Procedimiento judicial para exigir la obligación de manutención
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO … · ejercicio una interlocución permanente con...
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO VIGENCIA 2017 JOSÉ CONRADO RESTREPO VALENCIA Contralor Municipal de Envigado
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL
CIUDADANO
VIGENCIA 2017
JOSÉ CONRADO RESTREPO VALENCIA Contralor Municipal de Envigado
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 1. MISIÓN 2. VISIÓN 3. OBJETIVOS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN
AL CIUDADANO 4. CONTEXTO ESTRATÉGICO 4.1. COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
ATENCIÓN AL CIUDADANO 5. GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION 5.1. POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 5.1.1. SOPORTE METODOLÓGICO 5.1.2. COMUNICACIÓN DE LA POLÍTICA 5.2. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN POR PROCESOS 6. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL
CIUDADANO 7. RENDICIÓN DE CUENTAS
8. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
9. INICIATIVAS ADICIONALES
10. SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
INTRODUCCIÓN
Con el ánimo de fortalecer la transparencia de la gestión y el acceso a la información pública, la interlocución y comunicación continúa con la ciudadanía, la rendición de cuentas de los resultados de gestión y la búsqueda de estrategias para mitigar los riesgos de corrupción, la Contraloría Municipal de Envigado elaboró el “EL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO para la vigencia 2017”.
El presente documento se encuentra soportado en los lineamientos establecidos en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011; artículo 52 de la Ley 1757 de 2015 y Ley de Transparencia y Acceso a la Información; la Ley 1712 de 2014 y los Decretos 2461 de 2012 y 124 de 2016, la guía para la gestión del riesgo de corrupción versión 2015, y demás disposiciones legales orientadas a prevenir la corrupción y a garantizar una atención adecuada a la ciudadanía.
Así mismo, el presente Plan se construyó con la participación de funcionarios de los diferentes procesos y direcciones relacionados con el cumplimiento de las acciones establecidas en el documento y a partir de la guía: “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano versión. 2 de 2015”, adoptando de los seis (6) componentes, cinco de los cuales están orientados a:
El primer componente Gestión del Riesgo de Corrupción y Mapa de Riesgos Corrupción, le permitió al equipo de participantes elaborar el mapa de riesgos de corrupción de la Entidad Fiscal y determinar las medidas que permitan contribuir a la labor de disminuir la probabilidad y/o impacto de ocurrencia real de un evento asociado al asunto en mención.
El segundo componente es la Racionalización de Trámites. Frente a esta materia la Contraloría Municipal de Envigado ha venido trabajando de manera continua en el mejoramiento en la prestación de sus servicios, soportándose en los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea y en aquellas herramientas tecnológicas que como el correo electrónico y la página web a través del link de atención al ciudadano del sistema “Gestión Transparente”, permiten garantizar a las partes interesadas el
acceso a los servicios de la entidad, centrados fundamentalmente en el trámite de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas.
En cuanto al tercer componente que establece de manera clara la importancia de la Rendición Pública de Cuentas como un mecanismo de presentación no solo unidireccional de información asociada a los resultados de la gestión de la entidad pública, sino que insta a las entidades del Estado a mantener mediante este ejercicio una interlocución permanente con la comunidad interesada en conocer y exigir de ser necesario, los resultados y logros propios de la función pública y que redunda en el beneficio colectivo de la sociedad, la Contraloría dentro del presente Plan la ha convertido en un eje esencial para la presentación de los resultados obtenidos como producto de su gestión, ya que a través de la misma le permite a la ciudadanía ejercer y fortalecer el control social participativo, la creación de organizaciones sociales y la promoción de una cultura del cuidado de lo público y de la vigilancia permanente y con fines preventivos de la función pública municipal.
Adicional a ello, el propiciar espacios de dialogo con la ciudadanía le permite a la Entidad afianzar la relación Estado – ciudadano y por ende conlleva a la intención de fortalecer el compromiso de doble vía, es decir, que los ciudadanos conozcan el desarrollo de las acciones de la administración pública local y el Estado (Contraloría) tenga la oportunidad de explicar su actuar y su gestión de cara a la construcción de lo público como un bien general y no particular.
Frente al cuarto componente: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano, la Contraloría Municipal de Envigado bajo la premisa que el ciudadano es vital en su función misional, quienes de manera permanente aportan desde el control social y la participación en los asuntos que contribuyen a la eficacia y eficiencia de la función pública, está comprometido a través del presente Plan el de continuar en su política de brindar un servicio que cumpla con lo estipulado en el marco legal, pero además, permitan fortalecer los instrumentos que contribuyan a que los procesos internos y externos de la Entidad sean oportunos, pertinentes, transparentes y que de manera indistinta, contribuyan a la mejora continua de nuestro sistema de gestión de calidad.
