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Sistema De Información Primera Infancia Manual de Usuario

Versión 1.10

Versión 1.10 Sistema De Información Primera Infancia 16/06/2009 Manual de Usuario

Edesa S.A. Ministerio de Educación Nacional Contrato 703

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Historia de revisiones

Fecha Versión Descripción Autor <15/12/2008> 1.0 Manual de Usuario correspondiente

a módulo de administración y módulo de Prestadores

Lina Rojas EDESA

<20/12/2008> 1.1 Manual de Usuario correspondiente a módulo de niños

Lina Rojas EDESA

<04/01/2009> 1.2 Revisión manual de usuario Lina Rojas EDESA <05/01/2009> 1.3 Generación formato .doc para

robohelp Lina Rojas EDESA

<10/01/2009> 1.4 Revisión final manual de usuario Lina Rojas EDESA <12/01/2009> 1.5 Cambio de etiqueta alumno por

etiqueta Beneficiario Lina Rojas EDESA

<18/01/2009> 1.6 Agregado sección requerimientos Java Script

Lina Rojas EDESA

<14/05/2009> 1.8 Ajustes solicitados Bitácora Mayo 13 del 2009

Lina Rojas EDESA

<28/05/2009> 1.9 Ajustes solicitados Lina Rojas EDESA <16/06/2009> 1.10 Ajustes solicitados Lina Rojas EDESA



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Tabla de Contenido

INTRODUCCIÓN 11

MÓDULOS 11 MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN 11 MÓDULO DE PRESTADORES 11 MÓDULO DENIÑOS 13 REPORTES 13 OBJETIVO 14

GENERALIDADES 16

QUÉ COMPONE EL SISTEMA? 16 MENÚ 16 BOTONES DE LA APLICACIÓN O ICONOS 16 CAMPOS 16 LISTAS DE SELECCIÓN 17 MANEJO DE FECHAS 17 PRESENTACIÓN DE ERRORES 17 BÚSQUEDAS 18 ESTRUCTURA GENERAL DE LA PANTALLA 19

INGRESAR AL SISTEMA 20

SEGURIDAD 21 AUTENTICACIÓN 22 ROLES 22

MÓDULO ADMINISTRACIÓN 26

USUARIOS 27 CREAR USUARIO 28 MOSTRARUSUARIO 29 EDICIÓN DE USUARIO 30 CONVENIOS 31 NUEVO CONVENIO 31 MOSTRARCONVENIO 32 EDITARCONVENIO 32 MODALIDAD 34



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NUEVAMODALIDAD 34 MOSTRARMODALIDAD 34 EDITARMODALIDAD 35 CENTRO ZONAL 37 NUEVO CENTRO ZONAL 37 MOSTRARCENTRO ZONAL 38 EDITARCENTRO ZONAL 38 APROBACIÓN DEPRESTADORES 40 CAMBIAR CONTRASEÑA 42

MÓDULO PARA PRESTADORES 43

CREAR PRESTADOR 44 MOSTRAR PRESTADOR 48 MOSTRARESTABLECIMIENTO EDUCATIVO 48 EDICIÓN DE PRESTADORES 50 DATOS DELREPRESENTANTE LEGAL 51 DATOS DELPROPIETARIO 52 DATOSOTRO PRESTADOR 53 SELECCIÓN DE SEDES 56 AGREGAR SEDE 56 AGREGAR LUGAR 57 MOSTRAR SEDE 57 MOSTRARPRESTADOR LUGAR 58 EDITARPRESTADOR LUGAR 59 CONTRATOS 59 REFERENCIAR CONTRATO 60 MOSTRARCONTRATO 62 EDITARCONTRATO 62 CAPACIDADES 63 NUEVA CAPACIDADES 63 MOSTRARCAPACIDADES 64 EDITARCAPACIDAD 64

MÓDULO DE NIÑOS 67

REGISTRO DE BENEFICIARIO 68 DATOS BÁSICOS DEL NIÑO 69 INFORMACIÓN BÁSICA DEL HOGAR 70 INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL HOGAR 71 INFORMACIÓN INSTITUCIÓN DEL NIÑO 72 CONSULTA BENEFICIARIO 74 VER BENEFICIARIO 75 VER ESTADOS 76 NOVEDADES 76



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LISTA DE ARCHIVOS 79 PASOS PARA REVISAR EL ARCHIVO 80 CARGUE DE ARCHIVOS 80 FORMATO DEL ARCHIVO A CARGAR 82

REPORTES 82

LISTA DE CONTRATOS 82 LISTA DE BENEFICIARIOS 82 LISTA DE HCB 82 LISTA DE SECRETARIAS 82 PLANO DE PRESTADORES 82 PLANO DE NIÑOS 82

REQUERIMIENTOS ADICIONALES 82

JAVA SCRIPT HABILITADO 82 MICROSOFT INTERNET EXPLORER5/6 82 MICROSOFT INTERNET EXPLORER7 82 MOZILLA FIREFOX 1.5 82



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Tabla de Ilustraciones

ILUSTRACIÓN1 PANTALLAMENÚ ........................................................................................................................................16 ILUSTRACIÓN2 PANTALLA LISTA DE SELECCIÓN.......................................................................................................................17 ILUSTRACIÓN3 PANTALLA MANEJO DE FECHAS .......................................................................................................................17 ILUSTRACIÓN4 PANTALLA PRESENTACIÓN DE ERRORES .............................................................................................................18 ILUSTRACIÓN5 PANTALLA PRESENTACIÓN DE ERRORES .............................................................................................................18 ILUSTRACIÓN6 PANTALLA ESTRUCTURA GENERAL DE LA PANTALLA. .............................................................................................19 ILUSTRACIÓN7 PANTALLA INGRESO AL SISTEMA .....................................................................................................................21 ILUSTRACIÓN8 PANTALLA INICIO DE SISTEMA .........................................................................................................................21 ILUSTRACIÓN9 PANTALLA CREACIÓN DE USUARIO Y ASIGNACIÓN DE ROLES ....................................................................................23 ILUSTRACIÓN10 PANTALLA INICIAL DEUSUARIOS....................................................................................................................27 ILUSTRACIÓN11 PANTALLA CREACIÓN DE USUARIOS ................................................................................................................28 ILUSTRACIÓN12 PANTALLA MOSTRAR USUARIO.....................................................................................................................29 ILUSTRACIÓN13 PANTALLA EDITAR USUARIO ........................................................................................................................30 ILUSTRACIÓN14 PANTALLA LISTADO DE CONVENIOS................................................................................................................31 ILUSTRACIÓN15 PANTALLA CREAR CONVENIO .......................................................................................................................32 ILUSTRACIÓN16 PANTALLA MOSTRAR CONVENIO...................................................................................................................32 ILUSTRACIÓN17 PANTALLA MOSTRAR CONVENIO...................................................................................................................32 ILUSTRACIÓN18 PANTALLA MENSAJE DE CONFIRMACIÓN DEL BORRADO DE UN CONVENIO................................................................33 ILUSTRACIÓN19 PANTALLA LISTADO DE MODALIDADES ............................................................................................................34 ILUSTRACIÓN20 PANTALLA CREARMODALIDAD.....................................................................................................................34 ILUSTRACIÓN21 PANTALLA MOSTRAR MODALIDAD ................................................................................................................35 ILUSTRACIÓN22 PANTALLA EDITAR MODALIDAD.....................................................................................................................35 ILUSTRACIÓN23 PANTALLA MENSAJE DE CONFIRMACIÓN DEL BORRADO DE UN MODALIDAD. .............................................................36 ILUSTRACIÓN24 PANTALLA LISTADO DE CENTROS ZONALES.......................................................................................................37 ILUSTRACIÓN25 PANTALLA CREAR CENTRO ZONAL .................................................................................................................37 ILUSTRACIÓN26 PANTALLA MOSTRAR CENTRO ZONAL.............................................................................................................38 ILUSTRACIÓN27 PANTALLA EDITAR CENTRO ZONAL ................................................................................................................38 ILUSTRACIÓN28 PANTALLA MENSAJE DE CONFIRMACIÓN DEL BORRADO DE UN CENTRO ZONAL .........................................................39 ILUSTRACIÓN29 PANTALLA APROBACIÓN DE PRESTADORES ......................................................................................................40 ILUSTRACIÓN30 PANTALLA CAMBIO DE CONTRASEÑA ..............................................................................................................42 ILUSTRACIÓN31 PANTALLA CREACIÓN DE PRESTADOR .............................................................................................................44 ILUSTRACIÓN32 PANTALLA VALIDAR CÓDIGO DANE, CASO DE ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO CON LICENCIA APROBADA. .........................45 ILUSTRACIÓN33 PANTALLA VALIDAR CÓDIGO DANE, CASO DE ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO CON LICENCIA PENDIENTE POR APROBACIÓN ..46 ILUSTRACIÓN34 PANTALLA VALIDAR CÓDIGO DANE, CASO DE ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO CERRADO ..............................................47 ILUSTRACIÓN35 PANTALLA CREAR PRESTADOR DE TIPOOTRO. ..................................................................................................47 ILUSTRACIÓN36 PANTALLA MOSTRAR PRESTADOR .................................................................................................................48 ILUSTRACIÓN37 PANTALLA MOSTRAR PRESTADOR .................................................................................................................49 ILUSTRACIÓN38 PANTALLA EDITAR PRESTADOR TIPO ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO.......................................................................50 ILUSTRACIÓN39 PANTALLA EDITAR PRESTADOR TIPOOTRO ......................................................................................................51 ILUSTRACIÓN40 PANTALLA CREAR REPRESENTANTE LEGAL .......................................................................................................51 ILUSTRACIÓN41 PANTALLA EDITAR REP. LEGAL......................................................................................................................52 ILUSTRACIÓN42 PANTALLA CREAR PROPIETARIO ....................................................................................................................53 ILUSTRACIÓN43 PANTALLA CREAR PROPIETARIO ....................................................................................................................53 ILUSTRACIÓN44 PANTALLA CREAROTRO PRESTADOR..............................................................................................................54 ILUSTRACIÓN43 PANTALLA CREAROTRO PRESTADOR..............................................................................................................54 ILUSTRACIÓN44 PANTALLA SELECCIÓN DE SEDES ....................................................................................................................56 ILUSTRACIÓN45 PANTALLA AGREGAR SEDE. ..........................................................................................................................56 ILUSTRACIÓN48 PANTALLA AGREGAR LUGAR .........................................................................................................................57 ILUSTRACIÓN49 PANTALLA MOSTRAR SEDE ..........................................................................................................................58



