PFG Johnny Rojas Version Lectores 23 de noviembre corregido[1]

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

PLAN DE GESTIÓN PARA EL DIAGNOSTICO PRECEDENTE A LA AUDITORÍA DEL CERTIFICADOR RAINFOREST ALLIANCE, EN LA FINCA DE CAFÉ “LAS QUEBRADAS”, PROPIEDAD DE AGROPECUARIA ROJAS ALVARADO S.A.

JOHNNY ROJAS ALVARADO

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS

San José, Costa Rica

Octubre, 2010

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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos

__________________________ Ing. Marvin Coto Hernández, MAP

PROFESOR TUTOR

_________________________ Ing. Sergio Villalobos, MBA, PMP

LECTOR No.1

__________________________ Ing. William Ernest Mondol, MAP, PMP

LECTOR No.2

________________________ Johnny Rojas Alvarado

SUSTENTANTE

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Dedicatoria

A Dios primeramente, porque me ha dado su ayuda en todo tiempo y ha puesto en

mi los recursos y el ánimo suficiente para realizar mis estudios de postgrado;

comprendo que todo lo que he alcanzado es gracias a Él.

A mi esposa Gabriela Zeledón, por ser mi gran motivación, por brindarme su

cariño, su amor, y por alegrar mi vida diariamente.

A mis padres Javier Rojas y Margarita Alvarado, porque me han dado todo lo que

he necesitado en la vida, principalmente por el amor que me han demostrado

todos estos años.

A ellos dedico éste proyecto como símbolo de agradecimiento.

Johnny Rojas Alvarado

iv

Reconocimientos

A mis padres Javier Rojas y Margarita Alvarado por el apoyo brindado.

Al profesor tutor Marvin Coto Hernández por todas las observaciones indicadas

durante el proceso de elaboración, que permitieron obtener el resultado obtenido,

y por la paciencia y el esfuerzo realizado de su parte.

A los profesores lectores por las recomendaciones indicadas, las cuales fueron

indispensables para lograr el Proyecto Final de Graduación.

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Índice de Contenido Aprobación ........................................................................................................................................................ ii

Dedicatoria ....................................................................................................................................................... iii

Reconocimientos ............................................................................................................................................ iv

Resumen ejecutivo ......................................................................................................................................... xi

1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 1

1.1 Antecedentes .................................................................................................................................. 1

1.2 Problemática ................................................................................................................................... 1

1.3 Justificación ..................................................................................................................................... 2

1.4 Objetivos .......................................................................................................................................... 4

1.4.1 Objetivo general ......................................................................................................................... 4 1.4.2 Objetivos específicos ................................................................................................................ 4

2. MARCO TEÓRICO .................................................................................................................................. 5

2.1 Marco referencial de la empresa. ................................................................................................ 5 2.1.1 Características de la finca ........................................................................................................ 5

2.1.2 Ubicación geográfica ................................................................................................................. 5

2.2 Certificaciones de Café Sostenible .............................................................................................. 6

2.2.1 Orgánico ...................................................................................................................................... 7

2.2.2 Amigable con las aves .............................................................................................................. 7

2.2.3 Comercio Justo .......................................................................................................................... 7

2.2.4 Rainforest Alliance ..................................................................................................................... 7

2.3 Teoría de Administración de Proyectos ..................................................................................... 9

2.3.1 Definición de proyecto ............................................................................................................... 9

2.3.2 Administración Profesional de Proyectos ............................................................................... 9

2.3.3 Metodología del Project Management Institute ..................................................................... 9

2.3.4 Procesos en el desarrollo de un proyecto .............................................................................. 9

2.3.5 Áreas del conocimiento ........................................................................................................... 11

2.3.6 Plan de Gestión del Proyecto................................................................................................. 11

3. MARCO METODOLÓGICO ................................................................................................................. 13

3.1 Métodos de investigación ............................................................................................................ 13

3.1.1 Método de observación ........................................................................................................... 13

3.1.2 Herramientas y técnicas ......................................................................................................... 13

3.1.2.1 Herramientas y Técnicas para la Gestión del alcance del proyecto ............................ 13

3.1.2.2 Herramientas y Técnicas para la Gestión de los Recursos Humanos ........................ 14

3.1.2.3 Herramientas y Técnicas para la Gestión del Tiempo ................................................... 14

3.1.2.4 Herramientas y Técnicas para la Gestión de Costos .................................................... 15

3.1.2.5 Herramientas y Técnicas para la Gestión de la Comunicación .................................... 16

3.1.2.6 Herramientas y Técnicas para la Gestión de Riesgos ................................................... 16

3.1.2.7 Herramientas y Técnicas para la Gestión de la Calidad ............................................... 17

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3.1.2.8 Herramientas y Técnicas para la Gestión de las Adquisiciones .................................. 17

3.1.2.9 Herramientas y Técnicas para la Gestión de la Integración ......................................... 17

4 DESARROLLO ....................................................................................................................................... 18

4.1 Gestión del Alcance del Proyecto .............................................................................................. 18

4.1.1 Declaración del Alcance ......................................................................................................... 18

4.1.2 Estructura detallada del Trabajo en forma gráfica (EDT) .................................................. 19

4.2 Gestión de Recursos Humanos ................................................................................................. 20

4.2.1 Estructura del equipo tempo .................................................................................................. 20

4.2.2 Roles y Responsabilidades .................................................................................................... 21

4.2.3 Matriz de Roles y Responsabilidades ................................................................................... 22

4.3 Gestión del Tiempo ...................................................................................................................... 25

4.3.1 Programa del Proyecto ........................................................................................................... 25

4.4 Gestión de Costos ........................................................................................................................ 27

4.4.1 Estimación de costos .............................................................................................................. 27

4.4.2 Desglose del Costo de la Mano de obra .............................................................................. 27

4.4.3 Presupuesto base .................................................................................................................... 27

4.5 Gestión de la Comunicación ....................................................................................................... 27

4.5.1 Matriz de comunicaciones ...................................................................................................... 28

4.6 Gestión de Riesgos ...................................................................................................................... 30

4.6.1 Mapa de Riesgos ..................................................................................................................... 30

4.6.2 Cuantificación de Riesgos ...................................................................................................... 32

4.6.3 Matriz de Riesgos .................................................................................................................... 33

4.7 Gestión de la Calidad .................................................................................................................. 37

4.7.1 Diagrama de Causa y Efecto ................................................................................................. 37

4.7.2 Lista de Verificación ................................................................................................................ 39

4.8 Gestión de las Adquisiciones ..................................................................................................... 41

4.8.1 Matriz de Adquisiciones .......................................................................................................... 41

4.9 Gestión de la Integración ............................................................................................................ 43

4.9.1 Minutas de Reunión ................................................................................................................. 43

4.9.2 Control Integrado de Cambios ............................................................................................... 43

4.9.3 Lecciones Aprendidas ............................................................................................................. 43

5 CONCLUSIONES .................................................................................................................................... 44

6 RECOMENDACIONES ........................................................................................................................... 46

7 BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................................... 48

8 ANEXOS ...................................................................................................................................................... 50

vii

Índice de Cuadros Cuadro 1. Participación en el mercado de Latinoamérica según el sello de

certificación de café. ................................................................................................ 3

Cuadro 2. Matriz de roles y responsabilidades ...................................................... 21

Cuadro 3. Matriz de comunicaciones .................................................................... 29

Cuadro 4. Matriz de Riesgos ................................................................................. 34

Cuadro 5. Lista de Verificación .............................................................................. 39

Cuadro 6. Matriz de Adquisiciones ........................................................................ 42

viii

Índice de Figuras Ubicación geográfica de la finca cafetalera “Las Quebradas”………………….6

Estructura Detallada del Trabajo…………………………………………………..19

Estructura Organizacional del Proyecto…………………………………………..20

Programa del Proyecto……………………………………………………………...26

Mapa de Riesgos…………………………………………………………………….31

Diagrama de Causa y Efecto……………………………………………………….38

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Lista de Anexos Anexo 1 Acta del Proyecto

Anexo 2 Declaración del Alcance

Anexo 3 Estructura Detallada del Trabajo (diagrama)

Anexo 3 Estimación de costos

Anexo 4 Desglose del costo de la Mano de Obra

Anexo 5 Presupuesto Base

Anexo 6 Cuantificación de Riesgos

Anexo 7 Formato de Minutas de Reunión

Anexo 8 Formato de Control de Cambios

Anexo 9 Formato de Lecciones Aprendidas

Anexo 10 EDT del PFG (diagrama)

Anexo 11 EDT del PFG (tabular)

Anexo 12 Cronograma del PFG

Anexo 13 Fotografía Árbol con lianas

Anexo 14 Fotografía Café bajo sombra

Anexo 15 Fotografía Café en la mata

x

Lista de Abreviaturas PMI Project Managment Institute

EDT Estructura Detallada del Trabajo

PFG Proyecto Final de Graduación

PMBOK Project Management Body of Knowledge

MS Microsoft

IFOAM International Federation of Organic Agriculture

SMBC Smithsonian Migratory Bird Center

CIMS Centro de Inteligencia de Mercados

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Resumen ejecutivo Agropecuaria Rojas Alvarado S.A., es una empresa familiar, ubicada en Palmares, dedicada a la producción de café, en una finca de 70 hectáreas de terreno. Actualmente el café costarricense se encuentra bien posicionado a nivel mundial por su calidad, preferentemente los que provienen de fincas certificadas bajo el concepto de desarrollo sostenible. Agropecuaria Rojas Alvarado S.A. se plantea obtener la certificación Rainforest Alliance, la cual propone desarrollar la agricultura como una actividad sostenible en los ámbitos económicos, ambientales y sociales. La empresa identifica la oportunidad de obtener mayores utilidades por su producto, al contar con una finca de café bajo sombra, lo cual facilita la obtención de la certificación, ya que cumple con algunos requisitos importantes que demanda la Norma de Agricultura Sostenible. Para aprovechar esta oportunidad, se ha planificado la realización de un diagnóstico completo de la finca, el cual consiste en una auditoría interna, para determinar el desempeño del manejo de la finca con respecto a la norma, identificando los puntos fuertes y débiles para tomar acciones correctivas y acercarse al acatamiento de la norma, con la finalidad de disponer a la finca para la auditoría del ente certificador. El Plan de Gestión consiste en una breve descripción del proyecto a realizar, incluyendo antecedentes de la empresa, una descripción de la problemática actual y los objetivos del proyecto. Mediante técnicas de investigación, principalmente documental, apoyándose con entrevistas, se obtuvo la información necesaria para elaborar los planes subsidiarios de los cuales está formado el Plan de Gestión. Dentro de estos planes se pueden citar: Gestión del Tiempo, Gestión del Alcance, Gestión de Costos, Gestión de la comunicaciones, Gestión de Riesgos, entre otros. Se tomó como base para la elaboración del Plan de Gestión el compendio de buenas prácticas del PMI (2008), la Guía del PMBOK. Dentro de las herramientas incluidas en la elaboración del Plan de Gestión se encuentran las siguientes: Declaración del Alcance del Proyecto, se realiza una descripción de los entregables y sub-entregables del proyecto; Estructura Detallada del Trabajo (EDT), desglosa los entregables del proyecto hasta llegar a un nivel de control, el cual permite controlar cada elemento por separado; Estructura Organizacional, es una representación gráfica que permite visualizar la línea de autoridad del proyecto y la dependencia organizacional; Matriz de Roles y Responsabilidades, permite asegurar una adecuada distribución de los roles y responsabilidades del equipo de proyecto; Estimación de costos, esta herramienta sirvió para calcular el costo del proyecto; Presupuesto base, consiste en la elaboración de una gráfica que muestra el presupuesto acumulado a lo largo del tiempo para controlar la ejecución del presupuesto en el tiempo; Matriz de Comunicaciones, se utilizará para controlar el flujo de la información; Mapa de Riesgos; se utilizó para identificar y cuantificar los riesgos del proyecto; Matriz de Administración de Riesgos, se utilizó para desarrollar planes de contingencia ante los riesgos que presentan mayor probabilidad e impacto sobre el proyecto;

