PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNASPROC-GG-SG-003Pgina 3 de 10Edicin 01Vigencia 2015

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FECHA

NOMBRE Y CARGO

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INDICE31.OBJETIVO

32.ALCANCE

33.RESPONSABILIDADES

33.1Representante de la Gerencia

33.2Coordinadora de Calidad

33.3Auditor Lder

43.4Auditor Interno

43.5Gerente del rea Auditada

44.DEFINICIONES

55.MODO OPERATIVO

55.1Calificacin de un Auditor Interno

55.1.1Auditor/a Lder

55.1.2Auditor

55.2Programa anual de Auditorias Internas

55.2.1Elaboracin del Programa

65.2.2Difusin del Programa

65.2.3Preparacin de la Auditoria Interna

65.3Realizacin de la Auditoria Interna

65.3.1Ejecucin

75.3.2Verificacin de No Conformidades

75.4Informes de Auditoria

75.5Servicios Externos de Auditorias Internas

85.6Evaluacin Auditor Interno

86.INDICADORES

87.REGISTROS

108.REFERENCIAS

109.CONTROL DE CAMBIOS

1. OBJETIVO

El Objetivo de este Procedimiento es definir, establecer y mantener las lneas a seguir para las etapas de auditorias internas que se realizan en INGESCO S.A, considerando los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, la Norma NCH 3067 y lo establecido por la empresa para verificar el cumplimiento, mantenimiento y efectividad de Sistema de Gestin de Calidad.2. ALCANCE

Este Procedimiento aplica para todas las Auditorias Internas de Calidad de INGESCO S.A, en lo que se refiere al Sistema de Gestin de Calidad.3. RESPONSABILIDADES

3.1 Representante de la Gerencia

Es responsable de: Revisar y aprobar el programa anual de auditorias internas. Asegurarse que se proporcionan los recursos necesarios para el desarrollo de la actividad. Aprobar el plan de auditoria que designa los auditores para cada departamento.

Analizar y aprobar Informe de Revisin para la Direccin que contiene la informacin de indicadores de desempeo del proceso de Auditoria Interna.3.2 Coordinadora de CalidadEs responsable de: Preparar un programa anual de auditorias.

Distribuir los documentos necesarios para la ejecucin de la auditoria interna.

Planificar, coordinar y realizar seguimientos a todas las auditorias realizadas.

Dar apoyo a las reas donde se encuentren no conformidades.

Evaluar el desempeo del auditor.

Realizar un seguimiento de la accin correctiva que haya generado la auditoria.

Almacenar y resguardar los informes de auditorias.

Elaborar acciones destinadas al mejoramiento continuo del proceso de auditorias de la organizacin. Verificar la implementacin de las acciones correctivas definidas.

3.3 Auditor LderEs responsable de: Liderar y coordinar la auditora, es decir, presentar al o los auditores ante el auditado e iniciar el proceso de auditoria.

Verificar la efectividad de las soluciones tomadas de los resultados de la auditoria.

Enviar el informe de auditoria al Gerente del rea auditada y a la Coordinadora de Calidad.

Coordinar el da y hora exacta de la auditoria con el equipo de auditores.

3.4 Auditor InternoEs responsable de:

Preparar y efectuar la auditoria interna, cumpliendo con los objetivos establecidos Solicitar al Auditado evidencia objetiva que permita representar el desajuste a las normas. Comunicar y clarificar los conceptos y requisitos de la auditoria a los Auditados.

Ejecutar las responsabilidades asignadas de manera efectiva y eficiente. Informar de los hallazgos encontrados durante la ejecucin de la Auditoria.

Facilitar material al auditor lder durante la elaboracin del Informe de Auditoria.3.5 Gerente del rea AuditadaEs responsable de: Facilitar evidencia objetiva a los auditores internos, colaborar con la auditoria de su rea y facilitar cualquier informacin para el buen desarrollo de la auditoria.

Establecer y aplicar soluciones a las no conformidades detectadas sin demora injustificada Enviar anlisis de causa, accin inmediata y accin correctiva a la Coordinadora de Calidad.

