BAB IPENDAHULUAN

I.1.Latar Belakang

Himpunan Mahasiswa Sipil Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin (HMS FT-UH) adalah organisasi kemahasiswaan di tingkat jurusan sebagai wadah gerakan kemahasiswaan yang bergerak di bidang akademik, kemasyarakatan, dan kemahasiswaan, yang bertujuan sebagai wahana dan sarana pengembangan diri mahasiswa sipil ke arah terbentuknya mahasiswa yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, professional, memiliki wawasan kecendekiawanan dan integritas kepribadian dalam rangka mewujudkan masyarakat yang adil dan makmur.

Pencapaian tujuan HMS FT-UH dapat dilakukan apabila kerjasama semua unsur yang ada dalam organisasi ini berjalan dengan baik dan lancar. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerjasama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efektif dan efisien. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu titik tertentu. Pengendalian proses kerjasama disusun dalam pedoman administrasi yang merupakan bagian administrasi secara umum.

Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat, terutama kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai cita cita perjuangan, maka perlu dilakukan penyempurnaan pedoman administrasi HMS FT-UH.

I.2.Tujuan

Pedoman administrasi HMS FT-UH bertujuan untuk dijadikan pedoman dalam pengelolaan administrasi HMS FT-UH dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi organisasi.

I.3. Ruang Lingkup

Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman administrasi ini mencakup :

1. Administrasi Kesekretariatan

2. Administrasi Keuangan

BAB II

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

II.1.Pengertian

Banyak pengertian administrasi yang diberikan oleh para ahli administrasi, namun sacara umum administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. Pada intinya pengertian administrasi mencakup :

a. Kerjasama

b. Banyak orang

c. Pencapaian tujuan bersama

Dalam perkembangannya, banyak ahli yang menyebut bahwa administrasi kini menjadi suatu disiplin ilmu dan ada juga yang menyataan adminstrasi itu adalah seni.

Adminstrasi disebut sebagai disipiln ilmu yang berdiri sendiri karena memenuhi prasyarat suatu disiplin ilmu sebagai ilmu pengetahuan yang mandiri, yaitu :1. Administrasi memiliki objek material yaitu manusia, artinya manusia merupaka pokok masalah yang dibahas.

2. Administrasi memiliki objek formal, artinya administrasi merupakan suatu penyelenggaraan, baik yang bermula pada perencanaan sampai pada tahap evaluasi.3. Administrasi diterima secara universal di seluruh dunia.4. Administrasi dapat dipelajari dan diajarkan.

5. Administrasi mempunyai sistematika yang khas, administrasi setiap kelompok atau organisasi tidaklah sama dan administrasi dapat berubah sesuai ruang dan waktu.

Administrasi juga disebut sebagai seni karena dalam administrasi juga dikenal berbagai cipta, rasa dan karsa seorang administrator (pelaksana administrasi). Hal tersebut mempengaruhi anggota organisasinya, cara kerja, membuat perubahan administrasi secara baik, benar dan indah penyelenggaraannya, rekayasa keadaan yang mengikat tanpa paksaan. Administrasi memiliki seni merencanakan, membiayai, mengatur, mengurus dan seni menyelenggarakan kegiatan baik rutin maupun insidentil.

Secara umum seni administrasi merupakan kemampuan dan kemahiran seseorang untuk mewujudkan berbagai strategi pemecahan masalah, yang mencakupi pengidentifikasian, pemberian solusi, pembiayaan, pengkoordinasian dan evaluasi. Administrasi Kesekretariatan adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan secretariat, persuratan, pengadaan dan pencatatan barang barang milik organisasi.II.2.Sekretariat

II.2.1.Pengertian Sekretariat

Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya sebagai sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi, informasi mengenai organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan, kebijakan serta penghubung dengan anggota masyarakat.

II.2.1.Alat Alat Sekretariat

Dalam pelaksanaan kegiatan secretariat diperlukan alat alat antara lain : computer, stempel, papan nama, lemari, rak buku, meja, kursi, papan tulis dan lain sebagainya.

II.2.3.Pengelolaan Sekretariat

II.2.3.1.Fungsi Sekretariat yaitu :

a. Pusat pengendalian organisasi.b. Tempat pelaksanaan administrasi organisasi.c. Tempat pengagendaan dan pelaksanaan persidangan/rapat.d. Tempat pengorganisasian tugas tugas rutin dan insidentil.

e. Tempat pengorganisasian pelaksanaan keputusan dan program.

f. Tempat pelaksanaan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/komunikasi organisasi.

6. Tempat koordinasi personalia.

II.2.3.2.Pengaturan Sekretariat

Agar sekretariat HMS FT-UH dapat berfungsi secara optimal, maka perlu dibuat pengaturan mengenai sekretariat meliputi letak, bangunan serta sumber daya manusianya.

a. Letak Sekretariat

Fungsi fungsi sekretariat HMS FT-UH dapat berjalan efektif apabila terletak pada tempat yang strategis serta berada pada lingkungan yang kondusif.b. Bangunan/Ruangan

Bangunan sekretariat HMS FT-UH hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan organisasi. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat hendaknya diperhatikan hal hal sebagai berikut :

Jumlah ruangan memadai

Kelengkapan peralatan sekretariat

Kesehatan, kebersihan dan kerapian sekretariat.c. Sumber Daya Manusia

Salah satu factor penting dalam pengelolaan sekretariat adalah tenaga pengelola. Sangat baik apabila tiap tingkatan pimpinan memiliki sekretariat eksekutif yang secara khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif dalam keseharian organisasi. Namun apabila tidak memungkinkan, maka diaturpembagian tugas dalam pengelolaan sekretariat misalnya diatur piket sekretariat sekaligus sebagai asrama kader yaitu tempat tinggal Pimpinan HMS FT-UH, sehingga dapat melaksanakan tugas rutin organisasi.II.3. Inventaris Organisasi

II.3.1.Pengertian

Inventaris adalah sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari :1. Inventaris permanen, yaitu kekayaan organisasi yang dalam jangka waktu relatif lama tidak akan mengalami perubahan, seperti gedung, lemari, papan tulis dan lain lain.

2. Inventaris tidak permanen, yaitu kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti kop surat dan lain lain.

II.3.2.Pengelolaan Inventaris

1. Inventaris dalam bentuk apapun yang diperoleh untuk kepentingan HMS FT-UH dan atau mengatasnamakan HMS FT-UH dan menunjang operasional organisasi dikelola oleh pimpinan HMS FT-UH.

2. Untuk mengontrol inventaris perlu dibuat daftar inventaris dalam sebuah buku khusus (buku inventaris).Contoh kolom pada buku inventaris :

No.Nama BarangBahan/MerkAsal BarangJumlah BarangKet.

123456

3. Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh personalia yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. Penyimpanan harus dilaksanakan dan ditempatkan di secretariat kecuali yang sifatnya fungsional4. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman atau mengisi pada buku khusus.Contoh klom penyimpanan inventaris :No.Nama BarangBahan/MerkAsal BarangJumlah BarangKet.

123456

5. Inventaris HMS FT-UH yang berada pada lingkup pengelolaan harus dipertanggungjawabkan kepada pimpinan HMS FT-UH yang lebih tinggi dan musyawarah tertinggi pada tingkat kepeminpinan yang bersangkutan. Penelitian kebenaran inventarisasidilakukan oleh Tim Verifikasi.

II.4.Buku Buku Organisasi

II.4.1.Buku Tamu

Buku tamu adalah buku yang diperuntukkan bagi semua tamu yang dating. Setiap tamu yang berkunjung ke sekretariat mengisi buku tamu tersebut.

