PETIC2013-2018
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Documento de divulgación del Plan Estratégico de TIC PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES 2013-2018 Aprobado Comité Financiero Acta No. 2 de Diciembre 5 de 2012
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PETIC2013-2018
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Documento de
divulgacin del Plan Estratgico de TIC
PLAN ESTRATGICO DE
TECNOLOGAS DE LA
INFORMACIN Y LAS
COMUNICACIONES
2013-2018
Aprobado Comit Financiero
Acta No. 2 de Diciembre 5 de 2012
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Universidad Autnoma de Bucaramanga
Plan Estratgico de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones
PETIC 2013-2018
Se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-SinDerivadas 3.0 Unported.
Autor
Sandra Johanna Moreno Valero
Directora de TIC
Coautores: Administradores de Sistemas de Informacin
Maribel Jaimes Calvete
Auditora y Procesos de TIC
Silvio Rafael Cuello de vila
Metodologa de Proyectos de TIC
Editor: Universidad Autnoma de Bucaramanga Unidad de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones
Avenida 42 No. 48-11 Campus el Jardn, Edificio Administrativo Primer piso Bucaramanga, Santander, Colombia
www.unab.edu.co [email protected] Diciembre, 2012
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Agradecimientos Queremos agradecer a todas las personas que participaron de este ejercicio de
imaginar el futuro de las TIC en la UNAB, especialmente a los consultores Gabriel
Burgos Mantilla, Alfredo Daz y Humberto Serna, quienes compartieron su visin y
experiencia en el sector educativo para dibujar este plan, que se convierte en la
ruta de navegacin de los prximos aos para consolidarnos en el mundo digital.
Agradecemos a los directivos de los diferentes programas acadmicos y
dependencias administrativas que nos permitieron entender la situacin real de
la universidad e identificar la mayora de sus necesidades.
As mismo, agradecemos el trabajo y dedicacin de los responsables de los
servicios TIC que han aportado sus ideas, puntos de vista y sugerencias para
hacer de este plan una herramienta viable de aplicacin de acuerdo a nuestras
capacidades.
Finalmente agradecemos al equipo directivo de la UNAB, Dr. Alberto Montoya,
Dr. Gilberto Ramrez y Dra. Eulalia Garca porque sin su apoyo no hubiese sido
posible alinear los esfuerzos hacia la consecucin de los objetivos estratgicos de
la universidad.
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Equipo de trabajo Sandra Johanna Moreno Valero - Directora de TIC
Carlos Alberto Oyola Moreno - Sistemas de Informacin
Jos Gregorio Hernndez Snchez Infraestructura TIC
Diego Alberto Meza Gonzlez Centro de Atencin de TIC
Karol Dalila Reyes Daz - Gestin de Servicios TIC
Juan Carlos Martnez Quintero Seguridad de la Informacin
Maribel Jaimes Calvete - Auditoria y Procesos de TIC
Silvio Rafael Cuello de vila - Metodologa de Proyectos de TIC
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Tabla de contenido Agradecimientos ............................................................................. ii
Equipo de trabajo .......................................................................... iii
Tabla de contenido ........................................................................ iv
Lista de Tablas .............................................................................. vi
Lista de figuras ............................................................................. vii
Introduccin .................................................................................. 1
1. Filosofa Organizacional .............................................................. 3
1.1 Misin de TIC ........................................................................... 3
1.2 Visin de TIC ............................................................................ 3
1.3 Polticas General de TIC .............................................................. 3
1.3.1 Polticas acadmicas ......................................................... 3
1.3.2 Polticas de Gestin .......................................................... 4
2. Anlisis del Entorno ................................................................... 6
2.1 Diagnostico interno .................................................................... 7
2.2 Resultado General Institucional ..................................................... 7
2.3 Diagnostico Externo ................................................................... 9
3. Ecosistema TIC-UNAB ................................................................ 12
3.1 Gobernabilidad de las TI ............................................................ 12
3.2 Infraestructura ....................................................................... 13
3.3 Sistemas ............................................................................... 13
3.4 Contenidos ............................................................................ 14
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3.5 Canales ................................................................................ 14
4. Proyectos del PETIC ................................................................. 15
4.1 Proyecto Conectividad del Campus ............................................... 15
4.1.1 Objetivo General ............................................................ 16
4.1.2 Descripcin de las estrategias y objetivos especficos ................ 16
4.2 Proyecto Campus Virtual ........................................................... 19
4.2.1 Objetivo General ............................................................ 19
4.2.2 Descripcin de las estrategias ............................................ 20
5. Indicadores y metas ................................................................. 22
6. Estructura Organizacional .......................................................... 24
6.1 Direccin de TIC ..................................................................... 25
6.2 Estrategia TIC ........................................................................ 25
6.2.1 Infraestructura TIC ................................................................ 26
6.2.2 Sistemas de Informacin ......................................................... 26
6.2.3 Centro de Atencin en TIC ....................................................... 26
7. Presupuesto ........................................................................... 27
Anexos ....................................................................................... 28
Anexo 1. Descripcin de cada nivel del Modelo de Madurez COBIT ................ 28
Anexo 2. Niveles de Madurez Esperados ................................................ 29
Anexo 3. Lista de subproyectos del Proyecto Conectividad del Campus .......... 30
Anexo 4. Lista de subproyectos del Proyecto Campus Virtual ....................... 32
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Lista de Tablas Tabla 1. Estado en la escala de madurez COBIT de ejes estratgicos de TIC ....... 8
Tabla 2. Resumen de tendencias tecnolgicas en el mbito educativo. .......... 10
Tabla 3. Objetivos especficos por estrategia en el proyecto Conectividad del
Campus ....................................................................................... 18
Tabla 4. Objetivos especficos por estrategia en el proyecto Campus Virtual ... 21
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Lista de figuras Figura 1. Ejes estratgicos del PETIC .................................................... 7
Figura 2. Ecosistema de las TIC de la UNAB ............................................ 12
Figura 3. Estrategias de TIC asociadas al proyecto Conectividad del Campus .... 16
Figura 4. Estrategias de TIC asociadas al proyecto Campus Virtual ................ 20
Figura 5. Estructura Organizacional de TIC ............................................ 25
Figura 6. Distribucin del presupuesto de inversin por ao y proyecto .......... 27
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Introduccin Las organizaciones hoy en da dependen cada vez ms de las tecnologas de la
informacin y las comunicaciones (TIC) no solamente para su funcionamiento y
operacin de sus procesos, sino para desarrollar nuevas capacidades de negocio a
partir de los activos digitales. Las universidades no son una excepcin en este
escenario y por el contrario segn Clayton (2011), el sector educativo es ideal
para la innovacin basada en TIC. La UNAB, desde los aos noventa, se ha
mantenido como institucin lder nacional en la incorporacin de TIC en su
quehacer institucional, principalmente reconocido por su modelo de Educacin
Virtual y su completa infraestructura tecnolgica.
