en la U.N.E.R.M.B.
La Muestra es definida por Rada, Nereida. (2000), como “el subconjunto o parte de la
población escogida para efectuar la investigación”. Desde luego la muestra
seleccionada debe ser representativa de la población.
De acuerdo con lo descrito anteriormente y para los efectos de esta investigación, no se
requiere de un proceso de muestreo, ni de selección de muestra, la población vendría a
conformar la muestra, que estaría constituida por todo el personal que labora en el área de
ingresos propios de la UNERMB, y esta va ser de carácter no probabilística, debido a que
no se precisa de un procedimiento de selección informal, se requiere de una
representatividad de elementos en cuanto a la calidad de la información que se desea
recolectar en el problema planteado; la cual esta constituida por once (11) personas en
total. El cuadro Nº 3 ilustra dicha población.
CUADRO Nº 3
DISTRIBUCIÓN DE LA POBLACIÓN SEGÚN SUS CARACTERÍSTICAS
AREAS FUNCIONALES
SUJETO No.
CARGO NÚMERO DE
SUJETO
Unidad de Postgrado
1 2 3 4
• Director de Postgrado • Coordinador
Administrativo • Secretaria de la
Coordinación • Asistente de Información y
Control del Estudiante.
1 1 1 1
Unidad de Finanzas
5 6 7
• Jefe de Análisis y Control
Financiero • Analista Financiero • Secretaria
1 1 1
Unidad de Contabilidad
8 9
• Jefe de Contabilidad • Contador Jefe
1 1
10 11
1 1
Unidad de Auditoría Interna
• Contralor Interno • Jefe de Control Posterior
Total
11
Fuente: Información de la U.N.E.R.M.B.
3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Son las distintas formas o maneras de obtener la información para llevar a cabo
cualquier trabajo de investigación y así garantizar el éxito del mismo. De allí
lo imprescindible de determinar que técnicas e instrumentos se van utilizar en dicha
investigación, en este caso en particular cuya investigación es descriptiva y
donde la obtención de la información es en el sitio de los hechos, se requiere de las
siguientes técnicas:
• OBSERVACIÓN DIRECTA
La observación directa señala Risquez, G., Fuenmayor, E., y Pereira, B. (1999:56),
“es aquella técnica en la cual el investigador puede observar y recoger datos mediante
su propia observación, apoyado en sus sentidos (conocimiento empírico)”. Esta técnica
permite describir el proceso que se realiza en la recaudación de la matrícula de postgrado
en el área de ingresos propios de la Universidad Nacional Experimental “Rafael María
Baralt, y así poder verificar si se cumplen los objetivos y las normas planteadas por la
institución.
• LA TÉCNICA DEL CUESTIONARIO Y LA ENTREVISTA NO
ESTRUCTURADA
Para recolectar los datos aportados por los sujetos objeto de estudio en relación con la
variable de investigación, se aplicó la técnica del cuestionario dirigida a cada una de las
unidades involucradas en el proceso de recaudación de
la matrícula de postgrado en el área de ingresos propios y la entrevista individual semi-
estructurada, con un número de 71 preguntas, compuestas por
preguntas abiertas y cerradas de selección múltiple (ver anexo 1), por lo tanto quedó
compuesta por cinco instrumentos de la siguiente manera:
El instrumento Nº 1 dirigido al personal de la Dirección de la Unidad
de Postgrado.
El instrumento Nº 2 dirigido al personal de apoyo de la Unidad
de Postgrado.
El instrumento Nº 3 dirigido al personal de Unidad de Finanzas.
El instrumento Nº 4 dirigido al personal de la Unidad de Contabilidad.
El instrumento Nº 5 dirigido al personal de la Unidad de Auditoría Interna.
• LA TÉCNICA DE ANÁLISIS DE CONTENIDO
Esta técnica permite la revisión de los documentos ofrecidos por los sujetos objeto de
estudio, como diagrama de procesos, manuales de descripciones de cargos, manuales de
normas y procedimientos, entre otros.
4. VALIDEZ DE CONTENIDO DEL INSTRUMENTO
La validación de los instrumentos es tarea de expertos en la materia, al respecto Chávez,
Nilda (1994:194) describe la validez del contenido como la correspondencia del
instrumento con su marco teórico, por lo que no se expresa en términos de índice numérico,
dado que se basa en la necesidad de discernimiento y juicio independiente entre expertos,
quiénes analizan cuidadosamente y críticamente la totalidad de los ítems de acuerdo con el
área específica del contenido teórico.
En este sentido, el instrumento de la investigación fue sometido a un proceso de
validación, a través de la presentación de un formato formal y explícito, que de está
manera permitirá la confiabilidad de las variables que se quiere medir, dichos expertos son
profesionales que trabajan y con experiencia en el área que se está investigando, siendo
estos cinco (5) personas, cuyas actividades corresponden a profesionales docentes de
La Universidad del Zulia (L.U.Z.)., docentes y administrativos de la Universidad
Nacional Experimental “Rafael María Baralt” (UNERMB), y contadores públicos en el
libre ejercicio de su profesión, quienes enriquecieron y validaron la pertinencia de los
ítems., en relación con los objetivos, variables dimensiones e indicadores, formulando
correcciones sobre aspectos relacionados con la presentación y redacción.
5. TÉCNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS
Este punto está referido a los procedimientos utilizados para procesar los datos
recabados, en el sentido de clasificarlos, codificarlos y ordenarlos en formas de tabla,
gráficas o matrices; facilitando el análisis e interpretación de aspectos formulados en el
planteamiento del problema y aporte de recomendaciones.
En tal sentido la técnica de investigación empleada para este estudio es cualitativa,
basada en las cualidades observadas por medio de un cuestionario y del análisis
documental, siendo esta la forma de dar respuesta la población entrevistada, así como los
documentos, suministrados por ellos mismos, lo cual hizo innecesario su tratamiento
estadístico. Para el estudio de los datos se aplicaron procedimientos estadísticos de carácter
descriptivo, que consiste en organizar, resumir, desglosar, analizar e interpretar los datos
obtenidos a través de la entrevista semi-estructurada.
6. PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN
En la elaboración de esta investigación se siguieron los pasos siguientes:
• Presentación de los propósitos de la investigación.
• Recopilación del material bibliográfico pertinente a los objetivos y fundamentos
teóricos para soportar objetivamente la variable objeto de investigación.
• Definición de los parámetros metodológicos que se siguieron en el estudio
relacionados con el tipo de investigación: población, técnica de recolección de datos
y procedimiento en general de la investigación.
• Construcción validación y aplicación del instrumento utilizado en la investigación
• Análisis e interpretación de los resultados.
• Elaboración de un plan de auditoría interna en el área de ingresos.
• Desarrollo y presentación de las conclusiones y recomendaciones de la
investigación.
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
1. PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS
La finalidad de esta investigación estuvo orientada a determinar los requerimientos para
la elaboración de un plan de auditoría interna para el proceso de recaudación de la
matrícula de postgrado, en el área de ingresos propios de la U.N.E.R.M.B., que constituirá
una guía para que la Unidad de Auditoría Interna determine los aspectos importantes que
deben tomarse en cuenta en la planificación y realización de una auditoría en esta área.
A continuación se presenta el análisis cualitativo de los resultados obtenidos, a través de
la aplicación de la entrevista semi – estructurada, la cual queda conformada por cinco (5)
instrumentos, aplicados especialmente al personal de la U.N.E.R.M.B. que labora en las
Unidades de:
- Postgrado.
- Finanzas
- Contabilidad
- Auditoría Interna
En estas Unidades se le aplicaron los instrumentos para recolectar la información
necesaria e importante para este estudio, de la siguiente manera:
a) Instrumento Nº 1 dirigido al personal de Dirección y Administración de la Unidad
de Postgrado.
1. Director de Postgrado.
2. Coordinador Administrativo.
b) Instrumento Nº 2 dirigido al personal de apoyo de la Unidad de Postgrado:
3. Secretaria del Coordinador Administrativo
4. Asistente de Información y Control del Estudiante.
c) Instrumento Nº 3 dirigido al personal de la Unidad de Finanzas.
5. Jefe de Análisis y Control Financiero.
6. Analista Financiero.
7. Secretaria.
d) Instrumento Nº 4 dirigido al personal de la Unidad de Contabilidad.
8. Jefe de Contabilidad.
9. Contador Jefe.
e) Instrumento Nº 5 dirigido al personal de la Unidad de Auditoría Interna
10. Contralor Interno.
11. Jefe de Control Posterior.
Los resultados de esta investigación son presentados a lo largo de todo el capítulo
haciendo referencia a cada uno de los ítems relacionados con los objetivos específicos. Así
mismo, se representaron los resultados de los ítems por pequeñas matrices en donde las
categorías de respuesta están ubicada en la parte vertical (columna) y en la parte horizontal
(fila), se indicaron el número de sujetos de acuerdo a la numeración especifica
anteriormente y el total de frecuencia con que se repite cada una de las alternativas; para
cada ítems se va encontrar los resultados en negrita al inicio de cada análisis, y
seguidamente se esbozará la interpretación de ellos.
2. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
VARIABLE: Plan de Auditoría Interna para el Proceso de Recaudación de
Matrícula de Postgrado.
DIMENSIÓN: Proceso Administrativo.
INDICADOR: Planeación.
Ítem No. 1. ¿La Unidad de Postgrado de la U.N.E.R.M.B. tiene definida los
siguientes lineamientos?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
Visión X X X X X X X X X X X
Misión X X X X X X X X X X X
Objetivos X X X X X X X X X X X
Metas X X X X X X X X X X X
TOTAL ENTREVISTADO
11
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 1
La respuesta unánime obtenida en ésta entrevista, manifestaron que si están definidas
la Visión, Misión. Objetivos y Metas en la Unidad de Postgrado de la UNERMB, de igual
forma expresaron que las mismas se encuentran publicadas.
Ítem No. 2. ¿Cuenta la Unidad de Postgrado de la UNERMB, con un Plan
Estratégico para alcanzar los objetivos y las metas
propuestas?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SÍ
NO X X 2
ESPECIFIQUE X X 2
TOTAL ENTREVISTADO 4
La respuesta obtenida al aplicar el ítem No. 2 a los sujetos 1, 2. 10 y 11, tuvo la
siguiente orientación.
• Sujeto 1 y 2 respondieron negativamente, con la salvedad del sujeto Nº 1,
el cual indicó “existe una planificación anual sujeta al presupuesto”.
• Los sujetos 10 y 11, especificaron “no tener conocimiento al respecto”.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 2
Ítem Nº 3. ¿Existen planes sobre la matrícula de la Unidad de Postgrado de la
UNERMB, en el área de ingresos propios?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI
NO X X X X 4
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 4
En este ítem se entrevistaron los sujetos 1, 2, 10 y 11, donde todos respondieron negativamente.
INDICADOR: Organización.
