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CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

Rev.N Fecha Descripcin Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

0 Emisin Luis Gotelli

Ing. Gestin de Operaciones

Jorge Morn Jefe de Costos

Javier Rodrguez Ing. Costos

Melquiades Damin Jara

Gerente Gestin de Operaciones

1 01-01-12 Revisin General

Javier Rodrguez Jefe de Costos

Miriam Machaca Ing. Costos

Jorge Morn Jefe de Control de

Proyectos

Melquades Damin Jara

Gerente Gestin de Operaciones

Firmas de la revisin vigente

Procedimiento de Plan de Fases

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I. Tabla de contenido.

I. Tabla de contenido. ........................................................................................................................... 21. Propsito ........................................................................................................................................... 32. Alcance .............................................................................................................................................. 33. Documentos de Referencia ............................................................................................................... 34. Definiciones ....................................................................................................................................... 35. Desarrollo .......................................................................................................................................... 4

5.1.Elaboracin del Plan de Fases .................................................................................................... 45.2.Conciliacin del Plan de Fases y el WBS .................................................................................... 4 5.3.Registro del Plan de Fases ......................................................................................................... 4 5.4.Actualizacin del Plan de Fases .................................................................................................. 5 5.5.Aprobacin del Plan de Fases ..................................................................................................... 5 5.6.Reagrupacin del Presupuesto en Fases .................................................................................... 5 5.7.Distribucin del Plan de Fases .................................................................................................... 6 5.8.Cumplimiento del Plan de Fases ................................................................................................. 6

6. Responsabilidades ............................................................................................................................ 67. Anexos. ............................................................................................................................................. 7

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1. Propsito

Es guiar la elaboracin, actualizacin y distribucin del Plan de Fases con el que se llevar a cabo el

seguimiento y control del proyecto. Permitir un nexo de integracin entre los sistemas de

presupuesto, planeamiento, costos y productividad. Facilitar el seguimiento, control, anlisis y

proyecciones del costo, plazo y rendimientos del proyecto mediante el manejo de datos con

programas como: Oracle y Microsoft Excel, entre otros.

2. Alcance

Este procedimiento rige para todos los proyectos de COSAPI S.A. en las que participa en

asociacin con otras empresas, siempre que el Comit Tcnico Administrativo (CTA) de la

asociacin lo apruebe.

3. Documentos de Referencia

PG-PLN-01 Procedimiento para la elaboracin del Work Breakdown Structure (WBS).

Plan Maestro de Fases de Cosapi.

Alcance del Trabajo

WBS del Proyecto

Presupuesto Detallado de Oferta

4. Definiciones

Fases: se denominan as a la agrupacin de Partidas actividades afines para su seguimiento y control; que se utilizan para preparar los informes de Control de Proyectos.

Plan de Fases: listado de fases del proyecto.

Plan Maestro de Fases: clasificacin de fases de los proyectos COSAPI segn especialidad y tipo de estructura.

Frentes de Trabajo: Son las reas en las cuales se subdivide el proyecto para un mejor control de recursos. Dentro del sistema Oracle se tiene la capacidad de introducir hasta 10

frentes de trabajo designndoles nombres del 01 al 10. Lo cual se debe traducir en una

tabla de equivalencia segn los frentes de trabajo que tenga la obra indicados en el alcance

del trabajo.

Cdigo de Fase: Es la asignacin de cdigo alfanumrico asignado a una actividad en particular tomando en cuenta dos criterios: el frente de trabajo al cual pertenezca y el cdigo

que corresponde segn plan maestro de fases.

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Partida Genrica: Es la clasificacin general de las fases, que se le asigna en base a su primer dgito de fase raz. Puede ser interpretada tambin como la especialidad a la cual

pertenece una fase en particular.

Procesos: Es la agrupacin de fases o equivalente de las mismas que sern manejadas en el resultado operativo para fines prcticos de nomenclatura.

% Incidencia: Es el porcentaje que representa cada partida con respecto al costo directo, tanto de forma horizontal por fases generales, como de forma vertical por frentes.

5. Desarrollo

5.1. Elaboracin del Plan de Fases

Por el tipo de trabajo a ejecutar, debern identificarse, las actividades principales a las que

se les realizar un seguimiento y control, no slo de costo sino tambin en plazo y

rendimientos.