A pesar de los logros tan importantes alcanzados por la institucin durante el
pasado Plan de Desarrollo 2007-2012, el cual culmin con la acreditacin
institucional, los retos y oportunidades que impone el entorno educativo para el
prximo sexenio son exigentes. Por lo tanto, con el fin de afrontarlos
adecuadamente, la Unidad de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones ha desarrollado el Plan Estratgico de TIC (PETIC) el cual est
alineado con el Plan de Desarrollo Institucional 2013-2018 y que tiene por
objetivo determinar la ruta, que en materia de TIC, debe seguir la institucin
para alcanzar los resultados en los diferentes temas estratgicos planteados.
El presente documento recoge en primera instancia la filosofa organizacional,
donde se determinan las polticas institucionales que la universidad ha definido
en materia de las TIC, la misin y visin de la Unidad de Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones y se expresan los mbitos de accin sobre los
cuales se va a trabajar. El segundo captulo llamado Diagnstico, resume los
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componentes ms importantes del entorno interno, externo y las tendencias
observadas en materia de TIC para la educacin. Objetivos y proyectos, es el
tercer componente de este documento, el cual describe los proyectos
determinados para acompaar el plan de desarrollo junto con sus objetivos,
metas y estrategias. El cuarto apartado llamado Estructura, representa la
estructura organizacional definida a partir del segundo semestre del 2013 para
soportar los nuevos retos que afronta el rea. El ltimo tema es el presupuesto,
el cual por una parte, muestra en trminos monetarios la dimensin del reto que
la institucin est afrontado, y por otra es un instrumento de evaluacin que
facilita evaluar el desempeo de la gestin de la unidad.
Finalmente este documento si bien relaciona de manera general los proyectos
que se desarrollarn durante los prximos aos, al inicio de cada ao se publicar
un documento complementario a ste que listar el plan de accin con la
descripcin detallada de los proyectos a desarrollar en dicho ao.
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1. Filosofa Organizacional 1.1 Misin de TIC
La unidad Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en la UNAB
identifica e implementa tecnologas que transforman el quehacer universitario,
brinda asistencia a la operacin de la infraestructura y las aplicaciones
disponibles como apoyo a la gestin acadmica y administrativa de la universidad
y ofrece soluciones que promuevan el autoservicio de la comunidad universitaria.
1.2 Visin de TIC
En el 2018, la unidad de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones
consolidar una oferta tecnolgica alineada con los objetivos misionales de la
UNAB, para que sea reconocida por la innovacin en sus modelos de formacin y
la eficiencia en la gestin de procesos a travs de la incorporacin de TIC.
1.3 Poltica General de TIC
En la UNAB el desarrollo del talento humano de sus colaboradores compromete
conocimientos, habilidades y destrezas relacionadas con las responsabilidades
que cada miembro de la comunidad universitaria tiene a su cargo y la utilizacin
de tecnologas de la informacin y la comunicacin necesarias para su eficaz y
eficiente cumplimiento.
1.3.1 Polticas acadmicas
En la UNAB, el currculo y planes de formacin de profesionales incorporan
como componente de formacin el conocimiento y utilizacin de las TIC en
todos los niveles y modalidades de la oferta educativa.
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En la UNAB las prcticas educativas virtuales son un propsito fundamental
de la Comunidad universitaria y un componente estructural en todos los
niveles y modalidades de la formacin y de la gestin institucional.
La oferta educativa de la UNAB debe incluir en todos sus niveles y
modalidades un componente tecnolgico que contribuya a la articulacin
de la investigacin con los programas de formacin y al mejoramiento de
mtodos mediante la formulacin y aplicacin de estrategias innovadoras.
En la UNAB el empleo de las TIC es, adems de un soporte fundamental
del quehacer universitario, una estrategia que propicia la visibilidad de las
actividades institucionales y de su comunidad, en redes de conocimiento
acadmico y cientfico nacionales e internacionales.
En la UNAB el desarrollo de sus procesos misionales incorpora las TIC en
todas las modalidades y niveles de sus actividades de gestin e innovacin.
1.3.2 Polticas de Gestin
Las TIC como estrategia de gobierno institucional, se articulan a los
objetivos organizacionales de la UNAB, emplean prcticas y normas
internacionales en la ejecucin de sus procesos y sistemas actualizados,
apoyados en recursos tecnolgicos altamente competitivos.
En la UNAB, la toma de decisiones y la calidad y eficiencia de sus procesos
institucionales, se apoya en la moderna y actualizada conectividad digital
que se manifiesta en el mejoramiento continuo de su infraestructura
tecnolgica, sus sistemas de informacin, sus procesos organizacionales y
la eficacia de sus operaciones en favor de los servicios educativos.
