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Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2020

Instituto Chihuahuense de Salud

30 de enero de 2020

COORDINACIÓN ESTATAL E INTERINSTITUCIONAL DE CONTROL DE ARCHIVOS E INFORMACIÓN

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Contenido

1. Introducción

2. Antecedentes normativos

3. Objetivos

4. Actividades

6. Recursos

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7. Planificación de la gestión de riesgos

5. Calendarización de actividades


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1. Introducción La Ley de Archivos del Estado de Chihuahua en su Artículo 40, en armonía con lo establecido en el artículo 23 de la Ley General de Archivos, establece que los sujetos obligados deberán integrar anualmente, un Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 41 Ley de Archivos del Estado de Chihuahua y demás normatividad que regule la materia, mismo que describe que estos Programas deberán incluir, entre otros aspectos, los siguientes: I. Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica. II. Proyectos de capacitación, especialización y desarrollo profesional de personal archivístico. III. Proyectos para la adquisición, con base en las condiciones presupuestales de cada sujeto obligado, de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la institución. IV. Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos. V. Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia. VI. Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística.

Para el Instituto Chihuahuense de Salud, el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, representa el marco general para instrumentar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), como Instrumento elaborado por el Área Coordinadora de Archivos, que contempla las acciones a emprender a escala institucional para la actualización, consolidación y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, lo que representa una herramienta de planeación a corto plazo, que contemple un conjunto de procesos, proyectos, actividades, acciones y la asignación de recursos, orientados a mejorar y fortalecer las capacidades de organización del Sistema Institucional de Archivos. Este Plan Anual de Desarrollo Archivístico Generaría los siguientes beneficios:

Facilitar la Gestión Administrativa;

Mejorar la trazabilidad de los archivos;

Permitir el control de producción y flujo de los documentos para evitar duplicidades documentales;

Apoyar el análisis para la operación de los procesos sustantivos y adjetivos de la Entidad;

Fomentar las actividades para integrar los documentos de archivo en expedientes;

Facilitar la toma de decisiones;


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Permitir dar sustento mediante evidencias documentales a las acciones que miden interna y externamente indicadores del Sistema institucional de control archivístico;

Garantizar el derecho de acceso a la información, auspiciando la transparencia, rendición de cuentas, coadyuvar en materia de auditorías;

Ayudar a reducir los tiempos de respuesta de las solicitudes de acceso a la información;

Coadyuvar la protección de datos personales.

2. Antecedentes normativos

LEY GENERAL DE ARCHIVOS Texto vigente publicado en el Diario Oficial de la Federación el 15 de junio de 2018. Resultan aplicables en la materia, lo previsto por los artículos 4, fracción XLVII, 23, 24, 25, 28, fracción III y artículo tercero transitorio, los cuales a la letra dicen: “Artículo 4. Para los efectos de esta Ley se entenderá por: XLVII. Programa anual: Al Programa anual de desarrollo archivístico;” “Artículo 23. Los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional de archivos, deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.” “Artículo 24. El programa anual contendrá los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la información.” “Artículo 25. El programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma deberá contener programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos que incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos.” “Artículo 28. El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones: III. Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste designe, el programa anual;”


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“Tercero. En tanto se expidan las normas archivísticas correspondientes, se continuará aplicando lo dispuesto en las disposiciones reglamentarias vigentes en la materia, en lo que no se oponga a la presente Ley.”

REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS Por su parte el reglamento de dicha Ley en su artículo 2 estipula: “Artículo 2. Además de las definiciones contenidas en el artículo 4 de la Ley Federal de Archivos, para los efectos del presente Reglamento se entenderá por: (…) IV. Plan Anual de Desarrollo Archivístico: Instrumento elaborado por el Área Coordinadora de Archivos (…)” Con fecha 04 de mayo de 2016, el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de datos Personales (INAI) publicó en el Diario Oficial de la Federación, el “ACUERDO del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, mediante el cual se aprueba los Lineamientos para la organización y conservación de archivos” (Lineamientos), los cuales establecen en los artículos Sexto, fracción tercera y Trigésimo Cuarto, lo siguiente: “Sexto. Para la sistematización de los archivos los Sujetos obligados deberán: (...) III. Establecer un Programa anual de desarrollo archivístico;” “Trigésimo cuarto. Los Sujetos obligados deberán establecer, en el Programa anual de desarrollo archivístico, la estrategia de conservación a largo plazo y las acciones que garanticen los procesos de gestión documental electrónica.”

LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA Ley publicada en el Periódico Oficial del Estado No. 51 del 26 de junio del 2013; Última Reforma P.O.E. 2016.10.03 /No.79. Disponible en: http://congresochihuahua.gob.mx/ En este contexto, este orden normativo señala en sus artículos 40 y 41, lo siguiente: “Artículo 40. Los sujetos obligados deberán integrar anualmente, un Programa Institucional de Desarrollo Archivístico en el que se contemplen los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la presente Ley y demás normas en la materia.” “Artículo 41. Los Programas Institucionales de Desarrollo Archivístico deberán incluir, entre otros aspectos, los siguientes:

http://congresochihuahua.gob.mx/


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I. Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica. II. Proyectos de capacitación, especialización y desarrollo profesional de personal

archivístico. III. Proyectos para la adquisición, con base en las condiciones presupuestales de cada

sujeto obligado, de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la institución.

IV. Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos.

V. Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia.

VI. Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística. VII. Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia,

riesgo o catástrofes. VIII. Acciones y medidas tendientes a la digitalización, respaldo, conservación y

migración de archivos electrónicos.”

REGLAMENTO INTERIOR DEL INSTITUTO CHIHUAHUENSE DE SALUD

Reglamento publicado en el Periódico Oficial del Estado de Chihuahua, el miércoles 11 de septiembre de 2002, por el C.P. PATRICIO MARTÍNEZ GARCÍA, entonces Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de Chihuahua, en ejercicio de la facultad concedida por el Artículo 93, Fracción IV, de la Constitución Política del Estado, y con fundamento en los Artículos 1 Fracción IV y 25 Fracción VII de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado, así como en el Artículo 7 Fracción I de la Ley del Instituto Chihuahuense de la Salud, mediante acuerdo 309; mismo que señala:

“ARTÍCULO PRIMERO.- Publíquese en el Periódico Oficial del Estado el REGLAMENTO INTERIOR DEL INSTITUTO CHIHUAHUENSE DE SALUD, aprobado por el consejo Directivo en sesión ordinaria celebrada el día primero de Julio de año 2002.” “ARTÍCULO SEGUNDO.- Este Acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del Estado.” “ORGANIZACIÓN Y COMPETENCIA DEL INSTITUTO CHIHUAHUENSE DE SALUD.”

“Artículo 1 El presente reglamento es de orden público e interés social y tiene por objeto proveer al cumplimiento de la Ley del Instituto Chihuahuense de Salud en lo referente a su régimen interno.” “Artículo 2 El Instituto Chihuahuense de Salud es un Organismo Público Descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propios, cuya competencia es de utilidad pública e interés social y consiste en la prestación de los servicios de atención médica, preferentemente a la población que no se encuentre afiliada a algún régimen de seguridad social.”

https://legislacion.vlex.com.mx/vid/constitucion-politica-unidos-mexicanos-42578676

https://legislacion.vlex.com.mx/vid/constitucion-politica-unidos-mexicanos-42578676


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“Artículo 3 El Instituto Chihuahuense de Salud es parte integrante del Sistema Estatal de Salud en los términos que establece la legislación estatal de la materia.” “Artículo 4 El funcionamiento del Instituto Chihuahuense de Salud se realizará atendiendo a los objetivos generales, prioridades, políticas y lineamientos administrativos que, en el marco del Sistema Estatal de Salud, dicte la Secretaria de Fomento Social.” “Artículo 5 El domicilio legal del Instituto Chihuahuense de Salud es la Ciudad de Chihuahua.” “Artículo 6 Para cumplir con sus objetivos el Instituto tiene facultades para:

I. La fundación, sostenimiento, administración, vigilancia y control de hospitales y en

general de centros de asistencia médica, farmacéutica, quirúrgica y de rehabilitación;

II. Prestar los servicios hospitalarios a población abierta, tanto en hospitales generales

como de especialidades, pudiendo celebrar, para tal efecto, convenios de coordinación

con dependencias y entidades del sector público federal, estatal o municipal, así como

con los sectores social o privado;

III. Participar con las instituciones competentes en materia de salud para la formación de

recursos humanos, y en la orientación de los usuarios de los servicios;

IV. Prestar servicios de salud preventiva, curativa y de rehabilitación que sean materia de

su competencia;

V. Adquirir y enajenar bienes para el cumplimiento de sus objetivos de conformidad con

los procedimientos establecidos para tal efecto en el presente reglamento.