Las actividades identificadas podrn ser agrupadas de considerarse necesario. En cualquier

caso, se asignar un cdigo a cada grupo de actividades o actividad que constituir una

fase en el proyecto; dicho cdigo ser extrado del plan maestro de fases Cosapi.

En el caso que existiera ms de un frente de trabajo que involucre la ejecucin de una misa

fase, se agregar el nmero de frente al cdigo de dicha fase.

El Plan de Fases ser elaborado por el responsable de costos en coordinacin con el Jefe

de Obra.

5.2. Conciliacin del Plan de Fases y el WBS

Antes del registro del Plan de Fases, el responsable de costos conciliar el plan de fases

con el WBS del proyecto.

La conciliacin del Plan de Fases y el WBS tiene los siguientes objetivos:

o Establecer un seguimiento y control de las partidas directas e indirectas que sea uniforme para el planeamiento, seguimiento y control de costos en el proyecto.

o Adaptar el seguimiento y control a la forma en cmo el proyecto ser ejecutado, considerando los frentes, reas de trabajo y las disciplinas involucradas.

o Hacer ms eficiente la toma de datos de la ejecucin del proyecto. La conciliacin del plan de fases y el WBS del proyecto no ser exacto; sin embargo, debe

servir para adaptar el control del costo del proyecto a la forma en cmo ste ser ejecutado.

5.3. Registro del Plan de Fases

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El responsable de costos debe registrar las fases del proyecto en el formato FG-XXX-XX, y

se debe consignar lo siguiente:

o Cdigo de la fase segn Plan Maestro de Fases Cosapi. o Unidad de medida adoptada para la fase. o Incidencia de la fase en el costo del proyecto. o Nombre de la Fase. o Tipo de Costo. o Descripcin de la Fase

En el caso que las fases del proyecto cuenten con sub-fases, las sub-fases debern

considerar en su descripcin todos los puntos mencionados anteriormente.

5.4. Actualizacin del Plan de Fases

El plan de fases debe de actualizarse con la finalidad de adaptar el seguimiento y control del

proyecto a los cambios que se presentan en el mismo. Algunos casos que motivan la

actualizacin del plan de fases del proyecto corresponden a:

o Cambios en el proyecto que motiven trabajos adicionales. El responsable de costos actualizar el plan de fases del proyecto segn la ocurrencia de

los casos descritos anteriormente.

Cada vez que el plan de fases del proyecto es actualizado, ste deber distribuirse segn lo

indicado en el tem 5.7 del presente procedimiento.

5.5. Aprobacin del Plan de Fases

Previo a la aprobacin del plan de fases, el responsable de costos deber haber conciliado

el plan de fases con el WBS del proyecto segn lo descrito en el tem 5.2 del presente

procedimiento.

El plan de fases elaborado al inicio del proyecto deber ser aprobado por el Gerente de

Proyecto o Jefe de Obra y adoptar la revisin cero Rev. 00 para su identificacin.

Las actualizaciones del plan de fases sern aprobadas igualmente por el Gerente del

Proyecto o Jefe de Obra y su identificacin se realizar de forma correlativa (Rev. 01, Rev.

02, Rev. 03, etc).

5.6. Reagrupacin del Presupuesto en Fases

Una vez aprobado el plan de fases, el presupuesto debe agruparse segn las fases

definidas.

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La agrupacin del presupuestos en fases considerar:

o Que todos los recursos de los anlisis y sub-anlisis de precios unitarios deben ser asignados a una fase del proyecto.

o Los gastos generales y otros costos no consignados en los anlisis y sub-anlisis de precios unitarios tambin deben ser asignados a una fase del proyecto.

El responsable de costo debe verificar que el monto total del presupuesto coincide con el

monto total de las fases del proyecto.

5.7. Distribucin del Plan de Fases

El plan de fases deber ser distribuido de la siguiente manera:

o rea de control de proyectos en Sede Central (responsable de control de costos) o Almacn de Obra. o Jefe de Obra e Ingenieros de Produccin. o Supervisores y Jefes de Grupo. o Jefes de reas del Proyecto.

Es responsabilidad del Ingeniero de Costos distribuir a todos los involucrados el plan de

fases al inicio del proyecto; as como, cada vez que ste es actualizado.