La incorporacin tecnolgica de los ltimos avances en TIC, mantiene
actualizada la infraestructura de hardware y software, fortalece la
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pertinencia de la operacin institucional en todas sus reas, propicia la
innovacin de los procesos y el fortalecimiento de su utilizacin.
La estructura tecnolgica del Campus Virtual UNAB garantiza la movilidad,
disponibilidad y usabilidad de la informacin y facilita la participacin
de la comunidad universitaria en comunidades globales acadmicas y
cientficas.
El desarrollo de aplicaciones para dispositivos mviles es una estrategia
para promover la participacin de los usuarios de los servicios digitales de
la UNAB, su incorporacin a la nube fortalece la identificacin de
necesidades de los usuarios, garantiza la evaluacin y actualiza su
disponibilidad permanente en favor del mejoramiento continuo de los
servicios digitales.
En la UNAB, la capacitacin en TIC, corresponde a una parte fundamental
de la formacin del talento humano, integrada a la carrera docente para
los profesores, a las categoras de la planta de personal para los
administrativos y a los programas de formacin profesional para los
estudiantes, con los pesos porcentuales definidos y reglamentados por los
mbitos correspondientes
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2. Anlisis del Entorno El anlisis del entorno fue realizado durante el ao 2012 y contempla dos
aspectos fundamentales para comprender el entorno tecnolgico en el que se
mueve la universidad. En un primer momento se realiz un diagnstico interno
donde se revis internamente los servicios y los procesos de la unidad y las
necesidades tecnolgicas de las otras dependencias de la universidad. Tambin
se realiz un estudio del entorno tecnolgico educativo donde se identificaron las
principales tendencias.
Para facilitar la comprensin de este ejercicio, el diagnstico interno el cual se
ha dividido en seis ejes estratgicos: EnseanzaAprendizaje, Investigacin,
Procesos de Gestin Universitaria, Gestin de la Informacin, Formacin y
Cultura TIC y Organizacin de las TIC; mostrados en la figura No. 1. Por otra
parte, se hizo una revisin documental para entender el entorno educativo
actual, el cual fue fundamentado en los siguientes documentos: Libro blanco de
las tecnologas de la informacin y la comunicacin en el sistema Universitario
Andaluz, el Informe horizon, 2012 y las Tendencias Gartner, Forrester, IDC.
2012.
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Figura 1. Ejes estratgicos del PETIC
2.1 Diagnstico interno
Para la evaluacin del entorno interno, se emple la metodologa Control
Objectives for Information and related Technology (COBIT) la cual analiza la
incorporacin de TIC en los procesos mediante una escala de seis niveles de
madurez con el fin de identificar las reas de oportunidad de cada uno de los
ejes estratgicos. Para mayor detalle de los niveles de madurez puede revisar el
Anexo 1 donde estn definidos los niveles de madurez.
2.2 Resultado General Institucional
La evaluacin de los ejes estratgicos dentro del modelo de madurez planteado,
indica que la madurez de la universidad en la incorporacin de TI en sus procesos
se encuentra en el Nivel 2, Repetible, lo que significa que los procesos se han
desarrollado hasta el punto en que diferentes personas siguen procedimientos
similares emprendiendo la misma tarea. Sin embargo, la capacitacin es reducida
y la comunicacin formal de los procedimientos estndar se deja en manos de la
persona responsable lo que genera una alta dependencia en dichas personas y
Organizacin de las TIC
Enseanza-aprendizaje Inves8gacin
Ges8n universitaria
Ges8n de la informacin
Formacin y Cultura
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aumenta la probabilidad de errores. Esta condicin, hace que se requiera
esfuerzos significativos para lograr los niveles de efectividad, pertinencia y
oportunidad en la incorporacin tecnolgica que requiere la institucin para
alcanzar los resultados esperados en el Plan Estratgico de TIC. En la Tabla 1.
Estado en la escala de madurez COBIT de ejes estratgicos de TIC se describen
cada uno de los ejes evaluados y el nivel de madurez actual.
Tabla 1. Estado en la escala de madurez COBIT de ejes estratgicos de TIC
Eje Estratgico Descripcin Nivel de Madurez Actual
1. Organizacin de las TIC
Desarrolla acciones para la gestin de tecnologas de informacin y comunicaciones con procesos de calidad que permitan dar confiabilidad en la operacin, en la informacin y en los procesos de administracin y de gobierno mediante una planificacin estratgica de las TIC en la universidad, involucrando una estructura organizacional adecuada y recursos humanos competentes, una financiacin suficiente, estable y propia, con planes de mejora, aumento de la satisfaccin de los usuarios de los servicios de TIC y la colaboracin interinstitucional
2. Repetible
2. Enseanza-Aprendizaje
Comprende la definicin, adquisicin, implementacin y seguimiento (indicadores) de la oferta tecnolgica, as como su uso, pertinencia e innovacin, que facilite y apoye el desarrollo de las metodologas de enseanza-aprendizaje en la Universidad.
2. Repetible
3. Investigacin Evala los procesos de las reas de investigacin son apoyados a travs de TIC para la gestin de los investigadores, las herramientas para la visualizacin de la produccin interna, en convenios y externa y los sistemas de repositorios de produccin cientfica federados que permitan la interoperabilidad y la visualizacin, genere indicadores y estadsticas ms all de la publicacin en portales (Pginas Web).
1. Inicial
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Eje Estratgico Descripcin Nivel de Madurez Actual
4. Gestin universitaria
Evala los procesos de gestin universitaria orientados a servicios personalizados a travs de mltiples canales, con sistemas integrados que simplifica los procedimientos y estn totalmente orientados al autoservicio en condiciones de eficiencia y calidad en todo el ciclo de vida del estudiante.