VI. Realizar las investigaciones necesarias para evaluar las necesidades de salud pública

en las zonas urbanas y rurales, y proponer los planes, programas y sistemas de

promoción y ejecución que a su juicio sean convenientes;

VII. Coordinarse, contratar, acordar y convenir con las dependencias y entidades del sector

público federal, estatal y municipal y con los organismos de los sectores social y

privado, en los estudios, planeación, formulación de proyectos, así como desarrollo y

ejecución de programas de salud a población abierta; y

VIII. Las demás que señalen las leyes y este reglamento.”


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3. Objetivos

General

Sistematizar el proceso de gestión documental, con el fin de optimizar los procesos de organización y conservación documental de los archivos de trámite, concentración y en su caso disposición al archivo histórico o baja documental, que permitan contar con archivos actualizados que garanticen el acceso a la información, la transparencia y la rendición de cuentas. Específicos

1.- Formalización de las instancias previstas en la estructura normativa del Sistema Institucional de Archivos. 2.- Formalización de las instancias operativas del Sistema institucional de Archivos, en atención a lo normado por el artículo 21 de la Ley General de Archivos. 3.- Análisis de la situación actual en materia archivística del Instituto Chihuahuense de Salud. 4.- Adecuación y complementación del diseño de los Instrumentos de Control Archivístico y de Consulta para las unidades médicas y áreas administrativas del Instituto Chihuahuense de Salud. 5.- Diseño de Fondo, Subfondos, Secciones, Series y en su caso Subseries, mediante Fichas Técnicas de Valoración Documental, Cuadros de Clasificación Archivística, Cuadro General de Clasificación Archivística, Catalogo de Disposición Documental, entre otros instrumentos legales y de consulta para su aplicación por parte de las unidades médicas registradas como Clave Única de Establecimientos de Salud (CLUES) pertenecientes al Instituto Chihuahuense de Salud. 6.- Elaboración de las Fichas Técnicas de Valoración Documental de las unidades médicas registradas como Clave Única de Establecimientos de Salud (CLUES) pertenecientes al Instituto Chihuahuense de Salud. 7.- Planeación de capacitación de los responsables de los archivos de trámite y archivos de concentración del Instituto Chihuahuense de Salud, conforme a la Ley General de Archivos y lo que resulte aplicable respecto de la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua de manera subordinada y armonizada con la primera. 8.- Coordinación de los responsables de los archivos de trámite y archivos de concentración para el inicio del levantamiento del inventario documental.


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9.- Determinar la viabilidad de la habilitación de un archivo de concentración y en su caso histórico, que resulte común para el Instituto Chihuahuense de Salud. 10.- Elaboración de los calendarios de visita a las áreas que producen y/o tramitan documentos.

4. Actividades

a) Formalización de las instancias previstas en la estructura normativa del Sistema Institucional de Archivos.

Proceder con el registro de los integrantes del Grupo Interdisciplinario del Instituto Chihuahuense de Salud ante el Archivo General del Estado o su equivalente.

Proceder con el registro del área Coordinadora de Archivos ante el Archivo General del Estado o su equivalente.

b) Formalización de las instancias operativas del Sistema institucional de Archivos, en

atención a lo normado por el artículo 21 de la Ley General de Archivos.

Solicitar la designación de los responsables de los archivos de concentración del Instituto Chihuahuense de Salud.

Registrar a los responsables de los archivos de concentración del Instituto Chihuahuense de Salud.

En su caso, implementar las anteriores medidas si se crea el área de archivo histórico.

c) Análisis de la situación actual en materia archivística del Instituto Chihuahuense de

Salud, contemplando los siguientes rubros:

Herramientas de control y consulta existentes.

Procesos y métodos utilizados de administración, gestión y conservación documental.

Procesos y métodos de valoración y disposición documental.

Aspectos legales (Convenios de Coordinación previstos en el artículo 22 de la ley en la materia).

Administración de riesgos.

Volumetrías.

Infraestructura.

d) Adecuación y complementación del diseño de los Instrumentos de Control Archivístico y de Consulta para las unidades médicas y áreas administrativas del Instituto Chihuahuense de Salud.