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Diagrama de causa y efecto, se utilizó para identificar los factores necesarios para lograr satisfacer los requerimientos de calidad; Lista de Verificación, se utilizará para verificar el desempeño de los factores incluidos en el Diagrama de Causa y Efecto con fines preventivos; Matriz de Adquisiciones; se utilizará para controlar que se obtengan todos los bienes y servicios necesarios para cubrir los entregables señalados en la Estructura Detallada del Trabajo. (Chamoun, 2002) El director del proyecto será el principal responsable de darle seguimiento al cumplimiento de cada una de las actividades del proyecto. Para que el proyecto sea exitoso es de vital importancia que el auditor que se contrate tenga experiencia en el área de certificaciones agroforestales. El proyecto de diagnóstico de la finca, tardará 113 días hábiles. El costo total del es de ¢6,848,862. Según la estimación de costos el rubro mayor del proyecto será la mano de obra, siendo un monto de ¢ 5,656,000, es decir, representa un 83% del total del costo del proyecto, por lo cual es de suma importancia darle seguimiento al cumplimiento de las actividades de acuerdo con el programa planificado, ya que cualquier atraso significará un aumento significativo en el costo total del proyecto. El seguimiento a los riesgos del proyecto será fundamental para asegurar el éxito del proyecto, de acuerdo a los riegos identificados es de vital importancia sensibilizar a los trabajadores con respecto a los beneficios generados por el proyecto tanto en el ámbito social como ambiental. Cabe resaltar que a pesar de que las adquisiciones del proyecto son pocas son de vital importancia para el cumplimiento de las tareas y para que el proyecto se realice en el tiempo estimado, por lo cual deben ser controladas y ejecutadas a tiempo. Las reuniones que se efectuarán durante el proyecto son muy significativas, por el tipo de información que se comunicará, por lo cual es imprescindible que todos los colaboradores asistan, e igualmente los involucrados a las que sean convocados. Un aspecto clave en el proyecto será dar a conocer desde el inicio los beneficios que obtendrán los trabajadores y el medio ambiente con la realización del mismo, para incentivarlos y así obtener los mejores resultados con sus aportes.

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1. INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes

Agropecuaria Rojas Alvarado S.A., es una empresa familiar que cuenta con 70

hectáreas de terreno dedicadas completamente a la producción de café. Por más

de 20 años la empresa se ha dedicado a la producción y venta de café en el

mercado nacional, en su gran mayoría a intermediarios para las marcas Nestlé y

Café Rey. Los propietarios son amantes de la naturaleza y por esta razón, desde

que adquirieron la propiedad han decidido dejar crecer los árboles originarios de la

zona, produciendo café bajo sombra, lo que fomenta la protección de mantos

acuíferos y facilita la vida silvestre. (Rojas, 2010).

1.2 Problemática Agropecuaria Rojas Alvarado S. A., en busca de adquirir mejores precios para su

producto y comercializarlo internacionalmente, ha decidido buscar la certificación

Rainforest Alliance. (Rojas, 2010). Esta certificación propone un desarrollo en

armonía con la naturaleza, un comportamiento responsable con sus empleados y

con la sociedad, además de ser viable económicamente. (Simposium, 2010).

La finca cafetalera “Las Quebradas” a pesar de que cuenta con una buena

cobertura boscosa, nunca ha sido sometida a trabajar bajo sistemas

agroforestales, por lo que es necesario que sea sometida primeramente a un

proceso de diagnóstico tomando como referencia la Norma para la Agricultura

Sostenible, para de esta forma, identificar los puntos fuertes y débiles del manejo

de la finca en cuanto a los requisitos planteados por Rainforest Alliance, y tomar

las acciones necesarias para alinear el manejo de finca y prepararla para ser

sometida al proceso de auditoría por parte del ente certificador.

Para llevar a cabo el diagnóstico se elabora un Plan de Gestión del Proyecto, de

acuerdo a las buenas prácticas recomendadas por el PMI, en cual se toman en

cuenta las nueve áreas del conocimiento que pueden afectar un proyecto,

establecer una guía completa y procurar el éxito de la realización del diagnóstico.

Como otras razones de fondo que dieron origen a este proyecto, cabe indicar que

la metodología tradicional para producir café optimizando las ganancias, es por

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medio de fertilizantes y pesticidas, pagando bajos salarios a los trabajadores, a su

vez descuidados en términos de salud y educación. Estas prácticas puede que

funcionen a corto plazo, pero causan deterioro del suelo, contaminación de aguas

y aumenta la dependencia de los productos químicos, que son muy caros. Para la

naturaleza es imposible sostener estas prácticas. (Bovarnick, 2010). Por otro lado,

las prácticas sostenibles, como lo son el pago justo a los trabajadores, el manejo

sostenible del suelo y la protección de recursos hídricos, generan beneficios

muchas veces desconocidos para los agricultores. Empleados mejor pagados y

educados, mejoran la calidad de su trabajo, la capa de hojas y sombra estimulan

la fertilidad de los suelos, lo cual reduce el uso de agroquímicos. Aunque la

sombra puede reducir la producción, ésta se puede aprovechar utilizando madera

comercial o árboles frutales. (Bovarnick, 2010)

Además actualmente, el café de Costa Rica se encuentra bien posicionado a nivel

mundial por su calidad, y ha llegado a adquirir prestigio a través de los años. Los

mercados Europeos y de Norteamérica son los principales importadores de éste

producto, mostrando preferencia a aquellos provenientes de fincas certificadas

como responsables social y ambientalmente, y ofreciendo mejores precios.

(Bovarnick, 2010)

El interés por obtener esta certificación se da debido a que las fincas certificadas

con este sello, reciben una mejor paga por sus productos y se cotizan mejor en los

mercados internacionales, por el creciente interés por el manejo sostenible de las

actividades productivas. (Bovarnick, 2010)

1.3 Justificación La realización del PFG fue necesaria para desarrollar las estrategias y esquemas

que indican cómo se van a lograr los objetivos planteados. Para que el PFG sea

una guía eficaz, completa y congruente se abarcaron las nueve áreas del

conocimiento, que afectan todo proyecto.

El Plan de Gestión se realiza con la finalidad de tener una guía para ejecutar y

controlar las tareas necesaria para llevar a cabo el diagnóstico de la finca

cafetalera “Las Quebradas” de manera que se puedan tomar acciones que la

3

preparen para la auditoría del ente Certificador Rainforest Alliance, el cuál propone

el cumplimiento de los requisitos plasmados en la Norma para la Agricultura

Sostenible.

Cabe destacar que una de las razones que impulsan el proyecto es que los

compradores internacionales, pagan altos precios por el café producido de forma

sostenible, ofreciendo contratos de venta a largo plazo y preferenciales. Estos

factores, seguramente hacen de la actividad cafetalera, algo más rentable para los

agricultores (Bovarnick, 2010)

Es importante resaltar que el café sostenible certificado por Rainforest Alliance,

tiene un lugar importante en el mercado, como se puede ver en el Cuadro 1.

Cuadro 1. Participación en el mercado de Latinoamérica según el sello de

certificación de café.

Sellos de café Participación en mercado en Latinoamérica (%)

Orgánico 61.4 Rainforest Alliance 7.7 Comercio justo 15.4 Orgánico y justo 12.7 Amigo de las aves - orgánico - justo 1.4 Amigo de las aves y orgánico 1.4 Fuente: Jiménez y Virgilio Filho, 2007

Además cabe citar que las fincas cafetaleras pueden solicitar pago por servicios

ambientales para proyectos de establecimiento de árboles en sistemas

agroforestales, con un mínimo de 350 y un máximo de 3500 árboles por

beneficiario. (Virginio y Abarca, 2008).

La certificación Rainforest Alliance por su prestigio, es una gran oportunidad para

Agropecuaria Rojas Alvarado S.A de asegurar mercado internacional para su

producto y obtener mejores precios.

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1.4 Objetivos 1.4.1 Objetivo general Elaborar el Plan de Gestión que permita preparar la finca cafetalera Las

Quebradas para lograr los requisitos planteados por el ente certificador Rainforest

Alliance, con la finalidad de utilizarlo para iniciar las acciones necesarias que

permitan garantizar la obtención de la certificación.

1.4.2 Objetivos específicos

• Definir el alcance del proyecto mediante la elaboración de la Estructura

Detallada de Trabajo para contar con la definición clara de los entregables

principales.

• Establecer el plan de Recursos Humanos de manera que se defina la estructura

organizacional para el proyecto, así como los roles y responsabilidades.

• Elaborar el cronograma de ejecución del proyecto asignando tiempos de

ejecución para cada actividad y determinando la duración total para cumplir con

los entregables establecidos

• Elaborar el plan de gestión de costos del proyecto definiendo el presupuesto

para el mismo que permita un adecuado seguimiento y control.

• Elaborar el plan de comunicación del proyecto para asegurar un correcto flujo

de información entre los involucrados.

• Elaborar el plan de riesgos del proyecto, identificándolos y proyectando

contingencias para cada uno.

• Elaborar el plan de calidad del proyecto, detallando las herramientas y técnicas

para asegurar el cumplimiento del mismo.

• Elaborar el plan de adquisiciones del proyecto gestionando la efectividad del

proceso

• Elaborar el plan de integración del proyecto asegurando cada uno de los

elementos del proyecto sean coordinados.