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ILUSTRACIÓN50 PANTALLA MOSTRAR SEDE ..........................................................................................................................58 ILUSTRACIÓN51 PANTALLA MOSTRAR CONVENIO...................................................................................................................59 ILUSTRACIÓN52 PANTALLA LISTADO DE CONTRATOS ...............................................................................................................60 ILUSTRACIÓN53 PANTALLA CREAR CONTRATO .......................................................................................................................61 ILUSTRACIÓN54 PANTALLA SELECCIONAR PRESTADOR. ............................................................................................................61 ILUSTRACIÓN55 PANTALLA MOSTRAR CONTRATO ..................................................................................................................62 ILUSTRACIÓN48 PANTALLA MOSTRAR CONTRATO ..................................................................................................................62 ILUSTRACIÓN57 PANTALLA LISTADO DE CAPACIDADES .............................................................................................................63 ILUSTRACIÓN58 PANTALLA CREAR CAPACIDAD ......................................................................................................................64 ILUSTRACIÓN59 PANTALLA MOSTRAR CAPACIDADES...............................................................................................................64 ILUSTRACIÓN60 PANTALLA MOSTRAR CAPACIDADES...............................................................................................................65 ILUSTRACIÓN61 PANTALLA CREAR BENEFICIARIO, SELECCIONAR CONTRATO –HCB ‐ SEDE ‐ CENTRO ZONAL .........................................68 ILUSTRACIÓN62 PANTALLA REGISTRO BENEFICIARIO –DATOS BÁSICOS DEL NIÑO ...........................................................................69 ILUSTRACIÓN63 PANTALLA REGISTRO BENEFICIARIO – INFORMACIÓN BÁSICA DEL HOGAR................................................................71 ILUSTRACIÓN64 PANTALLA REGISTRO BENEFICIARIO – INFORMACIÓN ESPECÍFICA DELHOGAR ...........................................................72 ILUSTRACIÓN65 PANTALLA REGISTRO BENEFICIARIO – INFORMACIÓN DEL NIÑO.............................................................................72 ILUSTRACIÓN66 PANTALLA REGISTRO BENEFICIARIO – INFORMACIÓN DEL NIÑO.............................................................................73 ILUSTRACIÓN67 PANTALLA CONSULTAS DE BENEFICIARIOS – CRITERIOS DE BÚSQUEDA. ...................................................................74 ILUSTRACIÓN68 PANTALLA CONSULTAS DE BENEFICIARIOS – CRITERIOS DE BÚSQUEDA. ...................................................................75 ILUSTRACIÓN69 PANTALLA VER ESTADO ..............................................................................................................................76 ILUSTRACIÓN70 PANTALLA NOVEDADES ‐ REGISTRO................................................................................................................77 ILUSTRACIÓN71 PANTALLA NOVEDADES ‐ RETIRO ...................................................................................................................78 ILUSTRACIÓN72 PANTALLA NOVEDADES ..............................................................................................................................79 ILUSTRACIÓN73 PANTALLA NOVEDADES ..............................................................................................................................80 ILUSTRACIÓN74 PANTALLA LISTAR CONTRATOS – CAPTURA DE PARÁMETROS ................................................................................82 ILUSTRACIÓN75 PANTALLA LISTAR CONTRATOS – REPORTE ......................................................................................................82 ILUSTRACIÓN76 PANTALLA LISTAR BENEFICIARIOS – CAPTURA DE PARÁMETRO ..............................................................................82 ILUSTRACIÓN77 PANTALLA LISTAR BENEFICIARIOS – REPORTE ...................................................................................................82 ILUSTRACIÓN78 PANTALLA LISTAR HCB – CAPTURA DE PARÁMETROS .........................................................................................82 ILUSTRACIÓN79 PANTALLA LISTAR HCB – REPORTE................................................................................................................82 ILUSTRACIÓN80 PANTALLA LISTAR SECRETARIAS – REPORTE .....................................................................................................82 ILUSTRACIÓN81 PANTALLA HABILITAR JAVA SCRIPT INTERNET EXPLORER 5/6 PASO 1 Y 2. ................................................................82 ILUSTRACIÓN82 PANTALLA HABILITAR JAVA SCRIPT INTERNET EXPLORER 5/6 PASO 3 Y 4. ................................................................82 ILUSTRACIÓN83 PANTALLA HABILITAR JAVA SCRIPT INTERNET EXPLORER 5/6 PASO 5 Y 6. ................................................................82 ILUSTRACIÓN84 PANTALLA HABILITAR JAVA SCRIPT INTERNET EXPLORER 5/6 PASO 7......................................................................82 ILUSTRACIÓN85 PANTALLA HABILITAR JAVA SCRIPT INTERNET EXPLORER 5/6 PASO 8......................................................................82 ILUSTRACIÓN86 PANTALLA HABILITAR JAVA SCRIPT INTERNET EXPLORER 7 PASO 1 Y 2. ...................................................................82 ILUSTRACIÓN87 PANTALLA HABILITAR JAVA SCRIPT INTERNET EXPLORER 7 PASO 3 Y 4. ...................................................................82 ILUSTRACIÓN88 PANTALLA HABILITAR JAVA SCRIPT INTERNET EXPLORER 7 PASO 5, 6 Y 7. ...............................................................82 ILUSTRACIÓN89 PANTALLA HABILITAR JAVA SCRIPT INTERNET EXPLORER 7 PASO 8 .........................................................................82 LUSTRACIÓN 90 PANTALLA HABILITAR JAVA SCRIPT INTERNET EXPLORER 7 PASO 9. .........................................................................82 LUSTRACIÓN 91 PANTALLA HABILITAR JAVA SCRIPTMOZILLA FIREFOX 1.5 PASO 1 Y 2. ....................................................................82 LUSTRACIÓN 92 PANTALLA HABILITAR JAVA SCRIPTMOZILLA FIREFOX 1.5 PASO 3, 4 Y 5. .................................................................82



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INTRODUCCIÓN

El programa de Atención Integral para la Primera Infancia del Ministerio de Educación Nacional surge del mandato del Código de Infancia y Adolescencia en su artículo 29, donde se consagra como derecho el desarrollo integral para los niños y niñas menores de 6 años. En este sentido, el Ministerio ha venido trabajando en conjunto con el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en el diseño y puesta en marcha de un programa que garantice a los menores en esta franja de edad la atención en educación, nutrición y cuidado, a través de tres modalidades de atención, que respondan a las necesidades de los niños, las niñas y sus familias 1 .

El Sistema de Información para la Primera Infancia –SIPI‐ es una herramienta que permite llevar un registro de los prestadores del servicio y de los niños y niñas atendidos en el programa, para de esta forma tener una fuente confiable y disponible de la información.

SIPI es un sistema de gestión de la información en el cual se puede tener el historial completo del niño desde el momento en que entra al programa hasta que se presente a una institución para empezar su educación básica.

Módulos

Este manual contiene las diferentes opciones de la aplicación divididas por módulos.

Módulo de Administración

En el módulo de administración se encuentran las opciones para la parametrización (Convenios, modalidades y centros zonales), así como la administración de usuarios y aprobación y activación de Prestadores.

Por la naturaleza de estas funcionalidades, solo los usuarios con perfil M.E.N. 2 tienen acceso a éstas. Este módulo posee además, la función del cambio de contraseña, en la cual, cada usuario, puede modificar la contraseña que le ha sido asignada.

Módulo de Prestadores

En este módulo podrá consultar la información relacionada con el prestador del servicio. Recuerde que un Prestador de servicio es el oferente seleccionado con el que se suscribe un Contrato.

1 Ver: Guía Operativa para la prestación del Servicio de Atención Integral a la Primera Infancia. Ministerio de Educación Nacional 2008. 2 Ver: Roles. Sección Ingresar a Sistema.

Con formato: Fuente: Helvetica, 8 pt



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ü Registro web de Prestadores

Esta opción permite registrar la información de los Prestadores. Un Prestador puede ser de dos tipos:

1. Un Establecimiento Educativo, se caracteriza por tener un código DANE, y estar registrado en el

Directorio Único de Establecimientos –DUE‐ con Licencia de Funcionamiento “Revisada Aprobada”,

motivo por el cual la información de este Tipo de Prestador del Servicio es cargada del DUE,

evitando de esta manera volver a registrarla en el SIPI.

2. Otro tipo de Prestador. Para este tipo, se requiere diligenciar el formulario con la información

básica del Prestador. El registro de los prestadores incluye el proceso de registro de Prestador y del

Representante Legal.

ü Actualización de Prestadores

Esta opción permite mantener actualizada la información de un Prestador.

Sólo se puede actualizar la información básica si se trata de otro tipo de Prestador. PARA ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN DE UN ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO, ES NECESARIO REMITIRSE A LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN

CORRESPONDIENTE PARA QUE EL CAMBIO SEA REALIZADO DIRECTAMENTE SOBRE EL SISTEMA DUE.

La información correspondiente al Propietario y Representante Legal puede ser modificada en cualquier momento.

ü Registro de Contratos

Los Contratos son parte vital del sistema; sin ellos los niños no podrían ser atendidos. El sistema provee funcionalidades para el registro de Contratos y en el momento de registrar niños, estos deben ser asociados a un Contrato, para poder llevar el control de cumplimiento de los Contratos.

ü Registro de Capacidades

Esta actividad tiene por objetivo contribuir a mejorar la planeación del programa, a través del anuncio de las capacidades de atención por cada Prestador, lo cual permite llevar el control de cuántos niños podrían ser atendidos en un municipio por éste, permitiendo establecer la relación capacidad Vs niños contratados, fundamental en los momentos de ampliación de cobertura.

ü Consulta de Prestadores

Se provee la funcionalidad de búsqueda de proveedores por diversos criterios y la generación de archivos planos para cargue de la información para otros sistemas con los que se pueda contar. Esta funcionalidad sólo se encuentra disponible para usuarios con perfil Ministerio.



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Módulo de Niños

En este módulo se registra y consulta toda la información pertinente a los niños beneficiados por el Programa de Primera Infancia.

ü Registro web de niños

Existen dos formas de registrar a un niño en el SIPI: diligenciando un formulario en línea con la información del niño, o por medio del cargue de un archivo plano cuya estructura se detallará más adelante.

ü Consulta niños

Se provee la funcionalidad para buscar niños por diversos criterios.

ü Cargue de Niños

Se provee la funcionalidad de cargar archivos planos con la información de niños.

ü Editar niños

Se provee la funcionalidad de edición de la información del niño.

ü Ver historial de niño

Se provee la funcionalidad de visualización de los momentos de atención de un niño en el transcurso del tiempo.

ü Novedades del niño

Se provee la funcionalidad de modificación de la información concerniente a la Sede, la modalidad y el prestador al que está relacionado un menor.

Reportes

ü Lista de Contratos

Funcionalidad que genera archivo con formato .pdf con la lista de contratos por prestador.

ü Lista de HCB

Funcionalidad que genera archivo con formato .pdf con la lista de Hogares Comunitarios de Bienestar del ICBF por prestador.

ü Lista de niños

Funcionalidad que genera archivo con formato .pdf con la lista de niños por prestador.

ü Lista de Centros Zonales

Funcionalidad que genera archivo con formato .pdf con la lista de centros zonales por Regional.



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ü Plano de Prestadores

Funcionalidad que genera archivo con formato .csv con la lista de prestadores.

ü Plano de niños

Funcionalidad que genera archivo con formato .csv con la Lista de niños.

Objetivo

El objetivo de este manual es servir como una ayuda en la interacción del usuario con el Sistema de Información para la Primera Infancia SIPI, facilitando el manejo del software.



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GENERALIDADES

En este capítulo encontrará información general sobre el Sistema de Información para la Primera Infancia – SIPI –, que le será de utilidad para el manejo del mismo.

Qué compone el sistema?

En esta sección se encuentran los componentes que fueron usados durante el transcurso del desarrollo de la aplicación, los cuales, van a servir de guía durante el uso de las múltiples pantallas.

Menú

Es la Lista de las opciones que tiene el sistema para su funcionamiento. El sistema SIPI, cuenta con 3 menús en los que se encontrará cada una de las funcionalidades para las que fue implementado el sistema.

Ilustración 1 Pantalla Menú

Botones de la aplicación o Iconos

Los botones de la aplicación, o íconos, son los que permiten al usuario realizar operaciones definidas sobre el sistema. Ellos son:

Salir Listar Ir a la página

principal Paginación

Nuevo Hipervínculo Si No

Eliminar

Campos

Los campos son el Lugar de la pantalla en que se ingresa o aparece la información. Pueden ser: Espacios que contienen información Espacios para el ingreso de información Ejemplo: Documento de identificación: Registrar el Número de Documento de Identidad/Número de Documento registrado Apellidos: Registrar los apellidos /Apellidos Registrados



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Nombres: Registrar Nombres/Nombres Registrados

Listas de selección

Son las Listas de valores que aparecen en algunas pantallas y permiten la selección de un valor específico. Por ejemplo, en una Lista para seleccionar Entidad Territorial Certificada:

Ilustración 2 Pantalla Lista de Selección

En el campo que dice: AMAZONAS, se debe oprimir el triángulo negro que se encuentra en la parte derecha del campo, de esta manera aparecerá la Lista y será posible seleccionar la Entidad Territorial Certificada.