Contoh kolom untuk buku tamu :

12345678910

Keterangan kolom :

1. Nomor urut tamu yang datang/berkunjung (No.)2. Hari dan tanggal kedatangan tamu (Hari/Tanggal)3. Waktu pada saat tamu berkunjung (Waktu/Pukul)

4. Nama lengkap tamu

5. Organisasi/Instansi yang diwakili (Alamat)

6. Personal yang ingin ditemui (Bertemu Dengan)

7. Maksud kedatangan tamu (Tujuan)

8. Sudah ada perjanjian bertemu atau belum

9. Tanda tangan

10. Keterangan

II.4.2.Buku Agenda Surat

Buku agenda surat adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat surat masuk dan surat surat keluar.Contoh kolom untuk surat masuk :

No.Nomor SuratTanggal MasukDariPerihalTanda TanganKet.

1234567

Contoh kolom untuk surat keluar :

No.Nomor SuratTanggal KeluarTujuanPerihalTanda TanganKet.

1234567

Keterangan kolom :

1. Nomor urut surat masuk atau keluar2. Nomor persuratan yang diterima atau dikirim3. Tanggal diterimanya surat masuk atau dikirimnya surat keluar4. Asal surat atau tujuan surat

5. Maksud isi surat, ditulis singkat dan jelas

6. Tanda tangan penerima surat masuk atau pengirim surat keluar

7. Keterangan, biasanya menjelaskan status dan hal hal lain yang dianggap perlu.

II.4.3.Buku Notulensi

Buku notulensi adalah buku yang dipergunakan oleh pimpinan rapat/sidang ketika rapat/sidang berlansung. Buku ini dipergunakan untuk mencatat hal hal yang dirasa penting/perlu oleh pimpinan rapat/sidang atau orang lain yang ditugaskan untuk itu. Buku ini memuat waktu, tempat dan agenda.

II.4.4.Buku Presensi Rapat/Sidang

Buku presensi rapat/sidang adalah buku yang memuat daftar hadir peserta rapat/sidang yang diadakan oleh pengurus HMS FT-UH dalam setiap rapat/sidangnya. Hari; tanggal; jenis sidang; mulai jam; sampai jam; pimpinan sidang; dihadiri oleh; (pokok pembicaraan dan keputusan); keterangan.Contoh kolomnya :

No.NamaJabatan/AngkatanTanda TanganKet.

12345

Keterangan kolom :

1. Nomor urut kehadiran peserta rapat

2. Nama lengkap peserta rapat

3. Jabatan struktural dalam kepengurusan eksekutif, legislatif dan angkatan di HMS FT-UH

4. Tanda tangan peserta rapat

5. Hal hal lain yang dianggap perlu

II.4.5. Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau diterima oleh yang bersangkutan.

Contoh kolomnya :

No.Nomor SuratTanggal KeluarTujuanPerihal Tanda TanganKet.

1234567

Keterangan kolom :1. Nomor urut surat

2. Nomor surat sesuai dengan kaidah persuratan HMS FT-UH

3. Tanggal pengiriman surat

4. Tujuan/alamat surat keluar

5. Perihal/maksud dari isi surat keluar

6. Tanda tangan/paraf penerima surat

7. Hal hal lain yang dianggap perlu

II.4.6. Buku Inventaris

Buku inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang barang yang menjadi milik organisasi/inventaris.

Contoh kolom :No.NamaJumlahKeterangan

BaikBuruk

12345

Keterangan kolom :

1. Nomor urut

2. Nama barang yang didata/diinventarisir

3. Jumlah barang

4. Jumlah barang yang masih bagus

5. Jumlah barang yang sudah rusak

II.4.7.Buku Statistik

Buku statistic adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi seperti :

a. Data pribadi pengurus HMS FT-UH

b. Data jumlah anggota

c. Data potensi anggota

d. Data data lain yang dianggap perlu

II.4.8.Buku Konsep

Buku konsep adalah buku yang digunakan untuk membuat konsep konsep surat yang akan dikirim.

II.4.9.Buku Catatan Kegiatan

Buku catatan kegiatan adalah merupakan buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan kegiatan yang dilaksanakan. Untuk buku kegiatan ini hendaknya dibuat setiap sebulan sekali.Contoh kolomnya :

No.TanggalNama KegiatanPelaksanaTempatKet.

123456

Keterangan kolom :

1. Nomor urut

2. Tanggal, bulan dan tahun pelaksanaan

3. Nama kegiatan yang dilaksanakan

4. Pelaksana kegiatan (departemen/kelompok khusus)

5. Nama tempat/Gedung/Lokasi

6. Mencatat hal penting, seperti biaya, dan lain lain.

II.4.10.Buku Retour

Buku retour adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat/barang yang dikirim melalui pos yang dikembalikan lagi karena tidak sampai ke alamat tujuan.

II.4.11.Buku Induk Anggota

Buku induk anggota adalah buku yang digunakan untuk daftar daftar anggota HMS FT-UH. Buku ini biasanya tiap tahun diisi setelah proses penerimaan anggota baru HMS FT-UH. Untuk memudahkan mengontrol jumlah anggota ikatan maka diperlukan adanya buku khusus yang disebut buku induk anggota, dengan rincian sebagai berikut : No. Urut; Nama Lengkap; Tempat/Tanggal Lahir; Pendidikan; Alamat; Masuk ke HMS FT-UH tahun; Nomor Induk; Pas Foto dan data lain yang diperlukan.

II.4.12.Buku Registrasi Induk

Buku yang digunakan untuk mencatat semua anggota anggota HMS FT-UH lengkap dengan data datanya.

II.5.Dokumen Organisasi

II.5.1.Pengertian

Dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan dan penyimpanan dokumen dokumen organisasi. Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian. Pada dasarnya semua arsip organisasi adalah dokumen. Perbedaan antara dokumen dan arsip hanya terletak pada frekuensi atau kebutuhan penggunaannya. Dokumen jarang digunakan dalam suatu periode kepengurusan tetapi tetap disimpan sebagai bukti yang sah dari suatu peristiwa atau kejadian yang sewaktu waktu dapat digunakan. Sedangkan arsip selalu atau lebih sering dipakai dalam suatu periode kepengurusan.

II.5.2.Bentuk Bentuk Dokumen

1. Gambar/foto

2. Tulisan dan surat penting

3. Benda berharga

4. Surat kabar, buku, majalah, dan lain lain.

II.5.3.Pengelolaan Dokumen

1. Pada dasarnya pengolahan sama dengan pengolahan inventaris.2. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi juga digunakan untuk penyusunan laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah.

3. Peminjaman dokumen dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman dokumen.II.6.Arsip

II.6.1.Pengertian

Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa buku buku laporan, makalah, surat dan segalanya. Secara khusus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat/surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai serta manfaat yang sewaktu waktu akan digunakan. Oleh karena itu tata pengarsipan harus dilaksanakan dengan baik.

II.6.2.Sistem Pengarsipan

Beberapa sistem penyimpanan arsip :

1. Sistem abjad (Alphabetic Filling), yaitu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan urutan abjad.2. Sistem subyek (Subject Filling), yaitu sistem penyusunan arsip berdasarkan subjeknya.

3. Sistem tanggal (Cronological Filling), yaitu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip.

4. Sistem tipe (Typical Filling), yaitu sistem penyusunan arsip berdasarkan jenisnya.

5. Sistem nomor (Nomerical Filling), yaitu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan nomor urut arsip.

Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia di atas dapa dipilih sesuai dengan kepraktisan masing masing pengelola. Agar perawatan arsip dapat terjaga maka perlu diperhatikan :

a. Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan awet (tahan kerusakan).

b. Tempat penyimpanan terhindar dari api, air dan kelembaban serta mudah diawasi.

