PLAN DE ACCION SECRETARIA DE SERVICIOS

PUBLICOS

OBJETIVOS Permitir a la institución mantener la coordinación entre sus partes.

Escuchara nuestro cliente interno (agente)

Ampliarlos canales de comunicación

Impulsar eslogan; “USTED TRABAJA PARA LA CIUDAD, NOSOTROS TRABAJAMOS PARA USTED”

Contribuir al incremento de la satisfacción en el trabajo, del compromiso personal y del clima laboral.

Análisis FODA

FORTALEZAS

Se entiende por fortalezas aquellos factores internos propios de la Secretaria de Servicios Públicos que pueden favorecer el cumplimiento de los objetivos Municipales

FORTALEZAS IMPORTANCIA

• Consenso general sobre la necesidad de cambio y mejora • Voluntad política de adoptar iniciativas de mejora • Alto grado de entendimiento • Visión conciliadora entre necesidades de los servicios y mejoras de los

empleados

• Consenso general sobre la necesidad de cambio y mejora. Se considera como fortaleza la opinión generalizada de los agentes sobre la necesidad de un cambio hacia posiciones y objetivos que modernicen la administración municipal.

• Voluntad política de adoptar iniciativas de mejora. Cualquier iniciativa de mejora de gestión debe contar con el apoyo decidido de directores de la Secretaria. Entiendo como fortaleza la voluntad política y la implicación en el proyecto de Recursos Humanos en todas las direcciones a cargo de la Secretaria.

• Visión conciliadora entre necesidades de los servicios y mejoras delos empleados.-

Existe una visión que entiende compatible las necesidades de la Secretaria de Servicios Públicos con las aspiraciones de los empleados de la entidad municipal, y fortalecimiento del sentido de pertenencia al Área que se desempeña actualmente.

DEBILIDADESComo contrapunto a las fortalezas, se entiende por debilidades el conjunto defactores internos propios de la Secretaria de Servicios públicos que pueden dificultar elcumplimiento de los objetivos del plan y la eficacia de los proyectos

DEBILIDADES IMPORTANCIA

• Visión Responsables Servicios orienta a la gestión del Área • Inexistencia de buena imagen del departamento de personal• Excesiva burocratización e indefinición de procesos y procedimientos• Prioridad del “caso individual”• Burocracia Comunicacional• Avanzada edad predominante en el personal

Visión Responsables Servicios orienta a la gestión del Área.- Esta visión de los responsables de servicio y mandos intermedios origina una grave deficiencia en la definición y ejecución de la políticas y prácticas en la gestión de personas y equipos de trabajo a su cargo.

Inexistencia de buena imagen del departamento de recursos humanos.- La imagen o percepción general del departamento de personal noes positiva, por lo que puede restar credibilidad y eficacia a algunas iniciativas.

Excesiva burocratización e indefinición de procesos y procedimientos.- En las relaciones con los servicios existe excesiva burocracia, además de indefinición de procesos que normalicen las interacciones profesionales, lo cual implica una alta improvisación en la solución de los problemas.

Prioridad del “caso individual” y visión “apagafuegos”.- Existe una cultura organizativa orientada a la resolución de las cuestiones individuales y de “apagafuegos”, que resta eficacia a los planteamientos profesionales de planificación y consecución de resultados.

Burocracia Comunicacional, actualmente el memorandum es el medio formal, siendo lento y de reducido alcance.

OPORTUNIDADESEn el análisis de oportunidades se identifican los factores externos a la Secretaria y, por lo tanto, normalmente no controlables, que pueden favorecer la consecución de sus objetivos.La tabla que se presenta a continuación recoge el resumen de factores

OPORTUNIDADES IMPORTANCIA

Flexibilidad normativa según el EBEP (Estatuto Básico del Empleado Público)

Apoyos y relaciones Institucionales Nuevos canales tecnológicos de comunicación externa e interna Cultura de modernización, mejora y cambio Posibilidad de incorporar asistencia técnica externa

Flexibilidad normativa según el EBEP. El Estatuto Básico del Empleado Público posibilita la adopción de medidas en materia de personal desde un punto de vista mas flexible y abierto. Especialmente, respecto a la estructuración del empleo público, así como a la selección de personal, promoción, desarrollo y evaluación del rendimiento.

Apoyos y relaciones Institucionales.- Se dispone de una adecuada red de contactos y relaciones institucionales, con lo que la posibilidad del intercambio de información, y análisis conjunto de medidas o actuaciones en materia de personal pueden contribuir a mejorar la consecución de los objetivos.

Nuevos canales tecnológicos de comunicación externa e interna. No se puede olvidar las posibilidades de las nuevas tecnologías de comunicación e información. En este sentido existe todo un campo de actuación orientado a rentabilizar los tiempos de gestión, a mejorar la calidad de la gestión operativa, reduciendo errores, así como introducir nuevos canales de colaboración y participación de los agentes implicados en el acto.