Manejo de fechas

El manejo de las fechas en el sistema se realiza siempre en el formato dd/mm/aaaa. Por ejemplo:

El 28 de enero del 2009 se escribe así: 28/01/2009

Ilustración 3 Pantalla manejo de fechas

Presentación de errores

Los errores que se presentan en pantalla durante la interacción del usuario con el sistema, aparecen resaltados en color rojo. Por ejemplo:



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Ilustración 4 Pantalla Presentación de errores

Búsquedas

Ciertas pantallas presentan la opción de realizar una búsqueda de información en los Listados, dependiendo de una clave dada por el usuario. En la ilustración 5, se puede observar que las búsquedas están compuestas por un campo de escritura, un botón que lanza el evento de la búsqueda, y una lista donde se despliega el resultado de la búsqueda. El caracter * se utiliza como comodín, de lo cual se puede deducir que cuando este caracter se encuentre solo en el campo búsqueda, la Lista se va a llenar con todos los registros encontrados. Si se encuentra acompañado de la letra a (*a) el resultado traería todos los registros que tuvieran una a intermedia en una palabra, si se encontrara primero la a seguido de un *, se listarían todos los registros que tuvieran una palabra cuya inicial fuera a.

Ilustración 5 Pantalla Presentación de errores



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Estructura general de la pantalla

Ilustración 6 Pantalla Estructura general de la pantalla.

En la ilustración 6, se muestra la estructura general de la pantalla. En la sección A, se encuentran los menús de la aplicación. En la parte B se despliegan las opciones del menú seleccionado en la sección A. En la sección C se encuentra el nombre del usuario que se encuentre loggeado. En la parte D se encuentra la opción de cerrar sesión (Salir del sistema). En la sección E se encuentra el cuerpo de la pagina activa. En la parte superior del cuerpo de la pantalla, se encuentra las opciones que pueden ser accedidas específicamente desde la pantalla seleccionada.



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INGRESAR AL SISTEMA

Para ingresar a la aplicación SIPI, realice los siguientes pasos: 1. Inicie el browser o navegador

Internet Explorer 6.0 o superior, si se desea descargar el software Internet Explorer lo puede hacer

en la dirección url http://www.microsoft.com/downloads/

Mozilla FireFox 1.0.2, Si se desea bajar el Mozilla FireFox se puede realizar en la dirección url

http://www.mozilla.org/products/firefox/all . Los requerimientos para utilizar este browser son:

Característica Opciones

Windows 98

Windows ME

Windows NT 4.0

Windows 2000

Windows XP (Recomendado)

Windows Vista

Sistema operativo

Windows Server 2003

Pentium 233 MHz (Recomendado: Pentium

500MHz o superior)

64 MB RAM (Recomendado: 128 MB RAM o

superior)

Hardware

52 MB de espacio libre en el disco duro

Tabla 1 Requerimientos mínimos para explorador FireFox

2. Conéctese a la dirección url http://www.sistemamatriculas.gov.co/sipi. Se presentará la pantalla

presente en la ilustración 7.

Con formato: Fuente: 11 pt, Negrita

Con formato: Fuente: 11 pt, Negrita



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Ilustración 7 Pantalla Ingreso al Sistema

3. Digitar el Usuario y Contraseña (palabra clave) que le han sido asignados por el administrador.

4. Una vez digitados Usuario y Contraseña (palabra clave) usted encontrará la pantalla que le

presenta el menú de la aplicación.

Ilustración 8 Pantalla Inicio de sistema

En la ilustración 8, se presenta la información del usuario que ingresó al sistema y es posible seleccionar la opción a la que se desea ingresar.

Seguridad

El manejo de la seguridad del Sistema Información de Primera Infancia – SIPI, comprende varios aspectos que cubren el control de acceso y los servicios de seguridad.



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Autenticación

Manejo de usuarios y claves. Al ingresar al sistema, todas las personas deben proveer su usuario y su clave, que serán validadas por el sistema. Si éstas no lo son, el acceso no es permitido y se presenta un mensaje al usuario, permitiéndole reintentar.

Roles

La autorización de ingreso a la aplicación comprende el manejo de perfiles por usuario. Cada perfil agrupa las actividades que pueden ser realizadas en el sistema SIPI. SIPI maneja tres perfiles:

ü M.E.N.

Corresponde a funcionarios del Ministerio de Educación Nacional.

ü Administrador

Corresponde al funcionario encargado del cargue de información en cada uno de los Prestadores. Sólo debe existir uno por Prestador, y es creado por el Ministerio de Educación Nacional.

ü Usuario

Corresponde al funcionario que interviene en el proceso de registro de niños en el SIPI. Cada Prestador puede tener varios Usuarios, los cuales deben ser creados por el administrador del Prestador.

Cuando se realiza el registro de usuarios, el rol para dicho usuario viene determinado según el rol de la persona que lo crea. En la tabla 1, se analiza que roles poseen privilegios para crear otros. Los usuarios con rol MEN, no se encuentran asociados a ningún Prestador, los usuarios con rol Administrador, deben crear el Prestador al cual van a ser asociados la primera vez que ingresan al sistema, los usuarios con rol Usuario es asociado al mismo Prestador del administrador que lo creó.

ROL Registrado\ ROL Creado MEN ADMINISTRADOR USUARIO MEN R R Q

ADMINISTRADOR Q Q R

USUARIO Q Q Q

Tabla 2 Permisos para la creación de Usuarios

Ejemplo: Se crea un nuevo usuario en el sistema. En la ilustración 9, el usuario que esta creándolo tiene Rol administrador, por lo cual, solamente puede crear usuarios con rol Usuario, por esta razón, esta es la única opción de rol disponible.



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Ilustración 9 Pantalla creación de usuario y asignación de roles



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Glosario

Palabra ‐ Acrónimo Definición

SIMAT Es el sistema integrado de matrícula, que da apoyo al proceso de

matrícula estudiantil y a las tareas correspondientes en las Secretarías de

Educación departamentales, distritales y municipales.

Sede Son plantas físicas independientes que conforman una Establecimiento

Educativo. Una Sede puede ser un centro educativo oficial.

Sede principal Es la Sede del Centro Educativo en la que se encuentra el área

administrativa.

Estrato Clasificación socio económica asociada al sector donde se encuentra

ubicada la vivienda de residencia de la población, ésta depende de la

estructura catastral de las entidades territoriales del nivel municipal o

distrital.

SISBEN Clasificación socio económica asociada vivienda las condiciones y calidad

de vida de los hogares, que es utilizado como instrumento de focalización

de la inversión social.

Estados del Establecimiento

Educativo

El Establecimiento Educativo puede encontrarse en los siguientes

estados:

ü Activo

ü Inactivo

Estados de la Sede La Sede puede encontrarse en los siguientes estados:

ü Activa

ü Inactiva

Estados del usuario Un usuario del sistema puede encontrarse en los siguientes estados:

ü Activo

ü Inactivo

Tabla 3 Glosario



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MÓDULO ADMINISTRACIÓN

Para garantizar el correcto funcionamiento del Sistema de Información para la Primera Infancia – SIPI – es indispensable realizar una completa y adecuada administración del mismo.

El objetivo de la administración del sistema es tener una base de datos completa y actualizada que permita el manejo de toda la información necesaria para cumplir con el objetivo final del Sistema de Información para la Primera Infancia SIPI.

Esta opción habilita la administración de parámetros de la base de datos para el funcionamiento del sistema, así como la administración de usuarios y la aprobación de Prestadores.

El menú de Administración contiene las siguientes opciones:

Usuarios Roles Convenios Modalidad Aprobación de Prestadores Modalidades Centro Zonal Cambio de contraseña



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Usuarios

El menú de usuarios es sólo visible para los roles MEN y Administración, y dependiendo de cada uno se visualiza de manera distinta. En la ilustración 10 a) se puede visualizar la pantalla que se despliega cuando el rol del usuario que ingresa es MEN. En la ilustración 10 b) se puede visualizar la pantalla que se despliega cuando el rol del usuario es Administrador.

a)

b)

Ilustración 10 Pantalla inicial de Usuarios.

La diferencia de pantalla radica básicamente en la diferencia de registros que va a tener cada uno de los roles. Una persona con rol MEN, puede ver la información de cada uno de los usuarios registrados en el sistema, mientras que el rol administrador, puede ver los registros de los usuarios que tienen el mismo Prestador asociado.



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En ambos casos se puede hacer selección sobre alguna de las columnas y se generará el ordenamiento de los registros basados en esa columna.

En la parte superior de ambas pantallas se cuenta con la opción, "Nuevo Usuario". Se debe seleccionar si se desea crear un usuario.

En la pantalla visible para los usuarios con rol MEN, al lado derecho de cada uno de los registros aparece un hipervínculo con la palabra Seleccionar. En la pantalla visible para los usuarios con rol administrador, al lado derecho de cada uno de los registros aparece un hipervínculo con la palabra Mostrar. En ambos casos, la aplicación se direcciona al resumen de la cuenta del usuario cuyo registro fue seleccionado.

Crear usuario

En la ilustración 11 se presenta una Pantalla de la creación de usuario.

Ilustración 11 Pantalla creación de usuarios

La creación de usuario posee las siguientes restricciones: 1. El documento solo puede ser de tipo numérico



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2. El login es un campo calculado a partir del documento, corresponderá al número de

documento seguido de un consecutivo numérico por cada usuario, es decir, si a una

persona con cédula 70074516 se le llega a crear usuario, el primero tendrá por login

700745161; de ser necesario crearle otro usuario, el login para este usuario correspondería

a 700745162. Para cada login, puede configurarle una contraseña distinta.

3. Por defecto en el momento de la creación de usuarios, éste se creará con estado activo.

4. La asignación de roles depende del usuario que lo esté creando (la ilustración 10, se tomó

con base en un administrador con perfil MEN).

5. El primer apellido y el primer nombre son campos obligatorios.

6. El teléfono es de tipo alfanumérico obligatorio

7. El correo electrónico debe ser un correo electrónico válido con formato [email protected]

Al momento de realizar seleccionar la creación del usuario, se validará que se cumplan los criterios establecidos, de no cumplirse, se desplegará mensaje de error informando de la situación. Si la validación es exitosa, se procederá a crear el usuario, y se desplegará la opción de Mostrar el usuario recién creado.

Mostrar Usuario

En esta pantalla se despliega la información correspondiente a un usuario en particular. En la ilustración 12 se puede observar que dicha pantalla posee la opción de Edición.

Ilustración 12 Pantalla Mostrar Usuario



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Edición de usuario

En la edición de usuario, se puede modificar la información correspondiente al usuario seleccionado. Por defecto en los campos se encontrará la información con la que se encuentra registrado un usuario. Si se desea, se puede cambiar la información, pero el cambio solo se verá reflejado posterior a que seleccione la opción actualizar. En la ilustración 13 se presenta la Pantalla de Editar un usuario.

NOTA: Después de seleccionado el botón actualizar, no es posible reversar el cambio.

La actualización posee las mismas restricciones con respecto a datos que posee la funcionalidad de crear usuario.

Ilustración 13 Pantalla Editar Usuario



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Convenios

A esta opción sólo tienen acceso los usuarios cuyo rol es MEN. Cuando se ingresa a esta opción, aparece el Listado de los Convenios que se encuentran registrados. Posee la funcionalidad de ordenarse según la columna seleccionada, para esto, haga clic sobre el nombre de la columna que quiere utilizar como criterio de ordenamiento.

Ilustración 14 Pantalla Listado de Convenios

En la ilustración 14, se presenta una Pantalla de la Lista de Convenios. En la parte superior del Listado aparece la opción "Nuevo Convenio", seleccione esta opción si desea incluir un Convenio más al programa de Primera Infancia. El identificador de cada registro (id), es hipervínculo para ir a "Mostrar Convenio".

Nuevo Convenio

Para crear Convenios, se debe diligenciar la información Nombre del Convenio y Fecha de inicio, la fecha fin del Convenio, es opcional. En la ilustración 15, se presenta una Pantalla de crear Convenio.