5.8. Cumplimiento del Plan de Fases

El responsable de costos debe auditar el correcto empleo del plan de fases por los

diferentes involucrados del proyecto. Adems se encargar de realizar las capacitaciones

que sean necesarias para el correcto uso del plan de fases.

Cualquier duda respecto al uso del plan de fases deber ser resuelta por el responsable de

costos.

6. Responsabilidades

Jefe de Control de Proyectos o responsable de costos: elaborar, conciliar y aprobar el plan de fases segn lo descrito en el presente procedimiento.

Ingeniero de Planeamiento: participar en la conciliacin del plan de fases y el WBS del proyecto.

Jefe de Almacn: es responsable del ingreso y retiro de materiales del almacn segn la ltima revisin del Plan de Fases del proyecto.

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Jefe de Obra e Ingenieros de Produccin: son responsables de reportar la informacin de campo solicita por el rea de control de proyectos segn la ltima revisin del plan de fases

del proyecto.

7. Anexos.

PG-COS-PDF-F1 Formato de Plan de Fases.

PG-COS-PDF-F2 Plan Maestro de Fases

Ejemplo Plan de Fases

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Anexo A: Ejemplo Plan de Fases

GF01F02

GENERAL F01 F02

Movilizacin y desmovilizacin de equipos y herramientas OBRAS PROVISIONALES Todos los viajes de ida y vuelta de equipos de construccin y herramientas

Equipos cmputo, licencias , radios INDIRECTOS Todos los equipos de uso en oficina (CPU, impresora, fotocopiadora, usb internet, radios)

Vehculos (Buses y Camionetas) INDIRECTOS Todo servicio por movilidad local de personal

Supervisin INDIRECTOS Sueldo personal empleado

Costos Financieros, Cartas Fianzas, Sencico, Seguros INDIRECTOS Costos de contratos, cartas fianzas, seguros, etc

GLB

Seguridad INDIRECTOS Exmenes medicos, implementos de seguridad, y todo material por seguridad del rea

GLB

Talleres INDIRECTOS Todo repuestos, lubricantes, aceites, mo, supervisin, subc. de uso en taller

Trazo durante todo el proceso OBRAS PRELIMINARES Todos los consumibles, equipos topografia y mo para el trazo durante la obra

Excavaciones, relleno, bloques de concreto CIVIL MO, MAT, EQ y SUBC para la ejecucin de trabajos

01JBAB 02JBAB ml 12.45 Montaje de Tubera de AC TUBERAS MO, MAT, EQ y SUBC para la ejecucin de trabajos con tubera Acero al Carbono

01JBAC 02JBAC ml Montaje de Tubera de HDPE TUBERAS MO, MAT, EQ y SUBC para la ejecucin de trabajos con tubera HDPE

01KA 02KA Kg. 34.87 Montaje de Bombas MECNICO MO, MAT, EQ y SUBC para la ejecucin de trabajos con tubera Acero al Carbono

01KG 02KG Kg. Montaje de Tanques MECNICO MO, MAT, EQ y SUBC para el montaje de tanques

01L 02L Kg. 28.84 Instalacin de Equipos o tableros elctricos. ELECTRICIDAD MO, MAT, EQ y SUBC para la para la Instalacin de Equipos o tableros elctricos.

01MB 02MB ml. Tendido de cable (incluye conexionado) ELECTRICIDAD MO, MAT, EQ y SUBC para la para el tendido de cable.

Y Trabajos Adicionales ESTRUCTURAS MO, MAT, EQ y SUBC para la ejecucin de trabajos adicionales

23.84 42.57 33.59 TOTAL 100.00

15.30

NOMBRE DEL PROYECTO

INSTALACIONES PROVISIONALES8.54

PARTIDA GENERICA

AJ

INSTALACIN DE TUBERAS

MONTAJE MECNICO

% INCIDEN.

OBRAS CIVILES

COSTO DIRECTO

PLAN DE FASES CR29XX

DETALLEUND DESCRIPCION

GENERALESREA 210REA 220

FASES

ADICIONALESGLB

TALLERES

ADMINISTRACION / OFICINA TECNICA

ZESEGURIDAD

AH

ml

CF

ZF

ZD

COSTO INDIRECTO

MONTAJE ELCTRICO

GLBMOVILIZACION Y DESMOVILIZACION

GLB

m3