Ítem Nº 4. ¿La estructura organizativa de la U.N.E.R.M.B., es favorable para
la Unidad de Postgrado ?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI
NO X X 2
ESPECIFIQUE X X 2
TOTAL ENTREVISTADO
4
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 3
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 4
En estos ítems, la población entrevistada respondió así:
• Sujetos 1 y 2 representados por el Director y el Coordinador Administrativo de
Postgrado, respondieron negativamente.
• Los sujetos 10 y 11 que corresponde al Contralor Interno y Jefe de Control
Posterior, no expresaron respuesta alguna.
Las respuestas obtenidas demostraron la ausencia de una estructura organizativa acorde
con el funcionamiento de la Institución.
Ítem Nº 5. ¿Cuenta la Unidad de Postgrado de la UNERMB con un organigrama
lógico y funcional, de acuerdo con sus necesidades y requerimientos?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI
NO X X 2
ESPECIFIQUE X X 2
TOTAL ENTREVISTADO 4
La población entrevistada conformada por los sujetos 1, 2, 10 y 11 respondieron:
• Los dos primeros sujetos que corresponden al Director y Coordinador
Administrativo de la Unidad de Postgrado, respondieron negativamente.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 5
• Los sujetos 11 y 12, señalaron que no pueden opinar al respecto porque no han
analizado dicho organigrama.
En este sentido las respuestas obtenidas reafirman el resultado obtenido en el ítem Nº 4.
Ítem Nº 6. ¿Conoce el personal de la Unidad de Postgrado de la U.N.E.R.M.B.
el organigrama de la Unidad?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X 6
NO ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 6
En la aplicación del ítem Nº 6; los sujetos entrevistados coincidieron en la respuesta la
cual fue afirmativa, es decir, que el personal de la Unidad de Postgrado si conoce el
organigrama de la Unidad.
Ítem Nº 7. ¿Cuenta la Unidad de Postgrado con un Manual de
Procedimientos para el proceso de recaudación de a matrícula
de Postgrado de la U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 6
MATRIZ Nº 7
CATEGORÍA
SI
NO X X X X X X X X X 9 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO
9
La entrevista estuvo dirigida a determinar si existe un Manual de Procedimiento que
facilite y oriente al personal a realizar su labor en forma eficiente; en la respuesta los
entrevistados coincidieron en que no existe un Manual de Procedimientos.
INDICADOR: Dirección.
Ítem Nº 8. ¿Están definidas las políticas para el logro de los objetivos
planteados para la matrícula de la Unidad de Postgrado?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2
NO ESPECIFIQUE X X 2
TOTAL ENTREVISTADO 4
Los sujetos 1 y 2 respondieron afirmativamente.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 8
Los sujetos 10 y 11, no respondieron. Esta ausencia de respuesta evidencia el
desconocimiento existente entre el personal sobre las políticas y objetivos de la
Institución.
Ítem Nº 9. ¿Está el personal informado de cuales son los planes formulados
por la Dirección de Postgrado sobre la matrícula de la Unidad?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X 3
NO X 1
ESPECIFIQUE X X 2 TOTAL
ENTREVISTADO 6
Los sujetos 1, 2 y 4 respondieron afirmativamente al cuestionario, el sujeto 3 afirmo
negativamente e indicó que la información que tiene sobre los planes formulados por la
dirección de postgrado de la UNERMB es “solo por los comentarios”. Los sujetos 10 y 11
no respondieron.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 9
Ítem Nº 10 ¿Participa el personal de la Unidad de Postgrado en el logro de
los objetivos Planteados para la recaudación de la matrícula?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X 4
NO ESPECIFIQUE X X 2
TOTAL ENTREVISTADO 6
La aplicación del ítem Nº 10 donde a los entrevistados se les consulta si participa el
personal de la Unidad de Postgrado de la UNERMB en el logro de los objetivos; los sujetos
entrevistados contestaron afirmativamente con la excepción
de que el sujeto Nº 3 expreso “por voluntad propia”. Los sujetos 10 y 11 no expresaron
respuesta alguna.
INDICADOR: Ejecución
Ítem Nº 11. ¿La Dirección de Postgrado de la U.N.E.R.M.B., instruye a su
personal sobre la importancia de la proyección de la imagen de
la Unidad de Postgrado en los planes formulados?.
SUJETOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 10
MATRIZ Nº 11
CATEGORIA
SI X X X 3
NO X 1
ESPECIFIQUE X X 2 TOTAL
ENTREVISTADO 6
De los sujetos entrevistados los sujetos 1, 2 y 4 contestaron afirmativamente, el
sujeto Nº 3 respondió negativamente. Los sujetos 10 y 11 no respondieron.
Ítem Nº 12. ¿Existe sinergia en el desarrollo de las metas planteadas para el
logro de la matrícula de Postgrado de la U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X 4 NO
ESPECIFIQUE X X 2 TOTAL
ENTREVISTADO 6
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 12
Al respeto los sujetos 1, 2, 3, y 4 respondieron afirmativamente, los sujetos 10 y 11 no
expresaron opinión alguna.
Ítem Nº 13. ¿Están coordinadas las actividades que se ejecutan en el
proceso de recaudación de la matrícula de postgrado de la
U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X 4 NO X X X 3
ESPECIFIQUE X X 2 TOTAL
ENTREVISTADO 9
La repuesta obtenida por parte de los entrevistados, fue la siguiente:
• Sujeto 1, 2, 3 y 4 respondieron afirmativamente.
• Sujeto 5, 6 y 7 respondieron negativamente.
• Sujeto 10 y 11 no emitieron opinión.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 13
El resultado del ítem, ratifica la falta de entrenamiento del personal en las áreas
administrativas.
DIMENSIÓN: Funciones y Responsabilidades
INDICADOR: Funciones
Ítems Nº 14. ¿Están las funciones asignadas al personal de conformidad con
la estructura organizativa de la Unidad de Postgrado de la
U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X 3
NO X X X X X X 6
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 9
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
Los sujetos 1, 2 y 4 respondieron afirmativamente. Los sujetos 3, 5, 6, 7, 10 y 11, que
respondieron negativamente. El sujeto Nº 3 explicó que “él ejecuta labores no acorde
con su cargo”.
MATRIZ Nº 14
Las respuestas evidencian el desconocimiento de las funciones por parte del
personal que las ejecuta.
INDICADOR: Actividades
Ítem Nº 15. ¿Conoce el personal de la Unidad de Postgrado de la UNERMB,
cuál es el trabajo específico que debe ejecutar en relación al
cargo que desempeña?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X 4 NO
ESPECIFIQUE X X 2 TOTAL
ENTREVISTADO 6
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
En este ítem los sujetos 1, 2, 3 y 4, respondieron afirmativamente, que conocían el
trabajo que deberían ejecutar en función del cargo.
No obstante el sujeto Nº 3, expreso “que tiene conocimiento del trabajo porque
investiga”.
MATRIZ Nº 15
Los sujetos 10 y 11, indicaron “que aun cuando no están las tareas especificadas en
relación al cargo que desempeñan, estás son ejecutadas de conformidad a la actividad
que desempeñan”.
INDICADOR: Deberes
Ítem Nº 16. ¿Conoce el personal de la Unidad de Postgrado de la
U.N.E.R.M.B., cuales son las actividades que están obligados a
realizar de conformidad al cargo asignado?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X 6
NO ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 6
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
La totalidad de los sujetos entrevistados respondieron afirmativamente, sin embargo
el sujeto Nº 3, indicó “que no existe nada por escrito sobre las actividades que
debe realizar”
MATRIZ Nº 16
INDICADOR: Responsabilidad
Ítems Nº 17. ¿El personal de la Unidad de Postgrado de la UNERMB, cumple
con la responsabilidad que le confiere el cargo?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2
NO ESPECIFIQUE X X 2
TOTAL ENTREVISTADO
4
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
Al respecto los cuatro sujetos entrevistados en el ítem Nº 17, respondieron así:
• Sujetos 1 y 2 respondieron afirmativamente.
• Sujetos 10 y 11 no expresaron opinión alguna.
INDICADOR: Autoridad
Ítem Nº 18. ¿La designación del cargo es factor determinante para ejercer
la autoridad y la responsabilidad que le confiere el cargo?
MATRIZ Nº 17
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI NO X X X X X X 7
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 7
Esta pregunta fue dirigida para los sujetos que tienen niveles de jefatura como:
• Director de Postgrado.
• Coordinador Administrativo de Postgrado.
• Jefe de Análisis y Control Financiero.
• Jefe de Contabilidad.
• Contralor Interno.
• Jefe de Control Posterior.
Todos los sujetos entrevistados coincidieron en la respuesta, indicando que el cargo “no
es factor determinante para ejercer la autoridad y responsabilidad”.
INDICADOR: Descripción de Cargos
Ítem Nº 19. ¿Existe un Manual de Cargo para el personal que labora en el
proceso de recaudación de la matrícula de postgrado de la
U.N.E.R.M.B.?
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 18
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X X X X X X 11
NO ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 11
La pregunta fue dirigida a la totalidad de la muestra seleccionada, quienes respondieron
afirmativamente, e indicaron que en la actualidad se está implementando un Manual de
Cargos para clasificar al personal de la UNERMB.
DIMENSIÓN: Controles
INDICADOR: Financieros
Ítem Nº 20. ¿Existe un Reglamento Interno sobre los Ingresos propios
de la U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X X X X X X 11 NO
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 11
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 19
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 20
Con respecto a este ítem, el total de los sujetos entrevistados manifestaron que si
existe un reglamento interno que controla y regula los ingresos propios de la UNERMB.
Ítem Nº 21. ¿Existen normas de control para la recepción de los depósitos
bancarios por concepto de matrícula de postgrado de la
U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X X X X 9
NO
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 9
El 100% de los sujetos entrevistados en este ítem, respondieron afirmativamente.
El sujeto Nº 1 expresó “que dichas normas no están escritas formalmente”.
Ítem Nº 22. ¿Existe un presupuesto anual de ingresos y gastos por concepto
de matrícula de postgrado de la UNERMB?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X X 7 NO
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 7
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 21
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 22
Para este ítem Nº 22, el 100% de las entrevistaos lo hizo en forma afirmativa en relación
a la existencia de un presupuesto de ingreso y gastos.
INDICADORES: Administrativos.
Ítem Nº 23. ¿Existen normas y procedimientos de control administrativo
para el proceso de recaudación de la matrícula de postgrado
de la U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2
NO X X X X X 6 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 7
La repuesta a esta interrogante fue la siguiente:
• Sujetos 1 y 2 respondieron afirmativamente.
• Sujetos 5, 6 y 7 respondieron que no existen normas y procedimientos de controles
administrativos.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 23
• Sujetos 10 y 11 agregaron a su respuesta que existen algunas normas y
procedimientos de control administrativo que no están escritas, las cuales no son lo
suficientemente confiables.
Ítem Nº 24. ¿Conoce el personal que labora en el proceso de recaudación de
la matrícula de postgrado la importancia de los controles?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X 4
NO X X X X X 5 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 9
Con respecto a este ítem, la población entrevistada respondió de esta manera:
• Sujeto 1, 2, 3 y 4, respondieron afirmativamente.
• Sujetos 5, 6,7, 10 y 11, respondieron negativamente.