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Ilustración 15 Pantalla Crear Convenio

Mostrar Convenio

En Mostrar Convenio se presenta una pantalla informativa del registro seleccionado. En la ilustración 16, se presenta una Pantalla de Mostrar Convenio, se puede observar que en la parte inferior, posee un botón con para Editar el Convenio.

Ilustración 16 Pantalla Mostrar Convenio

Editar Convenio

En la edición de Convenio, se puede modificar la información correspondiente al Convenio seleccionado. Por defecto en los campos se encontrará la información con la que se encuentra registrado el Convenio. Si se desea se puede cambiar la información, pero el cambio solo se verá reflejado posterior a que seleccione la opción actualizar. En la ilustración 17 se presenta la Pantalla de Editar un Convenio.




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La actualización posee las mismas restricciones con respecto a datos que posee la funcionalidad de crear Convenio. Al lado de la opción actualizar, se encuentra el botón Eliminar, el cual permitirá borrar el registro SIEMPRE Y CUANDO NO EXISTAN CONTRATOS ASOCIADOS A DICHO CONVENIO. El sistema desplegará mensaje solicitando la confirmación del borrado.

Una Pantalla de dicho mensaje se encuentra en la ilustración 18.

Ilustración 18 Pantalla Mensaje de confirmación del borrado de un Convenio.



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Modalidad

A esta opción sólo tienen acceso los usuarios cuyo rol es MEN. Cuando se ingresa a esta opción, aparece el Listado de las modalidades que se encuentran registrados. Posee la funcionalidad de ordenarse según la columna seleccionada, para esto, haga clic sobre el nombre de la columna que quiere utilizar como criterio de ordenamiento.

Ilustración 19 Pantalla Listado de modalidades

En la ilustración 19, se presenta una Pantalla del Listado de modalidades. En la parte superior del Listado aparece la opción "Nueva Modalidad", seleccione esta opción si desea incluir una modalidad más al programa de Primera Infancia. El identificador de cada registro (id), es hipervínculo para ir a "Mostrar Modalidad".

Nueva Modalidad

Para crear modalidades, se debe diligenciar la información Código y Nombre. En la ilustración 20, se presenta una Pantalla de crear modalidad.

Ilustración 20 Pantalla Crear Modalidad

Mostrar Modalidad

Al hacer clic en el ID de la Modalidad el sistema despliega la opción “Mostrar Modalidad” presentando una pantalla informativa del registro seleccionado. En la ilustración 21, se presenta una Pantalla de Mostrar Modalidad, se puede observar que en la parte inferior, posee un botón para Editar la modalidad.



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Ilustración 21 Pantalla Mostrar Modalidad

Editar Modalidad

En la edición de modalidad, se puede modificar la información correspondiente a la modalidad seleccionada. Por defecto, en los campos se encontrará la información con la que se encuentra registrada la modalidad. Si se desea se puede cambiar la información, pero el cambio solo se verá reflejado posterior a que seleccione la opción actualizar. En la ilustración 22 se presenta la Pantalla de Editar Modalidad.

Ilustración 22 Pantalla Editar modalidad


La actualización posee las mismas restricciones con respecto a datos que posee la funcionalidad de Crear Modalidad.

Al lado de la opción actualizar, se encuentra el botón Eliminar, el cual permitirá borrar el registro SIEMPRE Y CUANDO NO EXISTAN CONTRATOS ASOCIADOS A DICHA MODALIDAD. El sistema desplegará mensaje solicitando la confirmación del borrado, una Pantalla de dicho mensaje se encuentra en la ilustración 23.



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Ilustración 23 Pantalla Mensaje de confirmación del borrado de un modalidad.



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Centro Zonal

A esta opción sólo tienen acceso los usuarios cuyo rol es MEN. Cuando se ingresa a esta opción, aparece el Listado de los Centros Zonales que se encuentran registrados. Posee la funcionalidad de ordenarse según la columna seleccionada, para esto, haga clic sobre el nombre de la columna que quiere utilizar como criterio de ordenamiento.

Ilustración 24 Pantalla Listado de Centros Zonales

En la ilustración 24, se presenta una Pantalla del Listado de Centros Zonales. En la parte superior del Listado aparece la opción "Nuevo Centro Zonal ", seleccione esta opción si desea incluir un Centro Zonal más al programa de Primera Infancia. El identificador de cada registro (id), es hipervínculo para ir a "Mostrar Centro Zonal".

Nuevo Centro Zonal

Para crear centros zonales, se debe diligenciar la información Código, Nombre y Regional. En la ilustración 25, se presenta una Pantalla de Crear Centro Zonal.

Ilustración 25 Pantalla Crear Centro Zonal



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Mostrar Centro Zonal

Al hacer clic en el ID del Centro Zonal el sistema despliega la opción “Mostrar Centro Zonal” presentando una pantalla informativa del registro seleccionado.

En la ilustración 26, se presenta una Pantalla de Mostrar Centro Zonal, se puede observar que en la parte inferior, posee un botón para Editar el C entro Zonal.

Ilustración 26 Pantalla Mostrar Centro Zonal

Editar Centro Zonal

En la edición de Centro Zonal, se puede modificar la información correspondiente a la Centro Zonal seleccionado. Por defecto, en los campos se encontrará la información con la que se encuentra registrado el Centro Zonal. Si se desea se puede cambiar la información, pero el cambio solo se verá reflejado posterior a que seleccione la opción actualizar. En la ilustración 27 se presenta la Pantalla de Editar Centro Zonal.

Ilustración 27 Pantalla Editar Centro Zonal


La actualización posee las mismas restricciones con respecto a datos que posee la funcionalidad de Crear Centro Zonal.



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Al lado de la opción actualizar, se encuentra el botón Eliminar, el cual permitirá borrar el registro SIEMPRE Y CUANDO NO EXISTAN REGISTROS ASOCIADOS A DICHO CENTRO ZONAL. El sistema desplegará mensaje solicitando la confirmación del borrado, una Pantalla de dicho mensaje se encuentra en la ilustración 28.

Ilustración 28 Pantalla Mensaje de confirmación del borrado de un Centro Zonal



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Aprobación de Prestadores

A esta opción sólo tienen acceso los usuarios cuyo rol es MEN. Cuando se ingresa a esta opción, aparece el Listado de los Prestadores en estado "PENDIENTE POR APROBACIÓN", "APROBADO" o "RECHAZADO". Posee la funcionalidad de ordenarse según la columna seleccionada, para esto, haga clic sobre el nombre de la columna que quiere utilizar como criterio de ordenamiento.

Por medio de esta opción, los usuarios con rol MEN, pueden aprobar o rechazar o volver a poner en estado por aprobación todos los Prestadores. Además, se puede Activar o Desactivar a un Prestador.

En la ilustración 29, se presenta la Pantalla de la aprobación de Prestadores.

Ilustración 29 Pantalla Aprobación de Prestadores

Para aprobar un Prestador, ubique a dicho Prestador en la Lista, y seleccione APROBADO en la columna Aprobar / Rechazar y de clic en la opción “Guardar” que se encuentra en la parte inferior al Listado.

NOTA: CUANDO SE DESEA ACTIVAR UN PRESTADOR, EL SISTEMA VALIDARÁ QUE LA LICENCIA (SI SE TRATA DE UN ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO) SE ENCUENTRE APROBADA, DE LO CONTRARIO NO REALIZARÁ EL CAMBIO.

Para rechazar un Prestador, ubique a dicho Prestador en la Lista, y seleccione RECHAZADO en la columna Aprobar / Rechazar y de clic en la opción “Guardar” que se encuentra en la parte inferior al Listado.



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Para volver a poner a un Prestador en estado Pendiente por aprobación, ubique a dicho Prestador en la Lista, y seleccione Pendiente por aprobación en la columna Aprobar / Rechazar y de clic en la opción “Guardar” que se encuentra en la parte inferior al Listado.

Para Activar un Prestador, ubique a dicho Prestador en la Lista, y seleccione SI en la columna Activar / Desactivar y de clic en la opción “Guardar” que se encuentra en la parte inferior al Listado.

NOTA: Recuerde que por defecto, al crear un Prestador éste quedará en estado activo.

Para Desactivar un Prestador, ubique a dicho Prestador en la Lista, y seleccione NO en la columna Activar / Desactivar y de clic en la opción “Guardar” que se encuentra en la parte inferior al Listado.

NOTA: CUANDO UN PRESTADOR SE DESACTIVA, AUTOMÁTICAMENTE TODOS LOS USUARIOS ASOCIADOS A ÉSTE SE

DESACTIVARÁN.



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Cambiar Contraseña

A esta opción tienen acceso todos los usuarios. Se recomienda que la primera vez que se acceda al sistema, se realice este proceso. En la ilustración 30, se encuentra la Pantalla de Cambio de contraseña. Para realizar el cambio exitoso de la contraseña, se deben diligenciar todos los campos. Si la “Contraseña Actual” no coincide con la que se encuentra registrada en la base de datos, se desplegará un mensaje de error. En los campos Nueva contraseña y Repetir contraseña, se debe escribir la contraseña por la que se quiere realizar el cambio se solicita que sea digitada dos veces, para evitar que se produzcan errores en la digitación que conlleve al cambio por una contraseña que terminaría bloqueando al usuario.

Registrados los datos solicitados por el Sistema, hacer clic en el botón “Cambiar” que se encuentra en la parte inferior, para que el cambio sea tenido en cuenta.

Ilustración 30 Pantalla Cambio de contraseña



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MÓDULO PARA PRESTADORES

El menú de Prestadores contiene las siguientes opciones:

Edición de Prestadores Selección de Sedes Contratos Capacidades Consultas

Adicional existe el proceso de crear Prestador, el cual no posee un menú asignado, si no que es un proceso lanzado cuando un usuario de tipo administrador que no posee un Prestador asociado. Esto ocurre cuando el usuario de tipo administrador accede a la aplicación por primera vez.



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Crear Prestador

A esta opción tienen acceso todos los usuarios de tipo administrador que se encuentren recién creados y que por lo cual no posean un Prestador. Es decir, un usuario tipo Administrador sólo puede crear un prestador.

Esta funcionalidad se lanza tan pronto el usuario inicia sesión por primera vez. En la ilustración 31, se encuentra una Pantalla de la creación de Prestadores.

Ilustración 31 Pantalla Creación de Prestador

Existen 2 tipos de Prestadores: Los que son un Establecimiento Educativo cuyo Número de Documento es Código DANE y los diferentes a Establecimientos Educativos , cuyo Número de Documento es el NIT.

NOTA: SI SE TRATA DE UN ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO Y REGISTRA ELDOCUMENTO DE TIPONIT, ELMINISTERIO DE

EDUCACIÓN NO APROBARÁ SU PRESTADOR.

Si se trata de otro tipo de Prestador, es necesario registrar el NIT.

Según el tipo de documento se realiza la diferencia entre los dos Prestadores. Los Establecimientos Educativos se encuentran registrados en el Directorio Único de Establecimientos (DUE).



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Para crear un Prestador tipo Establecimiento Educativo seleccione como Tipo de documento DANE, y registre el código DANE del establecimiento.

Si no recuerda el código DANE utilice el link "Usar Sistema Buscando Colegio".

Luego seleccione "Validar Código DANE", opción mediante la cual se establece si la licencia se encuentra aprobada. Es necesario para poder un aprobar un prestador tipo Establecimiento Educativo que la licencia se encuentre adjunta al DUE y revisada y aprobada por el Ministerio de Educación Nacional.

En la ilustración 32, se encuentra la Pantalla cuando se realiza el proceso de validar el código DANE.

Ilustración 32 Pantalla Validar código DANE, caso de Establecimiento Educativo con licencia aprobada.

Se puede observar que si el Establecimiento Educativo cuenta con licencia aprobada, despliega el botón de crear al finalizar el formulario.

Si se trata de un Establecimiento Educativo con licencia pendiente por aprobación, se presentarían tres campos adicionales para capturar la información relevante al acto aprobatorio de la licencia, para poder aprobarla en sistema. Este comportamiento se puede observar en la ilustración 33.