5

2. MARCO TEÓRICO 2.1 Marco referencial de la empresa. La empresa familiar Agropecuaria Rojas Alvarado S.A. se ha dedicado por más de

30 años a la producción y comercialización de productos agrícolas: café y caña

india. (Rojas, 2010)

Tiene como patrimonio 70 hectáreas de terreno dividido en dos fincas: “Las

Quebradas” finca de 35 hectáreas y “Las Churracas” finca de 40 hectáreas,

ubicadas entre los cerros de Palmares y San Ramón, iniciando en Las Quebradas,

Santiago de Palmares y finalizando en Berlín de San Ramón, a una altura entre

los 1100 y 1250 metros de altura, las cuales son aprovechadas como plantación

de café en su totalidad, utilizando caña india como cerca viva, la cual se

aprovecha para venderla a exportadores como planta ornamental. (Rojas, 2010)

2.1.1 Características de la finca

La finca “Las Quebradas” posee una extensión de terreno de 35 hectáreas,

dedicadas en su totalidad a la producción de café. Su altura se encuentra

aproximadamente entre los 1100 metros sobre el nivel del mar. Desde hace

muchos años los propietarios de la finca han decidido dejar los árboles crecer y

mantener distintas especies de árboles frutales dentro del cafetal, y además

cuenta con cinco nacientes de agua ubicadas en distintos lugares de la finca. Por

lo anterior, existe gran presencia de vida silvestre en la finca, se pueden observar

gran cantidad de aves originarias y migratorias, al igual se encuentran animales

como armadillos, ardillas, oso perezoso y hormiguero, martillas, roedores,

serpientes, y otros más. (Rojas, 2010)

2.1.2 Ubicación geográfica Está ubicada en el cantón de Palmares de Alajuela, en el distrito de Santiago.

Las coordenadas geográficas del cantón del Palmares están dadas por 10°02´54”

altitud norte y 84°26´28” longitud oeste. La anchura máxima es de 9 km de norte a

6

sur, desde unos 1200 metros al noreste del cerro San Isidro, hasta unos 300

metros al sureste del cerro Lorito, en los montes del Aguacate.

Figura 1. Ubicación geográfica de la finca cafetalera “Las Quebradas”

2.2 Certificaciones de Café Sostenible Los sistemas de producción de café sostenibles, buscan mejorar las condiciones

sociales, medioambientales y culturales. (Virgilio y Abarca, 2008)

Virgilio y Abarca (2008), señala que los sellos de certificación se han convertido en

un sistema para el reconocimiento de incentivos para sistemas de producción de

7

café agroforestales. El principal estímulo son los precios altos pagados por estos

productos, además de que contar con un sello, es un aval importante frente a los

clientes, instituciones y la sociedad.

En los últimos años, la tendencia por la certificación de las fincas de café ha

incrementado, ya que los mercados de café “especiales” se ha expandido. A

continuación se presenta algunos de los sellos de certificación más reconocidos,

indicados por Jiménez y Virgilio Fillho (2007).

2.2.1 Orgánico “El sello orgánico está fundamentado en las normativas desarrolladas por IFOAM

y en síntesis promueve la producción de café bajo sistemas que garanticen la

conservación y mejoramiento de la fertilidad de los suelos sin la utilización de

insumos agrícolas sintéticos.” (Jiménez y Virgilio, 2007, p. 44)

2.2.2 Amigable con las aves “El sello amigable con las aves del Smithsonian Migratory Bird Center (SMBC),

cuyo objetivo principal de este sello, es la conservación de la biodiversidad y de

hábitats de aves, tanto de aves migratorias como residentes.” (Jiménez y Virgilio,

2007, p. 44)

2.2.3 Comercio Justo “El café de comercio Justo tiene como concepto general el apoyo y fortalecimiento

de la participación cooperativa, de organizaciones de productores y familias

cafetaleras e incluso aboga por mejores condiciones laborales de los trabajadores.

El comercio justo existe desde los años sesenta, nació en Europa y actualmente

ayuda a comercializar en total 12 productos que incluyen al café.” (Jiménez y

Virgilio, 2007, p. 45)

2.2.4 Rainforest Alliance “El sello de "Rainforest Alliance" en conjunto con la Red de Agricultura

Sostenible (RAS), de café ecológico, se refiere a café bajo sombra y abarca

8

criterios ambientales y sociales llamados normas genéricas para el café ("Generic

Coffee Standards"). Algunos de los criterios utilizados son la reducción del uso de

agroquímicos, la protección de fuentes de agua, presencia de sombras diversas y

buenas condiciones laborales para todos los trabajadores e incluso de las

comunidades locales. Este tipo de certificación funciona para aportar hábitat a

aves y monos, por lo que son ideales en áreas de corredores biológicos y zonas

de amortiguamiento de áreas protegidas.” (Jiménez y Virgilio, 2007, p. 45) 2.2.4.1 Certificación Rainforest Alliance Las fincas que buscan la certificación Rainforest Alliance deben aprobar la

evaluación bajo la Norma de Agricultura Sostenible de la Red de Agricultura

Sostenible.

La Red de Agricultura Sostenible (RAS) que trabaja para mejorar las condiciones

de producción agrícola en los trópicos, por medio del desarrollo de requerimientos

para el manejo responsable de fincas. Las fincas que cumplen con los requisitos

son reconocidas con el sello Rainforest Alliance Certified.

Algunos Organismos de Inspección autorizados dan el servicio de auditoría para

fincas o grupos en sus respectivos países.

Para entrar en el proceso de certificación Rainforest Alliance, es necesario

ponerse en contacto con la organización del mismo nombre. El ente certificador

tiene oficinas en San José, Costa Rica. La organización cuenta con auditores

expertos, los cuales verifican en las fincas el grado de cumplimiento de cada uno

de los requisitos plasmados en la Norma para la Agricultura Sostenible. La Norma

de Agricultura Sostenible está disponible en la siguiente dirección

http://www.rainforest-

alliance.org/agriculture/documents/standards_2005_spanish.pdf.

9

2.3 Teoría de Administración de Proyectos 2.3.1 Definición de proyecto Un proyecto se define como un conjunto de tareas orientadas a generar un

producto o servicio. Todos los proyectos tienen dos características inherentes, son

temporales y únicos. Temporales porque tienen un tiempo delimitado, es decir, un

comienzo y un fin determinado. Únicos porque poseen características distintas, ya

que aunque se realicen trabajos idénticos existen circunstancias y factores que

siempre serán distintos (Chamoun, 2002).

Se sabe que se ha llegado al final del proyecto cuando se han cumplido los

objetivos, o cuando se debe finalizar el proyecto forzadamente porque de manera

definitiva no se podrá cumplir con los objetivos (PMI, 2008).

2.3.2 Administración Profesional de Proyectos Aplicar herramientas, técnicas, habilidades y conocimientos para llevar a cabo un

proyecto exitosamente, se denomina Administración Profesional de Proyectos.

Que un proyecto sea exitoso, significa que satisface las necesidades en cuanto a

costo, tiempo y calidad. (Chamoun, 2002)

2.3.3 Metodología del Project Management Institute El Project Management Institute (PMI) es una asociación sin fines de lucro,

fundada en 1969, sus oficinas centrales están ubicadas en Filadelfia,

Pennsylvania. Es líder mundial en el campo de la administración de proyectos. En

dicha institución se han generado estándares de buenas prácticas para la

administración de proyectos como lo es el PMBOK Guide (PMI, 2008), una guía de

conocimientos y técnicas profesionales para la administración de proyectos

(Chamoun, 2002).

2.3.4 Procesos en el desarrollo de un proyecto Un proceso se define como un conjunto de actividades o tareas que están

relacionadas entre sí y que son realizadas para obtener un resultado específico,

10

producto o servicio. Cada proceso tiene sus propios insumos, tiene herramientas y

técnicas que se aplican lo que lleva al final a obtener salidas. (PMI, 2008)

Los procesos de dirección de proyectos se aplican a cualquier tipo de proyecto y a

toda industria. Las buenas prácticas recomendadas por el PMI han demostrado

que aumentan la posibilidad de éxito en una gran gama de proyectos.

Los procesos de dirección de proyectos se agrupan en cinco clases:

• Grupo del Proceso de Iniciación.

Estos procesos son realizados para definir el nuevo proyecto mediante la

autorización para iniciar dicha fase. (PMI, 2008)

• Grupo del Proceso de Planificación.

Estos procesos son necesarios para establecer el alcance, depurar los objetivos,

trazar el camino de acción para lograr los objetivos. Cabe resaltar que dentro de

estos procesos se encuentra el Desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto, que

consiste en la documentación de las estrategias necesarias para planificar,

ejecutar, supervisar, controlar y cerrar el proyecto. (PMI, 2008)

• Grupo del Proceso de Ejecución.

Estos procesos son necesarios para consumar el trabajo plasmado en el Plan de

Gestión del Proyecto, con el objetivo de cumplir con cada uno de los detalles del

mismo. (PMI, 2008)

• Grupo del Proceso de Seguimiento y Control.

Estos procesos son necesarios para dar un seguimiento, análisis y desempeño del

proyecto. (PMI, 2008)

• Grupo del Proceso de Cierre.

Estos procesos son necesarios para finalizar todas las actividades con la finalidad

de cerrar formalmente el proyecto. (PMI, 2008)

Los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos tienen vínculos entre sí por

medio de los resultados que generan. Lo normal es que las salidas de un proceso

sirvan como insumo o entradas para otro proceso, o en otro caso esas salidas se

convierten en entregables del proyecto. Por ejemplo, los procesos de planificación

están estrechamente vinculados con los procesos de ejecución, de igual forma la

planificación debe ir actualizándose durante la ejecución del proyecto. (PMI, 2008)

11

2.3.5 Áreas del conocimiento Se les conoce como áreas del conocimiento a las nueve áreas que afectan todo el

proyecto.

Una definición resumida y acertada la concibe Chamoun (2002, p. 33) de la

siguiente forma:

• “Alcance: Definición de lo que incluye y no incluye un proyecto.

• Tiempo: Programa, calendario, entregas parciales y finales.

• Costo: Estimados de costo, presupuesto, programa de erogaciones.

• Calidad: Estándares relevantes, como cumplirlos y satisfacer los

requerimientos.

• Recursos Humanos: Equipo del proyecto que integra colaboradores tanto

internos como externos, y los roles y funciones de cada cual.

• Comunicación: Información requerida presentada en informes, quién la

genera, quien la recibe, con qué frecuencia se entrega, reuniones, medios de

comunicación.

• Riesgo: Amenazas por controlar, oportunidades que capitalizar y planes de

contingencia.

• Abastecimientos: Estrategias de contratación, cotizaciones, concursos,

contratos y administración de contratos.

• Integración: Administración de cambios, lecciones aprendidas e integración de

todas las áreas.”

2.3.6 Plan de Gestión del Proyecto El plan de gestión del proyecto será una guía para la ejecución del proyecto,

servirá para saber en donde concentrar recursos y esfuerzos cada día, anticipando

las posibles polémicas y coordinando el trabajo para el bien del proyecto en

general. (PMI, 2008).

A partir de los objetivos trazados, que indican lo que se quiere lograr con el

proyecto, se debe desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto que debe contener

las estrategias de cómo se va a lograr.