II.6.3.Peminjaman Arsip

Arsip yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam hendaknya dilakukan dengan melalui prosedur berikut :

1. Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku yang telah disediakan (dapat disatukan dengan buku pinjaman inventaris).2. Penetapan batas waktu pinjaman.

3. Pengambilan arsip.

Setelah dikembalikan oleh peminjam maka pengelola harus memperhatikan hal hal berikut :

a. Memeriksa keutuhan arsip semula.

b. Mengembalikan arsip ke tempat semula.

II.6.4.Penyusutan Arsip1. Tujuan penyusutan arsip

Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan, penyusutan arsip berfungsi untuk :

a. Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.

b. Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan maupun peralatan.

2. Tata cara penyusutan arsip

Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan :

a. Nilai administratif, yaitu nilai yang berkaitan dengan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari hari.b. Nilai kegunaan, yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan.

c. Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang kemudian hari akan sangat bernilai.

d. Usia arsip, penyusutan arsip dilakukan dengan cara :

Penjilidan

Pemusnahan arsip

Penyerahan arsip kepada arsip nasional/arsip daerahII.7.Persuratan

II.7.1.Pengertian

Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat kominikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku dalam surat menyurat.

II.7.2.Fungsi Surat

Surat yang dibuat tersebut mempunyai beberapa fungsi, antara lain :

1. Tanda bukti tertulis

2. Alat pengingat

3. Pedoman untuk bertindak

4. Keterangan

5. Duta atau wakil organisasi

6. Dokumentasi historis suatu kegiatan

II.7.3.Jenis dan Bentuk Surat

HMS FT-UH adalah organisasi formal, maka dalam pelaksanaan kinerja dan roda organisasi, persuratan merupakan hal mutlak yang harus dilaksanakan sebagai legalitas formal atau bukti keabsahan suatu kebijakan yang dilaksanakan oleh organisasi.1. Penggolongan surat

a. Surat Menurut Isi dan Maksudnya, antara lain :

a. Surat Ketetapan

b. Surat Keputusan

c. Surat Mandat

d. Surat Rekomendasi

e. Surat Keterangan

f. Surat Biasag. Surat Pernyataan

b. Surat Menurut Wujud, antara lain :a. Kartu Pos, yaitu surat berbentuk kartu tanpa amplop dan sifat tidak rahasia.

b. Warkat Pos, yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat yang apabila dilipat akan berbentuk amplop dan tidak boleh diisi apapun ke dalam amplopnya.

c. Telegram dan Teleks, yaitu surat yang tercetak dari jauh melalui jaringan telekomunikasi.

d. Surat Bersampul, yaitu surat yang terdiri dari kertas surat beserta sampulnya.

e. Memo dan Nota, yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Ukurannya setengah folio atau setengah kuarto.f. Surat Tanda Bukti, yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai untuk tanda bukti suatu kegiatan antara kedua belah pihak atau membuktikan keabsahan suatu hal.g. E-mail, yaitu surat berbentuk digital melalui media elektronik.

c. Surat Menurut Keamanan Isinya, antara lain :a. Surat sangat rahasia (vital), yaitu surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK, surat perjanjian dan hasil hasil penelitian.

b. Surat rahasia (penting), yaitu surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari di tempat lain misalnya peraturan peraturan organisasi.

c. Surat biasa, yaitu surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu waktu dibutuhkan.

d. Surat tidak penting, surat yang sudah habis masa kegunaannya seperti undangan dan sebagainya.d. Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju, antara lain :

a. Surat biasa, yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi.

b. Surat edaran dan surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan untuk banyak organisasi atau banyak orang (khalayak ramai).e. Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya :a. Surat biasa, yaitu surat yang diberlakukan secara biasa/tidak diistimewakan. Kata biasa ini mengandung pengertian tidak perlu cepat cepat dikirim atau tidak harus segera dibalas

b. Surat segera/ekspres, yaitu surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak seurgent surat kilat.

c. Surat kilat, yaitu surat yang sangat segera dan harus didahulukan penanganannya daripada surat surat yang lain.

Adapun penjelasan tentang persuratan yang digunakan di lingkup Himpunan Mahasiswa Sipil Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin (HMS FT-UH) adalah sebagai berikut :a. Surat Ketetapan

Surat ketetapan ialah surat yang mempunyai kekuatan hukum mengikat kedalam maupun keluar institusi. Surat Ketetapan dikeluarkan oleh MMS HMS FT-UH dan DM HMS FT-UH sehubungan dengan pokok permasalahannya. Surat ketetapan ini memuat :

a. Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan status atau pembubaran suatu organisasi, badan, panitia, tim kerja dan lain lain.

b. Pelimpahan atau penyerahan tertentu kepada seorang pejabat.

c. Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu aturan.

d. Penunjukan, pengangkatan dan pemberhentian anggota organisasi pada suatu posisi struktural dan sebagainya.

e. Penetapan hal hal yang bersifat umum dan principal dalam rangka kebijakan organisasi.

Susunan dan bentuk Surat Ketetapan sebagai berikut :

1) Kepala Surat

Memuat tulisan SURAT KETETAPAN, ditulis dengan huruf kapital yang tebal dan bergaris bawah.2) Nomor Surat

Nomor surat menyatakan jumlah, asal, dan waktu pembuatan surat.3) Perihal

Perihal adalah isi surat yang mencerminkan inti ketetapan sacara ringkas dan jelas, ditulis dengan huruf kapital yang tebal dan bergaris bawah.4) Konsideran

Konsideran biasanya terdiri dari :

Kata Menimbang yang diikuti uraian kalimat mengenai pertimbangan, tujuan, kepentingan dan alasan hingga perlu dikeluarkan surat ketetapan. Kata Mengingat yang diikuti dasar hukum atau peraturan yang ada hubungannya dengan pembuatan ketetapan sehingga pengeluaran ketetapan dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat.

Sekiranya diperlukan masih dapat ditambah dengan kata Memperhatikan yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuan ketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat atau kejadian yang dianggap perlu diperhatikan dalam pembuatan ketetapan.5) Diktum

Diktum diawali dengan kata Memutuskan dan dilanjutkan dengan kata MENETAPKAN, selanjutnya menguraikan diktum tersebut. Apabila diktum memuat uraian untuk dilampirkan, maka pada halaman terakhir lampiran harus ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan ketetapan.

6) Kaki Surat

Tempat dikeluarkannya surat di mana terlebih dahulu ditulis Disahkan di :

Tanggal, bulan dan tahun dikeluarkannya surat di mana terlebih dahulu ditulis Pada tanggal : Waktu ditetapkannya surat ditulis Pukul : Pihak yang mengeluarkan surat

Tanda tangan serta nama terang Pejabat yang berwenang.

7) Lampiran

Jika terdapat lampiran, maka pada lampiran bagian sudut kiri atas cantumkan Lampiran Surat Nomor : b. Surat Keputusan

Surat keputusan ialah surat yang mempunyi kekuatan hukum mengikat kedalam institusi. Surat Keputusan dikeluarkan oleh MMS FT-UH, DM HMS FT-UH, Ketua Umum maupun Staf Ketua BE HMS FT-UH, Ketua Kelompok Khusus BE HMS FT-UH, sehubungan dengan pokok permasalahan atau kegiatan di masing masing internalnya. Surat keputusan ini memuat :

a. Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan status atau pembubaran suatu organisasi, badan, panitia, tim kerja dan lain lain.

b. Pelimpahan atau penyerahan tertentu kepada seorang pejabat.

c. Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu aturan.

d. Penunjukan, pengangkatan dan pemberhentian anggota organisasi pada suatu posisi struktural dan sebagainya.

e. Penetapan hal hal yang bersifat umum dan principal dalam rangka kebijakan organisasi.