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Ilustración 33 Pantalla Validar código DANE, caso de Establecimiento Educativo con licencia pendiente por aprobación

Si se tratase de un Establecimiento Educativo cuyo estado es “Cerrado” en el proceso de validación, se despliega mensaje de "Establecimiento Cerrado" deshabilitando el botón “Crear”. Este comportamiento se puede observar en la ilustración 34.



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Ilustración 34 Pantalla Validar código DANE, caso de Establecimiento Educativo cerrado

Por otro lado, si se trata de un Prestador tipo “Otro”, se ocultan las opciones de “validar código DANE” y “Consultar Sistema Buscando Colegios” y se despliega opción de “Crear”. En la ilustración 35, se presenta pantalla de registro de información para Prestador otro.

Ilustración 35 Pantalla Crear Prestador de tipo Otro.

Cuando el Prestador ha sido creado, se despliega la pantalla de “Editar Prestador”.



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Mostrar Prestador

Cuando el Prestador se encuentra creado, y el usuario es de tipo administrador, al seleccionar en el menú la opción de Prestadores, se direcciona a “Mostrar Prestador”. La ilustración 36 muestra dicho comportamiento.

Ilustración 36 Pantalla Mostrar Prestador

El Establecimiento Educativo es hipervínculo para visualizar la información registrada en el DUE relacionada con la Institución Educativa ó Centro Educativo.

Si se trata de un Prestador tipo “Otro”, el campo Establecimiento Educativo se desplegará vacio.

Mostrar Establecimiento Educativo

En la ilustración 37 se muestra la información correspondiente al Establecimiento Educativo. La información se tomada del Directorio Único de Establecimientos – DUE –, y de ser necesario realizar algún cambio, es allí donde debe realizarse.



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Ilustración 37 Pantalla Mostrar Prestador



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Edición de Prestadores

A esta opción solo tiene acceso el usuario administrador del Prestador. Despliega los campos con la información que se encuentra registrada en la base de datos. No se pueden cambiar en el sistema el tipo Documento del Prestador ni el Número de documento asociado. En la ilustración 38, se encuentra Pantalla de Editar Prestador.

Ilustración 38 Pantalla Editar Prestador tipo Establecimiento Educativo

Los cambios que se realicen a los datos del Prestador, sólo se reflejan cuando se da Clic en el botón “Actualizar” que se encuentra en la parte inferior.

NOTA:DESPUÉS DE SELECCIONADO EL BOTÓN ACTUALIZAR, NO ES POSIBLE REVERSAR EL CAMBIO.

Si se trata de un Prestador tipo Establecimiento Educativo, al lado derecho se encuentran dos opciones Datos Propietario y Datos Representante Legal.

Si se trata de un Prestador tipo Otro, al lado derecho se encuentran tres opciones, Datos Otro Prestador, Datos Propietario y Datos Representante Legal.



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Ilustración 39 Pantalla Editar Prestador tipo Otro

Datos del Representante Legal

Si para el Prestador no existe Representante Legal asociado, se despliega "Crear Representante Legal", en caso contrario se despliega "Editar Representante Legal".

ü Crear Representante Legal

Para crear Representante Legal, se debe diligenciar la información presente en el formulario. Una vez se registre la información solicitada por el sistema, haga clic en el botón “Crear” que se encuentra en la parte inferior. En la ilustración 40, se presenta una Pantalla de crear Representante Legal. Todos los datos son obligatorios.

Ilustración 40 Pantalla Crear Representante Legal

ü Editar Representante Legal

En la edición de Representante Legal, se puede modificar la información almacenada en la base de datos. Si se desea se puede cambiar la información, pero el cambio solo se verá reflejado posterior



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a que seleccione la opción actualizar. En la ilustración 41 se presenta la Pantalla de Editar un Representante Legal.

Ilustración 41 Pantalla Editar Rep. Legal


La actualización posee las mismas restricciones con respecto a datos que posee la funcionalidad de Crear Representante Legal.

Datos del Propietario

Si para el Prestador no existe Propietario asociado, se despliega "Crear Propietario ", en caso contrario se despliega "Editar Propietario".

ü Crear Propietario

Para crear Propietario, se debe diligenciar la información presente en el formulario. Una vez se registre la información solicitada por el sistema, haga clic en el “Crear” que se encuentra en la parte inferior. En la ilustración 42, se presenta una Pantalla de crear Propietario. Todos los datos son obligatorios.



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Ilustración 42 Pantalla Crear Propietario

ü Editar Propietario

En la edición de Propietario, se puede modificar la información almacenada en la base de datos. Si se desea, se puede cambiar la información, pero el cambio solo se verá reflejado posterior a que seleccione la opción actualizar. En la ilustración 43 se presenta la Pantalla de Editar un Propietario.

Ilustración 43 Pantalla Crear Propietario


Datos Otro Prestador

Si para el Prestador no existe información adicional asociada, se despliega "Crear Otro Prestador ", en caso contrario se despliega "Editar Otro Prestador".



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ü Crear Otro Prestador

Para crear Otro Prestador, se debe diligenciar la información presente en el formulario. Una vez se registre la información solicitada por el sistema, haga clic en el “Crear” que se encuentra en la parte inferior. En la ilustración 44, se presenta una Pantalla de crear Otro Prestador. Todos los datos son obligatorios.

Ilustración 44 Pantalla Crear Otro Prestador

ü Editar Otro Prestador

En la edición de Otro Prestador, se puede modificar la información almacenada en la base de datos. Si se desea, se puede cambiar la información, pero el cambio solo se verá reflejado posterior a que seleccione la opción actualizar. En la ilustración 43 se presenta la Pantalla de Editar un Otro Prestador.

Ilustración 45 Pantalla Crear Otro Prestador




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Selección de Sedes

Cada Prestador debe asociar las Sedes en las que va a prestar el servicio. Las Sedes pueden ser Sede de un Establecimiento Educativo y Lugares. Cuando se selecciona la opción Selección Sedes, se despliega una Lista con la información correspondiente a las Sedes y Lugares asociados.

En la ilustración 44, se puede observar la Lista de Sedes y Lugares. En la parte superior posee los botones a Agregar Sede, y Agregar Lugar.

Ilustración 46 Pantalla Selección de Sedes

Agregar Sede

Al seleccionar esta opción, se desplegará un Listado de Sedes disponibles para prestar la atención a la Primera Infancia. Al final de cada registro, como puede verse en la ilustración 45, se encuentra un recuadro “Agregar” el cual permite marcar si se trata de una Sede seleccionada.

Ilustración 47 Pantalla agregar Sede.

La Lista se llena según las siguientes condiciones:

1. Si es un Prestador es de tipo “Establecimiento Educativo”, sólo se Listarán las Sedes

pertenecientes a ese establecimiento en el sistema DUE.



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2. Si es un Prestador es de tipo “Otro”, se Listarán todas las Sedes de Establecimientos

Educativos pertenecientes a la Entidad Territorial Certificada que se encuentran en el

sistema DUE.

Cuando se seleccionen todas las Sedes requeridas, se debe proceder a hacer clic en el botón “Guardar Sedes”.

Agregar Lugar

Para crear Lugares, se debe diligenciar el formulario. Todos los campos son de carácter obligatorio. En la ilustración 48, se presenta la pantalla de Crear Lugar. El campo tipo, representa si se trata de un Hogar Comunitario de Bienestar o de otro Lugar en particular.

Ilustración 48 Pantalla agregar Lugar

NOTA: EN EL LISTADO INICIAL DE SEDES, NO APARECEN LOS HCB, DEBIDO A QUE SE UTILIZA COMO INFORMACIÓN

ADICIONAL PARA MODALIDAD ENTORNO COMUNITARIO Y NO COMO SEDE BÁSICA DEL NIÑO. NOTA: EN CASO DE NO TENER LÍNEA TELEFÓNICA EN UN LUGAR O SEDE RURAL, SE DEBE INGRESAR UNA LÍNEA CELULAR PARA ASEGURAR QUE SIEMPRE EXISTA UNA VÍA DE COMUNICACIÓN.

Mostrar Sede

Para “Mostrar Sede”, en la pantalla que despliega la Lista de Sedes, se hace clic en el código DANE del establecimiento educativo y el sistema presenta una pantalla informativa del registro seleccionado. En la ilustración 49, se presenta pantalla de Mostrar Sede.



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Ilustración 49 Pantalla Mostrar Sede

Mostrar Prestador Lugar

Para “Mostrar Prestador Lugar”, en la pantalla que despliega la Lista de Lugares, se hace clic en el nombre del lugar que se requiera y el sistema presenta una pantalla informativa del registro seleccionado. En la ilustración 50, se presenta pantalla de “Mostrar Prestador Lugar”. En la parte inferior se encuentra la opción “Edición Prestador Lugar.”

Ilustración 50 Pantalla Mostrar Sede



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Editar Prestador Lugar

En la edición de Lugar, se puede modificar la información correspondiente al Lugar seleccionado. Por defecto en los campos se encontrará la información con la que se encuentra registrado el Lugar. Si se desea se puede cambiar la información, pero el cambio solo se verá reflejado posterior a que seleccione la opción actualizar. En la ilustración 51 se presenta la Pantalla de Editar un Lugar.



La actualización posee las mismas restricciones con respecto a datos que posee la funcionalidad de crear prestador lugar.

Contratos

A esta opción sólo tienen acceso los usuarios cuyo rol es MEN y Administrador. Cuando se ingresa a esta opción, aparece el Listado de los Contratos que se encuentran registrados. Posee la funcionalidad de ordenarse según la columna seleccionada, para esto, haga clic sobre el nombre de la columna que quiere utilizar como criterio de ordenamiento.



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Ilustración 52 Pantalla Listado de Contratos

En la ilustración 52, se presenta una Pantalla de la Lista de Contratos. En la parte superior del Listado aparece la opción "Referenciar Contrato", seleccione esta opción si desea incluir un Contrato más al programa de Primera Infancia. El identificador de cada registro (id), es hipervínculo para ir a "Mostrar Contrato".

Referenciar Contrato

Para referenciar Contratos, se debe registrar la información solicitada por el sistema en el formulario que se presenta en la ilustración 53. Los contratos quedan referenciados al del usuario que está registrando la información.



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Ilustración 53 Pantalla Crear Contrato

Si se trata de un usuario con rol MEN, que desea referenciar un Contrato, cuando hace clic en Contratos se despliega una Lista de Prestadores en la cual se debe seleccionar el Prestador a que va a ser cargado el Contrato. La captura de dicha Lista se encuentra en la ilustración 54.

Ilustración 54 Pantalla Seleccionar Prestador.

Para seleccionar el Prestador, se debe localizar la ubicación del mismo sobre la Lista y seleccionar el hipervínculo que corresponde al registro. Se direccionará a la página de Crear Contrato.



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Mostrar Contrato

En Mostrar Contrato se presenta una pantalla informativa del registro seleccionado. En la ilustración 55, se presenta una Pantalla de Mostrar Contrato, se puede observar que en la parte inferior, posee un botón “Edición” que permite editar los campos del Contrato.

Ilustración 55 Pantalla Mostrar Contrato

Editar Contrato

En la edición de Contrato, se puede modificar la información correspondiente al Contrato seleccionado. Por defecto en los campos se encontrará la información con la que se encuentra registrado el Contrato. Si se desea se puede cambiar la información, pero el cambio solo se verá reflejado posterior a que seleccione la opción actualizar. En la ilustración 48 se presenta la Pantalla de Editar un Contrato.

Ilustración 56 Pantalla Mostrar Contrato


La actualización posee las mismas restricciones con respecto a datos que posee la funcionalidad de Crear Contrato.



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Capacidades

A esta opción sólo tienen acceso los usuarios cuyo rol es MEN y Administrador. Cuando se ingresa a esta opción, aparece el Listado de los Capacidades que se encuentran registradas en el Sistema. Posee la funcionalidad de ordenarse según la columna seleccionada, para esto, haga clic sobre el nombre de la columna que quiere utilizar como criterio de ordenamiento.