4. DEFINICIONES AUDITORIA DE CALIDAD: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditoria. HALLAZGOS DE LA AUDITORIA: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria (registros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin que es verificable), recopilada frente a los criterios de auditoria (Conjunto de polticas, procedimientos, instructivos o requisitos de algn cliente). NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito (establecido en un procedimiento, por el cliente o en algn requerimiento normativo). OBSERVACIONES: Desviaciones del SGC que no necesariamente constituyen incumplimientos. Son consideradas como Potenciales No conformidades. Habitualmente son gestionadas mediante acciones Preventivas.5. MODO OPERATIVOLas auditorias internas de calidad se desarrollan siguiendo las pautas e indicaciones establecidas en el presente documento.5.1 Calificacin de un Auditor InternoLos auditores internos designados por la empresa para desempear tal funcin deben de cumplir con los siguientes requisitos:5.1.1 Auditor/a LderSer propuesto por la Coordinadora de Calidad de acuerdo a uno ms de los siguientes criterios:

Poseer curso aprobado de Auditor Interno en ISO 9001: 2008 e ISO 19011

Poseer conocimientos de la norma NCH 3067 Calificacin obtenida en curso de auditores de calidad.

Experticia en el sistema de gestin de calidad. Nmero de auditorias realizadas. Poseer ms de un ao de antigedad en la empresa.

5.1.2 Auditor

Poseer curso aprobado de Auditor Interno en ISO 9001: 2008 e ISO 19011

Poseer conocimientos de la norma NCH 3067

Poseer un mnimo de 6 meses de antigedad en la empresa. No podrn auditar las reas y/o procesos en las cuales se desempean sus labores. Los requisitos anteriormente mencionados deben de ser respaldados por la documentacin correspondiente.5.2 Programa anual de Auditorias Internas

5.2.1 Elaboracin del Programaa) La planificacin de auditorias del sistema de gestin de calidad es aprobada anualmente por el Representante de la Direccin, segn registro Programa Anual de Auditorias.b) El Programa Anual de Auditorias es presentado a Gerencia General para su modificacin y/o aprobacin en discusin conjunta con las Gerencias que conforman el Comit de Calidad. Si existen modificaciones, estas son realizadas por la Coordinadora de Calidad y luego es traspasado para su aprobacin. Esta actividad es cclica y termina con la aprobacin del programa anual de auditorias por la Gerencia General.c) Luego de ser aprobado el Programa Anual de Auditorias este es comunicado al personal de la empresa a travs de Intraweb en la seccin de SGC.d) El Sistema de Gestin de Calidad de INGESCO S.A, es auditado completamente al menos 2 veces al ao. Sin embargo, se realizan auditorias internas extraordinarias en reas o procesos especficos, en los casos que el Representante de Gerencia o los Gerentes de reas determinen que sea necesario, ya sea por: Comportamiento del proceso a lo largo del ao (N de No Conformidades registradas).

Valores obtenidos de los Indicadores de Proceso.

Cumplimiento de los Objetivos de Calidad.

Resultado de Auditorias anteriores. De acuerdo a estos criterios el Programa de Auditorias de Calidad FORM-G-SG-003, puede ser modificado por el Representante de Gerencia si lo estima necesario.

5.2.2 Difusin del ProgramaLa Coordinadora de Calidad entrega el Programa anual de Auditoria de Calidad FORM-GG-SG-003 al Equipo de Auditores al comienzo de cada ao, a su vez, informa de la auditoria respectiva al Auditado y recuerda a los Auditores, con al menos 7 das hbiles de anticipacin.