Por último y sin ser el menos importante para este Órgano de Control, el quinto componente que habla de los mecanismos para la transparencia y acceso a la información, la Entidad viene ejerciendo una comunicación proactiva garantizando con ello y sin restricciones a la ciudadanía, el acceso a la información pública, manteniendo los canales de comunicación con estas partes interesadas y desarrollando su tarea legal, regulada por la Ley 1712 de 2014 de publicar las acciones y gestiones que den cuenta de la transparencia del ejercicio del control fiscal. Los resultados que surjan de las tareas y acciones contempladas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, servirán de insumo no sólo para la regulación y continua mejora de los procesos y servicios, sino que también se convertirá en la mejor herramienta para garantizar el funcionamiento misional y administrativo de la Organización.
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1. MISIÓN La Contraloría Municipal de Envigado, tiene como Misión ejercer la vigilancia de la gestión fiscal y ambiental de los sujetos de control y de los particulares que administren recursos públicos con integridad, respeto y objetividad, apoyada en los principios definidos por la Constitución y la Ley.
2. VISIÓN
Para el periodo 2016-2019, nos vemos como una Contraloría Municipal que promueve el cuidado de lo público y del medio ambiente; ejerce la función de control fiscal integral con calidad, ética y profesionalismo; y fortalece su talento humano generando confianza y credibilidad en la comunidad y en las Entidades fiscalizadas. Innovaremos en acciones como el control fiscal en línea, articulado a las nuevas estrategias de las tecnologías de la información y las comunicaciones; crearemos la Escuela de Formación en Control Fiscal dirigida a los funcionarios de la Entidad, Sujetos de Control y Veedores Ciudadanos; e implementaremos nuevas prácticas como la Responsabilidad Social Corporativa.
3. OBJETIVOS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Construir las estrategias y acciones en el 2017 tendientes a la realización del seguimiento y retroalimentación de los procesos que contribuyan al fortalecimiento de la credibilidad, confianza y transparencia de la gestión de la Contraloría, así como el de fortalecer la imagen institucional, con el ánimo de evitar los actos de corrupción y mejorar la atención y servicio brindado a la ciudadanía.
4. CONTEXTO ESTRATÉGICO Panorama sobre posibles hechos susceptibles de corrupción o de actos de corrupción:
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Atención inoportuna a las denuncias ciudadanas.
Aceptación por parte de los funcionarios de obsequios, regalos, gratificaciones,
entre otros que puedan comprometer la equidad o independencia de sus actuaciones.
Dilatación de los procesos con el fin de obtener la caducidad o la prescripción
de los mismos. Compromisos políticos. Vínculos de amistad o enemistad grave. Intereses personales.
4.1. COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se llevó a cabo una serie de acciones tendientes a la consolidación de esta estrategia cuyos insumos, garanticen su calidad, oportunidad y pertinencia. Lo anterior, está sustentado en actividades que desde el 2016 se vienen desarrollando a fin de contar con una guía que garantice la transparencia en la gestión de la Entidad. A continuación se señalan las principales acciones:
A través del equipo interdisciplinario de la Contraloría y líderes de los procesos se realizaron los ajustes al trámite de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas con el fin de racionalizarlo y simplificarlo, buscando con ello una mejor atención al ciudadano.
Se definieron los líderes responsables dentro del Plan con el fin de que contribuyan a su fortalecimiento, control y medición.
Se socializó a través de las diferentes redes sociales y medios electrónicos dispuestos en la Contraloria, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
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Se ha contado con el apoyo del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, para la construcción del Plan Anticorrupción.
Se realizaron mesas de trabajo tendientes al diligenciamiento y actualización de la metodología de los mapas riesgos de corrupción.
Se brindaron los lineamientos entorno al cumplimiento de las acciones contempladas en la estrategia anticorrupción.
5. GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN 5.1. POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
La política de administración de riesgos de la Contraloría Municipal de Envigado, tiene como propósito fortalecer los mecanismos de prevención de actos de corrupción que se puedan presentar, para ello se identificarán los posibles riesgos y se realizará su seguimiento y control con el fin de materialización. En ese sentido, se han definido las siguientes estrategias:
Los líderes responsables de los procesos deberán en el desarrollo de los mismos, identificar los riesgos de corrupción, definir su tratamiento, estableciendo respectivos controles y seguimientos y socializarlos con el fin de mitigarlos.