Ilustración 57 Pantalla Listado de Capacidades

En la ilustración 57, se presenta una de la Lista de Contratos. En la parte superior del Listado aparece la opción "Nuevo Capacidad", seleccione esta opción si desea incluir una Capacidad más por Prestador. El identificador de cada registro (id), es hipervínculo para ir a "Mostrar Capacidad".

Nueva Capacidades

Permite el ingreso de Capacidades en el Sistema, mediante el registro de los datos solicitados, por el sistema en el formulario presente en la ilustración 58.

Una vez registrada la información en el sistema, se debe hacer clic en el botón “Crear” que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla.



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Ilustración 58 Pantalla Crear Capacidad

Mostrar Capacidades

En Mostrar Capacidad se presenta una pantalla informativa del registro seleccionado. En la ilustración 59, se presenta pantalla de Mostrar Capacidades, en la parte inferior, posee un botón “Edición” que permite Editar las Capacidades.

Ilustración 59 Pantalla Mostrar Capacidades

Editar Capacidad

En la edición de Capacidad, se puede modificar la información correspondiente a la Capacidad seleccionada. Por defecto en los campos se encontrará la información registrada para la Capacidad. Si se desea se puede cambiar la información, pero el cambio solo se verá reflejado posterior a que seleccione la opción actualizar. En la ilustración 60 se presenta la Pantalla de Editar Capacidad.



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Ilustración 60 Pantalla Mostrar Capacidades


La actualización posee las mismas restricciones con respecto a datos que posee la funcionalidad de Crear Capacidades.



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MÓDULO DE NIÑOS

En este módulo, los Prestadores de servicio podrán encontrar los servicios inherentes a sus actividades diarias relacionadas con los niños.

El menú de niños contiene las siguientes opciones: Registro de Beneficiario Consulta de Beneficiario Lista de archivos Cargue de archivos



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Registro de Beneficiario

El objetivo del sistema de Información para la Primera Infancia ‐SIPI‐ es proporcionar la información para promover el diseño, la implementación, el seguimiento y evaluación participativa de Planes de Atención Integral para la Primera Infancia a través de los cuales se coordinen todos los sectores a nivel local y, de acuerdo al principio de corresponsabilidad, garanticen el cuidado, la nutrición y la educación inicial a todos los niños y niñas menores de 5 años.

El registro de Beneficiario permite el registro del niño en el sistema, mediante el ingreso de la información en los 4 formularios diseñados para tal fin y que corresponden a:

1. Datos Básicos

2. Información Básica del Hogar

3. Información Específica del Hogar

4. Información Institución del Niño

Cuando se va a realizar el registro de un Beneficiario, inicialmente se debe diligenciar la información correspondiente a: ü Datos del Contrato

ü Centro Zonal

ü HCB

ü Sede / Lugar

En la ilustración 61, se encuentra la Pantalla del registro inicial.

Ilustración 61 Pantalla crear Beneficiario, seleccionar Contrato – HCB ‐ Sede ‐ Centro Zonal



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NOTA: EL CAMPO HCB SÓLO SE DESPLIEGA SI EL CONTRATO TIENE POR MODALIDAD ENTORNO COMUNITARIO

ASOCIADO.

Una vez registrada la información básica en el sistema, se debe hacer clic en el botón “Crear” que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Datos básicos del niño

Para registrar la información básica de un niño, se debe diligenciar la información presente en la ilustración 62.

Ilustración 62 Pantalla Registro Beneficiario – Datos básicos del niño

Una vez registrados en el sistema, los datos que se encuentran antes del botón “Validar” se hace clic en este botón, con el fin de establecer si el niño que se está registrando ya se encuentra en el sistema. Son campos obligatorios en esta parte

Primer Apellido Primer Nombre Tipo de Documento



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Número de Documento Departamento de Expedición Municipio de Expedición Fecha de Nacimiento

Si el alumno no está registrado, se deben diligenciar las variables que están a continuación del botón “Validar”

Cuando se finalice el ingreso de información de dicho formulario, por favor, remítase a diligenciar la información básica del hogar.

NOTA: SI SE DESEA ESCOGER MÁS DE UN CRITERIO EN CAPACIDADES EXCEPCIONALES, SE DEBE SELECCIONAR LA PRIMERA OPCIÓN Y CON LA TECLA CONTROL (CTRL) OPRIMIDA SELECCIONE LOS OTROS CRITERIOS.

Información básica del hogar

Para registrar la información básica de un hogar, se debe diligenciar los campos presentes en el formulario de la ilustración 63.



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Ilustración 63 Pantalla Registro Beneficiario – Información Básica del Hogar

Cuando se finalice el ingreso de información de dicho formulario, por favor, remítase a diligenciar la Información Básica del Hogar. Si se desea agregar más de un familiar asociado al menor, se debe llenar la información correspondiente y hacer clic sobre el botón “Agregar Nuevo Familiar con estos Datos”.

NOTA: EL SISTEMA VÁLIDA QUE EXISTA AL MENOS UN FAMILIAR CREADO POR CADA NIÑO.

Información específica del hogar

Para registrar la información básica de un hogar, se debe diligenciar los campos presentes en el formulario de la ilustración 64.



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Ilustración 64 Pantalla Registro Beneficiario – Información específica del Hogar

Cuando se finalice el ingreso de información de dicho formulario, por favor, remítase a diligenciar la información institución del hogar.

Información institución del niño

Para registrar la información de la institución que va atender a un niño, se debe diligenciar los campos presentes en el formulario de la ilustración 65.

Ilustración 65 Pantalla Registro Beneficiario – Información del niño

Cuando se finalice el ingreso de información de dicho formulario, por favor, remítase a la pestaña de Guardar.

En la ilustración 66, se presenta pantalla de “Guardar” información.



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Ilustración 66 Pantalla Registro Beneficiario – Información del niño

NOTA: SI NO SE REALIZA CLIC SOBRE EL BOTÓN GUARDAR, LA INFORMACIÓN NO SERÁ ALMACENADA.



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Consulta Beneficiario

Esta opción que permite la Consulta de Beneficiarios, mediante criterios de búsqueda establecidos. En la ilustración 67, se encuentra Pantalla de los criterios de búsqueda para niños.

Para la consulta mínimo, debe ingresar por lo menos alguno de los siguientes datos:

1. Tipo Documento y Documento ó

2. Documento ó

3. Primer Nombre y Primer Apellido ó

4. Año y Sede ó

5. Año y HCB ó

6. Año y Contrato

O como una combinación de los criterios anteriores.

Ilustración 67 Pantalla Consultas de Beneficiarios – Criterios de búsqueda.

NOTA: SI SE ESCOGE MÁS DE UN CRITERIO, RECUERDE QUE EL MÉTODO DE BÚSQUEDA LOS CONCATENA CON LA

CLAUSULA “Y” LO QUE IMPLICA QUE DEBEN CUMPLIRSE TODOS LOS CRITERIOS.



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Una vez seleccionado los criterios de búsqueda, hacer clic en el botón “Consultar”, ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla. En la parte inferior del formulario se desplegará la “Lista de Beneficiarios”. En la ilustración 68, se presenta el resultado de búsqueda.

Ilustración 68 Pantalla Consultas de Beneficiarios – Criterios de búsqueda.

En la parte derecha de cada registro se presentan 3 acciones posibles. Ver Beneficiario, Ver Estados y Novedades.

Ver Beneficiario

Esta funcionalidad permite la edición de la información del niño registrada en el sistema. Solo se puede Editar información del menor en los siguientes casos:

1. Si el menor se encuentra activo, y el usuario que está buscando la información del niño se encuentra asociado al Prestador que lo atiende.

2. Si el usuario tiene rol MEN tiene la opción de editar la información de todos los niños independiente del Prestador

La pantalla de ver Beneficiario es la misma pantalla de registro de Beneficiario pero con la información que del menor se tiene almacenada en el sistema.




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Ver Estados

El sistema con esta funcionalidad despliega los datos relacionados con los estados del niño: Estado Fecha Inicio Fecha Fin Sede HCB Modalidad Número Contrato Motivo Retiro Edad

En la ilustración 69 se encuentra la Pantalla de Ver Estados.

Ilustración 69 Pantalla Ver estado

Novedades

Además de permitir actualizar el estado del niño que previamente ha sido inscrito, permite ver los datos básicos del niño y los datos del estado actual.

Se puede acceder a dicha opción si:

1. Si el menor se encuentra activo, y el usuario que está buscando la información del niño se

encuentra asociado al Prestador que lo atiende.

2. Si el usuario tiene rol MEN, tiene la opción de editar la información de todos los niños

independiente del Prestador

Recuerde, es necesario diligenciar la información en cada uno de los campos.



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Si el niño va a seguir asociado a usted como Prestador del servicio, en el campo “Nuevo estado” seleccionar registrado.

Si el niño no va a seguir asociado a usted como Prestador del servicio, en el campo “Nuevo estado” seleccionar retirado.

ü Nuevo estado Registrado

Diligencie el Año nuevo estado, la fecha del nuevo estado, el nuevo estado, y el contrato (identificador del contrato), luego de clic a la opción validar.

Se desplegarán los campos Sede, HCB y Centro Zonal, diligéncielos con los identificadores correspondientes para cada caso.

En la ilustración 70 se encuentra la Pantalla de Novedades para registro.

Ilustración 70 Pantalla Novedades ‐ registro



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ü Nuevo Estado Retirado

Si va a realizar el retiro de un niño, debe diligenciar el “Nuevo Estado” seleccionando la opción “Retirado” y además, seleccionar el motivo de retiro. Por último hacer Clic en botón “Guardar” ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla. En la ilustración 71 se encuentra la Pantalla de Novedades para Retiro de Beneficiarios.

Ilustración 71 Pantalla Novedades ‐ retiro

NOTA: DESPUÉS DE SELECCIONADO EL BOTÓN ACTUALIZAR, NO ES POSIBLE REVERSAR EL CAMBIO.



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Lista de Archivos

La funcionalidad Lista de Archivos, sirve para conocer el histórico de archivos planos con los que se ha hecho el cargue de información, así como el resultado del cargue. El sistema despliega para cada cargue realizado, la siguiente información: ID: Código de identificación del cargue asignado por el sistema Fecha de cargue: Fecha en que se realizó el cargue Buenos: Número de registros que no presentan error Malos: Número de registros que presentan errores Alertas: Número de registros que presentan Total: Número total de registros cargados (Buenos + Malos + Alertas)

En la ilustración 72 se encuentra una Pantalla de la Lista de archivos.

Ilustración 72 Pantalla Novedades

Cuando se seleccione el id, se podrá descargar una copia del archivo con el que se subió la información. Cuando se seleccione el número que aparece en la columna cuyo nombre es “Buenos”, se podrá descargar una copia de los registros que fueron cargados de manera satisfactoria.

Cuando se seleccione el número que aparece en la columna cuyo nombre es “Malos”, se podrá descargar una copia de los registros que fueron cargados de manera no satisfactoria.

Cuando se seleccione el número que aparece en la columna cuyo nombre es ”Alertas”, se podrá descargar una copia de los registros que fueron cargados de manera satisfactoria pero que deben ser revisados para constatar que obedecen a u error o que por el contrario los datos del niño están bien registrados en el sistema aunque no están dentro de la normatividad.



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NOTA: SI UN REGISTRO DE LA LISTA POSEE ALERTAS ES POSIBLE QUE LA INFORMACIÓN HAYA SIDO ALMACENADA. UN

REGISTRO MARCADO CON ALERTA ES UN REGISTRO BUENO, PERO QUE TIENE ALGUNA INFORMACIÓN QUE SE DEBE

REVISAR.

