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E n el 2006, el ICA tomó la decisión estratégica de imple-mentar un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), si-guiendo los parámetros de la Norma Técnica de Calidad

para la Gestión Pública NTCGP1000:2004.

Desde ese momento, la alta Dirección ha liderado la puesta en marcha del Sistema, proporcionando los medios necesarios y ha orientado el rumbo de la entidad en términos de Calidad que hoy está plasmado en una Política y unos objetivos enfoca-dos a avanzar en este tema.

Para formular esta Política, se aprovechó la información obteni-da de los ejercicios orientados a la formulación del Plan Estraté-gico 2007 – 2012, en los que participaron funcionarios de todas las dependencias, coordinaciones seccionales, representantes de la empresa privada y otras entidades del sector público.

Código: 00.10.41.07 - No 1, año 2007

A través de los ejercicios, se identificaron nuestros clientes, sus necesidades y los factores que afectan la calidad de los produc-tos y servicios que ofrece la entidad y de allí se seleccionaron los que generan mayor insatisfacción y son viables de mejorar a través de un SGC.

Posteriormente, esta información se convirtió en compromisos con los clientes y en instrucciones para los funcionarios, plas-madas en la Política y los Objetivos de Calidad.

La Política es el alma del sistema; cuando la establecemos, ha-cemos que éste cobre vida, que las cosas no sean mecánicas y que estén inspiradas no sólo en las Leyes, Decretos y Normas que reglamentan nuestro trabajo, sino también en los deseos de los clientes.

Los Objetivos, por su parte, son el complemento que hace rea-lidad la Política.

Nuestra Política de calidadComprometidos con la modernización Institucional y el mejora-miento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad, trabaja-mos por la sanidad agropecuaria de Colombia y la admisibilidad de sus productos en los mercados internacionales, prestando servicios coherentes con las necesidades de nuestros clientes, con calidad y oportunidad.

Nuestros objetivos de calidad• Mejorar continuamente laeficacia, eficienciayefectividad

del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Mejorarlascompetenciasdelosfuncionarios.

• Aumentarlacoberturadelservicio.

• Aumentarlatransparencia.

• Racionalizarlostrámites.

• EstablecerloscostosdelosserviciosqueprestaelInstituto.

• Disminuirelnúmerodeserviciosyproductosnoconformes.

Nuestro compromiso con la Calidad es fundamental y debe-mos trabajar unidos para lograr la modernización institucional, el mejoramiento del desempeño de los procesos y el aumento de la satisfacción de los clientes, metas que nos alinean con el gran objetivo del Gobierno Nacional de alcanzar un Estado efectivo, transparente y al servicio de los ciudadanos.

Andrés VAlenciA Pinzón

Gerente General

Un ICA al servicio de los ciudadanos

PARA VER LA CALIDAD

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La rUtA de la CalidadPara construir el Sistema de Gestión de la Calidad se considera-ron 9 etapas que comenzaron en el año 2006 y se desarrollarán hasta finales del 2008.

• Diagnostico• Planificación• Capacitación• Establecimiento• Implementación• Medición• Mejora• Certificacióny• Sostenimiento.

Una primera etapa de diagnostico en la que buscamos el gra-do de cumplimiento de la entidad frente a las exigencias de la NTCGP1000, para pos-teriormente llegar a la etapa de planificación de la ruta de trabajo, sobre los requisitos que no estamos cumpliendo, para no perder tiempo y recursos en los que ya cumplimos. Estas dos etapas ya terminaron.

El plan consideró 2 etapas que se han desarrollado al tiempo desde febrero de 2007, la capacitación que ha permitido pre-parar cada ves mas a los funcionarios para el reto que viene en

camino, cultivando en sus mentes la cultura de la calidad y el establecimiento del Sistema, necesario para la identificación y documentación de los procesos y sus procedimientos, para la formulación de la política y los objetivos de Calidad por parte de la alta dirección y en conclusión para que el ICA determine como va a cumplir con los requisitos de la NTCGP1000 y consolide la base documental del sistema.

Después de establecido el funcionamiento del SGC, entraremos en la etapa de implementación, que es cuando el ICA debe em-pezar a usar el sistema siguiendo los procedimientos definidos y registrando evidencia de ello. A partir de ese momento debemos esperar a que el SGC madure, es decir, que pase un tiempo pru-dente para que los registros que evidencian el seguimiento de los procedimientos, generen información y datos suficientes que puedan convertirse en estadísticas, que permitan a la alta direc-ción entrar en la etapa de medición, en la cual se revisará a través de la primer auditoria interna el comportamiento del Sistema en el mediano plazo, para hacer los ajustes pertinentes en la etapa de mejora.