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Complementación del formato de Fichas Técnicas de Valoración Documental, Cuadros de Clasificación Archivística, Cuadro General de Clasificación Archivística, Catalogo de Disposición Documental, entre otros instrumentos legales y de consulta requeridos con el propósito de fortalecer el Sistema Institucional de Archivo.

Elaborar herramienta de registro de inventarios documentales y electrónicos.

e) Diseño de Fondo, Subfondos, Secciones, Series y en su caso Subseries, mediante Fichas Técnicas de Valoración Documental, Cuadros de Clasificación Archivística, Cuadro General de Clasificación Archivística, Catalogo de Disposición Documental, entre otros instrumentos legales y de consulta para su aplicación por parte de las unidades médicas registradas como Clave Única de Establecimientos de Salud (CLUES) pertenecientes al Instituto Chihuahuense de Salud.

Elaboración de clasificador mediante diagrama del Instituto Chihuahuense de Salud.

f) Adecuación y complementación de las Fichas Técnicas de Valoración Documental de las unidades médicas registradas como Clave Única de Establecimientos de Salud (CLUES) pertenecientes al Instituto Chihuahuense de Salud.

Coordinación y colaboración mediante la supervisión física y acompañada de la captura de datos e información requerida para el adecuado llenado de los parámetros previstos en el formato elaborado previamente de las Fichas Técnicas de Valoración Documental, mismo que deberá irse adecuando con los subfondos conforme a las necesidades del Organismo.

g) Planeación de capacitación de los responsables de los archivos de trámite y archivos de concentración del Instituto Chihuahuense de Salud conforme a la Ley General de Archivos y lo que resulte aplicable respecto de la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua de manera subordinada y armonizada con la primera.

Se gestionará capacitación en términos generales para el personal adscrito al Instituto Chihuahuense de Salud en materia de Gestión Archivística.

Se gestionará la capacitación en materia de archivos por parte de Organismos externos tales como el Instituto Chihuahuense para la Transparencia y la Información Pública y/o el Centro de Capacitación y Desarrollo del Estado de Chihuahua.

Se impartirá capacitación específica y de manera interna por parte de la Coordinación Estatal e Interinstitucional de Control de archivos e Información sobre los procesos, métodos y herramientas de control y consulta a implementarse, atendiendo las circunstancias de ubicación geográfica de las unidades administrativas del Instituto Chihuahuense de Salud.

h) Coordinación de los responsables de los archivos de trámite y archivos de

concentración para el inicio del levantamiento del inventario documental.


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Se implementaran los mecanismos normativos y de control adecuados para el correcto levantamiento de inventario documental.

i) Determinar la viabilidad de la habilitación de un archivo de concentración y en su

caso histórico, que resulte común para el Instituto Chihuahuense de Salud.

Para dicho fin se tomara como criterios rectores los siguientes.

I. Idoneidad. II. Capacidad Presupuestal.

III. Capacidad Técnica. IV. Logística.

j) Elaboración de los calendarios de visita a las áreas subordinadas a aquellas que

integran el Grupo Interdisciplinario, mismas que producen y/o tramitan documentos.

Visitas a las áreas productoras de información.

Sesiones del Grupo Interdisciplinario.


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5. Calendarización de Actividades

ACTIVIDADES feb-20 mar-20 abr-20 may-20 jun-20 jul-20 ago-20 sep-20 oct-20 nov-20 dic-20

a) Formalización de las instancias previstas en la estructura normativa del Sistema Institucional de

Archivos.

Proceder con el registro de los integrantes del Grupo Interdisciplinario del Instituto Chihuahuense de

Salud ante el Archivo General del Estado o su equivalente.

Proceder con el registro del área Coordinadora de Archivos ante el Archivo General del Estado o su

equivalente.

b) Formalización de las instancias operativas del Sistema institucional de Archivos, en atención a lo

normado por el artículo 21 de la Ley General de Archivos.

Solicitar la designación de los responsables de los archivos de concentración del Instituto

Chihuahuense de Salud.

Registrar a los responsables de los archivos de concentración del Instituto Chihuahuense de Salud.

En su caso, implementar las anteriores medidas si se crea el área de archivo histórico.

c) Análisis de la situación actual en materia archivística del Instituto Chihuahuense de Salud,

contemplando los siguientes rubros:

Herramientas de control y consulta existentes.

Procesos y métodos utilizados de administración, gestión y conservación documental.