12

El Plan de Gestión del Proyecto debe integrar los planes subsidiarios de los

procesos de planificación. Aparte de describir el modo en que se ejecutará el

proyecto para lograr los objetivos.

El Plan de Gestión del Proyecto puede tener el nivel de detalle que requiera según

la complejidad del proyecto. Los planes subsidiarios abarcan entre otros: plan de

gestión del alcance, plan de gestión del cronograma, plan de gestión de costos,

plan de gestión de calidad, plan de gestión de recursos humanos, plan de gestión

de las comunicaciones, plan de gestión de riesgos, plan de gestión de

adquisiciones, plan de gestión de la integración. (PMI, 2008)

13

3. MARCO METODOLÓGICO Los métodos, herramientas y técnicas utilizados en este proyecto de graduación,

se describen a continuación.

3.1 Métodos de investigación El método es la ruta que se sigue en las ciencias para alcanzar un fin propuesto; y

la metodología, el cuerpo de conocimiento que describe y analiza los métodos

para el desarrollo de una investigación (Vargas, 2007).

3.1.1 Método de observación Consiste en mirar detenidamente el objeto de estudio, para asimilar en detalle la

naturaleza investigada, su conjunto de datos, hechos y fenómenos (Vargas, 2007).

Realizando visitas y recorridos a finca para obtener información valiosa para la

elaboración del Plan de gestión se aplicará este método.

• Observación directa: Visita a la finca.

• Observación por entrevista: Entrevista al propietario principal que cuenta

con amplia experiencia en la producción de café.

3.1.2 Herramientas y técnicas Las herramientas y técnicas utilizadas en el proyecto se describen en este

capítulo, definiendo cada una de ellas.

3.1.2.1 Herramientas y Técnicas para la Gestión del alcance del proyecto Es una descripción de los entregables finales del proyecto, haciendo un desglose

de cada uno de ellos en subentregables con descripciones y criterios de

aceptación. (Chamoun, 2002)

Se utilizó la entrevista como método de investigación.

El objetivo es definir el trabajo que se deberá realizar, especificando las

actividades para llegar a finalizar el proyecto. (Chamoun, 2002)

Las herramientas que se desarrollaron en el Plan del Proyecto son:

14

• Declaración del Alcance del Proyecto. Se realiza una descripción de los

entregables y sub-entregables del proyecto, definiendo los criterios de

aceptación correspondientes. (Chamoun, 2002)

• Estructura Detallada del Trabajo (EDT). Esta herramienta desglosa los

entregables hasta llegar a un nivel de control, el cual permite controlar cada

elemento por separado, para su respectiva programación, costeo y monitoreo.

(Chamoun, 2002). Para desarrollarlo se hizo uso del software WBS Chart Pro

(complemento del MS Project 2007). Esta herramienta permite visualizar la EDT

de forma gráfica.

3.1.2.2 Herramientas y Técnicas para la Gestión de los Recursos Humanos La finalidad es obtener el más alto desempeño del recurso humano que participará

en el proyecto. (Chamoun, 2002)

Las herramientas que se desarrollaron en el Plan de Proyecto son:

• Estructura Organizacional. Es una representación gráfica que permite visualizar

la línea de autoridad del proyecto y la dependencia organizacional. (Chamoun,

2002)

• Matriz de Roles y Responsabilidades. Permite asegurar una adecuada

distribución de los roles y responsabilidades del equipo de proyecto. (Chamoun,

2002).

3.1.2.3 Herramientas y Técnicas para la Gestión del Tiempo Permite desglosar el proyecto en entregables y actividades, asignando la duración

y las fechas de inicio y finalización para cada uno de ellos (as). (Chamoun, 2002).

También se calcula la duración total del proyecto, permite el control del tiempo de

la ejecución del proyecto con la finalidad de terminarlo a tiempo, obteniendo un

flujo continuo de trabajo. Permite identificar la ruta crítica y las actividades que

tienen holgura con la finalidad de controlar el tiempo del proyecto. Es una guía

para todos los integrantes acerca del estatus del proyecto y acerca de las fechas

importantes de actividades clave.

15

La finalidad es que el proyecto finalice en el tiempo programado para su ejecución.

(Chamoun, 2002). La duración de cada una de las actividades del proyecto se

estimaron conjuntamente con los propietarios de la finca.

La herramienta que se desarrollará en el Plan de Proyecto es el programa del

Proyecto, para lo cual se utilizó el software MS Project 2007 para su elaboración.

La duración de cada tarea se estimó de acuerdo a la complejidad de las

actividades por realizar, bajo el criterio profesional del director del proyecto.

3.1.2.4 Herramientas y Técnicas para la Gestión de Costos El objetivo es planificar adecuadamente los costos para poder dar el seguimiento y

control adecuado que permita finalizar el proyecto dentro del presupuesto

estimado y aprobado. (Chamoun, 2002)

Se elaboró a partir de la Estructura Detallada del Trabajo, tomado cada uno de los

entregables y calculando el costo de cada uno para llevar un control efectivo de

costos.

Las herramientas que se desarrollaron en el Plan del Proyecto son:

• Estimación de costos. Esta herramienta sirvió para calcular el costo del

proyecto. Uno de los principales costos del proyecto será la mano de obra. Ya

que se utilizará personal que labora actualmente en la finca, los propietarios

suministraron los salarios que obtienen los trabajadores por hora trabajada. En

el caso del auditor que se utilizará se pagará por contrato, el valor de indagó

preguntando directamente a quienes realizan estas labores. Se asignó el costo

a cada una de las principales tareas de la Estructura Detallada del Trabajo,

finalmente se calculó el costo total sumando los montos asignados a cada

actividad de la Estructura Detallada del Trabajo. Se utilizó la hoja de cálculo

Excel 2007 para su elaboración

• Presupuesto base: consiste en la elaboración de una gráfica que muestra el

presupuesto acumulado a lo largo del tiempo, y sirvió para controlar la ejecución

del presupuesto en el tiempo. (Chamoun, 2002). Se utilizó la hoja de cálculo

Excel 2007 para su elaboración.

16

3.1.2.5 Herramientas y Técnicas para la Gestión de la Comunicación El propósito es controlar que la información del proyecto sea oportunamente

recolectada, distribuida y almacenada de forma correcta (Chamoun, 2002). La

información que se generará durante el proyecto básicamente radica en informes

de avance, problemas que se generen, posibles cambios al plan. La información

se hará llegar a quien corresponda ya sea por conversación telefónica, presencial

mediante reuniones o por correo electrónico (en el caso de los propietarios, el

auditor y el director del proyecto).

La herramienta que se desarrolló en el Plan del Proyecto es la matriz de

comunicaciones. Se utilizará para controlar el flujo de la información. En ésta

matriz se incluyó a todos los involucrados en el proyecto con los cuales es

necesario mantener comunicación de forma periódica. Se detalló en la

periodicidad con que se mantendrá la comunicación y la forma o medio de

comunicación que se utilizará, asegurando así una comunicación efectiva.

(Chamoun, 2002)

3.1.2.6 Herramientas y Técnicas para la Gestión de Riesgos Se utilizó la entrevista como método de investigación.

El objetivo es reducir el impacto negativo de los riesgos del proyecto. (Chamoun,

2002)

Las herramientas que se desarrollaron en el Plan de Proyecto son:

• Mapa de Riesgos. Se utilizó para identificar y cuantificar los riesgos del

proyecto. (Chamoun, 2002) En conjunto con propietarios de la finca se

analizaron los entregables del proyecto considerando de una forma pesimista

cada una de las tareas para identificar los posibles riesgos

• Matriz de Administración de Riesgos. Se utilizó para desarrollar planes de

contingencia ante los riesgos que presentan mayor probabilidad e impacto

sobre el proyecto. (Chamoun, 2002). Se utilizó el Mapa de Riesgos como

información de entrada para su elaboración. Mediante una sesión con el

propietario de la finca, el capataz y los demás socios, se elaboró un mapa de

los principales riesgos, lo cual será la base para esta matriz.

17

3.1.2.7 Herramientas y Técnicas para la Gestión de la Calidad La finalidad es lograr que el proyecto satisfaga las necesidades del mismo.

Además de identificar los estándares de calidad relevantes del proyecto y

determinar cómo satisfacerlos. (Chamoun, 2002)

Las herramientas que se desarrollaron en al Plan de Proyecto son:

• Diagrama de causa y efecto. Se utilizó para identificar los factores necesarios para

lograr satisfacer los requerimientos de calidad.

• Lista de verificación. Se utilizará para verificar el desempeño de los factores

incluidos en el Diagrama de causa y efecto con fines preventivos.

3.1.2.8 Herramientas y Técnicas para la Gestión de las Adquisiciones El objetivo es lograr una eficiente y efectiva adquisición de bienes y servicios para

abastecer las necesidades del proyecto. (Chamoun, 2002)

La herramienta que se desarrolló en el Plan de Proyecto es la Matriz de

Adquisiciones. Se utilizará para controlar que se obtengan todos los bienes y

servicios necesarios para cubrir los entregables señalados en la Estructura

Detallada del Trabajo. (Chamoun, 2002)

3.1.2.9 Herramientas y Técnicas para la Gestión de la Integración La finalidad es alcanzar la coordinación de los diferentes elementos del proyecto.

(Chamoun, 2002). Las herramientas que se desarrollaron en el Plan de Proyecto

son:

• Sistema de control de cambios. Esta herramienta se utilizará para administrar

los cambios que tenga el proyecto durante su desarrollo. (Chamoun, 2002)

• Lecciones Aprendidas. Se utilizarán para documentar los logros del equipo de

proyecto, así como sus errores, para aprender de ellos. (Chamoun, 2002)

• Minutas de reunión. Se utilizarán para mantener un registro de los acuerdos

tomados en las reuniones.

18

4 DESARROLLO En este capítulo se desarrolla la planificación correspondiente a cada una de las

nueve áreas del conocimiento, las cuales fueron descritas en la sección 2.3.5

Áreas del conocimiento, conforme con los objetivos propuestos

4.1 Gestión del Alcance del Proyecto La finalidad de la gestión del alcance consiste en definir el trabajo o las tareas que

se requieren para lograr terminar el proyecto de manera exitosa.

4.1.1 Declaración del Alcance En el Anexo 2 se puede apreciar cada entregable desglosado en sub-

entregables, una descripción de cada uno y los criterios de aceptación

correspondientes.

19

4.1.2 Estructura detallada del Trabajo en forma gráfica (EDT) En la Figura 2 se define el alcance total del proyecto que incluye todos los elementos del proyecto.

Figura 2. Estructura Detallada del Trabajo

20

4.2 Gestión de Recursos Humanos La gestión de los recursos humanos se realiza con la finalidad de obtener el mejor desempeño de cada uno de los

colaboradores del equipo de proyecto.

4.2.1 Estructura del equipo temporal del proyecto En la Figura 3 se define la línea de autoridad del equipo temporal del proyecto.