Ítem Nº 25. ¿Son confiables y eficientes los Controles Administrativos para el proceso
de recaudación de la matrícula de postgrado de la UNERMB?
MATRIZ Nº 25
SUJETOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 24
CATEGORÍA
SI X X X X 4
NO ESPECIFIQUE X X X X X 5
TOTAL ENTREVISTADO 9
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
• En relación a este ítem los sujetos Nos. 1, 2,3 y 4 respondieron
afirmativamente.
• Los sujetos 5, 6, 7, 10 y 11 expresaron que no eran del todo confiables, ya que no
existe una adecuada información y control.
Ítem Nº 26. ¿Existe alguna norma que regula la consignación del pago de
la matrícula de postgrado de la UNERMB?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X X X X 9 NO
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 9
De los nueve (9) sujetos entrevistados todos respondieron afirmativamente.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 26
Ítem Nº 27. ¿La consignación del pago de la matrícula de postgrado de la
U.N.E.R.M.B., se realiza por medio de un depósito bancario hecho en efectivo?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X X X X 9 NO
ESPECIFIQUE X X 2 TOTAL
ENTREVISTADO 11
Según la repuesta obtenida por los entrevistados fue afirmativa.
Ítem Nº 28. ¿Se verifica el depósito bancario que entrega el participante de Postgrado antes de emitir el comprobante de ingresos por la
persona encargada?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
NO. CUENTA BANCARIA
X X X X X X X X X
MONTO EN BOLÍVARES Y
LETRAS X X X X X X X X X
DEPOSITO EN EFECTIVO X X X X X X X X X
VALIDACIÓN BANCARIA X X X X X X X X X
NOMBRE DEL PARTICIPANTE X X X X X X X X X
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 27
MATRIZ Nº 28
TOTAL ENTREVISTADO 9
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002 En función a este ítem la población entrevistada respondió afirmativamente, en el
sentido de que la información del depósito bancario es verificado en forma adecuada.
Ítem Nº 29. ¿El comprobante de ingreso contiene la firma de la persona que
recibe el depósito bancario y elabora el comprobante de
ingreso?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X X X X 9
NO ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 9
Los sujetos entrevistados en relación al ítem Nº 29, respondieron afirmativamente.
Ítem Nº 30. ¿Se elabora una relación diaria de los ingresos recibidos por
concepto de matrícula de postgrado?
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 29
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X 6
NO X X X 3
ESPECIFIQUE X X 2 TOTAL
ENTREVISTADO 11
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002 En este ítem Nº 30, la población entrevistada representada por los 11 sujetos
respondieron:
• Sujeto 1, 2, 4, 5, 6 y 7 respondieron afirmativamente.
• El sujeto 3 respondió negativamente e indicó “que días después de la inscripción
se realiza la relación de ingresos”.
• Sujetos 10 y 11 respondieron también negativamente, y expresaron “que la
relación de ingresos no es diaria, sino que es elaborada al concluir la
inscripción de los participantes y los talonarios de ingresos”.
• Sujeto 8 y 9 no expresaron opinión alguna.
Ítem Nº 31. ¿La relación diaria de ingresos es verificado y firmado por la
persona que la elabora y el Coordinador Administrativo del
Postgrado?
MATRIZ Nº 31 SUJETOS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
MATRIZ Nº 30
CATEGORÍA
SI X X X 4
NO
ESPECIFIQUE X X X X X X 5 TOTAL
ENTREVISTADO 9
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
En cuanto a este ítem los sujetos entrevistados respondieron de la siguiente manera:
• Sujetos 1, 2 y 3 respondieron afirmativamente
• Sujeto 4 indicó: “que no sabe nada al respecto”
• Sujeto 5,6 y 7 expresaron “que algunas veces es verificado y firmado por el
Coordinador Administrativo de Postgrado”.
• Sujeto 10 y 11 no manifestaron ninguna opinión.
Ítem Nº 32. ¿Son registrados cada uno de los depósitos bancarios en el
libro de banco de la Unidad de Postgrado de la UNERMB?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X 1
NO X X X 3 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 4
De los cuatro sujetos entrevistados en relación al ítem Nº 32:
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 32
• El sujeto Nº 1 respondió afirmativamente.
• Los sujetos Nos. 2, 10 y 11 coincidieron con la respuesta la cual fue negativamente
y manifestaron “dado que los depósitos son un volumen
representativo, se registran de acuerdo a la información que suministra el
estado de cuenta bancario”.
Ítem Nº 33. ¿Se efectúan conciliaciones bancarias verificando cada una de
las operaciones registradas en el estado de cuenta bancaria,
con las registradas en el libro de banco de la Unidad de
Postgrado de la U.N.E.R.M.B?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X 1 NO
ESPECIFIQUE X X X 3 TOTAL
ENTREVISTADO 4
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
En relación a la interrogante planteada:
• El sujeto 1 respondió afirmativamente.
MATRIZ Nº 33
• Los sujetos 2, 10 y 11 manifestaron que si se realizan conciliaciones bancarias, sin
verificar cada uno de los depósitos bancarios debido a que estos depósitos, son un
volumen representativo de operaciones y además la información que al respecto
suministran las otras sede: Trujillo y Maracaibo, no llega oportunamente.
Ítem Nº 34. ¿Es revisada y aprobada la conciliación bancaria por el
Coordinador Administrativo de la Unidad de Postgrado de la UNERMB?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2
NO ESPECIFIQUE X X 2
TOTAL ENTREVISTADO
4
• Los sujetos 1 y 2 respondieron afirmativamente sobre esta interrogante.
• Los sujetos 10 y 11 respondieron que dado que no se evidencia las firmas de las
personas que elabora, revisa y aprueba la conciliación bancaria, no están en
capacidad de responder a dicho ítem.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 34
Ítem Nº 35. ¿Se efectúa algún registro y control obre los montos
cancelados y adeudados por los participantes de la UNERMB?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X X 7
NO ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO
7
En relación al ítem Nº 35 la población entrevistada contestó afirmativamente, con la
observación de que los sujetos 5,6 y 7, quienes indican que el proceso de registro y
control de los montos cancelados por concepto de matrícula es realizado en la Unidad de
Finanzas, en forma manual utilizando una tarjeta de kardex donde asientan los pagos de
cada uno de los participantes.
Ítem Nº 36. ¿Existen controles administrativos sobre los comprobantes de ingresos
propios de Sedes de Postgrados ubicadas en Trujillo y Maracaibo?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2 NO
ESPECIFIQUE X X 2
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 35
MATRIZ Nº 36
TOTAL ENTREVISTADO 4
Los sujetos entrevistados respondieron así:
• Sujetos 1 y 2 contestaron afirmativamente.
• Sujetos 10 y 11, manifestaron que los controles existentes son muy débiles, por
cuanto la información recibida de las sedes Trujillo y Maracaibo se recibe con
cierto retraso.
INDICADOR: Contables.
Ítem Nº 37. ¿Se verifica la relación de ingresos diaria con los depósitos
bancarios antes de ser registrada contablemente?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2
NO X X X X 4
ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 6
Los dos (2) sujetos que contestaron afirmativamente en este ítem corresponden al
Director y Coordinador Administrativo de Postgrado.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 37
Los sujetos que contestaron negativamente fueron el Jefe de Contabilidad, el
Contador Jefe, el Contralor Interno y el Jefe de Control Posterior.
El Jéfe de Contabilidad y el Contador Jefe, expresaron que dicha relación no era
recibida en la Unidad de Contabilidad, dicha relación es revisada en la Unidad de
Finanzas .
Ítem Nº 38. ¿Se verifica los comprobantes de ingresos con los depósitos bancarios antes de ser registrados contablemente?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2
NO X X X X 4 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 6
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
La respuesta obtenida fué la siguiente:
• Sujeto 1 y 2 respondieron afirmativamente.
• Sujeto 8, 9, 10 y 11 respondieron negativamente, indicando que los registros
contables de los ingresos por concepto de matrícula son efectuados por medio de la
información reflejada en el estado de cuenta bancaria.
Ítem Nº 39. ¿Se elaboran estados de cuenta de los saldos adeudados por
los participantes, por concepto de matrícula de Postgrado?
MATRIZ Nº 38
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI
NO X X X X X X X X X 10 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 10
En este ítem todos los sujetos entrevistados coincidieron en la repuesta, la cual fue
negativa, ya que no se elaboran estados de cuenta por los montos adeudados por los
participantes.
Ítem Nº 40. ¿Se elabora informe anual de las operaciones realizadas por
concepto de ingresos propios de la Unidad de Postgrado de la
U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X 3
NO X X 2 ESPECIFIQUE X X 2
TOTAL ENTREVISTADO 7
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 39
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 40
Al respecto en este ítem los sujetos entrevistados respondieron así:
• Sujetos 1 y 2 contestaron afirmativamente.
• Sujeto 5 contestó afirmativamente e indicó “la información que elabora la
Unidad de Finanzas es muy generalizada”.
• Sujetos 8 y 9 contestaron negativamente.
• Sujetos 10 y 11 no expresaron nada al respecto.
Ítem Nº 41. ¿El informe anual de las operaciones de ingresos propios
contiene un análisis comparativo con el presupuesto aprobado?.
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X 6
NO ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 6
Los sujetos 1, 2, 8, 9, 10 y 11 entrevistados al respecto, respondieron
afirmativamente.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 41
El sujeto 8 contestó afirmativamente y manifestó que “se compara el monto obtenido
por tal concepto con el presupuesto global,”.
DIMENSIÓN: Riesgo.
INDICADOR: Financiero.
Ítem Nº 42. ¿El proceso de recaudación de la matrícula de Postgrado es una
una actividad donde puede originarse errores e irregularidades?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X X X 8
NO X 1 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 9
En relación al ítem Nº 42, los sujetos entrevistados respondieron:
• Sujeto 1 y 2 contestaron afirmativamente y expresaron “que es posible en toda
actividad humana”.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 42
• Sujeto 3, al igual que los anteriores respondió afirmativamente e indicó “que
por error”.
• Sujeto Nº 4 contestó negativamente.
• Sujetos 5, 6, 7, 10 y 11 contestaron afirmativamente, sin hacer comentario
adicional alguno.
Ítem Nº 43. ¿Existe una supervisión o control adecuado a las ope raciones
que genera el proceso de recaudación de la matrícula de
postgrado de la U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X 3
NO X X X 3
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 6
Según la respuesta obtenida en este ítem los sujetos entrevistados
respondieron:
• Sujetos 1, 2, y 3, contestaron afirmativamente; al respecto el sujeto 3 quien
manifestó “lo verifica la Unidad de Finanzas no la Unidad de Postgrado
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 43
• Sujeto 4, 10 y 11 respondieron negativamente, en relación a que no existe una
supervisión o control adecuado.
INDICADOR: Auditoría.
Ítem Nº 44. ¿Existe la probabilidad de que el auditor no detecte errores e
irregularidades en el proceso de recaudación de la matrícula
de postgrado de la U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS
CATEGORIA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X X X X X 10
NO X 1
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 11
Como puede observarse en la matriz Nº 44, del total de la población seleccionada para
entrevistar, diez (10) sujetos contestaron afirmativamente, el sujeto Nº 1 expresó “Es
posible.... por los mismos errores humanos, para este caso todo esta OK.”.