3. Definida
5. Gestin de la informacin
Evala los procesos de gestin de la informacin documental y determina el estado de la incorporacin de TIC en la administracin de los recursos bibliogrficos en la universidad como apoyo a los programas presenciales y virtuales.
3. Definida
Nivel Institucional 2. Repetible
2.3 Diagnstico Externo
Segn Gartner, se estn empezando a ver seales ms concretas de un conjunto
viable de las capacidades basadas en la tecnologa que est permitiendo un
cambio fundamental en el ecosistema de la educacin. Dichas capacidades se
generan a partir de la incorporacin de tecnologas emergentes que mejoran la
productividad personal y organizacional y construyen capacidades de negocio que
mejoran la competitividad de la institucin.
Las nuevas capacidades de negocio generadas a partir de la incorporacin de TIC
son:
Digitalizacin del modelo educativo, a partir del aprovechamiento de los
activos digitales
Autopublicacin, a partir de los e-books
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Arquitectura empresarial que permite afianzar la capacidad de gobierno
de TIC
Estas capacidades se fortalecen adoptando tendencias transversales a los
diferentes sectores como movilidad, redes sociales y nube computacional. La
tabla a continuacin lista las principales tendencias tecnolgicas en el sector
educativo.
Tabla 2. Resumen de tendencias tecnolgicas en el mbito educativo.
Aspecto Tendencia
Docencia Plataformas e-learning. Software de fuentes abiertas. Soluciones Software as a Service (SaaS). Repositorios de objetos de aprendizaje. Libros de texto electrnicos. Software de notificacin masiva. Expediente electrnico nico. Aprendizaje a travs de dispositivos mviles. e-Portfolios. Computacin social. Correo en nube o Cloud mail. Wikis. Gestin del conocimiento. Gestin de la informacin de usuarios o CRM. Difusin en abierto de contenidos.
Investigacin y transferencia de conocimiento
Sistemas centralizados de gestin de la investigacin. Repositorios de produccin cientfica. Tcnicas de archivo de conservacin digital. Herramientas tecnolgicas de apoyo a la investigacin (Computacin
Grid, Computacin Cuntica). Computacin como servicio o CaaS. Herramientas de trabajo colaborativo. Gestin de los derechos digitales.
Gestin y Sistemas de planificacin financiera o mdulos de sistemas de planificacin de recursos o ERP.
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Aspecto Tendencia
Procesos Escritorio virtual. Suites de productividad office basadas en web. Web personal. Sistemas de gestin de identidad Aplicaciones con conciencia propia o semntica.
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3. Ecosistema TIC-UNAB Para alcanzar la Misin y Visin propuestas por la Oficina de TIC se ha diseado el
Ecosistema de TIC de la UNAB, que identifica cmo los clientes de las tecnologas
interactan con los contenidos de informacin o servicios que la universidad
ofrece y los sistemas e infraestructura que soportan todos los componentes.
Figura 2. Ecosistema de las TIC de la UNAB
3.1 Gobierno de las TI
A este subsistema pertenecen todas las normas y polticas institucionales que
pretenden hacer un uso eficiente y efectivo de los recursos tecnolgicos y
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garantizar la alineacin de las inversiones en tecnologa con las estrategias y
misin de la universidad. Est subdivido en cuatro componentes, el primero es
Auditora y Gestin de procesos, el cual pretende implementar en la unidad de
TIC la cultura de calidad, garantizando que los procesos de TIC cumplen con
estndares de calidad para lograr eficiencia en la operacin. Seguridad de la
informacin, que pretende definir e implementar polticas institucionales que
permitan resguardar y proteger la informacin de la universidad, buscando
mantener la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la misma. Gestin
de servicios, que pretende garantizar el cumplimiento de los acuerdos de niveles
de servicio de TIC y mejorar la satisfaccin de los usuarios. Gestin de proyectos,
que pretende implementar las mejores prcticas para la gestin adecuada de los
proyectos del rea.
3.2 Infraestructura
A este subsistema pertenecen los servidores, plataformas de almacenamiento y
aplicaciones, de bases de datos, la red de datos que permite la trasferencia de
informacin desde y hacia Internet o los usuarios clientes y entre los diferentes
sistemas de informacin; y por ltimo el subcomponente recursos TIC que
corresponden a los computadores de escritorio, porttiles, video beams,
tabletas, software acadmico y administrativo y otros elementos disponibles para
uso de la comunidad universitaria.
3.3 Sistemas
Pertenecen a este subsistema, a todas las herramientas de software, que
requiere la institucin para responder a la operacin de los procesos propios de
la gestin universitaria; se identifican tres componentes: sistemas acadmicos,
entre los que se encuentran Banner Acadmico, Evaluacin docente, Sistema de
evaluacin de competencias y Sistema de Votacin, Sistema de Emisin de
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Boletines SEB del Caldas, entre otros; sistemas administrativos y financieros,
entre los que se encuentran el Sistema de Recursos Humanos - SARA, Banner
Financiero y Sistema de Cartera, entre otros; y el sistemas gerenciales,
corresponden a aquellos para el anlisis de procesos y tendencias y permite la
toma de decisiones en todos los niveles de la institucin. Entre estos se
encuentran el Sistema Balance Score Card Visin Empresarial y el Sistema de
Autoevaluacin.
3.4 Contenidos
Pertenece a este subsistema, la informacin generada o extrada de los
diferentes sistemas puede ser accedida para uso mediante la publicacin en los
Portales Institucionales, en sitios Web especializados, en los sitios Web para
eventos y en las plataformas de E-learning.
3.5 Canales
Los Canales de Comunicacin Institucionales, brindan accesibilidad a los
contenidos y los ponen al alcance de la comunidad universitaria y facilitan a su
vez la retroalimentacin para conocer sus necesidades y opiniones y mantener el
flujo de informacin bidireccional en la institucin.