Auditor

Director del Proyecto

Capataz de la finca

Trabajador 1 finca

Trabajador 2 finca

Trabajador 3 finca

Trabajador 4 finca

Figura 3.Estructura del equipo temporal del proyecto

21

4.2.2 Roles y Responsabilidades Con el fin de confirmar con el equipo de proyecto dónde se requiere que apliquen

sus conocimiento y habilidades, y lograr el aprovechamiento del equipo, se

presentan a continuación los roles y funciones que desempeñará cada uno de los

involucrados.

4.2.2.1 Director del Proyecto Su función consiste en velar por la consecución de los objetivos establecidos en la

etapa de ejecución en relación con el plazo, la calidad, el costo y la utilización de

los recursos asignados al proyecto.

Deberá conocer la Norma para la Agricultura Sostenible.

Será responsable de realizar y dirigir las reuniones de apertura y cierre.

Todos los instrumentos que se utilizarán en el diagnóstico, deberán ser aprobados

por el director.

Mantendrá constante comunicación con el auditor y el capataz de la finca.

El director también será la autoridad máxima dentro de la organización temporal

creada para la ejecución del proyecto.

4.2.2.2 Auditor Responsable de conocer la Norma la para la Agricultura Sostenible.

Deberá elaborar los instrumentos que se utilizarán en el diagnóstico.

Será el responsable de la ejecución del diagnóstico.

Mantendrá informado al Director del Proyecto.

Presentará el plan del diagnóstico en la reunión de apertura, y el informe final en la

reunión de cierre.

4.2.2.3 Capataz de la finca Será colaborador del auditor en todo el proceso del diagnóstico. Se le asignarán

responsabilidades correspondientes a la ejecución del diagnóstico.

22

4.2.2.4 Trabajadores de la finca Serán colaboradores en todo el proceso del diagnóstico, serán sometidos a

entrevistas y también servirán de apoyo en la ejecución del diagnóstico.

4.2.3 Matriz de Roles y Responsabilidades En el Cuadro 2 se muestra la matriz define de forma específica quienes son los

responsables y participantes del Equipo de Proyecto.

Cuadro 2. Matriz de roles y responsabilidades

Entregables / Tareas. R= responsable. P= participante.

Dire

ctor

Pr

oyec

to

Aud

itor

Cap

ataz

de

la

finc

a

Trab

ajad

or 1

fin

ca

1

1.1 Selección del equipo de trabajo R, P

1.2 Elaboración del Plan de Diagnóstico R R,

P P

2 Reunión de apertura

R, P P P P

2.1 Presentación del Plan de Diagnóstico R R, P

2.2 Asignación de responsabilidades R R, P

3 Revisión documental R, P R, P

3.1 Revisión Norma para la Agricultura Sostenible R, P R, P

3.2 Revisión Política de Certificación de Fincas(Anexo de la Norma)

R, P R, P

3.3 Revisión Lista de Plaguicidas prohibidos(Anexo de la Norma)

R, P R, P

4 Identificación de criterios R, P R, P

23

4.1 Lista de Verificación Sistema de gestión social y ambiental

R, P R, P

4.2 Lista de Verificación Conservación de ecosistemas

R, P R, P

4.3 Lista de Verificación Protección de la vida silvestre

R, P R, P

4.4 Lista de Verificación Conservación de recursos hídricos

R, P R, P

4.5 Lista de Verificación Trato justo R, P R, P

4.6 Lista de Verificación Salud y Seguridad Ocupacional

R, P R, P

4.7 Lista de Verificación Relaciones con la comunidad

R, P R, P

4.8 Lista de Verificación Manejo integrado del cultivo

R, P R, P

4.9

Lista de Verificación Manejo y conservación del suelo

R, P R, P

4.10 Lista de Verificación Manejo integrado de desechos

R, P R, P

4.11 Lista de verificación Plaguicidas prohibidos R, P R, P

5 Verificación de los criterios de auditoría R R, P P P

5.1 Evaluación Sistema de gestión social y ambiental (documental y campo)

R R, P P P

5.2 Evaluación Conservación de ecosistemas (campo)

R R, P P P

5.3 Evaluación Protección de la vida silvestre (campo)

R R, P P P

24

5.4 Evaluación Conservación de Recursos Hídricos (campo)

R R, P P P

5.5 Evaluación Trato justo y buenas condiciones para los trabajadores (documental y campo)

R R, P P P

5.6 Evaluación Salud y Seguridad Ocupacional (campo)

R R, P P P

5.7 Evaluación Relaciones con la comunidad (campo)

R R, P P P

5.8 Evaluación Manejo Integrado del cultivo (campo)

R R, P P P

5.9 Evaluación Manejo y conservación del suelo (campo)

R R, P P P

5.10 Evaluación Manejo Integrado de desechos (campo)

R R, P P P

5.11 Evaluación Plaguicidas prohibidos (campo) R R, P P P

6 Presentación Informe final R, P R, P P P

6.1 Elaboración de Informe final R, P R, P P

6.2 Reunión de cierre R,P R, P P P

25

4.3 Gestión del Tiempo La gestión del tiempo tiene la finalidad de asegurar que el proyecto finalice de

acuerdo al programa de trabajo del Proyecto.

4.3.1 Programa del Proyecto En la Figura 4 se muestra el programa del proyecto, que incluye un desglose de

todas los entregables y sub-entregables de la EDT con un tiempo definido y fechas

de cumplimiento. La duración de cada tarea se estimará de acuerdo a la

complejidad de las actividades a realizar, bajo el criterio profesional del director del

proyecto. El proyecto tiene una duración total de 113 días. La fecha de inicio del

proyecto es el 10 de enero del 2011. La fecha de finalización del proyecto es el 15

de junio del 2011.

26

Figura 4. Programa del Proyecto

27

4.4 Gestión de Costos La finalidad de la gestión de costos es lograr que el proyecto finalice dentro del

presupuesto aprobado.

4.4.1 Estimación de costos En el Anexo 3 se muestra la Estimación de costos del proyecto, que consiste en la

asignación de montos a cada una de los entregables y sub-entregables del la

EDT.

4.4.2 Desglose del Costo de la Mano de obra En el Anexo 4 se muestra en detalle el costo de la mano de obra, el cual

representa el mayor costo del proyecto. El costo de los salarios del capataz y

peones fue facilitado por los propietarios de la finca e incluye cargas sociales. El

costo del contrato del auditor se investigó con expertos en el tema. En el caso del

costo de la mano de obra del Director del proyecto (que en este caso es co-

propietario de la finca), se acordó con los propietarios un monto de 3000 colones

por hora.

4.4.3 Presupuesto base En el Anexo 5 se muestra el Presupuesto Base, que consiste en una gráfica que

muestra la ejecución presupuestaria programada través del tiempo.

Se consideró un 5% de imprevistos para cada actividad. El costo total del proyecto

es ¢6,848,862. La actividad de mayor costo del proyecto es Verificación de

criterios de auditoría, con un costo de ¢3,543,735.

4.5 Gestión de la Comunicación El objetivo de la gestión de la comunicación, es lograr una efectiva comunicación y

una oportuna gestión de la información.

28

4.5.1 Matriz de comunicaciones Con la finalidad de lograr una comunicación efectiva entre los involucrados del

proyecto, y asegurar la oportuna y adecuada generación, recolección, distribución

y disposición final de la información del proyecto, se ha generado la siguiente

matriz de comunicaciones incluida en el Cuadro 3, la cual incluye el tipo de

información que se va a tratar con cada interesado y la fecha o frecuencia con que

se va a realizar.

29

Cuadro 3. Matriz de comunicaciones

INTERESADOS TIPO DE INFORMACIÓN

RESPONSABLE DE GENERAR INFORMACIÓN

FECHA MEDIO DE COMUNICACIÓN

Comunidad Alcance del proyecto, beneficios para los habitantes aledaños.

Director del proyecto

10-03-2011 Reunión presencial

Trabajadores de la finca

Alcance del proyecto, beneficios para los trabajadores de la finca. Cierre del proyecto, resultados


10-03-2011, 15-06-2011

Reunión presencial

Propietarios de fincas cafetaleras vecinas

Alcance del proyecto, beneficios para los trabajadores de la finca.



Propietarios de bosques aledaños

Alcance del Proyecto, beneficios para los bosques aledaños



Propietarios de Agropecuaria Rojas Alvarado S.A.

Informes de avance Auditor quincenal [email protected] Teléfono: 2453-2573

30

4.6 Gestión de Riesgos La gestión de riesgos se realiza con el objetivo de controlar las amenazas del

proyecto para reducir o eliminar el impacto negativo que puedan ejercer sobre los

objetivos del proyecto

4.6.1 Mapa de Riesgos En la Figura 5 se muestra el mapa de riesgos del proyecto. Se analizó cada

entregable y en conjunto con los propietarios de la finca se identificaron los riesgos

para cada uno

31

Figura 5. Mapa de riesgos.

32

4.6.2 Cuantificación de Riesgos En el Anexo 6 se muestra la cuantificación de los riesgos del proyecto. Mediante

una reunión con el propietario de la finca, el capataz y los demás socios, se

elaboró un mapa de los principales riesgos, y se calificó cada uno de ellos para

llegar a obtener la valoración.

El indicador del riesgo de calculará asignando valores a la probabilidad y el

impacto del riesgo y multiplicándolos entre sí. Probabilidad se refiere a las

posibilidades de que el riesgo se materializase, impacto se refiere a las

consecuencias que generaría el riesgo al proyecto en caso que sucediera.

La probabilidad se calculó tomando en cuenta los siguientes parámetros:

Calificación Probabilidad de que ocurra

1 Rara

2 Improbable

3 Moderada

4 Probable

5 Casi con certeza

El impacto se estimará según los siguientes parámetros:

Calificación Impacto

1 Insignificante

5 Menor

10 Moderada

20 Mayor

50 Catastrófica

33

4.6.3 Matriz de Riesgos En el Cuadro 4 se muestra la matriz de riesgos del proyecto, para la elaboración

de la misma se utilizó como entrada el Mapa de Riesgos y la Cuantificación de

Riesgos.

Como respuesta a los riesgos se utilizó las propuestas por Chamoun (2002, pág.

136)

• Evitarlo: Eliminar la causa

• Reducirlo: Tomar las medidas necesarias para controlarlo

• Asumirlo: Aceptar las consecuencias del riesgo

• Transferirlo: Compartir los riesgos parcialmente.

En la matriz de riesgos se tomaron en cuenta aquellos riesgos que tuvieron una

calificación mayor o igual a 60, los riesgos que obtuvieron una calificación menor

que 60 se omitieron ya que en caso de que ocurran no afectarán al proyecto

peligrosamente.