Susunan dan bentuk Surat Keputusan sebagai berikut :

1) Kepala Surat

Memuat tulisan SURAT KEPUTUSAN, ditulis dengan huruf kapital yang tebal dan bergaris bawah.2) Nomor Surat

Nomor surat menyatakan jumlah, asal, dan waktu pembuatan surat.

3) Perihal

Perihal adalah isi surat yang mencerminkan inti keputusan sacara ringkas dan jelas, ditulis dengan huruf kapital yang tebal dan bergaris bawah.4) Konsideran

Konsideran biasanya terdiri dari :

Kata Menimbang yang diikuti uraian kalimat mengenai pertimbangan, tujuan, kepentingan dan alasan hingga perlu dikeluarkan surat keputusan.

Kata Mengingat yang diikuti dasar hukum atau peraturan yang ada hubungannya dengan pembuatan keputusan sehingga pengeluaran keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat.

Sekiranya diperlukan masih dapat ditambah dengan kata Memperhatikan yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuan ketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat atau kejadian yang dianggap perlu diperhatikan dalam pembuatan keputusan.5) Diktum

Diktum diawali dengan kata MEMUTUSKAN, selanjutnya menguraikan diktum tersebut. Apabila diktum memuat uraian untuk dilampirkan, maka pada halaman terakhir lampiran harus ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan keputusan.6) Kaki Surat

Tempat dikeluarkannya surat di mana terlebih dahulu ditulis Disahkan di :

Tanggal, bulan dan tahun dikeluarkannya surat di mana terlebih dahulu ditulis Pada tanggal :

Pihak yang mengeluarkan surat

Tanda tangan serta nama terang Pejabat yang berwenang.7) Lampiran

Jika terdapat lampiran, maka pada lampiran bagian sudut kiri atas cantumkan Lampiran Surat Nomor : c. Surat Mandat (MDT)

Surat Mandat adalah suatu surat yang berisi pelimpahan wewenang perseorangan atau pejabat kepada perseorangan atau beberapa sehingga yang diberi wewenang dapat mewakili pihak yang memberi mandat. Surat Mandat Dikeluarkan oleh MMS HMS FT-UH, DM HMS FT-UH, BE HMS FT-UH dan presidium angkatan ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang.

d. Surat Rekomendasi

Surat Rekomendasi ialah surat keterangan yang diberikan kepada seseorang berdasarkan data autentik yang ada. Surat bersifat mengizinkan kepada individu dan kelompok. Dikeluarkan oleh MMS HMS FT-UH, DM HMS FT-UH, BE HMS FT-UH dan presidium angkatan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.e. Surat Keterangan

Surat Keterangan ialah surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal. Dikeluarkan oleh MMS HMS FT-UH, DM HMS FT-UH, BE HMS FT-UH dan presidium angkatan ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang.

f. Surat Biasa

Surat biasa dengan kode A adalah surat keluar internal yang dikeluarkan oleh Ketua Umum maupun Staf Ketua BE HMS FT-UH, DM HMS FT-UH dan Kelompok Khusus BE HMS FT-UH sehubungan dengan pokok permasalahan internal yang dibidangi masing masing. Sedangkan surat biasa dengan kode B adalah surat keluar eksternal yang dikeluarkan oleh Ketua Umum BE HMS FT-UH, DM HMS FT-UH, Kelompok Khusus BE HMS FT-UH dan kepanitiaan kegiatan.

g. Surat Pernyataan (P)

Surat Pernyataan ialah surat keterangan yang diberikan oleh instansi mengenai hal tertentu untuk sesuatu keperluan khusus. Dikeluarkan oleh MMS HMS FT-UH, DM HMS FT-UH, dan BE HMS FT-UH ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang.

Bagian bagian surat serta penjelasannya yang digunakan dalam lingkup HMS FT-UH, adalah sebagai berikut :1. Kop Surat

Pada kop surat ditulis hal hal yang menunjukkan identitas lembaga atau organisasi. Kop surat yang digunakan di HMS FT-UH :

a. Kop surat BE HMS FT-UH

Logo HMS FT-UH di sebelah kiri atas

Nama Lembaga/Institusi, alamat sekretariat, nomor telepon/faksimi (kalau ada), nomor kotak pos dan e-mail ditempatkan di samping kanan logo.

Tulisan Badan Eksekutif berwarna merah dengan jenis huruf (font) Bodoni MT Black ukuran 15. Tulisan Himpunan Mahasiswa Sipil berwarna merah dengan jenis huruf (font) Bodoni MT Black ukuran 26.

Tulisan Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin berwarna hitam dengan jenis huruf (font) Bodoni MT Black ukuran 14.

Tulisan alamat sekretariat erwarna hitam dengan jenis huruf (font) Roman C ukuran 9. Adapun bentuknya adalah sebagai berikut :

Adapun bentuknya seperti di bawah :b. Kop Surat DM HMS FT-UH

Logo HMS FT-UH di sebelah kiri atas

Nama Lembaga/Institusi, alamat sekretariat, nomor telepon/faksimi (kalau ada), nomor kotak pos dan e-mail ditempatkan di samping kanan logo.

Tulisan Dewan Musyawarah berwarna merah tebal dengan jenis huruf (font) Times New Roman ukuran 32. Tulisan Himpunan Mahasiswa Sipil berwarna merah tebal dengan jenis huruf (font) Times New Roman ukuran 20 Tulisan Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin berwarna hitam tebal dengan jenis huruf (font) Times New Roman ukuran 14. Tulisan alamat sekretariat berwarna hitam dengan jenis huruf (font) Arial ukuran 8.

Adapun bentuknya seperti di bawah :

D. Kop Surat MMS FT-UH

Logo HMS FT-UH di sebelah kiri atas

Nama Lembaga/Institusi, alamat sekretariat, nomor telepon/faksimi (kalau ada), nomor kotak pos dan e-mail ditempatkan di samping kanan logo.

Tulisan Musyawarah Mahasiswa Sipil berwarna merah tebal dengan jenis huruf (font) Times New Roman ukuran 16. Tulisan Himpunan Mahasiswa Sipil berwarna merah tebal dengan jenis huruf (font) Bodoni MT Black ukuran 18. Tulisan Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin berwarna hitam tebal dengan jenis huruf (font) Bodoni MT ukuran 14.

Adapun bentuknya seperti di bawah :

E. Kop Surat Presidium Angkatan

Logo HMS FT-UH di sebelah kiri atas

Tulisan Presidium Angkatan (tahun) berwarna merah tebal dengan jenis huruf (font) Bodoni MT ukuran 18.

Tulisan Himpunan Mahasiswa Sipil berwarna merah tebal dengan jenis huruf (font) Bodoni MT ukuran 20

Tulisan Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin berwarna hitam tebal dengan jenis huruf (font) Bodoni MT ukuran 14.

Adapun bentuknya seperti di bawah :

2. Nomor Surat

Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena memiliki kegunaan sebagai berikut :

a. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan pencariannya kembali ketika dibutuhkan.

b. Untuk mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan (nomor surat sekaligus menunjukkan jumlah)

c. Untuk penunjukan sumber dalam kegiatan surat menyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang di balas atau ditindaklanjuti.