El sujeto Nº 3 manifestó “la documentación no es revisada a su debido tiempo”.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 44
Una sola de las personas entrevistadas, el sujeto Nº 4 respondió negativamente.
Ítem Nº 45 ¿Es confiable y actualizada la información de los ingresos
que genera la matrícula de postgrado de la U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2
NO X X X 3 ESPECIFIQUE X X X X 4
TOTAL ENTREVISTADO
9
En relación a la interrogante planteada en el ítem Nº 45, los sujetos entrevistados
contestaron:
• Sujetos 1 y 2 respondieron afirmativamente.
• Sujetos 5, 6 y 7 contestaron negativamente,
• Sujetos 8 y 9 manifestaron que no reciben informes de la Unidad de Postgrado por
concepto de ingresos propios.
• Sujetos 10 y 11 no expresaron nada al respecto.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 45
Ítem Nº 46. ¿Se realiza periódicamente Auditoría Interna al proceso
recaudación de la matrícula de postgrado de la U.N.E.R.M.B.?.
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI NO X X X X X X X X X X X 11
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 11
El resultado obtenido en este ítem, refleja que la totalidad de la población entrevistada
afirmó que no se efectúa auditoría periódicamente.
DIMENSIÓN: Proceso de Auditoría
INDICADOR: Planificación
Ítem Nº 47. ¿Anualmente la Unidad de Auditoría Interna de la U.N.E.R.M.B
elabora un Plan de Auditoría ?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2
NO ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO
2
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 46
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 47
ENTREVISTADO
En relación al ítem Nº 47 los sujetos 10 y 11 respondieron afirmativamente.
Ítem Nº 48. ¿El Plan de Auditoría anual es elaborado por el Contralor
Interno y el Jefe de Control Posterior de la UNERMB?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2
NO ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 2
Como puede observarse en la Matriz Nº 48 y al igual que el ítems anterior ambos
sujetos entrevistados respondieron afirmativamente.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 48
Ítem Nº 49. ¿Para la elaboración del Plan Anual de Auditoría Interna de la
UNERMB se toman en cuenta los aspectos de importancia
relativa?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI NO X X 2
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 2
Los sujetos entrevistados Nos. 10 y 11 contestaron negativamente.
Ítem Nº 50. ¿Se toma en cuenta los Riesgo de Auditoría para la
elaboración del Plan Anual de Auditoría de la U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI
NO X X 2 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 2
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 49
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 50
La respuesta a esta interrogante de los sujetos 10 y 11 fue negativamente, expresaron
“que el plan anual de auditoría, se elabora tomando en cuenta los aspecto la
planificación del año anterior, las variaciones no son muchas”.
Ítem Nº 51 ¿En el plan anual de Auditoría de la UNERMB, se define:
a) La Visión
b) La Misión
c) Los Objetivos
d) El Alcance
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2 NO
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 2
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 51
Ambos sujetos entrevistados contestaron afirmativamente.
Ítem Nº 52. ¿En el Plan de Auditoría Anual de la UNERMB, se contempla :
a) Las áreas que van a ser auditadas.
b) El personal idóneo.
c) El tiempo requerido.
d) Los materiales.
e) Los recursos necesarios, para cumplir con éxito dicho
plan.
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2
NO ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 2
Los dos (2) sujetos entrevistados respondieron afirmativamente.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 52
INDICADOR: Ejecución.
Ítem Nº 53. ¿En la ejecución del Plan de Auditoría del área de Ingresos Propios se define:
a) La misión.
b) La visión.
c) Los objetivos y
d) El alcance.
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI
NO X X 2
ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO
2
Según la repuesta obtenida por los dos (2) sujetos entrevistados, quienes respondieron
negativamente, e indicaron “que no se realiza un plan específico para las áreas que se
auditan”.
Ítem Nº 54. ¿En la ejecución de la Auditoría de Ingresos propios, se evalúan:
los riesgos inherente y de control, para determinar el alcance y
la oportunidad, las pruebas de auditoría que van a ser aplicadas?
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 53
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI
NO X X 2 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 2
Los sujetos 10 y 11 contestaron negativamente y explicaron “que el trabajo de
auditoría se efectúa basado en la experiencia y conocimiento del auditor, que ejecuta
el trabajo”.
Ítem Nº 55. ¿Existen Programas de Auditoría para el área de ingresos propios de la
UNERMB?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI
NO X X 2 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 2
Al igual que el ítem anterior ambos sujetos entrevistados respondieron negativamente.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 54
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 55
Ítem Nº 56. ¿Se toman en cuenta la evaluación de los riesgos inherente y de control,
para la elaboración de los Programas de Auditoría en el área de
ingresos propios de la U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI
NO X X 2 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO
2
La respuesta obtenida por los sujetos entrevistados fue negativa, al igual que los ítems
Nº 55 y 56.
Ítem Nº 57. ¿Es necesario que el auditor de acuerdo a su capacidad y
experiencia defina el nivel de riesgo del área que va auditar
para determinar la calidad y cantidad de evidencia requerida?
SUJETOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 56
MATRIZ Nº 57
CATEGORÍA
SI X X 2
NO ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 2
Al respecto, los sujetos 10 y 11 respondieron afirmativamente.
Ítem Nº 58. ¿Son revisados los procedimientos administrativos durante la
realización del trabajo de auditoría de la U.N.E.R.M.B.?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2
NO ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 2
Los sujetos entrevistados contestaron afirmativamente, ambos opinaron “que a través
de la revisión de los procedimientos administrativos se evalúa el control interno y se
determinan las causas de las deficiencias existentes.”
Ítem Nº 59. ¿El programa de auditoría en el área de ingresos propios de la
U.N.E.R.M.B., contempla una evaluación del cumplimiento de:
a) La misión.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 58
b) La visión.
c) Los objetivos y
d) Las metas propuestas para un periodo determinado.
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI
NO X X 2 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO
2
Con respecto a esta interrogante, ambos sujetos entrevistados contestaron
negativamente e indicaron “que las auditorías practicadas comprenden simplemente la
evaluación del cumplimiento de las normas internas y los aspectos legales que estén
relacionados con las operaciones que realiza”.
Ítem Nº 60. ¿En el programa de auditoría de ingresos propios de la
U.N.E.R.M.B., se determina:
a) Los objetivos.
b) Se especifica el alcance y
c) Los procedimientos.
SUJETOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 59
MATRIZ Nº 60
CATEGORÍA
SI
NO X X 2 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO
2
Ambos sujetos respondieron negativamente, y explicaron “que el auditor realiza el
trabajo de acuerdo a la experiencia”.
Ítem Nº 61. ¿Es supervisado el trabajo que realizan los auditores por su jefe
inmediato?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI
NO X X 2 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 2
En relación a este ítem los sujetos entrevistados respondieron negativamente, y
explicaron “que en la actualidad solo existe un Auditor y un Jefe de Control Posterior
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 61
que realiza el trabajo del Contralor Encargado, por lo cual la supervisión no se ejerce
como tal”.
Ítem Nº 62. ¿Son revisados y evaluados los papeles de trabajo y la
información contenida en ellos por:
a) El supervisor de auditoría.
b) El Contralor Interno
c) ó por ambos
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI NO X X 2
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 2
La repuesta de este ítem Nº 62 fue negativa, ya que actualmente no se revisan ni evalúan
los papeles de trabajo.
INDICADOR: Informe.
Ítem Nº 63. ¿El Informe de Auditoría contiene un resumen de las
deficiencias encontradas en el transcurso del trabajo de
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 20021
MATRIZ Nº 62
auditoría realizado?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X 6 NO X X 2
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 8
En este ítem los sujetos entrevistados contestaron de la siguiente manera:
• Sujetos 1, 2, 5, 6, 10 y 11 contestaron afirmativamente.
• Sujetos 8 y 9 respondieron negativamente e indicaron “porque no se realiza
periódicamente auditoría”.
Ítem Nº 64. ¿Son soportadas las deficiencias contenidas en el informe
mediante evidencias documentarias archivadas en los papeles
de trabajo de auditoría?
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 63
MATRIZ Nº 64
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X 2 NO
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 2
Al respecto los sujetos 10 y 11 contestaron afirmativamente y expresaron “dado que
forma parte de los papeles de trabajo del auditor”.
Ítem Nº 65. ¿Se discute previamente las observaciones con el jefe del área
donde se realiza la auditoría antes de emitir el informe final?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X 6
NO X X 2 ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 8
Los sujetos entrevistados respondieron:
• Sujetos 1, 2, 5 y 6 contestaron afirmativamente.
• Sujetos 10 y 11 respondieron afirmativamente e indicaron “que para
obtener un éxito en el informe de auditoría se discute previamente el informe
para obtener la certeza de las observaciones y deficiencias encontradas”.
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 65
• Sujetos 8 y 9 contestaron negativamente.
Ítem Nº 66. ¿El Informe de Auditoría sirve para que el Consejo de Dirección
y el Jefe de la Unidad Auditada puedan conocer, prever y
corregir las deficiencias existentes?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI X X X X X X X X 8
NO ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 8
Los ocho (8) sujetos entrevistados con respecto a este ítem contestaron afirmativamente
e indicaron:
• Sujeto 1 y 2 “pero también para motivar el buen ejercicio”
• Sujeto 8 y 9 “pero si se realiza la auditoría sería de gran utilidad”.
• Los sujetos 5, 6,10 y 11 no hicieron ningún comentario.
Ítem Nº 67. ¿El Informe de Auditoría es un medio por el cual el Consejo de
Dirección puede tomar decisiones acertadas?
SUJETOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 66
MATRIZ Nº 67
CATEGORÍA
SI X X X X X X X X 8
NO ESPECIFIQUE
TOTAL ENTREVISTADO 8
Igual que el ítem anterior los ocho (8) sujetos entrevistados contestaron
afirmativamente y expresaron:
• Sujetos 1 y 2 “me supongo que debe ser así”
• Sujetos 8 y 9 “en caso de que se realizara”
INDICADOR: Seguimiento o monitoreo.
Ítem Nº 68. ¿Se efectúa seguimiento a las áreas que han sido auditadas?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI NO X X 2
ESPECIFIQUE X X X X X X 6 TOTAL
ENTREVISTADO 8
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 68
Al respecto los sujetos entrevistados contestaron:
• Sujeto 1 y 2 “eso esperamos”.
• Sujetos 5 y 6 no emitieron opinión.
• Sujetos 8 y 9 “no se hace auditoría, por tanto no se efectúa
seguimiento”.
• Sujetos 10 y 11 “no se realiza seguimiento a las auditoría que se
realizan”.
Ítem Nº 69 ¿Se elabora un plan y programa para efectuar la auditoría de
seguimiento ?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI NO X X 2
ESPECIFIQUE TOTAL
ENTREVISTADO 2
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 69
Los sujetos interrogados que corresponden al 10 y 11, respondieron negativamente
agregando que “debido a que no existe personal suficiente en esta área de auditoría, no
se efectúa seguimiento a las auditoría realizadas, por lo tanto en la actualidad no se
elabora un plan o programa para ello”.