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4. Proyectos del PETIC El Plan Estratgico de TIC define dos grandes proyectos los cuales buscan
alcanzar los objetivos institucionales mediante la incorporacin y metodologas
de Gestin de TIC en todos los mbitos organizacionales. En el anexo 2 se
identifican los niveles de madurez que se espera alcanzar en el 2018 al finalizar
la ejecucin del presente plan estratgico. A continuacin se describen los
proyectos estratgicos de TIC.
4.1 Proyecto Conectividad del Campus
El sector educativo, igual que otras industrias, est siendo transformado por
diferentes fuerzas que afectan de manera transversal los objetivos, los
comportamientos y las tradiciones de la comunidad educativa. Una de estas
fuerzas corresponde a las tecnologas de la informacin y comunicacin por lo
tanto es primordial aprovecharla oportuna y adecuadamente para generar a la
institucin valor, en trminos de eficiencia y productividad y en el logro de los
objetivos estratgicos institucionales, que con el uso creativo en todos los
mbitos de la universidad puede ayudar a generar altos niveles de
competitividad.
El proyecto Conectividad del Campus, busca que en el 2018 la universidad tenga
polticas y procesos adecuados de gestin tecnolgica y cuente con sistemas de
informacin, contenidos y canales modernos y alineados a todos los frentes de
trabajo de la estrategia de TIC. Al terminar el proyecto, se han desarrollado
varios ejercicios de innovacin que han permitido la incorporacin de los nuevos
avances y tecnologas y su apropiacin por toda la comunidad.
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4.1.1 Objetivo General
Fortalecer el intercambio de informacin de los diferentes miembros de la
comunidad universitaria a travs del mejoramiento de la infraestructura
tecnolgica, de sistemas de informacin y de procesos organizacionales con el fin
de incrementar la eficiencia en la operacin, apoyar la toma de decisiones y
aumentar los niveles de calidad de servicio.
4.1.2 Descripcin de las estrategias y objetivos especficos
El proyecto Conectividad del Campus est sustentado en la ejecucin de cinco
estrategias como se observa en la figura No. 3. A continuacin se describen los
objetivos de cada una de estrategias.
Figura 3. Estrategias de TIC asociadas al proyecto Conectividad del Campus
Conec8vidad del Campus
Gobierno de TI
Arquitectura empresarial
Actualizacin tecnolgica
Innovacin pedaggica
Apropiacin de TIC
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Gobierno de TI: Optimizar los procesos de gestin y gobierno de TIC, mediante la
implementacin de prcticas y normas internacionales, que permitan unir los
procesos, recursos tecnolgicos y la informacin con los objetivos de la
institucin, con el fin de posicionar la funcin estratgica de las TIC.
Arquitectura empresarial: Fortalecer los sistemas institucionales para mejorar
la eficiencia de los procesos de gestin y soporte a las actividades universitarias.
Actualizacin tecnolgica: Actualizar la infraestructura de hardware, software y
telecomunicaciones de la institucin que permita a los programas acadmicos y
las reas administrativas incorporar los ltimos avances de las TIC en sus labores
operativas.
Innovacin pedaggica: Adoptar las ltimas tendencias tecnolgicas pertinentes
para el contexto de la institucin que permitan innovar los procesos y maximizar
los beneficios de la incorporacin de TIC.
Apropiacin y uso de TIC: Fomentar el uso y apropiacin de las TIC con el fin de
maximizar la utilizacin de los recursos disponibles incorporndolos en el hacer
de los miembros de la comunidad universitaria. En la siguiente tabla se describen
los objetivos especficos de cada estrategia y en el anexo 3 se detallan los
subproyectos que se desarrollarn en los prximos seis aos.
Es importante resaltar que los proyectos listados en el anexo 3 corresponden a
nuevas iniciativas a desarrollar hasta el ao 2018. Las actividades que hacen
parte de la operacin de las reas de Sistemas, Infraestructura y Centro de
Atencin en TIC para el mantenimiento de los recursos y servicios actualmente
disponibles en materia de TIC no estn listadas en los anexos de los
subproyectos.
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Tabla 3. Objetivos especficos por estrategia en el proyecto Conectividad del Campus
Estrategias Objetivos especficos
Gobierno de TI Identificar los objetivos de negocio y estrategias que requieren un modelo de gobierno de TI
Definir los comits institucionales que permitan articular la cadena de decisiones y supervisin de la gestin y de los proyectos de implementacin de TIC en la universidad.
Identificar los procesos de operacin de TIC susceptibles a ser tercerizados y definir los procesos de contratacin de proveedores, seguimiento y control.
Optimizar los procesos de valor de la Universidad articulados con TIC. Identificar el enfoque para disear el portafolio de TIC teniendo en
cuenta el seguimiento de inversiones, financiacin y factores de xito de las inversiones aprobadas
Arquitectura empresarial
Implementar nuevos sistemas transaccionales de informacin para procesos misionales.
Integrar los diversos sistemas implementados en la institucin para lograr los niveles de interoperabilidad y gestin de identidades requerida.
Automatizar los procesos misionales de la organizacin. Implementar nuevos sistemas de informacin para procesos de
soporte. Implementacin de nuevos sistemas de informacin para el anlisis de
informacin y toma de decisiones.
Actualizacin tecnolgica
Implementar servicios de comunicaciones que permitan aprovechar la infraestructura de red existente.
Mantener actualizada la conectividad de red fsica e inalmbrica segn las necesidades de crecimiento de la institucin.
Satisfacer las necesidades de hardware y software de la institucin.
Innovacin TIC Implementar sistemas para la gestin de la investigacin y del conocimiento.
Implementar las tendencias TIC pertinentes al contexto de la universidad que permitan mejorar la prestacin de los servicios actuales en TIC.
Apropiacin y uso de las TIC
Implementar estrategias de promocin del uso de los recursos y servicios TIC con que cuenta la universidad.