Procesos y métodos de valoración y disposición documental.

Aspectos legales (Convenios de Coordinación previstos en el artículo 22 de la ley en la materia).

Administración de riesgos.

Volumetrías.

Infraestructura.

d) Adecuación y complementación del diseño de los Instrumentos de Control Archivístico y de

Consulta para las unidades médicas y áreas administrativas del Instituto Chihuahuense de Salud.

Complementación del formato de Fichas Técnicas de Valoración Documental, Cuadros de

Clasificación Archivística, Cuadro General de Clasificación Archivística, Catalogo de Disposición

Documental, entre otros instrumentos legales y de consulta requeridos con el propósito de fortalecer el

Sistema Institucional de Archivo.

Elaborar herramienta de registro de inventarios documentales y electrónicos.

e) Diseño de Fondo, Subfondos, Secciones, Series y en su caso Subseries, mediante Fichas

Técnicas de Valoración Documental, Cuadros de Clasificación Archivística, Cuadro General de

Clasificación Archivística, Catalogo de Disposición Documental, entre otros instrumentos legales y de

consulta para su aplicación por parte de las unidades médicas registradas como Clave Única de

Establecimientos de Salud (CLUES) pertenecientes al Instituto Chihuahuense de Salud.

Elaboración de clasificador mediante diagrama del Instituto Chihuahuense de Salud.

f) Adecuación y complementación de las Fichas Técnicas de Valoración Documental de las unidades

médicas registradas como Clave Única de Establecimientos de Salud (CLUES) pertenecientes al

Instituto Chihuahuense de Salud.

Coordinación y colaboración mediante la supervisión física y acompañada de la captura de datos e

información requerida para el adecuado llenado de los parámetros previstos en el formato elaborado

previamente de las Fichas Técnicas de Valoración Documental, mismo que deberá irse adecuando

con los subfondos conforme a las necesidades del Organismo.

g) Planeación de capacitación de los responsables de los archivos de trámite y archivos de

concentración del Instituto Chihuahuense de Salud conforme a la Ley General de Archivos y lo que

resulte aplicable respecto de la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua de manera subordinada y

armonizada con la primera.

Se gestionará capacitación en términos generales para el personal adscrito al Instituto Chihuahuense

de Salud en materia de Gestión Archivística.

Se gestionará la capacitación en materia de archivos por parte de Organismos externos tales como el

Instituto Chihuahuense para la Transparencia y la Información Pública y/o el Centro de Capacitación y

Desarrollo del Estado de Chihuahua.

Se impartirá capacitación específica y de manera interna por parte de la Coordinación Estatal e

Interinstitucional de Control de archivos e Información sobre los procesos, métodos y herramientas de

control y consulta a implementarse, atendiendo las circunstancias de ubicación geográfica de las

unidades administrativas del Instituto Chihuahuense de Salud.

h) Coordinación de los responsables de los archivos de trámite y archivos de concentración para el

inicio del levantamiento del inventario documental.

Se implementaran los mecanismos normativos y de control adecuados para el correcto levantamiento

de inventario documental.

i) Determinar la viabilidad de la habilitación de un archivo de concentración y en su caso histórico,

que resulte común para el Instituto Chihuahuense de Salud.

I. Idoneidad.

II. Capacidad Presupuestal.

III. Capacidad Técnica.

IV. Logística.

j) Elaboración de los calendarios de visita a las áreas subordinadas a aquellas que integran el Grupo

Interdisciplinario, mismas que producen y/o tramitan documentos.

Visitas a las áreas productoras de información.

Sesiones del Grupo Interdisciplinario.

Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2020

Instituto Chihuahuense de Salud


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6. Recursos

Como en todo plan y programa, la asignación de recursos garantiza de una manera razonable el logro de los objetivos, por tanto se hace necesaria la entrega de una adecuada cantidad de insumos, recurso humano, equipos y suministros.

I. Recursos Humanos

Para satisfacción de las necesidades del Sistema Institucional de Archivos, los participantes en este proyecto, preferentemente deberán reunir o desarrollar las siguientes características:

En cuanto a sus perfiles El perfil del archivista, debe responder a las necesidades de información que la sociedad empieza a demandar, deberá ser creativo para utilizar las herramientas que le proporcionan las nuevas tecnologías de información para preservar los documentos, cintas sonoras y videos, así como los soportes que garanticen su resguardo e integridad para estar en posibilidad de reconocer los que pudiesen ser modificados o eliminados, de aquellos que representan un momento de trascendencia social, histórica o cultural; además de contar con un criterio capaz de distinguir entre la importancia del sustento de la información y de la información misma, así como sensibilidad con al manejo de datos personales, confidenciales o reservados.