El Comité de Dirección a través del Área de Comunicaciones, establecerá los
mecanismos para que al interior de la entidad se identifiquen y detecten los posibles riesgos de corrupción y a su vez dará a conocer a los ciudadanos el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
Se establecerá mecanismos de seguimiento y control que permitan identificar el
grado de aplicación de la matriz de riesgos de corrupción en los procesos misionales y de apoyo que se adelantan en la Contraloría.
5.1.1. SOPORTE METODOLÓGICO
El soporte metodológico de la Administración del Riesgo está sujeto a las directrices y orientaciones que sobre el tema determine el Departamento Administrativo de la
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Función Pública y de todas aquellas normas y estándares internacionales, los cuales deben articularse e integrarse al Modelo Estándar de Control Interno y al Sistema de Gestión Integral de la Entidad. Así mismo y para su desarrollo, la Contraloría Municipal de Envigado dará cumplimiento a lo establecido en el artículo 73 de la 1474 de 2011 y la Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
5.1.2. COMUNICACIÓN DE LA POLÍTICA Con el fin de garantizar el conocimiento de la administración de riesgos por parte de los funcionarios, la Dirección Administrativa mediante la Oficina de Talento Humano con el apoyo del área de comunicaciones para esa vigencia se realizará reinducción en el caso en que ingrese un funcionario nuevo a la Entidad y se le difundirá la política a través de información interna con el fin de lograr su comprensión y adopción. Adicionalmente, se apoyará en la Oficina de Participación Ciudadana para la socialización del Plan y del Mapa de Riesgos con el fin de dar los elementos esenciales para su seguimiento. Es importante señalar que pese a establecer las anteriores actividades, la Contraloría ha realizado de manera permanente la socialización del Mapa de Riesgos al interno de la Entidad y se publicó en la página web institucional dicho instrumento para permanente consulta de las partes interesadas. En cuanto a la responsabilidad de llevar a cabo el monitoreo y la revisión del Mapa de Riesgos, se estableció que los líderes de los procesos asumirán esta labor y en caso de ser necesario, adelantar los ajustes que garanticen el adecuado uso de dicho instrumento. Las modificaciones que se propongan como resultado del monitoreo y revisión por parte de los líderes de los procesos al Mapa de Riesgos de Corrupción, serán puestas en conocimiento al Comité de Dirección, responsable de dar aprobación a dichos ajustes.
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Por último, es de señalar que dentro del Plan se tiene establecido que la Oficina Asesora de Control Interno tendrá la tarea de realizar el seguimiento a las acciones establecidas en el Mapa de Riesgos de Corrupción.
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5.2. MAPA DE GESTIÓN DEL RIESGO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
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Intereses personales. Desconocimiento de las implicaciones legales y con otros órganos de control. Direccionamiento de los requisitos y requerimientos de la compra o servicio.
COMPRAS Y CONTRATACIÓN: Favorabilidad en la selección de los proveedores.
Deficiente prestación de bien
o servicio. Contratistas no
idoneos. Posible detrimento patrimonial.
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Socialización del Código de Ética, Socialización del Manual de Contratación, desconcentración de funciones para operar la contratación (la etapa precontractual es aprobada por un Comité de Contratación)
Control de asistencia, correo electrónico, boletín interno, SGI, Portal Web.
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Verificar que no se haya materiralizado algun riesgo, verificar que los controles sean los adecuados, actualizar los controles a partir de la identificación de la presencia de hechos significativos que afecten el riesgo.
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Cumplimiento de la acción Minimo realizar una auditoria en el año al proceso de Contratación.
Falta de controles e insuficiencia en la definición de soportes, que garanticen la transparencia y trazabilidad de la información.
TESORERÍA: Mal pago
Posible detrimento patrimonial,
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Revisión del procedimiento y los controles existentes para determinar la necesidad de la definición de nuevos controles, políticas de
Acta de comité de dirección, procedimiento actualizado, base de datos del sistema de informacion financiero
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Auditoria interna de
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operación, sistema de información financiero integrado.
Intereses particulares y políticos. Falta de verificación de la verificación de requisitos.
TALENTO HUMANO: Falsedad en los documentos para el cumplimiento de algún requisitos de vinculación.
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sanción penal, falta de idoneidad R
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Verificación de los documentos allegados a la Contraloria.
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Revisión por parte de la Dirección
Administrativa y visto bueno por parte del
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Cumplimiento: número de verificaciones / número de vinculaciones
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Poco sentido de pertenencia de los funcionarios. Intereses personales. Desconocimiento de las implicaciones legales y con
Sobornos, tráfico de influencias o dádivas ofrecidas a los funcionarios que se encuentren realizando ejercicios de control ya sea por parte de los Sujetos de Control o de particulares que
Sanción disciplinaria,
sanción penal, deterioro de la
imagen institucional.