Definir el portafolio de servicios del Centro de Atencin en TIC que
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Estrategias Objetivos especficos
permita alinearlos de acuerdo a los procesos de desarrollo de compentencias TIC desarrollados en la institucin.
4.2 Proyecto Campus Virtual
La tecnologa se est expandiendo ms all de los salones de clase fsicos
ajustndose a las preferencias de tiempo, lugar y estilo de los usuarios de la
comunidad universitaria. Razn por la cual, es necesario soportar iniciativas de
acceso a servicios y consumo de contenido digital tanto en el campus como fuera
de ste. Por lo tanto, la informacin debe estar disponible para diversas
interfaces, dispositivos y aplicaciones pues no es suficiente la aglomeracin de
nuevas funciones y caractersticas en una sola plataforma.
En el 2018, la UNAB consolidar un portafolio de informacin, aplicaciones y
contenidos que apoyen a los miembros de la comunidad universitaria satisfacer la
demanda de servicios digitales que esperan de la institucin, tendr una
combinacin balanceada de sistemas en la nube, comunidades en redes sociales y
servicios a travs de equipos mviles aumentando las oportunidades para atraer a
nuevos usuarios y mejorando la visibilidad de la institucin.
4.2.1 Objetivo General
Desarrollar la estructura del Campus Virtual UNAB, facilitando la participacin en
la Comunidad Educativa Global, para garantizar la movilidad, disponibilidad y
usabilidad de la informacin y participacin de los usuarios respondiendo a las
expectativas digitales de los miembros de la comunidad universitaria y las
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necesidades de crecimiento tecnolgico.
4.2.2 Descripcin de las estrategias
El proyecto Campus Virtual est sustentado en la ejecucin de cuatro estrategias
que estn definidas en la figura 4. A continuacin se describen los objetivos de
cada una de las estrategias.
Figura 4. Estrategias de TIC asociadas al proyecto Campus Virtual
Informacin y servicios digitales: Habilitar el acceso a los contenidos digitales,
servicios e informacin de acuerdo a las necesidades de los usuarios.
Campus App Store: Desarrollar e implementar aplicaciones para dispositivos
mviles que aumenten la disponibilidad de la informacin.
Colaboracin y social: Incorporar estrategias de participacin de los usuarios en
Campus Virtual
Informacin y servicios digitales
Campus App Store
Colaboracin y social
Computacin en la nube
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el uso de los servicios digitales con el fin de aprovechar la experiencia colectiva
para la identificacin de necesidades y mejoramiento continuo.
Computacin en la nube: Incorporar servicios en la Nube para garantizar las
necesidades de crecimiento, de seguridad y de disponibilidad de los servicios
digitales de la universidad.
En la siguiente tabla se describen los objetivos especficos de cada estrategia y
en el anexo 4 se describen los proyectos que desarrollaran en los siguientes seis
aos.
Tabla 4. Objetivos especficos por estrategia en el proyecto Campus Virtual
Estrategias Objetivos
Informacin y servicios digitales
Implementar repositorios de informacin digitales con buenas prcticas en TIC.
Integrar las fuentes de informacin para facilitar la bsqueda. Integrar los recursos y servicios digitales para facilitar el acceso al
usuario. Incorporar auto-servicios para procesos administrativos y
acadmicos. Campus App Store Desarrollar aplicaciones de soporte a los procesos de gestin
universitaria. Desarrollar aplicaciones de apoyo para el proceso enseanza
aprendizaje. Desarrollar aplicaciones de uso general para la promocin de los
programas acadmicos. Colaboracin y social
Implementar sistemas de informacin que permitan el desarrollo de comunidades virtuales.
Fortalecer el trabajo colaborativo utilizando TIC. Integrar redes sociales como Foursquare, LinkedIn, Facebook
Connect a los procesos administrativos. Computacin en la nube
Obtener disponibilidad de almacenamiento requerida por la organizacin.
Obtener acceso a aplicaciones segn las necesidades de la organizacin.
Aumentar la disponibilidad de servicios.
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Estrategias Objetivos
Implementar los sistemas de GLMS en la nube
5. Indicadores y metas A continuacin se describen las metas y los indicadores de los proyectos de
Conectividad del Campus y Campus Virtual
Estrategias Indicador Lnea base Meta
Gobierno de TI Nivel de Madurez COBIT Nivel 2. Repetible Nivel 4. Administrada
Arquitectura empresarial
No. de procesos alineados estratgicamente con TIC
No identificada Aumentar un 50% de los procesos sistemados con respecto a la lnea base.
Actualizacin tecnolgica
Incorporar TIC en los espacios acadmicos
20% de los espacios acadmicos con acceso a las TIC
< 30% de obsolescencia tecnolgica
Innovacin TIC Realizar proyectos de innovacin pedaggica con TIC
No identificada Realizar 2 proyectos de innovacin con TIC por ao, a partir del 2015
Apropiacin y uso Desarrollar campaas de No realizada hasta la 1 estrategia de
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Estrategias Indicador Lnea base Meta
de las TIC sensibilizacin y acompaamiento a la comunidad en el uso de TIC
fecha promocin anual
Desarrollo de materiales para el 100% de los servicios
Informacin y servicios digitales
Implementacin de servicios de informacin y servicios digitales
No definida Reestructuracin de los portales
Implementar nuevos servicios de consulta de informacin a partir del 2014
Campus App Store
Desarrollar servicios para dispositivos mviles
No hay desarrollo en esta lnea
2 app por ao a partir del 2014
Contar con AppStore Unab en el 2017
Campus social Desarrollo de comunidades virtuales
No lnea base 1 servicio de colaboracin y redes por ao
Computacin en la Nube
Implementacin de sistemas en la nube
No hay desarrollo en esta estrategia
1 iniciativa TIC al ao que utilice la nube privada o pblica
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6. Estructura Organizacional La estructura organizacional del rea de TIC de la UNAB se caracteriz hasta el
ao 2012 por cubrir las necesidades de soporte operativo de sistemas de
informacin e infraestructura tecnolgica, unidades formalmente creadas en la
estructura organizacional de la Universidad. Sistemas de Informacin, rea
encargada de la implementacin, mantenimiento y desarrollo de sistemas de
informacin que apoyan los procesos de gestin universitaria; y el rea de
Infraestructura Tecnolgica, encargada de soportar el funcionamiento de las
redes y servidores que constituyen la plataforma base para el desarrollo de
sistemas, servicios y contenidos digitales. Las actividades de soporte tambin
incluan soporte a usuarios, prstamo de recursos tecnolgicos y audiovisuales,
seguridad informtica y portales gestionados directamente desde direccin de
TIC.