Una vez hechos los ajustes, entraremos en la etapa de certificación, por parte de un organismo certificador, que vendrá a revisar el siste-ma a través de una auditoría. Con base en los hallazgos le exigirán a la entidad la ejecución de un plan de mejora, para posteriormente hacer una segunda revisión y en el mejor de los casos, si los resulta-dos son satisfactorios nos otorgará la certificación al SGC. No está de más mencionar que para alcanzar tal reconocimiento necesita-mos del compromiso decidido de todos los funcionarios.

Y el reto no termina allí, después de tener un SGC funcionando y certificado, entramos a la ultima etapa, la de sostenimiento, durante la cual debemos administrar el sistema, buscando opti-mizar el desempeño interno, la productividad y en consecuencia mejorando la percepción y confianza de los clientes en nosotros.

El Grupo permanece atento a los requerimientos de todos los funcionarios en las Oficinas Nacionales del ICA, Calle 37 No. 8-43 piso 4, oficina 413 o a través del correo

electrónico calidad@ica.gov.co

recurso HUmAno del SistemaAunque todos los funcionarios de planta, contratistas, pasantes o de cualquier otro tipo de vinculación son responsables del éxito del SGC, las entidades deben definir los roles y responsabilidades de quienes intervienen más directamente; por lo tanto, la alta direc-ción ha convenido conformar los siguientes equipos de trabajo:

Comité Directivo de Calidad, cuya responsabilidad se basa en la toma de decisiones frente a las opciones que la enti-dad puede considerar para cumplir con los requisitos de la NTCGP1000. Dicho comité esta conformado por: el Gerente General, los Subgerentes Pecuario, Agrícola y Administrati-vo, el jefe de la oficina asesora de planeación, el Jefe de control interno y el coordinador del grupo de gestión de la calidad como secretario.

Equipo de apoyo a la calidad, conformado por líderes repre-sentantes de cada dependencia y seccional. Ellos serán los responsables de orientar a sus compañeros en la ejecución de las actividades requeridas en cada etapa y de reportar el grado de cumplimiento de sus dependencias ante el Comité Directivo de Calidad.

Equipo de auditores, Serán aproximadamente 30 funcionarios de todo el país y tendrán la responsabilidad de revisar cada se-mestre el cumplimiento de los requisitos de la NTCGP1000, en lugares distintos a sus dependencias.

Para esta labor tan importante, la entidad les brindará ca-pacitación en auditorías internas y desde ya invitamos a ser parte de este equipo a los funcionarios que por su forma-ción o trabajo como auditores externos del ICA, manejan los conceptos relacionados con verificación de cumplimiento de requisitos;porejemplo:auditoresdeBPM,BPFAyBPDMenlas empresas productoras y comercializadoras de insumos

agropecuarios, auditores del sistema de autorización a ter-ceros, auditores en BPG y BPA en fincas, etc.

Grupo Gestión de la Calidad, hace parte de la oficina asesora de planeación y su misión es diseñar el SGC del Instituto y orientar su implementación y administración.

Saldos PedAgógICoSUn factor clave de éxito del SGC es la capacitación de todos los funcionarios de la entidad en el cumplimiento de los requisitos de la NTCGP1000, por lo tanto, se han llevado a cabo 78 jorna-das de sensibilización en todo el País, en donde los funcionarios durante 4 horas han tenido la oportunidad de introducirse en la Calidad, conociendo un poco de su historia y reflexionando sobre las definiciones, los principios fundamentales del Sistema y su funcionalidad, conocimientos considerados básicos para recibir la capacitación en requisitos de la NTCGP1000, que se ha venido realizando mediante talleres de 16 horas, con la colaboración de la Agencia Presidencial para la Acción Social, entidad considera-da exitosa en la Gestión de la Calidad.

A continuación recordaremos algunas definiciones y conceptos aprendidos en las jornadas de sensibilización:

Sistema: Conjunto de elementos mutuamente interrelacionados o que interactúan.

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Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una or-ganización bajo el esquema PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Política de la calidad: Intenciones globales y orientaciones relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad.

Objetivo de la calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relaciona-do con la calidad.

Sistema de Gestión: Sistema para establecer la política y los objeti-vos y para lograr dichos objetivos.

Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Sistema de Gestión para diri-gir y controlar una organización con respecto a la calidad.

Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia: Relaciónentreelresultadoalcanzadoylosrecursosuti-lizados.

Efectividad: Medidadelimpactodelagestióntantoenellogrodelos resultados planificados, como en el manejo de los recur-sos utilizados y disponibles.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente im-plícita u obligatoria.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Procedimiento: Formaespecificadaparallevaracabounaactivi-dad o un proceso.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o pro-porciona evidencia de actividades desempeñadas.

Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto deprocesos.

Manual de la calidad: Documento que especifica el sistema de ges-tión de la calidad de una entidad.

Principios de la geStIón de la calidadSe han identificado 10 principios que se enmarcan dentro de los principios constitucionales de la función pública, que pueden ser utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora en su desempeño.

Las sensibilizaciones llevadas a cabo en todo el país, enseñaron y mo-tivaron la reflexión sobre los principios de la gestión de la Calidad.

En la Tabla presentamos un ejercicio que nos permite afianzar el conocimiento de los principios.

Identifique el número del principio que corresponde a cada de-finición:

No. Principio ? Definición

1Enfoque hacia el Cliente.

Es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públi-cas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad.

2 Liderazgo.

El hecho de identificar, entender, mantener, me-jorar y en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.

3Participación activa de los servidores públicos.

En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición.

4 Enfoque basado en los procesos.

El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponi-bles.

5 Enfoque del siste-ma para la gestión.

Las entidades y sus proveedores son interdepen-dientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

6 Mejora continua

La razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades com-prendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.

7Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones

La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus pro-cesos facilitando el control social.

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Relaciones mutua-mente beneficiosas con los provee-dores de bienes o servicios

En las entidades existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente, permite gene-rar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

9Coordinación, cooperación y articulación

Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es funda-mental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo perma-nente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.

10 Transparencia

Desarrollar una conciencia hacia la calidad im-plica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores pú-blicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.

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1- Proceso de producción de maíz:• Riego.• Siembra.• 20toneladasdemaízcosechadas.• Labranza.• Obtenermaízdeuncultivo.• Cosecha.

2- Proceso de elaboración de arepas:• Molermaízcocido.• Arepasasadas.• Moldearlamasa.• Tenerarepasparaeldesayuno.• Cocerlosgranosdemaíz.• Asarenparrilla.

3- Proceso de vinculación laboral:

• Hace falta un profesional con forma-ción para coordinar un tema nuevo.

• Selección.• Profesionalcompetentecontratado.• Convocatoria.• Contratación.• Definicióndelperfildelcargo.

gestión por ProCeSoSEs la forma de coordinar las actividades de toda la entidad, basándose en las secuencias que generan valor agregado a una entra-da o necesidad y que la convierten en un resultado o producto que satisfaga los requisitos.

A continuación presentamos un ejercicio que nos permite aplicar el enfoque por procesos.Usted encontrará 6 ejemplos con los elementos de un proceso, cada uno con una relación en desorden que incluye una necesidad, unas actividades y un resultado.

Ordene las secuencias, llenando los cuadros y los pentágonos con la fase que corresponda, según el enfoque por procesos.

Producción editorial: produmedios

El Control Interno es una herramienta que busca ase-gurar la conducción ordenada y eficiente de las activi-dades de las entidades del Estado. La estructura admi-nistrativa y operacional existente en cada organización es quien se encarga de realizarlo, con el propósito de otorgar un nivel razonable de confianza en la consecu-ción de sus objetivos.

Así, el Control Interno es el conjunto de principios, fun-damentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que adopta la entidad pública, bus-cando procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, incluso la administración de la informa-ción y los recursos se realicen de acuerdo con las nor-mas constitucionales, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

ElMECI,eselmodeloquepermiteeldiseño,desarrolloyoperación del Proceso de Control Interno en las Entidades del Estado y su propósito es orientarlas hacia el cumpli-miento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.

El Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, en su artículo 1, establecelaobligacióndeadoptarelMECI1000:2005.

modelo estandar de Control Interno meCI 1000:2005

tres PriNciPios fuNdameNtales del meci

Usted como Servidor Público:

• ¿Estácomprometidoconloquehace?• ¿Tienesentidodepertenencia?• ¿Planificasutrabajo?• ¿Realizaloqueplanificó?• ¿Comparalorealizadoconloqueplanificó?• ¿Identificadesviaciones?• ¿Efectúacorrectivos?• ¿Proponeideas?