34

Cuadro 4. Matriz de Riesgos

Riesgos P I R Respuesta

al riesgo Contingencia Responsable

Falta de

colaboración

del capataz

en el

diagnóstico

2 50 100

Reducirlo Se deberá concientizar al

capataz de la importancia del

trabajo que se va realizar y de la

importancia del aporte que él

puede dar en este diagnóstico,

esto se realizará durante las

reuniones iniciales. Además se

debe informar sobre los

beneficios que generará este

proyecto al medio ambiente, a

los trabajadores de la finca y a

las comunidades vecinas

Auditor

contratado

35

Personal de la

finca no

disponible

para formar

parte del

equipo auditor

3 50 150

Evitarlo Es vital el aporte de trabajadores

de la finca en el diagnóstico, por

lo que con anterioridad se

hablará con ellos del tema, y se

debe informar que recibirá la

paga de su salario cuando

labore en el diagnóstico

Director del

Proyecto (co-

propietario)

Ausencia de

algún

colaborador

en las

reuniones

4 20 80

Reducirlo Se concientizará sobre la

importancia de la presencia en

las reuniones por parte de todos

los colaboradores

Director del

Proyecto (co-

propietario)

Falta de

colaboración

de peones al

realizar el

diagnóstico

4 20 80

Reducirlo Se concientizará a los

trabajadores sobre la

importancia de su aporte

durante el diagnóstico y sobre

las ventajas que obtendrán con

la ejecución del proyecto

Director del

Proyecto (co-

propietario)

36

Auditor de la

zona con

experiencia

3 20 60

Evitarlo -

Reducirlo

Se investigará desde el 01-12-

2010 en fincas cercanas ya

certificadas, por auditores

profesionales que hayan

participado en sus procesos. Se

contactará algunos de ellos y se

someterán a un proceso de

reclutamiento por parte del

director del proyecto para

verificar que las competencias

sean adecuadas para el

proyecto.

Director del

Proyecto (co-

propietario)

No hallar un

lugar

adecuado en

la zona para

efectuar las

reuniones

3 20 60

Evitarlo Se buscará con bastante

anterioridad un lugar adecuado

para las reuniones y que sea

cerca de la zona, ya que los

trabajadores de la finca viven en

las zonas aledañas, de lo

contrario de coordinará

transporte hasta el lugar de las

reuniones

Director del

Proyecto (co-

propietario)

37

4.7 Gestión de la Calidad La gestión de la calidad tiene como objetivo asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades del mismo.

4.7.1 Diagrama de Causa y Efecto En la Figura 6 se muestra el Diagrama de Causa y Efecto, en el cual se identificaron los criterios a controlar, necesarias

para satisfacer los requerimientos para cada entregable.

38

Figura 6. Diagrama de Causa y Efecto

39

4.7.2 Lista de Verificación En el Cuadro 5 se muestra la Lista de Verificación, la cual será utilizada para verificar que se cumpla con cada uno de los

requerimientos de cada entregable.

Cuadro 5. Lista de Verificación

Estándares

Fecha programada de revisión

Fecha real de revisión

Observaciones Firma

1 Tareas Preliminares 14/01/2011

1.1 Recurso Humano

competente 14/01/2011

1.2 Cantidad de colaboradores

necesarios 14/01/2011

1.3 Cronograma estimado 16/01/2011

1.4 Recursos necesarios 16/01/2011

1.5 Objetivo 16/01/2011

1.6 Involucrados en el

diagnóstico 16/01/2011

2 Reunión de apertura 17/01/2011

40

2.1 Presencia de todo el

equipo de trabajo 17/01/2011

2.2 Presentación del plan de

diagnóstico 17/01/2011

3 Revisión documental 01/02/2011

3.1

Revisión de los

documentos necesarios

para el diagnóstico

01/02/2011

4 Identificación de criterios 07/03/2011

4.1 Identificación de criterios a

diagnosticar 07/03/2011

5 Verificación de los criterios de auditoría

25/05/2011

5.1

Participación del personal

de la finca en todas las

actividades

Durante la ejecución

41

5.2 Diagnóstico de criterios Durante la ejecución

6 Presentación del Informe final

14/06/2011

6.1 Resultados de Diagnóstico 14/06/2011

6.2 Presencia de involucrados

del proyecto 15/06/2011

6.3 Presentación de resultados

15/06/2011

4.8 Gestión de las Adquisiciones La gestión de las adquisiciones se realiza con el fin de optimizar la adquisición de bienes y servicios.

4.8.1 Matriz de Adquisiciones En el Cuadro 6 se muestra la Matriz de Adquisiciones del proyecto, detallando la fecha límite para obtener el bien o

servicio y designando un responsable para cada uno.

42

Cuadro 6. Matriz de Adquisiciones

Proyecto: Diagnóstico de la Finca Las Quebradas

Director del Proyecto: Ingeniero Johnny Rojas Alvarado

Nombre del componente bien o servicio

Costo en colones

Fecha en que se debe entregar el bien

Responsable Tipo de contrato

Suministros de oficina ¢495 000 10-01-2011 Director del proyecto

(Co-propietario)

Compra directa

Contrato de Auditor ¢2 000 000 10-01-2011 Director del proyecto

(Co-propietario)

Contratación directa,

temporal

Comestibles ¢150 000

17-01-2011,

10-03-2011,

15-06-2011


(Co-propietario)

Compra directa

Alquiler de salones ¢120 000 17-01-2011,

15-06-2011


(Co-propietario)

Contratación directa

43

4.9 Gestión de la Integración El objetivo de la gestión de la integración es asegurar que los diferentes elementos

del proyecto guarden coordinación entre sí.

4.9.1 Minutas de Reunión Durante la ejecución del proyecto se llevarán a cabo reuniones, en las cuales,

además de tratar los temas principales de las reuniones, se revisará el avance,

problemas que surjan, recursos necesarios y tiempo requerido, etc. Para dichas

reuniones se llevarán minutas, en las cuales se registrarán los temas tratados y

los acuerdos tomados, con el fin de darles seguimiento para asegurar su

cumplimiento. En el Anexo 7 se muestra el formato a utilizar.

4.9.2 Control Integrado de Cambios El Equipo de Proyecto establece una metodología de responder y manejar los

cambios del proyecto de manera oportuna pero ordenada, que permite tomar y

autorizar las decisiones formalmente, comunicar las decisiones por escrito, evaluar

los impactos y las justificaciones, actualizar la documentación del proyecto y

mantenerse dentro del alcance establecido.

El Equipo de Proyecto se asegurará de la implementación formal del proceso de

“control de cambios”. El formato a utilizar se muestra en el Anexo 8.

4.9.3 Lecciones Aprendidas Con la finalidad de promover la mejora continua y optimización de futuros

proyectos se documentará el conocimiento adquirido respecto a experiencias

importantes ocurridas durante la ejecución del proyecto. En el Anexo 9 se muestra

el formato a utilizar.

44

5 CONCLUSIONES

• De acuerdo con la declaración del alcance, matriz de responsabilidades y

roles y responsabilidades, el director de proyecto debe supervisar todo el

proceso de proyecto y darle seguimiento continuo a las actividades

realizadas por el auditor contratado, con el fin verificar que realice un

trabajo oportuno.

• La Estructura Detallada de Trabajo del proyecto muestra la cantidad de

tareas específicas de cada entregable. Los entregables con mayores tareas

son: Identificación de criterios y Verificación de Criterios para la auditoría.

• Debido a que las tareas de las cuales el auditor es responsable, requieren

de un alto nivel de experiencia en el tema de certificaciones agroforestales,

es imprescindible que el auditor que se contrate sea una persona con

experiencia en el tema.

• El costo total del proyecto es de ¢6,848,862. Según la estimación de costos

el rubro mayor del proyecto será la mano de obra, siendo un monto de ¢

5,656,000, es decir, representa un 83% del total del costo del proyecto.

• Al ser la mano de obra el mayor costo del proyecto, y al tener una relación

directa con el tiempo de duración del proyecto (ya que la mayoría de

colaboradores ganan por hora), convierte al programa de proyecto en un

plan de cumplimiento imprescindible para el éxito del proyecto.

• Las adquisiciones del proyecto son pocas, pero de vital importancia que se

ejecuten en el tiempo planificado, ya que permitirán cumplir con el

programa de trabajo a tiempo.

• La actividad de mayor costo del proyecto es Verificación de criterios de

auditoría, con un costo de ¢ 3,543,735, es decir, representa más del 50%

del total del costo del proyecto.

• Con respecto a los riesgos del proyecto, se identificó que el entregable de

la EDT que se encuentra en una nivel de riesgo más alto es Verificación de

los criterios de diagnóstico, ya que los dos riesgos con un indicador más

alto fueron: Falta de colaboración por parte de los peones y Falta de

colaboración por parte del capataz, los indicadores arrojaron un puntaje de

45

80 y 100 respectivamente, ambos se identificaron con la herramienta del

mapa de riesgos.

• El riesgo más relevante del proyecto es “Personal de la finca no disponible

para formar parte del equipo auditor”, ya que será de mucha importancia su

colaboración con el auditor durante el desarrollo del diagnóstico.

• Es necesaria la sensibilización de los trabajadores de la finca con respecto

a los objetivos del proyecto y los beneficios que les genera, ya que de la

colaboración de ellos depende el éxito de muchas actividades y del

proyecto en sí.

• Los objetivos de la elaboración del Proyecto Final de Graduación se

cumplieron a cabalidad ya que se logró plasmar con cada uno de ellos, en

el desarrollo del PFG.

46

6 RECOMENDACIONES

• Con respecto a los criterios de aceptación, establecidos en la declaración

del alcance es imprescindible que exista un nivel riguroso de supervisión

por parte del director del proyecto en todas las actividades, para verificar

que el trabajo del auditor sea oportuno.

• Los entregables “Identificación de Criterios” y “Verificación de Criterios para

la auditoría”; por su importancia y por la cantidad de tareas específicas

mostradas en la EDT, requieren de especial atención de parte del director

del proyecto con respecto a la supervisión del cumplimiento de los criterios

de aceptación definidos.

• Para asegurar un trabajo de calidad, es necesario cerciorarse que el auditor

que se contratado sea una persona con experiencia en realización de

auditorías. Esto es importante ya que debe tener suficiente criterio para

emitir conclusiones respecto al estado actual de le finca y los requisitos

planteados en la Norma para la Agricultura Sostenible.

• Debido a que el costo del rubro de mano de obra es el más alto del

proyecto y está relacionado directamente con el tiempo de duración del

proyecto, requiere que se dé un seguimiento y control de forma rigurosa al

programa del proyecto para no generar atrasos que influirían directamente

en el aumento del costo de la mano de obra.

• A pesar de que las adquisiciones del proyecto son pocas, requieren de

seguimiento oportuno y efectuarlas en el momento justo, como se planificó

en la Matriz de Adquisiciones, ya que es de vital importancia efectuarlas a

tiempo para que las actividades del proyecto no se atrasen y poder

finalizarlo en el tiempo estimado, y que esto conlleve a que el costo de la

mano de obra no aumente y el proyecto sea terminado de manera exitosa.