La estructura del rea necesaria para implementar el plan estratgico de TIC:
2013-2018 requiere una fuerte transformacin. La siguiente figura muestra dicha
estructura organizacional.
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Figura 5. Estructura Organizacional de TIC
6.1 Direccin de TIC
Su funcin principal es orientar a las diferentes reas acadmicas y
administrativas de la universidad, en alcanzar el valor estratgico de la
utilizacin de la tecnologa y la informacin. Para ello, se debe identificar las
tecnologas que permitirn la transformacin de la institucin y definir polticas y
procedimientos que garanticen el uso efectivo y eficiente de las TIC en la
consecucin de los objetivos estratgicos de la universidad.
6.2 Estrategia TIC
Como una unidad de naturaleza matricial, Estrategia TIC impacta a las diferentes
unidades operativas del rea, definiendo los lineamientos para la adopcin de
mejores prcticas en cuanto a procesos, auditora, gestin de proyectos, gestin
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de servicios, seguridad de la informacin y uso y apropiacin de las TIC. Todo
esto buscando la optimizacin de los recursos disponibles y la satisfaccin de los
usuarios beneficiarios de servicios TIC.
6.2.1 Infraestructura TIC
Unidad responsable por mantener en operacin los servidores y plataformas que
soportan las aplicaciones, sistemas de informacin y servicios digitales
disponibles para los diferentes miembros de la comunidad universitaria.
6.2.2 Sistemas de Informacin
Unidad responsable por desarrollar, implementar, interconectar y administrar
todos los sistemas de informacin que soportan la gestin acadmica, financiera
y administrativa de la universidad, as como los diferentes canales de acceso a la
informacin.
6.2.3 Centro de Atencin en TIC
Unidad responsable por administrar los recursos fsicos de TIC (Aulas de
informtica, Equipos de cmputo y audiovisuales) y prestar atencin y soporte
tcnico a los miembros de la comunidad universitaria.
A partir de la interaccin con los usuarios, esta unidad identifica problemas,
necesidades y oportunidades respecto al uso adecuado de los recursos y servicios
tecnolgicos disponibles en la universidad.
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7. Presupuesto La ejecucin del PETIC requiere una inversin aproximada de 28 mil millones de
pesos durante el periodo 2013 2018. Esta inversin, est distribuida en las
diferentes estrategias de los proyectos macros en TIC (Conectividad y Campus
Virtual), donde la estrategia de actualizacin tecnolgica, es la de mayor
inversin durante los primeros aos y a partir del tercer ao es complementada
por las estrategias de arquitectura empresarial, nube computacional y servicios
digitales.
Figura 6. Distribucin del presupuesto de inversin por ao y proyecto
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Anexos Anexo 1. Descripcin de cada nivel del Modelo de Madurez COBIT
Nivel 0 Inexistente
Nivel 1 Inicial
Nivel 2 Repetible
Total falta de un proceso reconocible. La Universidad no reconoce que hay un problema que resolver.
Hay evidencia de que la Universidad ha reconocido que los problemas existen y que necesitan ser resueltos. Sin embargo, no hay procesos estandarizados pero en cambio hay mtodos ad-hoc que tienden a ser aplicados en forma individual o caso por caso. El mtodo general de la administracin no es organizado.
Los procesos se han desarrollado hasta el punto en que diferentes personas siguen procedimientos similares emprendiendo la misma tarea. No hay capacitacin o comunicacin formal de procedimientos estndar y la responsabilidad se deja a la persona. Hay un alto grado de confianza en los conocimientos de las personas y por lo tanto es probable que haya errores.
Nivel 3 Definida
Nivel 4 Administrada
Nivel 5 Optimizada
Los procedimientos han sido estandarizados, documentados, y comunicados a travs de capacitacin. Sin embargo se ha dejado en manos de la persona el seguimiento de estos procesos, y es improbable que se detecten desviaciones. Los procedimientos mismos no son sofisticados sino que son la formalizacin de las prcticas existentes.
Es posible monitorear y medir el cumplimiento de los procedimientos y emprender accin donde los procesos parecen no estar funcionando efectivamente. Los procesos estn bajo constante mejoramiento y proveen buena prctica. Se usan la automatizacin y las herramientas en una forma limitada o fragmentada.
Los procesos han sido refinados hasta un nivel de la mejor prctica, basados en los resultados de mejoramiento continuo y diseo de la madurez con otras universidades. TI se usa en una forma integrada para automatizar el flujo de trabajo, suministrando herramientas para mejorar la calidad y la efectividad, haciendo que la empresa se adapte con rapidez.
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Anexo 2. Niveles de Madurez Esperados
Eje Estratgico Descripcin Nivel de Madurez Esperados
Organizacin de las TIC
Desarrolla acciones para la gestin de las Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones integradas, que permitan llevar a cabo, controlar y soportar los procesos de la Universidad basados en las mejores prcticas.
4. Administrada
Enseanza-Aprendizaje
Comprende la seleccin, adquisicin, implementacin y seguimiento (indicadores) de infraestructura digital y soporte para el desarrollo de las metodologas de enseanza-aprendizaje en la Universidad y el Instituto Caldas.