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Programas bienestar laboral y de capacitación elaborados encaminados a satisfacer las necesadades de la Entidad y de los funcionarios
Informe de evaluación, listas de asistencia.
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Aprobación en Comité de
Dirección.
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Cumplimiento y Encuesta de satisfacción
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otros órganos de control. Mala remuneración y de estimulación al personal.
estén inmersos en alguna situación irregular.
Salarios acordes con la profesionalización de los funcionarios fiscales
Acuerdo de aprobación de la planta, acuerdo de aprobación del incremento.
Verificación del ingreso de la novedad al sistema de nómina y recursos humanos
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Tramitar oportunamente el Proceso Disciplinario Interno, derivados de las quejas relacionadas con los funcionarios de la Contraloría
La queja con el respectivo traslado al funcionario competente, el proceso.
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Segunda instancia
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Intereses Personales. Intereses Políticos. Intereses Económicos.
Definir o modificar el PGA excluyendo algunos sujetos de control por intereses personales.
Sanción disciplinaria y
penal, deterioro de la imagen
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PGA aprobado por el Comité de Dirección y publicarlo en el portal web, metodología de elaboración del PGA.
Acta del Comité de Dirección
donde se aprueba,
documentación de las entradas
del PGA
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Evaluación y seguimiento
la cumplimiento del PGA por
parte del Comité de Dirección. C
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Cumplimiento, cobertura de los sujetos de control, del presupuesto y de la contratación
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Intereses Personales. Intereses Políticos. Intereses Económicos.
Recibir presión de los líderes comunitarios y veedores ciudadanos para obtener respuestas de sus trámites acorde a sus necesidades ya sea de tipo personal o que beneficien a un grupo en particular.
Sanción disciplinaria y deterioro de la
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Capacitar y orientar a la ciudadanía sobre cómo utilizar adecuadamente los mecanismos de participación ciudadana.
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capacitaciones, certificaciones, convocatorias y difusión de las capacitaciones
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acción, informe de actividades
consolidadas, seguimiento por parte del Comité de Dirección.
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Cumplimiento y Encuesta de satisfacción Capacitar y formar
a la ciudadanía sobre la razón de ser de la Contraloría Municipal de Envigado
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formación ética y profesional, falta de transparencia y moralidad.
Sobornos, tráfico de influencias por parte de los presuntos responsables fiscales, para que no se
Sanción disciplinaria y
penal, deterioro de la imagen
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Cumplimiento del Código de Ética, políticas de operación.
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Auditorias internas y externas
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adelante el trámite, que se lleve de forma lenta e irregular o para que se falle en favor del presunto responsable fiscal.
Falta de control sobre los expedientes y permitir la manipulación de los mismos por parte de personas ajenas al proceso y no guardar la reserva legal de los procesos
Perdida o extracción de folios de expedientes de responsabilidad fiscal o jurisdicción coactiva R
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Controlar y verificar el contenido de los expedientes cuando se faciliten para expedición de copias y verificar la existencia del total de los expedientes tramitados en el proceso. Digitalización de los expedientes que se encuentran en proceso, instalaciones con medidas mínimas de seguridad.
Copias de seguridad,
medios magnéticos
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Verificación de las copias de seguridad, verificación de que los folios de los expedientes esten completos
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No ejercer las actividades asociadas al proceso, con el fin de permitir la manipulación de la información.
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Cumplimiento de los controles definidos en el Proceso. Seguimiento por parte del Comité de dirección y del procedimiento de revisión por la dirección de los resultados del procedimiento.Capacitación al funcionario responsable.
Actas de Comité de Dirección, informe de revisión por la Dirección, los procedimientos, memorias de capacitación.
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Informes de las auditorías realizadas a
los procedimiento
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de actividades, informes de
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Cumplimiento
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Debilidad en la formación ética y profesional, falta de transparencia y moralidad.
Soborno, tráfico de influencia o dadivas al funcionario instructor del proceso disciplinario
Sanción disciplinaria y
penal, deterioro de la imagen
institucional. RA
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Actuar con imparcialidad, asegurando y garantizando los derechos de los sujetos disciplinables. Recordar 2 veces en el año la lectura y aplicación de las políticas
Correo electrónico, registro de inducción y reinducción.
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Aplicación de encuestas
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Cumplimiento
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION MONITOREO Y REVISIÓN
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ANALISIS DE RIESGO VALORACION DEL RIESGO
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contempladas en los códigos de ética y buen gobierno a todos los funcionarios de la Contraloria.
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Intereses particulares y políticos.