AMENAZAS

Se concluye el análisis FODA con la identificación y valoración de las amenazas, es decir, aquellos factores externos al Ayuntamiento y, por lo tanto, normalmente no controlables que pueden dificultar la consecución de los objetivos que se marque.

AMENAZAS IMPORTANCIA

Exigencias de los ciudadanos de servicios de calidad Escasez de recursos económicos y financieros Evolución permanente de las nuevas tecnologías

Exigencias de los ciudadanos de servicios de calidad. El progresivo nivel de exigencia de los ciudadanos con los servicios que prestan las administraciones publicas, puede implicar que se cuestione la forma de gestionar los servicios, así como los medios personales o materiales necesarios. En todo caso, esta amenaza puede verse como oportunidad de cambio, desde una perspectiva de mejora continua.

Escasez de recursos económicos y financieros. Es sabido que los recursos económicos y financieros son escasos. Ello implica la necesidad de priorizar los mismos en función de varios criterios. En la practica, puede significar la merma de las posibilidades de ejecutar proyectos o incluso la imposibilidad misma llevarlos a cabo.

Evolución permanente de las nuevas tecnologías. La rápida evolución de las Tecnologías puede convertir en obsoleto lo que era pionero. Es preciso unavision proactiva para que las dependencias tecnológicas y sus avances nocomprometan los objetivos y los proyectos de cambio.

Conclusión del Análisis

Considerando lo expuesto y surgen tres reflexiones:

1. A pesar del esfuerzo de algunas personas, la organización no ha evolucionado en el tiempo; no ha crecido a la par del ambiente que la rodea y hoy es le es difícil satisfacer las demandas de la ciudad con la calidad que se requiere.

2.En algunos períodos de profundas crisis, no muy lejanos, tal vez fueron de utilidad lasdecisiones cortoplacistas y una gestión centrada exclusivamente en la administracióndel dinero. Sin embargo, hoy la situación ofrece la oportunidad de pensar en un nuevomodelo de gestión, que debería reorientar esa vieja estrategia y comenzar a promoverdefinitivamente la innovación, la participación y el crecimiento organizado comoelementos claves

3. La Municipalidad es una organización que a través de los años no ha dado importancia al desarrollo personal y es evidente que se ha trabajado lo mínimo indispensable en cuanto a salud laboral, higiene y seguridad, capacitación, integración, reconocimiento de méritos y otros aspectos relacionados con la gestión de los empleados que, tratados de manera adecuada, impactarían muy positivamente en los resultados finales.

ETAPA 1 (20012/2013)

OBJETIVO GENERAL:

Lograr un cambio de paradigmas en el personal y un clima organizacional de confianza,que constituyan una base sólida para el cambio cultural hacia nuevos valores y conceptosde gestión.

Para alcanzar este objetivo se plantean cinco proyectos concurrentes:

MEJORA DEL CLIMA LABORAL

COMUNICACIÓN INTERNA

MEJORA Y CRECIMIENTO

SALUD LABORAL

HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

1-Proyecto: Mejora del clima laboral.

OBJETIVO:Fortalecer la autoridad de todos los niveles de conducción, la confianza del empleado en la organización y la integración interpersonal.

2. Proyecto: COMUNICACIÓN INTERNA

OBJETIVO:Nos posiciona en línea con nuestra misión:” Proporcionar unas condiciones de trabajo óptimas que permitan a los trabajadores de la Secretaria a desarrollar al máximo sus capacidades”• Externamente: Hacia nuestro Vecino e Internamente: Hacia dentro de la Secretaria.Trabajar impulsando eslogan: “Usted trabajas para la ciudad, Nosotros trabajamos para Usted”

3. Proyecto: Mejora y crecimiento.

OBJETIVO:Fomentar el interés del personal municipal por su crecimiento personal y profesional y por el desarrollo de propuestas, individuales o grupales que contribuyan a mejorar la organización en cualquiera de sus aspectos..

4. Proyecto: Salud laboral.

OBJETIVO:Actuar en forma proactiva sobre la salud laboral del personal, privilegiando el desarrollo de actividades de prevención y acompañando al empleado y a su familia en cualquier proceso de recuperación tras enfermedades o accidentes.

5. Proyecto: Higiene y seguridad en el trabajo.

OBJETIVO:Disponer de condiciones de Higiene y Seguridad Laboral acordes a las necesidades actuales, con alcance a la totalidad de la planta de personal y a los vecinos que pudieran verse involucrados.

Agilización de trámites y procesos. Simplificación de procedimientos; y Estandarización de formularios para

gestiones que deban realizarse en la Oficina de Personal de cada dependencia.Normas generales de comportamiento esperado.Se desarrollara el manual “Buen Proceder”, que resume las principales normas de comportamiento que el personal debe respetar y las responsabilidades de jefes y directores. Este manual será distribuido a todos los empleados cuando cuente con la aprobación correspondiente.