5.2.3 Preparacin de la Auditoria InternaUna vez informado el Auditor Interno, solicita los documentos (Procedimientos, Instructivos, Registros, etc.), con al menos 7 das hbiles de anticipacin a la Coordinadora de Calidad para preparar la auditoria.a) Cada auditoria interna a realizar es llevada a cabo por medio del Plan de Auditoria Interna FORM-GG-SG-002, donde se especifica el rea y la(s) persona(s) a auditar, fecha de la auditoria, auditor interno responsable, y alcance, entre otros.b) El equipo de auditores internos y la Coordinadora establecen el plan de auditoria al o los auditado(s) y lo comunican posteriormente a los involucrados 7 das antes de realizar el proceso de auditoria.c) La Coordinadora de Calidad entrega la documentacin necesaria, s corresponde, al o los auditor(es) para la realizacin de la auditoria.5.3 Realizacin de la Auditoria Interna5.3.1 Ejecucina) Llegada la hora de la auditoria el auditor interno da inicio a la auditoria, y seala cual es el objetivo y alcance de la auditoria a realizar.b) Una vez iniciada la auditoria, el auditor interno realiza las preguntas, examinando y evaluando solamente evidencias objetivas.c) En caso de encontrar una no conformidad estas son evaluadas por el auditor interno y descritas en sus apuntes para luego confeccionar el Informe final de auditoria FORM-GG-SG-007Una vez finalizada la auditoria, se realiza una reunin de cierre donde el equipo Auditor, la Coordinadora de Calidad y el auditado y/o el Responsable del rea auditada, tienen la oportunidad de aclarar las posibles dudas o confusiones, respecto de la manera de proceder las actividades rutinarias.5.3.2 Verificacin de No ConformidadesEl auditor interno responsable de la auditoria realizada debe verificar las soluciones tomadas a las no conformidades encontradas en las auditorias anteriores, las que debieran estar tratadas segn el procedimiento de Acciones correctivas y preventivas PROC-GG-SG-005, evaluando su tratamiento, su efectividad y examinando las evidencias para su cierre.5.4 Informes de AuditoriaEl Auditor Lder con apoyo del equipo de Auditores Internos realiza: Informe Final de Auditoria Interna FORM-GG-SG-007, en el que se describe: el alcance y objetivo de la auditoria, la(s) persona(s) auditada(s), descripcin de las no conformidades encontradas, observaciones y conclusiones de la auditoria. El informe es entregado a la Coordinadora de Calidad.

El perodo entre la fecha de auditoria y la entrega de los informes de auditoria interna no debe exceder de 7das hbiles. El informe final de auditoria FORM-GG-SG-007 es enviado al Comit de Calidad para que comiencen con el tratamiento de los hallazgos encontrados durante la auditoria. Luego se agregan los hallazgos en el Listado maestro de Acciones Correctivas y Preventivas y se vinculan a los formularios de - Accin Correctiva/ Preventiva FORM-GG-SG-005; FORM-GG-SG-006, respectivamente.5.5 Servicios Externos de Auditorias InternasSi se ha decidido externalizar la realizacin de alguna auditoria (programada o no programada), se debe de llevar a cabo las siguientes actividades:a) Se debe de realizar cotizacin del servicio de auditoria correspondiente. El servicio de auditoria interna externalizada debe considerar: planificacin, realizacin e informe final de la auditoria.b) El auditor debe de cumplir con los siguientes requisitos: Estar registrado en el INN en ISO 9001.

Poseer acreditacin de Auditor Lder o Auditor Interno en ISO 9001.

Poseer experiencia en auditorias a sistemas de gestin.