Ítem Nº 70. ¿El programa de auditoría para realizar el seguimiento contempla
una evaluación de las deficiencias contenidas en el informe
inicial de auditoría?
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI NO
ESPECIFIQUE X X 2 TOTAL
ENTREVISTADO 2
Los sujetos entrevistados expresaron, “dado que no se efectúa seguimiento a las
auditorías realizadas, no se ha elaborado programa al respecto”.
Ítem Nº 71. ¿Se elabora informe sobre los resultados obtenidos del
seguimiento o monitoreo ?
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
MATRIZ Nº 70
MATRIZ Nº 71
SUJETOS
CATEGORÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TOTAL
SI NO
ESPECIFIQUE X X 2 TOTAL
ENTREVISTADO 2
Igual que la repuesta obtenida en el ítem anterior, los sujetos entrevistados indicaron “si
no se efectúa seguimiento, tampoco se elabora informe”.
3. INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
Para efectuar el siguiente análisis e interpretación de los resultados en la presente
investigación, se consideró primordialmente el objetivo del diseño de un Plan de
Auditoría para el Proceso de Recaudación de la Matrícula de Postgrado de la
UNERMB en el Área de Ingresos Propios.
Este análisis es el resultado del instrumento aplicado al personal de la UNERMB, que
labora tanto directa como indirectamente en el proceso de recaudación de la matrícula de
postgrado; asimismo al personal de la Unidad de Auditoría Interna; permitiendo obtener de
ello una opinión más clara y precisa sobre dicho proceso.
De esta manera se han de tomar en cuenta todas las opiniones de los entrevistados a fin
de lograr una propuesta idónea para el diseño del plan de auditoría, que contribuirá a
alcanzar los objetivos propuestos en la ejecución del plan de auditoría.
Cabe destacar que el análisis e interpretación de los resultados estará enmarcado por los
objetivos específicos que a continuación se detallan:
FUENTE: Laura J. Lauretta C. 2002
El Objetivo Específico dirigido a describir el proceso administrativo fue explorado en
trece (13) ítems correlativos donde se plantearon preguntas sobre cada uno de los procesos
básicos (planeación, organización, dirección y ejecución), así como la relevancia de ellos y
el modo como es percibido por los entrevistados.
En este caso se encontró que la Unidad de Postgrado tiene su Visión, Misión, Objetivos
y Metas, orientadas a satisfacer las necesidades educativas de los participantes, dejando a
un lado el aspecto financiero y rentable de la Unidad y de la participación de sus
miembros, quienes deben se copartícipes de los planes y objetivos para el logro de las
metas propuestas.
Además, se pudo evidenciar la falta de estrategias financieras que le permitan
autofinanciarse, en la actualidad sus costos y gastos son cubierto con ingresos que
provienen del Ejecutivo Nacional, a través de la formulación presupuestaria, es por ello
que el desarrollo de los procesos administrativos no se le ha prestado la atención requerida
en virtud de las necesidades de la Unidad y de la Coordinación Administrativa, como es la
de adecuar la estructura organizativa a los requerimientos actuales de la Unidad, aprovechar
los recursos disponibles para crear nuevas fuentes de ingresos y maximizarlos.
De allí pues, que Melinkoff, Ramón define los procesos administrativos en el logro de
las metas utilizando recursos y trabajos por medio de personas. Esto refleja la importancia
que debe tener los procesos administrativos y el capital humano en las instituciones.
El análisis de las funciones y responsabilidades del personal que interviene en el
proceso, se hizo sobre la base de seis (6) indicadores que permitieron evaluar las
funciones, actividades, deberes, responsabilidades, niveles de autoridad y descripción de
cargos; de tal manera, que permita precisar si las tareas que ejecutan están de conformidad
al cargo asignado y con sus capacidad profesional, de forma tal que se logre optimizar sus
labores en el marco de la eficiencia, eficacia y calidad.
Los resultados reflejaron en la mayoría de los entrevistados que las tareas ejecutadas no
están referida al cargo asignado, ni con la capacidad profesional, haciéndose evidente en las
tareas que ejecuta la Asistente de Control e Información del Estudiante, quién realiza las
funciones de cajero principal de la Unidad de Postgrado en colaboración con la
Coordinación Administrativa de dicha Unidad., de igual manera, la Secretaria de la Unidad
de Finanzas es quien lleva el control de los pagos que efectúan los participantes, a través de
los registro en la tarjeta de kardex, siendo esta una actividad de un auxiliar de
contabilidad.
Tomando en consideración estos aspectos, tal como expresa Melinkoff, Ramón para que
exista una clara definición de las funciones y responsabilidades en una organización tiene
que existir una clara definición de la estructura organizativa, y de los elementos que
intervienen en ella, ya que constituyen un apoyo a la dirección para identificar las
operaciones propias de la unidad, del trabajo específico, los compromisos y obligaciones de
cada funcionario.
El siguiente objetivo específico planteado estuvo dirigido a identificar la existencia de
controles en el proceso de recaudación de la matrícula de postgrado, en el área de
ingresos propios de la UNERMB.
El control ha existido en toda organización pública y privada desde el momento en
que ésta es constituida, consiguiendo así cumplir con los objetivos preestablecidos.
En este sentido, los resultados proporcionados por los cuestionarios aplicados,
determinaron que existe un reglamento interno que regula la recaudación y la
administración de los ingresos propios.
No obstante se determinó que los controles existente en la Unidad de Postgrado de la
UNERMB, son débiles motivado a la falta de supervisión, de autocontrol y de
información adecuada y oportuna, estos controles son mínimos y escasos; tal es el caso,
de las conciliaciones bancarias, factor esencial para ejercer el control financiero sobre los
ingresos, producto de la cancelación de los participantes por concepto de matrícula, por
cuanto no son asentados en forma individual en el libro de bancos; impidiendo el análisis
y conciliación con los registros indicados en el estado de cuenta bancario, dificultando el
control y se evidencia la escasa supervisión por parte del jefe inmediato y de la Unidad de
Auditoría,
La escasez de controles internos da lugar a que ocurran los fraudes, tanto en las
instituciones públicas como en las privadas.
La identificación de riesgos involucrados en el proceso de recaudación de la
matrícula de postgrado, en el área de ingresos propios, se analizó a través de los
indicadores: riesgo financiero y de auditoría, que conjuntamente con los resultados de los
objetivos anteriores, complementa el propósito de esta investigación.
Los resultados obtenidos demuestran que, el auditor debe evaluar la probabilidad de
existen errores importantes originados en el proceso de recaudación de la matrícula de
postgrado, debido a la naturaleza misma del bien, en este caso, dicho bien es el “ efectivo”;
cuyo elemento ha sido siempre factor de irregularidades en todas las instituciones públicas
y privadas. Igualmente, el auditor debe evaluar la estructura de control para determinar la
eficiencia de la misma.
De acuerdo a lo antes expuesto, se establece que en dicho proceso existen riesgos
financieros y de auditoría, debido a los resultados de las respuestas obtenidas en la
aplicación del instrumento existe un riesgo financiero y el riesgo de auditoria (inherente,
de control y de detección), por lo cual los sujetos entrevistados respondieron a las
interrogantes afirmativamente en relación al los riesgos.
Otro de los objetivos propuestos en la investigación fue la determinación del los
procedimientos de auditoría interna a ser aplicados en la revisión de la recaudación
de la matrícula de postgrado en el área de ingresos propios; entendiendo que estos
procedimientos son parte fundamental del proceso de auditoría, el cual es identificado por
los autores de la materia en tres etapas básicas (planificación, ejecución e informe); y una
cuarta etapa llamada seguimiento o monitoreo; pasos estos que conforman los indicadores
de este objetivo específico.
Las interrogantes fueron orientadas al personal de la Unidad de Auditoría, el Contralor
y el Jefe de Control Posterior. Se pudo apreciar a través de las respuestas obtenidas que si
bien se elabora un Plan Anual de Auditoría, en el mismo no se toma en cuenta los aspectos
de importancia relativa y de riesgo,
elementos estos imprescindibles en una planificación.
En este mismo orden de ideas, los resultados reflejaron que no se realizan auditorías
internas periódicas al proceso de recaudación de la matrícula de postgrado, y cuando la
misma se ejecuta, no se hace con estricto apego a las Normas de Auditoría, por cuanto no
se elabora un programa de auditoría que guíe
Y oriente el trabajo de los auditores, no se evalúan los riesgos de auditoría (inherente, de
control y de detección), para definir los procedimientos de auditoría, así mismo, que el
proceso de supervisión del personal asignado para ejecutar el trabajo de auditoría, es
escaso.
Las normas relativas a la planificación enunciadas por la
Contraloría General de la República, revela que antes de realizar la auditoría se deberá
efectuarse una programación dirigida a conocer la entidad, sus normativas de manera que el
auditor adquiera un conocimiento integral de ella; y así enfocar los objetivos, alcances,
técnicas, procedimientos y el momento para desarrollar el trabajo de igual forma el alcance
de los propósitos fijados. Esta normativa tal como se pudo apreciar en la respuesta
obtenida, no se cumple.
Los resultados de la investigación demuestran la ausencia de un adecuado Plan de
Auditoría por parte de la Unidad de Auditoría Interna de la UNERMB, realizado de
acuerdo a los requisitos mínimos de calidad establecidos por las Normas de Auditoría; de
forma tal que reafirma la importancia que tiene la auditoría interna, para evaluar y mejorar
los procesos y procedimientos administrativos de la UNERMB., poniendo en práctica los
planes de auditoría en áreas u objetivos específicos de conformidad a la propuesta de este
diseño, formulado como resultado de la investigación y mediante una filosofía de trabajo en
equipo en busca de la excelencia.
Por último, el cumplimiento de lo planteado en los objetivos referentes a proponer
procedimientos , enunciar normas de control interno y formular un
plan de auditoría, se concreta por medio de la propuesta establecida en el Capítulo V,
donde se proponen elementos prácticos a ser implementados en el proceso de recaudación
de la matrícula de postgrado de la UNERMB y en el desarrollo del plan y proceso de
auditoría interna de los mismos.
CAPITULO V
DISEÑO DE UN PLAN DE AUDITORÍA
PARA EL PROCESO DE RECAUDACIÓN DE LA
MATRÍCULA DE POSTGRADO DE LA UNERMB
PRESENTACIÓN
En este capítulo se presenta el diseño de un plan de auditoría para el proceso de
recaudación de la matrícula de postgrado, en el área de ingresos propios de la UNERMB,
e incluye los aspectos más importantes que debe tomar en cuenta el auditor para llevar a
cabo un proceso de auditoría en esta área.
Por tal motivo, el objetivo fundamental de este diseño es crear un instrumento que
permita servir de guía para futuros trabajos de auditoría.