Adapun rangkaian penulisan penomoran surat yang dipakai di HMS FT-UH berturut berturut adalah sebagai berikut :a. Nomor urut surat

Nomor urut ini menunjukkan jumlah surat yang telah dikeluarkan (untuk setiap jenis surat) yang terdiri atas 3(tiga) digit. Khusus penomoran Surat Istimewa Eksekutif menggunakan kode 1st,2nd dstb. Kode Surat

Kode surat ini menunjukkan jenis surat. Berikut kode kode yang digunakan antara lain :

Kode TAP berarti Surat Ketetapan Kode TUS berarti Surat Keputusan MMS dan DM HMS FT-UH

Kode SK berarti Surat Keputusan BE HMS FT-UH Kode A berarti Surat Keluar Intern. Kode B berarti Surat Keluar Ekstern. Kode SK berarti Surat Keputusan. Kode REK berarti Surat Rekomendasi. Kode MDT berarti Surat Mandat. Kode KET berarti Surat Keterangan. Kode P berarti Surat Pernyataan.c. Kode Jabatan orang yang mengeluarkan surat

Kode jabatan ini misalnya : Kode KU berarti yang mengeluarkan surat adalah Ketua Umum. Kode KI berarti yang mengeluarkan surat adalah Ketua I. Kode KII berarti yang mengeluarkan surat adalah Ketua II. Kode K.BURSA berarti yang mengeluarkan surat adalah Ketua Kelompok Khusus Bursa. Kode K.BPPM berarti yang mengeluarkan surat adalah Ketua Kelompok Khusus BPPM. Kode K.PERPUS berarti yang mengeluarkan surat adalah Ketua Kelompok Khusus Perpustakaan.

Kode K.FOSIL berarti yang mengeluarkan surat adalah Ketua Kelompok Khusus Fosil.d. Kode Unit Lembaga

Kode Unit Lembaga ini hanya ada pada penomoran surat dalam susunan Teamwork kegiatan Kelompok Khusus BE HMS FT-UH. Jenisnya antara lain : Kode BURSA berarti yang mengeluarkan surat adalah Kelompok Khusus Bursa. Kode BPPM berarti yang mengeluarkan surat adalah Kelompok Khusus BPPM.

Kode PERPUS berarti yang mengeluarkan surat adalah Kelompok Khusus PERPUS.

Kode FOSIL berarti yang mengeluarkan surat adalah Kelompok Khusus Fosil .

e. Kode Lembaga

Kode yang digunakan misalnya : Kode MMS untuk Musyawarah Mahasiswa Sipil Kode DM untuk Dewan Musyawarah Kode BE untuk Badan Eksekutif Kode PA untuk Presidium Angkatanf. Kode Induk Lembaga

Kode induk lembaga yaitu HMS FT-UH (Himpunan Mahasiswa Sipil Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin).g. Kode Bulan

Kode bulan ini menunjukkan waktu (bulan) surat tersebut dikeluarkan yang ditulis dengan angka Romawi. Misalnya I untuk Januari,II untuk Februari, dst.h. Kode Tahun Masehi

Kode tahun ini menunjukkan waktu (tahun) surat tersebut dikeluarkan yang ditulis utuh sesuai tahun misalnya 2011, 2012, 2013, dan seterusnya.

Contoh penulisan nomor Surat :

Nomor : 001/B/KU/BE/HMS FT-UH/V/2011

Nomor Urut (3 digit)Kode Jenis Surat

Kode Jabatan

Kode Lembaga

Kode Induk Lembaga

Kode Bulan (Romawi)

Kode Tahun (Masehi)

Pada surat yang memakai sistem perihal (surat biasa berkode A dan B), nomor surat ditempatkan di sebelah kiri atas kertas surat, di bawah kop surat. Sedangkan pada surat yang memakai sistem judul (seperti surat keputusan, rekomendasi, mandat, keterangan dan surat pernyataan), nomor surat ditempatkan di bawah judul surat, di tengah kertas bagian atas. Contoh Penomoran Surat Ketetapan

SURAT KETETAPAN

No. 001/TAP/MMS/HMS FT-UH/V/2011SURAT KETETAPAN

No. 001/TAP/DM/HMS FT-UH/V/2011

Contoh Penomoran Surat Keputusan :

SURAT KEPUTUSANNo. 001/TAP/MMS/HMS FT-UH/V/2011SURAT KEPUTUSANNo. 001/TAP/DM/HMS FT-UH/V/2011SURAT KEPUTUSAN

No. 001/SK/KU/BE/HMS FT-UH/V/2011 Contoh Penomoran Surat Biasa berkode A : Nomor: 001/A/KU/BE/HMS FT-UH/V/2011Lampiran:

Hal

:

Nomor: 001/A/DM/HMS FT-UH/V/2011Lampiran:

Hal

: Contoh Penomoran Surat Biasa berkode B :

Nomor: 001/B/KU/BE/HMS FT-UH/V/2011Lampiran:

Hal

: Nomor: 001/DM/HMS FT-UH/V/2011Lampiran:

Hal

:

Contoh Penomoran Surat Rekomendasi :

REKOMENDASI

No. 001/REK/MMS/HMS FT-UH/V/2011REKOMENDASI

No. 001/REK/DM/HMS FT-UH/V/2011REKOMENDASI

No. 001/REK/KU/BE/HMS FT-UH/V/2011

Contoh Penomoran Surat Mandat :

SURAT MANDATNo. 001/MDT/MMS/HMS FT-UH/V/2011SURAT MANDATNo. 001/MDT/DM/HMS FT-UH/V/2011SURAT MANDAT

No. 001/MDT/KU/BE/HMS FT-UH/V/2011

Contoh Penomoran Surat Keterangan :

SURAT KETERANGAN

No. 001/KET/MMS/HMS FT-UH/V/2011SURAT KETERANGAN

No. 001/KET/DM/HMS FT-UH/V/2011SURAT KETERANGAN

No. 001/KET/KU/BE/HMS FT-UH/V/2011

Contoh Penomoran Surat Pernyataan :

SURAT PERNYATAANNo. 001/P/MMS/HMS FT-UH/V/2011SURAT PERNYATAANNo. 001/P/DM/HMS FT-UH/V/2011SURAT PERNYATAAN

No. 001/P/KU/BE/HMS FT-UH/V/2011

3. Lampiran Surat

Lampiran surat merupakan kelengkapan sebuah surat. Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi yaitu menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. Oleh sebab itu, sesuatu yang dilampirkan seperti brosur, kwitansi, faktur, daftar peminjaman/permohonan barang atau dokumen lain harus disebutkan dalam surat.

Penulisan lampiran ditempatkan di sebelah kiri atas kertas surat, di bawah nomor surat. Penulisan kata lampiran dapat ditulis penuh (Lampiran) atau disingkat (Lamp.) saja. Apabila surat yang dibuat tidak ada lampirannya, maka pada bagian kata lampiran cukup diberi tanda .

Contohnya :

Lampiran : 1 rangkap

Lampiran: Lamp.

: 1 rangkap

Lamp.

: 4. Perihal Surat

Perihal/hal surat berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat tentang isi pokok surat. Perihal sama pengertiannya dengan judul pada karangan lain atau surat dengan sistem judul seperti surat keputusan, surat rekomendasi, surat keterangan dan lain lain.

Perihal menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas. Isi tulisan perihal biasanya digarisbawahi atau ditebalkan atau dimiringkan atau kombinasi dari ketiganya, hal ini dimaksudkan untuk memperjelas isi surat dan membedakannya dengan tulisan lain. Bentuk yang sering digunakan di HMS FT-UH yaitu dengan garis bawah dan ditebalkan (bold). Kedudukan perihal pada surat resmi sudah mantap dan tidak ada masalah tentang posisinya yaitu di bawah lampiran.Contohnya :

Nomor

:

Lampiran:

Perihal

: Undangan

Untuk surat dengan sistem judul, di mana perihalnya bisa disamakan dengan judul surat itu sendiri. Misalnya : Surat Keputusan, Surat Rekomendasi dan lain lain, penempatan judul surat diletakkan di tengah kertas bagian atas, di bawah kop surat dan ditulis dengan huruf kapital tebal, bergaris bawah dengan ukuran font 16.

5. Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan surat merupakan kepada siapa surat tersebut hendak ditujukan. Nama orang atau instansi yang ditujukan surat tersebut ditulis tebal (bold).

Contohnya :

Kepada Yang Terhormat :

Ketua Jurusan Sipil Fakultas Teknik

Universitas Hasanuddin

Di

Tempat

6. Salam Pembuka

Salam pembuka ditulis miring dan umumnya menggunakan kata :

Dengan hormat

Assalamu Alaikum Wr. Wb.

dll.

7. Isi Surat

Ditinjau dari segi komposisi, isi surat yang paling ideal adalah terdiri dari tiga macam alinea, yaitu alinea pembuka, alinea transisi dan alinea penutup.

8. Salam Penutup

Salam penutup ini berupa ucapan terima kasih.

9. Tanggal Surat

Penulisan tanggal, bulan dan tahun pada surat adalah di sebelah kanan setelah salam penutup. Hal ini sesuai dengan jenis surat semi block style yang umumnya digunakan di HMS FT-UH.10. Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat

Nama organisasi atau unit organisasi yang mengeluarkan surat menggunakan teks rata tengah setelah tanggal surat (bentuk setengah lurus). Penulisannya dengan huruf yang tebal (bold) seperti yang terdapat pada lingkaran.Contohnya :

Badan Eksekutif

Himpunan Mahasiswa Sipil

Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin

Periode 2011/2012

MUHAMMAD ALDINIMAM MUJAHID AK

Ketua Umum

Sekretaris Umum

11. Nama, Tanda Tangan, Jabatan Penanggung Jawab dan Stempel

Posisi jabatan organisasi penanda tangan surat, semakin ke kiri semakin tinggi jabatan strukturalnya. Kalau hanya staf ketua dan sekretaris yang bertandatangan maka ketua sebelah kiri dan sekretaris di sebelah kanannya.

Nama penanggung jawab ditulis dengan huruf Kapital tebal (bold) bergaris bawah, kemudian jabatan ditulis di bawah nama penanggung jawab dengan huruf biasa, kemudian tanda tangan dibubuhkan tepat di bagian atas nama yang bersangkutan.Posisi stempel dibubuhkan di sebelah kiri menyentuh tanda tangan penanggung jawab organisasi. Jika dalam surat ada staf sekretaris, maka stempel dibubuhkan di kiri menyentuh tanda tangan sekretaris, namun jika surat hanya ditandatangani oleh Ketua, maka stempel dibubuhkan di kiri menyentuh tanda tangan Ketua.12. Tembusan

Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila kopian surat dikirinkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut pautnya atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. Kadang kadang ada pejabat atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat tersebut menyangkut bidang tugasnya sehinggga kepadanya perlu diberikan tembusan.

Adapun cara penulisan tembusan sebagai berikut :

Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri dengan ukuran font lebih kecil dari isi surat, lurus ke atas dengan nomor surat.

Tembusan yang objeknya hanya satu, maka penulisannya sebaris atau sejajar dengan notasinya.

Contoh :

Tembusan : Ketua DM HMS FT-UH. Tembusan yang objeknya lebih dari satu, maka penulisannya berderet ke bawah dan diberi nomor urut.

Contoh :

Tembusan : 1. Ketua DM HMS FT-UH.

2. Ketua HMJ FT-UH13. Tambahan Catatan

Tambahan atau catatan khusus dicantumkan apabila ada keperluan untuk menambahkan hal tertentu untuk mempertegas sesuatu.Tambahan ini dapat ditulis dengan notasi :

N.B. (Nota Bene) atau P.S. (Post Scriptum)

Khusus untuk undangan, pada bagian akhir surat lazim dituliskan P.C. (Please Confirm) atau RSVPM (Rezpondez SiI Vous Plait). Maksudnya harap member kabar kepada pengirim surat atau melalui telepon (Contact Number) yang tertera setelah notasi tersebut.

Adapun ketentuan ketentuan umum yang berhubungan dengan persuratan dan bagian bagiannya sebagai berikut :

Kertas yang digunakan yaitu kertas putih A4 minimal 70 gsm. Amplop yang digunakan yaitu amplop yang memiliki kop atau legalitas lembaga.

Jenis tulisan (font) yang digunakan yaitu Times New Roman ukuran 12, kecuali untuk judul surat pada surat sistem judul, font yang digunakan Times New Roman ukuran 16.

2. Bentuk Surat

Bentuk surat yang digunakan dalam lingkup HMS FT-UH yaitu bentuk setengah lurus (semi block style), kecuali untuk beberapa bentuk persuratan seperti Surat Keputusan, Surat Mandat, Surat Rekomendasi, Surat Keterangan dan Surat Pernyataan.

Bentuk surat merupakan pola sebuah surat yang telah ditentukan oleh tata letak (lay out) bagian bagian surat. Penempatan bagian bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu :Contohnya :

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style), contohnya :

Contoh contoh surat yang digunakan dalam lingkup HMS FT-UH :

II.7.4.Pengelolaan Surat

1. Surat Keluara. Pembuatan konsep

b. Pengetikan

c. Pemeriksaan/penelitian

d. Penandatanganan

e. Pembubuhan cap/stempel organisasi

f. Penulisan dalam agenda

g. Penyimpanan arsip

h. Pelipatan surat

i. Penulisan dalam buku ekspedisi

j. Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat)

k. Pembelian perangko (jika lewat pos)

l. Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri, dengan kurir/utusan atau lewat pos.2. Surat Masuk

a. Surat masuk diterima bagian sekretaris/kesekretariatan

b. Masuk pada staff sekretaris

c. Penelitian/pembacaan surat

d. Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tidak lanjut surat)

e. Pemberian cap agenda dan cap surat

f. Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat surat penting yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan langsung oleh sekretaris)

g. Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat.

h. Pemrosesan surat

i. Pengarsipan suratII.8. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan HMS FT-UHRealisasi kinerja HMS FT-UH yang bentukannya kegiatan membutuhkan Laporan Pertanggungjawaban dalam proses administrasinya, maka adapun Standar Baku Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan HMS FT-UH adalah sebagai berikut :Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan HMS FT-UH

Sampul Dalam

Lembar Penyerahan

Kata Pengantar

Daftar Isi

BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang

I.2 Maksud dan Tujuan

I.3 Nama, Waktu dan Tempat Pelaksanaan

I.4 Sumber Daya BAB IIPELAKSANAAN KEGIATAN

II.1 Tahap Pelaksanaan Kegiatan

II.1.1 Pra Pelaksanaan Kegiatan

II.1.2 Pelaksanaan

II.1.3 Pasca Pelaksanaan

II.2 Faktor Pendukung dan Penghambat

II.2.1 Faktor Penghambat

II.2.2 Faktor Pendukung

BAB IIIEVALUASI KEGIATAN

III.1 Evaluasi Pelaksanaan

III.2 Evaluasi Kepanitiaan BAB IVPENUTUP

IV.1 Kesimpulan

IV.2 Saran Saran

LAMPIRAN SK Kepanitiaan/Teamwork

Proposal Kegiatan

Persuratan

Laporan Keuangan

Dokumentasi Kegiatan

Penjelasan sistematika penulisan LPJ kegiatan :

Sampul Dalam (cukup jelas)

Lembar Penyerahan (cukup jelas)

Kata Pengantar (cukup jelas)

Daftar Isi (cukup jelas)

BAB IPENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Berisi kondisi yang terjadi yang melatarbelakangi sehingga kegiatan tersebut dilaksanakan.1.2. Maksud dan TujuanBerisi maksud dan tujuan kegiatan tersebut sesuai yang termaktub di Daftar Program Kerja (DPK).1.3. Nama, Waktu dan Tempat PelaksanaanCukup jelas.1.4. Sumber Daya

Berisi sumber daya (panitia pelaksana) dari anggota HMS FT-UH yang ditunjuk atau dimandatir untuk melaksanakan kegiatan tersebut dan memuat dasar hokum sebagai panitia pelaksana.