En cuanto a su profesionalización Para esta tarea, es necesario dotar al archivista de los conocimientos que le permitan realizar los trabajos de selección de la información en forma adecuada.

Este plan contempla las actividades de capacitación para que los recursos humanos participantes adquieran los conocimientos teóricos, prácticos y normativos, así como las habilidades necesarias para culminar con este propósito.

II. Recursos materiales

En cuanto a las instalaciones Acondicionar el espacio físico designado para el archivo de concentración.


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Equipamiento mobiliario e instalaciones suficientes para resguardar el archivo de trámite y de concentración en las unidades administrativas.

En cuanto a los material de papelería Folders, postes de varias medidas, cajas de cartón y hojas de diferentes exhibiciones, en si todo lo necesario para que los expedientes puedan manejarse y conservarse adecuadamente.

En cuanto a las condiciones ambientales para la conservación y preservación Las condiciones ambientales y las formas de almacenar impactan directamente en la conservación de los archivos; en virtud de ello, las primeras medidas preventivas que se deben tomar para la conservación y preservación de los archivos, tiene que ver con el adecuado control del medio ambiente, las buenas condiciones de almacenamiento, así como su adecuado uso y manipulación.

III. Otros recursos para darle cobertura a la implementación del Plan Anual de

Desarrollo Archivístico en los lugares de adscripción de las Unidades de Archivos del Instituto Chihuahuense de Salud.

Recursos financieros para llevar la realización de las actividades programadas en los adscripciones territoriales en las que se ubiquen las diferentes unidades de Archivos a lo largo de los diferentes municipios de la Entidad Federativa, lo que se traduce en las necesidades del desplazamiento del personal responsable de llevar a cabo dichas actividades con la cobertura señalada.

7. Planificación De La Gestión De Riesgos

La administración de Riesgos es la disciplina que combina los recursos financieros, humanos, materiales y técnicos de una organización, para identificar o evaluar los riesgos potenciales y decidir cómo manejarlos de manera preventiva y controlada con la combinación óptima de costo – efectividad. En esta etapa no es posible identificar todos los riesgos, ya que en este plan están contempladas actividades de diagnóstico y análisis, para tener una mejor identificación de los mismos, sin embargo fue posible enumerar algunos, no antes, identificando para un mejor discernimiento de esta etapa de análisis (identificación de riesgos), un “Proyecto”, que representa la actividad a realizar, seguido propiamente de la descripción e “Identificación del Riesgo”, que es la circunstancia que podría obstaculizar el cumplimiento de esta actividad.


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a) Identificación de riesgos

Proyecto.- Actualización de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico. Identificación de Riesgo.- Desorganización documental. Proyecto.- Seguimiento a la aplicación de los criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos. Identificación de Riesgo.- Falta de homogeneidad en los procesos archivísticos dentro de las áreas productoras de documentos. Proyecto.- Actualización de los nombramientos de los responsables de los Archivos de Trámite. Identificación de Riesgo.- Falta de comunicación y coordinación con las Unidades Administrativas Productoras de la documentación. Proyecto.- Sensibilización de los titulares de las Unidades Administrativas respecto el tema. Identificación de Riesgo.- Falta de apoyo para el desarrollo de las actividades archivísticas. Proyecto.- Seguimiento al programa de capacitación del personal responsable de los archivos de trámite, concentración y/o histórico. Identificación de Riesgo.- Desconocimiento de los procedimientos archivísticos idóneos y de la normatividad aplicable en materia de archivos. Proyecto.- Programación de asesorías, a los responsables del archivo de trámite y concentración. Identificación de Riesgo.- Falta de atención por parte de las áreas debido a cargas de trabajo propias del área. Proyecto.- Actualización de la clasificación de los expedientes concentrados en los archivos de trámite (visitas de revisión a los archivos de trámite). Identificación de Riesgo.- Expedientes mal integrados y mal clasificados. Proyecto.- Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental. Identificación de Riesgo.- Falta de adecuación en apego a las atribuciones y funciones de las unidades médicas y/o administrativas.

b) Análisis de los Riesgos Así mismo, del análisis, la “Categoría” es equivalente a la actividad descrita en el proyecto de la etapa anterior, seguida del estimado de la “Probabilidad” de se suscite el Riesgo identificado y pueda cristalizarse en la circunstancia que podría obstaculizar el cumplimiento de esta actividad, además del “Impacto”, que es el estimado del grado de afectación negativa para el cumplimiento del proyecto.