JUSTIFICACIÓN DEL DISEÑO Los resultados obtenidos en la investigación permitieron comprobar que la Unidad de
Auditoría Interna de la UNERMB, carece de un instrumento para la elaboración de un plan
de auditoría, en forma sistemática y metodológica que le permita definir en forma clara y
específica, los aspectos fundamentales de la auditoría tales como:
- La visión.
- La misión.
- Los objetivos.
- Los procedimientos.
- Las pruebas y evidencias requeridas.
- Los puntos importantes del informe.
- El seguimiento de la auditoría.
Tal situación, conlleva a una falta de coordinación en el momento de ejecutar el trabajo
por parte de los auditores, afectando los resultados esperados de la auditoría, debido a que
no se analiza, ni se determina que se quiere, que se va hacer y que resultado se quiere
obtener.
Por estas razones, se hace necesario el diseño de un plan de auditoría que permita que la
Unidad de Auditoría Interna de la UNERMB, tenga una guía para el logro de un trabajo
eficiente, oportuno y eficaz.
ESTRUCTURA DEL DISEÑO
El Plan de Auditoría Interna del Proceso de Recaudación de la Matrícula de Postgrado
de la UNERMB, gira bajo la denominación PAPRMPU, siglas utilizadas como abreviatura
de su nombre en el desarrollo de este diseño.
A objeto de tener una adecuada comprensión y utilización de esta herramienta, se
presenta a continuación la forma como se ha de desarrollar la propuesta de dicho diseño.
§ Aspectos Generales
Este punto comprende, una introducción a considerar en la elaboración de un
diseño del plan de auditoría, a objeto de tener un mejor entendimiento del mismo. Dentro
de este orden de ideas tenemos: definición, propósito, importancia y beneficio.
§ Análisis Preliminar
Comprende una exposición del estudio previo a efectuar en el área objeto de la
auditoría, permitiendo obtener una visión generalizada del proceso de recaudación de la
matrícula, como también de los procedimientos existentes de control y de riesgo,
identificación de las áreas prioritarias que deben ser examinadas, y así definir el plan y
los procedimientos de auditoría a ser ejecutados.
§ Plan y Procedimientos de Auditoría
En este punto, daremos las pautas o el propósito del trabajo de auditoría a seguir,
como son: la misión, la visión, los objetivos, la determinación de los procedimientos, la
oportunidad, estructura del informe y el proceso de seguimiento.
§ Propuestas a Considerar
Dentro de esta perspectiva a considerar, está la de proponer una estructura
organizativa para la sección administrativa de la Unidad de Postgrado de la UNERMB, así
como también los procedimientos adecuados para el proceso de Recepción y Registro de
Ingresos, Inscripción y Elaboración de Conciliaciones Bancarias; así como enunciar las
normas de control que permitan el fortalecimiento del mismo en los procesos de
Recaudación y Conciliaciones Bancarias.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
“RAFAEL MARÍA BARALT” ( U.N.E.R.M.B )
PLAN DE AUDITORÍA PROCESO DE RECAUDACIÓN
MATRÍCULA DE POSTGRADO DE LA UNERMB ( P.A.P.R.M.P.U )
. Colaboradores: Preparado por:
Especialista. Lic. Elena M. Suárez C. Lic. Laura J. Lauretta C. Dra. Nereida Rada
Maracaibo, 2002
PLAN DE AUDITORÍA PROCESO DE RECAUDACIÓN
MATRÍCULA DE POSTGRADO DE LA UNERMB ( P.A.P.R.M.P.U. )
CONTENIDO
1. ASPECTOS GENERALES.
• Definición.
• Propósito.
• Naturaleza e Importancia.
• Beneficio. 2. ANÁLISIS PRELIMINAR PAPRMPU.
• Visión General.
• Procedimientos actual del PRMPU, determinación del nivel de confianza en el
control interno riesgo de Auditoría.
• Identificación de las áreas críticas.
3. PLAN Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA PRMPU.
• Visión.
• Misión.
• Objeto General.
• Objetivos Específicos.
• Procedimientos de Auditoría.
CONTENIDO (Cont.)
• Pruebas de Control.
• Pruebas de Sustantivas.
• Oportunidad y Cronograma de Trabajo.
• Estructura o presentación de informe.
• Seguimiento de monitoreo.
4. PROPUESTAS AL PRMPU
• Estructura Organizativa de la Coordinación Administrativa del Postgrado
• Normas y Procedimientos.
- Recepción y Registro de Ingresos.
- Proceso de Inscripción.
- Elaboración de Conciliaciones Bancarias.
• Normas de Control Interno para el PRMPU.
- Recaudación de la Matrícula.
- Conciliaciones Bancarias.
5. GLOSARIO
6. ANEXOS
ASPECTOS GENERALES:
La elaboración de un plan de auditoría para el PRMPU, permite establecer una
estrategia de trabajo a desarrollar mediante un análisis previo que conlleva a:
- Conocer el área que se piensa auditar
- Identificar los puntos críticos o de mayor deficiencia
- Conocer al personal
- La misión del ente
- Sus objetivos
- La normativa legal que la regula, externa e interna.
Mediante el análisis previo se evalúa:
- El sistema de control interno,
- El riesgo,
- La importancia de las actividades y
- Las operaciones que se realizan.
Dentro de estas perspectivas, el auditor está en la capacidad de desarrollar un plan
lógico de auditoría de conformidad con:
- La visión,
- La misión,
- Los objetivos de la auditoría,
- El tiempo,
- Las pruebas a ser aplicadas.
Así mismo, establecer los recursos humanos y materiales necesarios para llevar a
cabo el plan.
§ Definición
El Plan de Auditoría PRMPU, consiste en determinar en forma sistemática y
metodológica el trabajo adecuado de auditoría a ejecutarse en el desarrollo de las
actividades del proceso de inscripción, cancelación y registro de la matrícula por parte de
los participantes de la Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt”, proceso
éste que conforma un ingreso de dinero generado por la misma actividad.
§ Propósito
El propósito del Plan de Auditoría PRMPU, conlleva a programar las actividades
de auditoría, previo estudio del área que va a ser auditada determinando los puntos críticos,
el riesgo e instruir sobre los procedimientos y las pruebas de auditoría que permitan
obtener una evaluación y evidencia de las deficiencias existentes, a objeto de poder ser
consideradas, para luego aplicar los correctivos que permitan mejorar el PRMPU en forma
eficiente.
§ Naturaleza e Importancia
El Plan de Auditoría PRMPU, es una herramienta para evaluar los aspectos
operativos, financieros, contables y los resultados de la gestión, enmarcando toda el área
objeto de la auditoría, sin discriminar en otros aspectos.
De esta manera, al evaluar en forma integral el proceso, es posible detectar
irregularidades cuyo origen tiene lugar en una debilidad del sistema de control interno, lo
que ocurre en la actualidad en el PRMPU., donde los procedimientos no son idóneos, tal es
el caso, de la obtención de los documentos para procesar la información del PRMPU, donde
existe retraso en el suministro de los comprobantes de ingresos de las Sedes Trujillo y
Maracaibo, aún de la propia sede de Cabimas.
De igual forma, los procedimientos no están definidos, ni establecido el tiempo de
entrega y recepción de los documentos, por lo cual los resultados obtenidos no son
oportunos ni confiables, lo que ocasiona dificultades al momento de que el participante
solicite una solvencia, o cuando se requiera información.
Es por ello, que el Plan de Auditoría PRMPU, no debe discriminar, sino que debe ser
una auditoría integral para evaluar todo el proceso y definir claramente las deficiencias,
pudiendo estas ser subsanadas.
§ Beneficio
El beneficio de elaborar un plan de auditoría para la ejecución de un trabajo en el
área PRMPU, o cualquier otro, permite:
- Definir el proceso de auditoría de conformidad a las características propias
del área que se va auditar.
- Determinar los procedimientos y las pruebas a ser aplicadas que permita
obtener las evidencias necesarias y suficientes
- Elaborar los programas adecuados para su aplicación.
- Establecer el momento adecuado para su ejecución.
- Diseñar la forma como debe ser presentado el informe y la oportunidad del
mismo.
De esta manera, la Unidad de Auditoría Interna de la UNERMB, obtendrá resultados
óptimos de su trabajo, y contribuirá a dar a conocer sobre las deficiencias existentes en el
área objeto de examen, para que estas sean corregidas y lograr así la excelencia.
ANÁLISIS PRELIMINAR PAPRMPU:
El análisis preliminar a la ejecución del trabajo de auditoría permite obtener
información muy general del proceso de recaudación de la matrícula de postgrado,
pudiendo así adquirir información y conocimiento sobre las actividades, operaciones y el
ciclo del PRMPU, a objeto de definir el plan de acción a ejecutar y obtener los resultados
deseados.
Dentro del análisis preliminar tenemos:
§ Visión General
No es más que obtener un conocimiento general de lo que es el PRMPU, es
recomendable que el auditor en esta etapa elabore un plan y programa a objeto de obtener
información necesaria y requerida para la elaboración del plan de acción a ser ejecutado,
que no es más que definir los procedimientos que van a ser aplicados, la elaboración de los
programas, establecer el momento adecuado para efectuar la auditoría, el tiempo requerido,
el personal idóneo y la forma como se ha de presentar el informe de auditoría.
Para ello se requiere información sobre:
- Ambiente general del proceso.
- Organigrama de la Unidad y de la Sección.
- Flujograma del proceso.
- Manuales de Procedimientos.
- Normas y Reglamento que rigen el proceso.
- Conocimiento del Sistema para procesar la información.
- Unidades o Secciones que intervine en el proceso.
- Informe de los ingresos, caja, conciliaciones, población estudiantil.
- Ciclo económico.
- Actividad y operaciones que realiza.
- Otros documentos de interés para el auditor.
El auditor para obtener esta información debe elaborar un plan y programa, a través de
un cuestionario con las interrogantes que considere conveniente para recoger la
información de la situación actual del PRMPU. En este caso el capítulo IV contiene los
resultados de las interrogantes que le fueron formuladas al personal que interviene en el
ciclo del PRMPU, lo que ha permitido adquirir un conocimiento de la situación actual de
dicho proceso, de allí el auditor tomará esos datos para determinar el nivel de confianza del
sistema de control interno y el riego de auditoría y del auditor.
§ Procedimiento actual del PRMPU, determinación del Nivel de Confianza del
Control Interno y del Riesgo de Auditoría.
El Capitulo IV, muestra los resultados alcanzados de las encuestas efectuadas
motivo de esta investigación, en las cuales se observa que el PRMPU, presenta deficiencias
de control interno, lo cual conlleva a la posibilidad de que los errores importantes no
puedan ser detectados por el auditor después de aplicar los procedimientos de auditoría
pudiendo emitir un informe no razonable ni confiable
De acuerdo a la experiencia del investigador, quién ha practicado auditoría en esta
área, aún sin haber evaluado técnicamente el riesgo de auditoría en el PRMPU, solo basado
en los resultados del trabajo de investigación ha determinado que dicho proceso presenta
las siguientes características:
- El nivel de confianza en el sistema de control interno es bajo
- El nivel de riesgo de auditoría es alto.