3. Definida
Investigacin Evala los procesos de las reas de investigacin que son apoyadas a travs de TIC, las herramientas para la visualizacin de la produccin intelectual interna, en convenio o externa, los sistemas de repositorios de produccin cientfica federados que permitan la interoperabilidad y la visualizacin.
4. Administrada
Gestin universitaria Evala los procesos de gestin universitaria orientados a servicios personalizados a travs de mltiples canales, con sistemas Integrados que simplifique y optimice los trmites, de la comunidad acadmica con orientacin al autoservicio.
3. Definida
Gestin de la informacin
Evala los procesos de gestin de la informacin documental y administracin de los recursos bibliogrficos, publicaciones electrnicas y repositorios institucionales de la universidad.
3. Definida
Formacin y cultura Desarrolla acciones que se orientan a los esfuerzos de formacin y capacitacin en TIC, as como al uso con responsabilidad social, proteccin y control de acceso a las tecnologas de informacin.
4. Administrada
Nivel Institucional El desarrollo de los procesos ms importantes de la institucin estn definidos y organizados con ayuda de las TIC.
3. Definda
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Anexo 3. Lista de subproyectos del Proyecto Conectividad del Campus
rea responsable Nombre Centro de Atencin en TIC Implementacin de estrategias para fortalecer el uso de los elementos TIC
disponibles en el aula Centro de Atencin en TIC Optimizacin del proceso de Impresin de las diferentes dependencias de la
Universidad Centro de Atencin en TIC Implementacin de salas mviles de tabletas y porttiles en los diferentes
campus Centro de Atencin en TIC Consolidacin y unificacin de aulas de informtica y multimedios
Centro de Atencin en TIC Implementacin de herramientas de apoyo a la investigacin
Direccin de TIC Definicin del modelo de Gobernabilidad TIC
Estrategia TIC Implementacin del SGC de Proyectos para la Oficina de TIC
Estrategia TIC Definicin de procesos y procedimientos del rea de TIC y sus correspondientes controles de auditora
Estrategia TIC Definicin de la gestin de servicios TIC e implementacin de la mesa de ayuda para los servicios UNAB
Estrategia TIC Establecimiento polticas de Seguridad de la informacin de la UNAB
Infraestructura TIC Almacenamiento de informacin institucional
Estrategia TIC Optimizacin de los procesos de adquisicin de software y hardware
Infraestructura TIC Reubicacin del data center
Infraestructura TIC Ampliacin de la cobertura de la red inalmbrica Infraestructura TIC Comunicaciones unificadas
Infraestructura TIC Directorio activo para la optimizacin de los procesos de autenticacin y autorizacin de usuarios en los diferentes servicios TIC de la universidad
Infraestructura TIC Implementacin del Sistema de control y monitoreo remoto de equipos de Telecomunicaciones
Centro de Atencin en TIC Implementacin de un sistema de control de acceso a laboratorios especializados y aulas de informtica
Sistemas de Informacin Sistema de cartera Olivanova
Sistemas de Informacin Consolidacin de pagos en lnea
Sistemas de Informacin Sistema de gestin documental
Sistemas de Informacin Implementacin de normas internacionales sistema Banner finanzas
Sistemas de Informacin Implementacin de la plataforma Workflow para la automatizacin de procesos
Sistemas de Informacin Implementacin de sistemas para inteligencia de negocio
Sistemas de Informacin Adecuacin del Sistema de evaluacin del desempeo del personal administrativo y docente
Sistemas de Informacin Implementacin del sistema de horarios y programacin acadmica
Sistemas de Informacin Implementacin del sistema para la gestin de contratos y convenios
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Sistemas de Informacin Implementacin del mdulo de Control, Asesora y Planeacin de Programas CAPP y Proyeccin de Matrcula
Sistemas de Informacin Integracin de los diferentes sistemas institucionales
Sistemas de Informacin Implementacin del sistema de gestin de proyectos de consultora
Sistemas de Informacin Sistematizacin de los procesos acadmicos y financieros de educacin continua
Sistemas de Informacin Implementacin del sistema de gestin de investigaciones
Sistemas de Informacin Implementacin del sistema de gestin de conocimiento
Sistemas de Informacin Implementacin de plataformas de apoyo al aprendizaje (LMS, MOOC, Portafolios digitales)
Sistemas de Informacin Implementacin del sistema CRM que apoye todo el ciclo de vida de los estudiante
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Anexo 4. Lista de subproyectos del Proyecto Campus Virtual
rea responsable Nombre Centro de Atencin en TIC Generacin de conocimiento institucional a partir de la gestin de proyectos en
TIC e instructivos de uso de los recursos disponibles Centro de Atencin en TIC Virtualizacin de escritorios de las aulas de estudiantes y los computadores
administrativos Sistemas de Informacin Implementacin de nuevos canales de acceso a la informacin a los diferentes
miembros de la comunidad universitaria
Sistemas de Informacin Implementacin de aplicaciones mviles para la gestin acadmica y servicios universitarios
Sistemas de Informacin Implementacin de aplicaciones mviles para apoyo a la docencia
Sistemas de Informacin Desarrollo e implementacin de un sistema mvil de alertas tempranas para el control de la desercin con apoyo del MEN
Sistemas de Informacin Implementacin de aplicaciones mviles para la promocin de programas
Sistemas de Informacin Modernizacin de los portales universitarios
Sistemas de Informacin Implementacin de la plataforma de repositorios digitales
Sistemas de Informacin Implementacin de herramientas de colaboracin para la gestin administrativa y acadmica
Sistemas de Informacin Integracin de los sistemas de bsqueda con las bases de datos digitales
Sistemas de Informacin Implementacin de la agenda electrnica institucional