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Categoría.- Actualización de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico. Probabilidad: Por Definir. Impacto: Por Definir. Categoría.- Seguimiento a la aplicación de los criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos. Probabilidad: Por Definir. Impacto: Por Definir. Categoría.- Actualización de los nombramientos de los responsables de los Archivos de Trámite. Probabilidad: Por Definir. Impacto: Por Definir. Categoría.- Sensibilización de los titulares de las Unidades Administrativas respecto el tema. Probabilidad: Por Definir. Impacto: Por Definir. Categoría.- Seguimiento al programa de capacitación del personal responsable de los archivos de trámite, concentración y/o histórico. Probabilidad: Por Definir. Impacto: Por Definir. Categoría.- Programación de asesorías, a los responsables del archivo de trámite y concentración. Probabilidad: Por Definir. Impacto: Por Definir. Categoría.- Actualización de la clasificación de los expedientes concentrados en los archivos de trámite (visitas de revisión a los archivos de trámite). Probabilidad: Por Definir. Impacto: Por Definir. Categoría.- Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental. Probabilidad: Por Definir. Impacto: Por Definir.

c) Control de Riesgos En esta tercera etapa, se incorpora la parte de “Mitigación del Riesgo”, donde se describen las acciones en cada punto para que el impacto negativo pueda ser minimizado.


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Proyecto.- Actualización de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico. Identificación de Riesgo.- Desorganización documental. Mitigación del Riesgo.- Revisar el estado que guardan los instrumentos de consulta, además de actualizar los instrumentos de manera integral. Proyecto.- Seguimiento a la aplicación de los criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos. Identificación de Riesgo.- Falta de homogeneidad en los procesos archivísticos dentro de las áreas productoras de documentos. Mitigación del Riesgo.- Identificación de los procesos archivísticos que no se encuentran regulados. Proyecto.- Actualización de los nombramientos de los responsables de los Archivos de Trámite. Identificación de Riesgo.- Falta de comunicación y coordinación con las Unidades Administrativas Productoras de la documentación. Mitigación del riesgo.- Impulsar la observancia encaminada al cumplimento de funciones respecto del Archivo de Trámite, establecidas por la Ley General de Archivos y solicitar oportunamente la actualización de los nombramientos. Proyecto.- Sensibilización de los titulares de las Unidades Administrativas respecto el tema. Identificación de Riesgo.- Falta de apoyo para el desarrollo de las actividades archivísticas. Mitigación del Riesgo.- Obtener apoyo directivo para impulsar el cumplimiento de las funciones de los Archivos de Trámite mediante la exposición de argumentos prácticos y legales. Proyecto.- Seguimiento al programa de capacitación del personal responsable de los archivos de trámite, concentración y/o histórico. Identificación de Riesgo.- Desconocimiento de los procedimientos archivísticos idóneos y de la normatividad aplicable en materia de archivos. Mitigación del Riesgo.- Establecer programas permanentes de capacitación y talleres en materia de archivo. Proyecto.- Programación de asesorías, a los responsables del archivo de trámite y concentración. Identificación de Riesgo.- Falta de atención por parte de las áreas debido a cargas de trabajo propias del área. Mitigación del Riesgo.- Programar visitas a los archivos de trámite para asesorar al personal responsable de los archivos, así como implementar la revisión de inventario documental. Proyecto.- Actualización de la clasificación de los expedientes concentrados en los archivos de trámite (visitas de revisión a los archivos de trámite).


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Identificación de Riesgo.- Expedientes mal integrados y mal clasificados. Mitigación del Riesgo.- Detección de expedientes clasificados de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística. Proyecto.- Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental. Identificación de Riesgo.- Falta de adecuación en apego a las atribuciones y funciones de las unidades médicas y/o administrativas. Mitigación del Riesgo.- Revisión conjunta y permanente con los responsables de los Archivos de Trámite respecto de las funciones atribuidas al área que representan.

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