Los requisitos anteriormente mencionados deben de ser respaldados por elCurrculum Vitae y certificados de acreditaciones correspondientes.a) El proceso de seleccin del auditor depende de factores tcnicos y econmicos que han sido evaluados por el Representante de la Direccin.b) Los antecedentes e informes de la auditoria interna externalizada deben ser remitidos por el auditor al Representante de la Direccin y Coordinadora de Calidad.5.6 Evaluacin Auditor Interno La evaluacin al auditor interno se realiza en dos fases: Evaluacin Inicial: Una vez terminada la auditoria interna. FORM-GG-SG-004. Evaluacin Peridica: Se realiza anualmente a todo auditor interno que ha realizado auditorias internas durante el ltimo periodo anual PROC-GG-RH-003. Auto Evaluacin: Se realiza al trmino de cada Auditoria Interna. FORM-GG-SG-012.La evaluacin inicial FORM-GG-SG-004, es llevada al momento de evaluar las competencias del auditor, es decir, concluida la auditoria, y es completada por el o los auditados del departamento. Adems se realiza la Auto evaluacin de Auditores FORM-GG-SG-012. Los datos provenientes de las encuestas son procesados y llevados al Informe de 3 Auditoria Interna, que incluye los Resultados de la Evaluacin y la Auto Evaluacin de auditores internos, concluyendo con una reunin de retroalimentacin la cual es dirigida por la Coordinadora de Calidad con el fin de establecer los planes de accin para mejorar los resultados.La Evaluacin Peridica, a diferencia de la evaluacin inicial, se realiza una vez al ao y es completada 6. INDICADORESProceso ClaveIndicadorRango de aceptacinFrecuencia de Medicin

Cumplimiento del programa de auditoriaAuditorias Efectuadas/ Total auditorias Programadas en el ao* 10090% auditorias realizadasAnual

REGISTROS XE "REGISTROS" Identificacin

del RegistroCdigoResponsableAlmacenamiento

ProteccinRecuperacinRetencinDisposicin finalSoporte

Programa anual auditorias internasFORM-GG-SG-003Coordinadora de calidadSe Guarda en PC de Coordinadora de Calidad y en Intraweb\\Rrhh1\s.g.c\Sistema Gestion y Calidad\Registros\Archivos para modificar\AUDITORIAS\Programas2 aosEliminarDigital

Plan de auditoria interna

FORM-GG-SG-002Coordinadora de calidadSe Guarda en PC de Coordinadora de Calidad y en intraweb\\Rrhh1\s.g.c\Sistema Gestion y Calidad\Registros\Archivos para modificar\AUDITORIAS\Planes1 aoEliminarDigital

Evaluacin de Auditores Internos

FORM-GG-SG-004Coordinadora de calidadPC Coordinadora de Calidad\\Rrhh1\s.g.c\Sistema Gestion y Calidad\Registros\Archivos para modificar\AUDITORIAS\Evaluacion de AI1 aoEliminarDigital

Auto Evaluacin de Auditores InternosFORM-GG-SG-012Coordinadora de calidadPC coordinadora de Calidad\\Rrhh1\s.g.c\Sistema Gestion y Calidad\Registros\Archivos para modificar\AUDITORIAS\Evaluacion de AI1 aoEliminarDigital

Informe Auditoria Interna, Resultados Evaluacin Auditores Auto Evaluacin AuditoresDOCU-GG-SG-011Coordinadora de CalidadSe Guarda en PC de Coordinadora de Calidad y en Intraweb\\Rrhh1\s.g.c\Sistema Gestion y Calidad\Documentos\Archivos para modificar1 aoEliminarDigital

Informe final de auditoriaFORM-GG-SG-007Coordinadora de Calidad Se guarda en PC de Coordinadora de Calidad y en Intraweb\\Rrhh1\s.g.c\Sistema Gestion y Calidad\Registros\Archivos para modificar\AUDITORIAS\Informes AI3 aosEliminarDigital

Preparacin auditoriasDOCU-GG-SG-013Coordinadora de CalidadSe guarda en PC de Coordinadora de Calidad

\\Rrhh1\s.g.c\Sistema Gestion y Calidad\Registros\Archivos para modificar\AUDITORIAS\Preparacin de Auditores

2 ao

Elimina

Digital

7. REFERENCIAS

Norma ISO 9001:2008; 8.2.2 Auditoria Interna. Norma Auditoria ISO 19011 Norma Nch; 4.1 Requisitos de Organizacin.

Manual de Calidad de CTS MANU-GG-SG-001. Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas PROC-GG-SG-005 Procedimiento Evaluacin de Desempeo PROC-GG-RH-003

8. CONTROL DE CAMBIOSVERSIONFECHAMODIFICACIONES