• Se debe procurar en la medida de lo posible, y encontrar la forma incentivar

a los trabajadores de la finca a que asistan a la reuniones que se realizarán

durante la ejecución del proyecto, para comunicarles los beneficios que

generará el proyecto tanto al medio ambiente como a los trabajadores de la

finca y así obtener una mayor productividad en el aporte de cada uno.

47

Tampoco se puede descuidar al resto de involucrados ya que es importante

la asistencia de todos para que exista un flujo de información oportuno.

• Es de vital importancia para el éxito del proyecto prevenir sucesos

inoportunos dándole seguimiento a los resultados obtenidos en la gestión

de riesgo aplicando las contingencias que se han planificado, ya que un

acontecimiento inoportuno puedo ocasionar consecuencias negativas al

proyecto.

• Es importante darle seguimiento al proyecto por medio de la Lista de

Verificación, ya que eso permitirá que se lleve un control de cumplimiento

de los factores necesarios para cumplir con cada uno de los entregables y

para que se lleve a cabo el proyecto de forma exitosa y en caso de que

algún factor no llegue a su cumplimiento se deben tomar acciones

correctivas a tiempo.

48

7 BIBLIOGRAFÍA

Chamoun, Y. (2005) Administración de Profesional de Proyectos. La Guía. México

DF: McGraw- Hill Interamericana.

CIMS. (2006). Presentación de resultados de la consultoría realizada por CIMS a

COOCAFE. Opciones de mercado para café sostenible. Alajuela: Centro de

Inteligencia sobre Mercados Sostenibles

Jiménez, M. & Virgilio Filho, E. (2007). Innovación para la producción de café

sostenible en el ámbito de CBM. Programa de Capacitación para el fortalecimiento

de los actores del Corredor Biológico Mesoamericano. Turrialba: CATIE-CBM.

La Certificación Rainforest Alliance. (2010, Enero). Revista Simposium 10. Artículo

1. Extraído el 26 de marzo, 2010, de http://beta.portalces.org/simposium-10/la-

certificacion-rainforest-alliance/todas-las-paginas

Municipalidad de Palmares (2010). Ubicación geográfica. Extraído el 23 de

setiembre, 2010, de http://www.munipalmares.go.cr/

P.M.I. (Project Management Institute). (2008) Guía de los fundamentos de la

Dirección de Proyectos. PMBoK Guide, (4ta Edición). Newtown Square.

Pennsylvania, E.U.A.: Project Management Institute Inc.

Rojas Salas, Javier. (2010) Entrevista al Propietario de la Agropecuaria Rojas

Alvarado S.A. Palmares: Agropecuaria Rojas Alvarado. S.A.

Vargas, G. (2007). Guía y procedimientos en el proceso de investigación. San

José: Librería Alma Mater.

49

Virginio, E. & Abarca, S. (2008) Cafetales para servicios ecosistémicos, con

énfasis en el potencial de sumideros de carbono (El caso de las cooperativas

afiliadas a COOCAFE). Costa Rica: Consultores independientes

50

8 ANEXOS Anexo 1. Acta del Proyecto

Información principal y autorización de proyecto Fecha: 11-05-2010 Nombre de Proyecto: Plan de Gestión para el

Diagnóstico precedente a la auditoría del certificador Rainforest Alliance, en la finca de café “Las Quebradas”, propiedad de Agropecuaria Rojas Alvarado S.A.

Áreas de conocimiento / procesos: Plan de Gestión del Proyecto

Área de aplicación (sector / actividad): Agropecuario

Fecha de inicio del proyecto: 10-01-2010

Fecha tentativa de finalización del proyecto: 15-06-2011

Objetivos del proyecto (general y específicos) Objetivo General: Elaborar el Plan de Gestión que permita preparar la finca cafetalera Las Quebradas para lograr los requisitos planteados por el ente certificador Rainforest Alliance, con la finalidad de utilizarlo para iniciar las acciones necesarias que permitan garantizar la obtención de la certificación. Objetivos específicos: Definir el alcance del proyecto mediante la Estructura Detallada de Trabajo del proyecto. Establecer el plan de Recursos Humanos de manera que se defina la estructura organizacional para el proyecto, así como los roles y responsabilidades Elaborar el cronograma de ejecución del proyecto asignando tiempos de ejecución para cada actividad. Elaborar el plan de gestión de costos del proyecto definiendo el presupuesto para el mismo. Elaborar el plan de comunicación del proyecto para asegurar un correcto flujo de información entre los involucrados Elaborar el plan de riesgos del proyecto, identificándolos y proyectando contingencias para cada uno. Elaborar el plan de calidad del proyecto, detallando los mecanismos de seguimiento y control para el cumplimiento del mismo. Elaborar el plan de adquisiciones del proyecto gestionando la efectividad del proceso Elaborar el plan de integración del proyecto asegurando cada uno de los elementos del proyecto sean coordinados.

51

Descripción del producto: Documento que contiene un Plan Gestión para el diagnóstico precedente a la auditoría del certificador Rainforest Alliance, en la finca de café “Las Quebradas”, propiedad de Agropecuaria Rojas Alvarado S.A., aplicando las nueve áreas de conocimiento establecidas por el PMI: Gestión del alcance del proyecto, Gestión de Recursos Humanos, Gestión del Tiempo, Gestión de Costos, Gestión de la Comunicación, Gestión de Riesgos, Gestión de la Calidad, Gestión de las Adquisiciones, Gestión de la Integración. Necesidad del proyecto (lo que da origen): El café de Costa Rica se encuentra bien posicionado a nivel mundial por su calidad, y ha llegado a adquirir prestigio a través de los años. Los mercados Europeos y de Norteamérica son los principales importadores de éste producto, mostrando preferencia a aquellos provenientes de fincas certificadas como responsables social y ambientalmente, y ofreciendo mejores precios. Agropecuaria Rojas Alvarado S. A., en busca de adquirir mejores precios para su producto, ha decidido buscar la certificación Rainforest Alliance, la cual propone un desarrollo en armonía con la naturaleza y un comportamiento responsable con sus empleados y con la sociedad. Ésta certificación es prestigiosa y conocida en estos mercados. La finca cafetalera “Las Quebradas” a pesar de que cuenta con una buena cobertura boscosa, nunca ha sido sometida a trabajar bajo sistemas agroforestales, por lo que es necesario que sea sometida primeramente a un proceso de diagnóstico tomando como referencia la Norma para la Agricultura Sostenible, para de esta forma, identificar los puntos fuertes y débiles del manejo de la finca en cuanto a los requisitos planteados por Rainforest Alliance, y tomar las acciones necesarias para alinear el manejo de finca y prepararla para ser sometida al proceso de auditoría por parte del ente certificador. Para llevar a cabo el diagnóstico se elabora un Plan de Gestión del Proyecto, de acuerdo a las buenas prácticas recomendadas por el PMI, en cual se toman en cuenta las nueve áreas del conocimiento que pueden afectar un proyecto, establecer una guía completa y procurar el éxito de la realización del diagnóstico. Justificación de impacto (aporte y resultados esperados): El proyecto consiste en realizar un Plan de Gestión para con la finalidad de detallar todas aquellas actividades necesarias para ejecutar un correcto y completo diagnóstico al manejo de la finca “Las Quebradas”, el cual servirá para identificar las debilidades de la finca en con respecto a la Norma para la Agricultura Sostenible, y encausar acciones que rectifiquen el manejo de la finca a los requisitos del ente certificador. Restricciones / limitantes / factores críticos de éxito: Tres meses de tiempo para la elaboración del Proyecto. Disponibilidad de Rainforest Alliance para brindar información.

52

Identificación de grupos de interés (stakeholders): • Cliente(s) directo(s):

Agropecuaria Rojas Alvarado S.A. • Clientes indirectos:

Propietarios de fincas vecinas Propietarios de bosques aledaños Trabajadores de la finca Comunidad Nombre Estudiante: Johnny Rojas Alvarado

Firma:

Aprobado por: Marvin Coto Hernández

Firma:

53

Anexo 2. Declaración del Alcance

Declaración del alcance del proyecto

Entregables / Sub-entregables

Descripción Criterio de Aceptación

1 Tareas Preliminares Las tareas preliminares son elementales para dar inicio al proyecto

Experiencia y competencia del personal, planificación del diagnóstico

1.1 Selección del equipo de trabajo

Se debe seleccionar al equipo de trabajo más adecuado.

Auditor con 3 procesos de certificación demostrables de experiencia En certificaciones agroforestales Rainforest Alliance o UTZ. Experiencia en la utilización del software MS Project 2007. Peones: con conocimiento suficiente de la finca

1.2 Elaboración del Plan de Diagnóstico

Documento en el cual se muestre una planificación para la ejecución del diagnóstico

Debe definir, objetivos y alcance del diagnóstico. Debe contener un cronograma detallando los pasos y las fechas en que se llevaran a cabo. Igualmente debe contener el personal que lo efectuará. Debe ser presentado en MS Project 2007.

2 Reunión de apertura Se realizará una reunión con el equipo que efectuará el diagnóstico para presentar el plan

Se debe contar con la totalidad del personal seleccionado.

2.1 Presentación del Plan de Diagnóstico

La presentación será realizada en forma magistral a todos los integrantes del personal seleccionado

Debe ser presentado en la forma más simple posible, con representaciones graficas en su mayoría. Hay que asegurar que fue entendido por todas las partes. No debe tardar más de 20

54




minutos

2.2 Asignación de responsabilidades

Se debe elaborar un documento que detalle las responsabilidades de cada miembro del equipo de trabajo

Responsabilidades específicas y claras. El documento deberá ser comunicado a todos los miembros del equipo.

3 Revisión documental

Se hará una revisión de los documentos establecidos por Rainforest Alliance para la obtención de la certificación

Se deberán revisar los documentos: Norma para la Agricultura Sostenible, y Anexos ( Lista de Plaguicidas prohibidos Política de certificación de fincas)

3.1 Revisión Norma para la Agricultura Sostenible

Lectura minuciosa del documento ---

3.2 Revisión Política de Certificación de Fincas


3.3 Revisión Lista de Plaguicidas prohibidos


4 Identificación de criterios

Se identificarán todos los criterios que se establecen en la Norma para la Agricultura Sostenible

Identificar la totalidad de los requisitos contenidos en la Norma para la Agricultura Sostenible

4.1 Lista de Verificación Sistema de gestión social y ambiental

Documento que contenga los criterios a evaluar

Deberá contener todos los requisitos correspondientes al capítulo 1 de la Norma para la Agricultura Sostenible

4.2 Lista de Verificación Conservación de ecosistemas



4.3 Lista de Verificación Protección de la vida silvestre



55




4.4 Lista de Verificación Conservación de recursos hídricos



4.5 Lista de Verificación Trato justo



4.6 Lista de Verificación Salud y Seguridad Ocupacional



4.7 Lista de Verificación Relaciones con la comunidad



4.8 Lista de Verificación Manejo integrado del cultivo



4.9 Lista de Verificación Manejo y conservación del suelo



4.10 Lista de Verificación Manejo integrado de desechos



56




4.11 Lista de verificación Plaguicidas prohibidos


Deberá contener todos los requisitos correspondientes al anexo 3 de la Norma para la Agricultura Sostenible

5 Verificación de los criterios del diagnóstico

Se verificarán los criterios del diagnóstico. Se realizarán verificaciones documentales, verificaciones en la finca y entrevistas

Se debe contar con todos los documentos correspondientes para la verificación que contengan la totalidad de los requisitos de la Norma para la Agricultura Sostenible. Contar con las personas correspondientes para las entrevistas.