No publicar los informes y resultados de la gestión fiscal
Obstaculización del control social por parte de las organizaciones
legales constituidas,
Sanción disciplinaria y deterioro de la
imagen institucional.
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Seguimiento por parte de la Contraloria Auxiliar para las TIC's de la publicación de la información en el portal web, en los encargos de auditoria dejar instrucción a los auditores para velar por el cumplimiento de la publicación del informe definitivo en el portal del Ente de Control.
Encargos de auditoria, portal
web
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Seguimiento por parte de
Control Interno
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Cumplimiento
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6. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Basado en los ajustes realizados a los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano, que incluye la racionalización de los trámites, entendidos estos como el tratamiento a las peticiones, quejas, denuncias y/o consultas allegadas a la Contraloría y remetidas a la Oficina de Participación Ciudadana, se presentan las acciones que se han de adoptar con el fin de buscar un mayor acercamiento con la ciudadanía y ofrecer una oportuna atención a las peticiones.
PLANEACIÓN DE LA ESTRATEGIA PARA LA RACIONALIZACIÓN DEL TRÁMITES
FECHA DE
REALIZACIÓN
Nº
NOMBRE DEL TRÁMITE,
PROCESO O PROCEDIMIENTO
TIPO DE RACIONALIZ
ACIÓN
ACCIÓN ESPECÍFICA DE
RACIONALIZACIÓN
SITUACIÓN ACTUAL
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A
REALIZAR AL TRÁMITE, PROCESO O PROCEDIMIENTO
BENEFICIO AL CIUDADANO Y/O ENTIDAD
DE
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1 Atención de peticiones
ciudadanas
Administrativo Ajustar el procedimiento de
peticiones, quejas, denuncias y/o
consultas para el tratamiento de las
mismas a través del sistema de Gestión
Transparente.
Trámite en línea de PQDC
subutilizado
Socializar a la ciudadanía el uso de PQDC que brinda la Contraloría Municipal a través del sistema de "Gestión Transparente" para el seguimiento y verificación de estado del requerimiento.
Esta mejora se centra en la adecuación del procedimiento de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas que garantice una mejor comunicación con la ciudadanía, facilitándole su acceso al servicio de trámite de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas PQDC y de brindarle esta herramienta como el medio esencial para el seguimiento de los requerimientos interpuestos por ellos mismos.
Oficina de Participación Ciudadana
16/2/2017 28/2/2017 20%
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PLANEACIÓN DE LA ESTRATEGIA PARA LA RACIONALIZACIÓN DEL TRÁMITES
FECHA DE
REALIZACIÓN
Nº
NOMBRE DEL TRÁMITE,
PROCESO O PROCEDIMIENTO
TIPO DE RACIONALIZ
ACIÓN
ACCIÓN ESPECÍFICA DE
RACIONALIZACIÓN
SITUACIÓN ACTUAL
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A
REALIZAR AL TRÁMITE, PROCESO O PROCEDIMIENTO
BENEFICIO AL CIUDADANO Y/O ENTIDAD
DE
PE
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2 Atención de peticiones
ciudadanas
Administrativo Ampliación de canales de comunicación
Deshabilitado la línea fax
Poner en funcionamiento la
línea de fax 3394194.
Esta mejora representa para los ciudadanos un medio de comunicación adicional a los brindados por el Órgano de Control para el recibimiento de las peticiones, quejas, denuncias y/o consultas, así como el canal para el envío de documentos soportes que ameriten, en caso de precisar un presunto daño al patrimonio, objeto de investigación.
Oficina de Participación Ciudadana
28/2/2017 15/3/2017 20%
3 Atención de peticiones
ciudadanas
Tecnológica Diligenciar en línea los formatos para el
tratamiento y recibimiento de las PQDC y utilizar los
mecanismos del sistema para el
seguimiento de los requerimientos, su estado y respuesta.
subutilización del aplicativo PQDC del sistema Gestión Transparente
Poner en funcionamiento el aplicativo de PQDC del Sistema "Gestión Transparente"
La presente mejora permite sistematizar el tratamiento de PQDC y articularlo al componente de "auditorías fiscales" en los casos de que los requerimientos demanden un proceso auditor y se pueda solicitar reportes sobre su estado. Así mismo, permite dar cumplimiento al proyecto estratégico de ejercer un control fiscal en línea.