I.5 Sistematika

Cukup jelas

BAB IIPELAKSANAAN KEGIATAN

II.1 Tahap Pelaksanaan KegiatanII.1.1 Pra PelaksanaanBagian ini menguraikan hal hal yang dilakukan oleh panitia pelaksana sebelum hari H pelaksanaan kegiatan seperti : penerimaan SK, pengambilan dana awal, pembuatan proposal dan persuratan, pencarian dana dan sebagainya.

II.1.2 PelaksanaanBagian ini menguraikan bagaimana pelaksanaan kegiatan selama hari H termasuk hasil hasilnya.II.1.3 Pasca PelaksanaanBagian inimenguraikan hal hal yang dilakukan panitia pelaksana setelah hari H pelaksanaan kegiatan.

II.2 Faktor Pendukung dan PenghambatII.2.1 Faktor Penghambat

Berisi hal hal yang menjadi penghambat selama pelaksanaan kegiatan, mulai pra pelaksanaan sampai penyusunan LPJ kegiatan.II.2.2 Faktor Pendukung

Berisi hal hal yang menjadi pendukung kegiatan mulai dari pra pelaksanaan kegiatan sampai penyusunan LPJ kegiatan.BAB IIIEVALUASI KEGIATAN

III.1 Evaluasi Pelaksanaan

Bagian ini menguraikan tentang evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan, apakah berjalan lancer sesuai dengan metode pelaksanaan yang telah ditentukan dan dapat mencapai tujuan pelaksanaan kegiatan tersebut.III.2 Evaluasi Kepanitiaan

Bagian ini menguraikan tentang evaluasi dari kinerja kepanitiaan mulai pra pelaksanaan sampai penyusunan LPJ kegiatan. Evaluasi kepanitiaan ini dapat berupa evaluasi per divisi dan atau evaluasi kepanitiaan secara keseluruhan.BAB IV PENUTUP

IV.1 Kesimpulan

Berisi kesimpulan kesimpulan yang dapat diambil dari pelaksanaan kegiatan tersebut.IV.2 Saran Saran

Berisi saran saran dari panitia pelaksanan tentang pelaksanaan kegiatan tersebut, baik kepada pengurus maupun kepada pelaksana kegiatan serupa yang dilaksanakan kemudian.

LAMPIRAN

SK Kepanitiaan/Teamwork (cukup jelas)

Proposal Kegiatan (cukup jelas)

Persuratan (surat keluar dan surat masuk)

Laporan Keuangan (sesuai dengan laporan keuangan yang umum dipakai)

Dokumentasi Kegiatan (baik berupa notulensi rapat panitia, materi kegiatan, foto foto dan lain sebagainya yang dapat dijadikan dokumentasi kegiatan)II.9.Alat Alat Kelengkapan Sekretariat

Dalam tugas mengembankan amanat HMS FT-UH serta melancarkan tugas tugas organisasi, khususnya yang berhubungan dengan penyelenggaraan tertib administrasi, maka hal hal yang perlu mendapat perhatian antara lain :

II.9.1.Kertas1. Kertas berkop

2. Amplop berkop

3. Kertas (lembar) disposisi

4. Blanko peminjaman surat

5. Kertas kosong

6. Kertas memo

II.9.2.Buku buku)

1. Buku induk anggota

2. Buku notulen sidang/rapat

3. Buku agenda surat (masuk dan keluar)

4. Buku kas (besar dan kecil)

5. Buku ekspedisi

6. Buku inventaris

7. Buku liputan kerja

8. Buku tamu

9. Buku agenda kegiatan

II.9.3.Stempel

1. Stempel organisasi

2. Stempel tanggal

3. Stempel panitia pelaksana

II.9.4.Alat alat sekretariat

1. Meja

2. Kursi

3. Lemari

4. File cabinet

5. Whiteboard

6. Dan kelengkapan lain.

BAB IIIADMINISTRASI KEUANGAN

III.1.Pengertian

Administrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan perolehan sumber dana, pengalokasian, penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana.III.2.Wewenang Pengelolaan Keuangan

III.2.1.Pengelolaan umum keuangan HMS FT-UH dilakukan oleh Bendahara HMS FT-UH, yang bertujuan agar pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efektif dan efiisien.

III.2.2.Prinsip prinsip yang berlaku dalam pengelolaan keuangan meliputi :1. Perencanaan

Perencanaan keuangan yang diaktualisasikan berupa anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran organisasi untuk satu jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber penggunaan2. Pengorganisasian

Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan maka pengorganisasiannya sebagai berikut :

A. Tugas yang mencari dan mengumpulkan dana dari sumber sumber yang telah ditentukan diserahkan kepada team dana di bawah tanggung jawab Bendahara HMS FT-UH. Dana yang diadapatkan dari pencarian dana dilaporkan ke Bendahara HMS FT-UH.B. Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan harus lebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum.

C. Tugas untuk mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan laporan diserahkan kepada Bendahara Umum.3. Pelaksanaan

Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksanaan pengaturan keuangan, meliputi :

A. Pengumpulan Dana

Pengumpulan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran operasional HMS FT-UH. Pengumpulan dana ini dengan berbagai cara antara lain :

a. Menarik dan mengumpulkan dana dari donator tetap (dana kemahasiswaan dan bunga dana abadi) ataupun dari sumber lain yang halal dan sesuai peraturan yang berlaku sepengetahuan Ketua Umum BE HMS FT-UH.b. Menyerahkan pengumpulan dana kepada Bendahara Umum.B. Pengeluaran Dana

a. Pengeluaran untuk tiap departemen/kelompok khusus harus sesuai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

b. Pengeluaran harus diajukan berdasarkan bukti bukti yang telah disetujui sebelumnya.

c. Pengeluaran dana harus disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum.C. Penyimpanan

a. Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah Bendahara HMS FT-UH.D. Prosedur Pengeluaran Dana

a. Permintaan untuk pengeluaran dana diajukan kepadaKetua Umum dan Departemen atau bidang yang memerlukan dana. Ketua umum dan Bendahara Umum menilai permohonan tersebut untuk disetujui atau ditolak serta minta dirubah.b. Atas dasar permohonan yang telah disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara, Bendahara mengeluarkannya untuk diserahkan kepada pemohon.

c. Si pemohon diminta menandatangani formulir tanda pengeluaran uang, kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan kepada Bendahara.

III.2.3.Teknis pengelolaan keuangan meliputi :1. Penggalangan sumber dana yang dapat menjamin kelancaran kegiatan HMS FT-UH.

2. Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan anggaran pendapatan dan belanja HMS FT-UH. Serta kebijakan keuangan BE HMS FT-UH.3. Penyelenggaraan pembukuan secara tertib, teratur dan tepat waktu. Termasuk di dalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti bukti yang diperlukan untuk dipertanggungjawabkan.