5.1 Evaluación Sistema de gestión social y ambiental (documental)

Se realizará una verificación documental y entrevista

Contar con documentación necesaria, contar con personas indicadas

5.2 Evaluación Conservación de ecosistemas (campo)

Se realizará una verificación en la finca

Cubrir la finca en su totalidad Las Quebradas (35 hectáreas)

5.3 Evaluación Protección de la vida silvestre (campo)



5.4 Evaluación Conservación de Recursos Hídricos (campo)


Cubrir todas las 5 nacientes de la finca

5.5 Evaluación Trato justo y buenas condiciones para los trabajadores (documental y campo)

Se realizará una verificación documental y entrevista

Contar con documentación necesaria, contar con personas indicadas

5.6 Evaluación Salud y Seguridad Ocupacional (campo)

Se realizará una verificación entrevista

Contar con personas indicadas

5.7 Evaluación Relaciones con la comunidad (campo)

Se realizará una verificación entrevista

Contar con personas indicadas

5.8 Evaluación Manejo Integrado del cultivo


Cubrir la finca en su totalidad Las Quebradas

57




(campo) (35 hectáreas) 5.9 Evaluación Manejo y conservación del suelo (campo)



5.10 Evaluación Manejo Integrado de desechos (campo)



5.11 Evaluación Plaguicidas prohibidos (campo)

Se realizará una verificación en la finca, y entrevista

Cubrir la finca en su totalidad Las Quebradas (35 hectáreas), contar con las personas indicadas

6 Presentación Informe final

Se debe presentar en forma magistral Se debe presentar documento impreso

Documento formal Presentarse en forma clara y entendible Contar con una copia para los dueños de la finca.

6.1Elaboración de Informe final

Se debe elaborar un informe final que contenga los resultados del diagnóstico

Aprobación firmada del Director del Proyecto

6.2 Reunión de cierre Se debe realizar una reunión con el equipo de proyecto y dueños de la finca

Presencia del equipo de proyecto Presencia de los dueños de la finca

58

Anexo 3. Estimación de costos

EDT / Tareas

principales Mano de

obra Alquiler Viáticos Suministros de oficina Totales

Tareas Preliminares

¢ 48,000 ¢ 25,000 ¢

73,000 Reunión con el equipo de

trabajo

¢ 58,067

¢ 40,000 ¢ 50,000 ¢ 20,000 ¢ 168,067

Revisión documental

¢ 600,150

¢ -

¢ - ¢ 10,000 ¢ 610,150

Identificación de criterios

¢ 943,094

¢ -

¢ - ¢ 20,000 ¢ 963,094

Verificación de los

criterios de auditoría

¢ 3,193,735

¢ -

¢ - ¢ 350,000 ¢ 3,543,735

Presentación del informe

final

¢ 812,951

¢ 40,000 ¢ 50,000 ¢ 45,000 ¢ 947,951

Total ¢ 5,656,000

¢ 80,000 ¢ 100,000 ¢ 470,000 ¢ 6,306,000

59

Anexo 4. Desglose del costo de la Mano de Obra

EDT (principales tareas)

Cantidad de días Peón Auditor Capataz Director Mano de obra

1 Tareas Preliminares ¢

8,000 ¢

48,000 ¢ 48,000

2 Reunión con el equipo de trabajo

1 ¢ 7,200 ¢ 18,867

¢ 8,000

¢ 24,000 ¢ 58,067

3 Revisión documental 14 ¢

- ¢ 264,150 ¢ -

¢ 336,000 ¢ 600,150

4 Identificación de criterios 22 ¢

- ¢ 415,094 ¢ -

¢ 528,000 ¢ 943,094

5 Verificación de los criterios de auditoría

55 ¢ 396,000 ¢ 1,037,735 ¢ 440,000

¢ 1,320,000 ¢ 3,193,735

6 Presentación del informe final

12 ¢ 93,600 ¢ 245,283 ¢ 104,000

¢ 312,000 ¢ 812,951

Total 106 ¢ 496,800 ¢ 1,981,132 ¢ 560,000

¢ 2,568,000 ¢ 5,656,000

60

Anexo 5. Presupuesto Base

Tareas EDT Costo por tarea

Imprevistos 5% Fechas Presupuesto

Base Costo Real

Tareas preliminares

¢ 405,867

¢ 20,293 14/01/2011 ¢

426,160

Reunión de apertura

¢ 168,067

¢ 8,403 17/01/2011 ¢

602,630

Revisión documental

¢ 610,150

¢ 30,507 18/01/2011 ¢

1,243,287

Identificación de criterios

¢ 963,094

¢ 48,154 07/02/2011 ¢

2,254,536

Verificación de los

criterios de auditoría

¢ 3,543,735

¢ 177,186 14/03/2011 ¢

5,975,458

Presentación del informe

final

¢ 831,814

¢ 41,590 15/06/2011 ¢

6,848,862

61

¢426,160.00 ¢602,630.35

¢1,243,287.85

¢2,254,536.55

¢5,975,458.30

¢6,848,862.30

¢‐

¢1,000,000.00

¢2,000,000.00

¢3,000,000.00

¢4,000,000.00

¢5,000,000.00

¢6,000,000.00

¢7,000,000.00

¢8,000,000.00

14/01/2011 14/02/2011 14/03/2011 14/04/2011 14/05/2011 14/06/20

62

Anexo 6. Cuantificación de Riesgos

Riesgos Probabilidad Impacto Resultados

1 Tareas Preliminares

1.1 Personal de la finca no

disponible 2 50 100

1.2 Auditor de la zona con

experiencia 3 20 60

1.3 Tiempo insuficiente para

elaborarlo 3 10 30

2 Reunión de apertura

2.1 Ausencia de algún colaborador 4 20 80

2.2 Na hallar un lugar adecuado en

la zona 3 20 60

3 Revisión documental


elaborarlo 3 10 30

4 Identificación de criterios


elaborarlo 3 10 30

5 Verificación de los criterios de diagnostico

5.1 Falta de colaboración de peones 4 20 80

5.2 Falta de colaboración de capataz 3 50 150


elaborarlo 3 10 30

6 Presentación del Informe final


elaborarlo 3 10 30

6.2 No hallar un lugar adecuado en 3 20 60

63

la zona

6.3 Ausencia de algún colaborador 4 20 80

6.4 Ausencia de propietarios 2 10 20

64

Anexo 7. Formato de Minutas de Reunión ACTA #: <fecha>

Lugar: Fecha: Hora inicio: Hora final:

I. ASISTENCIA

NOMBRE Firma PRE SEN TE

AUSENCIA JUSTIFICADA

SI NO

II. ASUNTOS TRATADOS

Tema Responsable Tiempo

asignado

III. ACUERDOS

65

Descripción Responsable Fecha Límite (año/mes/día)

IV. ANEXOS

66

Anexo 8. Formato de Control de Cambios

INFORMACIÓN GENERAL

Nombre del Proyecto: Diagnóstico de finca “Las Quebradas”

Director del Proyecto: Ing. Johnny Rojas Alvarado

Requerimiento de Cambio No:

Solicitante:

Fecha:

CAMBIO PROPUESTO

REGISTRO DE IMPACTO

Compromisos Establecidos

Impacto Técnico: <Describir el impacto técnico, puede ser en el usuario, por uso

de nuevas tecnologías, etc.>

Impacto en Presupuesto: <Describir el impacto presupuestario, no solo es

dinero, sino también horas hombre u otros>

Impacto en Cronograma: <Describir el impacto en cronograma, se modifica la

fecha de fin de entrega de producto>

Impacto en Rendimiento: <Describir el impacto en rendimiento, se sacrifica la

calidad del producto>

Impacto en Recursos: <Describir el impacto en recursos, si se requiere trabajar

horas extras o contratar más recursos>

Impacto en otros Proyectos: <Describir el impacto en otros proyectos

relacionados>

67

RESOLUCIÓN

Aceptado Rechazado Aceptado con Condiciones

Justificación:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

______________________________________________________

APROBADO POR:

Aprobado por Fecha Firma

Ing. Johnny Rojas Alvarado

68

Anexo 9. Formato de Lecciones Aprendidas

Información General

Nombre del

Proyecto:

Fecha:

Preparado por: Número de

Actividad:

B. Registro de Lecciones Aprendidas

Descripción de la Problemática:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

____________________

Descripción de la Solución Aplicada:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

_________________________

Aprobado por Fecha Firma

Ing. Johnny Rojas Alvarado

69

Anexo 10. EDT del PFG (diagrama)

70

Anexo 11. EDT del PFG (tabular)

Estructura Detallada del Trabajo

1 Trabajo preliminar

1.1 Resumen ejecutivo

1.2 Marco teórico

1.3 Marco metodológico

1.4 Métodos de investigación

2 Plan de Gestión del Proyecto

2.1 Gestión del Alcance

2.1.1 Declaración del alcance del Proyecto

2.1.2 Estructura detallada del Trabajo

2.2 Gestión de Recursos Humanos

2.2.1 Estructura Organizacional

2.2.2 Matriz de Roles y Responsabilidades

2.3 Gestión del Tiempo

2.3.1 Programa del Proyecto

2.4 Gestión de costos

2.4.1 Estimación de costos

2.4.2 Presupuesto base

2.5 Gestión de la comunicación

2.5.1 Matriz de comunicaciones

2.6 Gestión de Riesgos

2.6.1 Mapa de Riesgos

2.6.2 Matriz de Riesgos

2.7 Gestión de la Calidad

2.7.1 Lista de Verificación

2.8 Gestión de las Adquisiciones

2.8.1 Matriz de las Adquisiciones

2.9 Gestión de la Integración

2.9.1 Control Integrado de Cambios

71

2.9.2 Lecciones Aprendidas

3 Conclusiones

4 Recomendaciones

5 Bibliografía

6 Anexos

A

Anexo 12. Croonograma dell PFG

72

73

Anexo 13. Fotografía Árbol con lianas

74

Anexo 14. Fotografía Café bajo sombra

75

Anexo 15. Fotografía Café en la mata

PFG Johnny Rojas Version Lectores 23 de noviembre corregido[1]

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