Oficina de Participación Ciudadana, Contraloría Auxiliar de
TICS y Control Fiscal
15/2/2017 29/4/2017 30%
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PLANEACIÓN DE LA ESTRATEGIA PARA LA RACIONALIZACIÓN DEL TRÁMITES
FECHA DE
REALIZACIÓN
Nº
NOMBRE DEL TRÁMITE,
PROCESO O PROCEDIMIENTO
TIPO DE RACIONALIZ
ACIÓN
ACCIÓN ESPECÍFICA DE
RACIONALIZACIÓN
SITUACIÓN ACTUAL
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A
REALIZAR AL TRÁMITE, PROCESO O PROCEDIMIENTO
BENEFICIO AL CIUDADANO Y/O ENTIDAD
DE
PE
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EN
CIA
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SP
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INCIO (ddmm/aa)
FINAL (dd/mm/
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AC
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4 Atención al ciudadano
Administrativo Realizar los ajustes al procedimiento de
atención al ciudadano
No existen formatos para
el diligenciamie
nto de atención al ciudadano
que no implique
tratamiento de PQDC
Realizar las mejoras identificadas por la Oficina de Participación Ciudadana para la atención al ciudadano, distinto del trámite de PQDC y utilizar aplicativo de encuesta de satisfacción a las partes interesadas (ciudadanía)
Esta acción de mejora permite contar con los soportes que evidencian la orientación y
atención al ciudadano a través de los canales de comunicación con
los que cuenta la Entidad.
Oficina de Participación Ciudadana y Secretaría Ejecutiva
15/2/2017 29/4/2017 15%
5 Atención al ciudadano
Administrativo Aplicación de Encuesta de
satisfacción ciudadana
Existe en un solo formato, encuesta de conocimiento de la Contraloría y atención a las peticiones, quejas, denuncias y/o consultas
Llevar a cabo la separación del formato de encuesta, donde quede en uno la encuesta dirigida a los ciudadanos que radiquen PQDC por los distintos canales de comunicación existentes en la Entidad.
Esta acción de mejora le permite a la Contraloria Municipal de Envigado, detectar el grado de satisfacción frente al tratamiento de peticiones, quejas, denuncias y /o consultas allegadas a la entidad.
Oficina de Participación Ciudadana
15/3/2017 29/4/2017 15%
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La estrategia de racionalización y simplificación del servicio de atención a las peticiones y a la ciudadanía, contemplada en el presente “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” tiene como propósito el de facilitar el acceso al único servicio con el que cuenta la Entidad como es el trámite de PQDC y el de brindar los diferentes medios idóneos que les permitan mantener una comunicación continua con el Órgano de Control, partiendo de sus necesidades y del interés de ejercer un control social. En ese sentido, el presente documento indica a las partes interesadas de la Entidad, las principales acciones que dan cuenta de la racionalización del trámite de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas, así como la atención a los ciudadanos que requieren de un tratamiento distinto a lo anteriormente citado y que implica solo la orientación y atención inmediata.
Por lo anterior, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano tiene como tarea final frente al servicio de atención de las peticiones y/o requerimientos los siguientes aspectos:
La Contraloría Municipal de Envigado realizó los ajustes sobre la materia
conforme con lo establecido en el artículo 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones de la Ley 1755 de 2015 que sustituye el Título II, Derecho de Petición, Capítulo I, Derecho de Petición ante las autoridades-Reglas Generales, Capítulo II Derecho de petición ante autoridades-Reglas Especiales y Capítulo III Derecho de Petición ante organizaciones e instituciones privadas, artículos del 13 al 33, de la Parte Primera de la Ley 1437 de 2011, sin que ello implique un desgaste o esfuerzos innecesarios por parte de los peticionarios, ni mucho menos el desgaste administrativo, al tener la claridad de sus funciones y alcance constitucional y legal.
Atención ciudadana no presencial: La Contraloría Municipal de Envigado ha establecido distintos canales de comunicación que permiten que el ciudadano presente sus peticiones por medio escrito o verbal, sin que ello implique la presencia del ciudadano y sin que la Entidad se niegue a realizar el trámite pertinente de acuerdo con su función y alcance. Para estos aspectos citados, la entidad cuenta con una línea PBX 339 4050 y el correo institucional [email protected] los cuales pueden ser utilizados por las partes interesadas para las peticiones verbales o escritas, que en este caso,
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pueden ser también anónimas sin datos de contacto o con datos de contacto de correo, de teléfono, entre otros.
Optimización del servicio: en la actualidad la Contraloría Municipal de Envigado cuenta dentro del sistema de “Gestión Transparente” con un espacio para la recepción, seguimiento y respuesta de las peticiones. Este sistema le permite al usuario contar con un código con el que puede conocer de manera permanente el “Estado” de su requerimiento y solicitar en caso de ser necesario, información adicional a la Entidad. Para el caso de la Contraloría la sistematización de los requerimientos le permite en tiempo real el reporte de las peticiones allegadas y de articularlas a los procesos misionales, específicamente a los ejercicios de control, cuando éstas son motivadas por quejas y denuncias que de acuerdo con su alcance y función, expresan presuntas irregularidades que pueden ocasionar un daño al patrimonio.