Pasos para revisar el archivo

Revise en el Listado de cargues (Menú de niños, submenú Lista de archivos), que la cantidad de registros que fueron cargados. Si en la columna malos aparece un valor distinto a cero (0), haga clic sobre este número y revise porque motivo el registro no subió. Para esto: ü Descomprima el archivo con la herramienta winzip ü Abra Excel ü Importe el archivo, asegúrese que todos los campos se importen de tipo texto ü Revise los errores en las columnas al final del archivo.

Cargue de archivos

La funcionalidad Carga de Archivos, sirve para subir el archivo plano donde cada campo se encuentre separado por punto y coma que contiene la información a cargar. En la ilustración 73 se encuentra una Pantalla de cargar archivos.

Ilustración 73 Pantalla Novedades

Para el cargue de un archivo, se debe:

Seleccionar el año al cual corresponde el cargue Seleccionar el archivo por medio del botón “Examinar”, y a continuación seleccionar la opción de “Subir Archivo”.

NOTA: RECUERDE QUE EL ARCHIVO DEBE TENER COMO EXTENSIÓN .ZIP Y DEBE CONTENER UN ARCHIVO PLANO Y SUS CAMPOS SEPARADO POR PUNTO Y COMA.



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Posterior al proceso de cargue de archivo diríjase a listar cargue y revise que la información haya subido de manera correcta.

Para crear un archivo plano donde cada campo se encuentre separado por punto y coma se puede utilizar herramientas como Excel, para esto, genere su archivo, seleccione la opción de guardar como, seleccione archivo separado por comas. Para que el archivo quede guardado por punto y coma, asegúrese que la configuración regional del equipo se encuentre en Colombia.

Posterior al proceso de cargue de archivo diríjase a Listar cargue y revise que la información haya subido de manera correcta.

A continuación se presenta el formato del archivo a cargar con la descripción, el tipo de dato, el rango de datos, y que validaciones se les realiza.



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Formato del archivo a Cargar

Id Dato Nombre_tecnico Longitu d

Tipo de dato Rango de datos Validaciones básicas Otras validaciones

1 Año Ano_inf 4 Numérico El presente año debe ser anterior ó el actual

2 Código del operador que presta el servicio Id_operador_icbf 7 Numérico El identificador debe existir en la tabla de Prestadores

3 Nombre del operador que presta el servicio Pinf_nom_Prestador 50 Alfabético

4 Código del departamento de atención donde se presta el servicio

Dep_codigo 2 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola

Códigos DANE departamento (2 posiciones)

La relación departamento y municipio debe estar acorde con la codificación definida por el DANE

5 Nombre de departamento de atención donde se presta el servicio

Nom_dep_atencion 50 Alfabético Acorde a la tabla divipola

6 Código del municipio donde se presta el servicio Mun_codigo 3 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola

Códigos DANE municipio (3 posiciones)

7 Nombre del municipio donde se presta el servicio

Nom_muni_atencion 50 Alfabético Acorde a la tabla divipola

8 Numero de Contrato al operador que presta el servicio

Contrato_codigo 4 Numérico

9 Consecutivo de Contratos Contrato 20 Numérico Debe ser el identificador único del Contrato

Debe ser el identificador único del Contrato, ver Lista de Contratos

10 Fecha ingreso Fec_ingreso 10 Carácter Formato dd/mm/yyyy No puede estar vacio

11 Fue Beneficiario del Convenio MEN‐ICBF en el 2007

Atendido_anno_ant 1 Carácter "s" o "n" No puede estar vacio



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12 Tipo identificación del Beneficiario Tipo_documento 1 Numérico {2,3,5,6,7,8,9} si el menor no tiene identificación se le colocará NES código 8, en éste caso el sistema le colocará un número automáticamente

1 cédula de ciudadanía 2 tarjeta de identidad 3 cédula de extranjería ó identificación de extranjería 5 registro civil de nacimiento 6 número de identificación personal (NIP) 7 número único de identificación personal (NUIP) 8 número de identificación establecido por la secretaría de educación 9 certificado cabildo

13 Número identificación del Beneficiario Nro_documento 15 Alfanumérico N/a Número del documento de identidad (12 posiciones)

14 Código del departamento de expedición del documento del Beneficiario

Exp_depto 2 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola



15 Nombre del departamento de expedición del documento del Beneficiario

Exp_depto_nombre 50 Alfabético Acorde a la tabla divipola

16 Código del municipio de expedición del documento del Beneficiario

Exp_mun 3 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola


17 Nombre del municipio de expedición del documento del Beneficiario

Exp_mun_nombre 50 Alfabético Acorde a la tabla divipola



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18 Fecha de nacimiento del Beneficiario Fec_nac_benef 10 Fecha Formato: dd/mm/aaaa

La fecha de nac. Solo puede ser inferior 4 años 11 meses a la fecha de inscripción y no puede ser mayor a la fecha de inscripción.

19 Código departamento nacimiento Nac_depto 2 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola


La relación departamento y municipio debe estar acorde con la codificación definida por el DANE.

Solo puede ser vacío si el tipo documento es extranjería

20 Nombre departamento nacimiento Nom_dpto_nac_benef 50 Alfabético Acorde a la tabla divipola

21 Código municipio nacimiento Nac_mun 3 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola


22 Nombre municipio nacimiento Nom_muni_nac_benef 50 Alfabético Acorde a la tabla divipola

23 Sexo Genero 1 Alfabético M = masculino f = femenino

24 El niño está inscrito en crecimiento y desarrollo sano?

Esta_prog_des_crecim ientot

1 Alfabético S=si n=no

Por defecto = n

25 El niño tiene completa el esquema de vacunación ?

Vacunacion_completa 1 Alfabético S=si n=no

Por defecto = n

26 Primer apellido del Beneficiario Apellido_1 30 Alfabético No se permiten números ni caracteres especiales

No puede estar vacío Solo se deben aceptar letras del alfabeto, ningún otro tipo de carácter.

27 Segundo apellido del Beneficiario Apellido_2 30 Alfabético No se permiten números ni caracteres especiales

28 Primer nombre del Beneficiario Nombre_1 30 Alfabético No se permiten números ni caracteres especiales

No puede estar vacío



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29 Segundo nombre del Beneficiario Nombre_2 30 Alfabético No se permiten números ni caracteres especiales

30 El niño es población victima de conflictos Pob_vict_ conf 1 Numérico 1 =en situación de desplazamiento 3= hijos de adultos desmovilizados 9 = no aplica

Por defecto = 9

31 Último departamento (código) expulsor Dpto_exp 2 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola

La relación departamento y municipio debe estar acorde con la codificación definida por el DANE.

Se debe diligenciar solo si el tipo de población victima de conflicto es 1 (en situación de desplazamiento)

32 Último departamento (nombre expulsor Dpto_exp_nombre 50 Alfabético Acorde a la tabla divipola

33 Último municipio (código) expulsor Mun_exp 3 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola


34 Último municipio (nombre) expulsor Mun_exp_nombre 50 Alfabético Acorde a la tabla divipola

35 Cuál es la responsabilidad de los adultos (responsable ó acudiente) sobre el niño ?

Resp_adultos 1 Numérico 1 = única (solo) 2 = compartida (juntos)


36 Cuál es el parentesco de los responsables sobre el niño ?

Cte_id_parentesco 1 Numérico 1 = padre 2= madre 3= abuelo 4= abuela 5= tío 6= tía 9= otro 10=hermano

No puede estar vacío Los valores son los mismos que están en SIMAT , y serán almacenados en la tabla familiares



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37 Tipo identificación del responsable Tip_doc_res_nino 1 Alfanumérico 1 = cédula de ciudadanía 3 = cédula de extranjería 5 = registro civil de nacimiento 6 = nro. Identificación ‐ NIP 7= nro. Identificación ‐ NUIP 8= nro. Identificación establecido por la secretaria de educación 9 = certificado cabildo

La combinación tipo, número y Lugar de expedición de documento debe ser única. Si el tipo es 1 y 2 debe ser único por número de documento.

38 Número identificación del responsable Doc_res_nino 12 Alfanumérico No se permiten caracteres especiales long‐cédula de ciudadanía = 10 long‐tarjeta identidad = 11long‐cédulaextranjería = 6 long‐pasaporte =16

No aplica

39 Código del departamento de expedición del documento del responsable

Exp_depto_res_nino 2 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola



40 Nombre del departamento de expedición del documento del responsable

Exp_depto_res_nino_ nom

50 Alfabético Acorde a la tabla divipola

41 Código del municipio de expedición del documento del responsable

Exp_mun_res_nino 3 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola


42 Nombre del municipio de expedición del documento del responsable

Exp_mun_res_nino_n ombre


43 Primer apellido del responsable Apellido_1_res_nino 30 Alfabético No se permiten números y caracteres especiales




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44 Segundo apellido del responsable Apellido_2_res_nino 30 Alfabético No se permiten números y caracteres especiales

45 Primer nombre del responsable Nombre_1_res_nino 30 Alfabético No se permiten números y caracteres especiales


46 Segundo nombre del responsable Nombre_2_res_nino 30 Alfabético No se permiten números y caracteres especiales

47 Tipo identificación del padre Tip_doc_padre 1 Alfanumérico 1 = cédula de ciudadanía 3 = cédula de extranjería 5 = registro civil de nacimiento 6 = nro. Identificación ‐ NIP 7= nro. Identificación ‐ NUIP 8= nro. Identificación establecido por la secretaria de educación 9 = certificado cabildo

La combinación tipo, número y Lugar de expedición de documento debe ser única. Si el tipo es 1 y 2 debe ser único por número de documento.

48 Número identificación del padre Num_doc_padre 12 Alfanumérico No se permiten caracteres especiales long‐cédula de ciudadanía = 10 long‐tarjeta identidad = 11long‐cédulaextranjería = 6 long‐pasaporte =16

Número del documento de identidad (12 posiciones)

49 Código del departamento de expedición del documento del padre

Exp_depto_padre 2 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola



50 Nombre del departamento de expedición del documento del padre

Exp_depto_padre_no mbre




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51 Código del municipio de expedición del documento del padre

Exp_mun_padre 3 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola


52 Nombre del municipio de expedición del documento del padre

Exp_mun_padre_nom bre


53 Primer apellido del padre Apellido_1_padre 30 Alfabético No se permiten números y caracteres especiales


54 Segundo apellido del padre Apellido_2_padre 30 Alfabético No se permiten números y caracteres especiales

55 Primer nombre del padre Nombre_1_padre 30 Alfabético No se permiten números y caracteres especiales


56 Segundo nombre del padre Nombre_2_padre 30 Alfabético No se permiten números y caracteres especiales

57 Tipo identificación de la madre Tip_doc_madre 1 Alfanumérico 1 = cédula de ciudadanía 3 = cédula de extranjería 5 = registro civil de nacimiento 6 = nro. Identificación ‐ NIP 7= nro. Identificación ‐ NUIP 8= nro. Identificación establecido por la secretaria de educación 9 = certificado cabildo

58 Número identificación de la madre Num_doc_madre 20 Alfanumérico No se permiten caracteres especiales long‐cédula de ciudadanía = 10 long‐tarjeta identidad = 11long‐cédulaextranjería = 6 long‐pasaporte =16

Número del documento de identidad (12 posiciones)



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59 Código del departamento de expedición del documento de la madre

Exp_depto_madre 2 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola



60 Nombre del departamento de expedición del documento de la madre

Exp_depto_madre_no mbre


61 Código del municipio de expedición del documento de la madre

Exp_mun_madre 3 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola

62 Nombre del municipio de expedición del documento de la madre

Exp_mun_madre_nom bre



63 Primer apellido de la madre Apellido_1_madre 30 Alfabético No se permiten números y caracteres especiales

64 Segundo apellido de la madre Apellido_2_madre 30 Alfabético No se permiten números y caracteres especiales

65 Primer nombre de la madre Nombre_1_madre 30 Alfabético No se permiten números y caracteres especiales


66 Segundo nombre de la madre Nombre_2_madre 30 Alfabético No se permiten números y caracteres especiales

67 Dirección residencia domicilio Direccion_residencia 100 Alfanumérico No se permiten caracteres especiales


68 Teléfono contacto residencia domicilio Tel 50 Alfanumérico No se permiten caracteres especiales

69 Zona de ubicación residencia domicilio Zon_alu 1 Alfanumérico 1 = urbano 2 = rural

70 Código departamento de residencia del vinculado

Res_depto 2 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola

No puede estar vacío La relación departamento y municipio debe estar acorde con la codificación definida por el DANE

