CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS CON “MIS FAMILIARES”

Queremos diseñar una base de datos que permitirá que gestionemos los datos de nuestros familiares de la

manera más completa posible. Para ello es necesario un único formulario donde nos aparezca la ficha de

cada familiar con un aspecto similar a la imagen de la

derecha.

Nuestra base de datos requerirá del uso de tres tablas

que, posteriormente, aglutinaremos en una consulta

que utilizaremos para hacer nuestro formulario, y

aquellas necesarias para hacer todos los informes se

piden en esta práctica. Las tres tablas necesarias

serán, por tanto, las siguientes:

a) Provincias: almacenará las Provincias y

Comunidades Autónomas de España en dos

campos independientes. Su clave principal

puede ser autonumérica (predefinida en Access) o ser el campo Provincias, dado que será un dato

obligatoriamente requerido en esta tabla (no en la de familiares) y único en cada registro que

contenga. La tabla se realizará en Excel y será importada posteriormente a la base de datos

prestando especial atención en modificar los campos importados y que no existan registros vacíos

en la tabla importada (ya que Access detectará errores en claves vacías que identificará como

NULL). Esta tabla se utilizará para obtener las distintas

provincias en la que residen nuestros familiares mediante

un campo de tipo cuadro combinado (desplegable) que se

conseguirá con el asistente de búsqueda.

b) Relación. Contendrá un único campo que reflejará

básicamente el tipo de relación que tenemos con el

familiar que identifica el registro. Se utilizará para que, en

un cuadro de lista, se selecciones una de las opciones

posibles. Ejemplos del contenido de esta tabla serán los

siguientes registros: madre, abuelo, hermana, suegro,

cuñada…. Dado que no puede haber dos relaciones

familiares iguales y no hay más campos, se deberá

considerar como la clave principal.

c) Familiares: Será la tabla principal y contendrá los campos

necesarios para definir a la persona, su dirección postal,

datos de contacto, cumpleaños, datos familiares,…

Concretamente, para los campos Relaciones y Provincias,

se ejecutará un asistente para búsqueda de valores en las

tablas anteriormente creadas. No se incluirá en esta tabla

el campo “Comunidad Autónoma” dado que ya se

encuentra en otra tabla con la que existe relación y, para

que en el formulario se actualice el campo “Comunidad

Autónoma” bastará con ir al panel de HerramientasRelaciones y seleccionar, en la relación

creada, Exigir Integridad Referencial y Actualizar Campos En Cascada.

d) Se podrá introducir una nueva tabla con los tipos de vías: calle, plaza, avenida, pasaje, carretera…

Una vez listas las tablas, se procederá a realizar el formulario principal que al que se desactivarán

los botones de desplazamiento, el selector de registros y los botones maximizar y minimizar. Además,

se añadirán botones de comando que permitan operaciones con registros (primero, siguiente, anterior,

último, nuevo, eliminar y filtrar). Prestar atención de que la varita mágica esté activada para que, al

insertar el botón, se ejecute el asistente para crearlo de manera más sencilla.

Dado que orden de campos en el formulario puede variar respecto al de la tabla, será interesante

observar el orden de tabulación seguido, es decir, el orden de campos que se seguirá cuando se pulse la

tecla Tabulación.

Posteriormente se realizarán los informes siguientes:

1. Lista de los cumpleaños de los familiares en todo el año ordenado por meses con los datos de

interés.

2. Listado de los datos básicos de contacto (teléfono, dirección,…) de los familiares que residen en

una localidad concreta (se solicita la localidad al abrir el informe simplemente escribiendo entre

corchetes un dato que no exista, por ejemplo [¿A qué localidad vas a viajar?] para que pida el valor

en el momento de ejecutar el informe).

3. Las cartas de felicitación de navidad individualizadas para las personas de tu familia (deberán

aparecer dos: una en masculino y otra en femenino). La carta se hará con Microsoft Word con

ayuda de la herramienta combinar correspondencia, utilizándose como base de datos la que se

crea en esta práctica.

Por último se perfilará la base de datos de la siguiente manera:

1. Se creará un formulario más que contenga botones de acceso a los informes y el formulario creado,

debiéndose abrir automáticamente cundo se abra la base de datos.

2. Se valorará incluir un botón para mandar e-mail al familiar con el contenido del campo Correo

Electrónico.

3. Se introducirán los datos de unos 10 familiares y se comprobará que el funcionamiento es el

inicialmente diseñado tanto en la base de datos como en la carta de navidad dándose por

concluido el diseño la base de datos.