Como consecuencia de lo anterior, es importante señalar que la optimización del servicio implica que los usuarios o ciudadanos puedan ahorrarse tiempo, costos, desplazamientos hacia la Entidad y a cambio de ello, pueden como parte de la cultura del acceso a la información hacer uso de los canales establecidos y socializados por la Contraloría a fin de garantizar la atención al ciudadano.
7. RENDICIÓN DE CUENTAS
Informar a la ciudadanía acerca de los resultados de la gestión de la Entidad, se constituye en uno de los principales ejercicios que no sólo permite dar a conocer los resultados de una labor misional encomendada por la Constitución y la Ley, sino también en el medio expedito para dar a conocer el ejercicio transparente de la entidad frente a su compromiso de velar y vigilar la gestión fiscal de sus sujetos vigilados, aspectos que se reflejan en el adecuado ejercicio de la función pública y en el bienestar para las comunidades. Es así como dando cumplimiento a lo señalado en el artículo 33 de la Ley 489 de 1998, lo establecido en el documento Conpes 3654 de 2010, en el artículo 78 de la
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Ley 1474 de 2011 y el Título IV, capítulo I de la Ley 1757 de 2015, tiene el compromiso de rendir cuentas de forma permanente a los ciudadanos, a la sociedad civil y otras entidades del orden local y nacional y demás partes interesadas. La rendición de cuentas es una expresión de control social, misión constitucional encomendada a este tipo de órganos de control específicamente, que comprende acciones de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. La rendición de cuentas puede realizarse a través de diferentes medios así: Audiencias públicas, presentación de la gestión en el Concejo Municipal como principal representante de la comunidad, publicación de la gestión en diferentes medios de comunicación oral, escrita, pagina web, entre otros. Igualmente, es importante mencionar que una adecuada rendición de cuentas además de establecer un dialogo con la ciudadanía, también contribuye dentro de ese espacio de discusión y reflexión sobre la función y los resultados de la Entidad, a facilitar el ejercicio del control social a su gestión por parte de las organizaciones sociales (veedurías ciudadanas) o de las partes interesadas a ejercer este derecho. Adicional a ello, este ejercicio permite contribuir al desarrollo de los principios constitucionales de transparencia, responsabilidad, eficacia, eficiencia, imparcialidad y participación ciudadana en el manejo de los recursos públicos; además de identificar y adelantar las acciones de mejora que conduzcan a la realización de ajustes los proyectos estratégicos y los planes de acción de la Contraloría Municipal, logrando con ello a responder a las necesidades y demandas de la comunidad. Para la vigencia 2017, este Ente de Control se trazará como meta la realización de las siguientes acciones, teniendo como referente principal y esencial la guía el Manual Único de Rendición de Cuentas, elaborado por el Comité de Apoyo Técnico de la Política de Rendición de Cuentas.
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CRONOGRAMA DE RENDICIÓN DE CUENTAS 2017
ELEMENTOS ETAPAS RESPONSABLES FECHA DE
INCIO FECHA DE
FINALIZACIÓN
INFORMACIÓN
Recopilación y consolidación para el informe de rendición
Comité de Dirección 20/2/2017 31/12/2017
Diseño y aprobación de la estrategia de rendición de cuentas
Comité de Dirección 12/3/2018 16/3/2018
Organización de la audiencia principal y eventos adicionales
Comité de Dirección y Oficina de Participación Ciudadana
20/3/2018 28/3/2018
DIÁLOGO
Interacción con la Ciudadanía Oficina de
Participación Ciudadana
2/4/2018 14/4/2018
Audiencia Pública de Rendición de Cuentas
Oficina de Participación Ciudadana
20/4/2018 20/4/2018
EVALUACIÓN Evaluación y Seguimiento Oficina Asesora de Control Interno y
Comité de Dirección 27/4/2018 27/4/2018
Es menester señalar, que si bien la rendición de cuentas sustentada en el anterior cronograma nos da pautas para llevar a cabo este espacio de interrelación con la ciudadanía, la Contraloría viene realizando de manera constante, proactiva y permanente la publicación de información a través de su página web, permitiendo que la ciudadanía acceda sin restricciones.
8. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN Basado en la estrategia de elaboración del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y en la importancia de garantizar de una manera transparente el acceso
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de la información a la ciudadanía y demás partes interesadas, la Contraloría Municipal de Envigado ha venido fortaleciendo los mecanismos para la transparencia y acceso de la información, sustentado en documentación y acciones que evidencian la gestión misional, administrativa y organizacional. Esta comunicación proactiva se centra en: la publicación de la información básica de la Entidad, en la normatividad asociada a la función misional y constitucional que permite la consulta permanente por parte de los servidores públicos y la ciudadanía en general; las notificaciones y acciones emprendidas desde la Oficina de Participación Ciudadana y la Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal, los resultados del control fiscal (control macro y control micro), la rendición en línea de los sujetos vigilados y el servicio para el trámite de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas. Igualmente, dentro del Plan se tiene establecido la divulgación y promoción de los diferentes sistemas de información con los que cuenta la entidad para que las organizaciones sociales y la comunidad en general accedan a la gestión adelantada por el Órgano de Control. Las acciones en mención además de generar una cultura de transparencia conllevan igualmente, al cumplimiento de la ley y sus instrumentos orientados a la puesta en marcha de estrategias de lucha contra la corrupción y del ejercicio de publicar los resultados de la gestión pública. Por lo anterior, se propone la siguiente estrategia:
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Subcomponente Actividades Meta o Producto Responsable Fecha
Programada
Lineamientos de
Transparencia Activa
Revisar y actualizar la publicación mínima en la página web, requerida por la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional,
Cumplir con los requisitos que sobre la materia se encuentran en la Ley 1712 de 2014.
Comunicaciones y Contraloría Auxiliar
de las TICS
Trimestralmente
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Subcomponente Actividades Meta o Producto Responsable Fecha
Programada
Lineamientos de
Transparencia Pasiva
Responder las solicitudes de acceso a la información en los términos establecidos en la Ley.
Cumplir con los requisitos y términos establecidos en la Ley 1712, Ley 1755 de 2015 y Ley 1437 de 2011, relacionado con la atención a los derechos de petición.
Oficina de Participación Ciudadana
Permanente
Elaboración de los
instrumentos de gestión de la información
Publicar el inventario de los activos de información de la Contraloría con el índice de información clasificada y reservada.
Cumplir con los requisitos que sobre la materia se encuentran en la Ley 1712 de 2014.
Dirección Administrativa y
Área Jurídica
Semestral
Criterio Diferencial de Accesibilidad
Atender a la población con discapacidad en el primer piso de la Contraloría con el fin de mejorar la accesibilidad de las mismas.
Garantizar la buena atención a la población en situación de discapacidad.
Oficina de Participación Ciudadana
Permanente
Ajustar la página web institucional para la población con limitación visual para que pueda acceder a la información pública.
Mejorar el acceso a la página web para la población con limitaciones visuales.
Contraloría Auxiliar para las TIC`s y
Oficina de Participación Ciudadana
31/3/2017
9. INICIATIVAS ADICIONALES Con el ánimo de contribuir al fortalecimiento de las estrategias del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, la Contraloría Municipal de Envigado en este plan establece las siguientes iniciativas adicionales como valor agregado a la intencionalidad de generar la cultura anticorrupción dentro y fuera de la Entidad.
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
INICIATIVAS ADICIONALES
Subcomponente Actividades Meta o Producto Responsable Fecha
Programada
Otras Iniciativas
Socializar y sensibilizar a los funcionarios de la Contraloría sobre las bondades del Código de Ética.
Adopción del Código de Ética
Comité de Dirección
Noviembre 30 de 2017
Realizar la alianza estratégica con un centro de investigación y veedurías ciudadanas especializadas para el seguimiento y con fines preventivos, ejercer un control fiscal social a la ejecución y presupuesto de las políticas públicas que beneficien a la comunidad. (mínima una)
Cumplimiento del artículo 121 de la Ley
1474 de 2011
Oficina de Participación Ciudadana y
Subcontraloría
Noviembre 30 de 2017
Promover y divulgar el Proyecto de la Escuela de Formación en Control Fiscal, dirigido a los sujetos de control
Cumplimiento del Proyecto Estratégico del Plan Institucional 2016-2019 de la Contraloría, relacionado con la Escuela.
Comité de Dirección y
Comunicaciones
Noviembre 30 de 2017
10. SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÒN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO De conformidad con lo establecido en la Guía: “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano y las disposiciones legales que rigen la materia, le corresponde a la Oficina Asesora de Control Interno de la Entidad fiscal, adelantar la verificación de la elaboración y publicación del Plan y de igual manera, efectuar el seguimiento y el control a la implementación y los avances de las actividades consignadas en el presente documento. En ese sentido, se establecen las fechas de seguimientos y publicación así:
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Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril. En esa medida, la publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) hábiles del mes de mayo.
Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto. La publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) hábiles del mes de septiembre.
Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre. La publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) hábiles del mes de enero.