Este efecto se muestra gráficamente a continuación:
GRÁFICO No. 1
Fuente: Laura J. Lauretta C. 2002
En atención a lo antes expuesto, las causas que dan origen a esta situación son:
• La información producto de las operaciones de ingresos propios es procesada con
retraso.
• La información obtenida sobre el proceso es inoportuna y poco confiable.
RELACION CONFIANZA-RIESGO
0
2
4
6
8
10
12
1 2 3 4 5 6
Riesgo
Niv
el d
e C
on
fian
za
• El sistema utilizado para procesar la información es manual, no se cumple los
requisitos mínimos de control, como verificación, conciliación y oportunidad de la
información.
§ Identificación de las áreas críticas.
Al definir el PRMPU, se hace indispensable definir el ciclo del proceso, que
comprende las actividades de recepción o ingresos a caja, registro de los ingresos y su
incidencia en las unidades de finanzas, contabilidad y presupuesto. El ciclo actual puede
representarse de la manera siguiente:
CUADRO N° 4
CICLO ACTUAL PRMPU
RECEPCIÓN
Caja
Finanzas
REGISTRO Ingresos
Contabilidad
Presupuesto
Fuente: Laura J. Lauretta C. 2002
CUADRO N° 5
PROCESO ACTUAL DE LA MATRÍCULA DE POSTGRADO DE LA
UNERMB.
Unidades Actividades
Asistente de Información y Control del Estudiante
• Recepción de Caja • Inscripción
Coordinación Administración de Postgrado
• Relación de Ingresos • Registro en el Libro de Banco • Conciliación Bancaria
Finanzas
• Registro de los depósitos en el libro auxiliar de banco.
• Registro en la tarjeta Kardex de los participantes
• Conciliación Bancaria
Contabilidad
• Registro de los depósitos en
el libro auxiliar de banco • Contabilización de los
Ingresos • Conciliación Bancaria.
Presupuesto
• Registro de los Ingresos • Análisis presupuestario
Fuente: Laura J. Lauretta C. 2002
El análisis del ciclo de operaciones del PRMPU, facilita al auditor evaluar el proceso ,
observándose:
- Una falta de coordinación y planificación entre las partes que intervienen
en la ejecución del trabajo PRMPU.
- Duplicidad de actividades.
- Deficiencia de supervisión y control.
Para identificar las áreas criticas se requiere evaluar la información preliminar obtenida
en la visita previa o lo que se ha llamado la visión general del PRMPU, como se ha
señalado anteriormente en esta investigación. Con la información así recopilada se puede
evaluar el sistema de control interno actual y definir el plan y los procedimientos de
auditoría, en relación a las pruebas de control y pruebas sustantivas que van a ser aplicadas.
PLAN
Y
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
PARA EL PRMPU
El Plan y procedimientos de auditoría del PRMPU, tiene como
finalidad lograr que los objetos y propósitos planteados de conformidad a
la evaluación preliminar sean ejecutados en forma tal que permita al
auditor satisfacer sus expectativas logrando minimizar el nivel de riesgo
de auditoría existente.
Ø VISIÓN
Lograr conjuntamente con las máximas autoridades de la UNERMB, quienes son
los responsable del establecimiento y mantenimiento del sistema de Control Interno, la
calidad, eficiencia y economía del mismo, mediante la evaluaciones y sugerencias que
resulten de las auditorías realizadas.
Ø MISIÓN
Cooperar en el fortalecimiento del sistema de control interno y del mejoramiento del
PRMPU las mediante recomendaciones y los resultados del análisis de las deficiencias
observadas en la práctica de auditoría.
Ø OBJETIVO GENERAL
Evaluar los procesos administrativos, contable-financieros, presupuestarios y de
gestión, de la actividad que genera el PRMPU.
Ø OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Evaluar la eficiencia del PRMPU
• Determinar la confiabilidad del Sistema Control Interno
• Verificar el cumplimiento de las normas legales
• Evaluar la confiabilidad de la información
• Determinar la eficiencia, eficacia y calidad del PRMPU.
Ø PROPÓSITO
• Orientar a la Coordinación Administrativa del Postgrado, en el fortalecimiento del
Sistema de Control Interno.
• Contribuir en el establecimiento de los procesos administrativos, contables y de
información.
• Emitir recomendaciones para el mejor desempeño de las funciones
Administrativas.
• Promover la actitud del control y del autocontrol.
• Difundir una cultura de responsabilidad basado en la ética y la moral de los
funcionarios.
• Promover los conceptos de calidad y eficiencia.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA Ø PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
Los procedimientos de auditoría vienen a constituir la enunciación de las pruebas
que van a ser practicadas y de los resultados que se pretenden llegar en la auditoría del
PRMPU.
Dentro de los procedimientos de auditoría tenemos las pruebas de control y las pruebas
sustantivas:
v Pruebas de Control para el PRMPU
Este tipo de prueba va a permitir identificar y evaluar el sistema de control
interno, de igual manera obtener evidencias de que los controles sobre los cuales
descansa el PRMPU, son confiables y adecuados.
Por medio de las pruebas de control, se determinan las causas de las deficiencias y
desviaciones, errores e irregularidades existentes en el PRMPU.
Dentro de los procedimientos de auditoría generalmente utilizados para las pruebas de
control y aplicable al PRMPU, estarían:
- Revisión de la estructura organizativa,
- Observación y análisis del flujograma de proceso,
- Verificación del acatamiento de las normativas legales vigentes (leyes, decretos,
reglamentos, normas, otros).
Así mismo, existen otros procedimientos aplicables mediante los cuestionarios de
control interno, pruebas combinadas de control y sustantivas; y la observación directa de
las actividades, que le facilita al auditor obtener evidencia de calidad sobre las actividades
que conforman el PRMPU.
• Revisión de la Estructura Organizativa de la UNERMB
Mediante este estudio el auditor, analiza e identifica los niveles de
dirección y la segregación de funciones, las líneas de autoridad y responsabilidad, la
supervisión y el control existente en el PRMPU. es decir:
¿Quién es la máxima autoridad responsable?
¿Quién debe autorizar a quién?
¿Quién aprueba que, y qué debe aprobar?
¿Quién revisa?
¿Quién supervisa?
¿Quienes son los responsables en el proceso?
• Observación y Análisis del Flujograma de Proceso del PRMPU
A través de esta actividad, el auditor puede con facilidad analizar el
proceso global y el funcionamiento del PRMPU., el flujo de documentos, la interrelación
entre las diferentes unidades, secciones y el personal que interviene en el proceso; así
como, la información obtenida y requerida, evaluando en función a la eficiencia, eficacia y
calidad, y obteniendo de esta manera respuesta a preguntas, sobre:
¿Cómo se desarrollan las actividades y operaciones?
¿Cuáles son los procedimientos que se utilizan?
¿Qué información se obtiene?
¿Para qué se requiere dicha información?
Para poder evaluar la eficiencia, eficacia y calidad del PRMPU, el auditor se hará las
siguientes interrogantes:
- La eficiencia del PRMPU,
¿Se está aprovechando al máximo los recursos humanos y tecnológicos disponibles con
un mínimo de desperdicio en la prestación de un servicio óptimo a los participantes?
- La eficacia vendría a estar conformada en el PRMPU por,
¿Se han cumplido con los objetivos y metas propuestos en cantidad y calidad requeridos
en relación con los resultados alcanzados?
- La calidad sería,
¿La prestación del servicio permite satisfacer las necesidades y perspectivas de los
participantes de Postgrado de la UNERMB?
• Revisión del Cumplimiento de las Normativas Legales.
Las pruebas de auditoría aplicables a la revisión del cumplimiento de las
normativas legales, estarían dirigidas a verificar el acatamiento de las leyes externas e
internas que regulan la actividad del PRMPU, en el área de ingresos propios, tales como:
- Ley de Salvaguarda del Patrimonio Público
- Reglamento Interno de Ingresos Propios
En relación a todo lo antes expuesto el auditor está en capacidad de formarse un juicio
sobre la confiabilidad del sistema de control interno, determinar el nivel de riesgo existente,
identificar y analizar:
- Los niveles de autoridad y responsabilidad,
- Conocer el proceso,
- Saber, quien recibe, quien aprueba, quien autoriza, quien revisa, los
documentos que resulten de las operaciones.
- Quien registra y procesa la información.
v Pruebas Sustantivas para el PRMPU.
El conocimiento y comprensión del sistema de control interno, así como
también de las actividades y operaciones que se generan en el PRMPU, le facilita al auditor
determinar las pruebas sustantivas a desarrollan en el trabajo de campo para obtener
evidencia competente y suficiente, que le permita satisfacerse de la razonabilidad de la
información existente.
Para el PRMPU, se requiere revisar:
- Conciliaciones bancarias.
- Libros de Bancos.
- Registros contables.
- Comprobantes de Ingresos.
- Informes de gestión, presupuestos y datos estadísticos, entre otros.
De igual forma, se debe examinar la veracidad física de los documentos que respaldan
los registros e informes de las operaciones, las cifras indicadas en los informes y los saldos
en cuentas, dentro de estas pruebas tenemos:
- La revisión analítica.
- La comprobación de las transacciones.
- El análisis detallado de cuenta.
- El corte de documentos.
• Revisión Analítica
Este tipo de prueba nos permita identificar las causas de las
fluctuaciones o variaciones que resulten al confrontar una información con respecto a otra,
cuando esta sea de la misma naturaleza o característica, es decir, cuando comparamos la
información de un período con respecto a otro, al comparar la información
presupuestaria con la real, el análisis de las causas y el efecto de las fluctuación
resultante, facilita la justificación razonable de dichas variaciones.
Dentro de la revisión analítica aplicable al PRMPU, tenemos:
- Comparar los resultados de los ingresos propios del período anterior con
respecto al período que se audita.
- Confrontar la información presupuestaria con la real de un mismo período.
- Análisis de tendencia de las operaciones y desempeño, para evaluar el
rendimiento y la gestión.
• Comprobación de Transacciones
Este procedimiento permite comprobar la documentación física como
son los depósitos bancarios, los comprobantes de ingresos propios, los estados de cuentas,
entre otros, que resulten de las operaciones del PRMPU.
De esta manera se verifica si el producto de las operaciones del PRMPU, fueron
registradas si los registros están acordes con la naturaleza de las transacciones.
• Análisis Detallado de Cuenta
Este tipo de prueba facilita al auditor determinar la existencia de errores e
irregularidades (en el dinero ó en los documentos) que pudiera existir en los registros de las
transacciones del PRMPU, aun cuando el error u omisión se origina en una cuenta, este
error afecta a otra cuenta, porque los registros de las transacciones constituyen una
partida doble; son además origen, proceso y resultado de un ciclo, por lo que cabe decir,
que al analizar en detalle los registros de ingresos propios, estamos analizando el efectivo
que ingresa a la cuenta de banco.
Dentro de este orden de ideas, el ciclo transaccional del PRMPU, comprende:
El efectivo en banco, caja e ingresos propios; de allí que en la prueba de ingreso se
realiza:
- El análisis de la cuenta de ingresos que permite verificar:
- Los montos de los ingresos registrados,
- Las operaciones de las cuentas de banco,
- Los documentos que soportan los registros de estas operaciones
- Los cálculos respectivos,
- Los responsables del proceso.