4. Untuk melaksanakan pengelolaan keuangan tersebut, Bendahara HMS FT-UH berhak mempunyai dan mengatur Ketatausahaan Keuangan Lembaga.III.3.Rancanga Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi

III.3.1.Pengertian

1. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi adalah perkiraan pendapatan dan biaya yang diperlukan guna pelaksanaan program kerja HMS FT-UH.

2. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi disusun berdasarkan mata anggaran pendapatan dan belanja HMS FT-UH.

III.3.2.Pengajuan dan Pengesahan RAPBO

1. Penyusunan RAPBO HMS FT-UH dikoordinasikan oleh Bendahara Umum.

2. Pengurus HMS FT- UH termasuk Koordinator Departemen dan Ketua Kelompok Khusus menyusun pembiayaan rancangan program kerja yang telah dirancang sebelum rapat kerja HMS FT-UH sebagai RAPBO.

3. Rancangan pembiayaan program kerja tersebut diajukan kepada Bendahara sebelum pelaksanaan RAKER (Rapat Kerja).4. Pengesahan Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi (RAPBO) HMS FT-UH menjadi Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi (APBO) dilakukan dalam sidang DM HMS FT-UH.

III.3.3.Pelaksanaan APBO

Ketentuan Umum

1. Seluruh pengurus HMS FT-UH wajib mengatur pelaksanaan anggaran sedemikian rupa sehingga realisasi APBO HMS FT-UH dapat terkendali dan tercapai secara optimal.

2. Pelaksanaan Anggaran Pendapatan berdasarkan prinsip :

A. Jumlah yang dimuat dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi (APBO) merupakan batas minimal untuk masing masing pendapatan.

B. Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

C. Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku.3. Perlaksanaan Anggaran Belanja berdasarkan prinsip :A. Jumlah yang dimuat dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja merupakan batas maksimal untuk masing masing pembelanjaan (pengeluaran).

B. Penggunaan dana secara efektif dan efisien dengan hasil optimal.

C. Terkendali sesuai dengan rencana.4. Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis dari Rapat Pleno Pengurus Badan Eksekutif HMS FT-UH.A. Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang tidak atau belum tercantum dalam Anggaran Pendapatan HMS FT-UH.

B. Membiayai kegiatan yang dananya tidak tersedia atau cukup tersedia dalam Anggaran Belanja HMS FT-UH.

C. Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain dari yang telah ditetapkan dalam Anggaran Belanja HMS FT-UH.5. Tabel realisasi APBO HMS FT-UHNo.Nama KegiatanJumlah KegiatanAnggaran Tiap KegiatanTotalBulan

DesJanFebMarAprMei

III.4.Ketentuan Pelaksanaan

III.4.1Pendapatan

1. Semua Penerimaan uang barang dilakukan oleh Bendahara BE HMS FT-UH atau orang orang yang ditunjuk.

2. Penerimaan uang oleh orang yang ditunjuk, harus diserahkan kepada Bendahara selambat lambatnya dalam waktu 3 hari setelah penerimaan.

3. Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut :

A. Setiap penerimaan uang dibuatkan bukti penerimaan uang yang ditandatangani oleh penerima dan penyetor.B. Bukti penerimaan uang dibuat sekurang kurangnya dua rangkap dan masing masing diserahkan kepada :

a. Lembar pertama untuk penyetor/pembayar

b. Lembar kedua untuk penerima yang selanjutnya didokumentasikan sebagai laporan.

III.4.2.Macam Macam Pendapatan

1. Pendapatan berdasarkan aloksi dana kemahasiswaan dan dana abadi

2. Pendapatan berdasarkan sumbagan atau bantuan yang meliputi sumber dari pemerintah, instansi, badan swasta, donator, dan alumni HMS FT-UH.

3. Pendapatan berdasarkan keuntungan usaha kelompok khusus HMS FT-UH.4. Pendapatan berdasarkan kebijakan pengurus HMS FT-UH.III.4.3.Macam Macam Belanja/Pengeluaran

1. Pengeluaran berdasarkan rutinitas lembaga yang meliputi pembiayaan sekretariat dan dana dana awal Program Kerja HMS FT-UH.

2. Pengeluaran berdasarkan keperluan insidentil yang meliputi acara formal, sidang pleno, musyawarah, dinas luar dan kesejahteraan anggota.

3. Pengeluaran berdasarkan pembangunan atau renovasi sekretariat dan pengadaan inventaris kantor/sekretariat.

III.4.4.Pengeluaran

1. Untuk pengeluaran dana, Bendahara Umum membuat bukti keluar uang sekurang kurangnya dalam rangkap dua yang masing masing disampaikan kepada :A. Lembar pertama untuk pengguna dana tersebut yang selanjutnya wajib melaporkan penggunaan dana yang terlampir bukti masing masing pengguna.B. Lembar kedua untuk Bendahara Umum untuk selanjutnya dibukukan.

2. Pembayaran yang dilakukan dengan cek/bilyed harus ditandatangani oleh Ketua Umum dan Bendahara.

III.4.5.Pembukuan dan Pelaporan

1. Penanggung jawab pembukuan kegiatan adalah bendahara umum dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada atau petugas yang ditunjuk. Untuk kelengkapan administrasi keuangannya dibutuhkan :

A. Buku Kas Harian adalah buku yang digunakan untuk mencatat hal-hal yang berhubungan dengan keuanganB. Buku nota, bon kuitansi dan buku buku bantu lainnya.2. Laporan keuangan dilakukan oleh Bendahara pada setiap rapat dengan ketentuan sebagai berikut :A. Jenis laporan dan pengesahannya :

a. Laporan bulanan dan catur wulan disahkan oleh sidang DM HMS FT-UH.

b. Laporan tahunan disahkan pada musyawarah Mahasiswa Sipil HMS FT-UH.

c. Laporan keuangan ditandatangani Ketua Umum dan Bendahara.

B. Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari :

a. Laporan keuangan (kas harian, kas bulanan)

b. Bukti keuangan (kwitansi, buku kas harian/bulanan)

III.4.6.Pengawasan Keuangan

Pengawasan keuangan organisasi meliputi :

1. Pengawasan yang bersifat preventif (pencegahan), adalah pengawasan yang berjalan atau dilakukan bersamaan dengan tahap tahap proses penerimaan dan pengeluaran yang dimulai dari :

A. Permohonan untuk pengeluaran

B. Jumlah yang dianggarkan

2. Pengawasan yang bersifat refrisif (kesesuaian), adalah pengawasan yang berupa pemeriksaan laporan keuangan setelah dicocokkan dalam buku mutasi dan buku pendukung lain.

3. Pengawasan intern keuangan organisasi secara rutin yang dilakukan oleh bendahara umum.

Pengawasan intern keuangan secara rutin oleh tingkatan pimpinan yang bersangkutan atas dasar putusan Musyawarah. Tingkat pimpinan tersebut berhak meminta laporan keuangan dan mengadakan pemeriksaan keadaan keuangan4. Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode, dilakukan oleh tim verifikasi, yang anggotanya terdiri dari anggota musyawarah yang ditunjuk.

Kop/Kepala Surat

Nomor:

Lampiran:

Perihal:

Kepada Yth.

.

Di

Makassar

Dengan hormat,

(alinea pembuka)___________________________________________________

_______________________________________________________________________

______________________________________________.

(alinea transisi)_____________________________________________________

_______________________________________________________________________

______________________________________________.

(alinea penutup)___________________________________________________

_______________________________________________________________________

______________________________________________.

Makassar, 26 Desember 2011

(nama organisasi/unit kerja)

Ttd

NAMA

Jabatan