Sistema ¡Buen Trabajo! Es un sistema de gestión que otorga reconocimientos al personal según su

participación y actuación dentro de las actividades propuestas.

Encuesta de Clima Laboral.Durante la primera semana de Diciembre de cada año se desarrolló una Encuesta de Clima Laboral compuesta por 44 preguntas. Esta herramienta de diagnóstico permitirá detectar debilidades internas que disminuyen el rendimiento del personal en el trabajo. También será utilizada como parámetro de comparación para medir los resultados de gestión de la Recursos Humanos ya que los valores obtenidos representan la “situación inicial”.

Acciones

Reorganización del sector.

La propuesta espera una decisión política.(dependencia de Servicios Públicos)

• Compra y entrega de elementos de seguridad. Trabajar con mayor énfasis en el cumplimiento de algunas exigencias mínimas de seguridad. Por ejemplo, entrega de fajas lumbares al personal sometido a esfuerzos, cascos dieléctricos para personal de alumbrado publico, colocación de cintas antideslizantes en escaleras, visitas periodicas a las diferentes areas, reportando informe al administrador de cada dependencia. dictado de seminarios y charlas específicas sobre seguridad, entre otras. • Optimización de la relación institucional con la A.R.T. Se deberán mantener reuniones, tanto en la sede regional de la A.R.T, a fin de optimizar las relaciones tendiendo al logro de mejores resultados en colaboración mutua

SALUD LABORAL. • Elaboración de anteproyecto de Salud Laboral. Se realizaron contactos y reuniones con el área de Medicina Laboral; con el objeto de obtener apoyo y asesoramiento, desde su vasta experiencia, para la correcta organización del área y la confección del proyecto de Salud Laboral para el año 2013 y lograr asi reducir el indice de ausentismo. .

4. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO.

Este aspecto se considerara prioritario por tratarse de un elemento clave para la sensibilización y motivación del personal y para el posicionamiento de la Secretaria dentro de la Municipalidad, a la vez, entre los temas de capacitación, se dará mayor énfasis a los relacionados con el desarrollo de la persona por sobre la mejora de sus habilidades específicas para el desempeño en el puesto de trabajo. Esta etapa se incluirá un muy bajo porcentaje de conocimientos técnicos, los cuales se trataran solo de manera general con el fin de producir una primera nivelación en determinados temas que algunos empleados conocían y otros no. Se trabajara también en la mejora de las relaciones interpersonales.

Instructores y Colaboradores del proceso de capacitación:La selección de los instructores y colaboradores será designada por la oficina de Empleo Municipal con el fin de asegurar la calidad del mismo y , con el fin de reducir costos tambien se podra realizar convenios con instituciones privadas para otorgar los cursos .• Evaluación de satisfacción. Al finalizar cada actividad de capacitación los asistentes tendrán oportunidad de opinar sobre diversos aspectos relacionados con la calidad de las mismas a través de una evaluación de satisfacción.

Actividad horas ediciones Cant. De PartCurso “Herramientas informáticas: Word Básico”. 24 1 no mayor a 25 Curso “Herramientas informáticas: Internet”. 6 2 no mayor a 20Taller “Trabajo en Equipo”. 3 4 no mayor a 20Taller “Análisis FODA personal”. 6 3 solo adminitradores y directoresCharla "Cambio organizacional". 3 1 solo adminitradores y directoresCharla “Hacia una verdadera prevención” 2 6 operarios no mayor a 30 personas

La evaluación constituye un instrumento imprescindible de análisis del Proyecto y de la eficacia de este, que permite establecer los resultados y efectos alcanzados a través de instrumentos o indicadores. Por otra parte, el seguimiento y evaluación permitirá detectar disfunciones o

desviaciones, si las hubiera, y actuar en consecuencia para la consecución del proyecto.

Por todo ello, se constituirá el Comité de Seguimiento y Evaluación de Recursos Humanos . Dicho Comité estará integrado por Secretario de Servicios Publicos, un Coordinador de Recursos Humanos y representantes con perfiles acordes a RRHH previamente identificados en las entrevistas, Responsable de higiene y Seguridad y Medico Laboral.

Organización y Métodos y la Jefe del Servicio de Prevención de Riesgos Laborales. A las reuniones del Comité podrán asistir el personal técnico y administrativo El Comité tendrá las siguientes funciones: - Coordinar globalmente el Plan de Recursos Humanos - Impulsar la consecución de sus objetivos Definir los proyectos estratégicos, esto es, establecer las actividades, responsables,

plazos, recursos, e indicadores. - Aprobar, si procede, nuevos proyectos que deban incorporarse al Plan. - Realizar un seguimiento continuo del grado de ejecución de los proyectos que se inicien.

(Ejemplo Carteleras de Comunicación,

Proyecto Piloto