• Corte de Documentos
El objetivo de esta prueba es verificar que las transacciones que tienen
lugar al final del período de cierre, del ejercicio fiscal o contable, están siendo registrados
en su totalidad y en forma correcta, en el período que corresponde. En este caso para el
PRMPU sería efectuar corte de los comprobantes de ingresos, mediante la toma física de
los mismos, arqueo de caja, análisis de las conciliaciones y estado de cuenta bancarios,
verificación de las cuentas de los participantes y de los registros contables.
Ø OPORTUNIDAD DE LA AUDITORÍA Y CRONOGRAMA DE TRABAJO
Dada la naturaleza educativa de las operaciones que se ejecutan en la UNERMB, el
área objeto de estudio PRMPU, es la:
Recaudación de Matrícula
Tomando en cuenta que el ejercicio fiscal de la institución se inicia el 1° de Enero y
concluye el 31 de Diciembre de cada año, con la peculiaridad de que los lapsos de estudios
son semestrales, es decir, que durante un año existen dos semestres, al inicio de cada
semestres se lleva a cabo el proceso de inscripción, coincidiendo con los meses de:
- Enero y Septiembre
Estos periodos de inscripción e inicio de clases, en ocasiones son irregulares, por lo
que serian modificables en caso de ser necesario.
En este sentido, hay que tomar en cuenta los períodos de vacaciones y feriado navideño,
los cuales comprenden:
- Vacaciones durante el mes de Agosto y Primera quincena de Septiembre.
- Feriado Navideño que comenzaría en la segunda quincena de Diciembre y
se extiende hasta la primera semana de Enero.
Dadas estas características, y el hecho de ser una auditoría interna recurrente, es
oportuno realizar dos visitas anuales:
- Una que abarque el proceso de inscripción, de manera que el auditor observe y evalué el proceso, efectué pruebas de cumplimiento y las pruebas sustantivas que se consideren oportunas.
- La otra visita seria al cierre del ejercicio, para obtener muestras de los corte de
documentación, arqueos y verificar los resultados del cierre de ejercicio contable.
- Adicionalmente, debe efectuarse el seguimiento o monitoreo sobre las decisiones
tomadas.
- A continuación se presentan los Cronogramas de Actividades de la Auditoría para el
PRMPU:
CUADRO N° 6
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “RAFAEL MARÍA BARALT”
UNIDAD DE AUDITORÍA CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
AUDITORÍA: PROCESO DE RECAUDACIÓN MATRÍCULA DE POSTGRADO
A C T I V I D A D E S
M E S E S
PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
Sept. 2002
Enero 2003
Junio 2003
Inicio de la Auditoría
Revisión de la estructura organizativa. X
Normativa legal. X Análisis del Flujograma de Procesos. X
Prueba de Control. X Ejecución de la Auditoría
Pruebas de Control y Sustantivas: - Pruebas de Ingresos X - Análisis de Detalle X - Revisión de las Conciliaciones X - Arqueos de Caja X - Revisión de Informes X - Revisión de Registros Contables X - Informe de Auditoría
Fuente: Laura J. Lauretta 2002.
CUADRO N° 6 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
“RAFAEL MARÍA BARALT” UNIDAD DE AUDITORÍA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES AUDITORÍA: PROCESO DE RECAUDACIÓN MATRÍCULA DE POSTGRADO
(Cont.)
A C T I V I D A D E S
M E S E S
PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
Sept. 2002
Enero 2003
Junio 2003
Ejecución de la Auditoría
Visita al Cierre del Ejercicio
Pruebas de Control y Sustantivas - Arqueos X - Corte de Documentación. X - Revisión de Conciliaciones. X - Verificación de Registro Contable X - Informe de Auditoría X
Seguimiento o Monitoreo
- Revisión del Cumplimiento de las observaciones y recomendaciones emitidas en los Informes de Auditoría
X - Informe de Auditoría X
Fuente: Laura J. Lauretta 2002.
CUADRO N° 7
ESTRUCTURA Y PRESENTACIÓN DEL INFORME
Contenido
Elementos Informe No.
• Identificación numérica del informe
Fecha
• Día de la elaboración o entrega
Asunto
• Objetivo del Informe
I. Introducción
• Origen de la Auditoría • Identificación de la Auditoría • Fecha de Inicio
II. Alcance
• Área objeto de revisión • Período o lapso de tiempo sujeto
a revisión • Criterio de Análisis • Tamaño de la muestra analizada
III. Limitaciones
• Implicaciones o Causas que
impidieron aplicación de algunos procedimientos de Auditoría.
IV. Análisis de las Observaciones
• Desarrollo del área evaluada • Causas de las deficiencias • Incumplimiento de las normativas • Materialidad de las observaciones
V. Recomendaciones
• Sugerencias emitidas por el
auditor para corregir las deficiencias encontradas.
VI. Conclusiones
• Resumen general producto de las
observaciones y recomendaciones
Anexos
• Detalle el contenido e las observaciones
Fuente: Laura J. Lauretta C. 2002
Ø SEGUIMIENTO Ó MONITOREO
El seguimiento ó monitoreo, implica la elaboración de un plan y procedimiento
de auditoría aplicable al proceso de revisión para verificar el grado de cumplimiento de las
acciones correctivas enunciadas en el informe de auditoría.
Para ello, se hace necesario definir.
- Objetivo y alcance del seguimiento.
- Metodología general a ser aplicada.
- Criterio de evaluación.
- Tiempo apropiado y necesario para efectuarla.
Al concluir el seguimiento se emitirá un informe que contenga:
- Logros alcanzados por las medidas correctivas aplicadas.
- El cumplimiento de las acciones correctivas.
- El incumplimiento justificado.
- Lista de las acciones pendientes y explicación de las causas que justifican
su incumplimiento.
- Las sanciones a que hubiere lugar producto del incumplimiento.
PROPUESTA
Ø Estructura Organizativa de la Coordinación Administrativa del Postgrado.
La sección de Coordinación Administrativa del Postgrado de la UNERMB,
requiere de un cambio de estructura, para ello se propone un estructura organizativa que le
permita operar con eficiencia, eficacia y calidad. Así mismo, requiere de un sistema de
información o programa computarizado que le facilite el registro de las operaciones de
ingresos, conciliaciones bancarias y de un auxiliar por cada uno de los participante. Para
ello, es necesario disponer de recursos humanos calificados, con el entrenamiento
adecuado para realiza las actividades asignadas, y obtener resultados oportunos.
CONCLUSIONES
Considerando el análisis de los resultados obtenidos por los instrumentos de
Recolección de Datos aplicados, se llegó a concluir con lo siguiente:
• La Unidad de Postgrado tiene su Visión, Misión, Objetivos y Metas enfocadas a las
necesidades de los participantes sin atender a los miembros de la Institución.
• Carencia de una estructura organizativa definida lo cual dificulta identificar los
niveles de autoridad, responsabilidad, las obligaciones y deberes de los
funcionarios.
• Se evidencia una repetición de procesos, en las diferentes Unidades y Secciones,
por la falta de definiciones de actividades y tareas.
• Desconocimiento por parte del personal de las funciones inherente a su cargo,
especialmente en la Unidad de Auditoría Interna.
• En el proceso de recaudación de la matrícula de postgrado se evidencia que la
Institución carece de Normas de Control Interno que garantice la eficiencia y
confiabilidad de los procesos.
• Falta de una adecuada supervisión del personal involucrado en el proceso, lo que
debilita el Control al no existir una efectiva segregación de funciones.
• Existe un alto riesgo inherente propio de la actividad de recaudación de la matrícula,
así como, un riesgo de control por cuanto carece de una adecuada supervisón y
control, ocasionando errores u omisiones significativas que conllevan a un riesgo de
detección, dado que esos errores u omisiones no son detectados en el proceso ni en
la auditoría.
• Existe una ausencia de correlación entre la Unidad de Auditoría Interna, las áreas
que se auditan y las autoridades rectorales, debido a que no se consolidan para el
logro de los mejores resultados en provecho de la Institución.
• Existe un incumplimiento de las normas de Auditoría referidas a la planificación,
dado que no se efectúa un análisis previo del área a ser auditada, donde se incluya
la evaluación de la estructura de control interno, determinación de los niveles de
riesgo y definición de las áreas criticas, elementos necesarios para la elaboración del
plan y los procedimientos de específicos del trabajo de auditoría a ejecutar.
• La Unidad de Auditoría Interna de la UNERMB, no elabora un plan específico que
contenga los linimentos generales aplicables a una auditoría de un área u objeto
determinado, ni formula los procedimientos a ser desarrollados por los auditores a
través de un programa
RECOMENDACIONES
En función de las conclusiones de la investigación, se plantea las siguientes recomendaciones:
• Capacitar al personal de la UNERMB, de las diferentes unidades en relación a las
actividades que se desarrollan, e involucrados en el cumplimiento de la Visión,
Misión y Objetivos de la Organización a fin de que todos trabajen hacia una meta
común.
• Establecer una estructura organizativa definida que permita identificar niveles de autoridad, responsabilidad y funciones del personal involucrado con el proceso de recaudación de la matrícula de postgrado.
• Hacer del conocimiento a las unidades de la institución las funciones de la Unidad
de Auditoría y que se quiere lograr con el trabajo de auditoría, pudiendo así, existir
sinergia de todos los miembros de la institución.
• La Unidad de Auditoría debe cumplir su función de apoyo en las diferentes
unidades de la UNERMB, para que la institución logre la calidad de los procesos
administrativos.
• Aprobar y poner en práctica las Normas de Control Interno presentadas en la
propuesta, con la finalidad de minimizar los riesgos de control y establecer una
adecuada segregación de funciones.
• Efectuar una adecuada evaluación del riesgo por parte de la Unidad de Auditoría
Interna antes de dar inicio a la Auditoria, de forma tal que le permita minimizar su
riesgo de auditoría, mediante una adecuada combinación de riesgo inherente, de
control y de detección.
• Determinar la naturaleza del área u objeto que se audita, el momento adecuado y el
alcance de las pruebas, así como también los recursos humanos necesarios
• Elaborar programas de auditoría para áreas específicas, tomando en cuenta los
resultados de las evaluaciones de control interno, nivel de riesgo y deficiencias de
las áreas.
• Elaborar un Plan de Auditoría Anual y los planes de trabajo de conformidad a las
Normas de Auditoría establecidas por la Contraloría General de la República, en
forma tal, que el trabajo de Auditoría sea orientado para mejorar las actividades y
procesos de la UNERMB
• Tomar de ejemplo las propuestas del Plan de Auditoría del PRMPU, y utilizar los
lineamientos en los planes futuros de auditoría específica.
• .Poner en práctica la propuesta del Plan de Auditoría desarrollada para el proceso de
recaudación de la matrícula de la UNERMB, logrando así el fortalecimiento del
área mediante un adecuada revisión de auditoría interna.
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA
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