71 Nombre del departamento de residencia del vinculado

Res_depto_nombre 50 Alfabético Acorde a la tabla divipola



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72 Código municipio de residencia del vinculado Res_mun 3 Alfanumérico Acorde a la tabla divipola


73 Nombre municipio de residencia del vinculado Res_mun_nombre 50 Alfabético Acorde a la tabla divipola

74 Estrato del hogar Estrato 1 Numérico Valores entre ( o y 6)

75 Tiene afiliación a seguridad social Afi_seg_social 1 Numérico 1 = ARS 2 = EPS 3 = régimen especial

76 Nivel de SISBEN SISBEN 1 Numérico Entre (1,2,3,4,5,6,9) Por defecto = 9 (no aplica)

77 El hogar recibe subsidio al programa en familias en acción.?

Sub_fam_accion 1 Numérico 0 = no aplica 1 = para nutrición 2 = para educación 3 = para ambos (n,e)

Por defecto = 0

78 La familia esta focalizada por la red juntos? Pert_red_juntos 1 Alfabético S=si n=no

Por defecto = n

79 De acuerdo con la cultura, el pueblo ó los rasgos físicos……, el hogar se reconoce como?

Etnia 3 Alfabético Lista MEN

80 Si el hogar pertenece algún resguardo indígena.?

Res 3 Alfabético Lista MEN

81 El niño presenta alguna disCapacidad. ? Tipo_disCapacidad 2 Numérico 1 = sordera profunda 2 = hipoacusia o baja audición 3 = baja visión diagnosticada 4 = ceguera 5 = parálisis cerebral 6 = lesión neuromuscular 7 = autismo 8 = deficiencia cognitiva (retardo mental) 9 = síndrome de Down 10 = múltiple 11 = otro 99 = no aplica

Por defecto = 99



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82 El niño tiene Capacidades excepcionales. ? Cap_exc 1 Numérico 1 = superdotado 2 = con talento científico 3 = con talento tecnológico 4 = con talento subjetivo 9 =no aplica

Por defecto = 9

83 Entorno de la modalidad de atención Modalidad 1 Numérico 1 = comunitario 2 = familiar 3 = institucional

84 Fecha de retiro o desvinculación del Beneficiario al programa

Fec_retiro 10 Fecha Formato: dd/mm/aaaa el año de la fecha de retiro, debe ser igual al año de la vigencia

85 Motivo de retiro del Beneficiario Mot_retiro 2 Numérico 1. Enfermedad 2. Distancia al centro de atención 3. Alto costo para la familia (transporte al sitio 4. En casa hay alguien quien lo cuida 5. No le gusta la comida 6. Traslado de municipio 7. Conflicto armado 8. Muerte 9. Paso a SIMAT 10. Retiro voluntario del programa 99. Otro

86 Código del HCB de donde procede el Beneficiario

HCB 6 Numérico Usar Listado de HCB

87 Nombre del HCB de donde procede el Beneficiario

Nom_hcb_benef 50 Alfabético Usar Listado de HCB

88 Código de la Sede del Prestador del servicio Sede 7 Numérico Usar Listado de Contratos del ICBF



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89 Dirección de la Sede de Prestador del servicio Direccion_Sede_oper 100 Alfanumérico No se permiten caracteres especiales

90 Nombre de la Sede del Prestador del servicio Nom_Sede_oper 100 Alfabético Usar Listado de Contratos del ICBF

91 El Beneficiario tiene madre cabeza de familia .? Ben_mad_flia 1 Alfabético S=si n=no

Por defecto = n

92 El Beneficiario es hijo de de veterano de la fuerza pública. ?

Ben_vet_fp 1 Alfabético S=si n=no

Por defecto = n

93 El Beneficiario es hijo de héroe nacional. ? Ben_her_nac 1 Alfabético S=si n=no

Por defecto = n

94 Código del centro zonal del ICBF donde se presta el servicio

Cod_cz_atencion 3 Numérico

95 Nombre del centro zonal del ICBF donde se presta el servicio

Nom_cz_atencion 50 Alfabético Debe ser el nombre del municipio de la tabla divipola

96 No. De días al mes que asistió el niño Dias_atencion 2 Numérico Entre ( 1 y 20 días)

97 Código de la secretaria de educación certificada responsable donde se presta el servicio

Cod_secret_cert 10 Numérico Usar Listado de secretarias de educación MEN

98 Nombre de la secretaria de educación certificada responsable donde se presta el servicio

Nom_secret_cert 50 Alfabético Usar Listado de secretarias de educación MEN

99 Nombre del mes de elaboración del reporte Reporte_ind 2 Numérico 0= inscripción inicial 1= enero 2= febrero 3= marzo 4=abril 5=mayo 6=junio 7=julio 8=agosto 9=septiembre 10=octubre 11=noviembre 12=diciembre



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REPORTES

Los reportes son archivos generados por el sistema y que sirven como base para llevar el control y/o ser cargados a otros sistemas.

Lista de Contratos

Por cada Prestador genera un archivo .pdf con la información correspondiente a los Contratos que el Prestador ha referenciado.

En la ilustración 74 se presenta Pantalla de Listar Contratos. Se muestre, en ella, los parámetros que deben ser diligenciados para generar el reporte.

Ilustración 74 Pantalla Listar Contratos – captura de parámetros

Si no se diligencia fecha de inicio el sistema Listará desde el primer Contrato referenciado por el Prestador. Si no se diligencia fecha de fin el sistema Listará hasta el último Contrato referenciado por el Prestador.

Lo anterior quiere decir que si no se diligencia alguna de las dos fechas (Fecha inicio y Fecha fin) el sistema listará todos los contratos para el Prestador.

En la ilustración 75, se presenta Pantalla del reporte Listar Contratos en la que el sistema despliega la relación de contratos con la siguiente información: ID del Contrato: Número de identificación del contrato asignado por el sistema.. Entidad Territorial: Entidad Territorial a la cual pertenece el Contrato Cod: Código Departamento (2 Posiciones) y código Municipio (3 Posiciones)



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Municipio: Nombre del Municipio Convenio: Nombre del convenio en el cual está enmarcado el contrato Contrato: Número del Contrato Fecha de Inicio: Fecha en que inició el contrato Fecha Fin Fecha de finalización del contrato Nombre del Prestador

Ilustración 75 Pantalla Listar Contratos – Reporte



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Lista de Beneficiarios

Por cada Prestador, departamento, municipio, año, Sede y Contrato se genera un archivo .pdf con la información correspondiente a los Beneficiarios que el Prestador ha referenciado. En la ilustración 76 se presenta Pantalla de Listar Beneficiarios la cual, contiene los parámetros que deben ser diligenciados para generar el reporte.

Ilustración 76 Pantalla Listar Beneficiarios – captura de parámetro

En la ilustración 77, se presenta Pantalla del reporte Lista Beneficiarios.



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Ilustración 77 Pantalla Listar Beneficiarios – Reporte

Lista de HCB

Por cada Prestador, departamento y municipio genera un archivo .pdf con la información correspondiente a los Hogares Comunitarios de Bienestar que el Prestador ha referenciado. En la ilustración 78, se presenta Pantalla del formulario en el que se ingresan los datos necesarios para generar la Lista de HCB.

Ilustración 78 Pantalla Listar HCB – Captura de parámetros

En la ilustración 79 se presenta Pantalla de Listar HCB.



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Ilustración 79 Pantalla Listar HCB – Reporte

Lista de Secretarias

Funcionalidad que genera un archivo .pdf con la información correspondiente a las Secretarias de Educación. En la ilustración 80, se presenta Pantalla de Listar Secretarias.



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Ilustración 80 Pantalla Listar Secretarias – Reporte

Plano de Prestadores

En esta funcionalidad se genera un archivo .csv con la información correspondiente a los Prestadores. El archivo es generado con separador el carácter ’;’. Este tipo de archivo sirve para importar la información a programas estadísticos.

Plano de niños

En esta funcionalidad se genera un archivo .csv con la información correspondiente a los niños de un prestador determinado para un año definido. El archivo es generado con separador el carácter ’;’. Este tipo de archivo sirve para importar la información a programas estadísticos.



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REQUERIMIENTOSADICIONALES

Para el correcto funcionamiento de la aplicación se requiere tener en cuenta lo siguiente

Java Script habilitado

Es necesario que el browser tenga Java Script habilitado.

Microsoft Internet Explorer 5/6

En Internet Explorer seleccione el menú Herramientas (Paso 1, Ilustración 71) y selecciones Opciones de Internet (Paso 2, Ilustración 81).

Ilustración 81 Pantalla Habilitar Java Script Internet Explorer 5/6 paso 1 y 2.

Seleccione la pestaña llamada Seguridad (Paso 3, ilustración 82) y luego haga clic sobre el botón propiedades avanzadas (Paso 4, ilustración 82).



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Baje hasta que visualice las opciones que se muestran en la Lista (Ver ilustración 83) Se encuentran localizadas cerca al final de la Lista. Ponga en Habilitado el Active scripting (Paso 5). Luego seleccione el botón aceptar (Paso 6).



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Es posible que le salga el siguiente mensaje de confirmación de la ilustración 84. Seleccione la opción "Si"

Ilustración 84 Pantalla Habilitar Java Script Internet Explorer 5/6 paso 7.

Seleccione el botón Aceptar (Paso 8, ilustración 85). Con esto se concluye la habilitación de Java Script para internet Explorer 5 o 6.



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Ilustración 85 Pantalla Habilitar Java Script Internet Explorer 5/6 paso 8.

Microsoft Internet Explorer 7

En Internet Explorer 7 seleccione el botón Herramientas (Paso 1, ilustración 86) localizado en la parte superior derecha de la pantalla y luego selecciones Opciones de Internet (Paso 2 Ilustración 86).



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Ilustración 86 Pantalla Habilitar Java Script Internet Explorer 7 paso 1 y 2.

Seleccione la pestaña de seguridad (Paso 3, ilustración 87) y luego seleccione el botón opciones personalizadas(Paso 4, ilustración 87).



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Ilustración 87 Pantalla Habilitar Java Script Internet Explorer 7 paso 3 y 4.

Baje hasta que visualice las opciones que aparecen en la pantalla (Ilustración 88 paso 5). Se encuentran localizadas cerca al final de la Lista. Cambie la opción Active Scripting a habilitado (paso 6). Luego seleccione el botón de aceptar (paso 7).



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Ilustración 88 Pantalla Habilitar Java Script Internet Explorer 7 paso 5, 6 y 7.

Puede salir mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar (Paso 8).

Ilustración 89 Pantalla Habilitar Java Script Internet Explorer 7 paso 8

Seleccione aceptar (paso 9). Esto concluye habilitar Java Script para Microsoft Internet Explorer 7.



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lustración 90 Pantalla Habilitar Java Script Internet Explorer 7 paso 9.

Mozilla Firefox 1.5

En Firefox haga clic en el menú 'Herramientas' (Paso 1) y seleccione 'Opciones' (Paso 2) como se muestra en la ilustración 91.



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lustración 91 Pantalla Habilitar Java Script Mozilla Firefox 1.5 paso 1 y 2.

Haga clic en la pestaña de Contenido (paso 3), seleccione 'Habilitar Java Script' (paso 4) y finalmente haga clic en el botón Aceptar (paso 5). Esto concluye habilitar Java Script para Mozilla Firefox 1.5.



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lustración 92 Pantalla Habilitar Java Script Mozilla Firefox 1.5 paso 3, 4 y 5.

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